PROGRAMMAOPDRACHT
Programmanaam: Vitale democratie in Asten
Zaaknummer: 2018061059
Besluit B&W/raad van 30 oktober 2018
Bestuurlijke opdrachtgever Mr. H.G. Vos
Ambtelijke opdrachtgever Mr. W.M.A. Verberkt
Versienummer: 1.0
Status: Concept
Datum: 17 oktober 2018
1. Aanleiding
Realisatie van de 5e randvoorwaardelijke (maatschappelijke) opgave uit de Toekomstagenda Asten 2030.
2. Ambitie
De raad heeft de volgende ambitie uitgesproken in de Toekomstagenda Asten 2030:
Om invulling te geven aan de Toekomstagenda Asten 2030 is een cultuuromslag noodzakelijk. Dat geldt voor onze inwoners, het gemeentebestuur en de gemeentelijke organisatie. Samen zullen we vorm geven aan een andere manier van omgaan met elkaar. Daar waren we al mee gestart in de afgelopen jaren en dat zetten we gericht verder door. Onze uitdaging ligt in het bij elkaar brengen van partijen, in energie en creativiteit vanuit de gemeenschappen los te maken en in ruimte geven om tot ontwikkeling te komen.
Dit betekent dat onze cultuur de komende jaren als volgt ontwikkelt:
3. Doelstelling
In 2030 zijn de inhoudelijke maatschappelijke opgaven uit de Toekomstagenda Asten 2030 gerealiseerd inclusief de randvoorwaardelijke cultuuromslag waarbij op het gebied van participatie (burgerparticipatie en overheidsparticipatie) afhankelijk van de opgave wordt gekozen voor de passende vorm van participatie en de passende schaal van realisatie (Huis van Asten).
4. Programmanaam
Gedurende de thema-avond op 5 september 2018 is met raad en college gebrainstormd over de meest geschikte naam voor dit programma. Samenvattend: het is van belang om in de naam terug te zien: ‘Astens’, ‘Beweging’ en ‘Helder voor de burger/Laagdrempelig’.
We stellen de volgende programmanaam voor:
Vitale democratie in Asten
Motivatie:
Een naam waarin burgerparticipatie of burgerinitiatief terug komt is wellicht
laagdrempeliger of herkenbaarder op dit moment maar dekt niet de lading over een langere periode bekeken. Naast burgerparticipatie: burger participeert in een initiatief vanuit de gemeente is er sprake van overheidsparticipatie: overheid participeert in een initiatief dat vanuit de burger is gestart. Democratie dekt wel de lading.
Het woord ‘vitaal’ wil zeggen: vol leven en energie!
En dat vervolgens in Asten.
Om de communicatie rondom de realisatie van de Toekomstagenda Asten 2030 kracht bij te zetten wordt voorgesteld om bij deze titel tevens een logo (en eventueel een
ondertitel) uit te werken wat in elke communicatieboodschap (ook voor de inhoudelijke maatschappelijke programma’s) wordt gebruikt zodat onze inwoners de nadruk op de beoogde cultuur/mentaliteitsomslag steeds terug zien komen.
5. Samenhang realisatie programma’s en reguliere organisatie
Dit programma is een onderdeel van de realisatie van de Toekomstagenda Asten 2030.
De samenhang tussen de programma’s en de reguliere organisatie is beschreven in de Nota integrale sturing programma’s en organisatie (documentnummer 2018061055).
6. Proces van voorbereiding programma Karakter van dit programma:
Faciliterend voor de inhoudelijke programma’s.
Geen keurslijf/format maar ondersteuning bij het toepassen van de andere manier van besturen en werken in de praktijk (bijv. doorontwikkelen participatie) vanuit de beoogde cultuur/mentaliteitsverandering.
In de voorbereidingsfase van het programma wordt in afstemming met alle betrokken doelgroepen (raad, college, samenleving, management en ambtenaren) in kaart gebracht waar de prioriteiten liggen als het gaat om de doorontwikkeling van de participatie en de bestuurlijke- en organisatieontwikkeling. Voor wat betreft de samenleving wordt hierbij in deze fase gebruik gemaakt van de evaluatie van het Plan van aanpak stimuleren
burgerinitiatieven en burgerparticipatie (raad december 2018) en TIP Asten (zie volgende paragraaf). Vervolgens kunnen in een eerste projectenagenda de beoogde projecten en activiteiten nader worden uitgewerkt en vervolgens uitgevoerd. Deze projectenagenda moet gezien worden als een dynamische agenda waarin initiatieven en activiteiten vanuit alle betrokken doelgroepen ingebracht en samengebracht wordt: dus een (dynamische) projectenagenda. Hierin wordt tevens de concretisering in bemensing, fasering en prioritering, middelen en communicatie uitgewerkt.
Verder worden in de voorbereidingsfase de communicatielijnen intern en extern uitgewerkt, waaronder de afstemming met de overige programmamanagers van de inhoudelijke programma’s uit de Toekomstagenda.
7. Vorm van participatie tijdens de voorbereiding
We gebruiken TIP Asten om in een soort van 0-meting te vragen waar we staan naar de mening van onze inwoners als het gaat om de andere manier van besturen en werken.
We zetten deze vragenlijst op een zodanige manier op dat we deze regulier kunnen herhalen, de eerste keer na 2 jaar. We willen hierin tevens kunnen meten of we resultaat behalen (zie paragraaf 9).
8. Globale fasering programma (eerste 2 jaar)
Bouwsteen Samenleving
Waar staan we: er zijn kleine en grote burgerinitiatieven en we doen praktijkervaring op in de behandeling hiervan maar het is nog niet algemeen bekend dat de gemeente Asten hier voor open staat.
Waar gaan we naar toe: we willen naar een omgeving waarin het gemakkelijk en stimulerend is om met ideeën en initiatieven te komen richting de gemeente; veel betrokkenheid vanuit de samenleving bij het nog mooier maken van Asten.
Welke projecten / activiteiten gaan we daarom doen in de eerste 2 jaar (nader afstemmen met samenleving):
1. Samenleving stimuleren om zo veel mogelijk initiatief, ideeën, co-creatie in te brengen.
2. Faciliteren / middelen uitbreiden om zo gemakkelijk mogelijk een initiatief in te kunnen dienen bij de gemeente en vervolgens te faciliteren in de uitvoering.
3. Behandelen inkomende burgerinitiatieven (keuken is open, terwijl we andere manier van werken ontwikkelen): hulpteam bij behandeling inkomende
Van voornamelijk …. Naar meer ….
Samenleving … inspreken, stemmen en feedback geven
… co-creëren, ideeën genereren, initiëren &
doen en elkaar helpen
Cultuuromslag Toekomstagenda Asten 2030
burgerinitiatieven daarvoor nog tijdelijk in stand houden omdat collega’s in praktijk hulp nodig hebben bij afwikkelen inkomende burgerinitiatieven.
4. Bewust nadenken over welke vorm van burgerparticipatie bij nieuwe projecten vanuit de gemeente.
Bouwsteen Raad
Waar staan we: er is een begroting 2019 met focus die meer gericht is op de burger en waarin ruimte is voor inbreng vanuit de samenleving, we krijgen meer en meer ervaring met burgerparticipatie en burgerinitiatieven, we zijn nog zoekende naar de nieuwe gevraagde rol en tevens ontstaat de vraag of de bestaande commissie/raad opzet/cyclus nog steeds passend is (‘oude stijl’ + steeds meer thema-sessies).
Waar gaan we naar toe: (we beginnen gewoon met de) andere manier van besturen.
Welke projecten / activiteiten gaan we daarom doen in de eerste 2 jaar (nader afstemmen met raad):
1. Een plan van aanpak maken voor de bestuurlijke doorontwikkeling en continu reflecteren op de eigen rolinvulling in relatie tot de beoogde cultuuromslag;
2. Grote bestuurlijke thema’s aan de voorkant voorzien van de beoogde passende procesaanpak (bijv. de programmaopdrachten bij de inhoudelijke
maatschappelijke opgaven uit de Toekomstagenda Asten 2030);
3. Voorwaarden scheppen t.b.v. het creëren van een omgeving waarin het voor de samenleving gemakkelijk is om initiatieven in te brengen.
4. Stimuleren van / experimenteren met het betrekken van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties;
5. Investeren in training ‘onderwijs en democratisch burgerschap’ waarmee we zelf en waarmee anderen leren in de verdere ontwikkeling van de democratie in Asten;
6. Verdere opbouw netwerken (Huis van Asten).
Bouwsteen College
Waar staan we: er is een globaal coalitieakkoord, er is een nieuw college gestart.
Waar gaan we naar toe: (we beginnen gewoon met de) andere manier van besturen.
Welke projecten / activiteiten gaan we daarom doen in de eerste 2 jaar (nader afstemmen met college):
1. Een plan van aanpak maken voor de bestuurlijke doorontwikkeling en continu reflecteren op de eigen rolinvulling in relatie tot de beoogde cultuuromslag;
2. Programma’s Toekomstagenda Asten 2030 opstarten.
Van voornamelijk …. Naar meer ….
Raad … controleren, kaderen en vertegenwoordigen,
dichtgetimmerde coalitieakkoorden
… loslaten, vertrouwen geven, visie vormen, verbinden, antenne-functie, sturen op hoofdlijnen, bevorderen participatie, voorwaarden scheppen, globale coalitieakkoorden opstellen
Cultuuromslag Toekomstagenda Asten 2030
Van voornamelijk …. Naar meer ….
College … verantwoorden, uitvoeren en maken
… richting geven, antenne-functie, allianties maken, initiatieven stimuleren, verbinden en versterken
Cultuuromslag Toekomstagenda Asten 2030
3. Stimuleren van / experimenteren met het betrekken van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties;
4. Verdere opbouw netwerken (Huis van Asten).
5. Voorbereiden acties die bij bouwsteen raad staan i.s.m. organisatie.
Bouwsteen Management
Waar staan we: bedrijfsplan op A4 beschikbaar, ontwikkeltraject MT
(managementteam) en TL (teamleiders) doorlopen, organisatie per 1/4/2018 aangepast, plan van aanpak doorontwikkeling gevraagde rol MT opgesteld, strategisch personeelsplan gereed, kortom de basis gereed om de gevraagde cultuuromslag te realiseren.
Waar gaan we naar toe: (we zijn gewoon begonnen met de) andere manier van managen. Welke projecten / activiteiten gaan we daarom doen in de eerste 2 jaar (nader afstemmen met MT).
1. Plan van aanpak MT uitvoeren, door de gevraagde rol laten zien in de praktijk, monitoring doorontwikkeling organisatie op gevraagde competenties en borging implementatie bedrijfsplan, opstarten programma’s Toekomstagenda, focus op strategie (o.a. Huis van Asten).
2. zelf het goede voorbeeld laten zien, invulling geven aan ‘van buiten naar binnen’
(zelf meer buiten zijn), innovatie, strategie en continu reflecteren op de eigen rolinvulling in relatie tot de beoogde cultuuromslag.
3. Sturen op integrale samenhang en uitvoering programma’s en reguliere organisatie (conform memo).
4. Adviseren voor bouwsteen raad en college.
5. Randvoorwaarden scheppen voor bouwsteen ambtenaren (en daarmee samenleving).
Bouwsteen Ambtenaren
Waar staan we: bedrijfsplan en team-roadmaps (plannen van aanpak) beschikbaar en in uitvoering, verschil in praktijkervaring bij ambtenaren in participatie, hulp-team aanwezig voor afhandeling burgerinitiatieven.
Waar gaan we naar toe: (we zijn gewoon begonnen met de) andere manier van werken.
Welke projecten / activiteiten gaan we daarom doen in de eerste 2 jaar (nader afstemmen met MT-TL en medewerkers).
1. Organisatieontwikkeling: roadmaps teams uitvoeren.
2. Ontwikkeling competenties: strategisch opleidingsplan.
Van voornamelijk …. Naar meer ….
Management … aansturen en beoordelen … leren, coachen, faciliteren, verbinden, innoveren, werken van 'buiten naar binnen', strategisch denken
Cultuuromslag Toekomstagenda Asten 2030
Van voornamelijk …. Naar meer ….
Ambtenaren … onderzoeken, praten over en oplossen
… leren, praten met, antenne-functie, werken 'van buiten naar binnen', mogelijk maken dat, verbinden, strategisch denken en handelen Cultuuromslag Toekomstagenda Asten 2030
3. Uitbreiden ‘olievlek’: steeds meer collega’s leren omgaan met participatie en zien de positieve effecten hiervan.
4. De ambassadeurs vanuit werkgroep programma en hulpteam bij behandeling van inkomende burgerinitiatieven zijn steeds minder nodig omdat manier van werken onderdeel wordt van de reguliere organisatie.
5. Opstarten programma’s.
9. Beoogd resultaat na 2 jaar
Tevredenheid vanuit de betrokken doelgroepen is na 2 jaar de belangrijkste pijler om te weten of we op de goede weg zitten. Zien we ander gedrag in de praktijk wat we in de cultuuromslag Toekomstagenda Asten 2030 voor ogen hebben en zijn betrokken doelgroepen tevreden over de ontwikkeling.
Daarnaast gaat het vanzelfsprekend (vanuit de beoogde resultaten van de inhoudelijke programma’s) om de vraag of we met de andere manier van werken en besturen er in slagen om de inhoudelijke resultaten uit de maatschappelijke opgaven te realiseren.
Tenslotte is positief resultaat af te leiden uit bijvoorbeeld:
X% Meer ingediende burgerinitiatieven t.o.v. 2018.
X% Meer thema-avonden waarin samenleving en raad aan de voorkant van een maatschappelijke opgave gezamenlijk in dialoog gaan.
Groeiend aantal georganiseerde ‘werksessies’ gemeente-inwoners en groeiende opkomstpercentages hierbij.
Groter % van het gemeentelijk budget is niet vooraf toegewezen door raad bij de begroting maar is beschikbaar als ‘ontwikkelbudget’ voor de toegenomen
participatie.
Uitbreiding van de (digitale) middelen die het indienen van burgerinitiatieven en de inzet van participatie faciliteren.
We (raad, college, MT, ambtenaren) zitten meer ‘op onze handen’, zijn vaker dan nu ‘buiten dan binnen’ te vinden. MT en ambtenaren (raad en college is dat al gewend) merken in de praktijk dat werktijden vaker verschuiven naar avonduren omdat hierin bijv. meer werksessies plaatsvinden (gevraagde flexibiliteit neemt toe).
10. Vervolgproces na 2 jaar Wordt in een latere fase uitgewerkt.
11. Algemene aandachtspunten
a. Communicatie
Gedurende het hele programma zal onder één naam en één logo worden
gecommuniceerd. De ontwikkeling van een herkenbaar logo (en eventueel ondertitel) zal nog dit jaar plaatsvinden. Aandacht gaat in eerste instantie uit naar interne
communicatie. Deze start meteen bij de interne nieuwjaarsreceptie. Ook op de externe nieuwjaarsreceptie besteden we aandacht aan dit programma. Met name ten aanzien van het stimuleren van verdere Burgerinitiatieven gaan we in het eerste kwartaal van 2019 actief extern communiceren. De andere inhoudelijke programma’s zullen dan snel volgen.
De insteek is om iedere doelgroep op het gewenste niveau te informeren en betrekken.
Realisatie van de Toekomstagenda Asten 2030 betekent op communicatie gebied:
Vertellen: uitdragen wat samenleving en gemeente voor ogen hebben met andere manier van besturen en werken (cultuuromslag conform Asten 2030).
Betrekken: creatieve werksessies/proeftuinen waarin gemeente en inwoners samen invulling geven aan andere manier van besturen en werken.
Doen: gewenste cultuur laten zien en inhoudelijke initiatieven realiseren.
Laten zien: communiceren over realisatie Toekomstagenda Asten 2030.
b. Financiën
Een omgeving creëren waarin het gemakkelijk en stimulerend is om met ideeën en initiatieven te komen richting de gemeente, waarin veel betrokkenheid is vanuit de samenleving bij het nog mooier maken van Asten vraagt om investering.
Investeren in ieders eigen rol die dagelijks wordt ingezet maar ook investering in
middelen: financiering van initiatieven, opleiding, communicatie, (digitale) middelen etc.
In de evaluatie van de nota stimuleren Burgerparticipatie en Burgerinitiatieven in de gemeente Asten (ook op agenda raad december 2018) is reeds ingegaan op het onderdeel financiering:
Om uit te stralen dat de gemeente open staat en ook daadwerkelijk open kan staan voor ideeën en initiatieven van inwoners in Asten in de toekomst wordt qua budget gevraagd om in te stemmen met:
1. het vervolgen van de ingeslagen weg met de huidige 'creatieve' aanpak van de afhandeling van burgerinitiatieven waarbij telkens zoveel als mogelijk wordt gezocht naar cofinanciering;
2. het beschikbaar stellen (vanaf 2019) van een structureel budget van € 20.000,00 voor kleine burgerinitiatieven en € 5.000,00 voor praktische ondersteuning/facilitering door UDAS van kleine burgerinitiatieven. Voorgesteld wordt om dit structureel budget van € 25.000,00 te dekken uit de post onvoorzien structureel 2019;
3. dat voor grote initiatieven of burgerbudgetten voor grotere projecten (categorie groot initiatief) telkens separaat krediet wordt gevraagd aan de raad;
4. dat het restant van het huidige incidentele krediet (schatting restant € 15.000,00 per 1-1-2019) wordt benut voor eventuele nieuwe burgerinitiatieven die in 2018 nog om een bijdrage vragen en voor verdere acties op bijvoorbeeld communicatief vlak voor het stimuleren van burgerinitiatieven vanuit het
programma ‘Vitale democratie in Asten’. Zie hiervoor de financiële paragraaf van de programmaopdracht die gelijktijdig met deze evaluatie in de raad van december 2018 wordt behandeld;
5. de voorgestelde spelregels (onder punt 3 in de evaluatie) hoe om te gaan met kleine en grote (burger)initiatieven;
6. het presidium te verzoeken om de evaluatie en deze beslispunten te agenderen voor behandeling in de raad op 11 december 2018 (commissie AZ&C 22 november 2018);
7. de begroting 2019 te wijzigen conform advies.
In bovenstaande opzet speelt tevens mee dat vanuit het programma Vitale democratie in Asten we begin 2019 actief gaan communiceren over dit programma en dat we door de andere manier van werken gaan stimuleren om nog meer burgerinitiatieven in te dienen bij de gemeente zodat naar verwachting het beroep op middelen hiervoor zal gaan stijgen.
Voor burgerparticipatie (bijv. het organiseren van een thema-avond voor een bepaald inhoudelijk project) de gewoonte ontwikkelen (voor zover dat niet al gebeurd) dat de betreffende projectleider in de kostenopzet van zijn of haar project standaard nadenkt over het eventuele kostenaspect wat nodig is in de kostenopzet om invulling te geven aan het aspect burgerparticipatie (bijv. TIP Asten, huur zaaltje, koffie/thee etc.).
Voor de uitvoering van dit programma Vitale democratie is derhalve nog een restant krediet beschikbaar van ingeschat ongeveer € 15.000,00 per 1-1-2019 (ingeschat restant van het bestaande incidentele krediet van € 35.000,00 per 1-1-2019).
Bij deze programmaopdracht wordt gevraagd om dit krediet aan te vullen met een nieuw incidenteel bedrag van € 35.000,00 waarmee het totale beschikbare incidentele krediet uitkomt op een bedrag van ongeveer € 50.000,00. Dat krediet kan dan ingezet worden voor de uitvoering van de concrete acties die voortkomen uit dit programma. Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van het logo, communicatieve acties, aanpassing website of andere (digitale) middelen, scholing en training, eventuele extern advies bijv.
bij maken/uitvoeren plannen van aanpak van bijv. raad en college, studiedagen, organiseren thema avonden, bijv. bezoeken van best practices op andere locaties etc.
Net zoals de genoemde activiteiten bij de bouwstenen moet nog nader met de doelgroepen afgestemd worden welke concrete activiteiten gepland gaan worden.
c. Tijd- en capaciteitsplanning
Vaststellen programmaopdracht: raad 11 december 2018.
Nader uitwerken programmaplan/projectenagenda: eerste kwartaal 2019.
