ERP-systemen, revolutie voor accountants
in het MKB?
Een onderzoek naar de invloed van de invoering van
ERP-systemen op de taken en werkzaamheden van de accountant in
het MKB.
P. van der Meulen
S1273132
Masterscriptie Accountancy & Controlling
Rijksuniversiteit Groningen
VOORWOORD ... 5 SAMENVATTING ... 7 2 INLEIDING... 11 2.1 ALGEMEEN...11 2.2 OPDRACHT...12 2.3 PROBLEEMSTELLING...13 3 HET ONDERZOEK ... 15 3.1 VORM EN VERANTWOORDING...15 3.2 DOELGROEP...15 3.3 LITERATUURONDERZOEK...16 3.4 ENQUÊTE...16 3.4.1 Doel ... 17 3.4.2 Deelnemers... 17 3.4.3 Opzet ... 17 3.5 INTERVIEWS...17 3.5.1 Doel ... 18 3.5.2 Deelnemers... 18 4 ONDERZOEKSINRICHTING ... 19 4.1 HET ONDERZOEKSMODEL...19 4.2 ONTWIKKELINGEN IN ERP ...20
4.3 ACCOUNTANT BIJ MULTINATIONAL OF IN MKB...21
4.5 EERDER ONDERZOEK...22 4.5.1 Recapitulatie literatuur ... 22 4.5.2 Uitgevoerd onderzoek ... 24 4.5.3 Onderzoek 1 ... 24 4.5.4 Onderzoek 2 ... 25 4.5.5 Deelconclusie ... 27 4.6 HUIDIG ONDERZOEK...27 5 DE ONTWIKKELING IN ERP-SYSTEMEN ... 29
5.1 ERP-SYSTEMEN ONDER DE LOEP...29
5.1.1 Ontstaan van ERP-systemen ... 29
5.1.2 Wat zijn ERP-systemen?... 30
5.1.3 Kracht van ERP-systemen ... 31
5.1.4 Organisatieveranderingen door ERP ... 31
5.2 ERP EN AO/IB ...33
5.3 ERP TEGENWOORDIG IN HET MKB...34
5.4 RECENTE ONTWIKKELINGEN...35
5.4.1 Kwaliteitsverbeteringen in ERP ... 35
5.4.2 Online ERP... 36
5.5 DEELCONCLUSIE...36
6 DE POSITIE VAN DE ACCOUNTANT ... 39
6.1 DE ACCOUNTANT IN HET MKB VS MULTINATIONAL...39
6.1.1 Taken van de accountant in het MKB... 40
6.1.2 Rol van de accountant in het MKB... 41
6.2 CONTROLEOPDRACHTEN...41
6.3 ONTWIKKELING VAN DE FINANCIËLE FUNCTIE...41
6.3.1 Klassiek drama ... 42 6.3.2 Scorekeeper ... 42 6.3.3 Financial controller ... 43 6.3.4 Management controller ... 43 6.3.5 Businesspartner... 43 6.3.6 Procesinrichting ... 44
6.3.7 Accountant als scorekeeper... 45
7 ACCOUNTANTS EN ERP ... 47
7.1 ACCOUNTANT EN ERP-SYSTEMEN...47
7.1.1 Invloed van ERP... 47
7.1.2 Oorzaken ... 48
7.1.3 Gevolgen ... 48
7.2 INTERNE BEHEERSING EN ACCOUNTANT...49
7.2.1 Interne controlemaatregelen ERP... 50
7.3 RAPPORTAGEPROCES...51
7.4 DEELCONCLUSIE...52
8 ONDERZOEKSRESULTATEN ... 55
8.1 HET ONDERZOEK...55
8.2 DE ONDERZOEKSRESULTATEN...56
8.2.1 De werking van ERP onderhevig aan ander maatwerk? ... 56
8.2.2 Veranderende werkzaamheden door ERP?... 58
8.2.3 Accountants en ERP-implementatie ... 59
8.2.4 ERP-implementatie op initiatief van? ... 61
8.2.5 Werkzaamheid ERP door betrokkenheid implementatie? ... 62
8.2.6 Reden implementatie ERP bepalend voor werking? ... 62
8.2.7 Andere specialisten en de accountant ... 62
8.3 DEELCONCLUSIE...64
9 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN... 67
9.1 ERP IN DE LITERATUUR...67
9.1.1 Wat is ERP ... 67
9.1.2 Gevolgen implementatie ERP... 68
9.1.3 Veranderingen voor de accountant ... 68
9.2 DE ACCOUNTANT IN HET MKB ...69
9.2.1 Taken van de accountant ... 69
9.2.2 Veranderingen in het werkgebied van de accountant... 70
9.2.3 Verschillen tussen MKB en multinationals... 70
9.3 EERDER ONDERZOEK BIJ MULTINATIONALS...71
9.3.1 Onderzoeksresultaten bij multinationals ... 71
9.3.2 Verwachtingen voor het MKB ... 71
9.4 VERANDERINGEN DOOR ERP...72
9.4.1 Onderzoeksresultaten in het MKB... 72 9.6 TOEPASBAARHEID...74 9.7 VERDER ONDERZOEK...74 BRONNENLIJST ... 75 BIJLAGEN... 77 BIJLAGE 1. ENQUÊTE...79
Voorwoord
Voor u ligt de scriptie die het resultaat is van mijn onderzoek naar de veranderende rol en taken van de accountant in het MKB door de invoering van ERP-systemen. Deze scriptie zal de afronding van mijn studie Bedrijfswetenschappen inhouden. En tevens een antwoord op de inmiddels vele malen gestelde vraag: “Wanneer ga je nou eens afstuderen?”.
Ik wil bij deze drs. D.J.J. Heslinga bedanken voor zijn raad en medewerking, die hebben bijgedragen aan de kwaliteit van dit onderzoek.
Samenvatting
Dit onderzoekt levert een bijdrage aan de onderzoeken naar de veranderende rol van de accountant door invoering van ERP-systemen. In de literatuur wordt regelmatig geschreven over een ingrijpende verandering voor de accountant. Deze verandering zal gevolgen met zich meebrengen voor onder andere de traditionele vastlegging van financiële informatie, de rapportering en de administratie.
ERP-systemen zijn ICT-applicaties bedoeld voor het bedrijfsleven die gebaseerd zijn op een aantal hoofdelementen, deze zijn:
• het systeem bestaat hoofdzakelijk uit standaard programmatuur; • het is gericht op ondersteuning van alle processen in de onderneming; • deze ondersteuning vindt plaats op een geïntegreerde wijze;
• centraal staat het gemeenschappelijke gebruik van gegevens.
De invloed van deze ERP-systemen is volgens vele schrijvers dat dit ingrijpende gevolgen zal hebben voor de taken en werkzaamheden van de accountant. Er zijn verschillende opvattingen over deze veranderingen. Enerzijds wordt verwacht dat het takenpakket van de financiële functie zich zal ontwikkelen van transactieverwerking en rapportering naar een meer strategisch gerichte taak. Anderzijds bestaan de verwachtingen dat een belangrijk onderdeel uit het takenpakket van de financiële functie zal verdwijnen, namelijk de informatieverstrekking.
De taken die de accountant in het MKB vervult zijn onder meer:
• de verantwoordelijkheid van de financiële administratieve organisatie en het bijbehorende financiële beheer;
• het opstellen van de periodieke cijfers, balansen en resultatenrekeningen; • het ondersteunen en adviseren van de directie bij financiële beslissingen.
Enerzijds wordt verlangd dat de efficiency van deze financiële functie steeds groter wordt, anderzijds wordt geëist dat de toegevoegde waarde voor de klanten steeds hoger wordt.
De accountant die werkzaam is in het MKB krijgt met een andere soort opdrachten te maken dan een accountant bij een multinational. De verschillen tussen deze twee accountants bestaan hoofdzakelijk uit:
• mate van striktheid; • aard van de opdrachten; • vrijheden;
• wensen van de klant.
Uit eerder onderzoek op het gebied van veranderingen in taken en werkzaamheden voor accountants, uitgevoerd bij multinationals is gebleken dat de rol en het takenpakket van de accountant in de praktijk niet zo snel veranderen als in de theorie wordt verondersteld. Mogelijke oorzaken hiervan kunnen zijn het kwaliteitsniveau van ERP-systemen ten tijde van de uitvoering van eerdere onderzoeken of het nog altijd bestaan van systemen ‘naast’ de ERP-systemen.
Eerder onderzoek is uitgevoerd ten tijde van de beginjaren van ERP-systemen en de toenmalige systemen hadden andere kenmerken dan de huidige systemen. Sindsdien zijn er een aantal interessante ontwikkelingen geweest die de toepassing van ERP-systemen en ook de resultaten daarvan sterk veranderd hebben. Er wordt inmiddels gewerkt met een 2e generatie ERP-systemen. Ook is de doelgroep voor ERP-systemen totaal veranderd. Want waar in het verleden de doelgroep vooral de grote productiebedrijven was, is ERP nu voor elke organisatie toepasbaar. Zelfs voor de minder kapitaalkrachtige organisaties is recent nog een nieuwe ontwikkeling binnen ERP geïntroduceerd, namelijk het online ERP.
De bovengenoemde factoren kunnen betekenen dat een andere mate van invloed wordt uitgeoefend op de rol van de accountant in het MKB.
Uit het onderzoek is gebleken dat in veel gevallen nog steeds sprake is van andere maatwerkapplicaties naast de nieuwe ERP-systemen. Als reden voor de aanwezigheid van deze andere maatwerkapplicaties worden door de respondenten een aantal redenen genoemd. De belangrijkste redenen die genoemd werden voor het niet volledig gebruiken van de ERP-systemen waren onbekendheid met de werking van het systeem en het niet goed functioneren van het systeem.
Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat ook in het MKB de veranderingen uit blijven, en waar ze wel aanwezig zijn deze een stuk gematigder zijn dan voorspeld in de literatuur. Vooral het niet gebruikmaken van het systeem door de accountant is hier de oorzaak van.
De redenen die ten grondslag liggen aan het uitblijven van de invloed op de accountants in het MKB lijken anders dan de resultaten die in eerder onderzoek zijn gevonden bij multinationals. Was het bij multinationals vooral de onafhankelijkheid en de eigen werkwijze
die een langzamere verandering met zich meebracht dan in de literatuur beschreven. In het MKB lijkt de grootste invloed uitgeoefend te worden door de aanwezigheid van ander maatwerk. Het gaat daarbij dan vooral om systemen die voor de invoering van ERP-systemen verantwoordelijk waren voor de taken van de ERP-systemen.
Bij de resultaten van dit onderzoek dienen kanttekeningen geplaatst te worden. Zo werden bij dit onderzoek de meningen van accountants in het MKB gebruikt om een beeld te vormen over de gestelde problematiek. De cliënten waarover gesproken wordt door de accountant kunnen een heel ander beeld hebben over de werking van hun ERP-systemen.
Daarnaast spelen ook andere zaken een rol in de veranderende accountantspraktijk. Zaken als algehele globalisering, veranderingen in economisch klimaat, wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen hebben allemaal hun invloed.
2
Inleiding
2.1 Algemeen
In de literatuur is meerdere malen geschreven over de impact die de invoering van ERP-systemen zou hebben op de uitvoering van de taken van de accountant bij multinationals. De gevolgen die worden toegeschreven aan deze invoering zijn onderzocht, en daaruit bleek dat de genoemde veranderingen niet zo plaatsvinden als deze in de literatuur behandeld worden. Het onderzoek toonde aan dat bij multinationals deze toegeschreven veranderingen veelal uitbleven. Dit onderzoek is gericht op een ander deel van de markt en zoekt antwoord op de vraag of dezelfde beweging zichtbaar is in het MKB.
Het begrip Enterprise in de term ERP laat zien dat het in oorsprong gaat om systemen met grote omvang die hun toepassing vinden in grote bedrijven. Ook kleinere bedrijven kunnen echter van ERP-systemen profiteren. Zij zien steeds meer de voordelen van ERP-systemen en de toepassing hiervan in het MKB vindt steeds meer plaats.
In de literatuur wordt de indruk gewekt dat de introductie en het gebruik van ERP-systemen drastische veranderingen met zich mee zullen brengen. Echter, diverse onderzoeken bij multinationals, die in dit verslag behandeld zullen worden, hebben aangetoond dat er een groot verschil is tussen de verwachte veranderingen en de daadwerkelijke veranderingen in de praktijk.
Doel van dit onderzoek is om te kijken of er ook veranderingen optreden voor de accountant in het MKB.
De beheersing en de controle-informatie die door het systeem worden aangeleverd zijn belangrijk voor de rol van de accountant. Informatie aangeleverd door ERP-systemen zou de juiste informatie moeten zijn. De vraag is echter of de accountant kan vertrouwen op de controles die geïntegreerd zijn in het systeem. Volgens de literatuur zou de invoering van ERP-systemen de bijbehorende ontwikkeling van de financiële functie moeten ondersteunen. Met de invoering van ERP-systemen zouden moeilijkheden in financiële verslaggeving verminderd kunnen worden. Maar gebeurt dit ook werkelijk?
Grote bedrijven hebben de mogelijkheid om in te spelen op de grote stroom aan informatie die aanwezig is. Specialisten weten exact wat wel of niet van toepassing is, zij kennen de wegen, zijn op de hoogte van alle veranderingen in systemen en kunnen zo voor grote bedrijven zorg dragen voor een effectieve en efficiënte implementatie en werking van ERP-systemen in een organisatie. Voor kleinere bedrijven is dat vaak alleen al uit financieel
oogpunt niet haalbaar. Er is een gebrek aan kennis, kunde, tijd en financiële middelen om te zorgen dat de invoering van ERP-systemen leidt tot de resultaten die voor ogen waren ten tijde van de introductie. De accountant die zijn financiële functie uitvoert bij een groot bedrijf zal dus kunnen steunen op een systeem dat alle benodigde aandacht heeft gekregen en volledig naar behoren functioneert. In het MKB is dit meestal niet het geval, de systemen zijn niet volledig betrouwbaar of worden niet volledig gebruikt. De wijze waarop de accountant moet functioneren is hierdoor in zo’n situatie heel anders.
Belangrijk voor de accountant is in hoeverre de operationele beheersing van processen is vastgelegd in het ontwerp van de interne maatregelen van de ERP-systemen. De AO/IB die geïntegreerd moet zijn in de systemen waarborgt de integriteit van gegevens waardoor management- en controle-informatie betrouwbaar zou moeten zijn. De vraag voor de accountant is dan of er voldoende functiescheiding en afscherming is van kritische bevoegdheden in ERP-systemen om te leiden tot systemen waarop de accountant kan vertrouwen. Daarnaast kan getwijfeld worden of ERP-systemen de juiste informatie geven ten behoeve van de periodieke financiële rapportages van de onderneming. Dit is een andere invalshoek dan de operationele beheersing van de bedrijfsprocessen, dat het primaire uitgangspunt is bij ERP-systemen.
In de literatuur is meerdere malen geschreven over de impact die de invoering van ERP-systemen zou hebben op de uitvoering van de taken van de accountant bij multinationals. Echter de gevolgen die worden toegeschreven aan deze invoering zijn onderzocht in eerdere onderzoeken. Daaruit bleek dat de genoemde veranderingen niet zo plaatsvinden als deze in de literatuur behandeld worden.
Doel van dit onderzoek is dan ook om te achterhalen of dezelfde ontwikkeling gaande is voor accountants in het MKB.
2.2 Opdracht
Het onderzoek is gericht op het achterhalen van de wijze waarop veranderingen optreden in het werkgebied van de accountant in het MKB, door de invoering van ERP-systemen. Dit onderzoek is reeds uitgevoerd bij multinationals. De resultaten van deze onderzoeken zullen geanalyseerd worden en als basis dienen voor dit onderzoek. Wat volgt is een toepassing van dit onderzoeksonderwerp op een andere deelmarkt en om tot conclusies te komen zal een vergelijking plaatsvinden tussen beide categorieën.
2.3 Probleemstelling
De centrale vraag waarop het onderzoek antwoord moet geven is de probleemstelling, deze luidt:
Bestaan er verschillen tussen de verwachtingen in de literatuur en de praktijk met betrekking tot de veranderende rol van de accountant in het MKB door ERP-implementatie en welke redenen liggen hier aan ten grondslag?
Deelvraag 1:
Welke veranderingen worden in de literatuur toegeschreven aan rol van de accountant door invoering van ERP-systemen?
Subvragen: - Wat zijn ERP-systemen en welke varianten zijn er?
- Wat zijn de gevolgen van de invoering van ERP-systemen? - Welke veranderingen brengt dit mee voor de accountant?
Toelichting
Om inzicht te krijgen in de veranderingen die in de praktijk onderzocht gaan worden dient een antwoord gevonden te worden op deze vragen. De veranderingen die in de literatuur beschreven worden zullen geanalyseerd worden in de onderzoeken van de multinationals en daarnaast als basis fungeren voor het onderzoek naar accountants in het MKB.
Deelvraag 2:
Wat is volgens de bedrijfskundige literatuur de rol van de accountant in het MKB?
Subvragen: - Welke taken en rollen worden toegekend aan de accountant? - Welke veranderingen zijn er gaande in het werkgebied van de
accountant?
- Wat zijn de verschillen in werkzaamheden voor een accountant bij een multinational en een MKB-onderneming?
Toelichting
Het is noodzakelijk om deze vragen te beantwoorden door middel van een literatuur-onderzoek. Dit onder andere ter introductie van de onderzoeksentiteiten en tevens om als basis te dienen voor het onderzoek. De gevonden resultaten zullen geprojecteerd worden op de bevindingen van het onderzoek. Daarnaast is het van belang inzicht te krijgen in de
ontwikkelingen die gaande zijn in het werkterrein van de accountant, om in een verder stadium enkele aanbevelingen te kunnen doen.
Deelvraag 3:
Wat zijn de resultaten van reeds uitgevoerde onderzoeken met betrekking tot de veranderende rol van accountants bij multinationals?
Subvragen: - Wat zijn de onderzoeksresultaten van eerder onderzoek bij multinationals?
- Welke verwachtingen zijn er voor accountants in het MKB?
Toelichting
De resultaten van dit onderzoek zullen afgezet worden tegen de resultaten van het onderzoek bij multinationals. Derhalve dient er een goed beeld te zijn van de onderzoeksresultaten bij de multinationals, deels als basis voor de opzet van dit onderzoek en daarnaast om de onderzoeksresultaten tegen af te zetten.
Deelvraag 4:
Welke veranderingen ondervindt de accountant in het MKB in de praktijk n.a.v. de invoering van ERP-systemen. Waarom treden deze veranderingen op en liggen hieraan dezelfde redenen ten grondslag als bij eerder onderzoek onder accountants bij multinationals?
Subvragen: - Welke veranderingen zijn te onderkennen in de rol van de accountant na invoering van ERP-systemen in het MKB?
- Zijn deze veranderingen in lijn met de verwachtingen van de literatuur?
- Zijn deze veranderingen in lijn met de onderzoeksresultaten bij multinationals?
- Zijn de redenen die ten grondslag liggen aan de veranderingen in het MKB anders dan bij multinationals?
3
Het onderzoek
3.1 Vorm en verantwoording
Om een passend antwoord te kunnen geven op de probleemstelling die centraal staat is het nodig om onderzoek uit te voeren. Dit onderzoek dient zich te richten op zowel de literatuur, als het werkgebied van de accountant en zijn omgeving. Het verzamelen van gegevens voor het onderzoek vindt derhalve op verschillende manieren plaats.
Allereerst zal er een literatuuronderzoek worden gedaan om relevante informatie te verzamelen voor het onderzoek en om inzicht te krijgen in de probleemstelling. De entiteiten die in dit onderzoek centraal staan zullen eerst nader bekeken worden en vanuit een bedrijfskundig perspectief worden belicht.
Voor het verzamelen van gegevens omtrent dit onderwerp ligt het voor de hand om een enquête of interview te houden, om op die manier efficiënt de informatie te achterhalen. Een enquête is met name geschikt om feiten en meningen te achterhalen die gelijksoortig zijn voor de hele groep. Dit zal gedaan worden om een goed beeld te krijgen van de situatie en ontwikkelingen in de praktijk. Het zal hierbij gaan om algemene informatie. Er zal dus in eerste instantie getracht worden een groter aantal respondenten, zijnde accountants in het MKB, te bereiken.
Dit zal gevolgd worden door enkele interviews die specifiek ingaan op onduidelijkheden over het onderzochte onderwerp of nieuwe zaken die naar voren zijn gekomen uit de resultaten van de enquête. De uitkomsten van de enquêtes zullen dus, naast als basis te dienen voor de informatie in dit onderzoek, gebruikt worden voor het interview. Er is gekozen voor halfgestructureerde interviews. Dit houdt in dat er gewerkt zal worden met een van tevoren vastgestelde lijst vragen en dat de antwoorden vrij gelaten worden. Dit wordt gedaan om de benodigde informatie te verzamelen en tegelijk te onderzoeken of de gekozen respondenten nog aanvullende informatie hebben die zij van belang achten.
3.2 Doelgroep
Dit onderzoek wordt beperkt tot het midden en kleinbedrijf (MKB). Eerst zal nu een algemene uiteenzetting volgen over ERP-systemen waarna vervolgens zal worden ingegaan op de specifieke problemen die zich voordoen bij MKB-ondernemingen. In de literatuur wordt onder MKB-onderneming in het algemeen verstaan ondernemingen tot 250 werknemers.
De omvangcriteria voor ondernemingen die vallen onder het MKB zijn is vastgelegd door de Europese Commissie. Deze is te vinden in onderstaande tabel.
Categorie onderneming Werknemers Jaaromzet of jaarlijks balanstotaal
Middelgroot < 250 ≤ € 50 mln. ≤ € 43 mln. Klein < 50 ≤ € 10 mln. ≤ € 10 mln. Micro < 10 ≤ € 2 mln. ≤ € 2 mln.
Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/MKB
3.3 Literatuuronderzoek
Voor het literatuuronderzoek zal gebruik worden gemaakt van diverse bronnen. Dit omvat onder meer literatuur, publicaties en het Internet.
Voor het behandelen van de rollen en taken van de accountant zal gebruikt worden gemaakt van de literatuur van de Waal inzake de huidige trends en ontwikkelingen in de financiële functie1 en van een beschouwing van de World Class Finance2.
3.4 Enquête
Een enquête is een manier van onderzoek doen die vooral geschikt is voor het achterhalen van meningen en feiten, over een bepaald onderwerp, van een grotere groep3. Om een goed beeld te krijgen van de ontwikkelingen in het gebied van de accountant zullen meerdere meningen hierover verzameld moeten worden. Hiervoor is gekozen voor de enquête. Op die manier kan op efficiënte wijze een groot aantal respondenten bereikt worden.
Een enquête kan bestaan uit open vragen, gesloten vragen of beide. Bij een onderzoek naar feiten wordt hoofdzakelijk gebruikt gemaakt van gesloten vragen en wanneer meningen centraal staan zijn open vragen gebruikelijk. Aangezien voor dit rapport naast feiten over de ontwikkelingen in het werkgebied van de accountant ook een aantal meningen over invloed en gevolgen achterhaald moet worden, is er gekozen voor een gemengde enquête. Om de verwerking van de resultaten niet te ingewikkeld te maken is gekozen voor hoofdzakelijk gesloten vragen, aangevuld met open vragen en enkele stellingen.
1De Waal (2004) Ontwikkelingen en trends in de financiële functie, 2004.
2 Conijn, Koops en Uiterlinden, World Class Finance in de praktijk, 2005. 3 Wikipedia, De vrije encyclopedia, http://nl.wikipedia.org/wiki/Enqu%C3%AAte
3.4.1 Doel
Het doel van de enquête is om informatie in te winnen vanuit de accountantspraktijk met betrekking tot veranderende rollen en taken door de implementatie van ERP-systemen. En tevens om een aantal over ERP-systemen gedane uitspraken in onder andere literatuur en publicaties toetsen aan de meningen en feiten in de praktijk.
3.4.2 Deelnemers
Om een betrouwbaar beeld te krijgen over de meningen van accountants ten aanzien van veranderingen door de implementatie van ERP-systemen, is het van belang te kiezen voor accountants die hoofdzakelijk in het MKB werkzaam zijn en cliënten hebben die in het verleden of momenteel bezig zijn (geweest) met de invoering van ERP-systemen.
3.4.3 Opzet
Zoals eerder al vermeld, is het doel van de enquête informatie te vergaren vanuit de praktijk met betrekking tot veranderingen voor de accountant in verband met de invoering van ERP-systemen. De nadere invulling van de enquête zal bestaan uit twee delen. Het grootste deel bestaat uit gesloten vragen om een goed beeld te krijgen van de ontwikkelingen in de functies van de accountant. Daarnaast zal met een aantal open vragen en stellingen getracht worden de meningen van accountants te achterhalen.
De uitkomsten van de enquêtes zullen voor een groot deel gebruikt worden ter beantwoording van de onderzoeksvragen, daarnaast dienen ze deels als basis voor de interviews. Hierbij wordt gedacht aan onderwerpen waarvan het wenselijk is om deze verder uit te diepen, of nieuwe onderwerpen die uit de resultaten van de enquêtes naar voren komen.
3.5 Interviews
Binnen drie weken na het retour ontvangen van de enquêtes zullen interviews plaatsvinden met enkele respondenten. Het zal hierbij gaan om een twee- of drietal nader te selecteren accountants. De uitkomsten van de interviews zullen dienen als basis voor de beantwoording van de onderzoeksvragen. De keuze voor een opvolgend interview is vooral om bepaalde onderwerpen, waarvan gebleken is dat deze in de enquête niet voldoende uitgediept werden,
nu alsnog naar voren te brengen. Tevens om eventuele nieuwe ontwikkelingen en meningen die naar voren kwamen uit de enquête alsnog in het onderzoek te betrekken.
3.5.1 Doel
Het doel van de interviews is gelijk aan het doel van de enquête en is gericht op het centrale thema in dit onderzoek. Daarnaast kan met de interviews informatie achterhaald worden over onderwerpen die in de enquête onderbelicht bleven of nieuwe onderwerpen die vanuit de enquête naar voren zijn gekomen en als belangrijk voor dit onderzoek worden ervaren.
3.5.2 Deelnemers
Vanuit de groep respondenten bij de enquête zal op basis van gegeven antwoorden en bereidheid tot medewerking een keuze worden gemaakt voor een twee- of drietal accountants die geïnterviewd zullen worden.
4
Onderzoeksinrichting
In de literatuur is meerdere malen aandacht besteed aan de verwachte veranderingen in de rol van de accountant door de implementatie van ERP-systemen. In de meeste gevallen wordt gesproken over een verschuiving van de traditionele taken als vastlegging, administratie, controle en rapportage naar een meer ondersteunende rol van advisering en analysering. Er worden een aantal oorzaken gedefinieerd die ten grondslag zouden liggen aan deze verandering. Deze factoren zullen later behandeld worden.
Eerder onderzoek op dit gebied heeft een aantal resultaten opgeleverd. Dit onderzoek is uitgevoerd ten tijde van de introductie van ERP-systemen en bij accountants werkzaam bij multinationals. Inmiddels zijn er een aantal ontwikkelingen geweest die een ander beeld van de conclusies van deze eerdere onderzoeken
In de volgende paragraaf wordt het onderzoeksmodel geïntroduceerd waarop het vervolg van dit onderzoek gebaseerd zal zijn. In het model zijn de ontwikkelingen in de tijd zichtbaar gemaakt.
4.1 Het onderzoeksmodel
Op de volgende pagina is het model te vinden dat de basis van dit onderzoek weergeeft. In het model is te zien dat er een verschuiving heeft plaatsgevonden in de subjecten die onderdeel zijn van het onderzoek.
Punt A is het vertrekpunt en ook meteen de nulmeting die ten grondslag ligt aan dit onderzoek. Dit is het moment waarop eerder onderzoek op het gebied van de veranderende rol van de accountant door de implementatie van ERP-systemen is uitgevoerd en de factoren zoals die op dat moment van toepassing waren.
Eerdere onderzoeken zijn uitgevoerd in de beginjaren van ERP-systemen. Dit was net na de introductie van deze IT-systemen en er waren toen nog veel onbekendheden en kwaliteitsgebreken. Het onderwerp bij deze onderzoeken was de accountant die zijn werkzaamheden uitvoerde bij multinationals en in de controlepraktijk.
Tegenover dit eerdere onderzoek staat dit huidige onderzoek. Dit is in het model weergegeven in punt B. Bij dit onderzoek zijn een aantal factoren dusdanig anders dan bij eerder onderzoek, waardoor dit tot verschillen kan leiden in de resultaten.
Hieronder het onderzoeksmodel.
Het bovenstaande model bestaat uit twee assen, namelijk:
- de Y-as: op deze as is de ontwikkeling in ERP-systemen weergegeven. - de X-as: op deze as is het verschil tussen de rol van de accountant bij een multinational en de rol van de accountant in het MKB weergegeven.
In het model zijn verder nog twee punten aangegeven, namelijk:
- Punt A: dit punt geeft het eerder onderzoek aan en de redenen waarom er op dat moment een verschil tussen de verwachtingen in de literatuur en de praktijk gevonden werd met betrekking tot de veranderende rol van de accountant door ERP-implementatie.
- Punt B: dit punt geeft het huidige onderzoek aan en de factoren die op dat moment geldig zijn. Voor dit punt zal onderzocht worden of er verschillen bestaan tussen literatuur en praktijk en zo ja of de redenen die hieraan ten grondslag liggen te vergelijken zijn met de redenen van punt A.
In de komende paragrafen zal nu eerste een korte uiteenzetting volgen van de factoren die opgenomen zijn in het onderzoeksmodel.
4.2 Ontwikkelingen in ERP
Het bewegen langs de Y-as geeft de ontwikkelingen weer van de ERP-systemen sinds de introductie. Eerder onderzoek is uitgevoerd ten tijde van de beginjaren van ERP-systemen, dit waren dan ook systemen met heel andere kenmerken dan de huidige systemen. De 1e
generatie ERP-systemen waren vooral bedoeld voor productiebedrijven en grote organisaties. Ook was het kwaliteitsniveau van dergelijke systemen anders dan wat het nu is, er waren nog veel onbekendheden rond het systemen en weinig mensen hadden voldoende kennis om optimaal gebruik te maken van de voordelen die gerealiseerd konden worden door ERP. Sindsdien zijn er een aantal interessante ontwikkelingen geweest die de toepassing van ERP-systemen en ook de resultaten daarvan sterk veranderd hebben. Er wordt inmiddels al gewerkt met een 2e generatie ERP-systemen. De doelgroep voor ERP-systemen is inmiddels totaal veranderd. Waar in het verleden de doelgroep vooral de grote productiebedrijven was, is ERP nu voor elke organisatie. Zelfs voor de minder kapitaalkrachtige organisaties is recent nog een nieuwe ontwikkeling binnen ERP geïntroduceerd, namelijk het online ERP.
Al deze veranderingen met elkaar betekenen dat, ten opzichte van eerder uitgevoerd onderzoek, er mogelijk een totaal andere kijk op en impact door de implementatie van ERP-systemen bestaat. Deze ontwikkeling van ERP-ERP-systemen zal in hoofdstuk 5 centraal staan.
4.3 Accountant bij multinational of in MKB
Op deze as is het verschil tussen de rol van de accountant bij een multinational en de rol van de accountant in het MKB weergegeven. Eerder onderzoek richtte zich op veranderingen die plaatsvonden of zouden vinden in de rol van de accountant bij multinationals. ERP was in die tijd ook hoofdzakelijk gericht op deze multinationals. Echter ERP heeft zich inmiddels ontwikkeld als een systeem dat voordelen kan bieden voor alle soorten organisaties. Vandaar dat dit onderzoek zich richt op de accountant die te maken heeft met de kleinere organisaties, het MKB. Heeft de accountant bij multinationals zich beperkt tot een pure controlefunctie (deels door takenspecialisatie, maar ook door wet- en regelgeving). Zo heeft de accountant in het MKB een veel breder functiegebied.
De accountant in het MKB is vooral de vertrouwenspersoon van de organisatie. Zijn werkgebied is derhalve niet beperkt tot de controlefunctie, maar ook adviestaken zijn een belangrijk onderdeel van het werkpakket van de accountant. In feite is de accountant in het MKB een verlengstuk van de financiële afdeling. Deze verschuiving ten opzichte van collega’s bij multinationals levert een ander beeld op met betrekking tot de rol van de accountant. Het is hierdoor goed mogelijk dat een andere invloed wordt uitgeoefend op de rol en het takenpakket van de accountant in het MKB door een ERP-implementatie, dan het geval was bij de multinationals. Deze positieverschuiving staat centraal in hoofdstuk 6.
4.5 Eerder onderzoek
Eerder onderzoek uitgevoerd bij multinationals heeft een aantal verschillen naar boven gebracht in de verwachtingen die bestaan in de literatuur en de praktijk ten tijde van eerder onderzoek.
Volgens de literatuur heeft de invoering van ERP-systemen diverse gevolgen voor de financiële functie. Het resultaat hiervan zou volgens de literatuur een radicale verandering van het accountantsberoep moeten zijn. Dit is de tendens die wordt beschreven in de literatuur, echter recente onderzoeken in de praktijk bij multinationals hebben een ander beeld getoond. De invloed die wordt verwacht vanuit de literatuur blijkt lang niet altijd aanwezig te zijn.
4.5.1 Recapitulatie literatuur
Om een verwachting op te bouwen voor dit onderzoek zal hier eerst nog een korte samenvatting volgen van de belangrijkste verwachtingen vanuit de literatuur.
Volgens De Vaan en Barendrecht (2000, p. 46) zal de invoering van ERP-systemen leiden tot ingrijpende veranderingen. Door middel van deze systemen is het mogelijk om van procesgericht denken en handelen over te gaan naar een waardeketen gerichte werkwijze. Daarnaast kan met de implementatie van ERP-systemen een efficiencyverbetering gerealiseerd worden in de dagelijkse activiteiten, de informatievoorziening verbeterd worden en de klantgerichtheid verhoogd.
De invloed van ERP-systemen op het takenpakket van de financiële functie zou volgens de theorie duidelijk zijn. Dit concludeert Verdaasdonk (1999, p. 463), hij baseert deze uitspraak mede op een artikel van Scapens, Jazayeri en Scapens (1998, pp. 48-54). Als mogelijke gevolgen voor de financiële functie die zichtbaar worden na de implementatie van ERP-systemen worden onderscheiden:
• De invloed die wordt veroorzaakt door de centralisatie van informatiesystemen. Met behulp van ERP-systemen is het mogelijk om diverse bedrijfsfuncties te integreren en te centraliseren. Deze centralisatie kan mogelijk tot gevolg hebben dat er een verlies plaatsvindt van beheersingsmogelijkheden op decentraal niveau. Er zal meer vertrouwen moeten zijn in informatie die wordt verstrekt door het centrale systeem. • De centralisatie die hierboven beschreven is heeft tevens tot gevolg dat de
mogelijkheid bestaat om tot decentralisatie te komen. Data, informatie, kennis e.d. zijn nu op alle momenten in het proces beschikbaar.
• Door de genoemde decentralisatie kan de taak van informatieverstrekker uit de financiële functie gehaald worden. Er is geen specialist meer nodig om informatie te verzamelen en te verstrekken. Nu kunnen managers op elk moment de gewenste informatie zelf uit het systeem halen. Door deze ontwikkeling ontstaan weer mogelijkheden om andere werkzaamheden naar zich toe te trekken. Dit omvat onder meer het interpreteren van de informatie uit het systeem en het adviseren op managementniveau.
De grootste impact zou volgens de literatuur dus veroorzaakt worden doordat gegevensgerichte werkzaamheden nu door het nieuwe systeem worden uitgevoerd. Naast de traditionele taken van de accountant, zoals transactieverwerking, rapportering en beheersing van risico’s zal nu steeds meer plaats komen voor waardetoevoegende taken. Naast de traditionele taken zal de accountant zich derhalve meer en meer moeten opstellen als adviseur voor het management en zich bezighouden met de analyse en interpretatie van informatie en resultaten, en op basis hiervan richting geven aan toekomstig beleid en strategie.
De Waal (2003, p.11) onderschrijft de ontwikkeling dat door de implementatie van ERP-systemen de financiële functie een groot aantal van haar routinematige werkzaamheden kan verliezen uit het takenpakket. Ook Conijn en Derksen (2000, p. 41) kunnen zich vinden in deze ontwikkeling. Zij redeneren dat de financiële functie in de afgelopen jaren teveel uitvoerende werkzaamheden naar zich toe heeft moeten trekken, door strenger wordende wet- en regelgeving en de invloed van recente boekhoudschandalen. Doordat de omgeving en organisatie steeds hogere eisen gaan stellen aan de financiële functie is het noodzakelijk dat er een verschuiving in werkzaamheden plaatsvindt.
Samenvattend kan gezegd worden dat het beeld dat wordt geschetst in de literatuur is dat ERP-systemen ingrijpende veranderingen zullen brengen voor de financiële functie. Er zijn verschillende opvattingen over deze veranderingen. Enerzijds wordt verwacht dat het takenpakket van de financiële functie zich zal ontwikkelen van transactieverwerking en rapportering naar een meer strategisch gerichte taak. Anderzijds zijn er de verwachtingen dat een belangrijk deel van het takenpakket van de financiële functie zal verdwijnen, namelijk de informatieverstrekking.
4.5.2 Uitgevoerd onderzoek
Onderzoek bij multinationals heeft inzicht gegeven in de veranderingen in het accountancyvak door een steeds verdergaande automatisering en de verschillen tussen de praktijk en de literatuur. De relevante onderzoeken worden hieronder behandeld.
4.5.3 Onderzoek 1
Onderzoek: De invloed van ERP-systemen op de Financiële Functie Door: Oude Vrielink en Verbeeten
In dit artikel wordt geanalyseerd wat de gevolgen zijn van de introductie van ERP-systemen op de omvang van de financiële functie bij een multinational. De financiële functie wordt in dit onderzoek als volgt gedefinieerd: “de som van Financial accounting en management
accountingtaken, inclusief het overkoepelende management hiervan.”
De financiële afdeling is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken van de financiële functie. Om de invloed van ERP op de omvang van de financiële functie te meten worden in het onderzoek vier groepen activiteiten onderscheiden, namelijk:
1. Transactieverwerking: hieronder wordt verstaan het verwerken van de financiële
gegevens en de bijbehorende controlewerkzaamheden.
2. Rapportage en consolidatie: hierbij draait het om het opstellen van de rapportages
en het consolideren van cijfers.
3. Planning en control: dit betreft de ondersteuning van bedrijfsplannen, opstellen van
budgetten en uitvoeren van verschillenanalyses.
4. Beslissingsondersteuning: dit omvat de meer specifieke analyses, en het wijzen
van de organisatie op mogelijke risico’s en kansen.
De verwachting die opgebouwd is, is dat de implementatie van ERP-systemen zal leiden tot een vermindering van de omvang van de financiële functie. Deze verwachting is gebaseerd op het feit dat ERP-systemen de informatieverzamelende en de interpreterende functie overnemen van de financiële afdeling. Ook wordt verwacht dat financiële processen efficiënter kunnen worden uitgevoerd en dat rapportages direct aan het systeem onttrokken kunnen worden.
Het onderzoek is uitgevoerd bij Nederlandse multinationals, hieruit kwamen de volgende resultaten: bij een vergelijking van de omvang van de financiële functie voor en na de implementatie van een ERP-systeem blijkt dat sprake is van een daling van de omvang, echter dat deze daling niet significant is. De gemiddelde omvang van de daling is 5%. De
onderzoekers maken hierbij wel de kanttekening dat dit gemiddelde sterk beïnvloed wordt door één onderzoekssubject waar een sterke daling werd gerealiseerd. Maar dat er voldoende organisaties in het onderzoek waren, die geen daling van de omvang zagen of zelfs de omvang van de financiële afdeling zagen toenemen.
De verwachtingen die in de literatuur worden opgebouwd, worden niet ondersteund door de onderzoeksresultaten van dit onderzoek. Daarnaast geven de onderzoekers aan dat de omvangswijzigingen ook kunnen worden veroorzaakt door factoren anders dan de ERP-systemen. Een voorbeeld hiervan is veranderingen in de organisatiestructuur. Dit laatste kan een gevolg zijn van de introductie van ERP-systemen, en de benodigdheden om dit systeem optimaal te gebruiken.
4.5.4 Onderzoek 2
Onderzoek: Does ERP bring change for auditers? Door: Preston, James and Tokashi
In dit artikel wordt verslag gedaan van het onderzoek naar de invloed van ERP-systemen op het vakgebied van de accountant bij Amerikaanse multinationals. Alhoewel in de Verenigde Staten gebruik wordt gemaakt van andere controlestandaarden, namelijk US GAAP, zullen de werkzaamheden en het vakgebied voor het grootste deel overeenkomen met accountants die in Europa werkzaam zijn bij multinationals. In sommige gevallen zullen ook deze multinationals genoteerd zijn op de Amerikaanse markt en derhalve gebruik maken van de Amerikaanse boekhoudstandaarden.
Het onderzoek is gebaseerd op de verwachte revolutie, zoals beschreven in de theorie, in het werkgebied van de accountant,die zou optreden naar aanleiding van het implementeren van ERP-systemen bij zijn cliënten. In de literatuur hebben meerdere auteurs verwachtingen geuit met betrekking tot veranderingen in het werkgebied van de accountant. De steeds verdergaande automatisering zou de positie van de accountant onder druk zetten. Doordat ERP-systemen zorgen voor het registreren van de financiële gegevens tijdens het productieproces en daarmee de gegevensgerichte werkzaamheden van de accountants sterk kunnen verminderen, wordt vanuit de literatuur verwacht dat dit een revolutie met zich mee brengt voor de accountants.
De vraag die de onderzoekers centraal hebben gesteld is of deze verwachte revolutie nu ook daadwerkelijk plaats heeft gevonden. ERP-systemen zijn al een aantal jaren beschikbaar en worden inmiddels bij diverse bedrijven gebruikt. De meeste grote productiebedrijven hebben reeds ERP-systemen geïmplementeerd. Een tweede generatie ERP-systemen wordt inmiddels geïmplementeerd, deels ook bij andere sectoren en branches. ERP-systemen
bieden niet langer alleen een voordeel voor grote multinationals met productieprocessen. Tegenwoordig kunnen bijna alle organisaties baat hebben bij ERP-systemen. Volgens de onderzoekers is dit een goed moment om te reflecteren of de implementatie van ERP-systemen nu daadwerkelijk die verwachte revolutie heeft mee gebracht, zoals die wordt beschreven in de literatuur.
Er zijn reeds eerdere onderzoeken uitgevoerd die een dergelijke invloed onderzocht hebben. Deze waren vooral toegespitst op de interne functie van de accountant, ofwel de controller. In dit onderzoek staat de externe accountant centraal. Het onderzoek strekt zich uit over accountants in het MKB. Door de strikte wet- en regelgeving die van toepassing is op dit werkgebied en de oorspronkelijke rol van de accountant als onafhankelijke, controlerende partij, is het onderzoek gericht op de werkzaamheden bij controleopdrachten.
Het onderzoek is uitgevoerd onder 120 accountants die werkzaam zijn bij de grotere accountantskantoren in de Verenigde Staten. De klantenpakketten van de ondervraagde accountants lopen uiteen van productiebedrijven, tot dienstverlening en ook overheidsinstanties. Gemeenschappelijke factor is echter wel dat de controleklanten allemaal multinationals en grote instanties betreffen.
De uitkomsten van het onderzoek geven deels een diffuus beeld, er kunnen echter wel een aantal belangrijke tendensen onderscheiden worden. Het diffuse beeld wordt veroorzaakt doordat uit de antwoorden van een kleine groep respondenten (ongeveer 7%) blijkt dat zij wel een sterke verandering zien in hun vakgebied. De onderzoekers kunnen niet direct aangeven welke factoren hier van invloed zijn geweest. Zij melden echter wel dat er sprake kan zijn van persoonlijke factoren en mogelijk ‘wishful thinking’ over de eigen positie. Het overgrote deel van de respondenten geeft echter aan geen dusdanige veranderingen te zien of geeft aan dat deze veranderingen in een gestaag tempo gebeuren. Dit staat tegenover de verwachte veranderingen, die zelfs een revolutie genoemd worden in de literatuur, in het vakgebied van de accountant.
Als oorzaken geven de onderzoekers aan dat de functie van de accountant bij multinationals veelal gebaseerd is op de onafhankelijke positie in het economische verkeer en de eigen oordeelsvorming die hieraan ten grondslag ligt. Accountants zullen zelf vast moeten stellen dat de aangeleverde gegevens volledig, juist en tijdig zijn. Hiervoor zullen alsnog werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden die ook deels onderdeel uitmaken van de ERP-systemen. Een deel van de functionaliteit van de ERP-systemen, die zou bijdragen aan de revolutie van het vakgebied van de accountant, komt hiermee buitenspel te staan.
Daarnaast geven onderzoekers aan dat de informatieverschaffing door ERP-systemen ook gecontroleerd zal worden. Hierdoor zal gedeeltelijk een verschuiving ontstaan van het
vakgebied, namelijk doordat accountants meer kennis zullen moeten krijgen van automatisering en ICT. Dit wordt deels opgevangen door de opkomst van EDP-auditers.
Volgens de onderzoekers zijn de uitkomsten van het onderzoek dan ook dat de drastische veranderingen zoals beschreven in de literatuur veelal uitblijven in de praktijk en dat bovenstaande redenen hier veelal oorzaak aan zijn. De onderzoekers geven echter aan dat wel degelijk sprake is van een verandering op het vakgebied van de accountant. Deze verandering is echter een gestage ontwikkeling en wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de verandering in niveau van informatisering en automatisering, en daarnaast de maatschappelijke ontwikkelingen inzake de verantwoordelijkheden en positie van de accountant in het economische verkeer.
4.5.5 Deelconclusie
Eén van de bevindingen die naar voren komt uit deze onderzoeken is dat de rol en het takenpakket van de accountant in de praktijk (bij multinationals) niet zo snel veranderen als in de theorie wordt voorgesteld. Mogelijke oorzaken hiervan kunnen zijn het kwaliteitsniveau van ERP-systemen ten tijde van de eerdere onderzoeken of het nog immer bestaan van systemen ‘naast’ de ERP-systemen. Ook de vastlegging van taken en verantwoordelijkheden van de accountant in almaar strenger wordende wet- en regelgeving kunnen hier invloed op hebben. Tot slot word geopperd dat eventuele betrokkenheid van de accountant bij het implementatieproces ook een factor kan zijn voor de mate van invloed die wordt uitgeoefend op de rol van de accountant.
4.6 Huidig onderzoek
Punt B in het model vertegenwoordigt dit onderzoek. Voor punt B gelden een aantal factoren die invloed kunnen uitoefenen op de rol van de accountant. De situatie van punt B en de daarbij behorende factoren worden nu behandeld.
In de komende hoofdstukken volgt een theoretische beschouwing van de onderzoeksfactoren en de ontwikkeling van deze factoren in de periode tussen eerder onderzoek en het huidige onderzoek.
5
De ontwikkeling in ERP-systemen
In de informatietechnologie van de afgelopen jaren zijn een aantal belangrijke ontwikkelingen te onderkennen. Dit zijn onder andere Business Process Management, Enterprise Application Integration en E-business. Eén van de belangrijkste trends is echter de systemen. ERP-systemen vormen een standaard softwarepakket dat op een geïntegreerde wijze ondersteuning biedt aan alle processen in de onderneming. Deze pakketten ondersteunen door middel van modules de verschillende functies van een onderneming. Daarbij wordt geprofiteerd van het eenmalig invoeren van gegevens die vervolgens vele malen gebruikt kunnen worden. “ ERP-systemen zijn derhalve geïntegreerde softwarepakketten die het mogelijk maken om alle personele, materiële, monetaire en informatiestromen binnen een onderneming te beheersen.” 4
Eerst volgt nu een theoretische beschrijving van ERP-systemen, in paragraaf 5.3 kunt u lezen over de ontwikkeling van ERP-systemen sinds het moment van eerder onderzoek, zoals aangegeven in het onderzoeksmodel van hoofdstuk 4.
5.1 ERP-systemen onder de loep
Sinds jaar en dag is de jaarlijkse opdracht tot controle van de jaarrekening een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van de accountant. Volgens Herman de Jonge, directeur van de business unit Accountancy van Unit 4 Agresso worden zowel het uitvoeren van de controle en de advisering aan de MKB-ondernemer steeds belangrijker. Door een steeds verdergaande automatisering, ook in het MKB, zijn er ontwikkelingen gaande op het gebied van de functie en werkzaamheden van de accountant. Eén van de systemen die hieraan bijdragen, zijn de ERP-systemen.
5.1.1 Ontstaan van ERP-systemen
ERP-systemen komen voort uit de, op productieprocessen gefocuste, MRP-pakketten. ERP wijkt hier vooral vanaf doordat het naast de productieprocessen ook functionaliteit biedt die aan andere processen is gerelateerd. MRP omvat twee soorten planning, namelijk MRP-1 en MRP-2. MRP-1 en MRP-2 staan voor, achtereenvolgens, Material Requirement Planning en Manufacturing Resources Planning. Zoals de naam al zegt kunnen bij MRP-1 systemen alleen de materiaalbehoeften worden berekend. MRP-2 systemen bieden meer mogelijkheden. Daar kan onder andere rekening worden gehouden met beperkingen als
capaciteit van mens en machine. Door de besturing van de materialen te combineren met de geldstroom in de onderneming ontstond ERP. ERP-systemen zijn nog voortdurend in ontwikkeling en er komen steeds meer leveranciers. De eerste systemen waren er rond 1970, toen programmeurs ontdekten dat het maatwerk dat zij produceerden voor een groot deel uit dezelfde basiselementen bestond. Hierop besloten ze standaard programmatuur te maken die ze aan meerdere partijen konden verkopen. Systeemintegratie is daarbij een belangrijk element. Dit houdt vooral in dat de verschillende onderdelen van het systeem op eenvoudige en efficiënte wijze informatie combineren uit de diverse applicaties. ERP-systemen zijn van origine standaardpakketten, gericht op de processen die bij de meeste ondernemingen voorkomen. Echter sommige leveranciers richten zich ook op het leveren van branchespecifieke producten.
5.1.2 Wat zijn ERP-systemen?
ERP-systemen zijn applicaties die rusten op een aantal hoofdelementen, deze zijn: • het systeem bestaat hoofdzakelijk uit standaard programmatuur;
• het is gericht op ondersteuning van alle processen in de onderneming; • deze ondersteuning vindt plaats op een geïntegreerde wijze;
• centraal staat het gemeenschappelijke gebruik van gegevens. Eén van de gebruikte definities voor ERP-systemen is:
“ ERP staat voor Enterprise Resource Planning en heeft tot doel om de productiviteit van organisaties te maximaliseren, kosten te beheersen en optimaal te voldoen aan klantwensen. Dit wordt gerealiseerd door de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder te brengen in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem.” 5
Deze omschrijving laat zien dat het gaat om zeer omvangrijke systemen die over de gehele organisatie invloed heeft. Implementatie en beheersing is daardoor ook een ingewikkeld proces wat de nodige aandacht en tijd vergt. Echter wanneer dit op de juiste wijze gebeurt kan dit systeem veel voordelen bieden voor de organisatie.
5.1.3 Kracht van ERP-systemen
Nu bekend is wat ERP-systemen zijn, gaan we kijken wat de redenen zijn om zo’n systeem in te voeren. De belangrijkste voordelen van een ERP-systeem zijn:
• De mogelijkheid tot geïntegreerde managementinformatie.
• Een gecentraliseerde database. Dit betekent efficiëntie in de vastlegging van gegevens en minder inconsistentie in deze gegevens. Alle informatie is overal en voor elk proces beschikbaar.
• Het systeem is van één leverancier. Dit betekent dat er slechts één aanspreekpunt is bij problemen en andere verantwoordelijkheden. Dit kan echter ook als nadeel beschouwd worden door de vergrote afhankelijkheid van één partij.
• Door uniformiteit in de systemen en steeds groter wordende gebruikersvriendelijkheid is toegang makkelijk voor gebruikers.
• ERP-systemen bieden steeds meer de mogelijkheid om andere software te koppelen. • Door het grote aantal aanbieders wordt er veel gewerkt aan gebruikersvriendelijkheid
en functionaliteit, die daardoor dus voortdurend verbetert.
ERP-systemen zouden ingevoerd moeten worden om de redenen dat het de ondersteuning van primaire processen verbetert, managementinformatie op een hoger niveau brengt, de mogelijkheid biedt voor systemen om flexibeler te worden en eenvoudiger aanpasbaar is aan wijzigende informatiebehoeften. Daarnaast draagt het gebruiken van IT bij aan het behalen van een voorsprong op de concurrentie. ERP wordt steeds meer toegepast, deels omdat ondernemingen het idee hebben dat ze met deze standaardpakketten een beproefde oplossing in huis halen. De term standaardpakket is echter niet helemaal terecht, dit zou de indruk kunnen geven dat het systeem volledig werkzaam is na introductie in de onderneming. Echter een groot onderdeel van de implementatie van ERP-systemen is de wijze waarop het verwerkt wordt in de organisatie.
5.1.4 Organisatieveranderingen door ERP
Nu bekend is wat ERP-systemen zijn en welke redenen er zijn om tot de invoering van een dergelijk systeem over te gaan, wordt hierna uiteen gezet wat de gevolgen zijn van de invoering van een ERP-systeem in een onderneming. Ook zullen hier de kansen behandeld worden die deze nieuwe manier van werken biedt.
De invoering van ERP-systemen brengt de volgende gevolgen met zich mee: • meer complexiteit in de onderneming;
• klantgerichter werken;
• nieuwe structuren in de onderneming; • toename van de professionaliteit;
• toename van het belang van informatie technologie.
Meer complexiteit in de onderneming wil zeggen dat de aansturing van processen verandert doordat alles nu verbonden is aan de ERP-systemen. Er is nu steeds meer sprake van aansturing op hoofdlijnen. Ook ontstaat meer flexibiliteit in de organisatie, onder andere bij mensen, diensten en de financiële functie. Doordat er resultaatgerichter gewerkt kan worden is er meer aandacht voor doelen en het behalen hiervan, ook ontstaat er een verschuiving van regelgeving naar afspraken. Daarnaast brengt het klantgerichter werken enkele gevolgen met zich mee. Hierdoor worden functies als marketing en service belangrijker. Ook interne en externe klanten krijgen een steeds hogere waarde en er ontstaat meer klantgericht maatwerk.
ERP-systemen brengen nieuwe structuren in een onderneming. Door de omvang en het belang van het systeem zal er een schaalvergroting plaatsvinden wat betreft de backoffice. Ook is er een steeds groter belang voor de statistieken aangeleverd door het systeem. Het belang van specialisten wordt groter doordat het systeem dit vereist. Hierdoor neemt de professionaliteit van de organisatie toe. Invoering van een dergelijk systeem betekent echter wel dat de informatie technologie een succesfactor wordt, men wordt dus afhankelijker van het systeem en de juiste werking er van.
Uiteraard brengt deze nieuwe manier van werken ook een aantal uitdagingen met zich mee. Dit biedt kansen voor onder meer de accountant. Deze zijn:
• de werkzaamheden verschuiven; • een meer toekomstgerichte organisatie; • een andere aanpak van werkzaamheden.
Concreet gezien betekent dit het volgende. Het verschuiven van werkzaamheden houdt in dat veel van de taken van de accountant door anderen binnen de organisatie worden gedaan. De financiële verantwoordelijkheden komen bij iedereen in de organisatie te liggen en er ontstaat een efficiënte backoffice. Door deze verschuiving wordt de accountant meer een businesspartner en kan hij zijn waarde toevoegen op een ander niveau. Hij kan daardoor bijdragen aan een grotere focus op de toekomst en een belangrijke bijdrage leveren aan de besluitvorming. Dit komt doordat de accountant nu zijn werkgebied kan verleggen naar een meer informatieverstrekkend gebied.
De accountant is nu in staat beleidsondersteunend te werken door kansen en bedreigingen voor de klant te signaleren en meer managementinformatie te leveren. De manier van aanpak van werkzaamheden verandert hierdoor ook. Er zijn mogelijkheden om betere structuren aan
te brengen in de organisatie en de accountant kan zich deels ontwikkelen van controleur tot adviseur.
5.2 ERP en AO/IB
ERP-systemen zorgen voor een integratie van gegevensverwerking en informatievoorziening. Deze integratie ziet men terug in de eenmalige vastlegging van gegevens die vervolgens door de hele onderneming gebruikt kunnen worden. Voordeel hiervan is dat in de hele onderneming dezelfde gegevens gebruikt worden, waardoor er geen sprake is van inconsistentie tussen systemen. Ook is het mogelijk om actuele managementinformatie te leveren. Echter door deze directe bijwerking verdwijnen de zichtbare controles. Men is nu vele malen afhankelijker van de juistheid en betrouwbaarheid van de invoering van gegevens. Namelijk wanneer er nu onjuistheden worden ingevoerd, werkt de hele onderneming hier mee. Hierdoor neemt het belang van een interne controle op juistheid en volledigheid van deze gegevens toe.
In de ERP-systemen dient voor de accountant een goede scheiding te zitten van functies. De AO/IB waarborgt de integriteit van de gegevens die het systeem aanlevert. Wanneer deze goed geïntegreerd is in het systeem, kan de accountant erop vertrouwen dat de aangeleverde gegevens betrouwbaar zijn. Functiescheidingen in het systeem en voldoende afscherming van kritische ERP-bevoegdheden zijn hierbij belangrijk, alsook de autorisatie van gebruikers.
De AO/IB dient er voor te zorgen dat risico’s voldoende worden beheerst en op efficiënte en effectieve wijze worden gemanaged. Hierdoor kan zorg worden gedragen voor een systeem dat betrouwbare informatie levert. Het invoeren van een ERP maakt het noodzakelijk om nogmaals aandachtig naar de AO/IB te kijken.
Dit omvat onder andere de volgende vragen:
• Worden de bedrijfsprocessen en verbonden risico’s op een effectieve en efficiënte wijze beheerst?
• Levert het informatiesysteem betrouwbare informatie op?
• Zijn hiervoor voldoende effectieve en efficiënte beheersmaatregelen getroffen? Bij de invoering van AO/IB kan onderscheid gemaakt worden tussen de toepassingscontroles die zijn geïntegreerd in het pakket en de aanvullende organisatorische en procedurele maatregelen. De toepassingscontroles omvatten de ‘harde’ controles die zijn opgenomen in de programmatuur en de ‘zachte’ controles die via de inrichting van de ERP-systemen vorm krijgen. De inrichting van de AO/IB is van groot belang om de juistheid en volledigheid van de gegevens te dienen. Daarom dient deze inrichting ook een wezenlijk onderdeel te zijn van de
implementatie van ERP-systemen. Wanneer dit niet gebeurd is, bestaat een reëel risico op het invoeren van een systeem met een zwakke en/of inefficiënte interne controlestructuur. Door de implementatie van ERP-systemen is het noodzakelijk om de bestaande AO/IB aan te passen. Dit komt door de verschuiving van taken en de veranderingen van de inhoud van taken binnen de organisatie. Interne controles zullen daardoor verschuiven van gebruikerscontroles naar geprogrammeerde controlemaatregelen en van controle achteraf naar preventieve controle bij de bron.
De inrichting van het beheer van de administratieve organisatie is iets dat vaak vergeten wordt, gevolg hiervan kan zijn dat deze dermate veroudert dat deze niet meer bruikbaar is. Door het ontbreken van een goede beheerfunctie kan het gebeuren dat deze informatie onder in de la komt te liggen van de medewerkers. Onderdeel van de implementatie moet dan ook zijn het vormgeven van een deugdelijke beheerorganisatie. Deze dient zorg te dragen voor het in stand houden en aanpassen van de AO aan veranderende omstandigheden.
5.3 ERP tegenwoordig in het MKB
ERP vindt, zoals net al genoemd, steeds meer een weg naar MKB-ondernemingen. Het begrip Enterprise in de term ERP laat zien dat het in oorsprong gaat om systemen van grote omvang die toegepast worden in grote bedrijven. Ook kleinere bedrijven kunnen echter van ERP-systemen profiteren. Zij zien steeds meer de voordelen van zo’n systeem en de toepassing hiervan in het MKB is in een stijgende lijn. De factor in eerder onderzoek dat ERP alleen werd toegepast bij grote organisaties is nu aan het veranderen, en inmiddels worden bij diverse soorten organisaties ERP-systemen ingevoerd.
Het aantal leveranciers van deze ERP-systemen groeit nog gestaag en daarmee de onderlinge concurrentie. Dit bevordert de ontwikkeling van deze systemen, vooral op het gebied van gebruikersvriendelijkheid en functionaliteit. Hierdoor worden de toepassingsmogelijkheden van deze systemen voor MKB-ondernemingen steeds groter.
Veel MKB-ondernemingen hebben de indruk dat de invoering van ERP-systemen een totaaloplossing zal bieden voor alle strategische en operationele drempels en knelpunten. Het is echter niet een kant en klare oplossing voor de problemen van een organisatie.
Grote bedrijven hebben de mogelijkheid om in te spelen op de grote stroom aan informatie die aanwezig is. Specialisten weten exact wat wel of niet van toepassing is, zij kennen de wegen, zijn op de hoogte van alle veranderingen in systemen en kunnen zo voor grote bedrijven zorgdragen voor een effectieve en efficiënte verwerking van ERP-systemen in de organisatie. Voor kleinere bedrijven is dat vaak alleen al uit financieel oogpunt niet haalbaar.
Er is een gebrek aan kennis, kunde, tijd en financiële middelen om te zorgen dat de invoering van ERP-systemen leidt tot de resultaten die voor ogen waren ten tijde van de introductie. De accountant die zijn financiële functie uitvoert bij een groot bedrijf zal dus kunnen steunen op een systeem dat alle benodigde aandacht heeft gekregen en volledig naar behoren functioneert. In het MKB is dit meestal niet het geval, systemen zijn niet betrouwbaar of worden niet gebruikt. De wijze waarop de accountant moet functioneren is daardoor in zo’n situatie heel anders.
5.4 Recente ontwikkelingen
De invoering van de eerste ERP-systemen is inmiddels een aantal jaren geleden. In de beginjaren werden ERP-systemen geassocieerd met grote productiebedrijven, langdurige en kapitaalintensieve implementatietrajecten. De afgelopen jaren is wel gebleken dat dit niet terecht was, want er komen steeds meer kleinere ERP-systemen op de markt. Na de hoogtij dagen die ERP-systemen voor grote organisaties meemaakten, voorafgaand aan de millenniumwisseling, begon die markt in te zakken.
De ‘grote’ leveranciers (SAP, Oracle, JDEdwards, PeopleSoft en Baan) hebben hun focus toen deels verschoven naar de MKB-markt. Hetzelfde product aan nieuwe MKB-klanten aanbieden tegen een veel lagere prijs was uiteraard geen optie. Door de jaren heen zijn door overnames en ontwikkeling een aantal ‘kleine’ systemen op de markt gekomen voor het MKB. Eén van de laatste ontwikkelingen in deze markt is de introductie van online ERP.
5.4.1 Kwaliteitsverbeteringen in ERP
ERP-systemen staan inmiddels niet meer in de kinderschoenen. Na de eerste generatie systemen en de nodige updates en patches, zijn de meeste systemen toe aan een tweede generatie. Een generatie ERP-systemen waarin door ervaringen, ontwikkelingen en verdere automatisering een behoorlijke kwaliteitsslag is gemaakt. Uit onderzoek is gebleken dat in het verleden de verwachte revolutie, op het vakgebied van de accountant door invoering van ERP-systemen, is uitgebleven.
Mogelijkheid bestaat dat de verwachte veranderingen uitgebleven zijn door het toenmalige niveau van de ERP-systemen. Door kinderziektes en onbekendheid met de mogelijkheden van de systemen zijn wellicht de capaciteiten en voordelen van de systemen niet ten volle benut, waardoor ook de verandering in werkzaamheden van de accountant niet heeft opgetreden. Nu een tweede generatie ERP-systemen zijn intreden heeft gedaan, kunnen de bedoelde veranderingen mogelijk alsnog optreden.
5.4.2 Online ERP
Al enige tijd zat de ontwikkeling van online ERP er aan te komen en recent is deze opgang dan eindelijk begonnen. Het aantal MKB-bedrijven in ons land dat van deze nieuwe mogelijkheid gebruik maakt is nog klein. Maar de verwachting is dat dit er over een paar jaar duizenden zullen zijn. Het innoverende van deze systemen is gelegen in de manier van aanbieden van deze pakketten. In het verleden moesten organisaties dure softwarepakketten aanschaffen en kwam daarbovenop nog de kosten voor dure updates en onderhoud. Nu kunnen de pakketten online gehuurd worden. Dit betekent geen aanschafkosten, geen onderhoud en geen kostbare updates. Er wordt een vaste maandprijs betaald en de leverancier verzorgt vervolgens het onderhoud en de updates. De organisaties kunnen derhalve altijd over de nieuwste versie beschikken. De voordelen voor ‘kleine’ ondernemers zijn onder meer een vaste prijs, er is geen kapitaal nodig, dus er blijft meer werkkapitaal beschikbaar, er zijn geen onderhoud- en updatekosten, de beveiliging van het systeem wordt door derden geregeld en er is een brede ondersteuning.
Was in het verleden online ERP nog vooral een bedreiging voor de gevestigde namen in de ERP-branche en hun pakketten, nu komen deze leveranciers zelf met online mogelijkheden. Een teken dat deze nieuwe ontwikkeling in ERP een blijvende ontwikkeling is met nieuwe invloeden voor de toekomst.
5.5 Deelconclusie
In de informatietechnologie van de afgelopen jaren zijn een aantal trends geweest. Eén van de belangrijkste zijn de ERP-systemen. ERP-systemen vormen een standaard softwarepakket die op een geïntegreerde wijze ondersteuning bieden aan alle processen in de onderneming. ERP-systemen komen voort uit de, op productieprocessen gefocuste MRP-pakketten. ERP wijkt hier vooral vanaf doordat het naast de productieprocessen ook functionaliteit biedt die aan andere processen is gerelateerd.
ERP-systemen zijn applicaties die rusten op een aantal hoofdelementen, deze zijn dat het hoofdzakelijk bestaat uit standaard programmatuur, dat het op geïntegreerde wijze gericht is op ondersteuning van alle processen en dat hierbij het gemeenschappelijk gebruik van gegevens centraal staat.
Het gaat om zeer omvangrijke systemen met invloeden in de hele organisatie. Implementatie en beheersing is hierdoor ook een ingewikkeld proces wat de nodige aandacht en tijd vergt. ERP-systemen zouden ingevoerd moeten worden om de reden dat het de ondersteuning van primaire processen verbetert, de managementinformatie op een hoger niveau brengt, de
mogelijkheid biedt voor systemen om flexibeler te worden en eenvoudiger aanpasbaar aan wijzigende informatiebehoeften en het gebruiken van IT draagt bij aan het behalen van een voorsprong op de concurrentie.
ERP-systemen brengen nieuwe structuren in een onderneming. Door de omvang en het belang van het systeem zal er een schaalvergroting plaatsvinden wat betreft de backoffice. Ook is er een steeds groter belang voor de statistieken aangeleverd door het systeem. Het belang van specialisten wordt groter doordat het systeem dit vereist. Enterprise resource planning vindt steeds meer een weg naar MKB-ondernemingen. Zij zien meer en meer de voordelen van zo’n systeem.
De invoering van de eerste ERP-systemen is inmiddels een aantal jaren geleden. In de beginjaren werden ERP-systemen geassocieerd met grote productiebedrijven, langdurige en kapitaalintensieve implementatietrajecten. De afgelopen jaren is wel gebleken dat dit niet terecht was, want er komen steeds meer kleine ERP-pakketten op de markt. Een laatste ontwikkeling in deze markt is het online ERP. Dit biedt vooral voordelen voor het MKB.
