26. Hoe vindt u dat de archiefinspectie bij kan dragen aan de verbetering van de informatiehuishouding? Noem maximaal 3 suggesties.
Staafdiagram 23 Resultaten vraag 26 Cirkeldiagram 19 Resultaten vraag 23 4 21 11 4 0 4 0 7 15 15 2 5
ZEER VEEL VEEL NEUTRAAL WEINIG NIETS NIET INGEVULD
Draagt de archiefinspectie bij aan het verbeteren van de informatiehuishouding? Krijgt het voldoende aandacht op bestuurlijk niveau?
29 15 0 5 10 15 20 25 30 35
Antwoord gegeven Niet ingevuld
66% 34%
Een doel om na te streven 149 | P a g e Tabel 21 Resultaten vraag 26
Open antwoorden:
- goede rapportage incl. aanbevelingen;
- serieuze gesprekspartner op managementniveau;
- de inspectie oppakken in de breedte van de totale informatievoorziening
Coöperatief opstellen, veel (vaak informeel) adviseren en zorgen dat je bekend bent op strategisch niveau
- Choose your battles. Focus op waar het bij een organisatie echt misgaat.
- lever maatwerk: dan wordt je serieuzer genomen en neem jij de organisatie ook serieus. Maar wees ook de expert waar je van bent: de waarden van goed en duurzaam archiefbeheer.
1. Scherpe en duidelijke conclusies.
2. Heldere bewoording van belang en noodzaak
3. Niet de oplossingen aandragen, maar toetsen aan normen/criteria, de ADI kan helpen. Door een reguliere gesprekspartner te worden en vroeg Äan tafel te komen”.
1) zoek draagvlak voor gesignaleerde risico's, zowel bij bestuur/management als op de werkvloer 2) wees beschikbaar voor verdiepingsinformatie en best practises
3) communiceer op maat en met inlevingsgevoel
Er is al IBT. Horizontaal toezicht voegt niets toe, maakt het 'systeem' nodeloos complex en leidt alleen maar tot administratieve rompslomp. Ruimte geven voor creativiteit en nieuwe ontwikkelingen zou een oplossing kunnen zijn.
advisering, meedenken vanuit de start bij nieuwe applicaties, goede collegiale contacten. Begrip tonen voor werkdruk collega's. Je moet hun werk uit handen nemen. Zo mogelijk.
Toepassing wet, kwaliteitsverbetering, efficiënter en effectiviteit verhogend
1) In combinatie met andere externe auditrollen op I-controll, vanuit een informatiewet, als onderdeel van de eigen interne control functie van een overheid.
1. hameren op het delen van verslagen met de raad
2. stimuleren ophalen van best practices van andere gemeenten
3. zorgen voor open en vertrouwd klimaat ivm openheid v zaken tov inspecteur. optreden nav de verslagen ligt bij raad en ibt.
Door te kijken naar het totaal van de organisatie en de relaties met ketenpartners, door te kijken naar de belegde verantwoordelijkheden en de cultuur in een organisatie, door richtingen te geven voor oplossingen. Alleen kritiek leveren werkt niet
Draagvlak vanuit het management, onafhankelijke, professionele landelijke inspectie, uniformiteit.
Door te meten/toetsen of het informatiebeleid voldoet aan de eisen, gestelde doelen en verwachte resultaten en zo nee aan te geven waarom wel/niet. Deelnemen aan SIO, regelmatig overleg met informatiebeheer.
1. Handreikingen en modellen
2. Opbouwen van een relatie met gemeenten
Archiefinspectie geeft een onafhankelijk beeld van de stand van zaken qua archiefbeheer bij een organisatie.
Als de voorwaarden ideaal zijn kan een archiefinspecteur signaleren, rapporteren en adviseren over de staat van het informatiebeheer.
Door haar rol als expert in het digitale tijdperk serieus te herwinnen. Rapporteren, informeren en bepalen van bewaartermijnen.
Landelijke inspectie, combinatie van informatie/controls, uitwerken van normatiek in toepasbare checklists voor informatiemanagers.
Een doel om na te streven 150 | P a g e
Toezicht met sanctie mogelijkheden net zo als de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer afstemming op landelijk niveau. Het gebruik van landelijk ontwikkelde instrumenten. Stroomlijnen gemeentelijke- en provinciale archiefinspectie.
Zichtbaarheid van het onderwerp houden op niveau hoger management en bestuur, samenhang stimuleren met gerelateerde vakgebieden zoals informatiebeveiliging en gegevensbescherming, (kennis)uitwisseling met andere overheden stimuleren (verbanden leggen).
Door via rapportages en vanuit zijn wettelijk toezicht gevraagd en ongevraagd bij veranderingen en ontwikkelingen te zorgen dat de impact op informatiebeheer wordt meegewogen. Via rapportages daarop toetsen. Wetgeving, kaders en standaarden duiden.
Natuurlijke momenten aangrijpen voor verbeteringen. 2. Actief participeren in de organisatie 3. Gebruik kunnen maken van effectieve interventieladder
Het kan duidelijk aanwijzen waar problemen zich bevinden en hoe die het beste kunnen worden opgelost.
Door meerdere rollen in te vullen bij het beoordelen van verschillende vlakken van het 9- vlaksmodel
Bespreek information governance met de directeur, hamer bij hem op strategisch personeelsbeleid voor informatie en laat hem zorgen dat er kennis is over databeheer zodat niet de leverancier maar de overheid zelf de leiding heeft bij migratietrajecten.
27. Heeft u nog aanvullende opmerkingen of suggesties?
Tabel 22 Resultaten vraag 27 Open antwoorden:
succes!
De rol van de IBT's moet anders, die moeten echt gaan standaardiseren. Ik vermoed dat het een kwestie is van tijd voordat anderen deze tak van sport gaan overnemen.
Succes! :) En honderd wegen leiden naar Rome: dat is soms onhandig, maar liever creativiteit en borgen van waarden dan uniforme eenheidsworst dat eigenlijk niets meer zegt.
Succes met de rest van het onderzoek. Ik ben benieuwd naar de resultaten! Veel succes met je studie!
Iedere inspecteur heeft te maken met dilemma's die raken aan de effectiviteit: hoever ga je via informatieverstrekking richting advies, hoever beweeg je mee met bestuurlijke afwegingen, welke middelen zet je in? Denk aan de nodige competenties!
Je richt je nu op gemeenten, maar vanuit een RHC kan je ook waterschap en provincie en GR's (zoals OD's) moeten bedienen.
Ja, de invulvakjes (met tekst)werken niet goed neen
Deze enquête was lastig in te vullen doordat het vanuit inspectieperspectief is geschreven en ik maar één provincie goed ken. Je weet ongetwijfeld wie ik ben dus neem bij vragen evt. contact met me op!
Ik kreeg niet bij alle antwoorden feedback of het antwoord ook werd opgeslagen en er zitten enkele foutjes in de opties. NB realiseer je dat er veel gemeenten zijn die zonder archiefdienst of eigen inspecteur werken, de zgn witte vlekken.
Zie artikel van Ingmar Koch in de Od van april 2019: Archieftoezicht, kan dat niet centraal? Vragenlijst niet goed bruikbaar als je voor meerdere organisaties inspecties uitvoert. Vergelijking met effectiviteit bij systeemtoets of archivering by design is met deze globale stellingenvragen lastig. Mis positionering inspecteur. Succes
Een doel om na te streven 151 | P a g e
Deze lijst is lastig in te vullen als je voor meerdere organisaties werkt als inspecteur omdat de gang van zaken bij elke organisatie anders is. Ook is er een groot verschil tussen fulltime inspecteurs en inspecteurs als ik die er nog taken naast hebben.
Sommige vragen zijn niet helemaal duidelijk. Ik zou contact met je op kunnen nemen, maar dat is net een stap te ver als ik een enquête aan het invullen ben. Niettemin hoop ik dat je iets aan de antwoorden hebt. Veel succes!
Systeemtoezicht moet zich niet beperken tot de archiefwet maar gecombineerd worden met informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens. Ergens wordt gesproken over de 'inspectieboodschap', dat moet de boodschap van informatiemanagement zijn!
Nee. Succes
Ben geen inspecteur meer, maar wil bijdragen en spreek uit ervaring Succes Erin!
Ik lees uit je vragen de veronderstelling dat de archiefinspecteur (namens de archivaris) degene is die de KPI's invult. Dat is niet overal het geval; bij ons bijvoorbeeld niet.
Succes. Succes!
Een doel om na te streven 152 | P a g e
F. KRUISTABELLEN TEN BEHOEVE VAN DE ANALYSE
Kruistabel 1 Het toezichtverslag als hamerstuk en het uitzetten van verbeteracties
Uitzetten van verbeteracties naar aanleiding van het verslag? Afhandeling verslag als hamerstuk of actieve bespreking? Ja Nee Weet ik niet Niet ingevuld Totaal Hamerstuk 18 4 22 Actief bespreken 7 1 8 Anders 6 2 8 Weet ik niet 3 2 5 Niet ingevuld 1 1 Totaal 34 4 5 1 44
Kruistabel 2 Interbestuurlijk toezicht en generieke toezichtinstrumenten
Wordt het interbestuurlijk toezicht ingezet als middel om het gesprek gaan te houden?
Is het nodig om de generieke instrumenten achter de hand te hebben? Ja Nee Niet ingevuld Weet ik niet Totaal Ja 25 8 4 37 Nee 3 1 4 Niet ingevuld 2 2 Weet ik niet 1 1 Totaal 28 10 2 4 44
Een doel om na te streven 153 | P a g e Kruistabel 3 Functie en beïnvloeding serieus nemen van verslag door het gebrek aan het kunnen opleggen van sancties
In hoeverre heeft gebrek aan het kunnen opleggen van sancties door de toezichthouder gevolgen voor het serieus nemen van het verslag? Vanuit welke functie
wordt het archieftoezicht uitgeoefend?
Niet Een
beetje
Neutraal Veel Zeer veel Niet ingevuld Totaal Archivaris 3 3 1 7 Archivaris | Archiefinspecteur 2 1 3 Archivaris | Archiefinspecteur | Extern ingehuurd 1 1 Archiefinspecteur 2 6 6 7 3 1 25 Archiefinspecteur | Niet van toepassing
1 1
Extern ingehuurd 1 1
Anders 1 1
Niet van toepassing 1 3 1 5
Totaal 3 12 10 10 7 2 44
Kruistabel 4 De organisatie en het uitoefenen van systeemtoezicht
Voert u systeemtoezicht uit? Waar is de toezichthouder
werkzaam?
Ja Deels, het
kwaliteitssysteem is nog niet in zijn geheel voldoende geïmplementeerd Nee Weet ik niet Niet ingevuld Totaal RHC 4 5 1 10 Gemeente 14 6 20 Externe partij 3 3 Provincie 1 1 2 2 1 7 Anders 1 3 4 Totaal 1 23 16 2 2 44
Een doel om na te streven 154 | P a g e Kruistabel 5 Uitvoering van systeemtoezicht en of volledig systeemtoezicht haalbaar is
Volledig systeemtoezicht is niet haalbaar Voert u systeemtoezicht uit? Helemaal mee eens Mee eens Neutraal Niet mee eens Helemaal niet mee eens Niet ingevuld Totaal Ja 1 1 Deels, het kwaliteitssysteem is nog niet in zijn geheel voldoende geïmplementeerd 5 12 2 2 1 1 23 Nee 6 8 1 1 16 Weet ik niet 1 1 2 Niet ingevuld 1 1 2 Totaal 11 22 3 5 1 2 44
Kruistabel 6 De organisatie en de stelling dat volledig systeemtoezicht niet mogelijk is
Volledig systeemtoezicht is niet haalbaar Waar is de toezichthouder werkzaam? Helemaal mee eens Mee eens Neutraal Niet mee eens Helemaal niet mee eens Niet ingevuld Totaal RHC 3 4 1 2 10 Gemeente 6 11 2 1 20 Externe partij 2 1 3 Provincie 3 2 1 1 7 Anders 2 2 4 Totaal 11 22 3 5 1 2 44
Een doel om na te streven 155 | P a g e Kruistabel 7 Systeemtoezicht, geven van advies en inhuren van een externe inspecteur
Voor het uitvoeren van systeemtoezicht kan een externe
inspecteur/auditor worden ingehuurd. De inspecteur kan zich hierdoor meer richten op het delen van kennis en verstrekken van advies. Systeemtoezicht
staat de taak van de archiefinspecteur in de weg m.b.t. het delen van kennis en geven van advies.
Helemaal mee eens Mee eens Neutraal Niet mee eens Helemaal niet mee eens Niet ingevuld Totaal
Helemaal mee eens 1 1 2
Mee eens 1 3 1 5
Neutraal 3 4 4 11
Niet mee eens 5 3 9 2 19
Helemaal niet mee eens
2 2 1 5
Niet ingevuld 2 2
Totaal 1 9 12 16 4 2 44
Kruistabel 8 Toezichthouder en aparte digitale informatieadviseur
Vanuit de archiefinstelling dient een aparte functie als digitale
informatieadviseur te worden gecreëerd die participeert in archivering by design. Volledig systeemzicht is niet haalbaar, de inspecteur zal altijd op de één of andere manier betrokken (moeten) zijn bij het informatiebeheer in de gemeentelijke organisatie. Helemaal mee eens Mee eens Neutraal Niet mee eens Helemaal niet mee eens Niet ingevuld Totaal
Helemaal mee eens 3 5 1 2 11
Mee eens 2 14 3 2 1 22
Neutraal 1 1 1 3
Niet mee eens 3 2 5
Helemaal niet mee eens
1 1
Niet ingevuld 2 2
Een doel om na te streven 156 | P a g e Kruistabel 9 Functies en archiefdiploma
Bent u in het bezit van archiefdiploma? Vanuit welke functie heeft het
toezicht uitgeoefend? Ja Ik ben nu bezig met één van de diploma's te behalen Nee Totaal Archivaris 7 7 Archivaris | Archiefinspecteur 2 1 3 Archivaris | Archiefinspecteur | Extern ingehuurd 1 1 Archiefinspecteur 14 1 10 25
Archiefinspecteur | Niet van toepassing
1 1
Extern ingehuurd 1 1
Anders 1 1
Niet van toepassing 1 4 5
Totaal 26 6 12 44
Kruistabel 10 Functie en afschaffing wettelijke eis ten opzichte van een archiefdiploma Functie van waaruit het
toezicht wordt uitgeoefend
Bent u het eens met het afschaffen van de wettelijke eis ten opzichte van een archiefdiploma?
Archivaris Absoluut niet mee eens. Informatiebeheer is uiterst belangrijk, kijk naar wetten en belangen. Het is onbegrijpelijk dat er geen breed
opleidingsinstituut voor informatiebeheer waaronder toezicht en inspectie is
Eens, zo komen wij wellicht van ons “archiefeiland” af
Ik vind het eerder een kwestie van de opleiding aanpassen aangevuld met extra cursussen en praktijk, dan de verplichting van het diploma schrappen. Dan is de kans groot dat de opleiding zelf verdwijnt en voor archivarissen en inspecteurs geen goede basisopleiding meer is. Nee, kwaliteitswaarborg van archivarissen verdwijnt.
Oneens, weliswaar sluiten de opleidingen niet aan bij de praktijk, maar dit is het andere uiterste. Gevolg zal zijn dat de archivaris als
toezichthouder verdwijnt, deels ook te wijten aan eigen desinteresse voor dit taakgebied.
Op zich een prima aanpassing als zorgdragers wel hun
verantwoordelijkheid nemen als het gaat om functieprofielen en opleidingsmogelijkheden.
Archivaris | Archiefinspecteur
Ik ben het ermee eens dat de huidige opleiding niet goed aansluit op de praktijk en dus geen garantie biedt voor een goede uitoefening van de rollen. Daarnaast zegt het ooit behaald hebben van een diploma natuurlijk sowieso weinig over je deskundigheid en de voor je rol of functie benodigde competenties. Ik had daarom graag gezien dat er iets gezegd zou zijn over de wijze waarop de verplichte archivaris
Een doel om na te streven 157 | P a g e gepositioneerd dient te zijn in een organisatie, over diens minimale opleidingsniveau en over verplichte na- en bijscholing.
Neen. Het borgen van kwaliteit is veel gemakkelijker door een diploma van een geaccrediteerd opleidingsinstituut. Het voordeel van een diploma archivistiek is dat het archiefbelang centraal staat en niet bijvoorbeeld informatiemanagement.
Wel mee eens, in zoverre dat de geïnstitutionaliseerde opleiding niet opleidt tot alle rollen die een gemeentearchivaris heeft. Dat speelveld is inmiddels te groot geworden voor de omvang van de
geïnstitutionaliseerde opleiding, en dus het diploma: er wordt
gespecialiseerd binnen het vakgebied, en de competentie-eisen vanuit de wet moeten daarop aansluiten. Vervolgens ook niet mee eens, omdat het ontwerp voor de nieuwe Archiefwet onvoldoende
waarborgen laat voor kwaliteitsborging. Het artikellid dat hierop ziet is veel te zwak en vrijblijvend. Ik ben ook benieuwd naar het lopende onderzoek vanuit de beroepsvereniging naar beroepscertificering. Archivaris |
Archiefinspecteur | Extern ingehuurd
Dat het diploma an sich niet meer vereist is, is het probleem niet. De opleiding staat zo ver van de praktijk af... Het zou goed zijn als de diplomaeis wordt vervangen door een eis aan opleidingsniveau, hoeveelheid beschikbare formatie en de eis van constante na- en bijscholing op het juiste terrein.
Archiefinspecteur De diploma-eis is volgens mij alleen terecht als de opleiding toegespitst is op het taak- en verantwoordelijkheidsgebied. Het probleem is dat de opleiding archivistiek niet opleidt tot toezichthouder. Archivarissen trekken een grote broek aan door te vinden dat ze met dit diploma aantoonbaar voldoende opgeleid zijn om naast beheerder van de archiefbewaarplaats een goede inspecteur of auditor te zijn. De deskundigheidseis in de nieuwe archiefwet is concreter. Laten we dat goed definiëren.
De uitdagingen van het toezicht op het digitale en duurzame informatiebeheer maken/maakten onvoldoende deel uit van de archiefstudie en zijn van doorslaggevend belang om de functie van gemeentearchivaris, -inspecteur uit te kunnen oefenen.
Diploma niet persee nodig, maar wel kwalitatieve eisen mbt kennis en kunde.
Een diploma zegt niet alles; ik pleit wel voor het aantoonbaar hebben van bepaalde competenties en kennis op het vakgebied. Een register met gekwalificeerde archivarissen en inspecteurs aanleggen lijkt me goed.
Er zijn steeds minder traditionele archiefinspecteurs. Mensen met goede audit competenties, kunnen dit werk ook doen. Wel goed de juridische kaders en de specifieke onderdelen van de archieven in de gaten houden
Ervaring is belangrijker dan het diploma. Echter bestaat bij het loslaten van de diploma eis het gevaar dat gemeenten mensen zonder
voldoende ervaring op de plek van archivaris zetten.
Gaat meer om de attitude en gedrag en de sprong voorwaarts in het proces als archivaris.
Een doel om na te streven 158 | P a g e Het hoeft niet per se een diploma archivistiek te zijn, maar enige vorm van certificering moet er wel voor in de plaats komen.
Het kan niet anders, want er zijn te weinig mensen met het diploma. Het informatiebeheer bij gemeenten vraagt om competenties, niet alleen kennis. Bijvoorbeeld inlevingsvermogen, kunnen scheiden van eisen en belangen, etc.
Het was een uitruil: wel verplicht aanstellen, geen verplicht diploma. De beroepsgroep moet zijn 'eigen broek op kunnen houden'; als dat niet zo (en daar lijkt het qua digitaal sterk op) wordt het met de bestaande diplomaverplichting ook niks.
Ik snap te intentie maar hecht wel aan controle over en standaardisatie van het kennisniveau dat wordt vereist. Nu is dat te vaag verwoord. Ja daar ben ik het mee eens, omdat een groot deel van de huidige archivarissen lange geleden hun diploma gehaald hebben en hun kennis niet hebben bijgehouden. Deze digitale tijd vraagt andere competenties om toezicht te houden en archief te acquireren.
Ja hoor, maar ervaring met auditing is wel nodig. Ja, eens.
De beste inspecteurs zijn nooit degene met het diploma geweest. Inspecteren vanuit de Archiefwet richt zich op operationele onderwerpen die in deze digitale tijd ondergeschikt zijn aan de inrichtingsvraagstukken.
Ja, wel vind ik een diploma op HBO/WO niveau op terrein van de informatiehuishouding, liefst met onderdelen archivistiek van belang voor een gemeentearchivaris en auditopleiding voor een inspecteur. Het huidige opleidingenaanbod zou moeten worden doorgelicht. Inspectie moet zich voorbereiden op inspectie ogv nieuwe archiefwet en andere wetgeving (WOO).
M.i. is het wel verstandig toch wel een soort van eis aan de kwaliteiten van de archivaris te blijven stellen.
Nee, het vak is zo specifiek dat er in ieder geval een soort van certificering of register nodig is om te weten of je mensen hebt die weten waarover het gaat. Dit helemaal vrijgeven leidt tot wildgroei en cowboys
Nee, ik vind het nodig om kwalificatie-eisen te stellen.
Neutraal standpunt. Vakgebieden privacy, security, informatiebeheer en gegevensbeheer lopen in elkaar over. Bij overheden zou de I-control ook het I-beheer moeten betreffen binnen de P&C cyclus dus ik kan mij voorstellen dat I-beheer onderdeel wordt van de interne controle, een I-audit of het externe toezicht van een I-auditor of de accountant. Archivaris is meestal ook directeur archiefdienst c.q. hoofd bedrijfsvoering met een kundige I-adviseur of archiefinspecteur terzijde.
Niet mee eens, er zal altijd een basis van archivistiek nodig zijn, de opleiding moet wel worden uitgebreid met kennis van nu zodat de archivaris/archiefinspecteur mee kan met de ontwikkelingen van deze tijd.
niet mee eens. Het is als een vrachtwagenchauffeur met rijbewijs cat. A-B (i.p.v. C/CE)
Een doel om na te streven 159 | P a g e Voor een archivaris vind ik het noodzakelijk om een diploma archivistiek te hebben, voor inspecteurs niet: die hebben kennis nodig van de gemeentelijke organisatie en de processen aldaar.
Archiefinspecteur | Niet van toepassing
Het is een gevaar voor het behoud van de opleidingen. Maar ik ben wel van mening dat inspecteurs in de praktijk opgeleid kunnen worden. Extern ingehuurd Eens, dat heeft op zich niets met de opleiding te maken, maar wel met
de doelgroep die de ze opleiding volgde. Het beperkt het stimuleren van nieuwe ontwikkelingen.
Anders Mee eens. Het diploma is niet meer van deze tijd. Hoewel digitale informatie belangrijk is in de studie wordt aangeleerd met de klassieke bril te kijken naar informatie die zich al lang niet meer als document of archiefstuk laat samenvatten. Het is goed om klassiek geschoold personeel te hebben, zeker omdat het grootste deel papier gewoon blijft bestaan. Voor het werk anno 2020 is er echter een meer moderne blik nodig.
Niet van toepassing Een archivaris of archiefinspecteur moet over gedegen kennis
beschikken om zijn/haar vak goed te kunnen uitoefenen. Een diploma is daar geen garantie voor, noch is het ontbreken van een diploma een garantie dat de kennis ontbreekt. Wel vind ik dat een archivaris of inspecteur aantoonbaar kennis en kunde moet hebben, maar dat kan ook op andere manieren van via een diploma.
Ik ben het hier deels mee eens. De ontwikkelingen in het archiefwezen zorgen voor een behoefte aan verschillende competenties in
verschillende rollen. Eén opleiding kan dit niet allemaal vatten, maar