Paula Kiens
Studentnummer:10054162
Master Erfgoedstudies: Archiefwetenschap Universiteit van Amsterdam
Eerste Begeleider: prof. Dr. T.H.P.M. Thomassen Tweede Begeleider: drs. M. Lulofs
Juni 2014
Metagegevens, sleutel tot
digitale archieven?!
Onderzoek naar de functionele eisen, die gesteld kunnen
worden aan digitale toegangen op digitale archieven.
2
Samenvatting
De afgelopen jaren is de informatiehuishouding van overheidsorganen gedigitaliseerd. Dit heeft niet alleen gevolgen gehad voor de vorm waarin de informatie wordt gearchiveerd, maar ook de processen, die te maken hebben met het beschikbaar stellen van overheidsinformatie aan burgers en bedrijven. Op dit moment zijn er twee ontwikkelingen gaande, die van invloed zijn op de informatiehuishouding van overheidsorganen, namelijk de verkorting van de
overbrengingstermijn voor blijvend te bewaren archiefbescheiden en het actief openbaar maken van overheidsinformatie op internet, zoals voorgesteld in de Wet Open Overheid, die op dit moment in ontwikkeling is.
De verkorting van de overbrengingstermijn en de actieve openbaarmaking hebben mogelijk tot gevolg dat overheidsorganen bij ontvangst of creatie van digitale archiefbescheiden
metagegevens moeten toekennen aan de archiefbescheiden, die afkomstig zijn uit meerdere beschrijvingsstandaarden. Het doel van dit onderzoek is om te achterhalen welke functionele eisen er gesteld worden aan de digitale toegang voor afgeleid gebruik van archiefbescheiden en in hoeverre de huidige beschrijvingsstandaarden voor digitale archiefbescheiden deze functionele eisen ondersteunen. Dit heeft geleidt tot de volgende onderzoeksvraag:
Ondersteunen de huidige beschrijvingsstandaarden de functionele eisen, die worden gesteld aan digitale toegangen op digitale archiefbescheiden, om afgeleid gebruik mogelijk te maken?
Het onderzoek heb ik uitgevoerd door middel van een literatuurstudie. In de eerste instantie heb ik literatuur gebruikt bij het beschrijven van de functionele eisen, die aan digitale toegangen op digitale archiefbescheiden worden gesteld. Vervolgens heb ik een viertal
beschrijvingsstandaarden uitgekozen op basis van een aantal criteria en heb ik deze beschrijvingsstandaarden vergeleken met de gevonden functionele eisen.
Uit mijn onderzoek komt naar voren dat de twee beschrijvingsstandaarden uit de
archivistiek, ISO 23081 en de ICA standaarden ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH en ISDF goed scoren op de functionele eisen, die vanuit het perspectief van het archiveringssysteem worden gesteld aan de digitale toegang. De niet-archivistische beschrijvingsstandaarden MODS en MADS en Dublin Core scoren goed op de functionele eisen, die vanuit het gebruikersperspectief worden gesteld aan de digitale toegang.
Alle vier de beschrijvingsstandaarden hebben in hun inleidende bepaling regels opgenomen om de uitwisseling van metagegevens mogelijk te maken. Deze mogelijkheid is belangrijk, omdat dit de weg opent naar een netwerk waarin informatie over verschillende archieven door
verschillende archiefvormende organisaties, archiefinstellingen, musea en andere belanghebbenden met elkaar gedeeld kan worden. In een netwerk zullen verschillende beschrijvingsstandaarden op elkaar afgestemd moeten worden, zodat de gebruiker met een zoekvraag door verschillende soorten beschrijvingen kunnen zoeken.
Uit mijn onderzoek blijkt verder, dat ISO 23081 en de ICA standaarden veel raakvlakken met elkaar hebben en dat veel elementen, die ISO 23081 gebruikt, opgenomen kunnen worden in de beschrijvingen van ISAD(G), ISAAR en ISDF. ISDIAH valt hier buiten, omdat deze specifiek is bedoeld voor het beschrijven van een instelling, die meerdere archieven beheert. Naast deze mogelijke combinatie van archivistische beschrijvingsstandaarden zie ik ook mogelijkheden voor het koppelen met beschrijvingsstandaarden als Dublin Core en MODS en MADS. Dublin Core kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij het publiceren van archiefbescheiden op internet. Vanuit de archivistische beschrijving kunnen elementen van Dublin Core worden gevuld, die vervolgens weer worden getoond aan de gebruiker door middel van een interface. Het voordeel van Dublin Core is dat het relatief eenvoudig te begrijpen elementen bevat. MODS en MADS kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om geavanceerdere manieren van zoeken mogelijk te maken voor de gebruiker door middel van eenzelfde interface.
3 Wat de precieze verhouding is tussen elementen van verschillende
beschrijvingsstandaarden moet per praktijksituatie worden bekeken. Dit heb ik niet in het
onderzoek opgenomen, omdat alle beschrijvingsstandaarden ruimte laten voor nadere uitwerkingen en individuele interpretaties.
Het uiteindelijke antwoord op de onderzoeksvraag, is dat de huidige
beschrijvingsstandaarden deels voldoen aan de functionele eisen, die worden gesteld aan digitale toegangen op digitale archiefbescheiden, om afgeleid gebruik mogelijk te maken. Geen enkele beschrijvingsstandaard voldoet 100 procent aan de gestelde eisen. Daarnaast staat geen enkele beschrijvingsstandaard op zichzelf. Een goede digitale toegang kan volgens mij omgaan met meerdere beschrijvingsstandaarden, uit verschillende disciplines en biedt de gebruiker de mogelijkheid om op meerdere manieren in het archief te zoeken.
4
Inhoudsopgave
Samenvatting ... 2 1 Inleiding ... 6 1.1 Algemene inleiding ... 6 1.2 Probleemstelling ... 61.3 Methode van onderzoek ... 7
2 Theoretisch kader ... 8
2.1. Toegankelijkheid ... 8
2.1.1. Het archiveringsysteem ... 9
2.1.2. De omgeving van het archiveringsysteem ... 10
2.1.3. De gebruiker en zijn of haar competenties ... 11
2.2. Metagegevens ... 12
2.3. Context ... 14
2.4. Toegangen en beschrijvingsstandaarden ... 15
2.4.1. Discussie: archivistische beschrijvingen versus metagegevens ... 15
2.5 Resumé ... 16
3 Functionele eisen voor digitale toegangen ... 17
3.1. Functionele eisen vanuit wet- en regelgeving en (inter)nationale normen en richtlijnen ... 17
3.2. Functionele eisen die worden gesteld door gebruikers ... 24
3.3 Resumé ... 26
4 Beschrijvingsstandaarden ... 28
4.1 Criteria voor beschrijvingsstandaarden ... 28
4.2 ISO 23081 ... 29
4.2.1 Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie ... 33
4.3 ICA standaarden ... 34 4.3.1 ISAD(G) ... 35 4.3.2 ISAAR(CPF) ... 36 4.3.3 ISDIAH ... 37 4.3.4 ISDF ... 38 4.4 Dublin Core ... 39 4.4.1 OWMS ... 41 4.5 MODS en MADS ... 41 4.5.1 MODS ... 41 4.5.2 MADS... 42 4.6 Resumé ... 43
5. Vergelijking tussen de functionele eisen en de beschrijvingsstandaarden ... 44
5
5.2 Nadere uitwerking functionele eisen per onderwerp ... 46
5.2.1 Vormgeving beschrijvingsstandaard ... 46
5.2.2 Inhoud beschrijvingsstandaard ... 47
5.2.3 Inhoud metagegevens ... 48
5.2.4 Ordeningsstructuren ... 49
5.2.5 Classificatie ... 49
5.2.6 Zoeken, vinden en presenteren. ... 50
5.3 Resumé ... 50
6. Conclusie ... 52
Literatuurlijst ... 54
Bijlage 1: Overzicht functionele eisen (inter)nationale normen en richtlijnen ... 59
Bijlage 2: ISO 23081 ... 66
Eisen Metagegevens ... 66
Overzicht hoofd- en subklassen ISO 23081 ... 67
Overzicht groepen metagegevens en bijbehorende elementen: ... 68
Bijlage 3: ICA standaarden ... 71
Overzicht beschrijvingselementen ISAD(G) ... 71
Overzicht beschrijvingselementen ISAAR(CPF) ... 72
Overzicht beschrijvingselementen ISDIAH ... 73
Overzicht beschrijvingselementen ISDF ... 75
Bijlage 4: Dublin Core Metadata Element Set ... 76
Dublin Core versus OWMS ... 77
Bijlage 5: MODS en MADS ... 80
MODS ... 80
MADS ... 87
6
1 Inleiding
1.1 Algemene inleiding
De afgelopen jaren is de informatiehuishouding van overheidsorganen gedigitaliseerd. Dit heeft niet alleen gevolgen gehad voor de vorm waarin de informatie wordt gearchiveerd, maar ook de processen, die te maken hebben met het beschikbaar stellen van overheidsinformatie aan burgers en bedrijven. Zo wordt er in het programma Archief 2020 nagedacht over de mogelijkheid om de huidige overbrengingstermijn te verkorten voor digitale archiefbescheiden of om
overheidsorganen de mogelijkheid te bieden om digitale archiefbescheiden direct over te brengen naar een archiefinstelling.1 Een andere ontwikkeling, die van invloed is op de beschikbaarstelling van digitale archiefbescheiden, is de nieuwe Wet Open Overheid. Deze wet stelt dat alle
overheidsinformatie actief openbaar moet worden gemaakt richting de burger, tenzij dit vanwege een uitzonderingsregel niet is toegestaan.2 Deze openbaarmaking moet plaatsvinden door middel van een register op de website van het desbetreffende overheidsorgaan.
Om digitale archiefbescheiden te kunnen gebruiken en uitwisselen moeten deze allereerst vindbaar zijn. Eén van de manieren om digitale archiefbescheiden te kunnen vinden is het
toekennen van metagegevens. Voor het toekennen van metagegevens wordt gebruik gemaakt van beschrijvingsstandaarden. Overheidsorganen gebruiken verschillende beschrijvingsstandaarden voor onder andere het beschrijven van digitale archiefbescheiden in het archief en publiceren van archiefbescheiden op het internet
Op het moment dat digitale archiefbescheiden worden overgedragen aan een
archiefinstelling, worden er nieuwe metagegevens toegekend aan de digitale archiefbescheiden.3 De reden hiervoor is tweeledig. In de eerste plaats moet de context worden beschreven waarin de digitale archiefbescheiden zijn ontstaan. In de tweede plaats zijn de nieuwe metagegevens nodig om afgeleid gebruik van de digitale archiefbescheiden te ondersteunen, voor onderzoekers, genealogen en andere geïnteresseerden. Ook hiervoor worden één of meer
beschrijvingsstandaarden gebruikt.
De verkorting van de overbrengingstermijn en de actieve openbaarmaking hebben mogelijk tot gevolg dat overheidsorganen bij ontvangst of creatie van digitale archiefbescheiden
metagegevens moeten toekennen aan de archiefbescheiden, die afkomstig zijn uit meerdere beschrijvingsstandaarden. Hoe kan er voor worden gezorgd dat de digitale toegang op digitale archiefbescheiden zodanig is ingericht, dat niet alleen het primaire gebruik binnen het
overheidsorgaan wordt ondersteund, maar ook het afgeleide gebruik voor onder andere burgers en bedrijven, op het moment dat de digitale archiefbescheiden nog door het overheidsorgaan worden beheerd?
1.2 Probleemstelling
Met dit onderzoek maak ik inzichtelijk of er problemen ontstaan bij het digitaal beschikbaar stellen van archiefbescheiden voor afgeleid gebruik, op het moment dat de nieuwe Wet Open Overheid en de verkorte overbrengingstermijn worden ingevoerd. Het doel van dit onderzoek is om te achterhalen welke functionele eisen er gesteld worden aan de digitale toegang voor afgeleid gebruik van archiefbescheiden en in hoeverre de huidige beschrijvingsstandaarden voor digitale archiefbescheiden deze functionele eisen ondersteunen.
Voor dit onderzoek heb ik de volgende onderzoeksvraag geformuleerd:
1 Programmaplan 2013-2016 Archief 2020: Innovatieprogramma voor de Toekomstvaste Archieffunctie. 31 mei
2014.
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20130531_programmaplan_innovatie_archiefsector_defi nitiefa_0.pdf (7 april 2014);
2 Initiatiefvoorstel Voortman en Schouw Wet Open Overheid.
http://www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/33328_initiatiefvoorstel_voortman (9 april 2014);
3 De bepaling of een archiefstuk wordt overgedragen aan de archiefinstelling of op termijn wordt vernietigt is
7 Ondersteunen de huidige beschrijvingsstandaarden de functionele eisen, die worden gesteld aan digitale toegangen op digitale archiefbescheiden, om afgeleid gebruik mogelijk te maken?
Op basis van deze onderzoeksvraag heb ik de volgende deelvragen geformuleerd: 1. Welke functionele eisen worden er gesteld aan de digitale toegangen op digitale
archiefbescheiden?
2. Welke beschrijvingsstandaarden worden er gebruikt bij het beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden voor primair en afgeleid gebruik?
3. Welke overeenkomsten en verschillen zijn er tussen de verschillende beschrijvingsstandaarden in relatie tot de functionele eisen?
1.3 Methode van onderzoek
Dit onderzoek wordt uitgevoerd door middel van een literatuuronderzoek en is kwalitatief explorerend van aard. Het literatuuronderzoek bestaat uit drie fasen.
In de eerste fase schets ik met behulp van de literatuurstudie een theoretisch kader waarbinnen dit onderzoek wordt uitgevoerd. Hiervoor gebruik ik onder andere relevante vakliteratuur en wet- en regelgeving.
In de tweede fase beantwoord ik, met behulp van een literatuurstudie, de eerste onderzoeksvraag. Hiervoor bestudeer ik onder andere wet- en regelgeving en (inter)nationale normen en richtlijnen, die van toepassing zijn op het creëren van digitale toegangen. Daarnaast raadpleeg ik vakliteratuur om te kijken of er nog aanvullende functionele eisen zijn, die van toepassing zijn op de creatie digitale toegangen.
In de derde fase van het literatuuronderzoek bestudeer ik een aantal beschrijvingsstandaarden, die betrekking hebben op digitale toegangen op digitale
archiefbescheiden. Deze beschrijvingsstandaarden selecteer ik op basis van een aantal criteria, die ik samenstel op grond van de onderzoeksvraag. Na het selecteren van de beschrijvingsstandaarden onderzoek ik iedere beschrijvingsstandaard individueel en maak ik een onderlinge vergelijking tussen de verschillende beschrijvingsstandaarden. Deze vergelijking maak ik op basis van de functionele eisen, die worden gesteld aan de digitale toegang op digitale archiefbescheiden. Het doel van de vergelijking is om te bepalen in hoeverre de geselecteerde beschrijvingsstandaarden voldoen aan de gedefinieerde functionele eisen.
8
2 Theoretisch kader
Dit onderzoek richt zich op de vraag in welke mate beschrijvingsstandaarden voldoen aan functionele eisen, met betrekking tot digitale toegangen. Maar wat zijn nu eigenlijk
beschrijvingsstandaarden en toegangen? Wat is het verschil tussen beide? Op basis van welke informatie worden ze gemaakt? Welke vormen van toegangen zijn er en welke rol vervullen beschrijvingsstandaarden bij het toegankelijk maken en houden van digitale archieven? Om hier een antwoord op te kunnen geven is het belangrijk om eerst een aantal definities te onderkennen van de begrippen die in dit onderzoek worden gebruikt. Dit hoofdstuk geeft weer wat er onder bepaalde termen wordt verstaan. Daarnaast geeft dit hoofdstuk de theoretische achtergrond weer waarbinnen de begrippen worden gebruikt.
2.1. Toegankelijkheid
Voordat ik in dit hoofdstuk iets ga zeggen over beschrijvingsstandaarden, toegangen en metagegevens wil ik het eerst hebben over het begrip toegankelijkheid. Toegankelijkheid is de reden waarom er beschrijvingen en toegangen worden gemaakt en metagegevens aan documenten worden toegekend. Een goed toegankelijk archief zorgt ervoor dat mensen het archief kunnen raadplegen, interpreteren en gebruiken.
De Archiefwet 1995 kent niet het begrip toegankelijkheid, maar wel het begrip
toegankelijke staat.4 Dit begrip wordt in artikel 3 genoemd als één van de drie kwaliteitseisen om goed beheer te kunnen voeren op de archiefbescheiden. De andere twee kwaliteitseisen zijn goede en geordende staat. In de Archiefwet 1995 is geen definitie opgenomen van toegankelijke staat. In de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen is voor deze term wel een definitie
opgenomen. Deze definitie luidt als volgt: ‘Toestand van een archief, archiefafdeling of een archiefbestanddeel waarin archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden’.5
Met archief wordt in deze definitie bedoeld alle archiefbescheiden, die zijn ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie. Deze definitie sluit aan op de definitie van archief zoals gegeven in de Handleiding van Muller, Feith en Fruin.6 Een archiefbestanddeel is een verzameling archiefbescheiden dat is samengebracht voor een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen is.7 Een archiefafdeling is de hoofdindeling van het archief dat wordt bepaald door de relatieve omvang en/of structuur van alle archiefbestanddelen.8
De in de definitie gestelde eis, dat archiefbescheiden en de gegevens in de
archiefbescheiden binnen redelijke tijd gevonden en raadpleegbaar gemaakt kunnen worden, sluit aan op artikel 20 van de Archiefregeling 2009. Daarin staat dat de zorgdrager ervoor dient te zorgen dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens of door middel van een andere
ontsluitingsmethode en leesbaar of waarneembaar te maken is.9
De definitie richt zich vooral op de archiefbescheiden zelf, de onderlinge samenhang tussen de archiefbescheiden en hun metagegevens om de toegankelijke staat van het archief te borgen.
4 Archiefwet 1995. http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/ (17 maart 2014);
5 A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (’s-Gravenhage 2007) nr. 145 6 In de Tekst en context van de handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1989 wordt
archief gedefinieerd als: ‘het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te blijven berusten’;
P.J. Horsman e.a., (red), Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven
van 1898 (Hilversum 1998) 1.
7 Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, nr. 11. 8 Ibidem nr. 12.
9 In de Amerikaanse glossary Pearce-Moses wordt toegankelijkheid omschreven als: ‘1. The ability to locate relevant information through the use of catalogs, indexes, finding aids, or other tools. 2. The permission to locate and retrieve information for use (consultation or reference) within legally established restrictions of privacy, confidentiality, and security clearance. 3. The physical process of retrieving information from storage media’.10
Deze definitie richt zich met de eerste zin op het proces van het verkrijgen van toegang tot de gezochte informatie. In de tweede zin wordt aangegeven, dat alleen toegang kan worden verkregen als hiervoor toestemming is gegeven binnen de beperkingen, die van toepassing kunnen zijn. De derde en laatste zin gaat het over het fysiek naar boven halen van informatie uit de opslag media. Deze definitie is volgens mij goed toe te passen op zowel de fysieke als digitale archieven.
Een andere Engelstalige definitie van toegankelijkheid wordt gegeven in de ICA Principles of Access to Archives.11 Hierin wordt access omschreven als: ‘the availability of records for
consultation as a result both of legal authorization and the existence of finding aids’. Deze definitie geeft aan dat toegankelijkheid afhankelijk is van het recht om
archiefbescheiden in te mogen zien en de toegangen, die zijn ontwikkeld op de archieven.12 Alle drie de definities zijn naar mijn mening onvolledig. Ze zijn erg gericht op het archief, de mogelijke toegangsrestricties, die voor bepaalde archieven gelden om toegang te kunnen krijgen en op de middelen waarmee gebruikers toegang verkrijgen tot de archieven. Ik mis in deze definities de volgende elementen:
De relatie tussen de archiefbescheiden en de werkprocessen waaruit zij zijn voortgekomen. Deze relatie wordt door Theo Thomassen procesgebonden informatie genoemd; en13
De relatie tussen de archiefbescheiden en de gebruiker. De competenties van de gebruiker bij het zoeken bepalen in de mate waarin de gebruiker de gezochte informatie vindt.
Deze elementen vind ik wel terug in de definitie, die Theo Thomassen heeft geformuleerd met betrekking tot toegankelijkheid. In het artikel de veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid definieert hij toegankelijkheid als volgt: ‘De geschiktheid van een archiveringsysteem op een bepaalde tijd en plaats om een gebruiker met bepaalde competenties op een effectieve manier het archief te laten interpreteren, binnen de beperkingen die de omgeving van dat archiveringsysteem aan die raadpleging stelt’.14
Op hoofdlijnen bestaat deze definitie uit drie elementen:
Het archiveringsysteem;
De omgeving van het archiveringsysteem; en
De gebruiker en zijn of haar competenties.
2.1.1. Het archiveringsysteem
Met archiveringsysteem wordt in deze definitie het archiveringsysteem bedoeld, zoals dit gedefinieerd is door Peter Horsman in Archiveren. Een inleiding. Het archiveringsysteem wordt hierin gedefinieerd als: ‘Het geheel van documenten, metadata, processen, methoden, procedures, kennis, regels, middelen en mensen waarmee een persoon of organisatie zich voorziet van
10 R. Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records terminology (Chicago 2005).
www.archivists.org/glossary/ (31 maart 2014).
11 International Council on Archives (ICA), Principles of Access to Archives (2012) 3. 12 Op toegangen wordt in paragraaf 2.5 van dit hoofdstuk nader op ingegaan.
13 Theo H.P.M. Thomassen, ‘Een korte introductie in de archivistiek’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en
T.H.P.M Thomassen (eds.), Naar een nieuw Paradigma (’s-Gravenhage 1999) 12.
14 Theo Thomassen, ‘De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid’, in: Theo
Thomassen, Bert Looper en Jaap Kloosterman (eds.), Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. (’s-Gravenhage 2001) 17.
10 betrouwbare en duurzame informatie ten behoeve van de bedrijfsvoering, herinnering en
verantwoording’.15
Op basis van de definitie van Peter Horsman zijn de volgende componenten van het archiveringsysteem van invloed op de toegankelijkheid van archiefbescheiden:
Metadata: of anders gezegd metagegevens, bestaan onder andere uit alle vastgelegde regels en kennis van het archiveringsysteem. Tot de metagegevens behoren ook de gegevens, die het systeem zelf genereert bij de uitvoering van de processen.
Processen: zijn werkprocessen, die binnen de organisatie plaatsvinden. Het gaat hierbij ook om de werkprocessen, die binnen het archiveringsysteem plaatsvinden, oftewel
archiveringsprocessen. In dit onderzoek richt ik me specifiek op drie archiveringsprocessen, namelijk beschrijven, ordenen en beschikbaar stellen van archiefbescheiden. Volgens Peter Horsman wordt onder beschrijven verstaan: ‘het maken van een afbeelding (representatie) van documenten of groepen van documenten’. Ordenen betekent: ‘het zichtbaar maken van de relaties tussen documenten onderling en vooral tussen documenten en processen of zaken’. En beschikbaar stellen is: ‘ervoor zorgen dat wie informatie uit het archief nodig heeft de juiste documenten krijgt – ten minste als hij of zij tot de raadpleging ervan bevoegd is’.16
Methoden: zijn niet voor een individuele organisatie ontworpen en hebben meestal een wetenschappelijke basis. Archivistische methoden zijn bijvoorbeeld het beschrijven en structureren van archiefbescheiden, archiefbestanddelen en archieven.
Procedures: beschrijven stap voor stap wat het archiveringsysteem moet doen en vooral hoe het zijn activiteiten moet uitvoeren. Bijvoorbeeld een procedure voor het verschaffen van toegang tot vertrouwelijke informatie. Procedures kunnen op papier zijn vastgelegd, maar kan ook een bepaalde gewoonte zijn van een individueel persoon of een groep.
Kennis: moet worden vergaard om ervoor te zorgen dat het archief toegankelijk is voor haar gebruikers. Kennis is nodig over de gebruikers en hun informatiebehoeften, over de
toegangsmogelijkheden van het archiveringsysteem, over de mogelijke toegangsbeperkingen en over de manier waarop de middelen ingezet moeten worden.
Regels: zijn de (wettelijke) kaders, normen en richtlijnen op het gebied van toegankelijkheid waaraan het archief moet voldoen. De regels maken deel uit van de maatschappelijke omgeving. Daarnaast maken regels onderdeel uit van de context informatie, die worden vastgelegd als metagegevens in de beschrijving van de archiefbescheiden.17
Middelen: zijn de dingen, die ervoor zorgen dat het archiveringsysteem het werk kan uitvoeren. Bijvoorbeeld een computerserver, softwareprogramma’s, computerapparatuur of ruimtes voor computerservers.
Mensen: zijn in deze de beheerders van het archiveringsysteem. Zij zorgen ervoor dat het archiveringsysteem toegankelijk is en blijft. Een archivaris wordt gezien als beheerder van het archiveringsysteem. 18
2.1.2. De omgeving van het archiveringsysteem
Het archiveringsysteem functioneert in een omgeving. Deze omgeving wordt gevormd door potentiële (toekomstige) gebruikers en beïnvloed de werking van de organisatie en het
archiveringsysteem, door wijzigingen in (wettelijke) kaders, normen en richtlijnen te
bewerkstelligen. De omgeving is de context waarbinnen het archiveringsysteem functioneert. Daarnaast stelt de omgeving beperkingen aan de raadpleging van het archiveringsysteem door gebruikers. Bijvoorbeeld om belangen op het gebied van privacy te beschermen. Op het moment dat het archief nog berust bij de archiefvormer worden deze belangen beschermd door artikel 10 van de Wet openbaar van bestuur. 19 Wanneer het archief is overgedragen aan de archiefinstelling, worden deze belangen beschermd door artikel 15, lid 1 van de Archiefwet 1995.20
15 P. J. Horsman, Archiveren. Een inleiding (Den Haag 2011) 32-33.
16 Peter Horsman, ‘Archiefsystemen en kwaliteit’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M Thomassen
(eds.), Naar een nieuw Paradigma (’s-Gravenhage 1999) 94-95.
17 Context wordt in paragraaf 2.3 nader uitgelegd.
18 Gebruikers maken geen onderdeel uit van het archiveringsysteem.
19 Wet openbaarheid van bestuur. http://wetten.overheid.nl/BWBR0005252/ (17 maart 2014). 20 Archiefwet 1995. http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/ (17 maart 2014);
11 Op dit moment is er een nieuwe wet in ontwikkeling, die actieve openbaarmaking van
overheidsinformatie moet bevorderen. Deze nieuwe wet heet Wet Open Overheid. Het gevolg van deze nieuwe wet is dat ook archiefbescheiden online beschikbaar worden gesteld aan burgers.21
Daarnaast worden er nog bijzondere eisen gesteld aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer door de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze wet is van toepassing op zowel de archiefbescheiden die zich nog bevinden bij de archiefvormer, als de archiefbescheiden die zijn overgedragen aan een archiefinstelling.
2.1.3. De gebruiker en zijn of haar competenties
Theo Thomassen beschrijft in zijn artikel De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid, dat het archiveringsysteem toegankelijk moet worden gemaakt voor een bepaald type gebruiker, met bepaalde competenties en een bepaald type vraag.22 Deze gebruiker noemt hij een modelgebruiker. Toegangen worden volgens hem gemaakt voor een bepaalde modelgebruiker van een bepaald moment, omdat een archief nooit even toegankelijk kan zijn voor alle denkbare soorten gebruikers van alle tijden. Archivarissen zijn verantwoordelijk voor het effectief laten raadplegen en interpreteren van de archieven door de modelgebruikers. Om dit te kunnen doen moet de archivaris kijken naar de instrumenten, die worden gebruikt om toegang te kunnen nemen tot het archief. Daarnaast moet de archivaris kijken naar de modelgebruiker, die moet worden bediend met deze toegangsinstrumenten.
Thomassen maakt het onderscheid tussen twee soorten modelgebruikers.23 De eerste modelgebruiker is de medewerker van een archiefvormende organisatie.Deze gebruiker heeft het archiveringsysteem nodig bij de uitvoering van werkzaamheden. Het archiveringsysteem moet in staat zijn om de informatiebehoefte van de medewerker te vervullen. De tweede modelgebruiker is de gebruiker, die geen onderdeel uitmaakt van de organisatie. Deze gebruiker bevraagd het archiveringsysteem niet vanuit de behoefte om werkzaamheden voor de archiefvormende organisatie uit te voeren, maar om bijvoorbeeld onderzoek te doen naar een historische
gebeurtenis of naar een familiestamboom. Wanneer de archiefbescheiden zich nog bevinden bij de archiefvormende organisatie, dan moet de tweede modelgebruiker op dezelfde manier zoeken als de eerste modelgebruiker. Op het moment dat de archiefbescheiden zijn overgebracht naar een archiefinstelling zijn er vaak nadere toegangen door archivarissen gemaakt, die ook andere manieren van zoeken mogelijk maken in de overgebrachte archiefbescheiden.
Naast deze indeling kunnen gebruikers, volgens Maaike Lulofs, ook worden onderverdeeld naar de zoekmethoden die ze gebruiken.24 De eerste modelgebruiker, die onderkend kan worden, is de gebruiker die zoekt doormiddel van zoektermen. Deze manier van zoeken wordt ook gebruikt bij het zoeken op internet met behulp van een zoekmachine. De twee modelgebruiker zoekt liever gestructureerd. Deze manier van zoeken wordt meestal ook gebruikt bij het zoeken in de
mappenstructuur op de computer. Een combinatie van beide zoekmethodes kan natuurlijk ook voorkomen. Afhankelijk van de wijze waarop een gebruiker zoekt, kan vervolgens worden besloten welke toegangsinstrumenten het beste past bij een bepaald type gebruiker.
Een derde en laatste manier waarop onderscheidt kan worden gemaakt tussen de
verschillende gebruikers is door te kijken naar de competenties.25 Een competentie is een bepaalde vaardigheid waarover een gebruiker beschikt. Iemand die weinig ervaring heeft met het zoeken in archieven heeft meer begeleiding nodig, dan iemand die dagelijks informatie zoekt in archieven.
Volgens Theo Thomassen heeft de digitalisering van het archief tot gevolg gehad, dat de primaire toegankelijkheid van het archief onder de controle is gekomen van de archiefvormende
21 Initiatiefvoorstel Voortman en Schouw Wet Open Overheid.
http://www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/33328_initiatiefvoorstel_voortman (9 april 2014).
22 Theo Thomassen, ‘De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid’, 23. 23 Ibidem, 24.
24 Ibidem, 24. 25 Ibidem, 27-29.
12 organisatie.26 De toegankelijkheid van het digitale archief wordt bepaald door vooraf gedefinieerde regels, die automatisch door applicatie worden uitgevoerd. Als het archief geschikt moet zijn voor zowel de eerste, als de tweede modelgebruiker, moet hier bij het ontwerp van de applicatie al rekening mee worden gehouden.
Daarnaast heeft de digitalisering van informatie en de opkomst van het internet ervoor gezorgd dat er hogere verwachtingen zijn gewekt bij de gebruikers van archieven.27 In theorie is het mogelijk dat een archief niet alleen doorzoekbaar is op grond van de oude fysieke orde, maar ook doormiddel van diverse alternatieve logische ordeningen. Gebruikers lijken niet alleen sneller informatie te willen vinden, maar ook op meerdere manieren in het archief te willen zoeken.
Dit onderzoek richt zich niet op de gebruikers. De gebruikers zijn echter wel de reden waarom er beschrijvingsstandaarden worden ontwikkeld en metagegevens worden toegekend aan de archiefbescheiden. Zij zijn de reden waarom het archief toegankelijk moet zijn.
Uit het bovenstaande blijkt, dat niet alleen het archief belangrijk is voor de
toegankelijkheid. Het volledige archiveringsysteem, de omgeving waarin het archiveringsysteem zich bevindt en de gebruikers, voor wie uiteindelijk het archief toegankelijk voor wordt gemaakt, bepalen de mate van toegankelijkheid van het archief. Daarom kies ik ervoor om het begrip toegankelijkheid op te vatten volgens de definitie van Theo Thomassen.
2.2. Metagegevens
Metagegevens maken onderdeel uit van het archiveringsysteem. In het algemeen worden metagegevens gedefinieerd als gegevens over gegevens. Ik vind deze formulering echter te abstract om voor dit onderzoek te gebruiken. Adrian Cunningham definieert metagegevens in algemene zin als: ‘Structured information that describes and/or allows us to find, manage, control, understand and preserve other information over time’.28
Metagegevens zijn volgens deze definitie gestructureerde informatie. Gestructureerde informatie beschrijft andere informatie en/of stelt ons in staat om informatie te vinden, te managen, onder controle te houden, te begrijpen en te bewaren door de tijd heen. Deze definitie geeft de processen weer waarbinnen de metagegevens gebruikt kunnen worden. Daarnaast geeft de definitie met de woorden door de tijd heen aan dat het toevoegen van metagegevens
gedurende het bestaan van archiefbescheiden kan plaatsvinden.
Metagegevens kunnen voor allerlei toepassingen worden gebruikt. Bijvoorbeeld voor gegevensuitwisseling tussen applicaties, technische metagegevens, metagegevens ten behoeve van de autorisatie, metagegevens over het gebruik van de informatie en metagegevens voor het terugvinden van informatie. In dit onderzoek heb ik het over een specifiek soort metagegevens, namelijk metagegevens die worden gebruikt binnen het archiveringsysteem. Deze metagegevens worden ook wel archivistische metagegevens genoemd. In de NEN-ISO 15489 worden
archivistische metagegevens als volgt geformuleerd: ‘Gegevens die context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven’.29
Deze definitie geeft duidelijk aan wat archivistische metagegevens zijn, namelijk gegevens die de context, inhoud en structuur van archiefbescheiden beschrijven. Deze elementen zijn ook terug te vinden in artikel 17 van de Archiefregeling 2009.30 In de memorie van toelichting van dit artikel wordt daarnaast aangegeven, dat contextinformatie het mogelijk maakt om de authenticiteit van archiefbescheiden na te gaan. Daarnaast stelt artikel 17 als eis dat er informatie wordt
vastgelegd over de vormgeving en, indien nodig, het gedrag van archiefbescheiden. Deze informatie is vooral van belang om de goede staat van de archiefbescheiden te borgen.
26 Theo Thomassen, ‘De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid’, 19. 27 Ibidem, 29.
28 A. Cunningham, ‘Six Degrees of Separation: Australian Metadata Initiatives and Their Relationship with
International Standards’, Archival Science 1 (2001) 274.
29 NEN-ISO 15489-1 (nl). Informatie en documentatie – Archiefbeheer (Delft 2001) 6. 30 Archiefregeling 2009.
13 Een andere definitie met betrekking tot archivistische metagegevens wordt gegeven door Adrian Cunningham. Hij definieert dit type metagegevens als: ‘Structured or semi-structured information which enables the creation, management and use of records through time and within and across domains in which they are created. Record keeping metadata can be used to identify, authenticate and contextualize records; and the people, processes and systems that, create, manage and maintain and use them’. 31
In de definitie van Cunningham wordt wederom voornamelijk ingegaan op de processen waarin archivistische metagegevens een rol spelen, namelijk bij creatie, management en gebruik van archiefbescheiden. Daarnaast geeft hij aan dat metagegevens op elk moment vastgelegd kunnen worden, zolang als de archiefbescheiden bestaan en dat de vastlegging van metagegevens niet gebonden is aan een bepaald domein. Als uitleg van de definitie geeft hij aan dat archivistische metagegevens gebruikt kunnen worden om archiefbescheiden te identificeren, controle uit te voeren op de authenticiteit en te plaatsen in context. Dit zijn functies waarvoor archivistische metagegevens gebruikt kunnen worden.
Voor dit onderzoek gebruik ik voor de term archivistische metagegevens een combinatie van deze twee definities. Zowel de definitie uit de NEN-ISO 15489, als de definitie van Adrian Cunningham geven aan dat metagegevens op elk moment vastgelegd kunnen worden zolang de archiefbescheiden bestaan. Wat echter verschilt, is dat Adrian Cunningham de verschillende processen noemt waarin metagegevens een rol speelt, terwijl de definitie uit NEN-ISO 15489 aangeeft welke elementen archivistische metagegevens beschrijven. Beide componenten voegen volgens mij iets toe aan de definitie van archivistische metagegevens.
Op grond hiervan wil ik voor archivistische metagegevens de volgende definitie voorstellen: Gestructureerde of semigestructureerde gegevens, die context, inhoud en structuur van
archiefbescheiden beschrijven en creatie, management en gebruik van archiefbescheiden door de tijd heen mogelijk maakt, binnen of buiten het domein waarin de archiefbescheiden zijn ontstaan.
Volgens Susanne Neugebauer worden archivistische metagegevens voor een aantal functies gebruikt. Zij geeft de volgende functies:
Vindbaarheid;
Authenticiteit;
Betrouwbaarheid;
Zorgvuldige omgang (tegengaan van ongeautoriseerde raadpleging);
Leesbaarheid; en
Uitwisselbaarheid. 32
Deze functies worden in het volgende hoofdstuk nader uitgewerkt.
Peter Horsman onderkend in zijn artikel archiefsystemen en kwaliteit drietal soorten archivistische metagegevens. Het gaat om: ‘(1) Metagegevens over de context waarin de documenten zijn ontstaan en hun functie vervul(l)(d)en, (2) (technische) metagegevens over systemen waarmee de documenten zijn gemaakt, getransporteerd en/of ontvangen en gelezen, en (3) gegevens die het archiveringsysteem zelf maakt en gebruikt bij en ten behoeve van het beheer van de archiefdocumenten’.33
Voor het maken van beschrijvingsstandaarden wordt vooral gebruik gemaakt van metagegevens over de context van de archiefbescheiden. In de volgende paragraaf wordt nader ingegaan op de context van archiefbescheiden.
31 A. Cunningham, ‘Six Degrees of Separation: Australian Metadata Initiatives and Their Relationship with
International Standards’, 279.
32 Susanne Neugebauer, College archiveringssysteem: begrippen en definities (Amsterdam 2013) 1. 33 Peter Horsman, ‘Archiefsystemen en kwaliteit’, 92.
14
2.3. Context
Eén van de elementen, die wordt beschreven door archivistische metagegevens, is de context van de archiefbescheiden. Volgens Theo Thomassen kan context worden gedefinieerd als: ‘die omgevingselementen die bepalen hoe het archief wordt gegenereerd, gestructureerd en bevraagd’.34
Met de term omgevingselementen legt Thomassen een link naar het element omgeving, dat wordt gebruikt in de definitie van toegankelijkheid.
In de memorie van toelichting van artikel 17 van de Archiefregeling 2009 wordt context omschreven als: ‘informatie over het werkproces waarin archiefbescheiden zijn ontstaan en gebruikt en over de samenhang tussen archiefbescheiden op verschillende aggregatieniveaus binnen het archief’.35
De samenhang wordt ook wel structuur, ordening of archival bond genoemd. De archival bond definieert Luciana Duranti als: ‘the network of relationships that each record has with the records belonging in the same aggregation’.36
In de artikelen The Conceptual Fonds and the Physical Collection en Bringing Things Together: Aggregated Records in a Digital Age van Geoffrey Yeo en het artikel Continuous classification: capturing dynamic relationships among information sources van Greg Bak wordt aangegeven, dat het uitgangspunt van de archival bond onjuist is.37 Zij geven aan dat een digitaal archiefstuk een relatie kan hebben met één of meerdere processen van één of meerdere
organisaties en op één of meerdere aggregatieniveaus. Daarmee onstaat er een complex netwerk aan relaties tussen verschillende archiefbescheiden op verschillende aggregatieniveaus. Geoffrey Yeo verwijst daarbij naar David Weinberger, die aangeeft dat ordening kan worden ingedeeld op drie niveaus.38
In de definitie van context van de Archiefregeling 2009 is het lastig om een onderscheid te maken tussen context en structuur. Om deze reden heb ik de voorkeur om in dit onderzoek onder het begrip context de definitie van Theo Thomassen te verstaan.
Volgens Theo Thomassen is de context van een archief dynamisch. 39 Op het moment dat archiefbescheiden voor archivering uit de applicatie worden gehaald, waarin het is ontvangen of gecreëerd, vindt er decontextualisering plaats. Bij opname van de archiefbescheiden, vindt er recontextualisering plaats. Recontextualisering wil in dit geval zeggen, dat er metagegevens aan de archiefbescheiden worden toegekend, die een beschrijving geven van bijvoorbeeld het werkproces, waaruit de archiefbescheiden voort zijn gekomen. Op het moment dat een archief wordt
overgebracht naar een archiefbewaarplaats, vindt er ook decontextualisering en recontextualisering plaats. In dit geval wordt er bij de archiefbewaarplaats contextgegevens toegevoegd aan het archief over de organisatie waarin het archief is ontstaan. Een ander woord voor
34 Theo H.P.M. Thomassen, ‘Een korte introductie in de archivistiek’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en
T.H.P.M Thomassen (eds.), Naar een nieuw Paradigma (’s-Gravenhage 1999) 15.
35 Archiefregeling 2009.
36 Luciana Duranti, ‘The Archival Bond’, Archives and Museum informatics 11 (1997) 215-216. 37 Geoffrey Yeo, ‘The Conceptual Fonds and the Physical Collection’, Archivaria 73 (2012) 58-59;
Geoffrey Yeo, ‘Bringing Things Together: Aggregate Records in a Digital Age’, Archivaria 74 (2012) 59; Greg Bak, ‘Continuous classification:capturing dynamic relationships among information sources’, Archival
Science 12 (2012) 292 en 301.
38 Op het eerste niveau is ordening er sprake van één mogelijke ordening. Bijvoorbeeld het plaatsen van een
fysiek archiefstuk in een kast kan maar op één manier plaatsvinden. Het tweede niveau van ordening is het ordenen van archiefbescheiden op een beperkt aantal manieren. Deze manier van ordenen vindt plaats door gebruik te maken van bijvoorbeeld een kaartenbak met daarin een beschrijving van het object of een index. Ook dit ordeningsniveau vindt plaats in de fysieke wereld. In een digitale wereld hoeft er geen keuze voor één of een klein aantal ordeningen te worden gemaakt. De archiefbescheiden kunnen op oneindig veel manieren relatief eenvoudig worden geordend. Dit is het derde ordeningsniveau van Weinberger;
Geoffrey Yeo, ‘Bringing Things Together: Aggregate Records in a Digital Age’, 57-58.
15 recontextualisering is volgens Theo Thomassen herinterpretatie.40 Deze herinterpretatie is een benadering van de context waarin de archiefbescheiden of het archief is ontstaan. Er vindt echter altijd een bepaalde mate van informatieverlies met betrekking tot de context plaats.
2.4. Toegangen en beschrijvingsstandaarden
Om archieven toegankelijk te maken, wordt er gebruik gemaakt van
beschrijvingsstandaarden. Een beschrijvingsstandaard is een hulpmiddel bij het beschrijvingen van archieven en is nooit neutraal. Degene, die de beschrijvingsstandaard heeft opgesteld, heeft keuzes gemaakt in de manier waarop het archief wordt beschreven.
Toch zijn er, volgens Peter Horsman, ook een aantal aspecten te onderkennen, die altijd terug te zien zijn in een beschrijvingsstandaard.41 Dit zijn context, structuur en inhoud, eventueel aangevuld met beheer en verantwoordingsgegevens voor het archiveringsysteem. Het doel van een beschrijving is volgens Adrian Cunningham het identificeren en uitleggen van de context en inhoud van archiefbescheiden, om zo de toegankelijkheid te bevorderen.42
Door de digitalisering is het gebruik van standaarden alleen maar toegenomen, zo ook van beschrijvingsstandaarden. Automatisering is alleen mogelijk als processen altijd volgens een bepaalde systematiek werken. Dit neemt niet weg dat er een wildgroei is ontstaan aan
beschrijvingsstandaarden. Er zijn beschrijvingsstandaarden op onder andere organisatieniveau, nationaal niveau en internationaal niveau. Daarnaast zijn er specialistische
beschrijvingsstandaarden door, zowel de archiefvormende organen, als de archiefinstellingen ontwikkeld. Alleen in Australië is er een beschrijvingsstandaard ontwikkeld, die zowel voor de archiefvormende organisatie als voor de archiefinstelling van toepassing is. Deze ontwikkeling bemoeilijkt de onderlinge samenwerking tussen archiefvormende organisaties en archiefinstellingen onderling en met elkaar en op zowel nationaal als internationaal niveau. Daar komt nog bij, dat als een archiefinstelling wil samenwerken met een bibliotheek of museum, om gezamenlijk de collectie aan de gebruiker aan te bieden, de archiefinstelling met nog veel meer verschillende
beschrijvingsstandaarden te maken krijgt.
Op basis van de beschrijvingen worden hulpmiddelen ontwikkeld, die de gebruiker
ondersteunen bij het zoeken naar informatie in het archief. Deze hulpmiddelen worden toegangen genoemd. Soms is de beschrijving zelf ook meteen het hulpmiddel om toegang te krijgen tot het archief. In andere gevallen wordt er op grond van de beschrijving een toegang ontwikkeld.
In de NEN-ISO 15489 wordt toegang gedefinieerd als: ‘recht, gelegenheid of hulpmiddel voor het vinden, gebruiken of terugzoeken van informatie’.43
Deze definitie geeft naar mijn mening goed weer dat een toegang zowel een product als proces kan zijn, zoals beschreven door Geoffrey Yeo.44
2.4.1. Discussie: archivistische beschrijvingen versus metagegevens
Internationaal is er discussie ontstaan over het feit of archivistische metagegevens de plaats in kunnen nemen van de archivistische beschrijvingen. David Bearman, Margaret Hedstrom en David Wallace zijn van mening dat in een digitale omgeving, het mogelijk is om archivistische metagegevens bij het ontstaan en tijdens het gebruik vast te leggen, die van belang voor het maken van archivistische beschrijvingen.45 Hierdoor hoeft de archivaris volgens hen niet achteraf
40 Ibidem, 34.
41 Horsman, Archiveren. Een inleiding, 91.
42 A. Cunningham, ‘Dynamic Descriptions: Recent Developments in Standards for Archival Description and
Metadata’ Canadian Journal of Information and Library Science 25 (2000) 3.
43 NEN-ISO 15489-1 (nl). Informatie en documentatie – Archiefbeheer, 5.
44 Geoffrey Yeo, ‘Debates about Description’, in: Terry Eastwood en Heather MacNeil, Currents of Archival Thinking (California 2010) 89.
45 David Bearman, ‘Documenting documentation’, Archivaria 34 (1992) 38-39;
Margaret Hedstrom, ‘Descriptive Practices for Electronic Records: Deciding What is Essential and Imagining What is Possible’, Archivaria 36 (1993) 60;
16 de archiefbescheiden te beschrijven, maar kan voor de context geput worden uit de metagegevens, die bij de archiefbescheiden zijn opgenomen. Hierdoor is het mogelijk om de grote hoeveelheden informatie, die door de digitalisering zijn ontstaan, op een effectieve manier te ontsluiten. Heather MacNeil is het hier niet mee eens.46 Zij is van mening dat het bereik van archivistische
metagegevens beperkter is, dan die van archivistische beschrijvingen. Archivistische beschrijvingen zijn beter in staat om een beeld te scheppen van het grotere geheel, waarbinnen de
archiefbescheiden zijn ontstaan.
Persoonlijk ben ik van mening dat metagegevens onderdeel uitmaken van archivistische beschrijvingen. Hiermee deel ik de mening van Adrian Cunningham, die in zijn artikel Six Degrees of Separation aangeeft, dat alle beschrijvingen bestaan uit metagegevens, maar dat deze
metagegevens slechts een klein deel zijn van alle metagegevens, waar archiefbescheiden mee te maken hebben.47 Daarnaast geeft hij aan, dat er nog steeds beschrijvingen gemaakt moeten worden door archivarissen, aangezien niet alle informatie automatisch zijn opgenomen in de metagegevens waarmee archiefbescheiden worden opgenomen in een archiefinstelling.48
2.5 Resumé
In dit hoofdstuk hebben we gezien dat toegankelijkheid bestaat uit drie aspecten, namelijk het archiveringsysteem, de omgeving en de gebruiker. Alle drie de componenten spelen een rol bij de ontwikkeling van toegangen op het archief. De omgeving, oftewel de context van het
archiveringsysteem bepaalt in welke mate er toegang wordt verstrekt op de archiefbescheiden, maar ook de manier waarop de archiefvormende organisatie wordt weergegeven en met welke regels en richtlijnen het archiveringsysteem bij het beheer van archiefbescheiden rekening moet houden. De contextuele informatie wordt vastgelegd, als archivistische metagegevens, in het archiveringsysteem. Het vastleggen gebeurt gedurende de gehele levensloop van digitale archiefbescheiden en specifiek op momenten van decontextualisering en recontextualisering. De archivistische metagegevens over content, context en structuur worden gebruikt bij het maken van beschrijvingen over het archief. Deze beschrijvingen zijn toegangen op het archief of worden gebruikt om toegangen op het archief te ontwikkelen.
Door de digitalisering is de behoefte aan standaardisering van beschrijvingen toegenomen, om bijvoorbeeld interoperabiliteit te bevorderen tussen archieven of archiefinstellingen en
archiefvormers onderling. Ook is de gebruiker gewend geraakt op een andere manier te zoeken door de opkomst van internet. Zo zie je op dit moment bijvoorbeeld de opkomst van zoekmachines om, op basis van trefwoorden, inventarissen te doorzoeken.
Ik ben van mening dat contextuele informatie de belangrijkste bron is en blijft voor het ontwikkelen van toegangen. Deze informatie moet worden aangevuld met gegevens over de inhoud en de structuur van de digitale archiefbescheiden. Om de gebruiker te kunnen bedienen moet het mogelijk zijn de contextuele informatie en andere metagegevens op verschillende manieren te ordenen en te doorzoeken. Daarbij moet niet alleen full-text zoeken worden ondersteund, maar ook associatief zoeken door gebruik te maken van bijvoorbeeld trefwoordenlijsten en thesauri, bij het toegankelijk maken van archieven. Daarnaast moet de archivaris duidelijk maken op basis van welke keuzes de toegangen zijn ontwikkeld, zodat de gebruiker kan beoordelen of een bepaalde toegang past bij de manier waarop hij of zij informatie wil zoeken in het archief.
46 Heather MacNeil, ‘Picking Our Text: Archival Description, Authenticity, and the Archivist as Editor’, The American Archivist 68 (2005) 273.
47 Cunningham, ‘Six Degrees of Separation: Australian Metadata Initiatives and Their Relationship with
International Standards’, 274-275 en 279
17
3 Functionele eisen voor digitale toegangen
In dit hoofdstuk probeer ik een antwoord te vinden op de vraag: Welke functionele eisen worden er gesteld aan digitale toegangen op digitale archiefbescheiden? Dit antwoord probeer ik te vinden, door middel van het bestuderen van wet- en regelgeving, (inter)nationale normen en richtlijnen en meningen van vooraanstaande archiefwetenschappers. In dit hoofdstuk kijk ik vanuit twee invalshoeken naar de eisen, die worden gesteld aan digitale toegangen, namelijk vanuit het archiveringsysteem en vanuit de gebruikers. De omgeving zie ik vervat in de (inter)nationale normen en richtlijnen en wet- en regelgeving. Deze indeling sluit aan op de definitie van toegankelijkheid van Theo Thomassen, zoals in het vorige hoofdstuk beschreven.
3.1. Functionele eisen vanuit wet- en regelgeving en (inter)nationale
normen en richtlijnen
In deze paragraaf bespreek ik de functionele eisen van wet- en regelgeving en
(inter)nationale normen en richtlijnen, die iets zeggen over de ontwikkeling en het beheer van digitale toegangen op digitale archiefbescheiden. Deze bekijk ik vanuit het perspectief van het archiveringsysteem. Het kan daarbij gaan om een archiveringsysteem, zoals deze wordt gebruikt binnen de archiefvormende organisatie. De archiefinstelling is zelf echter ook een
archiveringsysteem. Met de term archiveringsysteem worden hier beide vormen bedoeld. De reden hiervoor is dat dit onderzoek zich richt op, zowel het moment dat het archief wordt gevormd en wordt gebruikt ten behoeve van bewijslast en verantwoording binnen de archiefvormende
organisatie als het moment dat het archief een nieuwe functie krijgt als cultuur-historisch erfgoed binnen een archiefinstelling.
De eerste algemene richtlijn die ik in deze paragraaf wil bespreken is afkomstig van het International Council of Archives (ICA). ICA heeft een aantal principes opgesteld, die de toegang tot archieven moeten bevorderen. Kort samengevat gaat het om de volgende principes:
Het archief (zowel publiek als privaat gevormd) moet aan een zo breed mogelijk publiek beschikbaar worden gesteld;
Bij het verstrekken van toegang moet rekening worden gehouden met mogelijke restricties;
De organisatie die archieven beheerd moet bij het verlenen van toegang tot het archief iedere gebruiker gelijk behandelen; en
De archivaris moet ervoor zorgen dat de toegang tot de archieven adequaat is. 49
ICA maakt geen onderscheidt in de vorm waarin archieven, beschrijvingen of toegangen voorkomen. De eisen hebben een directe relatie met de beroepscode voor archivarissen van de ICA. Principe 6 van de beroepscode geeft aan dat een archivaris de breedst mogelijke toegang moet nastreven van het archief en dat hij/zij iedere gebruiker dezelfde service moet bieden. In Principe 7 van de Beroepscode wordt aangegeven dat de archivaris daarbij de restricties op de toegang moet respecteren, bijvoorbeeld in verband met privacy.50 Uit deze twee principes blijkt dat de archivaris soms een afweging moet maken tussen het belang van de gebruiker om toegang te krijgen tot het archief en de reden van de restricties op de toegang. Op het eerste gezicht lijkt het of deze principes zich alleen richten op archiefinstellingen. In de reikwijdte van het document wordt aangegeven dat het woord archives, zich niet richt op het instituut, maar op organisaties die archieven in hun beheer hebben. 51 Deze verbreding van de reikwijdte van het woord archives betekent dat ook archiefvormende organisaties vallen onder deze bepalingen.
Op hoofdlijnen worden de ICA principes voor toegankelijkheid ook in de Nederlandse archiefwetgeving onderkent. Zo wordt in artikel 3 van de Archiefwet 1995 aangegeven dat
49 International Council on Archives (ICA), Principles of Access to Archives (2012) 9-11. 50 Ibidem, 3.
18 archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat moet worden gebracht en
bewaard.52 De uitwerking van deze drie principes vindt plaats in de Archiefregeling 2009. Hierin worden eisen gesteld waaraan een archief moet voldoen. De Archiefregeling 2009 stelt met name eisen voor de archiefvormende organisatie vast en niet zozeer voor de archiefinstelling. Op het gebied van toegankelijkheid, context, structuur, metagegevens, beschrijvingen en toegangen in een digitale context worden, in de Archiefregeling 2009, de volgende functionele eisen beschreven:
Van de archiefbescheiden moet de inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag bij ontvangst of creatie worden vastgesteld, voor zover dit nodig is voor de uitvoering van het werkproces;
Er wordt vastgelegd wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces de archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt.
De samenhang tussen archiefbescheiden wordt vastgelegd;
De zorgdrager stelt een metagegevensschema vast, conform de eisen uit de NEN-ISO 23081.
De metagegevens zijn gekoppeld aan archiefbescheiden;
Archiefbescheiden moeten binnen een redelijke termijn gevonden worden aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens of door middel van een andere ontsluitingsmethode.
Archiefbescheiden moeten leesbaar en/of waarneembaar zijn;
Er moet een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht zijn van de archiefbescheiden die berusten onder een archiefvormende organisatie;
Archiefbescheiden zijn geordend volgens de geldende ordeningsstructuur;
Bij aanpassing van de ordeningsstructuur dient de oorspronkelijke ordeningsstructuur samen met de nieuwe ordeningsstructuur te worden bewaard;
De ordeningsstructuur sluit nauw aan op de uitvoering van de taken; en
De betekenis van woorden en begrippen kan in de loop der tijd veranderen. Dit moet worden vastgelegd om de juiste interpretatie door (toekomstige) gebruikers te bevorderen.
Deze eisen zijn vrij algemeen geformuleerd en dienen nader uitgewerkt te worden. Als ondersteuning van de uitwerking wordt er in de Memorie van Toelichting verwezen naar de NEN-ISO 15489. Hiermee is de NEN-NEN-ISO 15489 verplicht gesteld voor archiefbescheiden, die zijn aangemerkt als blijvend te bewaren. Daarmee zijn ze aanvullend op de Nederlandse
archiefwetgeving voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Daarnaast adviseren
archiefinspecterende organen, zoals LOPAI (Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspectie) en de Erfgoedinspectie, om de Archiefregeling 2009 toe te passen op de op termijn te vernietigen archiefbescheiden Daarmee wordt er ook een sterke aanbeveling gedaan om de NEN-ISO 15489 ook toe te passen op de op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
De NEN-ISO 15489 is gericht op de archiefvormende organisatie en is ontstaan in Australië. Daarnaast zijn er nog aanverwante en/of onderliggende normen ontwikkeld die een nadere uitwerking geven van de NEN-ISO 15489. Zo is de NEN 2082 een Nederlandse uitwerking van de NEN-ISO 15489 en gericht op de functionaliteit van informatie en archiefmanagement in
programmatuur.
Naast deze normen heb ik voor dit onderzoek ook gekeken naar de kwaliteitsaspecten, zoals deze zijn beschreven door Hans Waalwijk.53 De kwaliteitsaspecten zijn opgesteld vanuit de NEN-ISO normen en het UBC-model van het Pittsburgh project. In de archivistische literatuur wordt hier veel naar verwezen. Doordat ik de NEN-ISO normen al had betrokken bij het onderzoek heb ik in dit document alleen gekeken naar de functionele eisen, die afkomstig zijn uit het UBC-model. Daarnaast heb ik nog een verdere uitwerking aangetroffen van de NEN-ISO normen in het document Functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement.54 Dit document is opgesteld om implementatie van de NEN-ISO normen te vergemakkelijken binnen de overheid. Naast het feit dat het vanuit de NEN-ISO normen is geschreven, worden er in het document ook aanvullende
52 Zie ook het vorige hoofdstuk paragraaf 2.1.
53 Hans Waalwijk, Kwaliteitsaspecten (Amsterdam 2004).
19 eisen gesteld met betrekking tot inrichting en uitwerking van de normen. De (inter)nationale normen en richtlijnen heb ik in bijlage één van dit onderzoek opgenomen. Bij de keuze om bepaalde normen en richtlijnen wel of niet op te nemen in het onderzoek heb ik gekeken of de norm van toepassing is op de archiefvormende organisatie en/of archiefinstelling, Daarnaast heb ik gekeken naar de mogelijkheid om de norm en/of richtlijn te gebruiken in de Nederlandse context.
Op grond van de informatie in de bijlage één heb ik een samenvatting gemaakt van de gestelde functionele eisen. Daarbij heb ik de eisen onderverdeeld in de categorieën op grond van het theoretisch kader. Dit heeft geresulteerd in het volgende overzicht:
Onderwerp Functionele eisen
Metagegevens algemeen
1. Het moet mogelijk zijn om metagegevens tussen applicaties uit te wisselen (interoperabiliteit);
2. Metagegevens (inclusief beschrijving) zijn expliciet gekoppeld aan het digitale archiefstuk of ander aggregatieniveau binnen het digitale archief, waar het betrekking op heeft;
3. De organisatie stelt eisen aan de vastlegging van metagegevens voor archiefbescheiden. Minimaal wordt er een zichtbaar, duurzaam en uniek identificatienummer, een datum en tijd van registratie, de titel of omschrijving van het archiefstuk en de auteur, zender of ontvanger vastgelegd bij registratie. Op het moment dat het oude
identificatienummer wordt vervangen door een nieuw identificatienummer wordt de oude als historische metagegeven bewaard;
4. Informatie over de invulling van metagegevens-elementen wordt gedocumenteerd. Bijvoorbeeld validatietabellen en gecontroleerde woordenlijsten; en
5. De metagegevens geven minimaal de context en structuur weer van de digitale archiefbescheiden op verschillende aggregatieniveaus.
Contextuele
metagegevens 1. Contextuele metagegevens worden vastgelegd op basis van een metagegevensschema en/of andere bronnen.
2. Er wordt één classificatiekenmerk toegekend aan een archiefbestanddeel binnen een classificatieschema.
3. Een archiefbestanddeel kan onder meer dan één classificatieschema vallen.
4. Het archiefstuk krijgt dezelfde classificatiekenmerk als het archiefbestanddeel waartoe deze behoort.
Metagegevens
structuur 1. De logische ordening van archiefbescheiden blijft behouden. Bij wijzigingen in de logische ordening wordt er een nieuwe koppeling
gemaakt tussen de nieuwe logische ordening en de archiefbescheiden. De oude logische ordening en de koppeling met de archiefbescheiden blijft behouden.
Metagegevens
beschrijven / toegang 1. Beschrijvende metagegevens moeten op elk aggregatieniveau binnen het archief kunnen worden toegekend. Hierdoor zijn er beschrijvingen op meerdere aggregatieniveaus
2. Ieder opgenomen archiefstuk is gekoppeld aan een beschrijving. 3. De toegang moet tijdig en efficiënt terugvinden van archiefbescheiden
ondersteunen.
Proces algemeen 1. Het gebruik van archiefbescheiden moet worden geregistreerd en oneigenlijke toegang tot en gebruik van archiefbescheiden wordt voorkomen
Proces beschrijven
1. In het geval dat één of meer metagegevens elementen uit het
metagegevensschema worden vervangen of toegevoegd, moet dit worden gedocumenteerd en moet in het eerste geval de relaties tussen de
archiefbestanddelen en de vervangen metadata-elementen bewaard blijven. De relatie naar archiefbestanddelen die onder het regime van het
20 oude metagegevensschema vallen moet worden vastgehouden.
2. In geval van verwijderen of niet meer toepasselijk verklaren van een metadata-element uit een metagegevensschema moeten de reeds ingevulde waarden bij de archiefstukken behouden blijven.
3. Het behoort mogelijk te zijn de beveiligingsniveaus weer te geven die voor het geselecteerde item (rubriek, archiefbestanddeel, archiefstuk en/of metagegevens) zijn ingesteld, alsmede de toegangsrechten binnen een bepaalde rol.
Proces beschikbaar stellen
1. Archiefbescheiden moeten beschikbaar zijn voor een ieder die erom vraagt en tot inzage gerechtigd is.
2. Per gebruikersprofiel en/of rol moet kunnen worden bepaald welke metagegevens beschikbaar zijn voor zoeken en/of raadplegen en er moet op elk aggregatieniveau gezocht kunnen worden.
3. Digitale archiefbescheiden moeten door meerdere gebruikers tegelijkertijd kunnen worden geraadpleegd.
4. Archiefbestanddelen behoren in verschillende volgorde te kunnen worden getoond.
5. Het behoort mogelijk te zijn een extract van een archiefstuk te presenteren indien een bepaalde rol niet gerechtigd is het eigenlijke archiefstuk te raadplegen.
6. Het moet mogelijk zijn één overzicht te presenteren van alle gedefinieerde metagegevens voor één archiefbestanddeel op elk aggregatieniveau.
Middelen algemeen Geen functionele eisen hiervoor gevonden Middel
Metagegevensschema
1. In het metagegevensschema moet kunnen worden vastgelegd welke metagegevens elementen bij registratie verplicht moeten worden ingevuld
2. Het moet mogelijk zijn het geldende metagegevensschema en de daartoe behorende metagegevens elementen te documenteren en te
onderhouden (inclusief het toevoegen dan wel verwijderen daarvan) Middel
Classificatieschema
1. De organisatie dient een classificatieschema voor haar archiefbescheiden te ontwikkelen.
2. De organisatie dient gecontroleerde vocabulaires te ontwikkelen om samen met het classificatieschema te gebruiken.
3. Het classificatieschema is uit te breiden met beschrijvende informatie. 4. Het moet mogelijk zijn om meer dan één classificatieschema in te voeren,
te documenteren, te onderhouden en te gebruiken.
5. Elk classificatieschema moet worden voorzien van een datum en/of versienummer, als mede de status daarvan. Binnen een (door de organisatie te definiëren) domein mag slechts één classificatieschema actueel zijn. Daarnaast moet elk classificatieschema zijn eigen identificerende metagegevens hebben (naam, periode van gebruik) 6. Een classificatieschema is gerelateerd aan de bedrijfsfuncties,
-activiteiten en transacties, die door de organisatie worden uitgevoerd 7. Een classificatieschema houdt rekening met toegangsrechten. De
toegangsrechten worden op meerdere aggregatieniveaus ingeregeld.
Tabel 1 Samenvatting functionele eisen (inter)nationale normen en richtlijnen
Naast deze functionele eisen zijn er in bijlage één ook eisen opgenomen, die gericht zijn op de gebruiker. Deze eisen behandel ik in paragraaf 2.2 van dit hoofdstuk.
De functionele eisen vanuit de principes en de wet- en regelgeving komen overeen met de eisen, die worden gesteld in de verschillende (inter)nationale normen en richtlijnen. Wat me echter op valt is dat de NEN-ISO kwaliteitseisen stelt aan de archiefbescheiden en het archiefsysteem (bewaaromgeving), maar niet aan de metagegevens.
Peter Horsman beschrijft, in Archiveren. Een inleiding en het artikel Archiefsystemen en kwaliteit, een aantal kwaliteitseisen vanuit verschillende perspectieven. In deze paragraaf kijken we naar de functionele eisen, die betrekking hebben op de kwaliteit van archiefbeschrijvingen en
21 toegangen, vanuit het perspectief van het archiveringsysteem. Het gaat om de volgende
kwaliteitseisen:
Juistheid: De beschrijving en/ of toegang is een getrouwe afbeelding van (vorm en inhoud van) het document of de documentgroep (dossier, serie);
Volledigheid: Alle metagegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor de gebruiker gebruik maakt van de beschrijving en/of toegang moeten aanwezig zijn;
Actualiteit: De gegevens in de beschrijving en/of toegang moet ‘bij’ zijn.
Nauwkeurigheid: De mate van detail moet aansluiten op het doel van de beschrijving en/of toegang;
Begrijpelijk: De gebruiker moet de beschrijving en/of toegang kunnen interpreteren.
Gebruiksvriendelijk: de beschrijving en/of toegang moet makkelijk te gebruiken zijn; en
Te integreren: de beschrijvingen en/of toegangen moeten te gebruiken zijn binnen andere informatiesystemen. 55
In paragraaf 2.2 wordt er, vanuit deze bronnen, ook gekeken naar de kwaliteitseisen, vanuit het perspectief van de gebruiker, die de beschrijvingen raadpleegt.
Deze kwaliteitseisen ondersteunen de functies van metagegevens van Suzanne Neugebauer, die ik in het vorige hoofdstuk heb benoemd. De functies van metagegevens heb ik hieronder verder uitgewerkt:
Metagegevens dragen bij aan het terug kunnen vinden van informatie (vindbaarheid). Daarbij is het wel van belang dat de zoektermen matchen met de toegekende metagegevens;
Metagegevens vertellen waar archiefbescheiden vandaan komen, wanneer, waarom, door wie en in welke samenhang ze zijn gemaakt. De metagegevens dragen bij aan de juiste
interpretatie van de archiefbescheiden en helpen bij het vaststellen van de authenticiteit (authenticiteit);
Metagegevens die worden gebruikt voor het beschrijven van het gebruik van archiefbescheiden dragen bij aan de betrouwbaarheid van de archiefbescheiden (betrouwbaarheid);
Metagegevens kunnen worden gebruikt voor het toekennen van toegangsrechten (zorgvuldige omgang);
Metagegevens over hard- en software en toepassingsprogrammatuur dragen eraan bij dat de digitale archiefbescheiden nu en in de toekomst gelezen kunnen worden (leesbaarheid); en
Metagegevens zorgen ervoor dat de informatie over archiefbescheiden voor verschillende gebruikers en doeleinden toegankelijk is (uitwisselbaarheid). 56
Naast kwaliteitseisen zijn er ook artikelen te vinden, die een aanvulling zijn op de beschreven functionele eisen. Het eerste artikel dat ik wil bespreken is het artikel Picking Our Text: Archival Description, Authenticity, and the Archivist as Editor van Heather MacNeil.Hierin wordt er nader ingegaan op de relatie tussen authenticiteit en archivistische beschrijvingen. Volgens MacNeil zorgen archivistische beschrijvingen ervoor, dat de authenticiteit van archiefbescheiden wordt uitgebreid, om het gehele archief te omvatten. 57 In het artikel geeft ze aan dat de link tussen archivistische beschrijvingen en authenticiteit zijn grondslag vindt in het herkomst- en
structuurbeginsel (provenance en original order).58 Het herkomstbeginsel is er volgens haar op gericht dat de unieke identiteit van het archief wordt beschermd. Het structuurbeginsel is er op gericht om de integriteit van de relaties en samenhang op verschillende aggregatieniveaus tussen archiefbescheiden te beschermen. Deze gedachte wordt ondersteund door Hans Hofman in het artikel Intellectueel beheer van archiefbescheiden in het digitale tijdperk.59
Door het verbinden van de archivistische beschrijvingen aan de authenticiteit verbinden we, volgens MacNeil, impliciet ook het verantwoorden over het archief met de rol van de archivaris. Een
55 Horsman, Archiveren. Een inleiding, 94.
56 Neugebauer, College archiveringssysteem: begrippen en definities, 1.
57 MacNeil, ‘Picking Our Text: Archival Description, Authenticity, and the Archivist as Editor’, 265. 58 Ibidem, 271-272.
