OVEREENKOMST Nr. 2017/…
Actietitel : Jongeren Activeren in de Thuiszorg (JATZ) TUSSEN
Stad Antwerpen
met maatschappelijke zetel te Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door haar gemeenteraad, waarvoor optreden Bart De Wever, voorzitter van de gemeenteraad en Sven Cauwelier, stadssecretaris.
EN
thuiszorg Vleminckveld
met maatschappelijke zetel te 2000 Antwerpen en met het correspondentieadres Vleminckveld 28, 2000 Antwerpen vertegenwoordigd door Dimitri Durlet in de hoedanigheid van directeur, hiernagenoemd “de uitvoerder”.
Contactpersoon: Dimitri Durlet
Kantooradres: Vleminckveld 28, 2000 Antwerpen Telefoonnummer: 0478 57 47 86
E-mailadres: dimitri.durlet@vleminckveld.be Rekeningnummer (IBAN): BE 59 4099 5532 2126 Ondernemingsnummer : 0410677907
WORDT HET VOLGENDE UITEENGEZET EN OVEREENGEKOMEN : ARTIKEL 1 - ACHTERGROND VAN DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst kadert in de uitvoering van het meerjarenplan 2014-2019 van de stad Antwerpen en wordt uitgevoerd binnen volgende operationele doelstelling (OD) van de stad Antwerpen:
nummer OD: 1SLW060101
titel OD: De stad zorgt voor een optimale afstemming van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt.
Deze overeenkomst past binnen het operationeel plan van stad Antwerpen 2017.
Deze overeenkomst gaat in op 1 oktober 2017 en eindigt op 30 april 2018. Ze legt voor de hierna vernoemde actie de verantwoordelijkheden van de ‘uitvoerder’ vast.
ARTIKEL 2 - VOORWERP EN DOELSTELLINGEN VAN DE OVEREENKOMST
Deze overeenkomst concretiseert de financiële afspraken en resultaatsverbintenissen tussen de uitvoerder en stad Antwerpen. De financiële bijdrage vanuit stad Antwerpen heeft betrekking op de financiering van het project ‘Jongeren Activeren in de Thuiszorg’.
Het project wordt goedgekeurd voor een periode van 7 kalendermaanden beginnend op: 1 oktober 2017 en eindigend op 30 april 2018.
2.1. DOELSTELLING
De stad zal jongeren activeren op de arbeidsmarkt, in het bijzonder in de thuiszorgsector. Hiervoor organiseert de stad een opleiding ‘Jongeren Actief in de thuiszorg’ JATZ voor 15 kortgeschoolde
jongeren tussen 18 jaar en 25 jaar. De opleiding, poets in de thuiszorg, duurt 7 maanden. De stad heeft een intentieverklaring van verschillende thuiszorgorganisaties voor de invulling van minstens 50 vacatures. Het doorstroompercentage naar werk van deze opleiding werd vorig jaar in een gelijkaardig project vastgelegd op 80%.
2.2. UITVOERINGSFASEN
De uitvoerder voorziet een volledige opleiding in de thuiszorg: voorbereiding, instroom, opleiding poetsen in thuiszorg en doorstroom. Hierdoor zal het project jaaroverschrijdend zijn.
Volgende onderdelen van het project worden tussen 1 oktober 2017 en 31 december 2017 uitgevoerd:
1) voorbereiding
contacten met stakeholders, bekendmaking van de opleiding, voorzien van promomateriaal;
bijsturen inhoudelijk luik in overleg met lesgevers;
opmaken timing.
2) instroom
infosessies op maat van jongeren (trekker: Levanto-Jong) om het zorgberoep voor hen aantrekkelijker te maken, met participatie en inspraak van de doelgroep in functie van de ontwikkeling van het project.
De instroom van jongeren zal gebeuren in nauwe samenwerking met de VDAB (afdeling schoonmaak en zorg) en via:
de ploeg, groep Intro, SBS, Alexander Calder;
jongerencompetentiecentra;
websites: jongeren (jeugdwerknet), VDAB;
initiatieven van de provincie en jeugddienst provincie Antwerpen;
onze eigen netwerken: stakeholdersforum JongerenAanbod, koepelverenigingen sociale economie;
Volgende onderdelen van het project worden tussen 1 januari 2018 en 30 april 2018 uitgevoerd:
3) opleiding poetsen in de thuiszorg (trekker: thuiszorg Vleminckveld in samenwerking met Levanto omtrent specifieke doelgroep jongeren en Villers omtrent praktijkoefeningen):
versterken van jobvaardigheden en –attitudes door een doorgedreven opleiding en stage. De opleiding zal bestaan uit verschillende onderdelen:
praktijk vorming poetsen in de thuiszorg
product- en materialenkennis;
duurzaam omgaan met materialen en producten;
deontologie en beroepsattitude in de thuiszorg;
beroepsgerichte vorming: EHBO, ergonomie, veiligheid, gezondheid;
omgaan met specifieke cliëntsituaties (personen met dementie, psychiatrische thuiszorg, kansarmoede, palliatieve situaties,…);
kennismaking met de waaier van zorgberoepen;
kijkstage “poetsen in de thuiszorg” binnen of buiten de organisatie om de relevantie van de leerstof te kaderen;
werken aan randvoorwaarden;
talentenbeurs: werken rond benoemen van talenten en het uitwisselen van ervaringen;
werkplekleren via inleefstages in de thuishulp van 2 weken binnen of buiten de organisatie (met attest);
evolutie van competenties, talenten en groeimogelijkheden duiden en bespreekbaar maken aan de hand van een Persoonlijk Ontwikkelings Plan;
kennismaking en speeddating bij andere thuiszorgorganisaties in functie van tewerkstelling.
4) doorstroom (trekker: Levanto-Jong) nazorgtraject
na het behalen van het opleidingsattest/getuigschrift biedt de uitvoerder de jongeren aanvullend nog 1 week nazorg aan in huis: ruimte voor reflectie en oriëntering en het opstellen van een kwaliteiten-TOP3;
sollicitatietraining bij Levanto-Jong in 4 dagdelen bestaande uit vacature analyse,
motivatiebrief en Curriculum Vitae schrijven, inoefenen sollicitatiegesprek. Er kunnen ook ervaringen worden uitgewisseld met andere cursisten;
jobclubs (halve dagdelen): gedurende 4 weken biedt thuiszorg Vleminckveld hen 1 keer per week een intensieve opvolging aan. We stellen een coach en sollicitatieruimte met PC’s ter beschikking waarbij zij actief ondersteund worden in het vinden van vacatures en het solliciteren.
De uitvoerder zal opnieuw een aanvraag indienen voor erkenning als beroepsopleiding van de
opleiding door VDAB. Hierdoor krijgen de cursisten extra voordelen via VDAB (zoals tussenkomst in kinderopvang en vervoer) en krijgen de uitkeringsgerechtigden vrijstelling van stempelplicht.
Planning
1. 1 oktober 2017: aanstelling projectcoördinator thuiszorg Vleminckveld en arbeidsbemiddelaar bij Levanto;
2. begin oktober 2017: infosessie voor kandidaten met interesse voor zorg;
3. oktober-november 2017: bestendigen van bestaande en zoeken van nieuwe partnerschappen en expertise deling in kader van werving/instroom jongeren..;
4. oktober-november 2017: bijsturing opleiding qua methodiek en inhoud;
5. november 2017-januari 2018: aantrekken en screenen van kandidaten op infomomenten.
De uitvoeringsfase vindt plaats begin 2018
1. januari-maart 2018: opleiding ‘poetsen in de thuiszorg’ (6 weken);
2. maart-april 2018: doorstroom kandidaten en nazorg van niet-doorstromers;
3. april 2018: evaluatie project, onderzoek naar continuering en afronding, opmaken inhoudelijk en financieel rapport.
ARTIKEL 3 - RESULTATEN - OBJECTIEVEN - INDICATOREN
De uitvoerder engageert zich om alles in het werk te stellen om de vooropgestelde doelstellingen zoals geformuleerd onder artikel 2 en de resultaten zoals geformuleerd in het projectdossier te realiseren.
3.1. Kwantitatieve doelstelling : - 15 cursisten starten de opleiding;
- de uitvoerder streeft een maximale doorstroom na. Vorige projecten resulteerden in een doorstroom van 80% naar de zorgsector.
3.2. Kwalitatieve doelstelling :
- wervingsacties en screening kandidaten. Samenstelling groep cursisten;
- opleiding gedurende 6 weken met groep van 15 cursisten;
- doorstroom acties; vacature training en jobclubs. Toeleiding naar thuiszorgdiensten.
Meting prestaties:
- inhoud en methodieken zijn uitgewerkt en staan op papier;
- expertisedeling en rolverdeling tussen thuiszorg Vleminckveld en Levanto. Lerarenteam is geëngageerd;
- groep cursisten is samengesteld;
- de geslaagde cursisten worden begeleid in doorstroming.
De uitvoerder neemt verder het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.
Ieder die een subsidie van de stad ontvangt of rechtstreeks of onrechtstreeks gebruik maakt van stedelijke infrastructuur, neemt het engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samenleven. Uiteraard betekent dit de volstrekte naleving van de wetten van het Belgische volk en het Europees Verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele
vrijheden.
De subsidie aanwenden op een wijze die in strijd is met het engagement leidt steeds tot sancties zoals:
- weigeren of terugvorderen van de subsidie;
- éénzijdig beëindigen van de samenwerking;
- verhuurverbod in alle stedelijke centra;
- weigering van logistieke ondersteuning.
ARTIKEL 4 - FINANCIERING
De totale kost van het project zoals opgenomen in de begroting (addendum 2) werd overeenkomstig het ingediende projectdossier voor de periode 1 oktober 2017 - 30 april 2018 bepaald op 29.563,24 EUR waarvan 29.563,24 EUR gevraagd wordt aan stad Antwerpen, met reguliere middelen.
Dit bedrag omvat alle kosten van het project, inbegrepen alle taksen en belastingen (waaronder de belasting over de toegevoegde waarde).
De stad Antwerpen zal, in de mate dat zij de middelen van Vlaanderen ontvangen heeft en onder voorbehoud dat alle contractuele bepalingen van de voorliggende overeenkomst en de bijlagen door de uitvoerder strikt worden nageleefd, 29.563,24 EUR overmaken op rekening BE 59 4099 5532 2126 van thuiszorg Vleminckveld met de vermelding “JATZ3”.
De periodes voor de uitbetaling zijn afhankelijk van de hoogte van de toelage:
Om de toelage te bekomen moet de uitvoerder schuldenvrij zijn. Er mogen geen openstaande, niet- betwiste vervallen schulden bestaan ten aanzien van de stad. Voor vragen daarover kan men terecht bij de dienst financiën/debiteurenbeheer 03 388 84 31 of 03 338 86 86. De uitvoerder moet de laatste jaarrekening en goedgekeurde recente statuten bezorgen.
kleiner dan 25.000,00 EUR volledig in 1 keer
tussen 25.000,00 EUR en 125.000,00 EUR per semester tussen 125.000,00 EUR en 250.000,00 EUR per kwartaal
meer dan 250.000,00 EUR maandelijkse schijven
De aan stad Antwerpen gevraagde financiering is een additionele financiering, dit wil zeggen dat eerst alle overige aangegeven financieringsbronnen aangewend en uitgeput moeten worden. De door de uitvoerder bij de aanvraag ingediende begroting zal hierbij als basis dienen en tevens als bijlage aan deze overeenkomst gehecht worden.
ARTIKEL 5 – VERANTWOORDING EN EVALUATIE
a) inhoudelijk verslag:
De uitvoerder is gehouden digitaal inhoudelijk verslag uit te brengen aan stad Antwerpen, met betrekking tot de uitgevoerde activiteiten op basis van de aangeleverde
standaarddocumenten en dit:
- 3 maanden na de start van het project uiterlijk 31 januari 2018 (tussentijds inhoudelijk verslag)
- uiterlijk op 30 juni 2018 (inhoudelijk eindverslag).
De inhoudelijke controle van verslagen gebeurt door stad Antwerpen die zich het recht voorbehoudt te beoordelen of het ingediende inhoudelijk verslag voldoende gedetailleerd is om de behaalde resultaten van het project te kunnen evalueren en/of de aangeleverde gegevens werden verstrekt overeenkomstig de bepalingen van de overeenkomst. Zij kan derhalve te allen tijde alle door haar gewenste bijkomende inlichtingen opvragen en de actie waar nodig bijsturen.
b) financieel verslag:
De uitvoerder is gehouden digitaal financieel verslag uit te brengen aan stad Antwerpen, met betrekking tot de uitgevoerde activiteiten op basis van de aangeleverde standaarddocumenten en dit uiterlijk op 30 juni 2018.
De definitieve financiële controle van de eindafrekening gebeurt door stad Antwerpen.
De voorschriften in bijlage (addendum 1) met betrekking tot de inhoudelijke en financiële
verslaggeving en de financiële criteria maken integraal deel uit van de voorliggende overeenkomst, en worden door de uitvoerder zonder enig voorbehoud aanvaard.
De uitvoerder verbindt er zich toe om de ontwikkelingen van het project en de stand van zaken op regelmatige tijdstippen mede te delen en te bespreken met de verantwoordelijken van stad Antwerpen en de vooropgestelde termijnen van verslaggeving - zoals bepaald onder artikel 4 na te leven. Elke wijziging in de uitvoering van het project wordt door de uitvoerder onmiddellijk gemeld en besproken met de verantwoordelijken van stad Antwerpen. De goedgekeurde wijziging wordt steeds schriftelijk bevestigd.
Indien de resultaten/indicatoren - zoals bepaald onder artikel 3 hiervoor - niet behaald worden en dit niet via objectieve argumenten te verantwoorden valt, kan stad Antwerpen sanctionerend optreden en eventueel tot terugvordering van de reeds betaalde voorschotten overgaan.
De uitvoerder zal tijdens en na de uitvoering van het project alle controle toelaten nodig voor de beoordeling van de effectiviteit van de uitvoering en de stad behoudt zich het recht voor ter plaatse in de kantoren van de uitvoerder een financiële audit uit te voeren met betrekking tot de aanwending van de toegekende toelage.
Stad Antwerpen heeft het recht alle middelen terug te vorderen waarvoor geen originele verantwoordingsstukken worden voorgelegd.
De uitvoerder is gehouden tot onmiddellijke terugbetaling van ontvangen bedragen :
wanneer hij de voorwaarden van onderhavige overeenkomst niet naleeft;
wanneer hij de betoelaging niet aanwendt voor de doeleinden waarvoor ze toegekend werd (bij oneigenlijk gebruik van de toelage wordt deze teruggevorderd voor het gedeelte van het oneigenlijk gebruik);
wanneer de gevraagde bewijsstukken niet binnen de vooropgestelde termijn worden voorgelegd, of indien de controle ervan wordt verhinderd;
wanneer de ingebrachte kosten reeds werden gedekt door andere inkomsten, of op enigerlei wijze deel uitmaken van een dubbele subsidiëring;
wanneer uit de eindafrekening blijkt dat het aandeel van stad Antwerpen in het totaal van de cofinancieringen het in de begroting voorziene procentueel aandeel overtreft;
in voorkomend geval, wanneer de door de uitvoerder ingediende kosten door een bovenlokale overheid worden verworpen en van stad Antwerpen worden teruggevorderd (in dit geval zal stad Antwerpen op haar beurt terugvorderen van de uitvoerder).
ARTIKEL 6 - COMMUNICATIE EN PUBLICITEIT
De uitvoerder verbindt er zich toe iedere externe communicatieactie (bekendmaking, persactie, aankondiging, promotie of publiciteit, …) omtrent dit project of deze actie, en dit ongeacht de doelgroep, met de projectverantwoordelijke of dossierbeheerder van stad Antwerpen vooraf te bespreken aan de hand van een communicatieplan dat 6-maandelijks wordt opgemaakt.
Het is belangrijk dat in alle communicatieacties minimaal volgende informatie vervat zit:
- de omschrijving van het project (wie, wat, waar, hoe, wanneer,..);
- de vermelding dat dit project of deze actie mede gefinancierd wordt door de stedelijke overheid; indien van toepassing bijkomend vermelden “in het kader van het Stedenfonds 2014-2019”;
- op alle documenten die worden gebruikt staat steeds het sponsorlogo van de stad Antwerpen.
Dit dient opgevraagd te worden bij de communicatieverantwoordelijke van stad Antwerpen.
Daarnaast zal de uitvoerder met de projectverantwoordelijke of dossierbeheerder bij stad Antwerpen afspreken welke verdere logo’s dienen vermeld te worden voor het project.
ARTIKEL 7 - REGISTRATIE EN DATABEHEER
Om de resultaatgerichtheid te kunnen evalueren in functie van de kwalitatieve uitbouw van de praktijk wordt er gevraagd te registreren in de Monitor Sociale Economie. (zie addendum 1)
ARTIKEL 8 - AANSPRAKELIJKHEID
Stad Antwerpen kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van deze overeenkomst.
ARTIKEL 9 - BIJZONDERE BEPALINGEN Niet van toepassing
ARTIKEL 10 – GESCHILLEN
In geval van betwisting over de uitvoering van deze overeenkomst kan de meest gerede partij de zaak enkel aanhangig maken bij de bevoegde rechtbank te Antwerpen.
Opgemaakt te Antwerpen op 25 september 2017 in 2 exemplaren.
Elk der partijen verklaart een exemplaar te hebben ontvangen.
Voor de stad Antwerpen
Namens de gemeenteraad
de stadssecretaris de voorzitter van de gemeenteraad
Sven Cauwelier Bart De Wever
Namens thuiszorg Vleminckveld de directeur
Dimitri Durlet
Addendum 1 – Voorschriften verslagen en afrekeningen projecten stad Antwerpen Addendum 2 – Begroting
ADDENDUM 1 - VOORSCHRIFTEN VERSLAGEN EN AFREKENINGEN PROJECTEN STAD ANTWERPEN
1. VERSLAGGEVING en RAPPORTERING
Overeenkomstig de termijnen bepaald in artikel 4 van de voorliggende overeenkomst waarvan dit addendum deel uitmaakt is de uitvoerder gehouden inhoudelijk en financieel verslag uit te brengen met betrekking tot de uitgevoerde activiteiten, en dit op basis van de elektronisch aangeleverde standaarddocumenten (inhoudelijk tussentijds verslag en inhoudelijk en financieel eindverslag).
Deze verslagen moeten steeds alle activiteiten en financiële transacties van het project vermelden, dit wil zeggen.
zowel van het gedeelte dat door stad Antwerpen wordt gefinancierd, als van het gedeelte dat wordt gefinancierd door andere partners (ESF, VDAB, …).
Stad Antwerpen behoudt zich het recht voor te beoordelen of het ingediende inhoudelijk verslag voldoende gedetailleerd is om de behaalde resultaten van het project te kunnen evalueren en/of de aangeleverde gegevens werden verstrekt overeenkomstig de bepalingen van de overeenkomst. Zij kan derhalve te allen tijde alle door haar gewenste bijkomende inlichtingen opvragen.
Registratie in de Monitor Sociale Economie
De te registreren gegevens en voorwaarden vindt u terug in de handleiding van de monitor, te bespreken met de contactpersoon voor de stad.
De Wet op de privacy
Stad Antwerpen verbindt zich er toe om de wet op de privacy (meer bepaald de Wet van 8.12.1992 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens) strikt toe te passen en de geregistreerde gegevens alleen statistisch te verwerken (zonder persoonsgebonden gegevens), tenzij dit anders door alle partijen schriftelijk wordt overeengekomen.
Rapporten met persoonsgebonden gegevens worden alleen op vraag van de uitvoerder gemaakt en uitsluitend geleverd aan de uitvoerder, tenzij dit anders door alle partijen schriftelijk wordt overeengekomen.
In functie van de wet op de privacy laat de uitvoerder de deelnemers een document ondertekenen waarin zij zich schriftelijk akkoord verklaren met de registratie van persoonsgegevens ten behoeve van de dienstverlening en de begeleiding naar vast werk in het normaal economisch circuit. Dit document is op te vragen bij de dossierbeheerder.
2. FINANCIELE CRITERIA met betrekking tot AFREKENINGEN
In aanmerking komende uitgaven
Er worden uitsluitend uitgaven aanvaard waarvoor facturen en debetnota’s kunnen worden voorgelegd en die in de post van de ingediende begroting zijn voorzien. Onderlinge overschrijdingen van
begrotingsposten voor meer dan 10% per begrotingspost worden uitsluitend aanvaard mits
voorafgaandelijk en schriftelijk akkoord van stad Antwerpen. Stad Antwerpen behoudt zich tevens het recht voor de betalingsbewijzen op te vragen vooraleer op haar beurt tot betaling over te gaan.
Personeelskosten
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, worden als personeelskosten uitsluitend directe loonkosten aanvaard, dit zijn loonkosten van de medewerkers die rechtstreeks bij de uitvoering van het project betrokken zijn, zoals bijvoorbeeld lesgevers, projectontwikkelaars, begeleiders op de werkvloer, en dergelijke.
Alle personeelskosten dienen per maand aangerekend te worden (ook vakantiegeld, eindejaarspremie,…).
Met andere woorden vakantiegeld, eindejaarspremies en dergelijke kunnen maar worden aanvaard in verhouding tot het aantal maanden dat het betrokken personeelslid heeft gewerkt voor het betreffende project.
Voeg daarom STEEDS een tabel toe met het overzicht van de personeelskosten met de brutosalarissen van bedienden en/of brutolonen van arbeiders, de wettelijk verplichte werkgeversbijdragen, vakantiegeld, eindejaarspremie, maaltijdcheques en woon-werkverkeer. Alleen de personeelskosten van de
personeelsleden die rechtstreeks bij het project betrokken zijn, mogen - in verhouding tot de tijd die zij hieraan besteden – worden vermeld.
Daarom dient u als bijlage bij de verantwoording van de kosten een overzicht te geven van de naam en de functie van de personeelsleden die in het kader van het project werken, evenals een afschrift van hun arbeidsovereenkomst. Tevens moet een gedetailleerde, en door het betrokken personeelslid voor akkoord ondertekende functieomschrijving worden toegevoegd. Bovendien moet u een raming maken van het aantal uren dat ieder personeelslid aan het project heeft besteed. De uitvoerder houdt hiertoe een register bij met de namen van de personen en de door elk van hen aan het project bestede tijd.
Extralegale voordelen zoals bijvoorbeeld groepsverzekeringen, maaltijdcheques, en het gebruik van een bedrijfswagen worden uitsluitend aanvaard als ze reeds voor de afsluiting van de overeenkomst met betrekking tot het project, en voor alle personeelsleden van de organisatie, van toepassing waren.
Bij het indienen van de eindafrekening moet een bewijs worden toegevoegd waaruit duidelijk blijkt dat de ingebrachte personeelskosten effectief werden gedragen (bijvoorbeeld kopies individuele rekeningen, attest sociaal secretariaat, kopies aangiften 325.20, aangiften RSZ, en dergelijke).
Worden niet aanvaard: forfaitaire vergoedingen en voordelen van alle aard.
Personeelskosten buiten de contractperiode kunnen alleen aanvaard worden mits voorafgaandelijk en schriftelijk akkoord van stad Antwerpen.
Ingeval van ontslag van een projectmedewerker is de verbrekingsvergoeding niet subsidiabel.
2.3 Directe en indirecte werkingskosten
Als directe werkingskosten worden alleen kosten aanvaard die rechtstreeks betrekking hebben op het project, die als dusdanig controleerbaar zijn, die de redelijke behoefte voor het project niet overtreffen, en die door stad Antwerpen werden aanvaard in de begroting van het project. Als werkingskosten zijn, bij wijze van voorbeeld, aanvaardbaar:
aankoop van materialen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur de duur van het contract niet overschrijdt (bijvoorbeeld inkt, papier, batterijen,…);
verplaatsingskosten, binnen de fiscaal aanvaarde grenzen;
huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen.
Niet aanvaardbaar zijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen:
afschrijvingskosten voor het gebruik van gebouwen, machines en uitrusting, die binnen de organisatie gebruikt wordt voor administratieve ondersteuning of algemeen beheer;
uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame, tenzij in het project expliciet gestipuleerd;
bijdragen in natura;
restaurantkosten en dergelijke.;
kosten die fiscaal aanleiding geven tot een voordeel van alle aard;
verhuur aan zichzelf of ‘interne huuraanrekening’.
2.4 Overhead
Onder deze rubriek vallen allerhande kosten die niet rechtstreeks betrekking hebben op het project, en meestal op basis van verdeelsleutels aan het project worden toegewezen, zoals bijvoorbeeld:
loonkosten voor supervisie (algemene coördinatie, directie, …);
administratieve ondersteuning, beheer, boekhouding, juridisch en fiscaal advies;
kosten met betrekking tot informatica, internet, telefoons, telefax, en dergelijke;
onderhoudskosten;
verwarming, verlichting,…;
water, gas en elektriciteit.
De overheadkosten kunnen, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord, maximaal 25 % bedragen van de directe personeelskosten. Bovendien moeten zij op een billijke wijze worden toegerekend volgens de algemeen aanvaarde boekhoudregels. Gelieve dan ook duidelijk te motiveren op basis van welke verdeelsleutel(s) de betrokken kosten aan het project werden toegewezen en tevens de vereiste verantwoordingsstukken toe te voegen.
In geval van betwisting welke kosten als direct of overhead worden weerhouden behoudt stad Antwerpen zich het recht voor dit autonoom te beoordelen. De ingediende en goedgekeurde begroting zal hiervoor worden gebruikt als leidraad.
2.5 Externe prestaties
Deze rubriek omvat de kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project aan de uitvoerder worden geleverd (bijvoorbeeld vergoedingen voor studie -en consulentenbureaus). De
vergoedingen die worden betaald voor externe prestaties moeten vooraf door stad Antwerpen worden goedgekeurd (begroting), en mogen de gebruikelijke vergoedingen voor soortgelijke prestaties die in de betreffende sector gelden niet overschrijden. Daarenboven moeten de uitvoerder en die de regelgeving inzake overheidsopdrachten moeten toepassen kunnen aantonen dat dit bij het afsluiten van contracten met derden effectief ook is gebeurd.
Met deze externe organisatie moet een schriftelijke overeenkomst worden opgesteld waaruit duidelijk de geleverde prestaties in het kader van het project blijken, en waarin de onderaannemer zich uitdrukkelijk engageert op het eerste verzoek van stad Antwerpen alle gegevens met betrekking tot de in onderaanneming gegeven activiteiten en de daarmee samenhangende kosten te verschaffen.
2.6 Investeringen en afschrijvingen
Afschrijvingen die rechtstreeks verband houden met de doelstellingen van het project zijn subsidiabel indien alle volgende voorwaarden zijn vervuld:
de aankoop van de uitrusting is niet reeds gesubsidieerd met een andere vorm van overheidssubsidies (Europees, federaal, gewestelijk of lokaal);
de afschrijving is overeenkomstig de onderstaande modaliteiten berekend;
de afschrijving heeft uitsluitend betrekking op de periode gedurende dewelke het betrokken project wordt gefinancierd;
bij de afrekening wordt een kopie gevoegd van de aankoop van de uitrusting, en een verklaring met betrekking tot de wijze waarop de investering in het verleden werd afgeschreven.
De investeringen dienen volgens de gebruikelijke boekhoudregels geboekt te worden, en dienen
overeenkomstig de onderstaande tabel lineair afgeschreven te worden vanaf een bedrag van 250,00 EUR.
De afschrijvingen kunnen uitsluitend worden ingebracht op maandbasis (bijvoorbeeld bij een investering op 15 augustus 2015 is slechts 5/12 van een jaarlijkse afschrijving aanvaardbaar).
Afschrijvingstermijnen:
software 24 maanden
PC’s, telefax, telefoons, gsm, 36 maanden
machines en rollend materieel 60 maanden
meubilair 120 maanden
inrichting en groot onderhoud 120 maanden
industriële gebouwen (prefab, metaalconstructie) 240 maanden
overige gebouwen (klassieke bouwstructuur, …) 360 maanden
Voor leasing- of huurcontracten, of afschrijvingen van tweedehands uitrusting zal een kostprijs worden aanvaard die zoveel mogelijk in overeenstemming is met de bovenvermelde afschrijvingstermijnen.
2.7 BTW
Btw kan uitsluitend in rekening worden gebracht voor het gedeelte dat niet terugvorderbaar is. Daartoe dient in elke aanvraag steeds het geldend btw-statuut van de uitvoerder vermeld, en de desgevallend opgenomen btw gestaafd te worden.
2.8 Cofinancieringbewijzen
De uitvoerder verbindt er zich toe te allen tijde op het eerste verzoek alle gegevens voor te leggen met betrekking tot alle inkomsten en uitgaven die ressorteren onder de volledige cofinanciering van het project, evenals een recente balans en resultatenrekening van de rechtspersoon (uitvoerder).
Op de originele facturen moet duidelijk worden vermeld voor welk percentage de factuur werd ingebracht bij de verschillende bronnen van cofinanciering.
Het procentuele aandeel van stad Antwerpen in het totaal van de cofinancieringen mag bij de ingediende eindafrekeningen het in de begroting voorziene aandeel niet overtreffen.
3. PROJECTADMINISTRATIE EN -BOEKHOUDING
Deze dient op een overzichtelijke en geordende wijze te worden gevoerd met het oog op:
een doeltreffende beheersing van de projectkosten door de uitvoerder;
het verschaffen van gedetailleerde en overzichtelijke uitgavenstaten;
een efficiënt verloop van de controles.
3.1 Identificatie investeringen
Alle gesubsidieerde investeringen dienen een identificatienummer te bevatten conform de inventaris van de uitvoerder.
3.2 Gescheiden rekeningen
Alle uitgaven en ontvangsten met betrekking tot het project dienen op aparte grootboekrekeningen geboekt te worden. Dit betekent dat alleen boekingen met betrekking tot één enkel Ondernemen en
Stadsmarketing/Business en Innovatie-project per post mogen voorkomen.
3.3 Boeking financiële steun stad Antwerpen
De ondersteuning vanwege stad Antwerpen die niet afhankelijk is van een investering in vaste activa wordt bij de verkrijging geboekt onder de post “andere bedrijfsopbrengsten”.
3.4 Gescheiden klassement
De originele facturen en betalingswijzen dienen los van het algemeen klassement (met volgnummer) te worden bewaard en dienen steeds beschikbaar te zijn voor controle.
Indien dit laatste om organisatorische redenen niet mogelijk is, is het toegestaan dit klassement samen te stellen aan de hand van afschriften mits er duidelijke verwijzingen zijn naar de afzonderlijk geopende rekeningen.
4. INSTRUCTIES VOOR HET INDIENEN VAN BETALINGSAANVRAGEN
4.1 Adres
Alle betalingsaanvragen dienen te worden toegestuurd aan :
Stad Antwerpen
Ondernemen en Stadsmarketing|Business en Innovatie Grote Markt 1
2000 Antwerpen
4.2 Identificatie uitvoerder en aanvraagdossier
Bij iedere aanvraag dient een overzicht van alle aan het betrokken project toegekende subsidies te worden gevoegd (datum van beslissing + bedrag), samen met de stand van zaken op het vlak van de uitbetalingen ervan + nummer van de overeenkomst.
Ingeval van voorziene inbreng door deelnemende bedrijven of organisaties dient eveneens de betreffende stand van zaken te worden weergegeven.
4.3 Inkomsten
In geval in het kader van het project (gedurende de uitvoeringsperiode) directe of indirecte ontvangsten worden gegenereerd (opbrengsten van verkoop, verhuur, individuele inschrijvingsgelden, en andere), moeten deze inkomsten eveneens worden meegedeeld, worden opgenomen in de eindverantwoording, en in mindering gebracht worden van het eindsaldo.
4.4 Rekeningnummer
De aanvrager dient bij elke aanvraag het rekeningnummer te vermelden waarop het verschuldigde bedrag kan worden gestort.
4.5 Ondertekende verklaring
De verantwoordelijke van de uitvoerder dient bij elke eindafrekening een ondertekende verklaring te voegen waarin wordt bevestigd :
dat het bovenvermeld project volledig werd afgewerkt, en dat de bijgevoegde afrekening de eindafrekening is die alle kosten en inkomsten van het project bevat, inbegrepen alle taksen en belastingen (waaronder de belasting over de toegevoegde waarde);
dat alle ingediende uitgaven effectief werden gedragen in het kader van het bovenvermelde project;
dat noch de directe noch de indirecte uitgaven, behoudens de in de projectaanvraag voorziene cofinancieringen, door een andere vorm van inkomsten werden gefinancierd, en dat deze bijgevolg op geen enkele wijze dubbel worden gesubsidieerd;
dat alle originele administratieve en boekhoudkundige bewijsstukken ter beschikking zullen worden gehouden teneinde, gedurende een termijn van 10 jaar te rekenen vanaf de voorliggende schuldvordering, eventuele bijkomende controles door de diensten van stad Antwerpen mogelijk te maken.
Tevens dienen minstens de volgende bijlagen te worden toegevoegd :
een overzicht van de inkomsten en uitgaven van het project, inbegrepen een overzicht van alle geboekte posten (uitdraai grootboekrekeningen project);
afschriften van alle facturen en debetnota’s, en de bewijzen met betrekking tot de personeelskosten;
een beknopte motivatie van de aanvraag met betrekking tot de uitbetaling van het saldo (cfr.
financieringsovereenkomst);
Bij het opstellen van de inkomsten- en uitgavenstaat dient zo nauw mogelijk te worden aangesloten bij het initieel ingediende kostenschema. Deze inkomsten- en uitgavenstaat wordt aangeleverd volgens bijgevoegd standaardmodel (addendum 2);
Belangrijke afwijkingen t.o.v. het oorspronkelijk kostenschema worden enkel aanvaard indien voorafgaandelijk de schriftelijke toestemming van stad Antwerpen werd bekomen. Transferten over begrotingsposten heen kunnen slechts worden aanvaard na voorafgaandelijk schriftelijk akkoord;
De uitvoerder dient een afschrift van alle betrokken facturen, vorderingsstaten en de bijhorende betalingsbewijzen bij te voegen.
