Toolkit Sterk Netwerk. Praktische handvatten voor het werken met netwerkcoaches

Toolkit Sterk Netwerk

Praktische handvatten voor het

werken met netwerkcoaches

MOVISIE Kennis en advies voor maatschappelijke ontwikkeling

MOVISIE is hét landelijke kennisinstituut en adviesbureau voor maatschappelijke ontwikkeling. We bieden toepasbare kennis, adviezen en oplossingen bij de aanpak van sociale vraagstukken op het terrein van welzijn, participatie, zorg en sociale veiligheid. In ons werk staan vijf actuele thema's centraal: huiselijk & seksueel geweld, kwetsbare groepen, leefbaarheid, mantelzorg en vrijwillige inzet.

We investeren in de kracht en de onderlinge verbinding van burgers. We doen dit door

maatschappelijke organisaties, overheden, maatschappelijk betrokken bedrijven en burgerinitiatieven te ondersteunen, te adviseren én met hen samen te werken. Lokaal of landelijk, toegesneden op het vraagstuk en de organisatie. Zo kunnen deze organisaties en hun professionals hun werk voor de samenleving zo goed mogelijk doen.

Kijk voor meer informatie op www.movisie.nl.

COLOFON

Auteur(s): Michaëla Merkus Projectnummer: P8518 Datum: december 2012

© MOVISIE

Bestellen: www.movisie.nl

Inhoudsopgave

Inleiding ... 4

1 Raamwerk voor een projectplan ... 1

2 Profiel vrijwillige Netwerkcoaches ... 5

3 Werving en selectie, opzet ... 6

4 Advertentie, voorbeeld ... 8

5 Advertentie voor verwijzers of hulpvragers, voorbeeld... 9

6 Programma voor een informatiebijeenkomst, opzet ... 10

7 Intakeformulier netwerkcoach, voorbeeld ... 11

8 Intakeformulier netwerkcoach, voorbeeld ... 13

9 Intakeformulier hulpvrager, voorbeeld ... 15

10 Wanneer is iemand een zorgvrager voor project Sociale Netwerken ... 18

11 Overeenkomst, voorbeeld ... 19

12 Onkostenvergoeding, voorbeeld ... 22

13 Declaratieformulier, voorbeeld ... 23

14 Voortgangformulier Netwerkcoaching, voorbeeld ... 24

15 Intervisiemodel ... 26

16 Evaluatieformulier na traject voor hulpvrager, voorbeeld ... 27

17 Het projectplan ... 30

18 SMART doelen formuleren ... 35

19 Gesprekstechnieken ... 37

20 Omgaan met weerstand ... 40

21 Niveaus van interveniëren ... 42

22 Kostprijsberekening ... 47

23 Projectmatig werken ... 54

24 Handige tips bij het projectmatig werken ... 56

25 Werving van vrijwilligers ... 57

26 Tien gouden tips ... 67

Bijlage I Financieringsmogelijkheden ... 68

Meer lezen ... 70

Inleiding

Een sterk sociaal netwerk is voor iedereen belangrijk. Mensen hebben elkaar nodig. Om samen activiteiten te ondernemen of om elkaar te helpen. Toch is een sociaal netwerk lang niet voor iedereen vanzelfsprekend. Voor kwetsbare mensen en mensen met een ziekte of beperking is het soms moeilijk om uit de zorgkring te komen en een netwerk op te bouwen dat gebaseerd is op vriendschappelijkheid en gezelligheid.

De methodiek Een Sterk Sociaal Netwerk reikt een kader voor vrijwilligers die als netwerkcoach aan de slag willen en vrijwilligerscoördinatoren die met netwerkcoaches willen werken. Inmiddels is er door een aantal organisaties ervaring opgedaan met de methode en zijn in het land diverse netwerkcoaches aan het werk. Wij hebben een aantal organisaties benaderd en hen gevraagd naar hoe zij te werk zijn gegaan en welke praktische tips zij hebben voor anderen die ook met de methode willen werken. De informatie die we hiermee hebben verzameld, hebben we gebundeld. Deze toolkit bevat praktische materialen en achtergronden die van dienst kunnen zijn voor de coördinatoren die de methodiek toepassen en netwerkcoaches ondersteunen en begeleiden.

Veel dank is verschuldigd aan de coördinatoren die hun ervaringen met ons deelden en ons hebben geholpen deze toolkit tot stand te brengen:

Aleid Borghardt projectmedewerker Mantelzorgondersteuning van welzijnsorganisatie Versa Welzijn te Hilversum, Jacqueline Broekhof, coördinator Zorg en Sociaal Netwerken bij Stichting Vrijwillige

Thuiszorg Overijssel, Rein Dekker, coördinator bij SZvW te Almere, Miriam Heezen, projectcoördinator bij Stichting Vrijwillige Thuiszorg Overijssel, Hilda Mossink, coördinator bij Ravelijn te Amersfoort, Esther Poelsma, coördinator bij Humanitas te Groningen, Gerda Schregardus, coördinator EMG Platform te Utrecht, Gerda Veltman, coördinator mantelzorgondersteuning bij Het Nederlandse Rode Kruis te Nieuwegein en Peter Vis, coördinator CVD te Rotterdam.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met MOVISIE, Ilse de Bruijn: i.debruijn@movisie.nl of 030 789 21 27.

1 Raamwerk voor een projectplan

Aanleiding

Formuleer hier wat voor uw organisatie de aanleiding is om te werken met netwerkcoaches.

Bijvoorbeeld omdat u als organisatie het belang onderkent van een goed sociaal netwerk voor kwetsbare mensen.

Doel

Ontwikkelen en implementeren van het concept netwerkcoaches binnen de eigen organisatie. Op deze manier kunnen kwetsbare mensen ondersteund worden.

Doelgroep

Kwetsbare mensen (personen, gezinnen) en mensen met een ziekte of beperking voor wie sociaal isolement dreigt. En vrijwilligers die als netwerkcoach hun specifieke kwaliteiten kunnen inzetten.

Samenwerkingspartners

Beschrijf hier met welke lokale of regionale partijen wordt samengewerkt. Denk bijvoorbeeld aan andere organisaties die werken met netwerkcoaches waarmee een gezamenlijke training voor netwerkcoaches kan worden opgezet. Noem hier het trainingbureau dat de training van de coaches verzorgt.

Resultaten

• Netwerkcoaches zijn geworven, geselecteerd en getraind in het bijstaan van hulpvragers.

• De organisatie is ingericht op het werken met netwerkcoaches.

• Betere signalering van knelpunten van hulpvragers.

Uitkomst

• Tevreden hulpvragers, die in staat zijn een eigen sociaal netwerk in stand te houden.

• Tevreden vrijwilligers, die waarschijnlijk langer blijven omdat ze specifieke kwaliteiten kunnen inzetten.

Plan van aanpak

Inrichten van de eigen organisatie In de eigen organisatie:

• Draagvlak creëren;

• Procedures aanpassen;

• Formulieren ontwikkelen voor rapportage en declaratie.

Werving van netwerkcoaches Werving kan plaatsvinden:

• Via advertenties in regionale huis-aan-huisbladen;

• Via de nieuwsbrief;

• Website van de eigen organisatie of van anderen;

• Via steunpunten vrijwilligerswerk in de regio.

1Bron: MOVISIE, 2009

Informatiebijeenkomst

Informatiepakket voor netwerkcoaches samenstellen.

Informatieve bijeenkomst voor netwerkcoaches georganiseerd door de organisatie en een trainer. De bijeenkomst vindt plaats gedurende een middag en een avond op twee verschillende plaatsen in het hele gebied.

Aan de orde komen:

• Taken en profiel;

• Tijdsinvestering;

• Vergoedingen;

• Inhoud werkzaamheden;

• Vrijwilligersovereenkomst voor netwerkcoach;

• Afspraak tot een gesprek.

Selectie

Afspraken plannen voor gesprekken.

Sollicitatiegesprek, doel is het wederzijds aftasten of de kandidaat geschikt is en aan de verwachtingen voldoet.

In het gesprek zal de coördinator:

• Aanvullende informatie geven;

• Casuïstiek uit de praktijk bespreken;

• Specifieke belangstelling van de netwerkcoach in beeld krijgen;

• Gesprek afsluiten met het uitspreken van de verwachtingen.

Training

Netwerkcoaches uitnodiging sturen voor:

• Trainingsdag 1

• Trainingsdag 2

• Trainingsdag 3 Coaches aan de slag Stappenplan:

• Geselecteerde netwerkcoaches de overeenkomst sturen;

• Koppeling van hulpvrager en netwerkcoach;

• Eerste contact tussen hulpvrager en netwerkcoach;

• Intervisiebijeenkomsten;

• Deelnemen aan bijeenkomsten voor vrijwilligers;

• Rapporteren aan vrijwilligerscoördinator;

• Contact tussen netwerkcoach en vrijwilligerscoördinator.

Planning

Wat Wanneer Wie Materiaal Opmerkingen

Inrichten van de eigen organisatie

Maand 1,2,3

Draagvlak creëren Management

Procedures aanpassen, rapportage, declaratie

Coördinatoren

Formulieren ontwikkelen Coördinatoren Formulieren

Taken verdelen Coördinatoren

Werving van netwerkcoaches

Maand 4

Profiel maken van netwerkcoaches

Coördinatoren i.s.m.

management

Wervingstekst schrijven Communicatie

Verspreiden teksten Secretariaat Advertentie

Informatiebijeenkomst Maand 4

Programma maken Coördinatoren

Informatiepakket samenstellen

Secretariaat Informatiepakket

Uitvoeren Coördinatoren /

trainer

Selectie Maand 5

Kandidaten uitnodigen Secretariaat

Gesprekken voeren Twee

coördinatoren

Ruimte

Selecteren Coördinatoren

Training Maand 5

Uitnodigen voor training versturen

Secretariaat Brief, porto

Programma

samenstellen/trainer inhuren

Trainer i.s.m.

coördinatoren

Programma

Uitvoering Trainer Ruimte, catering

Certificaat opstellen Secretariaat Certificaat

Coaches aan de slag Maand 6 e.v.

Overeenkomsten maken Secretariaat

Match hulpvrager – netwerkcoach

Coördinatoren

Eerste contact Hulpvrager Onkostenvergoeding Intervisie voor vrijwilligers Hulpvrager Ruimte

Rapportage aan coördinator

Hulpvrager

Begeleiding netwerkcoach Coördinatoren

Projectmanagement

Overleg Management,

coördinatoren

Evaluatie Management,

coördinatoren, hulpvrager

Rapportage Management

Begroting, voorbeeld

Onderdeel Kosten

Personeelskosten

20 weken 3 uur coördinatoren à € 35,00 20 weken 2 uur management à € 60,00

€ 2.100,00

€ 2.400,00 Activiteitenkosten

Driedaagse training Zaalhuur en catering Informatiemateriaal advertentiekosten

€ 4.500,00

€ 1.500,00

€ 100,00

€ 250,00

Reiskosten vrijwilligers € 225,00

Totale kosten € 11.075,00

Dekkingsplan

• Eigen middelen

• Aanvullende financiering

2 Profiel vrijwillige Netwerkcoaches

Vrijwillige netwerkcoaches gaan via een basisstappenplan aan de slag om samen met een hulpvrager het netwerk rondom diegene (weer) op te bouwen. De methode kan beschouwd worden als een boeiende trektocht samen met de hulpvrager van A naar B. De vrijwilliger treedt op als assistent, coach en verbinder. Vooraf staat niet vast wat de vrijwilliger op deze reis allemaal tegenkomt.

Taken

• Een hulpvrager ondersteunen en begeleiden in het weer opbouwen, versterken of uitbreiden van de sociale contacten via huisbezoeken ongeveer 1x per twee weken.

• Gesprekken voeren met de hulpvrager over het belang van sociale contacten.

• Methodisch werken via het stappenplan “Natuurlijk een netwerkcoach”.

• De hulpvrager ondersteunen en motiveren bij het invullen van de werkbladen.

• Contacten leggen.

• Deelnemen aan bijeenkomsten met andere netwerkcoaches.

• Vastleggen van de werkzaamheden en deelnemen aan evaluatie gesprekken van de pilot.

De netwerkcoach

• Vindt het leuk om vanuit mogelijkheden en wensen van een persoon te werken.

• Staat stabiel in het leven.

• Kan goed luisteren en is communicatief vaardig.

• Is geduldig.

• Is een bruggenbouwer/netwerker, die midden in de samenleving staat.

• Is ondernemend, creatief en flexibel.

• Kan zelfstandig en planmatig werken en is in staat om te organiseren.

• Is bereid zich te verdiepen in de methodiek van “Natuurlijk een netwerk”.

• Is in staat te reflecteren op eigen handelen.

• Accepteert de tijdelijkheid van het contact met de hulpvrager.

• Kan samenwerken met een team van vrijwillige netwerkcoaches.

• Heeft levenservaring opgedaan die van pas komt, maar valt niet in een bepaalde leeftijdscategorie.

Scholing

Bereid zijn tot het volgen van een training:

• Training”Natuurlijk een netwerkcoach, ondersteuning bij leven in en met de samenleving”.

Wat levert het op?

Als vrijwillige netwerkcoach heb je boeiend en interessant werk waarin je:

• andere mensen een stap verder helpt.

• nieuwe mensen leert kennen.

• meewerkt aan een nieuwe methodiek.

• inzicht krijgt in de lokale sociale kaart.

2 Bron: Humanitas Groningen

3 Werving en selectie, opzet

Vooraf:

• Een netwerkcoach wil zich in principe voor een aantal jaren/aantal trajecten binden.

• Er is een netwerkcoach per kern/gemeente nodig voor de herkenbaarheid.

Werving kan plaatsvinden via:

• berichten of advertenties in regionale huis-aan-huisbladen;

• de eigen nieuwsbrief en die van anderen;

• eigen website en die van anderen;

• steunpunten vrijwilligerswerk en steunpunten mantelzorg in de regio.

Telefonische reactie, actie secretariaat:

• toesturen van de informatiekrant;

• toesturen profiel en trajectinformatie/inschrijfformulier;

• begeleidende brief met traject;

• uitnodigen voor informatie bijeenkomst, middag of avond;

• gegevens noteren op standaard formulier;

• bij vragen doorverwijzen naar de juiste persoon.

Informatieve bijeenkomst over netwerkcoaches op een middag of avond op twee verschillende plaatsen in het hele gebied. Aan de orde komen:

• taken en profiel;

• tijdsinvestering;

• vergoedingen;

• cursus inhoud;

• inhoud werkzaamheden;

• vrijwilligersovereenkomst voor de netwerkcoach;

• inschrijfformulier invullen;

• afspraak tot een gesprek

Sollicitatiegesprek met coördinator, doel is het wederzijds aftasten of de kandidaat geschikt is en aan de verwachtingen voldoet.

In het gesprek zal de coördinator:

• aanvullende informatie geven;

• casuïstiek uit de praktijk bespreken;

• specifieke belangstelling van de netwerkcoach in beeld krijgen;

• past de coach in het regio team;

• gesprek afsluiten met het uitspreken van de verwachtingen.

3 Bron: Blink, 2009

Volgen van introductie cursus:

• Keuze doordeweekse dag en 1 avond of 2 zaterdagen.

• Bij alle dagdelen is ook een coördinator aanwezig.

Definitieve selectie

• Coördinator/teamleider neemt contact op met netwerkcoach voor aanname of afwijzing.

• Na aanname het traject in gang zetten van overeenkomst, opbouw caseload en werkafspraken.

Eindresultaat

• Netwerkcoaches gekoppeld aan hulpvragers binnen 2 maanden.

4 Advertentie, voorbeeld

Word vrijwillige NETWERKCOACH bij ORGANISATIE X

• Ben je een bruggenbouwer?

• Heb je talent voor organiseren en plannen?

• Ga je graag met mensen om?

• Kun je vanuit mensen hun eigen kracht en talenten werken?

Dan is dit iets voor jou!

Als netwerkcoach begeleid je mensen in het weer opbouwen van hun sociale netwerk. Je wordt als coach gekoppeld aan een hulpvrager en samen gaan jullie volgens een bepaalde methodiek aan de slag.

ORGANISATIE X traint je in deze methodiek.

Tijdsinvestering : minimaal 1 dagdeel per week Start training : DATUM, TIJDSTIP

Geïnteresseerd? Neem contact op met ORGANISATIE X, CONTACTPERSOON, TELEFOONNUMMER, EMAILADRES. Meer informatie is ook te vinden op WEBSITE.

4Bron: Humanitas Groningen

5 Advertentie voor verwijzers of hulpvragers, voorbeeld

“Ik zorg al een paar jaar voor mijn man en ons wereldje wordt steeds kleiner”

“De contacten om mij heen zijn sterk verminderd en ik wil weer wat oppakken, maar waar moet ik beginnen?”

“Ik merk dat ik niet meer alles zelf kan doen, maar ik heb weinig contact in de buurt.”

Wat nu?

Via ORGANISATIE X zetten getrainde vrijwilligers zich graag in als NETWERKCOACH.

Een vrijwillige netwerkcoach:

- biedt u een luisterend oor, een frisse blik en geeft extra steun.

- helpt uw informele contacten in kaart te brengen en op te bouwen.

- richt zich op het versterken van uw eigen kracht.

- draagt geen kant en klare oplossingen aan, maar denkt met u mee!

Herkent u zich in de voorbeelden of heeft u zelf belangstelling voor een netwerkcoach? Neemt u dan contact op met ORGANISATIE X via TELEFOONNUMMER of kijkt u op WEBSITE.

5 Bron: Humanitas Groningen

6 Programma voor een informatiebijeenkomst, opzet

Duur : 1,5 uur

Materiaal : Informatiemap over organisatie, netwerkcoach, trainer

Ontvangst met koffie en thee

Welkom

Voorstellen organisatie Waarom deze bijeenkomst Huishoudelijke mededelingen Voorstellen

Voorstelrondje (externe) trainer en betrokkenen vanuit de organisatie Voorstelrondje deelnemers

Wat doen netwerkcoaches

Ingaan op de bedoeling van het werken met netwerkcoaches en intervisie Taken en profiel

Tijdsinvestering Vergoedingen

Inhoud werkzaamheden

Vrijwilligersovereenkomst voor netwerkcoach Organisatorische zaken

Gang van zaken, aanmelding met inschrijfformulieren, selectiegesprekken, afspraken maken en training.

De training

Toelichting door trainer over de inhoud van de training.

Gelegenheid tot vragen stellen Aanmelden voor selectiegesprek Einde

6 Bron: Tandem, 2009

7 Intakeformulier netwerkcoach, voorbeeld

De professionele of vrijwillige netwerkcoach is iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat, graag met mensen werkt en die plannen en organiseren geen opgaaf vindt. Het belangrijkste is natuurlijk dat de coach de meerwaarde inziet van een netwerk voor mensen met een ziekte of beperking en zin heeft om hier de schouders onder te zetten.

Competentieprofiel van vrijwillige netwerkcoach

Waarom denk jij dat wij jou zullen kiezen als netwerkcoach? Wie ben jij en wat brengt jou bij deze functie?

………

………

………

De netwerkcoach

• is bereid en in staat om een persoonlijk contact op te bouwen met de mantelzorger en cliënt, voor wie versterking van het netwerk volgens de methodiek ‘Natuurlijk, een netwerk’ wordt gewenst.

Hoe heb je je eigen persoonlijke contacten opgebouwd? Ben je ook in staat dit te vertalen naar de situatie van een hulpvrager? Waaruit blijkt dit?

Heb je ervaring in het werken met kwetsbare mensen, in je familie- of kennissenkring? Of ervaring als mantelzorger?

Hoe zie jij de rol van een sociaal netwerk rondom een kwetsbaar iemand?

………

………

………

De methode

• De netwerkcoach is bereid om zich te verdiepen in de genoemde methodiek.

• De netwerkcoach vindt het leuk om vanuit mogelijkheden en wensen van mensen te werken.

Hoe zou je dat aanpakken?

Heb je ervaring in het methodisch werken, b.v. vanuit je eigen werk?

………

………

• De netwerkcoach is flexibel en creatief in het werken aan het persoonlijke netwerk.

• De netwerkcoach kan planmatig werken en is in staat om te organiseren.

Kun je iets vertellen waaruit blijkt dat je planmatig kan werken [bijv. over je werk indien van toepassing of vrijwilligerswerk wat je doet of gedaan hebt].

7 Bron: Stichting Ravelijn

Welke werkervaring heb je die gerelateerd is aan deze functie?

Wat zijn jouw verwachtingen van dit traject?

………

………

………

• De netwerkcoach ziet er de uitdaging in om met persoon, verwanten en professionals samen te werken aan versterking van het persoonlijke netwerk.

• De netwerkcoach is een bruggenbouwer/netwerker, die midden in de samenleving staat en die ook kan werken een cultuur die niet de eigen is.

Geef een voorbeeld uit je leven waaruit blijkt dat je een bruggenbouwer bent. Hetzelfde geldt voor een netwerker zijn. Illustreer dit ook met een voorbeeld.

………

………

………

• De netwerkcoach is een betrouwbare (samenwerkings) partner.

Hoe sta jij t.o.v. privacy, b.v………..

• Reflecteren op jezelf; hoe zie jij jezelf?

………

………

………

Gevraagde tijdsinvestering

De geschatte tijdsinvestering bedraagt een dagdeel in de week, gedurende minimaal een half jaar. De netwerkcoach zal bij de uitvoering van het werk te maken hebben met verschillende partijen,

waaronder familie/verwanten en professionals.

8 Intakeformulier netwerkcoach, voorbeeld

Coördinator: ………..

Datum: ………..

Naam netwerkcoach: ………

Adres: ………

Postcode + Plaats: ………

Tel.nr: ……….. Mobiel: ……….

Email: ………..

Geboortedatum: ……… Man/vrouw

Vervoer:

0 Auto 0 Fiets

0 Openbaar vervoer

Mijn hoogst genoten opleiding is:

………

………

Ervaringen binnen werk/ familie/gezin die ik heb opgedaan die ik voor de functie als netwerkcoach kan gebruiken:

………

………

Voorkeur doelgroep netwerkcoach:

Kruis minstens één doelgroep aan!

O Mantelzorgers

O Sociaal geïsoleerde ouderen

O Mensen met een psychiatrische achtergrond O Mensen met een langdurige ziekte of handicap

O Mensen die ingrijpende gebeurtenissen hebben meegemaakt

8 Bron: Stichting Vrijwillige Thuiszorg

In te vullen door consulent na intake

Voldoet de netwerkcoach aan de gewenste criteria?

Kruis de criteria aan waar de netwerkcoach al aan voldoet:

O is gemotiveerd

O heeft (levens) ervaring

O is bereid de training (3 dagdelen) te volgen

O heeft wekelijks een dagdeel voor vrijwilligerswerk ter beschikking voor ten minste een half jaar O staat stevig in zijn/haar schoenen

O kan goed luisteren, is communicatief O is geduldig

O vindt het leuk om vanuit mogelijkheden en wensen van mensen te werken O staat midden in de samenleving

O is ondernemend en creatief

O is een betrokken en betrouwbare partner

O kan zelfstandig en planmatig werken en is in staat om te organiseren O kan reflecteren op eigen handelen, zelfstandig en binnen de intervisiegroep

9 Intakeformulier hulpvrager, voorbeeld

Naam medewerker:………..

Datum: ………..

Naam: ……….

Adres: ……….

Postcode + Plaats: ………

Tel.nr: ……….. Mobiel:……….

Email: ………..

Geboortedatum: ……… Man/vrouw

Tot welke doelgroep behoort de hulpvrager:

Kruis minstens één doelgroep aan!

O Mantelzorgers

O Sociaal geïsoleerde ouderen

O Mensen met een psychiatrische achtergrond O Mensen met een langdurige ziekte of handicap

O Mensen die ingrijpende gebeurtenissen hebben meegemaakt

Kan de hulpvrager voldoen aan de volgende voorwaarden:

O actieve inbreng door het formuleren van persoonlijke doelen en zetten van (kleine) stappen O bereidheid om gesprekken met de coach te voeren over het belang van sociale contacten O acceptatie van tijdelijkheid van het contact met de projectmedewerker

O bereidheid om minstens zes coachingsafspraken aan te gaan.

9 Bron: Stichting Vrijwillige Thuiszorg

Contactpersonen

Naam: Relatie / Functie: Tel.nr:

1. ………... ………

2. ………

3. ……… ………

4. ……….………

Gezins – en/of familiesamenstelling

Naam: Relatie: Tel.nr:

1.………..

2. ……….

3. ……….

4………

Huidig netwerk

Naam + tel.nr: Taak:

1……….

2……….

3………..

4………..

Hulpvraag:

………

………

………

Wie kunnen we benaderen

Naam: Relatie: Tel.nr:

1………..

2………..

3………...

4………..

Vervolgafspraken

………

………

………

Opmerkingen

………

………

………..

10 Wanneer is iemand een zorgvrager voor project Sociale Netwerken

♦ Iemand moet tot de doelgroep van de organisatie behoren. Heeft een lichamelijke, psychische of verstandelijke beperking of een chronische ziekte.

♦ Iemand ervaart zijn sociale netwerk als te klein en voelt zich eenzaam

♦ Iemand heeft behoefte aan uitbreiding van de sociale contacten

♦ Iemand kan/ komt zelf niet tot het ontwikkelen van initiatieven die leiden tot vergroten van het sociale netwerk

♦ Iemand is gemotiveerd en in staat tot actieve inbreng door het formuleren van persoonlijke doelen en zetten van (kleine) stappen

♦ Iemand is bereid om gesprekken met de netwerkcoach te voeren over het belang van sociale contacten.

♦ Iemand is bereid om middels de methodiek ‘Natuurlijk een netwerkcoach!’ te werken aan vergroten/versterken van het netwerk.

♦ Iemand accepteert de tijdelijkheid (6-9 maanden) van het contact met de netwerkcoach

♦ Iemand is bereid om minstens zes coachingsafspraken aan te gaan.

♦ Iemand moet zich niet in een crisis bevinden en tijd en energie hebben om met de methode aan de slag te gaan.

♦ Iemand accepteert de grenzen van ondersteuning door een vrijwillige netwerkcoach. Dit houdt in dat, indien er professionele hulp ingeschakeld moet worden, er contact wordt gezocht met maatschappelijk werk. Dit in overleg met een (project)medewerker Sociale Netwerken van de Vrijwillige Thuiszorg.

♦ De vrijwillige netwerkcoach wordt niet ingezet voor het oplossen van conflicten (b.v. met familie of buren).

♦ Iemand heeft meer nodig dan alleen praktische hulp waardoor de inzet van een reguliere vrijwilliger niet voldoende is.

10 Bron: Stichting Vrijwillige Thuiszorg

11 Overeenkomst, voorbeeld

<Naam organisatie>

Vertegenwoordigd door:

<Naam voorzitter / directeur van de organisatie>

en

Naam : ……….

Adres : ……….

Woonplaats : ……….

Geboortedatum : ……….

verder te noemen de vrijwillig(st)er komen overeen, waarbij zij er vanuit gaan, dat deze overeenkomst geen arbeidsovereenkomst is in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 1

De vrijwillig(st)er zal ten behoeve van <naam organisatie> specifiek voor het project Sociale

Netwerken, werkzaamheden verrichten zonder dat hij/zij hieraan op enigerlei wijze aanspraak op een beloning ontleent.

Artikel 2

De vrijwillig(st)er zal voor de overeengekomen werkzaamheden ten minste een dagdeel per week beschikbaar zijn. Deze tijdsinvestering wordt ingevuld in overleg met de persoon voor wie de werkzaamheden van netwerkcoach worden uitgevoerd.

Artikel 3

De vrijwillig(st)er komt overeen met <naam organisatie> de trainingsbijeenkomsten bij te wonen, tenzij sprake is van overmacht of anderszins gegronde redenen.

Artikel 4

Namens <naam organisatie> zal als contactpersoon en coördinator optreden: <naam coördinator>

De vrijwillig(st)er richt zich tot bovengenoemde personen, voor alle zaken die de uitoefening van de overeengekomen werkzaamheden betreffen.

Artikel 5

In geval van verhindering of ziekte dan wel het nemen van vrije dagen brengt de vrijwillig(st)er de coördinator hiervan tijdig op de hoogte.

Artikel 6

De coördinator zal zorg dragen voor de uitoefening van de werkzaamheden, noodzakelijke begeleiding in de meest ruime zin.

11 Bron: Servicecentrum Mantelzorg, 2008

Artikel 7

Werkelijk gemaakte kosten, die verband houden met de uitoefening van het werk van de netwerkcoach, worden vergoed. De vrijwillig(st)er dient voor het maken van die kosten vooraf toestemming te krijgen van de coördinator.

Artikel 8

De vrijwillig(st)er is tijdens de werkzaamheden als netwerkcoach en (direct voorafgaand aan de werkzaamheden) op weg van de woning naar de plaats van het werk en terug (direct volgend op de werkzaamheden), volgens de meest gebruikelijke route, verzekerd voor wettelijke aansprakelijkheid en ongevallen.

Artikel 9

De vrijwillig(st)er zal in het kader van de werkzaamheden die hij/ zij als netwerkcoach uitvoert, in geen enkel geval geld of goederen aannemen van degene voor wij hij/ zij de werkzaamheden verricht. Ook vormen van nalatenschap (in de vorm van erfenissen, legaten et cetera) zullen niet worden

aangenomen.

Artikel 10

De vrijwillig(st)er onderschrijft de noodzaak tot verplichting tot geheimhouding. Deze geheimhouding betreft alle informatie die verkregen wordt van of naar aanleiding van contact met de hulpvrager, mede netwerkcoaches en/ of medewerk(st)ers van <naam organisatie>.

Artikel 11

Geschillen tussen vrijwillig(st)ers onderling, zullen samen met de coördinator tot een oplossing moeten komen. Geschillen tussen vrijwillig(st)er en de coördinator zullen, indien niet oplosbaar door beide betrokkenen, voorgelegd worden aan de directeur van <naam organisatie>.

Artikel 12

De overeenkomst wordt gesloten met ingang van:

……….

voor onbepaalde tijd.

Artikel 13

De vrijwillig(st)er en de coördinator zijn bevoegd de overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een redelijke termijn waarbinnen aangegane verplichtingen kunnen worden afgerond en informatie kan worden overgedragen.

Artikel 14

Wanneer er voor de vrijwillig(st)er of voor de coördinator ernstige redenen zijn om de relatie met

<naam organisatie> te verbreken dan kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang worden beëindigd.

Artikel 15

De vrijwillig(st)er kan de coördinator om een getuigschrift verzoeken waarin vermeld staat welke werkzaamheden en gedurende welke periode verricht zijn voor <naam organisatie>.

Artikel 16

Beide partijen zullen de in deze overeenkomst neergelegde afspraken naar behoren nakomen.

Artikel 17

De vrijwillig(st)er verklaart door ondertekening een exemplaar van deze overeenkomst te hebben ontvangen.

……….

<naam>

Voorzitter van het bestuur van <naam organisatie>

……….

<plaats en datum>

……….

<naam>

Directeur van <naam organisatie>

……….

<plaats en datum>

……….

<naam>

De vrijwillig(st)er

……….

<plaats en datum>

12 Onkostenvergoeding, voorbeeld

Vaste onkostenvergoeding

De netwerkcoach kan gebruik maken van een vaste onkostenvergoeding van bijvoorbeeld €17,50 per maand.

In deze vergoeding zijn inbegrepen de gemiddelde kosten voor:

• woon-werkverkeer van huis naar kantoor en vice versa;

• bijwonen thema/intervisie avonden, trainingen;

• vrijwilligersbespreking;

• jaarlijkse evaluatie gesprekken met coördinatoren;

• telefoonverkeer naar organisatie en vrijwilligers.

Van deze onkostenvergoeding kunnen ook de onkosten die zij maken voor het begeleiden van de hulpvrager worden betaald, zoals een kaartje met verjaardag, bloemen bij ziekte et cetera.

Eventuele andere kosten komen alleen voor vergoeding in aanmerking, als hier van tevoren toestemming is gegeven door de coördinator.

Declaratieformulier

Het volledig ingevulde en ondertekende declaratieformulier kan eens per drie maanden ingeleverd worden per post. Niet per e-mail in verband met de handtekening.

Indien de coach van mening is dat hij/zij niet uitkomt met de onkostenvergoeding, dient de coach een specificatie van de gemaakte kosten te overleggen tijdens een persoonlijk gesprek met een van de vrijwilligerscoördinatoren.

12 Bron: Tandem, 2009

13 Declaratieformulier, voorbeeld

Dit formulier terugsturen naar: <adres organisatie>

Onkostenformulier netwerkcoaches

Naam: Rekeningnummer:

Adres:

Pc / Plaats:

MAANDEN: BEDRAG:

Totaal €

Paraaf coördinator Handtekening netwerkcoach Handtekening manager

13Bron: Tandem, 2009

14 Voortgangformulier Netwerkcoaching, voorbeeld

Inleiding

Sinds twee jaar wordt er binnen Steunpunt Zorg voor Welzijn gewerkt aan de ontwikkeling van de dienst Netwerkcoaching. In deze periode hebben we geleerd dat een aantal zaken van groot belang is:

- De vrijwilliger, de coach, heeft ondersteuning nodig als hij/zij vastloopt in het contact met de hulpvrager

- De vrijwilliger mag pas afscheid nemen van de hulpvrager als er zekerheid is dat de hulpvrager op eigen kracht verder kan gaan

- De vrijwilliger heeft belang bij het uitwisselen van ervaring met andere vrijwilligers

Eén van de middelen om aan bovenstaande zaken te werken is de driemaandelijkse terugkomdag.

Daarnaast is dit formulier ontwikkeld waarmee de vrijwilliger aangeeft welke weg hij/zij heeft

bewandeld, hoe ver het traject is gevorderd, welke hulpmiddelen ingezet zijn en hoe effectief die zijn geweest.

We vragen alle netwerkcoaches om ter voorbereiding van de terugkombijeenkomst dit formulier in te vullen en (digitaal) terug te sturen.

Ter herinnering: netwerkcoaching (zie de handleiding) is verdeeld in drie fasen:

- Fase 1: Kennismaking en oriëntatie - Fase 2: Coaching

- Fase 3: Doen (het uitvoeren van plannen)

Zoals in de cursus is aangegeven kan er een individueel traject worden gevolgd. Het is niet nodig om alle stappen te nemen en elk hulpmiddel te gebruiken. De uitgangspunten hierbij zijn de drie

basisregels:

1. De hulpvrager bepaalt de stappen die er worden gezet 2. De werkbladen zijn niet heilig

3. Je biedt alleen ondersteuning als dat nodig of gewenst is

Veel succes met invullen en onze dank daarvoor.

14 Bron: SZvW

Fase: Stap: Middelen¹⁵: Toegepast ja/nee:

Resultaat: Opmerkingen: Verbeter punten:

+ +

+ - - - 1. 1: Kennismaking Persoonlijk ABC

Fotoboeken e.d.

Levensloopposter Droomposter De wondervraag 2. Netwerk in kaart De groslijst

De netwerkkaart 3. Kwaliteit Netwerkwensen De t.v. vraag/Wet van Sint.

2. 4. De deur uit De buurtkaart Kom er uit top 10 5. Persoonlijke

mogelijkheden

De 3 p’s

Rondje positief 6. Team up Nieuwe

contacten Brainstormen 3. 7. Top drie acties Agenda maken

Beoordeling acties 8. Persoonlijk

actieplan

De 5 W’s

SMART 9. Plannen

uitvoeren

Tips voor onderweg Op je handen zitten

10. Leren van ervaringen

Verslaglegging (Pstarrt)

15 De instrumenten zijn geen onderdeel van de toolkit

15 Intervisiemodel

Rolverdeling tijdens intervisie - Er is sprake van één inbrenger - Een gespreksleider

- Een binnencirkel van maximaal 6 mensen

- Een buitencirkel van de overige aanwezigen. Deze mensen observeren en nemen alleen deel aan de evaluatie.

Afspraken

- Inbrenger formuleert onderaan zijn/haar casus een vraag

- Bij onderdeel 7 leunt de inbrenger achterover en reageert niet. De anderen spreken in de derde persoon en richten zich niet rechtstreeks tot de inbrenger.

- Intervisie staat standaard op de agenda, tenzij er andere onderwerpen zijn die voorrang hebben op de agenda.

- De gespreksleider stuurt drie weken van tevoren een mail rond met de vraag wie er een casus in wil brengen.

Stappenplan en tijdspad

1. Lezen casus 5 minuten

2. Korte toelichting door indiener 5 minuten

3. Vragen ter verduidelijking

Geen oplossingen, suggesties of uitweidingen

5 minuten

4. Korte antwoorden door inbrenger 5 minuten

5. Stellen van vragen die echt nodig zijn om verder te gaan.

Wanneer er geen dringende vragen zijn, dan is er meer tijd voor onderdeel 7

5 minuten

6. Korte antwoorden door inbrenger 5 minuten

7. Groep formuleert het probleem en geeft suggesties aan de inbrenger

20 minuten

8. Inbrenger reageert 5 minuten

9. Evaluatie 5 minuten

16 Bron: Stichting Vrijwillige Thuiszorg

16 Evaluatieformulier na traject voor hulpvrager, voorbeeld

Datum:

Naam hulpvrager:

Naam vrijwilliger:

Algemene vragen

1. Hebt u eerder een netwerkcoach tot uw beschikking gehad?

2. Zo ja: hoe hebt u, over het algemeen, het contact met deze persoon ervaren?

Vragen wat betreft de aanpak netwerkcoach

1. Hebt u het idee een sterker sociaal netwerk gekregen te hebben? Licht uw antwoord toe.

2. Welke tips heeft u voor ORGANISATIE om de dienst netwerkcoach te verbeteren?

Geef hieronder uw score en opmerkingen bij elk onderwerp

(omcirkelen wat van toepassing is. 1 = helemaal mee oneens, 2 = niet erg mee eens, 3 = een beetje mee eens, 4 = helemaal mee eens)

a. Ik weet precies wat het idee 1 2 3 4 achter netwerkversterking inhoudt

Opmerkingen:

b. Ik vind mijzelf een geschikte 1 2 3 4 kandidaat voor netwerkversterking

Opmerkingen:

c. Ik heb echt wat gehad aan 1 2 3 4 de contacten met mijn netwerkcoach

Opmerkingen:

d. Qua sociale contacten voel 1 2 3 4 ik mezelf nu zekerder

Opmerkingen:

17 Bron: SZvW

e. De ondernomen activiteiten vond 1 2 3 4 ik bevorderlijk voor mijn sociale netwerk

Opmerkingen:

Vragen wat betreft de ervaring met de inzet van de vrijwilliger

3. Hoe verliep de eerste kennismaking tussen u en uw huidige vrijwilliger?

4. Wat vindt u van de ondernomen activiteiten met de vrijwilliger?

5. Hoe voelde u zich in het bijzijn van de vrijwilliger?

6. Zijn er dingen die u graag anders had willen zien?

Geef hieronder uw score en opmerkingen bij elk onderwerp

(omcirkelen wat van toepassing is. 1 = helemaal mee oneens, 2 = niet erg mee eens, 3 = een beetje mee eens, 4 = helemaal mee eens)

f. Mijn netwerkcoach hield 1 2 3 4 zich altijd aan zijn/haar afspraken

Opmerkingen:

g. Ik voelde mij begrepen door 1 2 3 4 mijn netwerkcoach

Opmerkingen:

h. Ik voelde mij gerespecteerd 1 2 3 4 door mijn netwerkcoach

Opmerkingen:

i. Mijn netwerkcoach deed 1 2 3 4 echt zijn/haar best om mij te helpen

Opmerkingen:

j. Ik vind dat mijn netwerkcoach 1 2 3 4 veel inzet getoond heeft

Opmerkingen:

k. Er zijn nog veel dingen die 1 2 3 4 mijn netwerkcoach moet leren

Opmerkingen:

Vragen wat betreft ondersteuning in de toekomst

7. Zou u in de toekomst nog een keer een vrijwilliger tot uw beschikking willen hebben?

8. Zo ja: wat is uw reden daarvoor?

9. Zo nee: hoe ziet u uzelf vanaf nu zonder vrijwilliger?

17 Het projectplan

Wat is een projectplan?

Vrijwel elk nieuw initiatief krijgt de vorm van een project. In het begin zijn het wellicht vooral uw visie, ideeën en enthousiasme die ervoor zorgen dat de start gemaakt wordt, maar al snel zult u iets op papier willen zetten. Bijvoorbeeld wat u wilt bereiken, wie er meedoen, wat er moet gebeuren, hoe u dat voor elkaar denkt te krijgen en wanneer alle activiteiten plaatsvinden.

Het document waarin u de samenhangende onderdelen van uw initiatief omschrijft, is het projectplan.

Het biedt een gestructureerd overzicht van wat u van plan bent. Een goed projectplan beschrijft de connectie tussen de aanleiding voor het initiatief, het doel, de activiteiten, de verwachte resultaten en de benodigde middelen. Verder staan in het projectplan een planning en een begroting. Daarmee is het projectplan hét basisdocument voor de uitvoering van uw initiatief.

Waarom is het nodig?

U maakt een projectplan in eerste instantie voor uzelf. Omdat u in het plan de uitgangspunten,

afspraken en werkwijze vastlegt, vormt het een referentie voor uzelf en voor iedereen die bij het project betrokken is. Een goed projectplan biedt u de structuur op basis waarvan u de uitvoering ter hand kunt nemen.

Verder is een projectplan onmisbaar om fondsenwerving goed te kunnen uitvoeren. Vanuit uw

projectplan kunt u makkelijk en compleet putten om aan anderen uit te leggen waarom uw initiatief van belang is en wat u gaat doen. Potentiële financiers zullen vrijwel altijd een projectplan willen zien, omdat zij willen beoordelen of het de moeite waard is hun middelen aan u te doneren. Een goed projectplan laat zien dat u serieus bent, dat u heeft nagedacht over wat u wilt bereiken, en dat u in staat bent om een inschatting te maken van de kosten. Dat maakt u in potentie een aantrekkelijke partner.

Hoe maakt u een projectplan?

Een projectplan is eigenlijk niets anders dan een gestructureerde manier om de samenhang tussen alles wat u van plan bent en wat u daarvoor nodig hebt op papier te zetten. Een projectplan hoeft zeker geen dik document met allerlei bijlagen te zijn. In een paar A4-tjes kunt u alle essentiële onderdelen op papier krijgen.

Er bestaan vele manieren en formats om een projectplan te maken. Essentieel zijn de volgende onderdelen:

• aanleiding en achtergrond

• vraagstuk of probleem

• doelstelling

• doelgroep

• resultaten

• aanpak of activiteiten

• input

• risico’s en voorwaarden

• monitoring en evaluatie

• organisatie

18 Bron: MOVISIE, 2007

• planning

• begroting

Aanleiding en achtergrond

Onder deze kop beschrijft u wat de aanleiding is waarom u het initiatief hebt genomen. Ook kunt u hier aangeven wat de achtergrond van uw initiatief is, welke ontwikkelingen er gaande zijn en wat er bijvoorbeeld al gebeurt in uw organisatie of omgeving.

Vraagstuk of probleem

Dit is een cruciaal onderdeel van uw projectplan. Hier omschrijft u kort en duidelijk wat er mis is, wat er moet veranderen, wat nog niet geregeld is. Een goede probleemomschrijving zet de lezer meteen op het juiste spoor. Het is daarom belangrijk om het vraagstuk zo concreet mogelijk te omschrijven. Zeg dus niet: “Het probleem in onze gemeente is dat deze onvoldoende hartveilig is,” maar: “Nog elk jaar overlijden in onze gemeente 10 inwoners aan hartfalen. Wij kunnen dat aantal niet verminderen omdat er geen defibrillatoren hangen en er onvoldoende opgeleide reanimisten zijn.”

Doelstelling

De doelstelling is misschien wel het belangrijkste deel van het projectplan. Een goed omschreven doel laat in één klap zien wat u wilt bereiken doormiddel van uw project. Het is dus de moeite waard om de tijd te nemen voor een goede formulering.

Een doelstelling wordt altijd geformuleerd op overkoepelend niveau, en gaat over de uiteindelijke uitkomst van uw project. Stel uzelf de vraag: hoe ziet het eruit als uw project afgelopen is, wat is er dan gerealiseerd, wat is er ten goede veranderd? Het antwoord op deze vragen schrijft u vervolgens SMART op.

Ook is het van belang om de relatie tussen doelstellingen, resultaten en activiteiten goed in de gaten te houden. In onderstaand schema wordt die relatie zichtbaar gemaakt. Simpel gezegd: door het

uitvoeren van activiteiten worden resultaten behaald. Al die resultaten bij elkaar zouden ertoe moeten leiden dat het doel is gehaald. Het halen van het doel betekent dat uw project effect heeft.

Doelgroep

Wie profiteert er van uw project? Voor wie doet u het allemaal? Een beschrijving van de doelgroep zegt veel over de reikwijdte. Ook kan een goede omschrijving van de doelgroep ervoor zorgen dat potentiële financiers zich aangesproken voelen. Een gemeente zal het bijvoorbeeld zeker op prijs stellen dat uw project zich richt op alle inwoners van die gemeente.

Resultaten

De resultaten van uw project zijn de concrete uitkomsten. Bijvoorbeeld: aan het eind van het project kunnen kinderen weer veilig spelen omdat u alle toestellen hebt opgeknapt en geverfd, zijn minimaal vijftig vrijwilligers getraind in gesprekstechnieken of heeft uw evenement minstens 250 bezoekers getrokken die gemiddeld een acht gaven als waardering. Resultaten moeten dus meetbaar en controleerbaar zijn. En zoals uit de figuur hierboven duidelijk wordt, moet er een zichtbare relatie bestaan tussen de resultaten en het uiteindelijke doel: hoe draagt elk resultaat bij aan het halen van het dat doel?

Aanpak of activiteiten

Wat gaat u doen om de resultaten te halen? Dat is de centrale vraag van dit onderdeel. De aanpak is vaak het meest uitgebreide onderdeel van het projectplan. In de aanpak of activiteiten schrijft u op welke werkzaamheden er zullen plaatsvinden. U kunt dat op twee manieren doen. Ten eerste kunt u per resultaat beschrijven wat er allemaal moet gebeuren om dat resultaat te behalen. Zo is duidelijk welke resultaten welke inspanning zullen vergen. De tweede methode is om in een indeling te maken in algemene activiteiten en specifieke activiteiten, bijvoorbeeld coördinatie en verslaglegging als algemene activiteiten en het opknappen van de speelplaats als specifieke activiteit.

Input

De volgende vraag is: Wat is er nodig om al die activiteiten te kunnen uitvoeren en de resultaten te kunnen behalen? Het gaat hier om menskracht en middelen. Per cluster activiteiten of per resultaat beschrijft u welke inzet van mensen en middelen u nodig denkt te hebben voor de uitvoering. En niet alleen hoeveel, maar ook wie en wat. Als u bijvoorbeeld een folder maakt, gaat u dat dan als

projectteam zelf doen, en hoeveel tijd is daarmee gemoeid, of huurt u er een extern bureau voor in, en wat zijn dan de geschatte kosten?

Het is van belang om de input zo realistisch mogelijk in te schatten. U maakt het projectplan immers in eerste instantie voor uzelf, een goed overzicht van de input voorkomt dat u tijdens de uitvoering voor enorme verrassingen komt te staan. Ook kunt u door een volledige beschrijving van de input uw begroting snel invullen.

Risico’s en voorwaarden

Dit onderdeel wil nog wel eens vergeten worden. Het heeft echter wel degelijk zin om goed na te denken over de gevaren die de uitvoering en het succes van het project zouden kunnen bedreigen en de voorwaarden die vervuld moeten worden om het project goed te kunnen uitvoeren.

Bij risico’s gaat het om externe en potentieel negatieve invloeden op uw project. Dat kan bijvoorbeeld nieuw gemeentebeleid zijn of veranderde wetgeving. Aan risico’s kunt u weinig veranderen, maar u moet ze wel goed in de gaten houden: Verandert er iets in uw omgeving dat uw initiatief negatief kan beïnvloeden? Als u risico’s in kaart brengt, kunt u er makkelijker mee omgaan op het moment dat ze een gevaar voor de voortgang van uw project worden.

Voorwaarden zijn invloeden op uw project waar u wel invloed op kunt uitoefenen, en die positief moeten zijn om te zorgen dat uw project niet mislukt. Voorbeelden hiervan zijn medewerking door de gemeente en voldoende actieve leden.

Er is een bepaald type voorwaarde, de zogenaamde killer assumption, die direct leidt tot het einde van uw initiatief als deze niet positief vervuld is. Een fictief voorbeeld hiervan is een gemeentelijk verbod op het uitvoeren van een deel van uw project. Als u een dergelijke killer assumption tegenkomt, is het zaak te zorgen dat deze eerst vervuld wordt of verdwijnt, en pas dan verder te gaan met de beschrijving en uitvoering van uw projectplan.

Monitoring en evaluatie

Hoe gaat u in de gaten houden of het project de goede kant uitgaat? En wat doet u om achteraf te beoordelen of de resultaten en doelen van het project gehaald zijn? Het helpt om in uw projectplan te beschrijven op welke wijze u aan monitoring en evaluatie doet. Niet alleen vergeet u het dan niet te doen, maar u kunt er ook tijd en middelen voor reserveren. Monitoring is een manier om bij te sturen tijdens de uitvoering, terwijl evaluatie als belangrijk doel heeft om aan supporters en financiers te laten zien of en hoe u de doelen van het project heeft gehaald.

Monitoring en evaluatie kunnen op allerlei manieren gedaan worden. Van een maandelijkse

voortgangsrapportage en een grootschalig onderzoek onder de bevolking achteraf tot gesprekken met bestuursleden en de belangrijkste partners. Welke werkwijze u ook kiest, het is vooral van belang om structuur aan te brengen in uw monitoring en evaluatie.

Organisatie

Hoewel u het ongetwijfeld ook al elders op papier heeft staan, is het handig om in uw projectplan kort te beschrijven hoe de organisatie van uw project in elkaar zit. Wat is uw rechtsvorm, wie vormen het bestuur, heeft u een adviesraad, werkt u met commissies, wie zijn verantwoordelijk voor de uitvoering, hoeveel vrijwilligers werken mee, hoe zijn de taken verdeeld?

Planning

Geen projectplan is compleet zonder een planning. In de planning zet u in de tijd uit wat u gaat doen.

Dat kan per activiteit, of per cluster activiteiten. Belangrijke begrippen bij een planning zijn volgtijdelijkheid en doorlooptijd.

Met volgtijdelijkheid wordt bedoeld dat er vaak een logische opbouw in de tijd is wat betreft de activiteiten: eerst dit, dan dat. Waar bepaalde activiteiten pas kunnen beginnen als andere zijn afgerond, spreken we van mijlpalen. Het helpt om deze mijlpalen te markeren in uw planning, omdat het goede herkenningspunten zijn.

De doorlooptijd van een project is de totale tijd die nodig is om alle activiteiten af te ronden. Het is vooral van belang om u de vraag te stellen of de doorlooptijd waarop u uitkomt realistisch is. Aan de ene kant gaat het dan om de betrokkenheid van mensen en de (kans op) financiering. Anderzijds speelt de vraag of u alles wat u voor elkaar wilt krijgen ook echt binnen de tijd gerealiseerd krijgt. In elk geval is het handig om enige flexibiliteit in te bouwen: bijna iedereen heeft de neiging om tijd te krap te begroten. Zeker als u met een grote groep vrijwilligers werkt, moet u er rekening mee houden dat dingen langer duren dan u wellicht zou willen.

Begroting

Wat u onder de input al heeft beschreven, zet u in één handig overzicht in de begroting. De begroting is een integraal onderdeel van het projectplan. In een begroting komen altijd alle kosten terug die gemaakt worden om het project te kunnen uitvoeren. Dit zijn de directe kosten (bijvoorbeeld zaalhuur, kosten voor een folder), de personeelskosten en de indirecte kosten (bijvoorbeeld afschrijving, huur en overheadkosten). Vaak worden de personeelskosten en de indirecte kosten samengevoegd in een uurtarief.

De relatie tussen projectplan en aanvraag

Het verschil tussen een projectplan en een fondsaanvraag wil nog wel eens onduidelijk zijn. “Mijn aanvraag is toch gewoon het projectplan,” zeggen veel vrijwilligersorganisaties. Helaas is dat niet zo.

Het projectplan is in eerste instantie een intern document, waarin het hele project tot in detail wordt beschreven. Het is een instrument voor degenen die het project gaan uitvoeren.

Een aanvraag maakt natuurlijk gebruik van het projectplan. Vaak wordt een projectplan meegestuurd met de aanvraag. Maar de aanvraag heeft als doel om een externe donor te vragen of fondsen voor uw project. Het projectplan zelf doet dat niet, maar biedt slechts achtergrondinformatie.

Of om het nog anders te zeggen: uit één projectplan kunnen prima meerdere fondsaanvragen volgen, maar een fondsaanvraag hoort altijd bij één project.

18 SMART doelen formuleren

Een bekend hulpmiddel voor het opstellen van doelen is het SMART-model. SMART staat voor:

Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Doelen zijn SMART

Specifiek: de doelen van uw project zijn gericht op een specifieke oplossing van een specifiek probleem.

Meetbaar: de doelen van uw project bevatten indicatoren waarmee de vorderingen van het project kunnen worden gemeten.

Acceptabel: degenen die aan uw project meewerken en degenen die er door beïnvloed worden, kunnen

zich vinden in de inhoud en aanpak.

Realistisch: uw organisatie is in staat om met uw eigen capaciteiten de doelen te bereiken.

Tijdgebonden: er kan worden aangegeven wanneer welke resultaten kunnen worden verwacht.

Hoe maak je doelen SMART? Het klinkt zo makkelijk: formuleer het gewoon specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Maar vaak staan er zinnen als:

• Doel van dit project is om te zorgen dat men een nuttige dagbesteding heeft.

• We willen bereiken dat allochtonen en autochtonen samen dingen doen in onze wijk.

• Na afloop moeten bestuurders weer licht aan het eind van de tunnel zien.

In bovenstaande voorbeelden is steeds onduidelijk wat precies de uitkomsten zijn en wie daarvan op welke manier profiteert. Bij het formuleren van SMART-doelen is het goed om de volgende

uitgangspunten te hanteren:

1. Stel u voor dat het project afgelopen is

Wat ziet u dan voor u? Wat is er veranderd? En voor wie dan? Beschrijf uw beeld vervolgens alsof het al werkelijkheid is. Dit zorgt er vrijwel altijd voor dat uw doelen specifieker worden: “Minimaal 100 bewoners van de verzorgingshuizen X en Y in de gemeente Z worden door onze vrijwilligers ondersteund bij het gebruik van de computer, als ze naar buiten willen en als ze een praatje willen maken.”

2. Schrijf vanuit de doelgroep

Bij veel projecten draait het niet om u zelf of om uw organisatie, maar om iets dat uw organisatie wil bereiken voor anderen. Welke anderen zijn dat? Benoem zo specifiek mogelijk wie er echt van uw project profiteren. Of nog beter: betrek de uiteindelijke doelgroep bij het schrijven van uw projectvoorstel.

3. Denk goed na over uw eigen bijdrage

Wat kan uw organisatie daadwerkelijk toevoegen aan het project? In een project van een jaar met een budget van €10.000,- kunt u niet de hele wereld veranderen. Denken in termen van bijdragen werkt vaak heel verhelderend. Niet alleen houdt het uw organisatie bescheiden, het laat ook zien welke andere partijen invloed hebben op het bereiken van het doel. Is het werkelijk realistisch te denken dat door het eenmalige buurtfeest dat u wilt organiseren voortaan alle allochtone en

19 Bron: MOVISIE 2007

autochtone bewoners gezamenlijke activiteiten gaan organiseren? Of draagt uw project ertoe bij dat de autochtone en allochtone groepen in uw buurt elkaar beter leren kennen, waardoor de kans toeneemt dat er gezamenlijke initiatieven ontstaan?

Alleen datgene wat u direct zelf kunt veranderen door uw project en met uw eigen organisatie, zou u als concreet doel moeten noemen. Voor de rest gaat het om uw bijdrage aan het halen van hogere doelen.

4. Benoem op voorhand indicatoren

Waaruit blijkt dat het doel gehaald is, hoe maakt u dat inzichtelijk voor uzelf en anderen?

Meetbaarheid is niet eng of vervelend. Het betekent niet dat er een ‘afrekencultuur’ ontstaat. Goed geformuleerde indicatoren geven houvast tijdens de uitvoering en zorgen ervoor dat u na afloop in staat bent om aan te geven wat de werkelijke positieve verandering is waaraan het project heeft bijgedragen. Ze laten ook zien wat u niet van plan bent, en waarop u dus niet aangesproken kunt worden. Het benoemen van indicatoren is helaas niet altijd makkelijk. Ook hier helpt het om u heel concreet voor te stellen wat er aan het eind van project veranderd is: Wat betekent het in de praktijk dat bestuurders weer licht zien aan het eind van de tunnel? Is het zo dat minimaal de helft van de bestuurders aangegeven moet hebben dat hij/zij wil doorgaan? Betekent het dat het bestuur besloten moet hebben dat ze minimaal drie taken afstoten? Indicatoren kunnen niet altijd kwantitatief zijn. Dat houdt in dat ze besproken dienen te worden en dat er een grootste gemene deler gevonden moet worden: Wat vinden wij een goede maatstaf om het succes van ons project te meten?

5. Zet niet alles in één zin

De neiging bestaat om het doel van een project als één sweeping statement te presenteren.

Natuurlijk is het goed om datgene wat u het belangrijkste vindt als eerste te melden. Maar als een doel daadwerkelijk SMART geformuleerd wordt, betekent het vrijwel altijd dat er na die kernzin nog verdere toelichting volgt. Met name de acceptatie (“Dit plan wordt mede ondersteund door…”) en de meetbaarheid (“in dit project betekent ‘nuttig’/’gezamenlijk’ het volgende… Of de verandering geslaagd is, meten we af aan het volgende…”) komen in de uitwerking aan de orde.

19 Gesprekstechnieken

In deze hand-out vindt u allerlei technieken en tips die u kunnen helpen een zakelijk gesprek optimaal te laten verlopen.

Een gesprek leiden

Tijdens de opening van een gesprek moeten de doelen van een gesprek worden vastgesteld en moet er een basis worden gelegd voor samenwerking:

♦ Creëer een goede sfeer: praat even wat over koetjes en kalfjes.

♦ Spreek wederzijds de verwachtingen en doelen.

♦ Schets globaal het verloop van het gesprek (agenda)

♦ Bepaal (indien nodig) een gezamenlijk referentiekader: wat kan de ander wel en niet van je verwachten?

♦ Stel vast hoeveel tijd er is voor het gesprek.

Er zijn drie technieken om het gesprek optimaal te laten verlopen:

Terugkoppelen naar (begin)doelen

Controleer in de loop van het gesprek hoe het ervoor staat: welke punten zijn behandeld? Zijn jullie tevreden? Geef een korte samenvatting van het voorafgaande.

Situatie verduidelijken

Ontstaan er onduidelijkheden of misverstanden? Voer dan een meta-gesprek. U benoemt expliciet wat er niet klopt en bespreekt dat, bijvoorbeeld door te zeggen 'Ik merk dat we niet aan de kern van de zaak toekomen. Volgens mij gaat het erom dat we...'. Op die manier kunnen jullie verwachtingen over het gesprek bijstellen en op goede voet verder gaan.

Hardop denken

Hardop denken kan helpen een vastgelopen gesprek weer op gang te brengen. Met hardop denken:

♦ bevorder je de openheid;

♦ bied je je gesprekspartner de mogelijkheid te reageren op en een vervolg te geven aan jouw gedachten;

♦ geef een voorbeeld: je gesprekspartner kan leren van jouw methoden en denkstappen;

♦ bevorder je de samenwerking: door samen hardop na te denken wordt de kans op het vinden van

♦ oplossingen groter.

Tegen het einde van het gesprek kun je even terugkoppelen naar het begin. Door het gesprek samen te vatten kunnen jullie bepalen of alle doelen gehaald zijn of dat er een vervolgafspraak gemaakt moet worden. Daarnaast kan in sommige gevallen een metagesprek over hoe je gesprekspartner het gesprek ervaren heeft, erg zinvol zijn.

20 Bron: MOVISIE, 2007 op basis van:

Lang, G. & Molen, H.T. van der (1998). Psychologische gespreksvoering, een basis voor hulpverlener. Baarn: H. Nelissen.

Molen, HT. Van der, Kluytmans, F. & Kramer, M. (1995), Gespreksvoering. Vaardigheden en modellen. Heerlen: Open Universiteit/Groningen: Wolters-Noordhoff.

Boodschappen overdragen en ontvangen

Feitelijke informatie overdragen

♦ Houd het kort.

♦ Zorg voor een ordelijke en overzichtelijke structuur.

♦ Stem je taalgebruik af op het niveau en het referentiekader van je gesprekspartner.

o Wat weet de ander al van het onderwerp?

o Wat voor signalen geeft je gesprekspartner? Het uitblijven van vragen of opmerkingen, oogcontact vermijden en in de ruimte staren kunnen wijzen op desinteresse of onbegrip.

♦ Geef concrete voorbeelden om abstracte termen uit te leggen.

♦ Heel stellige uitspraken zijn niet bevorderlijk voor het ontstaan van een discussie.

♦ Houd het persoonlijk.

♦ Maak je verhaal aantrekkelijk met voorbeelden en anekdotes.

♦ Check regelmatig of de ander je nog kan volgen.

Persoonlijke gedachten en gevoelens overdragen

♦ Probeer eerst je gevoelens te begrijpen. Wat is de oorzaak?

♦ Bepaal dan of je je gevoelens wil uiten en zo ja, tegen wie.

♦ Als je je gevoelens kwijt wilt, probeer ze dan zo concreet mogelijk te maken.

♦ Koppel je gevoelens zo veel mogelijk aan de situatie waarin je je bevindt, ga niet generaliseren.

♦ Als je al een waardeoordeel wilt geven, geef dan eerst de feiten en daarna pas je oordeel.

Benadruk dat het om jouw oordeel gaat.

♦ Jouw gevoelens zijn gebaseerd op jouw interpretatie van de situatie. Je gesprekspartner kan het heel anders zien.

Een verzoek doen of een opdracht geven

♦ Bedenk van tevoren wat je precies wilt vragen of zeggen.

♦ Kies een goed moment.

♦ Kondig aan dat je iets wilt vragen of zeggen.

♦ Let goed op de reactie van de ander.

♦ Maak een zo concreet mogelijke afspraak.

Reageren op een opdracht of een verzoek

♦ Luister rustig naar het verzoek.

♦ Vraag door als er iets niet duidelijk is.

♦ Als je niet op het verzoek of de opdracht kunt of wilt ingaan, zeg dat dan rustig en duidelijk en geef

♦ daar een reden voor.

♦ Blijf bij aandringen bij je standpunt en herhaal je uitleg.

Tips

♦ Stel niet meer dan één vraag tegelijk (vermijd meervoudige vragen).

♦ Stel neutrale (niet-sturende) vragen:

o Gebruik geen evaluatief geladen woorden o Geef geen voorbeeldantwoorden

o Houd je eigen mening op de achtergrond

o Voorkom vragen waarop sociaal wenselijk geantwoord wordt.

♦ Stel begrijpelijke vragen:

o Gebruik de actieve vorm.

o Gebruik enkelvoudige zinnen (dus geen bijzinnen). - Formuleer je vragen zo concreet mogelijk.

o Stem je woordkeus af op je gesprekspartner.

20 Omgaan met weerstand

Weerstand is de keerzijde van veranderingsbereidheid. Het is een normaal verschijnsel. Het heeft te maken met angst voor het onbekende en het vasthouden van het bestaande. Stel, het bestuur komt morgen binnen en zegt: we gaan voortaan de zaken heel anders aanpakken. Wat doet u dan? Hoe reageert u? … Reageert u dan niet met waarom, doen we het niet goed? En… wat gaat dan niet goed?

Uit die vragen blijkt dat u betrokken bent. U wilt wellicht best dingen veranderen als u zelf ook het inzicht deelt dat zaken dan beter gaan lopen of dat de nieuwe ontwikkeling goed voor de organisatie is.

In het algemeen is weerstand een positief signaal van het feit dat iemand in ieder geval over een nieuwe ontwikkeling wil nadenken. Als begeleider van zo’n ontwikkeling en verandering dient u weerstand te herkennen en er mee om te kunnen gaan.

De belangrijkste vier kernpunten bij het omgaan met weerstand zijn:

1. Herkennen van de weerstand.

2. Kwaliteit achter de weerstand zoeken.

3. Niet inhaken in de weerstand.

4. Eerlijk zijn en niet manipuleren.

Er zijn verschillende manieren om op een constructieve manier met weerstand om te gaan. Het is niet eenvoudig maar door ervaring en gebruik te maken van de volgende interventies kunt u een eind komen.

Benoemen en afwachten

Mensen willen hun reactie kwijt. Die kan positief, gematigd of negatief zijn. Zeker bij kritische reacties is het belangrijk om daaraan ruimte te geven en er niet direct tegen in te gaan. Weerstand komt vaak voort uit één van de volgende oorzaken: onzekerheid, gebrek aan informatie, gebrek aan

verwerkingstijd.

Voorbeelden

Vorm van weerstand: Benoeming:

Dit is ook belangrijk U geeft me meer details

Als u het zegt zal het U schijnt alles wat ik zeg of voorstel goed te vinden, maar wat wilt u zelf?

wel zo zijn

Na het benoemen van de weerstand is het goed de reactie af te wachten, laat de ander reageren. Wat u vooral niet moet doen is:

♦ zelf blijven praten als reactie op spanning;

♦ de verantwoordelijkheid van de ander overnemen.

21 Bron: MOVISIE, 2009

Accepteren en bevestigen

Zeker wanneer de weerstand aanhoudt is het belangrijk niet de strijd aan te gaan. Als de koers duidelijk is kan een verschil van mening hierover blijven bestaan. Weerstand vermindert als u:

♦ ophoudt met vechten;

♦ de ander bevestigt in zijn of haar deskundigheid;

♦ u zich terugtrekt, dat “dwingt” de gesprekspartner dit ook te doen;

♦ niet de leiding neemt, niet slim wilt zijn, en geen deskundigheid toont.

Voorbeelden

Door algemene en open vragen te stellen wordt de ander gestimuleerd.

♦ Kunt u me daar iets meer over vertellen?

♦ Hoe zou u het samenvatten?

Dit geldt ook voor het bevestigen van wat de ander zegt

♦ ja, ja, dat is soms inderdaad het beste;

♦ hoe is het mogelijk?

Kritiek positief herformuleren

Mensen die in de weerstand zitten brengen hun boodschap niet altijd vriendelijk over. Voor de ontvanger is het van belang daar niet van slag door te raken maar zo positief mogelijk te blijven. Dit lukt als u er vanuit gaat dat de intentie vaak positiever is bedoeld dan de uitingsvorm. Door het gedrag van de ander positief op te vatten en positief te herformuleren verlaagt dit de spanning en weerstand.

Belangrijkste voorwaarde is wel dat u het echt moet menen.

Bijvoorbeeld

Gedrag ander: Complimenteren met:

Kort aangebonden, korzelig compacte wijze van reageren

Vaag vermogen om te nuanceren

Utopist krachtige visie

Overdrijven

Een andere effectieve manier om met weerstand om te gaan is door de kritiek te accepteren en consequenties van kritiek door te trekken.

Bijvoorbeeld:

♦ U heeft een geheel andere oplossing voor ogen. Zullen we uw aanpak eens doorlopen op hun

♦ consequenties?

♦ Hier valt niets te veranderen, ik zie geen andere mogelijkheden.

♦ Het lijkt een kwestie van leren leven met deze toestand.