ERP- SYSTEMEN ONDER DE LOEP

Sinds jaar en dag is de jaarlijkse opdracht tot controle van de jaarrekening een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van de accountant. Volgens Herman de Jonge, directeur van de business unit Accountancy van Unit 4 Agresso worden zowel het uitvoeren van de controle en de advisering aan de MKB-ondernemer steeds belangrijker. Door een steeds verdergaande automatisering, ook in het MKB, zijn er ontwikkelingen gaande op het gebied van de functie en werkzaamheden van de accountant. Eén van de systemen die hieraan bijdragen, zijn de ERP-systemen.

5.1.1 Ontstaan van ERP-systemen

ERP-systemen komen voort uit de, op productieprocessen gefocuste, MRP-pakketten. ERP wijkt hier vooral vanaf doordat het naast de productieprocessen ook functionaliteit biedt die aan andere processen is gerelateerd. MRP omvat twee soorten planning, namelijk MRP-1 en MRP-2. MRP-1 en MRP-2 staan voor, achtereenvolgens, Material Requirement Planning en Manufacturing Resources Planning. Zoals de naam al zegt kunnen bij MRP-1 systemen alleen de materiaalbehoeften worden berekend. MRP-2 systemen bieden meer mogelijkheden. Daar kan onder andere rekening worden gehouden met beperkingen als

capaciteit van mens en machine. Door de besturing van de materialen te combineren met de geldstroom in de onderneming ontstond ERP. ERP-systemen zijn nog voortdurend in ontwikkeling en er komen steeds meer leveranciers. De eerste systemen waren er rond 1970, toen programmeurs ontdekten dat het maatwerk dat zij produceerden voor een groot deel uit dezelfde basiselementen bestond. Hierop besloten ze standaard programmatuur te maken die ze aan meerdere partijen konden verkopen. Systeemintegratie is daarbij een belangrijk element. Dit houdt vooral in dat de verschillende onderdelen van het systeem op eenvoudige en efficiënte wijze informatie combineren uit de diverse applicaties. ERP-systemen zijn van origine standaardpakketten, gericht op de processen die bij de meeste ondernemingen voorkomen. Echter sommige leveranciers richten zich ook op het leveren van branchespecifieke producten.

5.1.2 Wat zijn ERP-systemen?

ERP-systemen zijn applicaties die rusten op een aantal hoofdelementen, deze zijn: • het systeem bestaat hoofdzakelijk uit standaard programmatuur;

• het is gericht op ondersteuning van alle processen in de onderneming; • deze ondersteuning vindt plaats op een geïntegreerde wijze;

• centraal staat het gemeenschappelijke gebruik van gegevens. Eén van de gebruikte definities voor ERP-systemen is:

“ ERP staat voor Enterprise Resource Planning en heeft tot doel om de productiviteit van organisaties te maximaliseren, kosten te beheersen en optimaal te voldoen aan klantwensen. Dit wordt gerealiseerd door de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder te brengen in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem.” ⁵

Deze omschrijving laat zien dat het gaat om zeer omvangrijke systemen die over de gehele organisatie invloed heeft. Implementatie en beheersing is daardoor ook een ingewikkeld proces wat de nodige aandacht en tijd vergt. Echter wanneer dit op de juiste wijze gebeurt kan dit systeem veel voordelen bieden voor de organisatie.

5.1.3 Kracht van ERP-systemen

Nu bekend is wat ERP-systemen zijn, gaan we kijken wat de redenen zijn om zo’n systeem in te voeren. De belangrijkste voordelen van een ERP-systeem zijn:

• De mogelijkheid tot geïntegreerde managementinformatie.

• Een gecentraliseerde database. Dit betekent efficiëntie in de vastlegging van gegevens en minder inconsistentie in deze gegevens. Alle informatie is overal en voor elk proces beschikbaar.

• Het systeem is van één leverancier. Dit betekent dat er slechts één aanspreekpunt is bij problemen en andere verantwoordelijkheden. Dit kan echter ook als nadeel beschouwd worden door de vergrote afhankelijkheid van één partij.

• Door uniformiteit in de systemen en steeds groter wordende gebruikersvriendelijkheid is toegang makkelijk voor gebruikers.

• ERP-systemen bieden steeds meer de mogelijkheid om andere software te koppelen. • Door het grote aantal aanbieders wordt er veel gewerkt aan gebruikersvriendelijkheid

en functionaliteit, die daardoor dus voortdurend verbetert.

ERP-systemen zouden ingevoerd moeten worden om de redenen dat het de ondersteuning van primaire processen verbetert, managementinformatie op een hoger niveau brengt, de mogelijkheid biedt voor systemen om flexibeler te worden en eenvoudiger aanpasbaar is aan wijzigende informatiebehoeften. Daarnaast draagt het gebruiken van IT bij aan het behalen van een voorsprong op de concurrentie. ERP wordt steeds meer toegepast, deels omdat ondernemingen het idee hebben dat ze met deze standaardpakketten een beproefde oplossing in huis halen. De term standaardpakket is echter niet helemaal terecht, dit zou de indruk kunnen geven dat het systeem volledig werkzaam is na introductie in de onderneming. Echter een groot onderdeel van de implementatie van ERP-systemen is de wijze waarop het verwerkt wordt in de organisatie.

5.1.4 Organisatieveranderingen door ERP

Nu bekend is wat ERP-systemen zijn en welke redenen er zijn om tot de invoering van een dergelijk systeem over te gaan, wordt hierna uiteen gezet wat de gevolgen zijn van de invoering van een ERP-systeem in een onderneming. Ook zullen hier de kansen behandeld worden die deze nieuwe manier van werken biedt.

De invoering van ERP-systemen brengt de volgende gevolgen met zich mee: • meer complexiteit in de onderneming;

• klantgerichter werken;

• nieuwe structuren in de onderneming; • toename van de professionaliteit;

• toename van het belang van informatie technologie.

Meer complexiteit in de onderneming wil zeggen dat de aansturing van processen verandert doordat alles nu verbonden is aan de ERP-systemen. Er is nu steeds meer sprake van aansturing op hoofdlijnen. Ook ontstaat meer flexibiliteit in de organisatie, onder andere bij mensen, diensten en de financiële functie. Doordat er resultaatgerichter gewerkt kan worden is er meer aandacht voor doelen en het behalen hiervan, ook ontstaat er een verschuiving van regelgeving naar afspraken. Daarnaast brengt het klantgerichter werken enkele gevolgen met zich mee. Hierdoor worden functies als marketing en service belangrijker. Ook interne en externe klanten krijgen een steeds hogere waarde en er ontstaat meer klantgericht maatwerk.

ERP-systemen brengen nieuwe structuren in een onderneming. Door de omvang en het belang van het systeem zal er een schaalvergroting plaatsvinden wat betreft de backoffice. Ook is er een steeds groter belang voor de statistieken aangeleverd door het systeem. Het belang van specialisten wordt groter doordat het systeem dit vereist. Hierdoor neemt de professionaliteit van de organisatie toe. Invoering van een dergelijk systeem betekent echter wel dat de informatie technologie een succesfactor wordt, men wordt dus afhankelijker van het systeem en de juiste werking er van.

Uiteraard brengt deze nieuwe manier van werken ook een aantal uitdagingen met zich mee. Dit biedt kansen voor onder meer de accountant. Deze zijn:

• de werkzaamheden verschuiven; • een meer toekomstgerichte organisatie; • een andere aanpak van werkzaamheden.

Concreet gezien betekent dit het volgende. Het verschuiven van werkzaamheden houdt in dat veel van de taken van de accountant door anderen binnen de organisatie worden gedaan. De financiële verantwoordelijkheden komen bij iedereen in de organisatie te liggen en er ontstaat een efficiënte backoffice. Door deze verschuiving wordt de accountant meer een businesspartner en kan hij zijn waarde toevoegen op een ander niveau. Hij kan daardoor bijdragen aan een grotere focus op de toekomst en een belangrijke bijdrage leveren aan de besluitvorming. Dit komt doordat de accountant nu zijn werkgebied kan verleggen naar een meer informatieverstrekkend gebied.

De accountant is nu in staat beleidsondersteunend te werken door kansen en bedreigingen voor de klant te signaleren en meer managementinformatie te leveren. De manier van aanpak van werkzaamheden verandert hierdoor ook. Er zijn mogelijkheden om betere structuren aan

te brengen in de organisatie en de accountant kan zich deels ontwikkelen van controleur tot adviseur.