Openbaar zijn van de vergaderingen
7.1.8 Conclusie observaties
Hoorzittingen en rondetafelgesprekken zijn voor Kamerleden informatie-instrumenten. Tijdens de vergaderingen wordt de praktijkkennis van de genodigden benut om de Kamerleden te informeren en wordt getoond dat ervaring en de kennis van de genodigde invloed hebben op de bijdragen van de genodigden.
Tijdens alle rondetafelgesprekken komen de maatschappelijke en politieke belangen van het onder- werp aan het licht. Deskundigen voelen zich gevleid dat de beleidsmakers hen gevraagd hebben meer informatie over een beleidsonderwerp te komen geven. De factor ‘duidelijkheid van de informatie- behoefte’ speelt een rol: Kamerleden dringen tijdens vergaderingen vaak aan op concrete voorbeelden. De genodigden spannen zich in om de vragen van de Kamerleden zo goed mogelijk te beantwoorden. Uit de reacties van de genodigden na afloop blijkt dat ze hopen dat hun praktijkkennis resulteert in een beleid dat die kennis weerspiegelt, en dat deze hoop hen het meest motiveert om naar de hoorzittingen en rondetafelgesprekken te komen.
Tijdens de hoorzittingen komen ook de maatschappelijke en politieke belangen van het onderwerp naar boven. Maar het onderwerp van de hoorzittingen, grote ICT-projecten, ligt gevoeliger dan die van de bekeken rondetafelgesprekken. Genodigden spreken uit dat ze het hun plicht achten om informatie te geven. Ze hopen dat het beleid zodanig wordt veranderd dat de ergste misstanden niet meer zullen voorkomen.
Anders dan bij rondetafelgesprekken spelen de belangen van de organisaties waar de genodigden van hoorzittingen voor werken een rol. De genodigden hebben voor veel verschillende grote bedrijven en overheden gewerkt en ze zijn voorzichtig om op huidige en voormalige werkgevers kritiek te uiten. Omdat ik geen reguliere hoorzittingen heb kunnen volgen neem ik bovenstaande observatie niet op in de eindconclusie in hoofdstuk 8.
Als hoorzittingen openbaar zijn en als er verslaglegging is van een vergadering, zijn genodigden minder geneigd zijn om open te reageren. Bij rondetafelgesprekken speelt dit minder omdat de onder- werpen minder gevoelig liggen dan bij hoorzittingen.
Bij de hoorzittingen van de tijdelijke commissie ICT zijn afspraken gemaakt met de genodigden. Diverse sprekers geven er blijk van tijdens de openbare hoorzittingen minder informatie prijs te geven dan tijdens de niet openbare voorgesprekken.
De relaties tussen genodigden en Kamerleden zijn slecht te beoordelen aan de hand van observaties tijdens rondetafelgesprekken. Tijdens de hoorzittingen wordt wel gewag gemaakt van eerdere gesprek- ken en afspraken.
De genodigden werken bijna allen voor kennisintensieve bedrijven maar tijdens deze vergaderingen valt niet te observeren in welke mate kennismanagement is ingebed in de organisatie.
7.2 Interviews
De interviews vonden plaats op de werkplekken van de genodigden en duurden ongeveer 30 minuten. Na afloop heb ik een verslag gemaakt en ter correctie en aanvulling aan de betreffende genodigde voorgelegd. De correcties en aanvullingen werden in het definitieve verslag verwerkt (zie bijlage III). Aan de hand van het door hen bijgewoonde rondetafelgesprekken en de vragenlijst voor de survey werd het proces van de bijdrage voorbereiden, de schriftelijke en de mondelinge bijdrage aan de ver- gadering doorlopen.
Omwille van de overzichtelijkheid en de leesbaarheid is ervoor gekozen om in een schema (zie figuur 5) de invloed van de factoren weer te geven. De beschrijving van de invloed van de factoren is beperkt tot de meer opvallende antwoorden. Alle interview kandidaten hebben hun baan al negen jaar of langer bij de organisatie waar ze nu voor werken (V1). Ze hebben allen een aantal jaren ervaring op het huidige vakgebied (V2) en alle drie een hoge functie: hoofd onderzoeksafdeling CPB, wethouder en directeur (V3).
Zie bijlage II voor uitgeschreven interviews en bijlage I b voor vragenlijst.
Vraag CPBambtenaar Wethouder Ondernemer
1 Hoelang bij organisatie? >10 jaar 5-10 jaar 5-10 jaar 2 Hoelang op beleidsterrein? 2-5 jaar 2-5 jaar 5-10 jaar 3 Functie? Leidinggevend Bestuurlijk Bestuurlijk 4 Duidelijkheid info. behoefte Kamerleden? Redelijk duidelijk Niet geheel duidelijk Redelijk duidelijk
Invloed? – + +
5 Zekerheid over kunnen beantwoorden vragen? Ja Ja Ja
Invloed? + + –
6 Maatschappelijk belang? Ja Ja Ja
Invloed? + + +
7 Politiek belang? Ja Ja Ja
Invloed? + + +
8 Voorbereidingstijd? Ruim Voldoende Ruim
Invloed? + –/+ +
9 Kennen Kamerleden? Niet belangrijk Niet belangrijk Niet belangrijk
Invloed? + – –
10 Motivatie Informeren Kamerleden Informeren Kamerleden Informeren Kamerleden
Invloed? + + +
11 Eventuele reden geen deelname? Onduidelijkheid
informatiebehoefte Tijdgebrek Moet nuttig zijn 12 Aanwezigheid cultuur kennisoverdracht? Een zekere cultuur Een zekere cultuur Een zekere cultuur
Invloed? + + +
13 Ervaren belangen? Duidelijke belangen Duidelijke belangen Duidelijke belangen
Invloed? + + +
14 Geschikt medium? Zeer geschikt Geschikt Geschikt
Invloed? + + +
15 Beïnvloed door andere sprekers? Ja Nee Nee
16 Maakt openbaar zijn verschil? Geen verschil Geen verschil Geen verschil
Invloed? – – –
17 Maakt audiovisuele vastlegging verschil? Geen verschil Geen verschil Geen verschil
Invloed? – – +
18 Andere factoren? Mondelinge bood- schap komt beter over; beter beeld andere partijen. Motiveren anderen; op de kaart zetten onderwerp. Contacten leggen; te geringe aanwezigheid Kamerleden.
Figuur 5 Schema vragenlijsten (zie bijlage I) en antwoorden interviews
In de vragen wordt gepeild naar de invloed van de verschillende factoren. Of de betreffende factor wel of niet van invloed is, is weergegeven met respectievelijk een ‘+’ en een ‘–’.
7.2.1 De genodigden
De commissieleden doen voorstellen over wie wordt uitgenodigd voor de rondetafelgesprekken. De lijsten van de genodigden voor rondetafelgesprekken tonen dat er een breed scala aan genodigden wordt uitgenodigd om zo uitgebreid mogelijk te kunnen overleggen over het onderwerp. Op de genodigdenlijst staan personen die vanuit een ervaring met het beleidsonderwerp een standpunt naar voren kunnen brengen. De ondernemer vertelt dat hij in het voortraject van de DIS 2.0. (onderwerp van de vergadering) al is gevraagd om een reactie te geven op het concept van de DIS. Hij was bij de vergadering in het voor- traject aanwezig omdat hij lid is van de NIDV (Stichting Nederlandse Industrie voor Defensie en Veiligheid – KL) Hij heeft aan het verzoek gehoor gegeven en vermoedt dat dit de reden is dat hij is uitgenodigd.
7.2.2 Duidelijkheid van de informatiebehoefte
Voor wat betreft de duidelijkheid van de informatiebehoefte van de Kamerleden (V4) geeft één respondent, die moest invallen voor een genodigde, aan dat hij de informatiebehoefte niet duidelijk vond: “Nou de vergadering stond onder de titel ‘Grondbeleid’ en in de agenda bij het blok waar ik was ingedeeld stond alleen ‘Boerenwoningen’. Dat was de enige input die ik had. Ik heb wel ambtelijk even laten bellen voor wat meer informatie van de ambtenaren die de commissie begeleiden. Die hebben het onderwerp wat verder voor me uitgediept.”.
De factor ‘duidelijkheid van de informatiebehoefte’ heeft bij de ambtenaar van het CPB een grote invloed op zijn bijdrage: “Door naar de vergaderingen te gaan kan ik zekerder zijn dat onze analyses bij hen bekend zijn en eventuele onduidelijkheden of misverstanden die er zijn kan ik zo uit de weg nemen.”.
7.2.3 Motivatie van de genodigden
De wethouder wilde voor de verandering aandacht voor het onderwerp grondbeleid buiten de Rand- stad: “Het gaat altijd over leegstand van kantoorgebouwen.”. De drie geïnterviewden vonden allen dat er een duidelijk maatschappelijk belang (V6) verbonden was aan hun deelname aan de vergadering. Voor wat betreft het politiek belang beschouwen twee van de geïnterviewden het op de agenda zetten van hun onderwerp als politiek belangrijk (V7). Een van de geïnterviewden: “Dat Nederland een launching customer zou kunnen zijn voor de Nederlandse industrie. In die zin is dat ook een politiek belang.”. Volgens de derde geïnterviewde is er sprake van het anticiperen op Kamervragen door zijn organisatie “De politiek goed te informeren zodat er weloverwogen een besluit kan worden genomen. We proberen aan te geven wat de financiële en economische consequenties zijn van de wetsvoorstellen die voorliggen.”.
De ondernemer vond de formele en informele contacten zeer belangrijk, hij wilde de nieuwe voorzitter van de NIDV leren kennen. De CPB-ambtenaar vindt het jammer dat er maar beperkt tijd is voor contact met de overige genodigden, hij vind vooral de ruimte voor een dialoog tijdens de vergadering te beperkt.
7.2.4 Medium
Ervaring met het medium is van belang. De CPB-ambtenaar laat weten dat zijn ervaring met het rondetafelgesprek heeft hem geleerd vooraf bondig hetgeen hij wil overbrengen samen te vatten zodat hij een kort, maar duidelijk verhaal kan houden tijdens de vergadering. De ondernemer en de wethouder hadden liever wat meer ervaring gehad met deze specifieke vorm van kennisoverdracht. Alle drie vinden het medium wel een goede manier om informatie over te brengen: “Ik vind het wel beter dan een hoor- zitting. Dan mag je je verhaal houden en dan vragen beantwoorden en daarna mag je wegwezen. Ik vond dit rondetafelgesprek wel beter. Je kunt dan tijdens het gesprek nog eens op een onderwerp terugkomen. Dat vond ik wel plezierig om dat te kunnen doen.”. Kunnen reageren vindt ook de CPB- ambtenaar een meerwaarde: “Ik denk dat je boodschap beter overkomt als je het mondeling toelicht dan als je het alleen maar in een notitie neerlegt. Je kunt nu vragen meteen beantwoorden. De discussie die er is tussen deskundigen die ook voor zo’n zitting zijn uitgenodigd roept toch meer vragen op. Het