Portefeuillehouder: C.P.W. Bode-Zopfi / Y.C.M.G. de Boer / Vacature
W W W
W at willen we bereiken?
“Het zo effectief en efficiënt mogelijk en pro-actief (intern) faciliteren van de gemeentelijke
bedrijfsvoering” is de algemene doelstelling van dit programma.
Hieruit zijn onderstaande effectdoelstellingen gedestilleerd:
- Klanten kunnen vragen en aanvragen op een
gemakkelijke manier afhandelen met de gemeente en zijn tevreden over de toegankelijkheid van de gemeentelijke organisatie en producten.
- Verwachtingen van klanten en prestaties van de gemeente worden transparant gemaakt.
- Gemeente Oosterhout is een aantrekkelijke werkgever.
Outcome indicatoren
Beoordeling arbeidsomstandigheden 6,7 -- 6,7 6,7
Beoordeling van het eigen werk 8,0 -- 8,0 8,0
Aandeel dat op het werk te maken heeft met grote temperatuurverschillen of warmte/kou
40% -- 40% 40%
Aandeel medewerkers dat regelmatig (dagelijks/
wekelijks) te maken heeft met verbale agressie/
intimidatie van klanten/ burgers
4% -- 2% 2%
Resultaten Klanttevredenheidsonderzoek [KTO]
2006 door O&S
Ervaring met automatisering op de werkplek 6,7 -- 7,0 7,0
Ervaring met dienstverlening door ICT-afdeling 7,0 -- 7,0 7,0
Ervaring met AssystNet 6,2 -- 6,5 6,5
Algemene waardering voor dienstverlening door facilitair meldpunt
7,2 -- 7,5 7,5
Burgerindicator (Burgerijenquête) De gemeente geeft duidelijke informatie;
- Het is gemakkelijk om aan gemeentelijke informatie te komen:
- De gemeentelijke informatie via de lokale kranten is goed;
- De informatie op de website van de gemeente is goed;
- De bewonersbrieven zijn duidelijk.
6,9 7,5 7,5 7,5
Waardering gemeentelijke website 6.,5 6,7 -- --
Programmajaarrekening 2008 103
W W W
W at hebben we daarvoor gedaan in 2008?
Programma 13 Productondersteuning Effectdoelstelling
Verwachtingen van klanten en prestaties van de gemeente worden transparant gemaakt Doelstelling/beoogd resultaat Resultaat 2008
Publiekstoegankelijke versie begroting en jaarrekening.
Deze producten zijn ook in 2008 opgesteld.
Prestatiemeting Prestatiemeting is in 2008 beperkt doorontwikkeld. Met name is aandacht besteed aan goede rapportage en sturingsinformatie over de brievenafhandeling.
Effectdoelstelling
Klanten kunnen vragen en aanvragen op een gemakkelijke manier afhandelen met de gemeente en zijn tevreden over de toegankelijkheid van de gemeentelijke organisatie en producten
Doelstelling/beoogd resultaat Resultaat 2008 Basisregistratie voor adressen en
gebouwen.
- De beheerorganisatie wordt ingericht.
- Koppeling met de Landelijke Voorziening wordt gerealiseerd - Koppelingen met de bestaande software worden gerealiseerd.
Er wordt gewerkt aan de opbouw van het
referentiebestand en de pandenkaart. Recent is de beschrijving van de nieuwe werkprocessen gestart. Er is enige vertraging op het project als gevolg van:
- schaarste op de arbeidsmarkt;
- zich voordoende problemen bij de door derden vervaardigde luchtfoto’s die nodig zijn voor de opbouw van de pandenkaart;
- de softwareleverancier staakt de ontwikkeling van de BAG-applicatie, als gevolg waarvan er een nieuw pakket moet worden geselecteerd.
Effectdoelstelling
Gemeente Oosterhout is een aantrekkelijke werkgever
Doelstelling/beoogd resultaat Resultaat 2008 Gemeentelijke huisvesting:
In 2008 wordt, op basis van drie in 2007 uitgewerkte scenario’s, een keuze gemaakt voor de gemeentelijke huisvesting.
De integrale visie voor de ontwikkeling van het gebied Slotjesveld zal in de komende periode worden
afgerond en gepresenteerd aan het college.
Op basis van besluitvorming zal het vervolgtraject 3e fase / nieuwbouw stadhuis worden ingevuld.
Modernisering arbeidsvoorwaarden (aanpassing regeling lokaal verlof):
Binnen het Georganiseerd Overleg is eind 2008 overeenstemming bereikt over het fiscaal kunnen uitruilen van loonbestanddelen tegen onbelaste vergoedingen. Ook komt er een regeling m.b.t. korting op gemeenteproducten.
Vervanging telefooncentrale en Europese aanbesteding telefonie:
Vervanging telefooncentrale vindt plaats in 2e kwartaal 2008.
Nieuwe contracten voor telefonie (vast, mobiel en van vast naar mobiel) starten in april 2008.
Het programma van eisen en wensen voor de
telefooncentrale is afgerond. In het laatste kwartaal zal de aanschaf van de telefooncentrale worden opgepakt.
Wel is de vervanging van de telefooncentrale enigszins vertraagd, omdat de gemeente Waalwijk heeft verzocht te onderzoeken of er op dit punt samenwerking
mogelijk is.
Aanbesteding mobiele telefonie is afgerond. Nieuwe contract is 1 september ingegaan..
Programma 13 Productondersteuning Effectdoelstelling
Bestuur en organisatie zijn extern georiënteerd zodat de Oosterhoutse samenleving optimaal wordt geïnformeerd en wordt betrokken bij het bouwen aan “Oosterhout familiestad”
Verdere professionalisering lokale omroep ORTS.
In 2008 is het outputcontract geëvalueerd. Besloten is de subsidieverlening te verlengen met een half jaar.
Toelichting op de speerpunten 2008
Er is in 2008 een extra financiële impuls gegeven aan de ORTS voor de aanschaf van technische apparatuur.
Overige activiteiten
Er is in 2008 een projectleider voor de nieuwe website aangesteld. Daarbij is ook een
organisatiebrede projectorganisatie ingesteld om te komen tot vernieuwing van de gemeentelijke (intranet)website en vervanging van het – inmiddels verouderde – contentmanagementsysteem.
De website van Oosterhout neemt in de overheidsmonitor (onderdeel van Advies Overheid.nl) plaats 142 in. In de categorie 50.000 -100.000 inwoners neemt Oosterhout de 20-ste plaats in. Onder meer door het verouderde contentmanagementsysteem is een hogere plaats niet mogelijk gebleken.
De herijking van de nota inspraak en interactieve beleidsvorming is in 2008 afgerond en wordt begin 2009 aan het college voorgelegd.
De gemeente Oosterhout is aangesloten bij het landelijk project decentrale regelgeving.
Prestatie indicatoren Aantal formatieplaatsen per duizend inwoners
(excl. Formatie unit Equalit)
7,8 7,8 7,8 6,7
Ziekteverzuim% in relatie tot landelijk gemiddelde 4,30 6,3% 5% 5,7%
Groeipercentage inkomende post groei 2004/2005 24,4%
17,3% 16,1% 15% -7%
Groeipercentage uitgaande post groei 2004/2005 34,6%
6,4% 19,0% 12% -9%
Percentage tijdige afhandeling van post (ambitie) 100% 85%
Percentage tijdige afhandeling van meldingen via meldpunt (binnen 3 werkdagen iets zien of horen)
94% 95% 94%
Ervaring met automatisering op de werkplek 6,7 -- 7,0 --
Ervaring met dienstverlening door ICT-afdeling 7,0 -- 7,0 --
Ervaring met AssystNet 6,2 -- 6,5 --
Algemene waardering voor dienst- Verlening door Servicedesk
7,2 -- 7,5 --
Geleverde GBKN-objecten (mutaties) 12.648 12.638 12.000 12.686
Programmajaarrekening 2008 105
W W W
W at heeft het gekost?
Kosten en opbrengsten (bedragen * € 1.000)
Exploitatie Rekening
2007
Begroting 2008
Rekening 2008
Saldo 2008
Lasten 18.586 20.260 22.692 -2.432
Baten 16.876 18.381 20.955 -2.574
Subtotaal product 1.710 1.879 1.737 142
Storting in reserves 0 0 0 0
Onttrekking aan reserves 1.013 987 1.380 -393
Saldo na reserves 697 892 357 535
Specificatie beleidsonderdelen
Omschrijving Rekening
Lasten
Rekening Baten
Rekening Saldo
Begroting Saldo
Directie en management 1.663 0 1.663 2.577
Kabinet en secretariaat 670 0 670 495
Financiële administratie 3.667 154 3.513 2.625
Personeelsbeleid en –beheer
en organisatiebeleid 2.628 116 2.512 1.487
Facility management en inkoop 1.728 164 1.564 1.647
Informatisering, automatisering
en telecommunicatie 5.431 2.084 3.347 2.727
Communicatie 577 0 577 524
Juridische zaken 204 0 204 155
Geo-informatie 322 35 287 427
Documentaire informatie
voorziening en reproductie 2.173 0 2.173 1.585
Accommodatiebeheer
gemeentelijk vastgoed 2.574 1.037 1.537 1.475
Tractiemiddelen 1.055 12 1.043 824
Doorbelasting naar producten 0 17.353 -17.353 -14.669
Totaal 22.692 20.955 1.737 1.879
Het resultaat op dit programma wordt als volgt gespecificeerd
Nr. Mutaties L/B V/N Bedrag
X Inzet eigen personeel L N 1.470
X Kapitaallasten L V 747
1. Hogere kosten tractiemiddelen L N 177
2. Hogere motorrijtuigenbelasting L N 32
3. Hogere brandstofkosten L N 30
4. Lagere kosten communicatie Oosterhout familiestad L V 22
5. Extra storting in FPU-fonds L N 224
6. Extra storting voorziening non-activiteit L N 538
7. Lagere kosten centrale opleidingen L V 50
8. Hogere kosten GSM-gebruik L N 39
9. Hogere exploitatiekosten DIV & repro L N 99
10. Hogere kosten opstellen inkoopdocument L N 13
11. Lagere onderhoudskosten gemeentelijke gebouwen L V 25
12. Resultaat Shared Service Centre ICT: Equalit L/B N 295
13. Hogere exploitatiekosten facility L/B N 84
14. Hogere exploitatiekosten Financiele Ondersteuning &
Uitvoering
L/B N 399
Overzicht verloop reserves en voorzieningen
Omschrijving Stand
1-1-2008
Vermeer-deringen
Vermin-deringen
Stand 31-12-2008 Voorzieningen
Voorziening
salarisvergoedingen in geval
van non-activiteit 905 538 441 1.002
Voorziening FPU 242 224 292 174
Voorziening leeftijdsbewust
personeelsbeleid 68 49 0 117
Reserves
Bestemmingsreserve
SSC/ICT-samenwerking -15 362 0 347
Bestemmingsreserve doorontw. Oosterhout
familiestad 56 1 -62 119
Bestemmingsreserve
doorontwikkeling 0 1.025 236 789
Programmajaarrekening 2008 107 Specificatie mutatie reserves
Storting in reserves Lasten
N.v.t.
Onttrekking aan reserves Baten
Onttrekking aan vrije reserve t.b.v. een extra financiële impuls aan de ORTS voor de aanschaf van technische apparatuur.
65 Onttrekking kosten opleiding Alliantiemanagement aan reserve
Doorontwikkeling Oosterhout Familiestad
56
Reserve investeringsprojecten: ter dekking van de kapitaallasten van het krediet renovatie stadhuis.
980
Correctie onttrekking reserve Doorontwikkeling 2008 118
Doorontwikkeling organisatie 161
Toelichting van de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de rekening 2007:
Mutaties L/B V/N Bedrag
De meest opvallende afwijking t.o.v. 2007 zijn de kosten van financiële administratie. De kosten voor de samenwerking met Breda op het gebied van belastingen staan vanaf 2008 hier geboekt en worden via de doorbelasting toegerekend aan afval, rioleringen en OZB. Totaal bedrag circa € 2,7 miljoen.
L N 2.700
Resultaat Shared Service Centre ICT: Equalit
In 2007 sloot Equalit af met een positief resultaat van € 362.000; deze is in de reserve gestort.
In 2008 sluit Equalit met een negatief resultaat van € 204.000;
dit wordt uit de reserve onttrokken.
L N 566
Onderhoud gemeentelijke gebouwen: als gevolg van de opgestelde onderhoudsplanning fluctueren deze kosten jaarlijks.
Extra storting in voorziening non-activiteit L N 538
Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar het onderdeel “Financiële jaarrekening”.