Om zowel de generieke als de technische competen
ties aan te leren, maakt het NOC gebruik van allerlei leervormen om het leren te optimaliseren. De g ewone klassikale opleiding blijft bestaan, maar w ordt steeds vaker aangevuld met andere leer
vormen. De cocreatie van de toepassing en website Didactricks, een overzicht van werkvormen, i.s.m.
OFO, FOD WASO en BOSA, getuigt hiervan.
Een quiz ter verankering van het geleerde tijdens het bedrijfstheater en de tool Respect polst naar hetgeen de medewerkers nog weten over diversiteit.
691 medewerkers namen deel, en scoorden gemiddeld 17,38 op 24.
2.6.4.3.1 Elearnings
Ook elearning neemt een steeds belangrijkere plaats in het leerprofiel van de medewerkers in:
2 491 personeelsleden volgden in 2017 maar liefst 4 254,3 werkuren aan elearningmodules, tegenover 1 013,4 uren in 2016. Dit spectaculaire cijfer is v ooral te danken aan de 2 468 personeelsleden die de elearning Skype gebruikten om het instrument onder de knie te krijgen. Ter aanvulling werd ook een klassikale oefensessie Skype georganiseerd, waaraan 754 medewerkers deelnamen.
2.6.4.3.2 Train the trainer
In samenwerking met het OFO creëerde de RVA de elearning “Train the trainer online”, een instrument dat federale personeelsleden in staat stelt om op hun werkplek een opleiding voor te bereiden en te geven aan een groep van deelnemers.
Ook de RVA maakt steeds vaker gebruik van de techniek Train the trainer, waarbij een groep medewerkers opgeleid wordt om een training te geven.
In 2017 maakte het project Contact hier gebruik van. De procesbeheerders Front Office werden door externe coaches opgeleid om de communicatie
vaardigheden in het kader van een professioneel onthaal te kunnen geven aan de medewerkers Front Office.
2.6.4.3.3
Peercoaching en intervisie
Nieuw binnen de RVA is de techniek van peer
coaching, waarbij elke deelnemer vrijwillig gekoppeld wordt aan een deelnemer met eenzelfde profiel. Dit is een professionele ontwikkelingsmethode, waarbij de deelnemers elkaar begeleiden aan de hand van coachingstechnieken. Ze dragen daarbij een gedeel
de verantwoordelijkheid voor het leerproces. Op deze manier worden de deelnemers gemotiveerd om na te denken over hun werkautomatismen, hun b eslissingsprocessen, hun overtuigingen. Ze komen daarbij tot oplossingen of verbeteringspistes voor een problematiek die ze meemaken op het terrein.
Op deze manier vergroten ze hun autonomie bij het oplossen van problemen.
Een gelijkaardige methode is intervisie. Deze methode gebeurt onder de vorm van workshops en intervisies die het geheel van het traject kracht bijzetten.
Deze collectieve activiteiten stimuleren de deelnemers en zorgen ervoor dat ze de kracht van de collectieve reflectie ten volle benutten. Doorheen het volledige traject kunnen de deelnemers hun ervaringen met elkaar delen en van elkaar leren.
Beide methoden worden voortaan aangeboden aan teamchefs en procesbeheerders.
145
2
Support
2.6.4.3.4
De opleiding Interactieve werkvormen
De opleiding interactieve leervormen werd volledig ontwikkeld door medewerkers van het Nationaal Opleidingscentrum. Alle interne lesgevers van de RVA kunnen hieraan deelnemen. Lesgevers en animatoren van vergaderingen die hun bijeenkomst interactiever willen maken, kunnen de opleiding interactieve werkvormen volgen. Deze praktijk
gerichte opleiding leert de deelnemers hoe ze de aandacht van hun publiek kunnen vasthouden door de toepassing van een aantal kernprincipes.
2.6.5
Kennismanagement
De dienst Kennismanagement zorgt ervoor dat de medewerkers toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben om hun job te kunnen uitvoeren. Het is de taak van de medewerkers van de dienst om die info makkelijk toegankelijk te maken en ervoor te zorgen dat ze duidelijk en betrouwbaar is. Die dienst organiseert ook de kennisdeling bij de RVA. De mede
werkers moeten de noodzakelijke kennis ter beschik
king hebben op het juiste moment. De kennis en erva
ring van personen die vertrekken bij de RVA mag niet verloren gaan. Daarnaast ontwikkelt de RVA een ge
structureerde aanpak op het vlak van het b eheer van kennis, die nodig is om zijn doel stellingen te realiseren.
Sinds enkele jaren is RioDoc de interne bibliotheek van de RVA, waar de medewerkers alle informatie kunnen terugvinden, zowel voor de basisopdrachten als voor de supportopdrachten, die ze nodig hebben voor het correct uitvoeren van hun taken. RioDoc bevat onderrichtingen, infobladen, formulieren enz., en die vertegenwoordigen meer dan 8 500 actieve documenten en meer dan 6 500 gearchiveerde documenten.
De dienst is bij de verschillende directies producenten een opruimactie begonnen om de toekomstige migra
tie naar een andere informaticaomgeving voor te be
reiden. Het Kennismanagementteam heeft ook de sensibilisering bij de collega’s van de bureaus en van de directies voortgezet zodat zij de beschikbare infor
matie op het intranet van de RVA zo vlug en zo auto
noom mogelijk kunnen terug vinden. In 2017 hebben 55 medewerkers van de entiteiten en het hoofdbe
stuur de opleiding “Zoeken in de informatiebronnen van de RVA” gevolgd. De dienst Kennismanagement bleef ook zoeken naar mede werkers die bereid waren de rol van ambassadeur op zich te nemen en bleef ze sensibiliseren. Hun taak bestaat erin hun collega’s te stimuleren om vlug en autonoom hun weg te vinden in de verschillende informatiebronnen. Als gevolg van die actie hebben 10 van de 16 entiteiten al een net
werk van ambassadeurs op touw gezet (per proces) (dat is het dubbele ten opzichte van 2016). Voor de dienst Kennismanagement blijft het hebben van een referentiepersoon om de personeelsleden te oriënte
ren, te helpen en te adviseren bij het zelfstandig en efficiënt zoeken naar informatie een prioriteit.
Bijkomende middelen zijn instructiefilmpjes en online
146
handleidingen waarmee men kan leren om efficiënter gebruik te maken van de bibliotheken RioDoc en RioLex.
Het beheer van RVAtech (de RVAwebsite voor partners en professionele gebruikers) maakt ook deel uit van de taken van de dienst Kennismanagement.
Die website heeft meer dan 2 200 nieuwe gebruikers aangetrokken in 2017. We telden ook ongeveer 115 000 aanmeldingen op de site RVAtech in 2017.
De syllabus Toelaatbaarheid is een belangrijke tool voor kennisdeling. Hij bevat alle praktische inlichtingen over Toelaatbaarheid. Daarnaast staan er ook regle
mentaire bepalingen en procedures in die moeten worden toegepast in het dagelijkse werk van de medewerkers. In 2017 werd de syllabus aangepast op basis van de nieuwe reglementering en in samen
werking met experten van het terrein. Op basis van hetzelfde model werden andere initiatieven genomen om gelijkaardige tools te ontwikkelen, in het bijzonder in de domeinen van SWT, vrijstellingen en verificatie.
In 2017 werkten verschillende auteurs aan de bijwerking en uitbreiding van de syllabus Verificatie.
Hij bevat, per thema, een overzicht van de huidige reglementering en praktische richtlijnen voor het verifiëren van een specifiek geval. Het redactieteam van de ‘Maandkrant verificatie’ bleef deze nationale krant maandelijks opstellen en publiceren. Ze bevat alle praktische richtlijnen die moeten worden toegepast door de verificateurs volgens de referte
maand en kan worden aangevuld met lokale informatie per entiteit. Dankzij die praktische tool, die op natio
naal niveau werd opgesteld, kunnen de verschillende diensten Verificatie tijd winnen.
Die verschillende syllabi zijn het resultaat van een vruchtbare samenwerking tussen een aantal entitei
ten, de dienst Kennismanagement, de directie Werkprocessen, de directies Reglementering en ook de Taaldienst.
Om kennis en ideeën uit te wisselen, staan er ecommunities ter beschikking van de RVA
medewerkers. Die discussiefora draaien rond specifieke thema’s en zijn bestemd voor bepaalde groepen van medewerkers, onder andere om de communicatie tussen de beheerders van elk van de ‘backoffice’processen te vergemakkelijken.
Vandaag beschikt de RVA over 19 ecommunities.
Sinds de oprichting van al die ecommunities werden
meer dan 4 200 berichten uitgewisseld, waarvan 1 000 in 2017.
De RVA beschikt momenteel over 15 ‘gemeenschap
pelijke survivalkits’, die de kennisoverdracht ondersteunen tussen ervaren en minder ervaren medewerkers, tussen titularissen en doublures of nieuwe medewerkers. Zo wordt de continuïteit van de dienst verzekerd wanneer een medewerker afwezig is.
In 2017 bleef de dienst de bestaande survivalkits bijwerken en werden de ervaren medewerkers verder gesensibiliseerd om informatie, documenten of lokale contacten toe te voegen. Er werden meer dan 1 500 taken beschreven. Ongeveer 2 200 inlichtingen van dat type werden lokaal aan die survivalkits toegevoegd. Er zijn ook 20 survivalkits beschikbaar voor de ‘unieke functies’ (functies die door weinig personen worden uitgevoerd bij de RVA).
De dienst Kennismanagement heeft de jaarlijkse oefening gemaakt voor het detecteren van kritieke functies of activiteiten en heeft ook voorgesteld om de titularissen van die functies te ondersteunen bij het overdragen van hun kennis.
De informaticatool ‘Reglementaire wijzigingen’ bevat alle reglementaire wijzigingen die gebeurd zijn sinds 2012. De dienst bleef instaan voor de coördinatie van de invoering van de producten in verband met de verschillende hervormingen in 2017.
In het kader van de HRsynergieën werken de OISZ een gemeenschappelijke strategie uit inzake kennis
management om de aanwezige expertise optimaal te gebruiken en daardoor het risico op verlies van kennis te doen dalen. In die context speelt de RVA een pioniersrol. Sinds juni 2016 werkt hij, in samenwerking met de andere socialezekerheids instellingen, aan de invoering van een tool voor het uitwerken van een strategisch plan KM, gebaseerd op het CAFmodel. De bedoeling daarvan is om de elementen waarmee rekening moet worden gehouden bij het opstellen van een gemeenschappelijke strategie in een hiërarchie te plaatsen, maar ook om de goede praktijken en projec
ten in het kader van kennismanagement te verzamelen en uit te wisselen. Dankzij die verzameling van goede praktijken en het gebruik van het analyse instrument kon er in 2017 een voorstel van gemeenschappelijke strategie worden opgesteld voor alle OISZ, die ter validatie aan het College zal worden voorgelegd.
147
2
Support
2.6.6
De communicatie
De directie Communicatie van de RVA verzorgt de interne en externe communicatie van de RVA in al haar aspecten: de interne magazines, het intranet, de website, de contacten met de pers, de stands op jobbeurzen en de informatiebrochures.
De directie Communicatie biedt ook ondersteuning aan de andere directies van de RVA in de informa
tieoverdracht naar de medewerkers van de RVA of naar de buitenwereld. Die ondersteuning is er voor alle acties van interne of externe communicatie die de verschillende directies kunnen ondernemen.