Het doel van dit onderzoek was om een antwoord te vinden op de vraag: Ondersteunen de huidige beschrijvingsstandaarden de functionele eisen, die worden gesteld aan digitale toegangen op digitale archiefbescheiden, om afgeleid gebruik mogelijk te maken?
Uit het onderzoek is gebleken, dat een toegang bestaat uit archivistische metagegevens over de inhoud, structuur en context van de archiefbescheiden. Een toegang in de digitale omgeving is eigenlijk niets anders dan een beschrijving, die is opgebouwd uit metagegevens. Vandaar dat in dit onderzoek een aantal beschrijvingsstandaarden uit hoofdstuk drie zijn
vergeleken met de in hoofdstuk twee geformuleerde functionele eisen. Uit deze vergelijking zijn de volgende punten naar voren gekomen.
Naast de archivistische beschrijvingsstandaarden ISO 23081 en de ICA standaarden, doen MODS en MADS het ook relatief goed bij de vergelijking met de functionele eisen. Dublin Core doet het daarentegen opvallend slecht. De reden voor dit verschil heeft volgens mij te maken met het feit dat Dublin Core in de beschrijving geen hiërarchie kan tonen, terwijl MODS en MADS dit wel kunnen. Daar moet ik de kanttekening bij maken, dat MODS en MADS geen uitgebreide
mogelijkheden bevatten om onderlinge relaties in de hiërarchie te beschrijven. ISO 23081 en de ICA standaarden kunnen dit wel.
De archivistische beschrijvingsstandaarden voldoen relatief slecht aan functionele eisen, die te maken hebben met het gebruik van de digitale toegang door gebruikers. Als een gebruiker bijvoorbeeld binnen het archief wil zoeken met behulp van een beschrijving op basis van een ICA standaard, dan kan dit alleen top-down. Top-down betekent dat de gebruiker eerst moet kijken naar het archief dat hij of zij nodig heeft en vervolgens op basis van de hiërarchie moet afdalen naar diepere niveaus binnen het archief. Dit is in strijd met de eis dat de gebruiker niet alleen op basis van hiërarchie in het archief moet kunnen zoeken. Ook kan hierdoor het archief niet direct op item-niveau voor de gebruiker worden ontsloten. ISO 23081 is mogelijk wel zo in te richten dat er met deze eisen rekening wordt gehouden. De vraag is echter of de toegang voldoende wordt afgestemd op de gebruiker. Om op deze vraag een antwoord te kunnen formuleren is er een vervolgonderzoek nodig. Dublin Core en MODS en MADS voldoen bijna volledig aan dit soort functionele eisen. Dublin Core en MODS en MADs zijn zo ingericht dat ze gemakkelijk als beschrijving doorzocht kunnen worden op basis van trefwoorden. Daar komt bij dat Dublin Core alleen op item-level toegang kan geven tot de archiefbescheiden.
Een deel van de eisen heeft betrekking op de inhoudelijke kwaliteit van een individuele beschrijving. Het gaat om de onder andere volgende eisen:
Opvang van de tekst van de beschrijving;
Gebruik van archivistische vakterminologie; en
Informatie over de manier waarop de beschrijving tot stand is gekomen.
Om erachter te komen hoe het gesteld is met de kwaliteit van de inhoudelijke beschrijving moet een vervolgonderzoek worden uitgevoerd, dat deze vraag beantwoord.
Alle vier de standaarden hebben in hun inleidende bepaling regels opgenomen om de uitwisseling van metagegevens mogelijk te maken. Deze mogelijkheid is belangrijk, omdat dit de weg opent naar een netwerk waarin informatie over verschillende archieven door verschillende archiefvormende organisaties, archiefinstellingen, musea en andere belanghebbenden met elkaar gedeeld kan worden. In een netwerk zullen verschillende beschrijvingsstandaarden op elkaar afgestemd moeten worden, zodat de gebruiker met een zoekvraag door verschillende soorten beschrijvingen kunnen zoeken. In dit onderzoek is al gebleken dat ISO 23081 en de ICA
standaarden veel raakvlakken met elkaar hebben en dat veel elementen, die ISO 23081 gebruikt, opgenomen kunnen worden in de beschrijvingen van ISAD(G), ISAAR en ISDF. ISDIAH valt hier buiten, omdat deze specifiek is bedoeld voor het beschrijven van een instelling, die meerdere archieven beheert. De archiefvormer beschikt echter niet over dergelijke informatie. Er zijn ook wel
53 verschillen te benoemen tussen ISO 23081 en de ICA standaarden. Zo bevatten de ICA
standaarden geen element om technische informatie over de digitale archiefbescheiden te
beschrijven. Ik beveel aan om deze informatie wel op te nemen in de beschrijving in verband met het waarborgen van de leesbaarheid en waarneembaarheid van de digitale archiefbescheiden. Daarnaast bevatten de ICA standaarden elementen, die het mogelijk maken om extra informatie vast te leggen (recontextualisering) over het archief op het moment, dat deze van de
archiefvormer wordt overgedragen aan de archiefinstelling (decontextualisering). Naast deze mogelijke combinatie van archivistische beschrijvingsstandaarden zie ik ook mogelijkheden voor het koppelen met beschrijvingsstandaarden als Dublin Core en MODS en MADS. Dublin Core kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij het publiceren van archiefbescheiden op internet. Vanuit de archivistische beschrijving kunnen elementen van Dublin Core worden gevuld, die vervolgens weer worden getoond aan de gebruiker door middel van een interface. Het voordeel van Dublin Core is dat het relatief eenvoudig te begrijpen elementen bevat. MODS en MADS kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om geavanceerdere manieren van zoeken mogelijk te maken voor de gebruiker door middel van eenzelfde interface. Wat de precieze verhouding is tussen elementen van verschillende beschrijvingsstandaarden moet per praktijksituatie worden bekeken. De reden
waarom ik dit niet in het onderzoek heb opgenomen is, omdat alle beschrijvingsstandaarden ruimte laten voor nadere uitwerkingen en individuele interpretaties.
Het uiteindelijke antwoord op de vraag, die ik heb gesteld, is dat de huidige
beschrijvingsstandaarden deels voldoen aan de functionele eisen, die worden gesteld aan digitale toegangen op digitale archiefbescheiden, om afgeleid gebruik mogelijk te maken. Geen enkele beschrijvingsstandaard voldoet 100 procent aan de gestelde eisen. Daarnaast staat geen enkele beschrijvingsstandaard op zichzelf. Een goede digitale toegang kan volgens mij omgaan met meerdere beschrijvingsstandaarden, uit verschillende disciplines en biedt de gebruiker de mogelijkheid om op meerdere manieren in het archief te zoeken.
54
Literatuurlijst
Archiefwet 1995. http://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/ (17 maart 2014); Archiefwet 1995 Memorie van toelichting.
http://www.docvue.nl/toelichting%20archiefwet%20201995.pdf (17 maart 2014); Archiefbesluit 1995. http://wetten.overheid.nl/BWBR0007748/ (17 maart 2014); Archiefregeling 2009. http://wetten.overheid.nl/BWBR0027041/ (17 maart 2014);
Greg Bak, ‘Continuous classification:capturing dynamic relationships among information sources’, Archival Science 12 (2012) 287-318;
Paul Bastijns, e.a. (Meta)datastandaarden voor digitale archieven. 2009.
https://biblio.ugent.be/input/download?func=downloadFile&recordOId=480734&fileOId=547550
(15 april 2014);
David Bearman, ‘Documenting documentation’, Archivaria 34 (1992) 33-49;
Lina Bountouri en Manolis Gergatsoulis, ‘Interoperability Between Archival and Bibliographic Metadata: An EAD en MODS Crosswalk’, Journal of Library Metadata (2009) 98-133;
Jennifer Bunn, ‘Developing descriptive standards: a renewed call to action’, Archives and Records: The Journal of the Archives and Records Association 34 (2013) 235-247;
G-J van Bussel, e.a. Functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement (Amsterdam 2003); Richard J. Cox, ‘Revisiting the Archival Finding Aids’, Journal of Archival Organization 5 (2007) 5- 32;
A.Cunningham, ‘Dynamic Descriptions: Recent Developments in Standards for Archival Description and Metadata’ Canadian Journal of Information and Library Science 25 (2000) 3-17;
A. Cunningham, ‘Harnessing the Power of Provenance in Archival Description: An Australian Perspective on the Development of the Second Edition of ISAAR(CPF)’, Journal of Archival Organization 5 (2008) 15-31;
A. Cunningham, ‘Six Degrees of Separation: Australian Metadata Initiatives and Their Relationship with International Standards’, Archival Science 1 (2001) 271-283;
J. Gordon Daines III en Cory L.Nimer, ‘Re-Imagining Archival Display: Creating User-Friendly Finding Aids’, Journal of Archival Organization 9 (2011) 4-31;
Jean Dryden, ‘Two New ICA Descriptive Standards: ISDF and ISDIAH’, Journal of Archival Organization 7 (2009) 129-132;
Dublin Core. http://dublincore.org/ (12 april 2014);
Wendy Duff en Verne Harris, ‘Stories and Names: Archival Description as Narrating Records and Constructing Meanings’, Archival Science 2 (2002) 263-285;
Wendy M. Duff, ‘Evaluating Metadata on a Metalevel’, Archival Science 1 (2001) 285-294; Luciana Duranti, ‘The Archival Bond’, in Archives and Museum informatics 11 (1997) 213-218; Joanne Evans, Sue McKemmish en Karuna Bhoday, ‘Create Once, Use Many Times: The Clever Use of Recordkeeping Metadata for Multiple Archival Purposes’, Archival Science 5 (2005) 17-42;
55 Rebecca S. Guenther, ‘MODS: The Metadata Object Description Schema’, Libraries and the
Academy 3 (2003) 137-150;
Margaret Hedstrom, ‘Descriptive Practices for Electronic Records: Deciding What is Essential and Imagining What is Possible’, Archivaria 36 (1993) 53-63;
Margaret Hedstrom, ‘Archives, Memory, and Interfaces with the Past’, Archival Science 2 (2002) 21-43;
Hans Hofman, ‘Intellectueel beheer van archiefbescheiden in het digitale tijdperk’, in: P.J.
Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M Thomassen (eds.), Naar een nieuw Paradigma (’s-Gravenhage 1999) 121-131;
P. J. Horsman, Archiveren. Een inleiding (Den Haag 2011);
Peter Horsman, ‘Archiefsystemen en kwaliteit’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M Thomassen (eds.), Naar een nieuw Paradigma (’s-Gravenhage 1999) 85-105;
P.J. Horsman, Beschrijvingsstandaarden ISAD(G) en ISAAR(CPF). Een introductie op de Nederlandse editie (Amsterdam 2008);
P.J. Horsman e.a. (red), Tekst en context van de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum 1998);
Normatieve Specificatie OWMS 4.0: Overheids.nl Web Metadata Standaard (Den Haag 2011); Initiatiefvoorstel Voortman en Schouw Wet Open Overheid.
http://www.eerstekamer.nl/wetsvoorstel/33328_initiatiefvoorstel_voortman (9 april 2014); International Council on Archives (ICA), Principles of Access to Archives (2012);
ISAAR(CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (2004);
ISAD(G) General International Standard Archival Description (Stockholm 1999); ISDF International Standard for Describing Functions (Dresden 2007);
ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (Londen 2008) ISO 23081-1: 2006, Information and documentation – Records management processes – Metadata for Records Part 1: Principles (Geneva 2006);
ISO 23081-2: 2009, Information and documentation – Managing metadata for records –Part 1: Conceptual and implementation issues (Geneva, 2009);
Trond Lundemo, ‘Archival Shadows’, in: Eivind Røssaak (ed.), The Archive in Motion. New Conceptions of the Archive in Contemporary Thought and New Media Practices (Oslo 2010) 183- 196;
Heather MacNeil, ‘Picking Our Text: Archival Description, Authenticity, and the Archivist as Editor’, The American Archivist 68 (2005) 264-278;
Heather MacNeil, ‘Trusting Description: Authenticity, Accountability, and Archival Description Standards’, Journal of Archival Organization 7 (2009) 89-107;
Susanne Neugebauer, College archiveringssysteem: begrippen en definities (Amsterdam 2013); NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur (Delft 2008);
56 NEN-ISO 15489-1 (nl). Informatie en documentatie – Archiefbeheer (Delft 2001);
NEN-ISO 15489-2 (nl). Informatie en documentatie – Archiefbeheer (Delft 2001); Outline of Elements and Attributes in MADS Version 2.0.
http://www.loc.gov/standards/mads/mads-outline.html (8 mei 2014); Outline of Elements and Attributes in MODS Version 3.5.
http://www.loc.gov/standards/mods/mods-outline-3-5.html (8 mei 2014); R. Pearce-Moses, A Glossary of Archival and Records terminology (Chicago 2005).
www.archivists.org/glossary/ (31 maart 2014);
Programmaplan 2013-2016 Archief 2020: Innovatieprogramma voor de Toekomstvaste Archieffunctie. 31 mei 2014.
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/20130531_programmaplan_innovatie_archi efsector_definitiefa_0.pdf (7 april 2014);
Jenn Riley en Kelcy Sheperd, ‘A Brave New World: Archivists and Shareable Descriptive Metadata’, in The American Archivist 72 (2009) 91-112;
Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie: Toelichting. 15-7-2009.
http://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/docs/richtlijn_metagegevens_overheid_toelichtin g_0_0.pdf (4 april 2014);
Elizabeth Shepherd and Victoria West, ‘Are ISO 15489-1:2001 and ISAD(G) compatible? Part 1’, Records Management Journal 13 (2003) 9-23;
Arlene G. Taylor en Daniel N. Joudrey, The organization of information (2009);
A.J.M. den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (’s-Gravenhage 2007); Theo Thomassen, ‘De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de
toegankelijkheid’, in: Theo Thomassen, Bert Looper en Jaap Kloosterman (eds.), Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven. (’s-Gravenhage 2001) 13-43;
Theo H.P.M. Thomassen, ‘Een korte introductie in de archivistiek’, in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M Thomassen (eds.), Naar een nieuw Paradigma (’s-Gravenhage 1999) 11-20;
Stefano Vitali, ‘Authority Control of Creators and the Second Edition of ISAAR(CPF), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families’, Cataloging & Classification Quarterly 38 (2009) 185-199;
Hans Waalwijk, Kwaliteitsaspecten (Amsterdam 2004);
David A. Wallace, ‘Managing the Present: Metadata as archival description’, Archivaria 39 11-21; Wet openbaarheid van bestuur. http://wetten.overheid.nl/BWBR0005252/ (17 maart 2014); Elizabeth Yakel en Deborah A. Torres, ‘AI: Archival Intelligence and User Expertise’, The American Archivist 66 (2003) 51-78;
Geoffrey Yeo, ‘The Conceptual Fonds and the Physical Collection’, Archivaria 73 (2012) 43-80;
Geoffrey Yeo, ‘Bringing Things Together: Aggregate Records in a Digital Age’, Archivaria 74 (2012) 43-91;
Geoffrey Yeo, ‘Debates about Description’, in: Terry Eastwood en Heather MacNeil, Currents of Archival Thinking (California 2010) 89-114;
57 Jane Zhang, ‘Archival Representation in the Digital Age’, Journal of Archival Organization 10 (2012) 45-68;
58
59