Vrijwilligersbeleid
versie 6 september 2018
Inhoudsopgave:
1. Inleiding 3
2. Uitgangspunten vrijwilligersbeleid 3
3. Werving en selectie van vrijwilligers 3
3.1 Algemene selectiecriteria 3
3.2 Overige (specifieke) selectiecriteria 4
3.3 Werving 4
3.4 Wervingsboodschap 4
3.5 Wervingsactiviteiten 4
3.6 Kennismaking en selectie 4
3.7 Intakegesprek 5
3.8 Introductieperiode 5
3.9 Aannemen vrijwilliger 5
3.10 Afwijzen vrijwilliger 5
4. Inwerken en begeleiden 6
4.1 Kennismaking met de organisatie 6
4.2 Vrijwilligersbegeleider 6
4.3 Begeleiding 6
4.4 Voortgangsgesprek 6
4.5 Deskundigheidsbevordering 7
5. De rechtspositie van vrijwilligers 7
5.1 Waardering en vergoeding 7
5.2 Onkostenbeleid 7
5.3 Informatie 7
5.4 Registratie persoonlijke gegevens 8
5.5 (Overige) rechten en plichten 8
5.6 Beëindiging samenwerking (exitgesprek) 8
5.7 Klachten en geschillen 9
3 1. Inleiding
Stichting MIJN HELD organiseert onvergetelijke ontmoetingen voor kleine helden met hun grote bekende of onbekende held. Kinderen die opgroeien in armoede, jonge mantelzorgers, kinderen die niet thuis kunnen wonen etc. Oftewel kwetsbare kinderen/jongeren, die reeds het nodige hebben meegemaakt in hun jonge leven. Zij verdienen het om eens in het zonnetje te worden gezet. Niet omdat ze zielig zijn, maar juist omdat het jonge helden zijn! Van Chantal Janzen tot stewardess, van Mega Mindy tot kinderarts en van Dirk Kuyt tot chef-kok. Hun helden geven hen een geweldige herinnering en nieuwe energie waarmee ze verder kunnen! Naast individuele ontmoetingen organiseren wij ook groepsevenementen met een (Super)heldenthema.
Vrijwilligers nemen binnen onze organisatie een belangrijke plaats in. Alle werkzaamheden worden bij onze stichting immers verricht door vrijwilligers. De duur en de mate van hun inzet wisselt, maar de toename van de activiteiten vergt een toename van het aantal vrijwilligers en daarmee een consistent vrijwilligersbeleid. Deze nota “Vrijwilligersbeleid” vormt de basis van ons te voeren vrijwilligersbeleid en verschaft onder meer duidelijkheid over de positie, rechten en plichten van de vrijwilligers. Hierbij stellen wij per activiteit eisen aan de kennis, vaardigheden en houding van een vrijwilliger. Zoals opgemerkt, werken wij immers met kwetsbare kinderen/jongeren.
2. Uitgangspunten vrijwilligersbeleid
Vrijwilligers hebben recht op ondersteuning en erkenning in de vorm van waardering, begeleiding en persoonlijke ontplooiing. Voor ons vrijwilligersbeleid gelden onder meer de volgende uitgangspunten:
- Er wordt in het beleid en in de werkwijze rekening gehouden met het belang van
kinderen/jongeren en hun ouders/verzorgers, van de beroepskrachten, van vrijwilligers en van de organisatie in het algemeen;
- Vrijwilligers onderschrijven de doelstelling van Stichting Mijn Held;
- Vrijwilligers kunnen hun werk op een zinvolle en plezierige manier uitvoeren;
- Het vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar niet vrijblijvend;
- Vrijwilligerswerk hoeft de vrijwilliger op geen enkele manier geld te kosten;
- Vrijwilligers zijn zo veel mogelijk gekoppeld aan een specifieke activiteit en hebben recht op begeleiding.
3. Werving en selectie van vrijwilligers
Bij Stichting MIJN HELD staat het leveren van kwaliteit hoog in het vaandel. Aan onze vrijwilligers worden dan ook hoge eisen gesteld voor wat betreft de uitvoering van hun taken. Dit geldt met name voor het organiseren van ontmoetingen en andere (groeps)activiteiten. Wij werken immers met kwetsbare kinderen/jongeren.
3.1 Algemene selectiecriteria
De volgende algemene selectiecriteria gelden voor alle vrijwilligersfuncties:
- Een leeftijd van 18 jaar of ouder;
- Nederlands is de voertaal;
- Respectvolle, vriendelijke en betrouwbare opstelling naar kinderen/jongeren en hun ouders/begeleiders, collega vrijwilligers en overige betrokkenen;
4
- Het onderschrijven van onze gedragscode, waarin is opgenomen op welke wijze vrijwilligers dienen te handelen;
- Bereidheid mee te werken aan de aanvraag van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Wij werken immers met kwetsbare kinderen/jongeren. Een VOG zal alleen worden aangevraagd voor specifieke vrijwilligerstaken. Hieraan zijn geen kosten verbonden voor de vrijwilliger.
3.2 Overige (specifieke) selectiecriteria
Overige (specifieke) selectiecriteria zijn afhankelijk van de behoefte per functie. Deze kan qua specifieke kennis, ervaring en vaardigheden verschillen. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld de gevraagde tijdsinvestering. Deze eisen vormen onderdeel van het vrijwilligersprofiel dat in de wervingsboodschap wordt opgenomen. Bij de selectie van kandidaat-vrijwilligers worden deze eisen als selectiecriteria gehanteerd.
3.3 Werving
Bij het werven van vrijwilligers wordt bepaald voor welke onderdelen of activiteiten binnen de stichting vrijwilligers nodig zijn. Hierbij wordt een inschatting gemaakt van de ureninzet per vrijwilliger en voor welke periode deze inzet wordt gevraagd. Voor elke vrijwilligerstaak wordt een profiel opgesteld (leeftijdscategorie, vereisten met betrekking tot kennis, ervaring en vaardigheden etc,).
3.4 Wervingsboodschap
De wervingsboodschap zal door zijn concreetheid, positieve formulering en toonzetting spreken tot de verbeelding van de potentiële vrijwilliger. De boodschap bevat informatie over de doelen en
activiteiten van de organisatie, de sfeer, de vrijwilligerstaak en het profiel. Ook zal duidelijk worden gecommuniceerd waar men voor aanvullende informatie moet zijn alsmede waar en hoe men zich kan aanmelden.
3.5 Wervingsactiviteiten
Wervingsactiviteiten kunnen zijn: het organiseren van een open dag of informatiebijeenkomst, het plaatsen van een advertentie in de media, de wervingsboodschap plaatsen in eigen organisatiemedia zoals onze nieuwsbrief, website en social media, gepersonaliseerde (e-)mailing en/of mondelinge werving door bestuursleden en/of reeds werkzame vrijwilligers.
3.6 Kennismaking en selectie
Wanneer een vrijwilliger zich – spontaan of naar aanleiding van wervingsactiviteiten – aanmeldt, vinden kennismaking en selectie plaats. Zo mogelijk ontvangt de kandidaat-vrijwilliger voorafgaand of tijdens het kennismakingsgesprek (schriftelijke) informatie over de organisatie en over het werken als vrijwilliger in een bepaald organisatieonderdeel. Hiermee kan de kandidaat-vrijwilliger zich een beeld vormen over het werk en de organisatie en zich voorbereiden op het kennismakingsgesprek.
5 3.7 Intakegesprek
Tijdens het intakegesprek (kennismakingsgesprek) komen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde:
- De bij het project gebruikelijke procedure voor werving, selectie en de introductieperiode;
- De doelstelling van de organisatie en de functie waarvoor bij de kandidaat-vrijwilliger belangstelling bestaat;
- De opvattingen over het vrijwilligerswerk;
- De introductieperiode (proefdraaien);
- De taken die gewoonlijk door de vrijwilliger worden uitgevoerd en de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de betrokken kandidaat;
- Wensen van de kandidaat-vrijwilliger;
- De eisen die aan de vrijwilliger worden gesteld;
- De gevraagde tijdsinvestering en mogelijke werktijden;
- De relatie van de vrijwilliger tot de kinderen/jongeren en/of ouders/verzorgers, begeleiders en overige vrijwilligers;
- De werkwijze en sfeer;
- Wat de vrijwilliger kan verwachten of wat hem/haar wordt geboden: immaterieel (begeleiding, informatie, inspraak, rechtspositie etc.) en materieel (vergoedingen/verzekeringen etc.);
- Afspraken over het vervolg.
3.8 Introductieperiode
Na het kennismakingsgesprek wordt over en weer besloten om wel of niet met elkaar door te gaan.
Afhankelijk van de functie en/of persoon kan worden besloten in een introductieperiode als proef mee te draaien binnen de organisatie, teneinde te bezien wat de functie precies (in de praktijk) inhoudt.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan het organiseren van een ontmoeting of een groepsevenement, waarbij de kandidaat-vrijwilliger meestal meeloopt met een collega-vrijwilliger. Afspraken hierover worden gemaakt tijdens een persoonlijk gesprek.
3.9 Aannemen vrijwilliger
Al dan niet na een introductieperiode wordt dus besloten of een (kandidaat)vrijwilliger wordt aangenomen of niet. Wanneer de vrijwilliger wordt afgewezen voor een bepaalde functie, wordt bezien of hij/zij wel in aanmerking komt voor een andere functie. In een dergelijke situatie beslist uiteraard de vrijwilliger zelf of hij/zij dit alternatief wil aanvaarden.
3.10 Afwijzen vrijwilliger
Wanneer de vrijwilliger wordt afgewezen, wordt deze daarvan persoonlijk in kennis gesteld, onder mededeling van de motieven en overwegingen die tot dit besluit hebben geleid. Ook kan een kandidaat-vrijwilliger tijdens of na het kennismakingsgesprek en/of de introductieperiode zelf tot de conclusie komen om toch geen vrijwilligerswerk te willen doen.
6 4. Inwerken en begeleiden
De inwerkperiode heeft een “wederzijdse kennismaking” tot doel. De nieuwe vrijwilliger krijgt ruimschoots de gelegenheid om te wennen aan de nieuwe werkplek, de werkzaamheden, de begeleider en/of overige reeds werkzame vrijwilligers. Een goede inwerkperiode moet de basis vormen voor een goede verstandhouding tussen de vrijwilligers en de organisatie en een goede werksfeer.
4.1 Kennismaking met de organisatie
Tijdens de inwerkperiode wordt elke nieuwe vrijwilliger wegwijs gemaakt binnen de organisatie, maakt hij/zij kennis met mensen met wie ze gaan samenwerken en maken zij kennis met het werk.
Hierbij geeft de vrijwilligersbegeleider of collega-vrijwilliger informatie over de nodige terugkerende werkzaamheden en wordt de vrijwilliger geïntroduceerd bij derden waarmee contact is.
4.2 Vrijwilligersbegeleider
Gedurende de inwerkperiode wordt de vrijwilliger begeleid door de vrijwilligersbegeleider. Deze vrijwilligersbegeleider zorgt tevens voor goede randvoorwaarden, zodat vrijwilligers naar behoren kunnen functioneren (werkplek, werkinstructie, apparatuur etc.) en ondersteund worden. Begeleiding kan zowel individueel als in groepsverband plaatsvinden, afhankelijk van de activiteit. De begeleiding kan ook op afstand door de vrijwilligersbegeleider geschieden, waarbij de praktische kennismaking geschiedt door een collega-vrijwilliger. De inwerkperiode wordt - na de afgesproken periode - afgesloten met een gesprek tussen de vrijwilliger en de vrijwilligersbegeleider, waarbij beiden hun ervaringen en indrukken bespreken.
4.3 Begeleiding
Na de inwerkperiode wordt de vrijwilliger in principe in staat geacht zijn of haar werkzaamheden zelfstandig uit te voeren. Dit betekent uiteraard niet dat er geen begeleiding meer plaatsvindt. Deze begeleiding kan taakgericht en/of persoonsgericht plaatsvinden. De taakgerichte of werkinhoudelijke begeleiding spitst zich toe op de vergroting van de deskundigheid van de vrijwilliger en kan
individueel of in groepsverband georganiseerd worden. De persoonsgerichte begeleiding spitst zich toe op het persoonlijk functioneren van de vrijwilliger in het vrijwilligerswerk, hierbij kunnen doelen aan de orde komen die de vrijwilliger voor zichzelf heeft gesteld toen deze koos voor het
vrijwilligerswerk.
4.4 Voortgangsgesprek
Periodiek - zodra de vrijwilliger en/of de vrijwilligersbegeleider dit nodig acht, doch minimaal eens per jaar - vindt er een voortgangsgesprek plaats tussen de begeleider en de vrijwilliger over de werkzaamheden. De vrijwilligers worden hierbij in de gelegenheid gesteld punten voor het gesprek aan te dragen en voor te bereiden. De insteek van deze gesprekken is om te kijken wat goed gaat en waar eventueel verbeteringen mogelijk zijn. Daarnaast welke wensen en mogelijkheden er zijn voor uitbreiding of verandering van werkzaamheden. De gemaakte afspraken worden vastgelegd en er wordt op de naleving toegezien.
7 4.5 Deskundigheidsbevordering
De taak- en persoonsgerichte begeleiding heeft als doel om de kennis, vaardigheden en/of motivatie van de vrijwilligers te vergroten. Door deze deskundigheidsbevordering wordt de kwaliteit van het werk van de vrijwilligers verhoogd en daarmee de kwaliteit van de organisatie.
De deskundigheidsbevordering kan plaatsvinden op verzoek van de betrokken vrijwilliger(s) dan wel op initiatief van de organisatie. Overigens begeleiden de vrijwilligers vaak elkaar en leren ze door samen te werken van elkaar.
De inhoud en intensiteit van de deskundigheidsbevordering kan uiteenlopen, nu deze wordt bepaald door factoren die per vrijwilliger verschillen. De aanwezige kennis, houding, vaardigheden en levenservaring alsmede de (ervaren) moeilijkheidsgraad van het werk, kunnen per vrijwilliger (sterk) uiteenlopen.
5. De rechtspositie van vrijwilligers
Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan waartoe de vrijwilliger en de organisatie zich jegens elkaar verbonden hebben.
5.1 Waardering en vergoeding
Vrijwilligers ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden. Waardering voor de inzet van vrijwilligers wordt geuit door erkenning, feedback, ondersteuning etc.. Daarnaast zijn er attenties, bijvoorbeeld in de vorm van een uitnodiging voor onze (in principe jaarlijkse) Heldenborrel. Ook wordt er op passende wijze aandacht besteed aan bijzondere gebeurtenissen zoals een verjaardag, geboorte, jubileum, ziekte etc.
5.2 Onkostenbeleid
Het kan zijn dat vrijwilligers onkosten moeten maken om hun werk te kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan vervoerskosten of uitgaven die verbonden zijn aan de aanschaf van materialen.
Uitgangspunt hierbij is dat het vrijwilligerswerk de vrijwilliger geen geld hoeft te kosten. Daarbij gelden de volgende richtlijnen:
- Voor onkosten die gemaakt worden, moet vooraf goedkeuring zijn verleend door het bestuur.
Kosten die zijn gemaakt zonder voorafgaande goedkeuring komen in principe niet voor vergoeding in aanmerking;
- De vrijwilliger is zelf verantwoordelijk voor het indienen van de declaratie bij het bestuur. Dit geschiedt middels overlegging van nota’s, rekeningen, kassabonnen of andere betaalbewijzen, per mail aan: info@mijnheld.com;
- De betaling geschiedt binnen vier weken na indiening (en na goedkeuring) via een overboeking naar een door de vrijwilliger opgegeven rekeningnummer.
5.3 Informatie
Vrijwilligers hebben recht op functionele informatie die nodig is om hun taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Daarnaast dienen ze te worden geïnformeerd over wat er binnen de organisatie gebeurt. Zij ontvangen deze informatie via de vrijwilligersbegeleiders, de nieuwsbrief en specifieke
8
informatiemail/brieven. Daarnaast heeft de stichting een eigen besloten Facebookgroep waarin nieuws wordt gedeeld en krijgen de vrijwilligers en overige geïnteresseerden via het jaarverslag inzicht in het verloop van de activiteiten en andere organisatorische en inhoudelijke ontwikkelingen binnen de organisatie.
5.4 Registratie persoonlijke gegevens
De organisatie moet kennis hebben van enige persoonlijk gegevens van de vrijwilligers, zoals naam, voornaam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres alsmede de tijdstippen waarop de vrijwilliger beschikbaar kan zijn voor het werk. Voorts wordt van elke
vrijwilliger geregistreerd wanneer deze is gestart en de datum waarop de samenwerking is beëindigd.
De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij in acht genomen.
5.5 (Overige) rechten en plichten
Voor vrijwilligers gelden – naast hetgeen overigens is weergegeven in dit document - de volgende rechten:
- Werk dat past bij de kwaliteiten en wensen van de vrijwilliger;
- Een functie- en taakomschrijving, zodat duidelijk is wat van de vrijwilliger bij de uitvoering wordt verwacht;
- Mogelijkheden om eigen ideeën in te brengen en recht op inspraak in het beleid;
- Mogelijkheden om zich verder te ontwikkelen of nieuwe uitdagingen aan te gaan;
- Verzekering tijdens de werkzaamheden als de eigen verzekering niet toereikend is. Een dergelijke verzekering geschiedt via de gemeente en betreft een secundaire verzekering. Dit betekent dat een bestaande verzekering in de dekking voorgaat op de vrijwilligersverzekering van de gemeente.
Voor vrijwilligers gelden – naast hetgeen overigens is weergegeven in dit document - de volgende plichten:
- Uitvoeren van werkzaamheden zoals afgesproken;
- Tijdig afmelden bij verhindering;
- Deelname aan afgesproken overleg met betrekking tot de uitvoerende werkzaamheden;
- Ondertekenen van de gedragscode en dienovereenkomstig handelen;
- Meewerken aan de aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);
- Geheimhouding van informatie betreffende de organisatie, tenzij de organisatie instemt met bekendmaking van de informatie;
- Accepteren van begeleiding.
5.6 Beëindiging samenwerking (exitgesprek)
De samenwerkingsrelatie tussen de organisatie en een vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door de organisatie als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief daartoe bij de organisatie ligt, dient dit goed beargumenteerd en eventueel gedocumenteerd te geschieden.
Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de samenwerking te verbreken, is het voor de organisatie van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Mochten er, hoe dan ook, fouten zijn
9
gemaakt of misverstanden zijn ontstaan, dan is het zaak om deze omissies zo mogelijk recht te zetten en/of herhaling daarvan te voorkomen. Om helderheid te scheppen over de vertrekredenen wordt een exitgesprek met de (om welke reden dan ook) vertrekkende vrijwilliger gevoerd. Mits de vrijwilliger hier uiteraard voor openstaat.
Het exitgesprek wordt formeel bevestigd met een brief aan de vertrekkende vrijwilliger. Op verzoek van de vrijwilliger worden hierin de inzet en periode van de werkzaamheden van de betreffende vrijwilliger vastgelegd.
5.7 Klachten en geschillen
Wanneer zich geschillen of conflicten voordoen tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en de organisatie moet door middel van overleg een oplossing worden gevonden. De vrijwilliger bespreek de klacht met de directe vrijwilligersbegeleider, tenzij de situatie er niet naar is om dat te doen (bijvoorbeeld wanneer de klacht deze begeleider betreft). Mocht deze lijn niet tot een
bevredigend resultaat voor beiden leiden dan kan de vrijwilliger een formele klacht indienen bij het bestuur van de stichting.
