OVEREENKOMST Nr. 2017/…
Actietitel : Project jongeren en ondernemen BAAS-traject 3 en BAAS-traject 4
TUSSENStad Antwerpen
met maatschappelijke zetel te Grote Markt 1, 2000 Antwerpen,
vertegenwoordigd door haar gemeenteraad, waarvoor optreden Bart De Wever, voorzitter van de gemeenteraad en Roel Verhaert, stadssecretaris.
EN
KAVKA vzw,
met maatschappelijke zetel te Oudaan 14 2000 Antwerpen
vertegenwoordigd door Jan Maas, in de hoedanigheid van algemene coördinator, hierna genoemd “de uitvoerder”.
WORDT HET VOLGENDE UITEENGEZET EN OVEREENGEKOMEN : ARTIKEL 1 - ACHTERGROND VAN DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst kadert in de uitvoering van de het meerjarenplan 2014-2019 van de stad Antwerpen en wordt uitgevoerd binnen volgende operationele doelstellingen (OD) van de stad Antwerpen:
nummer OD: 1SLW060102
titel OD: De jeugdwerkloosheid is aangepakt nummer OD: 1SLW050404
titel OD: starters worden begeleid om tot meer succesvolle ondernemingen te komen nummer OD: 1SBR050201
titel OD: Het aanbod van het professioneel jeugdwerk is permanent afgestemd op de noden van kinderen, tieners en jongeren in de buurt.
Deze overeenkomst past binnen het operationeel plan van de stad Antwerpen 2017 -2019
Deze overeenkomst gaat in op 1 januari 2017 en eindigt op 31 december 2018. Ze legt voor de hierna vernoemde actie de verantwoordelijkheden van stad Antwerpen en de uitvoerder vast.
ARTIKEL 2 - VOORWERP EN DOELSTELLINGEN VAN DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst concretiseert de financiële afspraken en resultaatsverbintenissen tussen de uitvoerder en stad Antwerpen. De financiële bijdrage vanuit stad Antwerpen heeft betrekking op de financiering van het project ‘
Jongeren en ondernemerschap BAAS-trajecten 3 en BAAS- trajecten 4
’.Het project wordt goedgekeurd voor de periode welke begint op 1 januari 2017 en eindigt op 31 december 2018
2.1. DOELSTELLING
Het verbeteren van het ondernemerschapsklimaat in Antwerpen voor jongeren aan de hand van BAAS.
1.
Voor jongeren is werkloosheid en/of werkzekerheid een belangrijk vraagstuk. Werkloosheid en werkonzekerheid zijn reële problemen, vooral in een grootstad als Antwerpen. Eén van de mogelijkheden voor jongeren en schoolverlaters is om zelf te ondernemen. Nu wordt er nog heel vaak naar een werknemersstatuut gestreefd. Het kunnen bijdragen aan een juisteuitstroom in het onderwijs en activering van de jongeren vormt dan ook het uitgangspunt van dit project.
2.
Er is een uitgebreid aanbod voor ondernemers. Dit aanbod is echter niet steeds op maat van en toegankelijk voor alle jongeren. Daarnaast vormt het (over)aanbod voor vele jongeren eerder een drempel. Met dit project wordt er ingezet op doorverwijzing en overkoepelende opvolging van de jongeren. Dit onder meer door gebruik te maken van een stuurgroep bestaande uit meerdere organisaties die rond ondernemerschap werken (Youthstart, Unizo, Microstart, Xerius, enz.)3.
In een eerste fase, begin 2017 en begin 2018, wordt er telkens een communicatiecampagne opgezet waarmee wordt bijgedragen aan een meer stimulerend en meer openondernemerschapsklimaat. Naast de individuele trajecten op maat zet het project eveneens in op een beter ondernemersklimaat in het algemeen voor jongeren in de stad Antwerpen.
4.
In een tweede fase zal een groep jongeren die willen ondernemen, geïnitieerd worden in het ondernemerschap. Nadien worden de geïnteresseerden en gemotiveerden individueelopgevolgd vanuit Kavka vzw en doorverwezen naar de bestaande trajecten. Kavka vzw biedt coaching aan gedurende de tweede fase van het project hierbij wordt er actief gebruik gemaakt van het bestaande aanbod van de leden in de stuurgroep van BAAS-trajecten Antwerpen.
Tijdens het traject blijft er een intensief contact tussen de medewerker van Kavka vzw en de jongeren.
5. Kavka vzw neemt een actieve rol op om kwetsbare jongeren te betrekken rond
ondernemerschap. Kavka vzw zal hen de stimulans en ruimte bieden om na te gaan wat ondernemen voor hen zou kunnen betekenen en in hoeverre dit te combineren is met eigen ambities, competenties en dromen. Dit kan niet alleen gerealiseerd worden door het bekendmaken van het BAAS traject bij deze groep. Daarom zet Kavka vzw in op het ondersteunen en wegwijs maken van diverse jongerenbegeleiders en Elders Verworven Competenties (EVC) medewerkers, die met deze kwetsbare jongeren werken, in wat ondernemerschap voor deze groep jongeren kan betekenen en welke partners en trajecten relevant zijn. Indien gewenst, kan ondersteuning geboden worden binnen aangepaste trajecten.
6. Jonge (bijna) ondernemers mentale en - indien gewenst - fysieke ruimte en een netwerk aanbieden. Jongeren de kans bieden om samen te komen (met andere jongeren, al meer ervaren ondernemers, organisaties, mogelijke partners en mogelijke klanten) rond het thema ondernemerschap.
De flow van het project ziet er als volgt uit:
1. Communicatiecampagne rondom ondernemen voor jongeren
2. Minstens 50 jongeren (max 30j) participeren aan de voortrajecten. Deze jongeren worden gerekruteerd vanuit onderwijs/jeugdsector/via algemene oproep.
3. 20 jongeren kunnen via bv. wedstrijd/selectie hun eerste aanzet van business idee, verder uitwerken met behulp van professionals.
4. Er wordt naar gestreefd om minstens 5 jongeren verder door te laten groeien en hun ondernemerschapsproject effectief verder uit te voeren.
5. Aan de jongeren die geselecteerd zijn wordt nazorg geboden tot het einde van die editie.
Inhoudelijk vertalen deze doelstellingen zich als volgt:
Doelstelling A: Ondernemerschap wordt als optie gepromoot bij jongeren.
Het gericht communiceren en werven van jongeren: In de selectie en werving van de jongeren zorgt Kavka vzw ervoor dat men jongeren met verschillende achtergronden kan bereiken: jongens, meisjes, allochtonen, autochtonen, hooggeschoolden, laaggeschoolden, werkenden, werklozen, studenten, … Aan de hand van gerichte communicatie overtuigt men jongeren om deel te nemen aan de initiatie en/of verdere fasen van het project. Hierdoor krijgen zij de kans om een traject op maat te volgen en hun eigen business-droom te verwezenlijken. Zo wordt hen, samen met de partners, een toekomst naast die van de werkloosheid en het werknemersstatuut aangeboden. Deze campagne heeft als voornaamste doel om een oproep naar de jongeren met interesse en ambitie om te ondernemen te genereren. Hierbij worden ze geprikkeld en aangezet om deel te nemen aan de initiatie- en/of de intensieve begeleidingstrajecten (onder monitoring). Met input vanuit de stuurgroep ontwikkelt Kavka vzw, als coördinator, deze campagne(s) met de toon, de kanalen en de inhoud op maat van jongeren en de specifieke doelgroepen.
Doelstelling B: Organiseren van voortrajecten op maat van jongeren
Om jongeren een goed zicht te geven van wat ondernemerschap is en om ze daarvan te laten proeven, zal Kavka vzw, in samenwerking met oa partners uit de stuurgroep, voortrajecten op maat van
jongeren organiseren. Tijdens deze trajecten krijgen jongeren een realistisch beeld van wat ondernemerschap is en leren ze hun eigen ondernemerschapstalenten kennen.
Doelstelling C: Afstemmen van het aanbod.
Als coördinator van het Project neemt Kavka vzw in de tweede fase van het traject de taak op zich om in het bestaande aanbod de aansluitingen te zoeken van trajecten die elkaar opvolgen én om het bestaande aanbod (communicatief) af te stemmen op maat van de jongeren. Hierbij is het belangrijk dat :
a) de jongeren de weg naar het aanbod of het project (bij Kavka vzw) vinden om van hieruit doorverwezen te worden;
b) de jongeren de weg doorheen het aanbod vinden. Om dit te bereiken zal het aanbod op maat van de jongeren vertaald worden. Daarnaast zal er eveneens naar specifieke doelgroepen gecommuniceerd worden. De taak van de BAAS-medewerker, in samenwerking met de startersbegeleiding van Stad Antwerpen, is daarenboven zeer belangrijk, vermits hij/zij de jongeren zal informeren, begeleiden en doorverwijzen naar de trajecten, en dit telkens op maat van de jongeren hun profiel, hun behoeften en de specificaties van hun business(idee).
Doelstelling D: Extra aandacht voor maatschappelijk kwetsbare jongeren door ondersteunen van jongerenbegeleiders
Kwetsbare jongeren moeten de stimulans en ruimte krijgen om na te gaan wat ondernemen voor hen zou kunnen betekenen en in hoeverre dit te combineren is met eigen ambities, competenties en dromen. Om dit te realiseren werkt Kavka vzw nauw samen met diverse jongerenbegeleiders en EVC medewerkers, die met deze kwetsbare jongeren werken. Kavka vzw zal de begeleiders informeren, inspireren in wat ondernemerschap voor deze groep jongeren kan betekenen.
opwekken zal Kavka vzw hen ondersteunen om een beter zicht te krijgen op het aanbod en mogelijkheden voor de jongeren die ze in begeleiding hebben.
Doelstelling E: Jonge (bijna) ondernemers een netwerk aanbieden.
Jongeren de kans bieden om samen te komen (met andere jongeren, meer ervaren ondernemers, organisaties, mogelijke partners en mogelijke klanten) rond het thema ondernemerschap.
Doelstelling F: Evaluatie, opvolging en resultaatmeting.
Een onmisbare component van het project is de evaluatie van voortrajecten en de intensieve begeleidingstrajecten (bestaande aanbod). Daarnaast is er ook meting nodig van de gevoerde campagnes.
2.2. UITVOERINGSFASEN
Voor de uitvoering en de realisatie van de hogergenoemde doelstelling worden volgende uitvoeringsfasen onderscheiden:
2017
Januari/Februari/Maart (opstart BAAS3)
1. Voorbereiden van een gemeenschappelijk actieplan met de deelnemende partners;
a. Functietoewijzing leden van de stuurgroep van BAAS-trajecten binnen het project (afstemming) + financiële en uitvoerende afspraken.
b. Hierbij wordt eveneens de oproep gelanceerd om mee invulling te geven aan de voortrajecten voor een 50-tal jongeren.
2. Opstart communicatie (breed Stad/gericht jeugdwerk) door BAAS
Verkenning mogelijkheden communicatie in functie van resultaatsverwachtingen/bereik doelgroep. Minimale pistes in de communicatiecampagne:
a Informatie via leden van de stuurgroep
b Gerichte oproep aan partners in het jeugdwerk + onderwijs (18j – 30j) c Brede oproep om individuele jongeren te bereiken.
3. Start voortrajecten:
a. Voortrajecten: verkenning van ondernemerschapskwaliteiten en mogelijkheden samenwerking met partners. Dit wederom rond verschillende fasen van het ondernemerschap, zoals bvb pre-idee, pril-idee, pre-starter en starter.
April/mei
1. Selectie door jury – beste (# trajecten max 20 ind. jongeren)
2. Event om jongeren te laten netwerken, inspiratie te laten opdoen, partners te leren kennen en voortrajecten af te sluiten.
Mei/december
1. Coaching van en trajecten op maat uit stippelen voor de geselecteerde projecten door Kavka vzw en Startersbegeleiding Stad Antwerpen.
2. Groepssessies voor de geselecteerde groep van jongeren met peer-learning-momenten en masterclasses.
3. Opvolging van het gevolgde aanbod bij de partners.
4. Coördinatie en opvolging van BAAS-trajecten door Kavka vzw.
5. Stuurgroep wordt met de leden op intensieve basis georganiseerd voor de opvolging en bijsturing van het project.
6. Voeling met het ondernemerschapsklimaat voor jongeren in Antwerpen.
7. Presentatiemogelijkheden (winkel, event, …) voor de geselecteerde jongeren. Doel is om hier de jongeren de gelegenheid te geven om hun projecten verder voor te stellen, hun eerste markt- en klantenonderzoek te kunnen doen en de nodige media-aandacht indien mogelijk en gewenst.
December
1. Afronding van de lopende editie van BAAS-trajecten
2. Conclusies en aanbevelingen worden geformuleerd aan Stad Antwerpen
3. In afspraak met de Stad Antwerpen wordt eventueel een toonmoment + studiedag (buiten begroting) georganiseerd.
2018
Januari/Februari/Maart (opstart BAAS4)
1. Voorbereiden van een gemeenschappelijk actieplan met de deelnemende partners;
a. Functietoewijzing leden van de stuurgroep van BAAS-trajecten binnen het project (afstemming) + financiële en uitvoerende afspraken.
b. Hierbij wordt eveneens de oproep gelanceerd om mee invulling te geven aan de voortrajecten voor een 50-tal jongeren.
2. Opstart communicatie (breed Stad/gericht jeugdwerk) door BAAS
Verkenning mogelijkheden communicatie in functie van resultaatsverwachtingen/bereik doelgroep. Minimale pistes in de communicatiecampagne:
a Informatie via leden van de stuurgroep
b Gerichte oproep aan partners in het jeugdwerk + onderwijs (18j – 30j) c Brede oproep om individuele jongeren te bereiken.
3. Start voortrajecten:
a Voortrajecten: verkenning van ondernemerschapskwaliteiten en mogelijkheden samenwerking met partners. Dit wederom rond verschillende fasen van het ondernemerschap, zoals bvb pre-idee, pril-idee, pre-starter en starter.
April/mei
1 Selectie door jury – beste (# trajecten max 20 ind. jongeren)
2 Event om jongeren te laten netwerken, inspiratie te laten opdoen, partners te leren kennen en voortrajecten af te sluiten.
Mei/december
1. Coaching van en trajecten op maat ontwikkelen voor de geselecteerde projecten door Kavka vzw en Startersbegeleiding Stad Antwerpen.
2. Groepssessies voor de geselecteerde groep van jongeren met peer-learning-momenten en masterclasses.
3. Opvolging van het gevolgde aanbod bij de partners.
4. Coördinatie en opvolging van BAAS-trajecten door Kavka vzw.
5. Stuurgroep wordt met de leden op intensieve basis georganiseerd voor de opvolging en bijsturing van het project.
6. Voeling met het ondernemerschapsklimaat voor jongeren in Antwerpen.
7. Presentatiemogelijkheden (winkel, event, …) voor de geselecteerde jongeren. Doel is om hier de jongeren de gelegenheid te geven om hun projecten verder voor te stellen, hun eerste markt- en klantenonderzoek te kunnen doen en de nodige media-aandacht indien mogelijk en gewenst.
December
1. Afronding van de lopende editie van BAAS-trajecten
2. Conclusies en aanbevelingen worden geformuleerd aan Stad Antwerpen
3. In afspraak met de Stad Antwerpen wordt eventueel een toonmoment + studiedag (buiten begroting) georganiseerd.
ARTIKEL 3 - RESULTATEN - OBJECTIEVEN - INDICATOREN
De uitvoerder engageert zich om alles in het werk te stellen om de vooropgestelde doelstellingen zoals geformuleerd onder artikel 2 en de resultaten zoals geformuleerd in het projectdossier te realiseren.
3.1. Kwantitatieve doelstelling :
• Minstens 50 jongeren met de eerder genoemde diversiteit worden bereikt en volgen een voortraject.
• 20 ideeën of projecten worden hieruit geselecteerd voor verdere intensieve begeleiding tot en met de opstart.
• Minstens vijf projecten worden opgestart tegen einde van elk editiejaar.
Jongerenbegeleiders en EVC-medewerkers worden in de loop van 2017 geïnformeerd om ondernemerszin bij jongeren te herkennen en erkennen. Ze worden wegwijs gemaakt in het bestaande aanbod. In 2018 wordt dit gestructureerd.
3.2. Kwalitatieve doelstelling : Meting prestaties:
Bij elke actie (zoals sessie, traject, campagne) wordt er een vorm van (zelf)evaluatie ingepland.
Hierbij is de diepte van de meting afhankelijk van de plaats van het proces en de duur en intensiteit van het contact/traject. Zo is het voordehand liggend dat een infosessie wordt geëvalueerd door middel van een korte vragenlijst met positieve en negatieve aspecten, daar waar een maanden durend traject onderbouwd wordt met een gehele procesmeting die peilt naar het gerealiseerde verschil op meerdere niveaus en aspecten.
De doorstroming en de doorverwijzing naar het bestaande en elkaars aanbod van de leden van de stuurgroep wordt bijgehouden. Daarnaast wordt aan de jongeren feedback gevraagd over de communicatie van het aanbod en of de begeleiding.
Tevens wordt, naast het aanbod, ook de eigen werking van Kavka vzw gemeten, bevraagd en geëvalueerd, dit kan door Kavka vzw zelf, de jongeren en de partners.
De gevoerde campagnes worden intern opgevolgd en het bereik wordt gemeten. Waar nodig wordt hiervoor samengewerkt met de communicatiedienst van Stad Antwerpen – Business en Innovatie of wordt beroep gedaan op de nodige externe expertise.
Na en tijdens elke fase van het project wordt de doorstroom en stopzetting van het verdere traject bevraagd. Hierdoor komen we tot de inzichten van de positieve en de negatieve kanten van het aanbod
en eveneens krijgen we inzicht waarom de jongeren afhaken (en of dit wel aanbod/begeleiding- afhankelijk is).
Opvolging en evaluatiedata
Tijdens het project wordt er maandelijks met Stad Antwerpen-Business en Innovatie samen gezeten om o.a. op te volgen en te evalueren (proces en resultaten). De metingen van de objectieven
(procesmetingen) worden met de stad opgevolgd en gedeeld. Daarnaast bestaat de afronding van het project eruit om de resultaten te verwerken.
Aan het einde van het project worden deze resultaten aan alle partijen (of zelfs breder) gepresenteerd.
De uitvoerder engageert zich om alles in het werk te stellen om de vooropgestelde doelstellingen zoals geformuleerd onder dit artikel en art. 2 te realiseren van 1 januari 2017 tot en met 31 december 2018.
ARTIKEL 4 – FUNDAMENTELE VRIJHEDEN
Ieder die een subsidie van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van stedelijke infrastructuur, neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samenleven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.
De subsidie aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement leidt steeds tot sancties zoals:
- weigeren of terugvorderen van de subsidie;
- éénzijdig beëindigen van de samenwerking;
- verhuurverbod in alle stedelijke centra;
- weigering van logistieke ondersteuning.
ARTIKEL 5 - FINANCIERING 2017
De totale kost van het project zoals opgenomen in de begroting (addendum 2) werd overeenkomstig het ingediende projectdossier voor de periode 1 januari 2017 - 31 december 2017 bepaald op 60.500,00 EUR waarvan 48.000,00 EUR gevraagd wordt aan stad Antwerpen, met reguliere middelen.
Dit bedrag omvat alle kosten van het project, inbegrepen alle taksen en belastingen (waaronder de belasting over de toegevoegde waarde).
De stad Antwerpen zal, onder voorbehoud dat alle contractuele bepalingen van de voorliggende overeenkomst en de bijlagen door de uitvoerder strikt worden nageleefd, 48.000,00 EUR overmaken op rekening BE31 7330 4052 9155 van Kavka vzw met de vermelding “Jongeren en
ondernemerschap – BAAS 3”.
2018
De totale kost van het project zoals opgenomen in de begroting (addendum 2) werd overeenkomstig het ingediende projectdossier voor de periode 1 januari 2018 - 31 december 2018 bepaald op 60.500,00 EUR waarvan 48.000,00 EUR gevraagd wordt aan stad Antwerpen, met reguliere middelen.
Dit bedrag omvat alle kosten van het project, inbegrepen alle taksen en belastingen (waaronder de belasting over de toegevoegde waarde).
De stad Antwerpen zal, onder voorbehoud dat alle contractuele bepalingen van de voorliggende overeenkomst en de bijlagen door de uitvoerder strikt worden nageleefd, 48.000,00 EUR overmaken op rekening BE31 7330 4052 9155 van Kavka vzw met de vermelding “Jongeren en
ondernemerschap – BAAS 4”.
De toelagen voor 2018 worden bepaald overeenkomstig de begrotingsrichtlijnen 2018 van de stad.
Binnen de mogelijkheden van de strategische meerjarenplanning van de stad kunnen deze werkingstoelagen worden gewijzigd door budgettaire noodwendigheden van de stad.
Om de toelage te bekomen moet de uitvoerder schuldenvrij zijn. Er mogen geen openstaande, niet- betwiste vervallen schulden bestaan ten aanzien van de stad. Voor vragen daarover kan men terecht bij de dienst financiën/debiteurenbeheer 03 388 84 31 of 03 338 86 86. De uitvoerder moet de laatste jaarrekening en goedgekeurde recente statuten bezorgen.
De aan stad Antwerpen gevraagde financiering is een additionele financiering, dit wil zeggen dat eerst alle overige aangegeven financieringsbronnen aangewend en uitgeput moeten worden. De door de uitvoerder bij de aanvraag ingediende begroting zal hierbij als basis dienen en tevens als bijlage aan deze overeenkomst gehecht worden.
ARTIKEL 6 – VERANTWOORDING EN EVALUATIE
De richtlijnen in bijlage (addendum 1) maken integraal deel uit van de voorliggende overeenkomst, en worden door de uitvoerder zonder enig voorbehoud aanvaard.
De uitvoerder verbindt er zich toe om de ontwikkelingen van het project en de stand van zaken op regelmatige tijdstippen mede te delen en te bespreken met de verantwoordelijken van stad Antwerpen en jaarlijks de vooropgestelde termijnen van verslaggeving - zoals bepaald in addendum 1 na te leven.
Elke wijziging in de uitvoering van het project wordt door de uitvoerder onmiddellijk gemeld en besproken met de verantwoordelijken van stad Antwerpen. De goedgekeurde wijziging wordt steeds schriftelijk bevestigd.
Indien de resultaten/indicatoren - zoals bepaald onder artikel 3 hiervoor - niet behaald worden en dit niet via objectieve argumenten te verantwoorden valt, kan stad Antwerpen sanctionerend optreden en eventueel tot terugvordering van de reeds betaalde voorschotten overgaan.
De uitvoerder zal tijdens en na de uitvoering van het project alle controle toelaten nodig voor de beoordeling van de effectiviteit van de uitvoering ervan.
Stad Antwerpen heeft het recht alle middelen terug te vorderen waarvoor geen originele verantwoordingsstukken worden voorgelegd.
De uitvoerder is gehouden tot onmiddellijke terugbetaling van ontvangen bedragen:
♦ wanneer hij de voorwaarden van onderhavige overeenkomst niet naleeft;
♦ wanneer hij de betoelaging niet aanwendt voor de doeleinden waarvoor ze toegekend werd (bij oneigenlijk gebruik van de toelage wordt deze teruggevorderd voor het gedeelte van het oneigenlijk gebruik);
♦ wanneer de gevraagde bewijsstukken niet binnen de vooropgestelde termijn worden voorgelegd, of indien de controle ervan wordt verhinderd;
♦ wanneer de ingebrachte kosten reeds werden gedekt door andere inkomsten, of op enigerlei wijze deel uitmaken van een dubbele subsidiëring;
♦ wanneer uit de eindafrekening blijkt dat het aandeel van stad Antwerpen in het totaal van de cofinancieringen het in de begroting voorziene procentueel aandeel overtreft;
♦ in voorkomend geval, wanneer de door de uitvoerder ingediende kosten door een bovenlokale overheid worden verworpen en van stad Antwerpen worden teruggevorderd (in dit geval zal stad Antwerpen op haar beurt terugvorderen van de uitvoerder).
ARTIKEL 7 - COMMUNICATIE EN PUBLICITEIT
De uitvoerder verbindt er zich toe iedere externe communicatieactie (bekendmaking, persactie, aankondiging, promotie of publiciteit, …) omtrent dit project of deze actie, en dit ongeacht de doelgroep, met de projectverantwoordelijke of dossierbeheerder van stad Antwerpen vooraf te bespreken.
Het is belangrijk dat in alle communicatieacties minimaal volgende informatie vervat zit:
- de omschrijving van het project (wie, wat, waar, hoe, wanneer,..);
- de vermelding dat dit project of deze actie mede gefinancierd wordt door de stedelijke overheid;
- op alle documenten die worden gebruikt staat steeds het sponsorlogo van de stad Antwerpen.
Dit dient opgevraagd te worden bij de communicatieverantwoordelijke van stad Antwerpen.
Daarnaast zal de uitvoerder met de projectverantwoordelijke of dossierbeheerder bij stad Antwerpen afspreken welke verdere logo’s dienen vermeld te worden voor het project.
ARTIKEL 8 - REGISTRATIE EN DATABEHEER
Om de resultaatgerichtheid te kunnen evalueren in functie van de kwalitatieve uitbouw van de praktijk wordt er gevraagd te registreren in de Monitor Sociale Economie. (zie addendum 1)
ARTIKEL 9 - AANSPRAKELIJKHEID
Stad Antwerpen kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst.
ARTIKEL 10 – GESCHILLEN
In geval van betwisting over de uitvoering van deze overeenkomst kan de meest gerede partij de zaak enkel aanhangig maken bij de bevoegde rechtbank te Antwerpen.
Opgemaakt te Antwerpen op ………. in 2 exemplaren.
Elk der partijen verklaart een exemplaar te hebben ontvangen.
Stad Antwerpen
Namens de gemeenteraad
de stadssecretaris de voorzitter van de gemeenteraad
Roel Verhaert Bart De Wever
Namens Kavka vzw Algemene coördinator
Jan Maas
Addendum 1 - FINANCIELE RICHTLIJNEN BETREFFENDE VERSLAGEN EN AFREKENINGEN PROJECTEN STAD ANTWERPEN
Addendum 2 - BEGROTING EN FINANCIERING VAN HET PROJECT
FINANCIELE RICHTLIJNEN BETREFFENDE VERSLAGEN EN AFREKENINGEN PROJECTEN STAD ANTWERPEN
1.
INSTRUCTIES VOOR HET INDIENEN VAN EEN AANVRAAGDOSSIER 1.1. Indiening aanvraagdossier:
Aanvragen gebeuren digitaal.
Aanvragen voor toelagen in het kader van werk en sociale economie dienen ingestuurd aan work@stad.antwerpen.be
Aanvragen voor het toelagereglement “Samenwerking sociale en reguliere economie” worden digitaal ingediend door middel van e-formulier op:
www.ondernemeninantwerpen.be/susbsidie-samenwerking-sociale-economie
Aanvragen voor het toelagereglement “Activering politieke vluchtelingen” worden digitaal ingediend door middel van e-formulier op:
www.ondernemeninantwerpen.be/subsidie-activering-vluchtelingen
Andere aanvragen in het kader van toelagen die voorzien werden op het budget van het bedrijf ondernemen en stadsmarketing dienen ingestuurd te worden naar
os_financien@stad.antwerpen.be
1.2. Ontvankelijkheid aanvraagdossier:
Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens:
•
het gewenste bedrag;
•
een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal worden aangewend;
•
een financieel plan betreffende de aanwending van de toelage, met opgave van de uitgaven, investeringen (infrastructuur, rollend materieel, meubilair,.. indien van toepassing en raming van de inkomsten;
•
andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel.
Wanneer de toelage groter is dan of gelijk aan 25 000,00 EUR wordt daar nog aan toegevoegd:
•
een globaal overzicht van de personeelsformatie (functieniveau en % tewerkstelling) en
•
een globaal overzicht van de personeelsgebonden werkingskosten.
Verder dient de volgende informatie over de aanvrager te worden bijgevoegd:
•
kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad;
•
de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent;
•
de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur;
•
het bankrekeningnummer van de rechtspersoon;
•
het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag;
•
de laatst goedgekeurde begroting
•
het btw-statuut.
2.
VERSLAGGEVING en RAPPORTERING
De uitvoerder is gehouden inhoudelijk en financieel verslag uit te brengen met betrekking tot de uitgevoerde activiteiten, en dit op basis van de elektronisch aangeleverde standaarddocumenten:
•
halfjaarlijks inhoudelijk verslag waaraan bespreking van voortgang en te voorzien resultaat wordt verbonden (indien van toepassing);
•
inhoudelijk eindverslag;
•
financieel eindverslag;
•
kwartaalrapportage in de monitor sociale economie, indien van toepassing;
•
rapportering van alle andere mogelijke toelagen in het kader van deze activiteiten, zowel van twee kalenderjaren voor de ingang van het project als van twee kalenderjaren vanaf de aanvang van het project in functie van staatsteun, indien van toepassing.
De uitvoerder legt achterliggende bewijsstukken digitaal voor op vraag van de subsidieverstrekker. De stukken dienen wel gedurende 10 jaar op de hoofdzetel bewaard te worden en te allen tijde beschikbaar te zijn voor controle ter plaatse.
Stad Antwerpen behoudt zich het recht voor te beoordelen of het ingediende inhoudelijk verslag voldoende gedetailleerd is om de behaalde resultaten van het project te kunnen evalueren en/of de aangeleverde gegevens werden verstrekt overeenkomstig de bepalingen van de overeenkomst. Zij kan derhalve te allen tijde alle door haar gewenste bijkomende inlichtingen opvragen, en indien nodig, financiële controle ter plaatse onaangekondigd uitvoeren.
De Wet op de privacy
Stad Antwerpen verbindt zich er toe om de wet op de privacy (meer bepaald de Wet van 8.12.1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens) strikt toe te passen en de geregistreerde gegevens alleen statistisch te verwerken (zonder persoonsgebonden gegevens), tenzij dit anders door alle partijen schriftelijk wordt overeengekomen.
3.
FINANCIELE CRITERIA met betrekking tot AFREKENINGEN 3.1 In aanmerking komende uitgaven:
Er worden uitsluitend uitgaven aanvaard waarvoor geldige bewijsstukken kunnen worden
voorgelegd en die een duidelijke link met het project hebben. Stad Antwerpen behoudt zich
tevens het recht voor de betalingsbewijzen op te vragen vooraleer op haar beurt tot betaling
3.2 Personeelskosten:
Direct en indirecte personeelskosten kunnen ingebracht worden.
Directe personeelskosten zijn loonkosten van de medewerkers die rechtstreeks bij de
uitvoering van het project betrokken zijn, zoals bijvoorbeeld lesgevers, projectontwikkelaars, begeleiders op de werkvloer, en dergelijke.
Alle personeelskosten dienen in verhouding tot de tijdsbesteding op het project aangerekend te worden (ook vakantiegeld, eindejaarspremie, …).
Bij de verantwoording van de kosten dient u een overzicht te geven van de naam en de functietitel van de personeelsleden die in het kader van het project werken, alsook VTE, tewerkstellingspercentage en periode van tewerkstelling.
Niet-subsidiabel:
Verbrekingsvergoeding bij ontslag is niet subsidiabel.
3.3 Werkingskosten:
Als directe werkingskosten worden alleen kosten aanvaard die rechtstreeks betrekking hebben op het project, die als dusdanig controleerbaar zijn, die de redelijke behoefte voor het project niet overtreffen. Als werkingskosten zijn, bij wijze van voorbeeld, aanvaardbaar:
•
aankoop van materialen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur de duur van de uitvoeringsovereenkomst niet overschrijdt (bijvoorbeeld inkt, papier, batterijen, …);
•
diensten die aan derden worden uitbesteed (advies, consultancy, …);
•
verplaatsingskosten, binnen de fiscaal aanvaarde grenzen;
•
huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen.
Volgende kosten zijn niet subsidiabel, tenzij schriftelijk anders overeengekomen:
•
Restaurantkosten
•
Teambuildingsactiviteiten
•
Investeringen 3.4 Overhead
Overheadkosten moeten niet bewezen worden en mogen op een forfaitaire basis ingebracht worden: 10% op de som van personeels- en werkingskosten.
De betoelaging aan de uitvoerder bedraagt niet meer dan 100%. Indien de toelage de totale
projectkosten overschrijden, heeft de stad het recht om het overschrijdende gedeelte terug te
vorderen.
3.5 Investeringen en afschrijvingen:
Investeringen en afschrijvingen zijn niet subsidiabel, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
3.6 BTW:
Btw kan uitsluitend in rekening worden gebracht voor het gedeelte dat niet aftrekbaar is.
Daartoe dient in elke aanvraag steeds het geldende btw-statuut van de uitvoerder vermeld, en de desgevallend opgenomen btw gestaafd te worden.
3.7 Inkomsten:
In geval in het kader van het project (gedurende de uitvoeringsperiode) directe of indirecte ontvangsten worden gegenereerd (opbrengsten van verkoop, verhuur, individuele
inschrijvingsgelden, en andere), moeten deze inkomsten eveneens worden meegedeeld, worden opgenomen in de eindverantwoording, en in mindering gebracht worden van het eindsaldo.
3.8 Wet op overheidsopdrachten:
Bij het plaatsen van bestellingen dient er rekening gehouden te worden met algemene
principes van de wet op overheidsopdrachten (zelfs als de organisatie zelf niet onderworpen is aan de wet). Aangezien het in de meeste gevallen over bestellingen gaat voor niet hoger dan 85.000 euro per opdracht, betekent dit een marktbevraging door middel van drie
offerteaanvragen.
Bij de controle is de begunstigde gehouden om de uitgevoerde marktbevraging aan te tonen.
3.9 Cofinancieringbewijzen:
De uitvoerder verbindt er zich toe te allen tijde op het eerste verzoek alle gegevens voor te leggen met betrekking tot alle inkomsten en uitgaven die ressorteren onder de volledige cofinanciering van het project.
Op de originele facturen moet duidelijk worden vermeld voor welk percentage de factuur werd ingebracht bij de verschillende bronnen van cofinanciering.
Het procentuele aandeel van stad Antwerpen in het totaal van de cofinancieringen mag bij de ingediende eindafrekeningen het in de begroting voorziene aandeel niet overtreffen. Indien dit toch het geval zou zijn heeft de stad het recht het batig saldo terug te vorderen.
4.
PROJECTADMINISTRATIE EN -BOEKHOUDING
Deze dient op een overzichtelijke en geordende wijze te worden gevoerd met het oog op:
•
een doeltreffende beheersing van de projectkosten door de uitvoerder;
•
het verschaffen van gedetailleerde en overzichtelijke uitgavenstaten;
•
een efficiënt verloop van de controles.
4.1 Identificatie investeringen
Alle gesubsidieerde investeringen dienen een identificatienummer te bevatten conform de inventaris van de uitvoerder.
4.2 Gescheiden rekeningen
Alle uitgaven en ontvangsten met betrekking tot het project dienen op aparte
grootboekrekeningen geboekt te worden. Dit betekent dat alleen boekingen met betrekking tot één enkel Ondernemen en Stadsmarketing-project per post mogen voorkomen.
4.3 Gescheiden klassement
De originele (papieren- en of digitale) facturen en betalingswijzen dienen gedurende 10 jaar bewaard te worden en steeds beschikbaar te zijn voor controle.
5.
UITBETALING TOELAGE en TERUGVORDERING
Na goedkeuring door het college zal aan de uitvoerder het toegekende bedrag in volgende schijven worden uitbetaald, afhankelijk van de hoogte van het toegekende subsidiebedrag:
-
kleiner dan 25.000,00 EUR: volledig in 1 keer;
-
tussen 25.000,00 EUR en 125.000,00 EUR: per semester;
-
tussen 125.000,00 EUR en 250.000,00 EUR: per kwartaal;
-
