Zoeken, vinden en presenteren

Eis 30: Alle elementen in de vier beschrijvingsstandaarden kunnen worden gebruikt om de terugvindbaarheid van archiefbescheiden te bevorderen.

Eis 31: Alle beschrijvingsstandaarden bevatten informatie over de inhoud van een archiefstuk. Deze informatie kan goed worden gebruikt om een samenvatting weer te geven van een archiefstuk die niet door een gebruik mag worden geraadpleegd.

Eis 32: De eis dat de gebruiker een beschrijving dat voor meer dan één doel gebruikt kan worden, wordt in principe door alle beschrijvingsstandaarden ondersteund. De mate waarin aan deze kan worden voldaan is afhankelijk van de kwaliteit van de beschrijving.

Eis 33: Gebruikers willen door middel van één zoekvraag meerdere archieven kunnen doorzoeken, ongeacht waar deze zich bevinden. ISO 23081, de ICA standaarden en MODS en MADS ondersteunen deze eis. Dublin Core kan echter niet aan deze eis voldoen, doordat het geen beschrijving biedt op het niveau van complete archieven.

Eis 34: Gebruikers willen in een digitale toegang hebben tot het archief op het niveau van het item. ISO 23081, Dublin Core en MODS kunnen aan deze eis voldoen. De ICA standaard ISAD(G) voldoet niet aan deze eis. Gebruikers zijn door de top-down structuur gedwongen om eerst de beschrijving van het gehele archief te bekijken, alvorens ze kunnen inzoomen op de lager gelegen niveaus van de beschrijving.

Eis 35: Voorkom dat gebruikers alleen door middel van een hiërarchische structuur kunnen zoeken in een archief. Net als eis 34 voldoen ISO 23081, Dublin Core en MODS aan deze eis en ISAD(G) niet.

Eis 36: ISO 23081, de ICA standaarden en MODS en MADS kunnen door middel van beschrijvende informatie de gebruiker ondersteunen bij het interpreteren van het archief op meerdere aggregatieniveaus. Dublin Core kan dit niet.

Eis 37: Drie van de vier beschrijvingsstandaarden zijn in staat om meerdere manieren van zoeken op te ondersteunen op meerdere aggregatieniveaus, meerdere manieren om

archiefbescheiden te onderzoeken en meerder manieren om de representatie van

archiefbescheiden te ordenen mogelijk te maken. Dublin Core voldoet hier niet aan vanwege het gebrek aan aggregatieniveaus in de beschrijving.

5.3 Resumé

Uit de uitkomsten van het onderzoek blijkt dat de ISO 23081 en de ICA standaarden het goed doen wat betreft het voldoen aan de functionele eisen, die hierboven zijn beschreven. ISO 23081 voldoet op twee punten niet aan de functionele eisen en de ICA standaarden voldoen op zes punten niet. MODS en MADS voldoen op negen punten niet en Dublin Core op zeventien punten. De reden waarom Dublin Core zo negatief scoort op de eisen is, volgens mij, doordat het geen hiërarchische beschrijving ondersteunt, terwijl dit wel één van de uitgangspunten is voor het beschrijven van archieven.

Uit de vergelijking komt ook naar voren dat op punten waar ISO en ICA niet voldoen aan de functionele eisen, Dublin Core en MODS en MADS juist wel voldoen. Dit gebeurt vooral bij eisen met betrekking tot de toegankelijkheid van de archiefbescheiden. Vanuit archivistisch perspectief wordt voorgeschreven om een beschrijving te maken met meerdere aggregatieniveaus, terwijl de gebruiker juist direct wilt zoeken op het niveau van de archiefbescheiden zonder van bovenaf te moeten beginnen met het doorlopen van de beschrijving. Voorbeelden van eisen vanuit het perspectief van het archiveringsysteem zijn het nauw laten aansluiten van de ordening op het vastleggen van informatie over het archiefbeheer en het vastleggen van metagegevens elementen

51 zoals taak/werkproces waartoe de archiefbescheiden behoort en dit laten aansluiten op de

ordeningsstructuur. Opvallend is dat ook de beschrijvingsstandaarden MODS en MADS het relatief goed doen op gebied van de functionele eisen vanuit het archiveringsysteem. MODS en MADS bieden bijvoorbeeld de mogelijkheid tot het vastleggen van hiërarchische relaties en ze geven ook de mogelijkheid tot het vastleggen van informatie over de beschrijving zelf.

Eén punt waar alle beschrijvingsstandaarden slecht op scoren is de vastlegging van gedrag van de metagegevens. Geen van de beschrijvingsstandaarden bevat een specifiek element om deze eigenschap van digitale archiefbescheiden vast te leggen. Door de digitalisering lijkt het me toch verstandig om bij de ontwikkeling van een beschrijving de gekozen beschrijvingsstandaard uit te breiden met dit element. Daarnaast valt op dat ISO 23081 als enige een element heeft

opgenomen in de beschrijving voor de vastlegging van informatie over hardware, software en programmatuur. Ook deze elementen lijken me handig om expliciet te beschrijven bij digitale archiefbescheiden.

Verder is uit de vergelijking naar voren gekomen, dat een aantal functionele eisen van toepassing is op de inhoud van individuele beschrijvingen en niet op beschrijvingsstandaarden. Het gaat dan om de eisen 7, 9, 10, 20, 21 en 32. Voorbeelden hiervan zijn eisen met betrekking tot de lengte van de tekst en het maken van een onderscheidt in de beschrijving tussen historische feiten en de interpretatie van de archivaris.

Bij eis 21 heeft ook betrekking op de naamgeving van de elementen, die worden gebruikt door de beschrijvingsstandaarden. Bij ISO 23081 en de ICA standaarden bevatten een aantal elementen archivistische termen en kunnen hiermee niet aan de eis voldoen dat er geen

archivistische vakterminologie is opgenomen in de beschrijving. De vraag is echter of dit erg is. Bij Dublin Core en MODS en MADS is er geen sprake van archivistische vakterminologie maar wel van bijvoorbeeld bibliografische vakterminologie. Naar mijn idee is het gebruik van vakterminologie niet erg, mits deze ergens wordt toegelicht zodat de gebruiker snapt wat een bepaalde term betekent.

Als laatste wil ik opmerken dat er ook een aantal overeenkomsten zijn tussen de vier beschrijvingsstandaarden. Zo bevatten ze alle vier elementen voor het beschrijven van

toegangsrestricties. Ook is het bij alle vier de beschrijvingen mogelijk om classificatiekenmerken toe te kennen op basis van meerdere classificatieschema’s.

52