BESLUIT ALGEMEEN DIRECTEUR VAN 5 FEBRUARI Stadspersoneel. Vaststellen van de functiebeschrijving van administratief medewerker toerisme.

(1)

BESLUIT ALGEMEEN DIRECTEUR VAN 5 FEBRUARI 2021

Stadspersoneel. Vaststellen van de functiebeschrijving van administratief medewerker toerisme.

Beknopte samenvatting

De functiebeschrijvingen worden vastgesteld onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

De algemeen directeur legt de functiebeschrijving vast van administratief medewerker toerisme.

Bevoegd

Koen Codron, algemeen directeur

DE ALGEMEEN DIRECTEUR

Wetten en reglementen

Het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017

Verwijzingsdocumenten

Het gemeenteraadsbesluit van 29 juni 2020 betreffende de goedkeuring van de rechtspositieregeling voor het personeel van lokaal bestuur Zottegem

Verantwoording

De functiebeschrijvingen worden vastgesteld onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur.

BESLIST:

Artikel 1. De functiebeschrijving van administratief medewerker toerisme als volgt vast te stellen:

FUNCTIEBESCHRIJVING

1. Functiegegevens

Functie: Administratief medewerker

Rang: Cv

Graad: Uitvoerend

Niveau: C

Functionele loopbaan: C1 – C2 – C3

(2)

Dienstverband: Contractueel

2. Plaats in de organisatie

Afdeling: Vrijetijd

Dienst:

Subdienst:

Toerisme /

De administratief medewerker toerisme rapporteert aan het afdelingshoofd vrijetijd.

3. Doel van de dienst en de functie

Je bent het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers van de stad Zottegem. Je staat in voor een vlot, klantgerichte onthaal. Je fungeert als een coach die toeleidt naar de juiste informatie en producten, adviseert en inspireert. Door het warm onthalen van bezoekers, het (proactief) verstrekken van toeristisch- recreatieve informatie, het verkopen van producten, het reserveren van tickets worden de bezoekers vlot en efficiënt bediend, wat bijdraagt tot de klanttevredenheid.

Je denkt mee na hoe je Zottegem als toeristische trekpleister op de kaart zet.

Als administratief medewerker houd je consequent en systematisch informatie bij die eigen is aan de werking van de dienst toerisme. Je beantwoordt informatieve vragen over toeristische aspecten van Zottegem.

Je voert administratieve taken uit ter ondersteuning van de dienst . Binnen het team Vrije Tijd sta je in voor de organisatie en administratieve ondersteuning van toeristische activiteiten en evenementen. Je

ondersteunt het afdelingshoofd en diensthoofden bij de uitvoering van taken eigen aan de dienst zoals toeristische marketing/promotie en productontwikkeling. Je onderhoudt contacten met relevante partners die bijdragen tot kennisverbreding van het toeristisch aanbod.

KERNRESULTATEN

1. Klantgericht onthaal

Doel: Je zorgt voor een klantgericht onthaal, je verstrekt correcte en gepaste informatie, je inspireert, je beantwoordt de vragen van de bezoeker.

Dit omvat onder meer volgende taken:

 Je verzorgt het toeristisch eerstelijnsonthaal aan de infobalie,

 je promoot en onderhoudt het aanwezige toeristisch aanbod, doet reservaties, je geeft toeristische en algemene informatie over Zottegem en de bredere regio, de activiteiten en de dienstverlening van de stad op maat van de bezoeker.

2. Administratieve taken en ondersteuning

(3)

Doel: Je zorgt voor de correcte en stipte uitvoering van administratieve taken en draagt bij tot een efficiënte werking van de dienst toerisme.

 Je stelt en volgt dossiers op, zowel inhoudelijk als operationeel,

 je verzorgt inkomende/uitgaande post,

 je stelt promotieteksten op,

 je verzorgt verslagen van overlegmomenten,

 je ondersteunt collega’s van diverse diensten in vaak zeer verschillende contexten.

3. Organiseren en promoten van evenementen, projecten en activiteiten

Doel: Je ontwikkelt en organiseert diverse toeristische producten, programma’s, rondleidingen, publicaties, evenementen en activiteiten verbonden aan de dienst toerisme.

 Je verzorgt de promotie van projecten/evenementen/activiteiten georganiseerd vanuit de dienst toerisme (bloemenacties, erfgoeddag, wandel- en fietsroutes, daguitstappen, gidsopleidingen,…),

 je neemt zelfstandig initiatieven om het bestaande toeristisch aanbod te onderhouden en gaat op zoek naar verruiming en vernieuwing van het aanbod,

 je ontwikkelt, organiseert en coördineert diverse programma’s en activiteiten voor diverse doelgroepen,

 je bedenkt nieuwe initiatieven en zoekt hiervoor naar de meest geschikte partners.

4. Interne en externe communicatie

Doel: Je staat in voor een vlotte communicatie: informatie verstrekken, overleg, mondeling en schriftelijk rapporteren

 Je neemt actief deel aan overleg in diverse vormen (Toerisme Vlaamse Ardennen, Toerisme Oost- Vlaanderen, Vrijetijdsforum,…) en rapporteert aan het afdelingshoofd en/of collega’s,

 je beantwoordt vragen (persoonlijk, telefonisch, digitaal) van burgers en collega’s en zoekt naar gepaste oplossingen,

 je verleent advies over probleempunten die tot jouw takenpakket behoren,

 je doet creatieve voorstellen rond werking en promotie,

 je neemt actief deel aan dienstoverleg en kaart probleempunten opbouwend maar kritisch aan,

(4)

 je overlegt op regelmatige basis met de collega’s en het afdelingshoofd over de werking van de dienst, de organisatie, specifieke dossiers en inhoud van taken.

Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende of de algemeen directeur verricht de werknemer ondersteunende taken voor de eigen dienst of andere diensten.

FUNCTIEPROFIEL

De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.

1. Technische competenties

Gradatie

Cluster Competentie Elementair Voldoende Grondig

PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X X

Office 365 X X

Software eigen aan de functie X X

Wetgeving en regelgeving

Wetgeving en regelgeving met betrekking tot de functie

X X

Wetgeving en regelgeving met betrekking tot de organisatie

X

Werking en werkmiddelen

Procedures en procesbeheer X X

Projectmatig werken X X

Werking van de organisatie X X

Werkmiddelen en - methodieken X X

Schriftelijke communicatie X X X

Mondelinge communicatie X X X

2. Gedragscompetenties

Gradatie

(5)

Cluster Competentie Gradatie 1 Gradatie 2 Gradatie 3 Probleemoplossend

gedrag

Klantgerichtheid x x x

Initiatief x x

Beheersmatige vaardigheden

Plannen en organiseren x x x

Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken x x x

Persoonsgebonden gedrag

Flexibiliteit x x x

Zorgvuldigheid x x x

Creativiteit x x

Leerbereidheid x x

Stressbestendigheid x x x

Waarde gebonden gedrag

Loyaliteit x x

Koen Codron algemeen directeur