Bijlagen
Bijlage I
Interviewvragen
Bijlage II
Vragenlijst dialoog
Bijlage III
Betekenissen van ‘in control’ vanuit de literatuur
Bijlage I: Interviewvragen
1. Wat zijn de doelstellingen (missie, strategie) van Rabobank Emmen?
2. Zijn deze doelen nog steeds de juiste?
3. Wanneer zijn de doelen gerealiseerd?
4. Ligt de bank op koers om de doelen te realiseren? Weet u waar de bank nu staat in de realisatie van deze doelstellingen? Hoe weet u dat? Hoe komt het dat u dat niet weet? Welke informatie ontvangt u? Mist u informatie? Ontvangt u de informatie op tijd?
5. Zijn er kaders geformuleerd in de zin van waarden, normen, regels? Zo ja, hoe luiden die?
6. Heeft u een beeld bij in control?
7. Welk beeld heeft u bij in control?
8. Wat bedoelt u precies? Wat is de betekenis?
9. Hoe is uw beeld tot stand gekomen?
10. Is uw beeld in de loop van de tijd gewijzigd of heeft u dit beeld altijd al gehad bij in control?
11. Bent u er zich van bewust dat iemand anders ook een beeld heeft bij in control?
12. Denkt u dat iedereen van de RvC, het DT en het middenkader hetzelfde beeld heeft bij in control? (Hoe weet u dat zeker? Hoe komt dat?)
13. Hoe denkt u dat een ander denkt over in control?
14. Komt de betekenis van een ander met uw betekenis overeen?
15. Hoe denkt u dat u samen denkt over in control?
16. Welke betekenis geeft een ander over het gezamenlijke denken, denkt u?
17. Wat moet het te ontwerpen systeem meten?
18. Aan welke eisen moet het te ontwerpen systeem voldoen?
Bijlage II: Vragenlijst dialoog
Namen partij 1:
Namen partij 2:
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
………..
Gemeenschappelijk beeld m.b.t. ‘in control’:
Definitie van een beeld: een model in het hoofd van iemand op basis waarvan hij gaat handelen (of handelt of heeft gehandeld) op een gegeven tijdstip.
Wat bedoelen jullie? Probeer een zo concreet mogelijke beschrijving
van het beeld te geven.
Ter herinnering: denk aan het fietsvoorbeeld dat door mij gebruikt werd bij de interviews. Stel het beeld m.b.t. ‘in control’ laat zich volgens jullie omschrijven als: ‘in control’ is een fiets. Wat bedoelen jullie dan met het woord fiets? Een racefiets? Een mountainbike? Een driewieler?
………
………
………
………
………
………
………
………
………
………
Met welke prestatie-indicatoren kunnen we jullie beeld/betekenis
meten? Som er zoveel mogelijk op.
Wie moet er meten en conclusies trekken m.b.t. ‘in control’?
Metingen worden ‘in de lijn’ verricht. De verantwoordelijke
segmentmanager trekt o.b.v. deze metingen de conclusie of zijn
segment al dan niet ‘in control’ is met een toets van een
onafhankelijke derde (Risico- & Procescontrol). Dit komt overeen
met de huidige werkwijze;
Metingen worden ‘in de lijn’ verricht. De financiële gegevens
ontvangt de verantwoordelijke segmentmanager van Planning &
Control. O.b.v. deze informatie trekt de segmentmanager de
conclusie of zijn segment al dan niet ‘in control’ is met een toets
van een onafhankelijke derde (Risico- & Procescontrol);
Metingen worden verricht en conclusies worden getrokken door
Bijlage III: Betekenissen van ‘in control’ vanuit de literatuur
A Wet- en regelgeving
Sarbanes-Oxley act of 2002, Amerikaanse wet voor bedrijven met een beursnotering in Amerika: “In control’ is het jaarlijks rapporteren over de effectiviteit van de interne controle op de financiële cijfers.”1
Commissie Corporate Governance (‘de commissie Tabaksblat’), sinds 1 juli 2003 verplicht voor bedrijven met een beursnotering in Nederland:
“In control’ is een adequaat en effectief intern controlesysteem. Een vennootschap hanteert hiervoor in ieder geval:
Risicoanalyses van de operationele en financiële doelstellingen;
Een gedragscode die in ieder geval op de website van de vennootschap wordt geplaatst;
Handleidingen voor de inrichting van de financiële verslaglegging en de voor de opstelling
daarvan te volgen procedures;
Een systeem van monitoring en rapportering.”2
COSO (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission), publiceerde in 1992 een wereldstandaard voor interne beheersing. Daarbij werd ‘in control’ als volgt omschreven: “In control’ is een proces gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën:
De effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen;
De betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening;
De naleving van relevante wet- en regelgeving.”3
B Citaten uit de financiële dienstverlening
Bert Bruggink, lid van de Raad van Bestuur van Rabobank Nederland:
“In control is het vermijden van rare fratsen. Het is bewuster omgaan met wat wij al doen of behoren te doen.”4
Jan van Teeffelen, regiodirecteur Rabobank Nederland bij Coöperatie en Bestuurszaken Aangesloten Banken:
“In control’ is een zodanige inrichting van de kwaliteit van de organisatie, dat commercie en
risicobeheersing in evenwicht zijn. Dat bereik je door processen en systemen, houding en gedrag van
medewerkers en de cultuur van de bank. Een integrale benadering van beheer en commercie.”5
Dezelfde Jan van Teeffelen:
“In control’ is een permanent proces waarin de bank met een hoogwaardige kwaliteit van de organisatie evenwichtige doelstellingen heeft, voldoende ambitie nastreeft, haar doelstelling
redelijkerwijze haalt, compliant is aan wet- en regelgeving en indien nodig goed kan bijsturen.”6
Piet Moerland, lid van de Raad van Bestuur van Rabobank Nederland:
“In control’ is een continu proces dat voorkomt dat de bank wordt geconfronteerd met plotselinge, onvoorziene risico’s die voorkomen hadden kunnen worden. Dat kunnen zijn achterstanden in offertes, revisies en overstanden, klanten die de bank aanspreken omdat ze onjuist zijn geïnformeerd of geadviseerd en met medewerkers die zich ontpoppen als provisiejagers en klanten iets
‘aansmeren’, waaraan ze geen behoefte hebben.”7
1 Ernst & Young (2003), “Sarbanes-Oxley act of 2002”, section 404
2 Commissie corporate governance (2003), “De Nederlandse corporate governance code”, Beginselen van deugdelijk ondernemingsbestuur en best practice bepalingen, artikelen II.1.3 en II.1.4
3
Idem, p. 23
4
Bruggink, B. (2005), “Iedereen in control: wel risico’s, geen verrassingen”, RaboNieuws 18 mei 2005
5 Rabobank Nederland (2005), “In control draait om evenwicht tussen commercie en beheer”, RaboNieuws 7 april 2005 6 Rabobank Nederland (2005), “Verslag directeurenconferenties In Control 2005”
7
Rabobank Nederland:
“Een lokale bank is ‘in control’ als de kwaliteit van de organisatie zodanig is dat zij evenwichtige doelstellingen heeft met voldoende ambitie, die doelstellingen met een redelijke zekerheid haalt en indien nodig, tijdig bijstuurt.”8
Frans de Jong van de Audit Rabobank Groep:
“Het gaat om het formuleren van voldoende ambitieuze en evenwichtige doelstellingen, zowel naar de markt als op gebied van interne beheersing, het inrichten van de organisatie daarop, het zorgen voor kwaliteit in klantbediening en procesbehandeling, het bewaken van doelstellingen en het ingrijpen en bijsturen waar resultaten achterblijven. Ook gaat het om het organiseren van evenwicht tussen commercie en risico in de marktgerichte segmenten en een tegenwicht bij Bedrijfsmanagement.
Consequent voldoen aan externe en interne regelgeving is eveneens essentieel.”9
Rabobank Nederland:
“Een staat van beheersing van de organisatie en bedrijfsrisico’s waardoor deze risico’s niet worden uitgebannen, maar waardoor wel vermijdbare verrassingen worden voorkomen. De bestuurders van een organisatie zijn ‘in control’ als zij, voorzien van goede informatie, tijdig bijsturen.”10
Marlies Engelaar, hoofd Toezicht en Compliance Rabobank Nederland:
“Het gaat erom dat een lokale bank haar situatie inzichtelijk en in de grip heeft.”11 T. de Swaan, Financieel Directeur ABN AMRO:
“In control’ is een dusdanige interne beheersing die debacles voorkomt.”12
C Citaten van accountants(kantoren)
Chris Westerman van Ernst & Young, de externe accountant van de Rabobank organisatie: “In control zijn is niet hetzelfde als risico’s mijden. Het gaat erom je risico’s te kennen en daarin je
grenzen te bepalen.”13
Ernst & Young beschrijft ‘in control’ ook als het vermogen om bedrijfsrisico’s te onderkennen en te
beheersen.14
P. Snoep, Ernst & Young:
“In control’ is een effectief sturings- en beheersingssysteem waardoor de kwaliteit van de
bedrijfsvoering is geborgd en waardoor voldaan wordt aan het van toepassing zijnde normenkader.”15
C. Visser, partner bij Ernst & Young:
“In control’ is een dusdanig risicomanagement zodat er zich geen onprettige verrassingen kunnen voordoen. Hierbij moet aangegeven worden:
In hoeverre het bestuur op de hoogte is van de mate waarin de strategische en operationele
doelstellingen worden gerealiseerd;
In hoeverre de in- en externe (financiële) rapportages betrouwbaar zijn;
In hoeverre de organisatie zich houdt aan de van toepassing zijnde wetten en regels.”16
Deloitte omschrijft ‘in control’, als het kennen en beoordelen van risico’s en beheersing van je
onderneming.17
8 Rabobank Nederland (2005), “Bedrijfsmanagement inde Nieuwe Rabobank”, Het handboek Bedrijfsmanagement op hoofdlijnen, april 2005
9
Rabobank Nederland (2005), “ARG: assurance, ook over insurance!”
10
Rabobank Nederland (2005), “Beleidskader 2006”, Marktleider worden, zijn en blijven
11 Rabobank Nederland (2005), “Verslag adviescommissie Bedrijfsmanagement”, 1 juli 2005
12 Verhoog, W., Wallage, P. (2005), “De lange arm van SOx”, De Accountant, september 2005, p. 50-53 13
Idem
14
Ernst & Young (2003), “Intergraal risicomanagement”, Een aspect van corporate governance, in: Accountants nr. 6
15
Moorsel, H. van, Maan, J. (2004), “Bedrijfsvoering in control èn krimp van de controletoren, kan dat?”, Verslag van
het seminar van 22 april 2004
16 Rothuizen, W. (2005), “Tabaksblat ‘in control’?”, De Accountant, maart 2005, p. 42-44 17
R.M. Renes, KPMG Accountants en docent corporate governance aan de Universiteit Nyenrode”: “In control’ is een proces binnen de onderneming die waarborgt dat alle relevante financiële informatie juist, tijdig en volledig is.”18
A. Molenkamp, J. Driessen, R. Kamstra, KPMG Accountants:
“In control’ zijn geeft antwoord op de vraag in hoeverre het management voldoende grip op de bedrijfsprocessen heeft.”19
J. Driessen, R. Kamstra, KPMG Accountants:
“In control’ kan gedefinieerd worden als de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden, gericht op een effectieve en efficiënte realisatie van strategische en operationele doelstellingen alsmede het hierover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van
belanghebbenden.20
A. Sieverdink, PricewaterhouseCoopers:
“In control’ is een proces dat ontworpen is om redelijke zekerheid te verkrijgen over het bereiken van doelen op de volgende gebieden:
Effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen;
Betrouwbaarheid van financiële verslaglegging;
Naleving van wet- en regelgeving.21
KPMG Accountants hanteert ook deze definitie.22
A. Sieverdink en L. Paape, PricewaterhouseCoopers:
“In control’ is het stellen van doelen, het realiseren van die doelen door middel van effectieve en efficiënte bedrijfsprocessen waarbij voldaan wordt aan wet- en regelgeving en het afleggen van
verantwoording richting stakeholders over de realisatie en de beheersing.”23
D Overige citaten
K. Merchant, professor aan de University of Southern California en auteur van diverse managementboeken:
“In control’ is de situatie waarbij het redelijk zeker is dat er geen grote, onaangename verrassingen
kunnen gebeuren.”24
H. Strikwerda, hoogleraar organisatieleer en organisatieverandering aan de Economische Faculteit van de Universiteit van Amsterdam en consultant op het gebied van strategie en organisatie: “In control zijn, is op tijd reageren wanneer dat nodig is.”25
“In control zijn betekent: Plan – Do – Check – Act.26
L. Koopmans, hoogleraar aan de Rijksuniversiteit Groningen en President-Commissaris van Rabobank Nederland:
“In control’ wil niet zeggen dat er niets mis kan gaan. Als de bank het maar zelf tijdig signaleert dat zaken niet op orde zijn en er voor zorgt dat er wordt bijgestuurd. In control houdt in dat er zich geen
onverwachte grote risico’s binnen de bank kunnen voordoen.”27
18
Renes, R.M. (2004), “Zonder interne beheersing geen corporate governance”, Accounting, nummer 9, september 2004, p. 21
19
A. Molenkamp, J. Driessen, R. Kamstra, “In control statements”, http://www.auditing.nl
20
J. Driessen, R. Kamstra, “Grip op bedrijfsprocessen met het In Control Statement”, in: Accountancy Nieuws nr. 11, 8 juni
21
A. Sieverdink (1998), “Goede interne controle geen garantie voor continuïteit organisatie”, in: B&G september 1998, p. 33
22
R.M. Renes (2004), “Zonder interne beheersing geen corporate governance”, in: Accounting nr. 9, september 2004, p. 23
23 Sieverdink, A., Paape, L. (1998), “De veranderende rol van de accountant”, B&G, november 1998, p. 27-29 24
K. Merchant, W.A. van der Stede (2003), “Management control systems”, Performance measurement, evaluation and
incentives, p. 10 25
H. Strikwerda (2005), “Growth, governance and organisation”, On power strategy and modular organisation, p. 48
26 http://www.espelon.nl (deze site bestaat sinds juni 2005 niet meer, is nu www.du.nl)
DPA Financial People:
“Een organisatie is ‘in control’ indien de juiste informatie, op het juiste tijdstip bij de juiste persoon
terechtkomt, zodat er snel gereageerd kan worden op veranderingen.”28
M. van der Hoeven, minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap:
“In control’ is waarmaken wat je zegt te zullen gaan doen.”29
J. de Boer, Elsevier:
“In control’ heeft betrekking op de betrouwbaarheid van in- en externe financiële verslagen en met de controle op doelstellingen zoals winst- en omzetgroei. Hiertoe dient de risicobeheersing en het
controlesysteem adequaat en effectief te zijn.”30
E. Kolthof, business development manager Finance bij Yacht:
“In control’ is het voldoen aan Sarbanes-Oxley.”31
J. Emanuels, hoogleraar Internal Control aan de Rijksuniversiteit Groningen en partner bij Atos Consulting:
“In control’ is controle op de strategie, de processen en de handhaving van de algemeen
geaccepteerde én de eigen normen van de onderneming.”32
28 DPA Financial People (2005), “Over de achtergrond en oplossing van hét knelpunt in de financiële functie:
managementinformatie”, p. 20-21
29
Hoeven, M. van der (2005), Toespraak bij de werkconferentie governance op woensdag 26 januari 2005 in de
Hoftoren te Den Haag 30
Boer, J. de (2005), “Meer grip op dochter”, Elsevier, 61 jaargang, nummer 35, 3 september 2005, p. 48-49
31 Bearda, S., Damen, P. (2005), “Wat is in control?”, RISK Magazine, februari 2005, p. 7
