OVEREENKOMST Nr. 2017/ Actietitel : Metaalbad 2017

OVEREENKOMST Nr. 2017/…

Actietitel : Metaalbad 2017 TUSSEN

Stad Antwerpen

met maatschappelijke zetel te Grote Markt 1, 2000 Antwerpen,

vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, waarvoor optreden Bart De Wever, burgemeester en Roel Verhaert, stadssecretaris.

EN

Steunpunt Tewerkstelling vzw (STW vzw),

met maatschappelijke zetel te Kwekerijstraat 61 A, 2140 Borgerhout,

vertegenwoordigd door dhr. Maarten PERPET in de hoedanigheid van algemeen coördinator, hiernagenoemd “de uitvoerder”.

WORDT HET VOLGENDE UITEENGEZET EN OVEREENGEKOMEN : ARTIKEL 1 - ACHTERGROND VAN DE OVEREENKOMST

Deze overeenkomst kadert in de uitvoering van de het meerjarenplan 2014-2019 van de stad Antwerpen en wordt uitgevoerd binnen volgende operationele doelstelling (OD) van de stad Antwerpen:

nummer OD: 1SLW060101

titel OD: vraag en aanbod op de arbeidsmarkt zijn de verschillende sectoren optimaal op elkaar afgestemd.

Deze overeenkomst past binnen het operationeel plan van stad Antwerpen 2017.

Deze overeenkomst gaat in op 1 januari 2017 en eindigt op 31 december 2017. Ze legt voor de hierna vernoemde actie de verantwoordelijkheden van de ‘uitvoerder’ vast

ARTIKEL 2 - VOORWERP EN DOELSTELLINGEN VAN DE OVEREENKOMST

Deze overeenkomst concretiseert de financiële afspraken en resultaatsverbintenissen tussen de uitvoerder en stad Antwerpen. De financiële bijdrage vanuit stad Antwerpen heeft betrekking op de financiering van het project ‘Metaalbad 2017’.

Het project wordt goedgekeurd voor een periode van 12 maanden beginnend op : 1 januari 2017 en eindigend op 31 december 2017.

2.1. DOELSTELLING EN OMSCHRIJVING VAN DE ACTIE

 Het verbeteren van de recrutering en de screening en selectie van werkzoekenden in functie

van een bredere doorstroming en dispatching naar diverse technische opleidingen (VDAB, derden, bedrijven,…);

 Het verbeteren van de beeldvorming over werken in de industrie en de verschillende

specifieke beroepen in de metaalsector (bezoeken, films, toelichtingen);

 Werkzoekenden laten deelnemen aan een breder theoretisch aanbod (een ruimer

vooropleidingsaanbod voor een breed gamma van technische beroepen);

 Sneller en meer kandidaten uit de kansengroepen oriënteren naar een geschikte opleiding en/of

een geschikte tewerkstelling in de bredere wereld van metaalgerelateerde beroepen.

2.2. PROJECTINHOUD

Het project zal worden uitgevoerd op basis van de Integrale Maatwerkmethode die STW hanteert op maat van kansengroepen:

1. Recrutering:

 Promotie en contact in eigen leefwereld (eigen organisaties, diensten)

 Gerichte en selectieve Doorverwijzing (Sectorpunten, VDAB, Talentenfabriek, …)

2. Intake i.s.m. Talentenfabriek en VDAB:



Algemene schriftelijke testen (rekenkunde, logisch denken, technisch inzicht, …)

 Vertrouwelijk inschrijvingsgesprek

 Groepsmatige Intake activiteit

 Diepergaand screeningsgesprek

3. Screening (2 weken)

Wat de professionele sleutelcompetenties betreft, wordt getoetst op:

Nederlandstaligheid - Veiligheid - Motivatie – Stiptheid – Concentratie - Respect voor collega’s - Orde en Netheid – Zelfstandigheid - Werktempo en kwaliteitsbewustheid - Doorzettingsvermogen en tijdsduur - Nakomen van regels en afspraken

Wat de technische basiscompetenties betreft, wordt getoetst op:

 Technisch inzicht en leervermogen

 Rekenvaardigheid en Technisch Tekenen

 Kennis van de materialen, gereedschappen en machines

 Handvaardigheid met metaalgereedschappen

 Instroomprofielen finaliteitsopleidingen metaal

 Voor welke beroepsrichting heeft men een sterke motivatie

De deelnemers krijgen een beeld over de metaalsector en worden voorbereid in functie van de beschikbare vooropleiding of tewerkstelling.

 Cursisten krijgen aan de hand van films en praktijkgerichte oefeningen de kans

om te proeven van verschillende metaalberoepen ( lassen, elektriciteit,

automechanica, pijpfitterij enz...

 Er wordt gepeild naar hun toekomstperspectief op professioneel vlak

4. Oriënterende vooropleiding (4 weken) = bijschaving en competentieversterking daar waar

 Werken aan de sleutelcompetenties

 Technische Basisoefeningen

 Start Rekenen en Technisch Tekenen

 Start NT2 voor zwak Nederlandstaligen

 Begeleiding Sociale Problematiek

 Evaluatie met cursist over verdere stappen

5. Bemiddeling naar finaliteitsopleiding

 Groeipotentieel beoordelen t.a.v. doorstroom naar finaliteitsopleidingen

 Vastleggen van doorstroommodaliteiten

 Eventuele opstartmogelijkheid van IBO

 Verzekerde opvolging/nazorg

 Verdere opvolging mogelijk met jobcoaching

6. Jobmatching/ tewerkstelling (SEC of NEC)

 Opmaak professioneel profiel

 Matching van vacatures met profielen

 Stages aanbieden in functie van tewerkstelling

 Bemiddeling met tewerkstellingsmaatregelen

 Jobcoaching

2.3. UITVOERINGSFASEN

Voor de uitvoering en de realisatie van de hogergenoemde doelstelling worden volgende uitvoeringsfasen onderscheiden:

 Het exacte traject zal samengesteld zijn uit verschillende modules, die verschillende

instroomprofielen bedienen en uitstroomprofielen beogen. Dit exacte traject wordt in nauw overleg opgevolgd en afgestemd met Talentenfabriek. Het is de bedoeling om optimaal aan te sluiten bij finaliteitsopleidingen van VDAB of derden-promotoren.

 De uitwerking van de modules zal gebeuren door de expertise en know-how van Metaalbad en

Edutech (ESF-project) te bundelen.

ARTIKEL 3 - RESULTATEN - OBJECTIEVEN - INDICATOREN

De uitvoerder engageert zich om alles in het werk te stellen om de vooropgestelde doelstellingen zoals geformuleerd onder art. 2 en de resultaten zoals geformuleerd in het projectdossier te realiseren.

Kwantitatieve en kwalitatieve doelstellingen :

STW engageert zich om 80 % van de gestarte cursisten een doorstroming (finaliteitsopleiding, een IBO, tewerkstelling of heroriëntering) te bezorgen.

De cursisten zullen bovendien voorbereid worden en begeleid via arbeidsbemiddeling op het werken in Antwerpen of directe omgeving.

Opvolging en evaluatiedata:

De meting van de gerealiseerde uren opleiding zal gebeuren via het CVS-systeem van de VDAB waar de cursisten ingebracht worden in de opleiding ‘Metaalbad’ van Steunpunt Tewerkstelling.

Per cursist wordt een afzonderlijke evaluatie bijgehouden waarin:

 de cursistenuren

 de technische evaluaties

 de evaluaties van de sleutelcompetenties

 de rapportage van de sociale begeleiding

 de stappen naar werk (stages, ibo, bemiddeling, opvolging)

De evaluatie van het project wordt opgevolgd op basis van 3-maandelijkse evaluatievergaderingen met alle relevante betrokken partners.

Ieder die een subsidie van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van stedelijke infrastructuur, neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samenleven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele

vrijheden.

De subsidie aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement leidt steeds tot sancties zoals:

- weigeren of terugvorderen van de subsidie;

- éénzijdig beëindigen van de samenwerking;

- verhuurverbod in alle stedelijke centra;

- weigering van logistieke ondersteuning.

ARTIKEL 4 - FINANCIERING

De totale kost van het project zoals opgenomen in de begroting (addendum 2) werd overeenkomstig

het ingediende projectdossier voor de periode 1 januari 2017 – 31 december 2017 bepaald op

246.153,50 EUR waarvan 74.422,00 EUR gevraagd wordt aan stad Antwerpen, met reguliere middelen.

Dit bedrag omvat alle kosten van het project, inbegrepen alle taksen en belastingen (waaronder de belasting over de toegevoegde waarde).

De stad Antwerpen zal, in de mate dat zij de middelen van Vlaanderen ontvangen heeft en onder voorbehoud dat alle contractuele bepalingen van de voorliggende overeenkomst en de bijlagen door de uitvoerder strikt worden nageleefd, 74.422,00 EUR overmaken op rekening BE28 880 296 565 120 van STW met de vermelding “Metaalbad 2017”.

De periodes voor de uitbetaling zijn afhankelijk van de hoogte van de toelage:

Om de toelage te bekomen moet de uitvoerder schuldenvrij zijn. Er mogen geen openstaande, niet- betwiste vervallen schulden bestaan ten aanzien van de stad. Voor vragen daarover kan men terecht bij de dienst financiën/debiteurenbeheer 03 388 84 31 of 03 338 86 86. De uitvoerder moet de laatste jaarrekening en goedgekeurde recente statuten bezorgen.

De aan stad Antwerpen gevraagde financiering is een additionele financiering, d.w.z. dat eerst alle overige aangegeven financieringsbronnen aangewend en uitgeput moeten worden. De door de uitvoerder bij de aanvraag ingediende begroting zal hierbij als basis dienen en tevens als bijlage aan deze overeenkomst gehecht worden.

ARTIKEL 5 – VERANTWOORDING EN EVALUATIE

a) inhoudelijk verslag:

De uitvoerder is gehouden digitaal inhoudelijk verslag uit te brengen aan stad Antwerpen, m.b.t. de uitgevoerde activiteiten op basis van de aangeleverde standaarddocumenten en dit:

- zes maanden na de start van het project uiterlijk 1 juli 2017. (tussentijds inhoudelijk verslag)

- uiterlijk op respectievelijk 31 januari 2018 (inhoudelijk eindverslag).

De inhoudelijke controle van verslagen gebeurt door stad Antwerpen die zich het recht voorbehoudt te beoordelen of het ingediende inhoudelijk verslag voldoende gedetailleerd is om de behaalde resultaten van het project te kunnen evalueren en/of de aangeleverde gegevens werden verstrekt overeenkomstig de bepalingen van de overeenkomst. Zij kan derhalve te allen tijde alle door haar gewenste bijkomende inlichtingen opvragen en de actie waar nodig bijsturen.

b) financieel verslag:

De uitvoerder is gehouden digitaal financieel verslag uit te brengen aan stad Antwerpen, m.b.t de uitgevoerde activiteiten op basis van de aangeleverde standaarddocumenten en dit uiterlijk op respectievelijk 31 maart 2018.

De definitieve financiële controle van de eindafrekening gebeurt door stad Antwerpen.

De voorschriften in bijlage (addendum 1) m.b.t. de inhoudelijke en financiële verslaggeving en de financiële criteria maken integraal deel uit van de voorliggende overeenkomst, en worden door de uitvoerder zonder enig voorbehoud aanvaard.

kleiner dan 25.000,00 EUR volledig in 1 keer

tussen 25.000,00 EUR en 125.000,00 EUR per semester tussen 125.000,00 EUR en 250.000,00 EUR per kwartaal

meer dan 250.000,00 EUR maandelijkse schijven

De uitvoerder verbindt er zich toe om de ontwikkelingen van het project en de stand van zaken op regelmatige tijdstippen mede te delen en te bespreken met de verantwoordelijken van stad Antwerpen en de vooropgestelde termijnen van verslaggeving - zoals bepaald onder art. 4 na te leven. Elke wijziging in de uitvoering van het project wordt door de uitvoerder onmiddellijk gemeld en besproken met de verantwoordelijken van stad Antwerpen. De goedgekeurde wijziging wordt steeds schriftelijk bevestigd.

Indien de resultaten/indicatoren - zoals bepaald onder art. 3 hiervoor - niet behaald worden en dit niet via objectieve argumenten te verantwoorden valt, kan stad Antwerpen sanctionerend optreden en eventueel tot terugvordering van de reeds betaalde voorschotten overgaan.

De uitvoerder zal tijdens en na de uitvoering van het project alle controle toelaten nodig voor de beoordeling van de effectiviteit van de uitvoering ervan en ‘stad behoudt zich het recht voor ter plaatse in de kantoren van de uitvoerder een financiële audit uit te voeren m.b.t. de aanwending van de toegekende toelage.

Stad Antwerpen heeft het recht alle middelen terug te vorderen waarvoor geen originele verantwoordingsstukken worden voorgelegd.

De uitvoerder is gehouden tot onmiddellijke terugbetaling van ontvangen bedragen :

 wanneer hij de voorwaarden van onderhavige overeenkomst niet naleeft;

 wanneer hij de betoelaging niet aanwendt voor de doeleinden waarvoor ze toegekend werd

(bij oneigenlijk gebruik van de toelage wordt deze teruggevorderd voor het gedeelte van het oneigenlijk gebruik);

 wanneer de gevraagde bewijsstukken niet binnen de vooropgestelde termijn worden

voorgelegd, of indien de controle ervan wordt verhinderd;

 wanneer de ingebrachte kosten reeds werden gedekt door andere inkomsten, of op

enigerlei wijze deel uitmaken van een dubbele subsidiëring;

 wanneer uit de eindafrekening blijkt dat het aandeel van stad Antwerpen in het totaal van

de cofinancieringen het in de begroting voorziene procentueel aandeel overtreft;

 in voorkomend geval, wanneer de door de uitvoerder ingediende kosten door een

bovenlokale overheid worden verworpen en van stad Antwerpen worden teruggevorderd (in dit geval zal stad Antwerpen op haar beurt terugvorderen van de uitvoerder).

ARTIKEL 6 - COMMUNICATIE EN PUBLICITEIT

De uitvoerder verbindt er zich toe iedere externe communicatieactie (bekendmaking, persactie, aankondiging, promotie of publiciteit, …) omtrent dit project of deze actie, en dit ongeacht de doelgroep, met de projectverantwoordelijke of dossierbeheerder van stad Antwerpen vooraf te bespreken aan de hand van een communicatieplan dat 6-maandelijks wordt opgemaakt.

Het is belangrijk dat in alle communicatieacties minimaal volgende informatie vervat zit:

 de omschrijving van het project (wie, wat, waar, hoe, wanneer,..);

 de vermelding dat dit project of deze actie mede gefinancierd wordt door de stedelijke

overheid; indien van toepassing bijkomend vermelden “in het kader van het Stedenfonds 2014-2019”;

 op alle documenten die worden gebruikt staat steeds het sponsorlogo van de stad Antwerpen;

Dit dient opgevraagd te worden bij de communicatieverantwoordelijke van stad Antwerpen.

Daarnaast zal de uitvoerder met de projectverantwoordelijke of dossierbeheerder bij stad

Antwerpen afspreken welke verdere logo’s dienen vermeld te worden voor het project.

ARTIKEL 7 - REGISTRATIE EN DATABEHEER

Om de resultaatgerichtheid te kunnen evalueren in functie van de kwalitatieve uitbouw van de praktijk wordt er gevraagd te registreren in de Monitor Sociale Economie. (zie addendum 1)

ARTIKEL 8 - AANSPRAKELIJKHEID

Stad Antwerpen kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst.

ARTIKEL 9 - BIJZONDERE BEPALINGEN

ARTIKEL 10 – GESCHILLEN

In geval van betwisting over de uitvoering van deze overeenkomst kan de meest gerede partij de zaak enkel aanhangig maken bij de bevoegde rechtbank te Antwerpen.

Opgemaakt te Antwerpen ……… in 2 exemplaren.

Elk der partijen verklaart een exemplaar te hebben ontvangen.

Stad Antwerpen

Namens het college van burgemeester en schepenen

Waarnemend stadssecretaris De burgemeester

Sven Cauwelier Bart De Wever

Namens Steunpunt Tewerkstellings vzw De algemeen coördinator

Maarten Perpet

Addendum 1 – Voorschriften verslagen en afrekeningen projecten stad Antwerpen Addendum 2 – Begroting

ADDENDUM 1 - VOORSCHRIFTEN VERSLAGEN EN AFREKENINGEN PROJECTEN STAD ANTWERPEN

1. VERSLAGGEVING en RAPPORTERING

Overeenkomstig de termijnen bepaald in artikel 4 van de voorliggende overeenkomst waarvan dit addendum deel uitmaakt is de uitvoerder gehouden inhoudelijk en financieel verslag uit te brengen met betrekking tot de uitgevoerde activiteiten, en dit op basis van de elektronisch aangeleverde standaarddocumenten (inhoudelijk tussentijds verslag en inhoudelijk en financieel eindverslag).

Deze verslagen moeten steeds alle activiteiten en financiële transacties van het project vermelden, dit wil zeggen zowel van het gedeelte dat door stad Antwerpen wordt gefinancierd, als van het gedeelte dat wordt gefinancierd door andere partners (ESF, VDAB, …).

Stad Antwerpen behoudt zich het recht voor te beoordelen of het ingediende inhoudelijk verslag voldoende gedetailleerd is om de behaalde resultaten van het project te kunnen evalueren en/of de aangeleverde gegevens werden verstrekt overeenkomstig de bepalingen van de overeenkomst. Zij kan derhalve te allen tijde alle door haar gewenste bijkomende inlichtingen opvragen.

Registratie in de Monitor Sociale Economie

De te registreren gegevens en voorwaarden vindt u terug in de handleiding van de monitor, te bespreken met de contactpersoon voor de stad.

De Wet op de privacy

Stad Antwerpen verbindt zich er toe om de wet op de privacy (meer bepaald de Wet van 8 december 1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens) strikt toe te passen en de geregistreerde gegevens alleen statistisch te verwerken (zonder persoonsgebonden gegevens), tenzij dit anders door alle partijen schriftelijk wordt overeengekomen.

Rapporten met persoonsgebonden gegevens worden alleen op vraag van de uitvoerder gemaakt en uitsluitend geleverd aan de uitvoerder, tenzij dit anders door alle partijen schriftelijk wordt overeengekomen.

In functie van de wet op de privacy laat de uitvoerder de deelnemers een document ondertekenen waarin zij zich schriftelijk akkoord verklaren met de registratie van persoonsgegevens ten behoeve van de dienstverlening en de begeleiding naar vast werk in het normaal economisch circuit. Dit document is op te vragen bij de dossierbeheerder.

2. FINANCIELE CRITERIA m.b.t. AFREKENINGEN

In aanmerking komende uitgaven

Er worden uitsluitend uitgaven aanvaard waarvoor facturen en debetnota’s kunnen worden voorgelegd en die in de post van de ingediende begroting zijn voorzien. Onderlinge overschrijdingen van

begrotingsposten voor meer dan 10% per begrotingspost worden uitsluitend aanvaard mits

voorafgaandelijk en schriftelijk akkoord van stad Antwerpen. Stad Antwerpen behoudt zich tevens het recht voor de betalingsbewijzen op te vragen vooraleer op haar beurt tot betaling over te gaan.

Personeelskosten

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, worden als personeelskosten uitsluitend directe loonkosten aanvaard, dit zijn loonkosten van de medewerkers die rechtstreeks bij de uitvoering van het project betrokken zijn, zoals bijvoorbeeld lesgevers, projectontwikkelaars, begeleiders op de werkvloer, en dergelijke.

Alle personeelskosten dienen per maand aangerekend te worden (ook vakantiegeld, eindejaarspremie,…).

Met andere woorden vakantiegeld, eindejaarspremies e.d. kunnen maar worden aanvaard in verhouding tot het aantal maanden dat het betrokken personeelslid heeft gewerkt voor het betreffende project.

Voeg daarom STEEDS een tabel toe met het overzicht van de personeelskosten met de brutosalarissen van bedienden en/of brutolonen van arbeiders, de wettelijk verplichte werkgeversbijdragen, vakantiegeld, eindejaarspremie, maaltijdcheques en woon-werkverkeer. Alleen de personeelskosten van de

personeelsleden die rechtstreeks bij het project betrokken zijn, mogen - in verhouding tot de tijd die zij hieraan besteden – worden vermeld.

Daarom dient u als bijlage bij de verantwoording van de kosten een overzicht te geven van de naam en de functie van de personeelsleden die in het kader van het project werken, evenals een afschrift van hun arbeidsovereenkomst. Tevens moet een gedetailleerde, en door het betrokken personeelslid voor akkoord ondertekende functieomschrijving worden toegevoegd. Bovendien moet u een raming maken van het aantal uren dat ieder personeelslid aan het project heeft besteed. De uitvoerder houdt hiertoe een register bij met de namen van de personen en de door elk van hen aan het project bestede tijd.

Extralegale voordelen zoals bijvoorbeeld groepsverzekeringen, maaltijdcheques, en het gebruik van een bedrijfswagen worden uitsluitend aanvaard als ze reeds voor de afsluiting van de overeenkomst m.b.t. het project, en voor alle personeelsleden van de organisatie, van toepassing waren.

Bij het indienen van de eindafrekening moet een bewijs worden toegevoegd waaruit duidelijk blijkt dat de ingebrachte personeelskosten effectief werden gedragen (bijvoorbeeld kopies individuele rekeningen, attest sociaal secretariaat, kopies aangiften 325.20, aangiften RSZ, en dergelijke).

Worden niet aanvaard: forfaitaire vergoedingen en voordelen van alle aard.

Personeelskosten buiten de contractperiode kunnen alleen aanvaard worden mits voorafgaandelijk en schriftelijk akkoord van stad Antwerpen.

Ingeval van ontslag van een projectmedewerker is de verbrekingsvergoeding niet subsidiabel.

2.3 Directe en indirecte werkingskosten

Als directe werkingskosten worden alleen kosten aanvaard die rechtstreeks betrekking hebben op het project, die als dusdanig controleerbaar zijn, die de redelijke behoefte voor het project niet overtreffen, en die door stad Antwerpen werden aanvaard in de begroting van het project. Als werkingskosten zijn, bij wijze van voorbeeld, aanvaardbaar:

 aankoop van materialen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur de duur van het contract niet overschrijdt (vb. inkt, papier, batterijen,…);

 verplaatsingskosten, binnen de fiscaal aanvaarde grenzen;

 huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen.

Niet aanvaardbaar zijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen:

 afschrijvingskosten voor het gebruik van gebouwen, machines en uitrusting, die binnen de organisatie gebruikt wordt voor administratieve ondersteuning of algemeen beheer;

 uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame, tenzij in het project expliciet gestipuleerd;

 bijdragen in natura;

 restaurantkosten en dergelijke.;

 kosten die fiscaal aanleiding geven tot een voordeel van alle aard;

 verhuur aan zichzelf of ‘interne huuraanrekening’.

2.4 Overhead

Onder deze rubriek vallen allerhande kosten die niet rechtstreeks betrekking hebben op het project, en meestal op basis van verdeelsleutels aan het project worden toegewezen, zoals bijvoorbeeld:

 loonkosten voor supervisie (algemene coördinatie, directie, …);

 administratieve ondersteuning, beheer, boekhouding, juridisch en fiscaal advies;

 kosten met betrekking tot. informatica, internet, telefoons, telefax, en dergelijke.;

 onderhoudskosten;

 verwarming, verlichting,…;

 water, gas en elektriciteit.

De overheadkosten kunnen, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord, maximaal 25 % bedragen van de directe personeelskosten. Bovendien moeten zij op een billijke wijze worden toegerekend volgens de algemeen aanvaarde boekhoudregels. Gelieve dan ook duidelijk te motiveren op basis van welke verdeelsleutel(s) de betrokken kosten aan het project werden toegewezen en tevens de vereiste verantwoordingsstukken toe te voegen.

In geval van betwisting welke kosten als direct of overhead worden weerhouden behoudt stad Antwerpen zich het recht voor dit autonoom te beoordelen. De ingediende en goedgekeurde begroting zal hiervoor worden gebruikt als leidraad.

2.5 Externe prestaties

Deze rubriek omvat de kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project aan de uitvoerder worden geleverd (bijvoorbeeld vergoedingen voor studie -en consulentenbureaus). De

vergoedingen die worden betaald voor externe prestaties moeten vooraf door stad Antwerpen worden goedgekeurd (begroting), en mogen de gebruikelijke vergoedingen voor soortgelijke prestaties die in de betreffende sector gelden niet overschrijden. Daarenboven moeten de uitvoerder en die de regelgeving inzake overheidsopdrachten moeten toepassen kunnen aantonen dat dit bij het afsluiten van contracten met derden effectief ook is gebeurd.

Met deze externe organisatie moet een schriftelijke overeenkomst worden opgesteld waaruit duidelijk de geleverde prestaties in het kader van het project blijken, en waarin de onderaannemer zich uitdrukkelijk engageert op het eerste verzoek van stad Antwerpen alle gegevens met betrekking tot de in onderaanneming gegeven activiteiten en de daarmee samenhangende kosten te verschaffen.

2.6 Investeringen en afschrijvingen

Afschrijvingen die rechtstreeks verband houden met de doelstellingen van het project zijn subsidiabel indien alle volgende voorwaarden zijn vervuld:

 de aankoop van de uitrusting is niet reeds gesubsidieerd met een andere vorm van overheidssubsidies (Europees, federaal, gewestelijk of lokaal);

 de afschrijving is overeenkomstig de onderstaande modaliteiten berekend;

 de afschrijving heeft uitsluitend betrekking op de periode gedurende dewelke het betrokken project wordt gefinancierd;

 bij de afrekening wordt een kopie gevoegd van de aankoop van de uitrusting, en een verklaring met betrekking tot de wijze waarop de investering in het verleden werd afgeschreven.

De investeringen dienen volgens de gebruikelijke boekhoudregels geboekt te worden, en dienen

overeenkomstig de onderstaande tabel lineair afgeschreven te worden vanaf een bedrag van 250,00 EUR.

De afschrijvingen kunnen uitsluitend worden ingebracht op maandbasis (bijvoorbeeld bij een investering op 15 augustus 2015 is slechts 5/12 van een jaarlijkse afschrijving aanvaardbaar).

Afschrijvingstermijnen:

 software 24 maanden

 PC’s, telefax, telefoons, gsm, 36 maanden

 machines en rollend materieel 60 maanden

 meubilair 120 maanden

 inrichting en groot onderhoud 120 maanden

 industriële gebouwen (prefab, metaalconstructie) 240 maanden

 overige gebouwen (klassieke bouwstructuur, …) 360 maanden

Voor leasing- of huurcontracten, of afschrijvingen van tweedehands uitrusting zal een kostprijs worden aanvaard die zoveel mogelijk in overeenstemming is met de bovenvermelde afschrijvingstermijnen.

2.7 BTW

Btw kan uitsluitend in rekening worden gebracht voor het gedeelte dat niet terugvorderbaar is. Daartoe dient in elke aanvraag steeds het geldend btw-statuut van de uitvoerder vermeld, en de desgevallend opgenomen btw gestaafd te worden.

2.8 Cofinancieringbewijzen

De uitvoerder verbindt er zich toe te allen tijde op het eerste verzoek alle gegevens voor te leggen m.b.t. alle inkomsten en uitgaven die ressorteren onder de volledige cofinanciering van het project, evenals een recente balans en resultatenrekening van de rechtspersoon (uitvoerder).

Op de originele facturen moet duidelijk worden vermeld voor welk percentage de factuur werd ingebracht bij de verschillende bronnen van cofinanciering.

Het procentuele aandeel van stad Antwerpen in het totaal van de cofinancieringen mag bij de ingediende eindafrekeningen het in de begroting voorziene aandeel niet overtreffen.

3. PROJECTADMINISTRATIE EN -BOEKHOUDING

Deze dient op een overzichtelijke en geordende wijze te worden gevoerd met het oog op:

 een doeltreffende beheersing van de projectkosten door de uitvoerder;

 het verschaffen van gedetailleerde en overzichtelijke uitgavenstaten;

 een efficiënt verloop van de controles.

3.1 Identificatie investeringen

Alle gesubsidieerde investeringen dienen een identificatienummer te bevatten conform de inventaris van de uitvoerder.

3.2 Gescheiden rekeningen

Alle uitgaven en ontvangsten m.b.t. het project dienen op aparte grootboekrekeningen geboekt te worden.

Dit betekent dat alleen boekingen met betrekking tot één enkel Ondernemen en Stadsmarketing/Business en Innovatie-project per post mogen voorkomen.

3.3 Boeking financiële steun stad Antwerpen

De ondersteuning vanwege stad Antwerpen die niet afhankelijk is van een investering in vaste activa wordt bij de verkrijging geboekt onder de post “andere bedrijfsopbrengsten”.

3.4 Gescheiden klassement

De originele facturen en betalingswijzen dienen los van het algemeen klassement (met volgnummer) te worden bewaard en dienen steeds beschikbaar te zijn voor controle.

Indien dit laatste om organisatorische redenen niet mogelijk is, is het toegestaan dit klassement samen te stellen aan de hand van afschriften mits er duidelijke verwijzingen zijn naar de afzonderlijk geopende rekeningen.

4. INSTRUCTIES VOOR HET INDIENEN VAN BETALINGSAANVRAGEN

4.1 Adres

Alle betalingsaanvragen dienen te worden toegestuurd aan :

Stad Antwerpen

Ondernemen en Stadsmarketing|Business en Innovatie Grote Markt 1

2000 Antwerpen

4.2 Identificatie uitvoerder en aanvraagdossier

Bij iedere aanvraag dient een overzicht van alle aan het betrokken project toegekende subsidies te worden gevoegd (datum van beslissing + bedrag), samen met de stand van zaken op het vlak van de uitbetalingen ervan + nummer van de overeenkomst.

Ingeval van voorziene inbreng door deelnemende bedrijven of organisaties dient eveneens de betreffende stand van zaken te worden weergegeven.

4.3 Inkomsten

In geval in het kader van het project (gedurende de uitvoeringsperiode) directe of indirecte ontvangsten worden gegenereerd (opbrengsten van verkoop, verhuur, individuele inschrijvingsgelden, en andere), moeten deze inkomsten eveneens worden meegedeeld, worden opgenomen in de eindverantwoording, en in mindering gebracht worden van het eindsaldo.

4.4 Rekeningnummer

De aanvrager dient bij elke aanvraag het rekeningnummer te vermelden waarop het verschuldigde bedrag kan worden gestort.

4.5 Ondertekende verklaring

De verantwoordelijke van de uitvoerder dient bij elke eindafrekening een ondertekende verklaring te voegen waarin wordt bevestigd :

 dat het bovenvermeld project volledig werd afgewerkt, en dat de bijgevoegde afrekening de eindafrekening is die alle kosten en inkomsten van het project bevat, inbegrepen alle taksen en belastingen (waaronder de belasting over de toegevoegde waarde);

 dat alle ingediende uitgaven effectief werden gedragen in het kader van het bovenvermelde project;

 dat noch de directe noch de indirecte uitgaven, behoudens de in de projectaanvraag voorziene cofinancieringen, door een andere vorm van inkomsten werden gefinancierd, en dat deze bijgevolg op geen enkele wijze dubbel worden gesubsidieerd;

 dat alle originele administratieve en boekhoudkundige bewijsstukken ter beschikking zullen worden gehouden teneinde, gedurende een termijn van 10 jaar te rekenen vanaf de voorliggende schuldvordering, eventuele bijkomende controles door de diensten van stad Antwerpen mogelijk te maken.

Tevens dienen minstens de volgende bijlagen te worden toegevoegd :

 een overzicht van de inkomsten en uitgaven van het project, inbegrepen een overzicht van alle geboekte posten (uitdraai grootboekrekeningen project);

 afschriften van alle facturen en debetnota’s, en de bewijzen m.b.t. de personeelskosten;

 een beknopte motivatie van de aanvraag m.b.t. de uitbetaling van het saldo (cfr.

financieringsovereenkomst);

 Bij het opstellen van de inkomsten- en uitgavenstaat dient zo nauw mogelijk te worden aangesloten bij het initieel ingediende kostenschema. Deze inkomsten- en uitgavenstaat wordt aangeleverd volgens bijgevoegd standaardmodel (addendum 2);

 Belangrijke afwijkingen t.o.v. het oorspronkelijk kostenschema worden enkel aanvaard indien voorafgaandelijk de schriftelijke toestemming van stad Antwerpen werd bekomen. Transferten over begrotingsposten heen kunnen slechts worden aanvaard na voorafgaandelijk schriftelijk akkoord;

 De uitvoerder dient een afschrift van alle betrokken facturen, vorderingsstaten en de bijhorende betalingsbewijzen bij te voegen.