’Peace is not absence of conflict, it is the ability to handle conflict by peaceful means.’
Ronald Reagan In deze stap wordt het wat praktischer en wordt het tijd om stil te staan bij de vraag hoe je de begeleiding van een conflict aanvliegt. Om je een voorbeeld te geven, beschrijf ik in deze stap een casus die ik heb gedaan met een co-bemiddelaar.
Waarom een plan van aanpak?
Als je niet weet waar je heen wilt, zul je er ook niet komen. Je kunt een plan van aanpak vergelijken met een navigatiesysteem die jou naar de bestemming leidt die je hebt gekozen. Als je geen eindpunt kunt instellen, wijst het je ook niet de weg. Dat is met een plan van aanpak ook zo. Dit is precies waarom het als bemiddelaar handig is om een plan van aanpak te maken.
Voordat je een plan van aanpak voor de bemiddeling maakt, is het belangrijk dat je naar het grote plaatje kijkt. Hiervoor zet je de volgende stappen:
• Krijg de context helder en breng de situatie in kaart (zie stap 2).
• Maak een voorstel, oftewel een plan van aanpak.
• Leg dit voor aan de partijen.
• Voer het plan uit.
In onderstaande casus lees je hoe dat praktisch in zijn werk gaat.
Daarna kun je zelf aan de slag met het maken van een plan van aanpak.
Casus
Het betreft een situatie op een mbo-school (zie stap 2). Een teamlid uit een team zit thuis omdat er een conflict is ontstaan tussen het team en dit teamlid. De vraag die wordt gesteld is: ‘Is het mogelijk dat het teamlid weer kan terugkeren in het team?’
Context
Om een zo volledig mogelijk plaatje te krijgen van het ontstaan en de ontwikkeling van het conflict, staan we vooraf stil bij de partijen in het conflict. In dit voorbeeld zijn een aantal partijen betrokken:
• De opdrachtgever c.q. clustermanager.
• Het team met de teamvoorzitter.
• Het teamlid dat ziek thuis is.
Zie hiervoor ook de mindmap in stap 2.
Plan van aanpak
Nadat we in beeld hebben gebracht hoe de communicatielijnen lopen, hebben we een plan van aanpak gemaakt. In overleg hebben we besloten om de casus als volgt aan te pakken:
1. De huidige situatie in het team in kaart brengen door met ieder teamlid een gesprek te voeren.
2. Naar aanleiding van de gesprekken met de teamleden onderzoeken welke interventie(s) leiden tot de gewenste verandering. Voor het opstellen van een interventieplan rekenen we 1 uur.
3. Het uitvoeren van de acties uit het plan van aanpak.
Het plan van aanpak zag er als volgt uit:
Stap 1. Intakegesprek met clustermanager
Doel: In kaart brengen van en verdieping zoeken in achtergronden, belangen, emoties, problemen in com-municatiepatronen, standpunten, toekomstvisie, etc.
van de clustermanager die het beeld van de ontstane situatie completeert.
Duur: 45 minuten
Stap 2. Groepsbijeenkomst met betrokken teamleden en team-voorzitter (exclusief ziekgemeld teamlid)
Doel: Oplijnen van het team door in beeld te krijgen wat de individuele en gezamenlijke standpunten, emoties,
Intakegesprek
het team) door de teamvoorzitter als voorbereiding op het volgende gesprek.
In deze meeting bereiden we de teamvoorzitter voor op zijn rol tijdens de volgende bijeenkomst en geven we de teamleden de kans om hun inbreng te doen. Hierdoor zal de teamvoorzitter de individuele en gezamenlijke belangen/emoties op effectieve wijze kunnen uiten tijdens de volgende bijeenkomst, zodat recht wordt gedaan aan de wensen/belangen/standpunten, etc.
vanuit het gehele team.
Duur: 120 minuten
Stap 3. Mediationbijeenkomst met ziekgemeld teamlid, teamvoor-zitter en clustermanager a.i.
Doel: Door de mediationbijeenkomst wordt een beweging in het team gefaciliteerd en wordt gestreefd naar het herstellen van de verbinding (die recht doet aan de wensen van de organisatie, de teamleden en de teamvoorzitter).
Duur: 120 minuten
Belangrijk bij de derde stap uit het plan van aanpak is dat alle partijen het plan van aanpak ondersteunen. Een plan dat geen draagvlak heeft, is immers tot mislukken gedoemd. Verder is het van belang dat je een goede balans weet te houden in de aandacht die je elk van de partijen geeft.
Een mooi voorbeeld in bovenstaande casus: ter voorbereiding van het bemiddelingsgesprek hebben wij een gesprek gevoerd met de vertegenwoordiger van het team, om hem ‘klaar te stomen’. Een van
terecht dat hij ook van tevoren een gesprek wilde ter voorbereiding op de bemiddeling. Op dat moment moet je als bemiddelaar kunnen schakelen en een stap zetten die wellicht niet was voorzien en toch van belang is.
Het is voor alle betrokken partijen prettig om te weten wanneer welke stap plaatsvindt en hoeveel tijd het vraagt. Houd je daarom altijd aan de tijd die je hebt afgesproken. Het grootste risico in gesprekken als deze is dat je uitloopt in de tijd, omdat mensen nu eenmaal kunnen blijven praten over dat wat hen bezighoudt.
Kortom, heel belangrijk is dus: stick to the plan.
Een ander aandachtspunt: maak een kort verslagje van elk gesprek.
Het helpt je om het volledige plaatje te blijven zien, zeker als de begeleiding een wat langere tijd bestrijkt. Zo ben je snel weer up to date als je de verslagen van voorgaande gesprekken leest.
Co-bemiddeling
Een derde punt om bij stil te staan is: vraag jezelf af of je een casus alleen wilt begeleiden, of dat je dat samen wilt doen, in de vorm van co-bemiddeling.
De voordelen van co-bemiddeling zijn:
• Je versterkt samen het incasseringsvermogen.
• Samen weet je meer: grotere deskundigheid.
• Er is meer balans (man-/vrouwverhouding).
• Je kunt afspraken maken over wie wat doet.
• Samen heb je meer interactiemogelijkheden.
• Je kunt elkaar aanvullen (te hulp schieten, confronteren).
• Je hebt een extra paar ogen en oren.
• Je hebt de mogelijkheid om te leren van elkaar (intervisie, feedback).
Aandachtspunten voor co-bemiddeling zijn:
• Kies met zorg een co-begeleider: iemand met wie je goed
• Stem wederzijdse verwachtingen goed af: visie, doel, strategie en taakverdeling.
• Treed altijd als duo op bij de partijen (dus niet ‘ik’ maar ‘wij’).
• Bereid de introductie goed voor.
• Evalueer de samenwerking: was er rivaliteit, zijn de onderlinge verschillen benut of hebben ze in de weg gestaan (ken je elkaars gebruiksaanwijzing)?
Aan de slag met een plan van aanpak
Een plan van aanpak kan variëren van eenvoudig tot uitgebreid, afhankelijk van de casus. Helaas is er geen kant en klaar voorbeeld van een plan van aanpak dat je in elke situatie kunt inzetten. Elke situatie is immers anders. Er is ook geen goed of fout in deze.
Bij het maken van een plan van aanpak is het belangrijk dat je structuur aanbrengt, recht doet aan alle partijen, overzicht creëert en een planning maakt.
Ik wens je veel succes met het maken van jouw plan van aanpak.
Om te oefenen met het maken van een plan van aanpak, vind je op mijn website een voorbeeldcasus. Hoe zou jij deze casus aanpakken? Maak hiervoor een plan van aanpak.
Nadat je dat hebt gedaan, kun je een voorbeeld van een plan van aanpak voor deze casus lezen.
Ga naar www.twistenconnect.nl/casus om aan de slag te gaan met het maken van een plan van aanpak en bekijk daarna het voorbeeld.