Afstudeer procesverslag
maart
2012
Afstudeer procesverslag
Maarten Wolff
Gemeente Den Haag
november 2011 – maart 2012
T.a.v. Ellen Grummels
Afstudeer procesverslag
maart
2012
Referaat
CMD afstudeerstage, periode 2011-2.2, van M. Wolff.
Het testen van de usability van softwareprogramma WebGIS. Hiermee kan de afdeling Informatiemanagement een inzicht krijgen in de usability aspecten van haar geografische informatie systeem.
November 2011 t/m maart 2012
Dit rapport beschrijft de afstudeerperiode november 2011 t/m maart 2012, uitgevoerd bij de gemeente Den Haag, afdeling Informatie Management. De afstudeeropdracht omvat het testen van de usability van WebGIS Den Haag en het geven van een mogelijk verbeteradvies.
Descriptoren: Afstudeerstage Afstudeerverslag Gemeente Den Haag Informatiemanagement Testen
Usability Advies Roel Grit
Jesse James Garrett Jakob Nielsen
Afstudeer procesverslag
maart
2012
Voorwoord
Voor u ligt het afstudeerrapport van Maarten Wolff. Ik heb mijn afstudeeropdracht uitgevoerd bij de gemeente Den Haag, afdeling Informatiemanagement van dienst Stadsbeheer. Opdrachtgever was Gert-Jan van der Weijden van het bedrijfsonderdeel Informatiemanagement, positie Adviseur Geo-ICT.
Reden waarvoor ik voor deze organisatie heb gekozen, is dat het een grote organisatie is met veel verschillende groepen medewerkers, elk met een verschillend niveau op het gebied van omgang met technologische
ontwikkelingen. Ook is het een mooie kans om in een grote organisatie werkervaring op te doen en te bezien hoe zulke grote organisaties hun zaken aanpakken, zowel intern als extern.
De opdracht is vooral gericht op het onderdeel multimedia. De opdracht is in mijn ogen een goede geweest, aangezien het goed aansluit op de inhoud van de studie Communication & Multimedia Design. De ervaringen van de doelgroep die moest worden getest besloeg een groot deel van de gemeentelijke afdelingen en hoe deze werknemers aankeken tegen en om kunnen gaan met de huidige versie van het WebGIS binnen de gemeente. Dit was interessant om te onderzoeken, omdat daarmee een goed beeld heeft kunnen ontstaan van de werking van het WebGIS en welke usability aspecten men binnen een softwarepakket verwacht om
probleemloos te werk te kunnen gaan.
Hierbij wil ik een aantal mensen bedanken, die mij hebben geholpen bij de totstandkoming van het gehele project en de hierbij toebehorende rapporten en verslagen.
Ik wil alle medewerkers van de afdeling Informatiemanagement bedanken voor een plezante werksfeer waarin ik heb mogen functioneren tijdens mijn afstudeerperiode.
Mijn bedrijfsmentor, Dhr. Gert-Jan van der Weijden wil ik bedanken voor zijn begeleiding en fijne samenwerking.
Daarnaast wil ik mijn afstudeerbegeleider mw. Ellen Grummels bedanken voor haar inzet. Ook wil ik dhr. Jacob van der Linden bedanken voor zijn kritische, doch opbouwende feedback op beoordelingsmomenten.
Maarten Wolff Januari 2012
Afstudeer procesverslag
maart
2012
Inhoudsopgave
Inleiding ... 6
1 Het bedrijf en de opdracht ... 7
1.1 Het bedrijf specifiek ... 7
1.2 De plaats van de stagiair ... 7
1.3 De Bedrijfsstandaards ... 8
1.4 De opdracht ... 8
2 De aanpak... 9
2.1 Methoden en technieken: ... 9
2.1.1 Keuzes methoden en technieken ... 9
2.1.2 Projectmanagementmethode Roel Grit ... 10
2.1.3 Jesse James Garrett’s “The elements of user interface” ... 12
2.2 De koppeling van “Projectmanagement” en “The elements of user interface” aan de ... 13
gedetailleerde planning ... 13
3 Initiatiefase... 15
3.1 Opstellen van het plan van aanpak ... 15
3.1.1 Het creëren van de opdrachtomschrijving ... 15
3.1.2 Het uitvoeren van de beoordelingen en verantwoordelijkheden ... 17
3.1.3 Het vervaardigen van een risicoanalyse en bijbehorende oplossingsrichtingen ... 18
3.1.4 Het opstellen van een activiteitenplanning ... 18
4 Definitiefase ... 19
4.1 Koppelen met de Strategy- en Scope plane ... 19
4.1.1 De koppeling met de Strategy plane ... 19
4.1.2De koppeling met de Scope plane ... 19
4.2 Opstellen van de doelstellingenrapportage ... 20
4.2.1 Communicatiemomenten met betrokkenen ... 20
4.2.2 Het inlezen in beschikbare documentatie ... 20
4.2.3 Het verwerken van de ingewonnen informatie tot een rapportage ... 21
4.3 Opstellen van de persona’s ... 22
4.3.1. Het uitvoeren van de user segmentation ... 22
4.3.2 Het bepalen van de user objectives... 23
4.3.3 Het creëren van de uiteindelijke persona’s ... 24
4.3.4 Het gebruiken van de persona’s ... 24
4.4 Uitvoeren van een benchmark ... 26
4.4.1 Het inwinnen van informatie over de functionele specificaties ... 26
4.4.2 Het selecteren van soortgelijke applicaties ... 27
4.4.3 Het uitvoeren van een SWOT-analyse ... 27
4.4.4 Het samenvoegen van onderdelen tot de benchmark ... 28
5 Voorbereidingsfase ... 29
5.1 Het opstellen van de testtaken ... 29
5.1.1 Het onderzoeken van de primaire functies van de applicatie ... 29
5.1.2 Het gebruiken van testscenario’s ... 30
5.1.3 Het omzetten van testscenario’s tot de werkelijke testtaken ... 31
Afstudeer procesverslag
maart
2012
5.2.1 Het onderzoeken van de onderdelen ... 32
5.2.2 Het gebruiken van geoperationaliseerde aspecten ... 32
5.2.3 Het selecteren van testpersonen ... 33
5.2.4 Het creëren van een testomgeving ... 33
6 Ontwerpfase ... 35
6.1 Uitvoeren van de usabilitytests ... 35
6.1.1 Het voorbereiden van de testpersonen... 35
6.1.2 Het afnemen van de usabilitytests ... 35
6.1.3 Het afnemen van een schriftelijke enquête ... 36
6.2 Het analyseren en verwerken van de usability testuitslagen ... 37
6.2.1 Het onderzoeken van het aantal handelingen per testtaak voor effectiviteit ... 37
6.2.2 Het onderzoeken van het aantal gebruikte seconden per testtaak voor efficiëntie ... 38
6.2.3 Het omzetten van geanalyseerde gegevens tot bruikbare informatie en grafieken ... 38
7 Realisatiefase ... 39
7.1 Opstellen van het adviesrapport ... 39
7.1.1 Het verduidelijken van het project ... 39
7.1.2 Het beschrijven van de uitslagen van de usabilitytests ... 39
7.1.3 Het uitvoeren van een usability vergelijking tussen Geoweb 3.3 en 4.0 ... 40
7.1.4 Het adviseren voor het oplossen van de knelpunten in Geoweb 3.3 en 4.0 ... 41
7.1.5 Het beschrijven van de effectiviteit en efficiëntie binnen Geoweb 3.3 en 4.0 ... 43
7.1.6 Het vervaardigen van een conclusie ... 44
8 Competenties ... 45
9 De evaluatie ... 47
9.1 De procesevaluatie ... 47
9.1.1 Planning ... 47
9.1.2 Contact met de bedrijfsmentor/opdrachtgever ... 47
9.1.3 Technieken en methoden ... 48
9.1.4 Rapporten ... 48
9.1.5 Technische problemen ... 49
9.2 De productevaluatie ... 50
9.2.1 Het plan van aanpak ... 50
9.2.2 De benchmark ... 50
9.2.2 Het testplan ... 50
9.2.2 Het adviesrapport ... 50
9.2.3 Randactiviteiten en overige verslagen ... 51
Afstudeer procesverslag
maart
2012
Inleiding
De voltijd opleiding CMD (Communication & Multimedia Design) van de
Haagse Hogeschool is een vierjarige HBO opleiding. In het laatste jaar van deze opleiding dient een
afstudeerstageperiode van zeventien weken doorlopen te worden. In het kader van dit afstudeertraject is dit afstudeerverslag geschreven.
Deze afstudeerstage heeft plaatsgevonden bij de gemeente Den Haag. In het bedrijf is gewerkt aan een adviesrapport aan de hand van een usabilitytest onder meerdere testpersonen. Hieruit moet blijken of de knelpunten die in Geoweb 3.3 zitten, opgelost worden met Geoweb 4.0. Testomgeving hiervoor is het WebGIS van de gemeente Den Haag.
Dit rapport beschrijft de cyclus van de afstudeerperiode vanaf november 2011 t/m maart 2012. Het verslag bestaat uit een tiental hoofdstukken. Deze beschrijven aan aantal activiteiten. Hoofdstuk 1 gaat over het afstudeerbedrijf en de afstudeeropdracht.
Hoofdstuk 2 gaat over de aanpak van het project.
Hoofdstuk 3 gaat over de initiatiefase van projectmanagement, en zal ingaan op de opstart van het project. Hoofdstuk 4 gaat over de definitiefase van projectmanagement gekoppeld met de Strategy en Scope plane, en zal ingaan op het onderzoeken van de doelstellingen en de bepaling van de gebruikers en concurrenten. Hoofdstuk 5 gaat over de voorbereidingsfase van projectmanagement, en zal ingaan op de voorbereiding van de usabilitytests en het opstellen van het testrapport.
Hoofdstuk 6 gaat over de ontwerpfase van projectmanagement, en zal ingaan op het uitvoeren en verwerken van de usabilitytests, ten behoeve van opstelling van het product voor de realisatiefase.
Hoofdstuk 7 gaat over de realisatiefase van projectmanagement, en zal ingaan op de opbouw van het eindproduct, het adviesrapport.
Hoofdstuk 8 gaat over gebruikte competenties, namelijk het bewijzen van gebruik en de succesfactor bepalen. Hoofdstuk 9 gaat over de gehele afstudeerperiode, namelijk de evaluatie van het product en proces.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
1 Het bedrijf en de opdracht
Dit onderdeel geeft een beschrijving van het bedrijf waar ik mijn afstudeertraject heb doorlopen. Als eerste wordt een specifiek beeld van het bedrijf geschetst. Hierin wordt weergegeven hoe het bedrijf is ontstaan en wat het bedrijf doet. Ook zullen hier de activiteiten van het bedrijf beschreven worden die te maken hebben met mijn opdracht. Daarnaast wordt de plaats van de afstudeerstagiair in de organisatie beschreven. Hierna volgen de bedrijfsstandaards die worden toegepast. Als laatste komen de probleemstelling, doelstelling en de op te leveren producten naar voren.
1.1 Het bedrijf specifiek
De gemeente Den Haag is een grote organisatie, die werk biedt aan ca. 7500 ambtenaren. De organisatie bestaat al vele jaren en heeft al op verschillende locaties zijn onderkomen gehad. Tien diensten vormen samen de gemeente. Dienst Stadsbeheer is daar één van. Deze dienst heeft als primaire taak het beheer van de openbare ruimte. Er werkt een grote diversiteit aan medewerkers, van straatvegers, ingenieurs tot
beleidsmedewerkers. De afdeling waarop ik terecht ben gekomen is de afdeling Informatie Management. Deze afdeling heeft 23 medewerkers en heeft als hoofdtaak de geautomatiseerde processen binnen Dienst
Stadsbeheer van de gemeente draaiende te houden en het beheren van het project WebGis, waarover mijn afstudeertraject gaat.
Bij de gemeente kunnen sinds jaar en dag ook (afstudeer)stagiaires aan de slag. Desondanks is het aantal stagiaires binnen de afdeling Informatiemanagement zeer gering geweest in de voorbije jaren.
Binnen vrijwel alle afdelingen van de gemeentelijke diensten kunnen deze (afstudeer)stagiaires praktijkervaring opdoen en zich leren profileren in een grote organisatie. Om dit te realiseren is de gemeente Den Haag, en vooral Dienst Stadsbeheer, ook steeds vaker terug te vinden op evenementen opgezet door de Haagse Hogeschool om studenten bewust te maken van de mogelijkheden binnen deze organisatie.
1.2 De plaats van de stagiair
In dit subhoofdstuk beschrijf ik mijn positie als afstudeerstagiair binnen de organisatiestructuur van de afdeling Informatie Management binnen de gemeente Den Haag.
Mijn functie binnen het bedrijf is het best te omschrijven als “Afstudeerder/onderzoeker”.
Verantwoording dien ik af te leggen aan Gert-Jan van der Weijden en bij zijn afwezigheid aan een van de andere collega’s binnen de afdeling.
Mijn primaire taken bestaan uit de volgende activiteiten:
Verzamelen van informatie over de doelstellingen van het WebGIS.
Verzamelen van informatie over knelpunten van het WebGis draaiend op Geoweb 3.3.
Schrijven van rapporten; zoals het plan van aanpak, een benchmark, testplan, een adviesrapport WebGIS/Geoweb en het afstudeerverslag.
Aanbieden van een verbetervoorstel van het huidige Geoweb. In onderstaand organogram zal mijn positie dieper zijn uitgelicht.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
Hoofd IM: Ferry Broersen
Beheer & Webredactie: Kees Wassenaar Projecten: Bas Contant Functioneel Beheer Adviseur Geo-ICT: Gert-Jan van der weijden
Afstudeerder Maarten Wolff
Afbeelding 1
Hierin valt mijn positie onder de adviseur Geo-ICT. Dit is de positie van mijn bedrijfsmentor Gert-Jan van der Weijden. Bij afwezigheid kan ik worden aangestuurd door één van de overige GIS experts (Functioneel Beheer) of kan ik terecht bij Kees Wassenaar, het afdelingshoofd van het beheer.
1.3 De Bedrijfsstandaards
De gemeente Den Haag hanteert geen vast beschreven bedrijfsstandaards.
Natuurlijk zijn de normen en waarden binnen het bedrijf de algemeen geldende en laten zij werknemers, en ook stagiaires, vrij in keuzes qua technieken en methoden.
Natuurlijk zijn er wel een aantal standaards besproken bij aanvang van het afstudeertraject. Hierbij kan gedacht worden aan de vaste werktijden, het afmelden bij ziekte of het aanvragen van verlofdagen.
Deze genoemde standaards zijn voor alle werknemers binnen de afdeling van toepassing. Zo zijn er dus geen uitzonderingen gemaakt voor verschillende posities en weet eenieder waar hij aan toe is.
Overige bedrijfsstandaarden zijn voor mijn positie niet van belang. Hierbij kan gedacht worden aan
doelstellingen en toekomstvisies. Aangezien de gemeente een zeer groot bedrijs is waarbinnen ik niet te maken heb met lange termijn visies, zijn deze voor mijn afstudeertraject niet van toepassing.
1.4 De opdracht
Hoe binnen de opstart van het project naar de primaire opdracht is toegewerkt, staat beschreven in hoofdstuk 3.1 vanaf pagina 15. Dit hoofdstuk omvat de beschrijving van het plan van aanpak. In dit plan is namelijk aan het begin van de periode met mijn bedrijfsmentor kortgesloten wat er precies zou gaan gebeuren gedurende mijn project. Om geen herhalingen aan u voor te schotelen, heb ik besloten de opdracht, aanleiding,
probleemstelling en doelstelling in het gedeelte van opstelling van het plan van aanpak mee te nemen. De reden waarom ik hiervoor heb gekozen, is de stapsgewijze beschrijving van het project. Waar het project met het plan van aanpak werkelijk is begonnen, zal ik binnen dit onderdeel dus uitgebreid beschrijven hoe de opdracht en de overige objecten tot stand zijn gekomen en er werkelijk uitzien. Zo is het voor u het eenvoudigst om het project van begin tot eind te kunnen inzien en beoordelen.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
2 De aanpak
Dit hoofdstuk geeft een beschrijving weer van de aanpak van het project. Hierbij moet gedacht worden aan gebruikte methodes en technieken die gebruikt zijn voor het uitvoeren van de opdracht. Dit zijn de volgende geweest: “Elements of user interface” van Jesse James Garrett als ontwerpmethode en “Projectmanagement” van Roel Grit als projectmanagementmethode. Deze beide methoden dienen ervoor te zorgen dat een project in goede lijnen verloopt. Er is mij duidelijk geworden dat binnen grotere projecten de gekozen methode van groot belang kan zijn voor het uiteindelijke resultaat.
2.1 Methoden en technieken:
In mijn afstudeerperiode van 17 weken heb ik met methoden en technieken te maken gekregen bij het uitvoeren van project(en). De gebruikte methoden zullen hieronder beschreven staan, samengaand met een uitleg waarom voor deze methode of techniek gekozen is.
2.1.1 Keuzes methoden en technieken
Mogelijke keuzes:
Projectmanagement van auteur Roel Grit Prince2 van auteur Mark van Onna
Binnen de opleiding CMD heb ik als student tijdens projecten te maken gekregen met de methodes van zowel Roel Grit (projectmanagement) als met Prince2. Binnen het vergelijkbare, doch grotere, project dat ik tijdens mijn afstudeertraject voer, heeft daarom de keuze voor mij moeten vallen op één van deze twee eerder gebruikte methodes. Kijkend naar de diepgang en grootte van de verschillende methodieken ten opzichte van het te doorlopen traject, is mij duidelijk geworden dat de methode projectmanagement van Roel Grit de meest geschikte methode is gebleken.
De reden waarom de methode van Roel Grit is gekozen is de volgende:
Binnen de opleiding hebben wij slechts eenmalig een deel van Prince2 gebruikt binnen een project, waar Roel Grit vaker als projectmethode is gebruikt. Mede hierdoor ben ik niet goed bekend met de methode van Prince2. De keuze op deze methode laten vallen zou niet efficiënt zijn geweest, aangezien ik dan kostbare tijd zou moeten besteden aan inlezen en inwerken met deze methode. Prince2 gaat daarnaast ook vooral op voor meerdere personen. Zo is de methode bijvoorbeeld gericht op een projectmanager met daarnaast een stuur- en werkgroep. Ook dit past niet goed binnen mijn afstudeertraject. Het belangrijkste knelpunt voor het niet kiezen van deze methode is dat er veel randdocumentatie bij komt kijken die niet benodigd is binnen dit huidige project. De opdracht binnen het traject was een duidelijk opgestelde, waardoor de vele documentatie van Prince2 (opstartdocumenten voor alle producten e.d.) niet goed past bij de uit te voeren opdracht. Hierdoor is deze keuze voor mij dus vrij snel afgevallen.
De projectmanagementmethode van Roel Grit is ook een methode voor verschillende soorten projecten, maar geeft een eenvoudiger beeld van de te volgen werkwijze zonder al te veel overbodige randdocumentatie. Zoals eerder genoemd ben ik ook meer bekend met de projectmanagementmethode van RoelGrit, waardoor het doorlopen van deze methode vertrouwder aanvoelt. Mede hierdoor is de keuze dus op deze methode gevallen. Ook heeft de opbouw van de methode van Roel Grit een grotere overeenkomst met de uit te voeren opdracht binnen het afstudeertraject. Zo gebruik ik de methode als leidraad door de opdracht heen en hoeft hier geen overbodige documentatie te worden opgesteld, waar dit bij Prince2 wel noodzakelijk is. Mede hierdoor bleek de keuze van projectmanagement van Roel Grit de geschikte voor deze afstudeeropdracht. Ook werkt deze methode goed samen met de methode van Jesse James Garrett, “the elements of user interface”.
Jesse James Garrett’s “elements of user interface”
Samenhangend met de projectmanagement methode van Roel Grit, is besloten om Jesse James Garrett als ontwerpmethode te gebruiken. De reden hiervoor was overduidelijk. Aangezien het project onderzoek bevatte op het gebied van usability, terminologie, metadata en dergelijke viel het oog direct op Jesse James Garrett. In zijn Elements of user interface worden al deze zaken namelijk besproken in de verschillende planes. Hiermee is de koppeling goed te maken en is de inhoud van Jesse James Garrett’s methode en die van Roel Grit goed samen te gebruiken. Ook zal hiermee extra nadruk worden gelegd op het ontwikkelingproces.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
2.1.2 Projectmanagementmethode Roel Grit
Binnen het afstudeerproject is er gebruik gemaakt van de projectmanagementmethode van Roel Grit, zoals beschreven in de keuzes van paragraaf 2.1.1. In deze vaak voorkomende methode binnen projectwerken, wordt er gewerkt aan de hand van 6 fases binnen het project. Deze fases beschrijven het gehele proces van het idee tot het werkelijke resultaat.
De zes fases, initiatie, definitie, ontwerp, voorbereiding, realisatie en nazorg beschrijven zoals bovengenoemd het gehele traject van het idee tot uiteindelijk resultaat. Wat deze fases inhouden zal hieronder uitgelicht zijn, vrij vertaalt uit het boek projectmanagement van Roel Grit. Ook staat er kort beschreven hoe dit binnen mijn project is gebruikt. Gedurende dit procesverslag zullen de fases dieper worden beschreven, waar mogelijk gekoppeld aan “The elements of user interface” en met gemaakte keuzes binnen de productopstelling. De fases zoals ik deze heb gebruikt binnen het project wijken enigszins af van de gebruikelijke manier van werken. Dit is mede gekomen doordat het uiteindelijke product al bestaat en er geen “ontwerp” bij komt kijken. Deze afwijkingen staan zowel binnen dit hoofdstuk als in de uitgebreidere beschrijvingen vanaf pagina 19 beschreven.
Afbeelding 2
De initiatiefase
In deze fase is er nog geen sprake van een project. Wel is er een probleem of een idee dat aangepakt dient te worden.
In deze fase zal de eerste stap worden gezet voor het project. Als de opdrachtgever besluit een project te starten kunnen onder andere de volgende activiteiten worden uitgevoerd:
onderzoek naar de huidige stand van zaken
bepalen van de probleemstelling
vaststellen van het doel of het resultaat van het project
Aan het eind van deze fase wordt bepaald of de afgesproken projectopdracht door alle betrokkenen en partijen goedgekeurd wordt of niet. Uiteraard kan er ook beslist worden om niet door te gaan met de opdracht of het aangeleverde idee. Aan het eind van deze fase ligt er een plan van aanpak, hierin staat het project precies gedefinieerd. Ook worden hier de onderzoeksvragen en –methodieken beschreven voor de start van het project. Dit vindt normaal pas plaats binnen de definitiefase, maar ik heb binnen mijn project besloten de opstelling van het plan van aanpak direct te koppelen aan de gehele opstart van het project. Hoofdstuk 3.1 geeft hiervan een uitgebreidere beschrijving.
De definitiefase
De definitiefase geeft duidelijkheid over wat er van het project verwacht kan worden. Op dit moment is er een opdracht opgezet om een project te starten. Binnen deze fase heb ik bekeken wat het primaire doel is geweest voor de opstart van het werkelijke product, het WebGis Den Haag. Daarnaast heb ik bekeken door wie het product zal worden gebruikt. Als laatste binnen deze fase heb ik onderzocht hoe het product in de markt staat tegenover zijn concurrenten.
Aan het eind van deze fase ligt er een doelstellingenrapportage en benchmark inclusief persona’s.
Voorbereiding Realisatiefase Nazorgfase Initiatiefase Definitiefase Ontwerpfase
Afstudeer procesverslag
maart
2012
De voorbereidingsfase
In deze fase is duidelijk geworden aan de hand van de vorige fases hoe het project uitgevoerd dient te gaan worden. Alles zal hier gereed worden gemaakt om aan de slag te gaan met de werkelijke “bouw” van het product, zodat er in de realisatiefase zonder oponthoud kan worden gewerkt aan het uiteindelijke product. Het eindproduct binnen deze fase zorgt in feite als een voorzet voor het testen binnen de ontwerpfase en daarnaast voor de “bouw” in de realisatiefase. Deze fase start in feite de voorbereidingen voor het usability testen en geeft duidelijk weer hoe dit zal plaatsvinden. De ontwerpfase heeft grote baat bij een goed gebruik van deze fase. De eindproducten binnen deze fase zijn testscenario’s, werkelijke testtaken en een testrapport.
De ontwerpfase
In deze fase is het precies duidelijk wat het doel van het project is. Er zal hier gekeken worden wat de
knelpunten in het WebGis zijn en worden nagedacht over hoe de oplossingsrichting eruit ziet. Dit zal concreet worden behandeld binnen de realisatiefase. Er zal hier dus gebrainstormd worden over mogelijke
oplossingsrichtingen voor de knelpunten. Dit wordt gedaan aan de hand van het analyseren van de testresultaten van de usabilitytests. Er zullen binnen deze fase dus usabilitytests worden uitgevoerd om de knelpunten die het WebGis bevat te vinden. Deze usabilitytests worden hierin ook geanalyseerd en de
resultaten worden verwerkt tot gegevensgrafieken van zowel efficiëntie- als effectiviteitaspecten. Deze dienen als input voor het adviesrapport, opgesteld binnen de realisatiefase.
De realisatiefase
In deze fase zal worden voortgezet waar de vorige fase is geëindigd. In deze fase zijn namelijk alle
voorbereidingen getroffen en kan er worden begonnen met de uiteindelijk “bouw” van het project. Als de voorafgaande fases goed zijn doorlopen, is de kans op fouten of vertragingen in deze fase miniem. Uiteindelijk zal het product hier worden opgeleverd en bij goedkeuring worden geïmplementeerd binnen de structuur van de organisatie en dus het WebGis zelf. Dit betreft in het huidige project een adviesrapport voor de gemeente Den Haag en zijn WebGis, met bijbehorende verbetervoorstellen voor de softwareontwikkelaar Esri Nederland. Hoe het uiteindelijke product er uit is komen te zien, is in bijlage C in te zien.
De nazorg fase
De nazorgfase binnen de projectmanagementmethode van Roel Grit is de afsluitende fase (bijvoorbeeld implementatie). Aangezien het eindproduct aan beide opdrachtgevers in de realisatiefase is opgeleverd, heeft mijn project geen nazorgfase gekend.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
2.1.3 Jesse James Garrett’s “The elements of user interface”
The elements of user interface is de ontwerpmethode waarmee gewerkt is binnen het doorlopen afstudeertraject. De reden waarom hiermee gewerkt is, is de koppeling die goed te leggen is tussen de producten die het project in zich heeft en de techniek. Hier zal geen (web) applicatie of website worden gecreëerd, maar zal deze primair op usability aspecten worden gebruikt.
Een ander voordeel met deze ontwerpmethode is dat deze methode goed samenwerkt met de methode van Roel Grit, zoals in paragraaf 2.1.2 te lezen. Binnen het traject zijn niet alle fases uit The elements of user interface doorlopen, aangezien niet alle fases nuttig zijn als er geen “tastbaar product” zal worden opgezet als eerder genoemde webapplicatie of website. Onderstaande afbeelding geeft een overzicht van alle planes uit de methode van Jesse James Garrett. Daarna staat beschreven welke van deze planes werkelijk zijn gebruikt binnen het project.
Afbeelding 3
Binnen mijn afstudeertraject zijn enkel de Strategy en Scope volledig doorlopen, aangezien deze goed te gebruiken zijn binnen het project.
De structure, skeleton en surface plane zullen buiten beschouwing worden gehouden, aangezien deze ingaan op de werkelijke opzet van een product. Het product waarop onderzoek is uitgevoerd is een al bestaand product, waardoor deze fases niet meer van toepassing zijn, of in zo’n kleine mate dat dit niet kan worden gezien als het gebruik van deze plane.
De fases die gekoppeld worden met the elements of user interface bevatten de volgende:
De definitiefase zal worden gekoppeld met de Strategy plane en de Scope plane. De koppeling tussen deze aspecten is te lezen op pagina 12, hoofdstuk 4.1.
Hoe deze planes worden gekoppeld met de methode van Projectmanagement, zal binnen deze hoofdstukken verder worden beschreven. De elementen uit de methode “The elements of user interface” zullen hierin worden gekoppeld aan de producten die een fase bevat.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
2.2 De koppeling van “Projectmanagement” en “The elements of user interface” aan de
gedetailleerde planning
Om voor mijzelf goed duidelijk te houden binnen welke fase van projectmanagement welke producten worden uitgevoerd, heb ik dit binnen de gedetailleerde planning genoteerd. Hiermee is voor mij overzichtelijk te houden in welk gedeelte van het project ik mijzelf bevind en kan ik een goed inzicht behouden hoe ik ten opzichte van de planning in de tijd zit. Ook kan ik na elke voltooide milestone bekijken welke fase van projectmanagement ik in moet gaan.
Naast de verwerking van de fases van projectmanagement in de gedetailleerde planning, heb ik ook direct benoemd welke “planes” uit ontwerpmethode “The elements of user interface” hieraan gekoppeld kunnen worden. Ook hier is dit voor mijn eigen gemak en een zorgvuldige werkwijze geweest. Zo heb ik direct kunnen bekijken welk gedeelte uit de ontwerpmethode van Jesse James Garrett ik binnen welke producten heb moeten raadplegen. Het gemak hierbij is, dat je direct bij elk product kunt zien welke fase of plane je dient te gebruiken. Hiermee werk ik het meest systematisch, en dus efficiënt. Dit is voor mij een goede manier van werken geweest.
Dit is in de werkelijke systematische planning in het plan van aanpak nog niet op deze wijze opgezet, maar na een tip van examinator Ellen Grummels doorgevoerd. Hierdoor zal deze planning dus enkele afwijkingen vertonen aan die van degene in het plan van aanpak, zoals te zien in bijlage A, pagina 12
De koppeling van de fases uit de projectmanagement- en ontwerpmethode aan de gedetailleerde planning zijn in onderstaande tabel in te zien (afbeelding 4).
Afstudeer procesverslag
maart
2012
Afbeelding 4Producten Activiteiten Startdatum (week) Einddatum
(week) Fases v. Methoden
Interviewuitslagen Interviewen opdrachtgever, bedrijfsmentor en andere belanghebbende 1 1 Initiatiefase Informatievergaring softwareontwikkelaar 1 1 Inlezen organisatie en softwareontwikkelaar 1 1
Plan van aanpak Bedrijfsorientatie uitvoeren 1 1 Initiatiefase
Risicoanalyse uitvoeren 1 1
Planning opstellen 1 1
Doelstellingenrapport Doelstellingen onderzoeken 2 2/3 Definitiefase
Doelstellingen testen op
behaald/niet behaald 3 3 Strategy Plane
Nieuwe doelstellingen
bepalen 3 3
Benchmark SWOT-analyse uitvoeren 3 3 Definitiefase
Uitvoeren concurrentie
analyse 3 3 Scope Plane
Uitslagen verwerken 3 4
Persona’s
Onderzoeken
werknemersopbouw 4 4 Definitiefase
Doelgroep bepalen 4 4 Strategy Plane
Doelgroep segmenteren tot
persona’s 4 4
Testtaken Persona’s analyseren 5 5 Voorbereidingsfase
Testtaken creëren 5 5 Testtaken testen op relevantie 5 5 Testrapport (Usability)tests uitvoeren Ontwerpfase 6 6 Voorbereidingsfase Testuitslagen analyseren en verwerken 6 7 Verbetervoorstellen creëren 7 8 Vergelijken WebGIS 3.3 en 4,0 8 8 Adviesrapport Verbetervoorstellen verwerken 9 9 Realisatiefase Knelpunten oplossingen analyseren Geoweb 3.3 vs. 4.0 10 11
Creëren Mock-up nieuw
programma 10 10
Adviezen voor optimalisatie
doelstellingen meenemen 10 11
(mogelijk) nieuwe doelstellingen opstellen en
testen 11 12/13
Advies uitbrengen voor optimalisatie Geoweb
Afstudeer procesverslag
maart
2012
3 Initiatiefase
In de eerste fase van projectmanagement van Roel Grit is het zaak om het project op te starten. Waar in hoofdstuk 1.4 al is besproken dat binnen de initiatiefase zou worden ingegaan op de totstandkoming van de opdracht, staat dit in onderstaand hoofdstuk uitgebreid besproken. Dit plan is in deze fase van de methode het eindproduct.
3.1 Opstellen van het plan van aanpak
Het plan van aanpak is het eerste document dat opgesteld is binnen het afstudeertraject. Hierin staat de opstart van het gehele project beschreven. Hier is onder andere de opdrachtomschrijving uitgediept, een inzicht gegeven in beoordelingen en verantwoordelijkheden, is er een risico analyse uitgevoerd en zijn er planningen voor het afstudeertraject opgezet. Op welke wijze dit alles is verlopen, en de gemaakte keuzes hierbinnen, staan in onderstaand hoofdstuk verder weergegeven.
3.1.1 Het creëren van de opdrachtomschrijving
Het hoofdstuk over de opdrachtomschrijving bevat zoals de naam doet vermoeden een omschrijving van de afstudeeropdracht. Tot deze opdracht is gekomen door de aanleiding en het probleem te constateren en hierbij een doelstelling te stellen voor het traject. Hierbij worden de producten die opgeleverd dienen te worden direct meegenomen om een duidelijk inzicht te geven in wat er voor tastbaars is na afloop van het traject. Deze zaken zijn in onderstaand hoofdstuk uitgediept. Ook is er een inzicht te nemen in de activiteiten die gepaard zijn gegaan met de totstandkoming.
De opdracht:
De opdracht die aan het begin van het afstudeertraject naar voren is gekomen, is de volgende:
“De opdracht die er op dit moment ligt, is dat het softwarepakket WebGis Den Haag in functioneel- en usability opzicht mogelijk niet geheel aansluit op het verwachtingspatroon van de eindgebruiker, in dit geval de
ambtenaar. Hierbij dient gedacht te worden aan plaatsing van functieknoppen, gebruikte terminologie en de gehele (menu)opbouw van het programma. Hier zal getest worden welke knelpunten het WebGis momenteel heeft op de verschillende aspecten, en zal bekeken worden welke verbeteringen hierin wellicht toegepast kunnen worden voor de latere versies. Deze punten zullen worden geanalyseerd op aansluiting met bekende usability richtlijnen van Jakob Nielsen, alsmede met de richtlijnen van webcartografie, opgesteld door
GeoNovum. De opdrachtgever zal naast een adviesrapport ook de nodige randdocumentatie ontvangen, zoals een testrapport en verbetervoorstel voor nieuwe WebGis versies.”
Deze opdracht is door de invulling van onderstaande elementen tot stand gekomen. Zo is er in de meervoudige gesprekken met Gert-Jan van der Weijden, Kees Wassenaar en Antoine Gribnau voor aanvang van het project precies duidelijk gemaakt waar de aanleiding van het onderzoek lag en wat er verwacht werd binnen de periode.
Aan de hand van deze gesprekken is er een projectplan opgezet die de opdracht specifiek heeft beschreven. Deze is enkele malen aangepast om aan de eisen en wensen van zowel de opleiding als de opdrachtgever te voldoen. Hierbij dient gedacht te worden aan een andere zinsaanduiding en een vakgerichtere terminologie.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
De aanleiding:
Aan de hand van de gesprekken, zoals zojuist benoemd, is naar voren gekomen dat er enkele punten binnen het WebGis Den Haag verbeterd kunnen worden op het gebied van usability. Deze viewer schijnt niet voor alle gebruiksgroepen even gebruiksvriendelijk en begrijpelijk te zijn opgezet.
Uit deze gegevens is de volgende aanleiding komen zetten:
“Naar aanleiding van ervaring uit het verleden en eerder uitgevoerde tests op het gebied van functionaliteit binnen Geoweb en het WebGis, is naar buiten gekomen dat de werking en de opbouw van het programma niet volledig aansluit op wat de eindgebruiker verwacht van het WebGis. Op deze wijze mist de (sporadische) gebruiker het uiteindelijke doel en zal deze niet optimaal gebruik kunnen maken van de mogelijkheden van het WebGis. Doordat de verwachtingspatronen anders kunnen uitvallen dan vooraf wordt gedacht, loopt men de kans dat de participatiegraad van het softwarepakket ondermaats blijft. De vraag is hoe de verschillende doelgroepen van WebGis eruit zien en hoe goed men overweg kan met het softwarepakket. Ook is het belangrijk te onderzoeken of het programma aansluit op het verwachtingspatroon van de verschillende gebruiksgroepen.”
De probleemomschrijving:
Door het gebrek aan kennis en de verschillende verwachtingspatronen van het systeem WebGis kunnen niet alle eindgebruikers van het softwarepakket het potentieel er uit halen. Dit komt voort uit zowel aspecten van usability als op het technische vlak. Doordat de doelstellingen niet door iedere gebruiker kunnen worden behaald, mist het programma zijn werkelijke doel. Binnen mijn afstudeertraject zal de focus enkel liggen op het usability aspect. Er zal bekeken worden of de knelpunten enkel in Geoweb (en WebGis) liggen of dat deze al in ArcGis (de ondersteunende database) beginnen.
De probleemstelling is hierbij als volgt opgesteld:
“Niet alle gebruikersgroepen kunnen overweg met de verschillende aspecten van het softwarepakket Geoweb waardoor doelstellingen niet kunnen worden behaald.”
De doelstelling:
Kijkend naar de knelpunten die er zich momenteel bevinden binnen het geografisch informatiesysteem van de organisatie, is er de volgende doelstelling voor het project gemaakt:
“Binnen het programma WebGis zijn er doelstellingen bepaald. Onderzocht zal worden of deze doelstellingen
worden bereikt en/of hoe deze kunnen worden bereikt.Aan de hand van tests zal het softwarepakket worden geanalyseerd en aangepakt om deze doelstellingen optimaal te bereiken. Hiermee zal het gebruikersgemak worden gediend. Ook zal er een verbetervoorstel worden opgenomen om de knelpunten in gebruiksgemak in latere versies te verhelpen. Naast het WebGis zal de versie 3.3 van Geoweb hiervoor grondig worden geanalyseerd en getest, waarna bekeken zal worden of de bevindingen worden verholpen in versie 4.0. Adviezen over verbetering van het softwarepakket komen in het eindrapport terug.”
Hieruit komt naar voren dat er goed gekeken moet worden hoe de verschillende groepen gebruikers maximaal kunnen worden voorzien in hun geografische informatiebehoefte. Zo dient er bijvoorbeeld gekeken te worden hoe het programma moet worden opgezet om zowel de beginnende als ervaren gebruiker tevreden te stellen. Om deze reden is het van essentieel belang dat ik goed bekijk hoe verschillende groepen binnen de organisatie omgaan met de huidige viewers en hoe goed zij alle functionaliteiten begrijpen en kunnen gebruiken. Uit deze gegevens en resultaten dient er een advies te komen om de gevonden knelpunten te verhelpen.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
De op te leveren producten:
Waar binnen het afstudeertraject voor zowel het opleidingsinstituut als voor de organisatie opdrachten uitgevoerd moeten worden, levert dit een aantal producten op.
Dit betreft de volgende documenten:
Plan van aanpak
Doelstellingenrapport Benchmark Persona’s Testtaken Testrapport(testplan) Adviesrapport
Alle documenten zullen overigens meegeleverd worden als bijlage.
3.1.2 Het uitvoeren van de beoordelingen en verantwoordelijkheden
Het gedeelte over de beoordelingen en verantwoordelijkheden speelt vooral in op de manier waarop ik binnen de organisatie sta en welke personen mij ondersteunen en beoordelen op het geleverde werk. Deze zaken zullen hieronder kort beschreven staan.
Beoordeling:
De beoordeling naar aanleiding van mijn afstudeertraject zal gebeuren door Gert-Jan van der Weijden. De bovengenoemde is namelijk mijn bedrijfsmentor en opdrachtgever en heeft dus ook het meeste en beste inzicht in mijn activiteiten en werkzaamheden. Gert-Jan kan dus als beste oordelen over de werkzaamheden tijdens de afstudeerperiode. De eerder genoemde Gert-Jan van der Weijden is Adviseur Geo-ICT binnen de bedrijfstak waarin ik werkzaam ben.
De documentatie die gekeurd moet worden zal dus ook voltrokken worden door Gert-Jan van der Weijden en tevens zal hij het aanspreekpunt zijn van de betrokkenen binnen de opleiding.
Verantwoordelijken:
De verantwoordelijken die in het project zijn betrokken zijn zoals eerder genoemd (pagina 8) de leden van de afdeling Informatie management, en hierbij voornamelijk Gert-Jan van der Weijden en Kees Wassenaar. Deze afdeling bestaat uit drieëntwintig werknemers. Aangezien een ruim aantal personen al een lange tijd in het vak zitten, kan ik bij meerdere personen terecht voor advies of vragen over mijn project.
Bij afwezigheid van de bedrijfsmentor ben ik begeleid door afdelingsmanager Kees Wassenaar en is er een senior medewerker die zich over mij heeft ontfermd. Dit is vooral Ed Visser geweest. De verantwoording heb ik dus aan meerdere personen kunnen afleggen en op deze wijze zijn er een aantal mensen geweest die een goed inzicht hebben gekregen in de opdracht en de voortgang.
Organogram:
Om aan te geven wat mijn positie is geweest tijdens het doorlopen traject, heb ik het plan van aanpak voorzien van een aantal organogrammen. Deze zijn allen in te zien in bijlage A, vanaf pagina 6. De meest uitgediepte van de afdeling is tevens in hoofdstuk 1.2, pagina 8 in te zien.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
3.1.3 Het vervaardigen van een risicoanalyse en bijbehorende oplossingsrichtingen
Het plan van aanpak is de ideale plek geweest om een risicoanalyse uit te voeren. Hier heb ik gekeken naar eerdere projecten en bekeken welke knelpunten zich wel eens hebben voorgedaan. Hierbij zijn de volgende risico’s naar voren gekomen:
Tijdnood
Onvoorziene knelpunten
Ziekte
Meerdere betrokken partijen
Verhuizing
Absentie en/of ziekteverlof betrokken personen
Vooral de ziekte en tijdnood zijn een belangrijk aspect om risico mee te houden. Aangezien mijn eerder doorlopen afstudeerperiode veel stress bevatte op het eind van de periode en ik veel moest doen in de laatste week, heb ik besloten nu meer vooruit te plannen. Dit is in paragraag 3.1.4 in te zien.
Door mijn chronische aandoening (ziekte van Crohn) is ziekte voor mij ook altijd een punt om mee te nemen in de risicoanalyse. Hoe de risico’s zijn opgevangen, kan worden gelezen in het plan van aanpak, bijlage A, pagina 8.
3.1.4 Het opstellen van een activiteitenplanning
Hieronder is de milestoneplanning te zien. Hierop worden de milestones aangegeven die ik in mijn project mezelf heb opgelegd en heb deze zo nauwkeurig mogelijk proberen te volgen om te zorgen dat alles op tijd af zou komen en er geen vertragingen in de opdracht zouden plaatsvinden.
De begin- en einddatum van producten zal in weken worden genoteerd om het geheel overzichtelijk te houden.
ID Task Name Start Finish Duration
nov 2011 dec 2011 jan 2012 feb 2012 mrt 2012
20-11 27-11 4-12 11-12 18-12 25-12 1-1 8-1 15-1 22-1 29-1 5-2 12-2 19-2 26-2 4-3 11-3
1 Interviewmomenten 14-11-2011 18-11-2011 1w
2 Plan van aanpak 14-11-2011 18-11-2011 1w
3 Doelstellingenrapport 21-11-2011 2-12-2011 2w 4 Benchmark 2-12-2011 15-12-2011 2w 5 Persona’s 16-12-2011 22-12-2011 1w 6 Testtaken 23-12-2011 29-12-2011 1w 7 Testrapport 30-12-2011 12-1-2012 2w 8 Adviesrapport 13-1-2012 16-2-2012 5w 9 Procesverslag 21-12-2011 27-3-2012 14w afbeelding 5
Achteraf bekeken is de planning vrij goed aangehouden, al is er eerder begonnen met het afstudeerverslag. Ook hebben de opstartdocumenten langer in beslag genomen dan vooraf gepland. Dit is vooral geweest door afwezigheid binnen vakantieperiodes en herpositionering van betrokkenen, zoals eerder benoemd.
Ook is het adviesrapport groter uitgevallen dan vooraf gedacht, maar dit is opgevangen door het eerder beginnen met het afstudeerverslag.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
4 Definitiefase
Waar binnen startende projecten in de definitiefase pas wordt begonnen met het opstellen van het plan van aanpak, heb ik ervoor gekozen om deze activiteit mee te nemen in de initiatiefase. De reden waarom hiervoor is gekozen, is dat binnen de initiatiefase er nog geen sprake is van een project en men de opdrachtomschrijving duidelijk moet krijgen voor alle betrokken partijen. Hier ligt een duidelijke koppeling met het plan van aanpak, aangezien deze sterke overeenkomsten vertoond met het opstellen van een projectplan. Zo bevat het plan van aanpak een dieper inzicht in hoe het project zal worden opgezet en welk pad er zal worden doorlopen. Binnen de definitiefase heb ik als doel genomen om duidelijk te krijgen om welke reden het WebGis is opgezet, voor wie dit primair is gedaan en hoe het programma zich kan meten met soortgelijke pakketten. Hiermee zal direct duidelijk worden wat het product kan en wat welke gebruikersgroep kan bereiken.
4.1 Koppelen met de Strategy- en Scope plane
Waar ik ervoor heb gekozen om binnen de definitiefase duidelijk te krijgen voor wie het WebGis is opgezet, wat het product kan (en moet kunnen) en hoe het product in de markt ligt ten opzichte van soortgelijke producten, is de definitiefase uit Projectmanagement van Roel Grit zeer goed te koppelen met de Strategy en Scope plane uit “The elements of user interface” van Jesse James Garrett. Onderstaande onderverdeling zal weergeven welke producten binnen de definitiefase overeenkomen met de fases uit the elements of user interface. Ook zullen hierbij vaktermen worden weergegeven en verduidelijkt aan de hand van een koppeling met een product.
4.1.1 De koppeling met de Strategy plane
Binnen de strategy van een project, zoals beschreven door Jesse James Garrett, is er een sterke overeenkomst tussen de begrippen “site objectives, user objectives en user segmentation” en de producten die binnen deze fase zijn uitgevoerd aan de hand van projectmanagement. Zo moet er binnen de site objectives duidelijk worden wat er met de site of het product bereikt dient te worden. Voorafgaand aan het project heb ik aangegeven, dat er onderzocht zou gaan worden wat de doelstellingen van het WebGis zijn. Deze doelstellingen worden ondersteund door site objectives. Hoofdstuk 4.2 zal hier verder op ingaan.
Waar ik binnen de doelstellingen en hierbij behorende site objectives in ga op wat er met het product bereikt dient te worden, is een ander voorkomend aspect binnen de strategy plane de user objectives. Dit is gekoppeld aan de user segmentation. In dit onderdeel van de strategy plane is het belangrijk duidelijk te krijgen welke doelen een gebruiker heeft, gekoppeld aan een onderverdeling van werkelijke gebruikers. Dit onderdeel heeft sterke connecties met de persona’s die zijn opgesteld (Bijlage C, pagina 98) om duidelijk te krijgen voor welk doel zij het product gebruiken. Zo worden zowel de user objectives als de user segmentation gedekt door het gebruiken van persona’s. De primaire waarom ik met persona’s heb gewerkt, is het duidelijk krijgen van de functies die de gebruikers in het WebGis nodig hebben. Mede hierop heb ik de testtaken uit de usabilitytests opgesteld. Ook hier is de connectie tussen een product binnen de definitiefase en een plane van the elements of user interface dus sterk aanwezig. Hoofdstuk 4.3 zal u een dieper inzicht geven in de gemaakte keuzes bij het opzetten van de persona’s.
4.1.2
De koppeling met de Scope plane
Binnen de scope van het project, zoals beschreven door Jesse James Garrett, worden primair de functional specifications besproken. Wat hiermee wordt bedoeld, is dat binnen deze fase van het project er duidelijk moet worden wat het product moet kunnen.
Waar het binnen mijn project een bestaand product betreft, heb ik hier de keuze gemaakt voor het uitvoeren van een benchmark. Binnen een benchmark zal er worden bekeken welke functionaliteiten een product heeft, hoe vergelijkbare producten eruit zien en zal er hierbinnen een SWOT-analyse1 worden uitgevoerd. De koppeling tussen de definitiefase en de scope plane is hier dus op deze wijze aanwezig. Hoofdstuk 4.4 zal dieper ingaan op de werkelijke opstelling van deze benchmark.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
4.2 Opstellen van de doelstellingenrapportage
Waar de opstart van het project met het plan van aanpak en veelvuldige gesprekken met belanghebbenden van start is gegaan, was het hierna zaak duidelijk te krijgen wat het primaire doel geweest is van het opzetten van het geografische informatiesysteem WebGis Den Haag. Dit is van groot belang om duidelijk te krijgen wat de opdrachtgever bij de opstart heeft verwacht van zijn applicatie. Voor mijn afstudeertraject is dit ook van belang geweest, aangezien ik binnen mijn opdracht duidelijk moet krijgen of de vooraf opgestelde
doelstellingen zijn of worden behaald.. Als ik niet weet wat de doelstellingen van het softwarepakket zijn, is het namelijk mogelijk dat een usabilitytest aspecten onderzoekt die de doelstellingen niet dekken. Hiermee zou dus het primaire doel van het onderzoek vervallen. Onderstaand hoofdstuk zal verder beschrijven hoe de opbouw van dit project tot stand is gekomen.
4.2.1 Communicatiemomenten met betrokkenen
Voordat er een werkelijke start kon worden gemaakt met de opbouw van het doelstellingenrapport, is het belangrijk geweest informatie in te winnen bij mensen die nauw betrokken zijn geweest bij de opstart van het project WebGis Den Haag. Deze personen, die vanaf het idee tot het tastbare product betrokken zijn geweest bij het project, hebben namelijk alle benodigde informatie om mij te voorzien van een inzicht van de vooraf opgestelde doelstellingen. De persoon die voor zijn detachering naar een andere afdeling binnen de gemeente mijn stagebegeleider is geweest, Antoine Gribnau, is vanaf dag één als functioneel beheerder betrokken geweest bij het opzetten van het WebGis. Samen met Ed Visser, Senior adviseur WebGis, ben ik in de eerste week van mijn afstudeertraject om de tafel gaan zitten om informatie in te winnen over het project. Zij hebben mij via een korte presentatie de globale werking en de reden tot opzet van het WebGis beschreven. Hierin heeft de gehele opbouw met ondersteunende databases, de werking, tot de aanleiding van het opzetten van het project dus aandacht gehad. Via deze persoonlijke wijze heb ik de eerste informatie verkregen voor de invulling van het doelstellingenrapport. Via Ed Visser, die ook voor GIS-magazines stukken schrijft over geografische informatiesystemen, heb ik aanvullende informatie verkregen over de aanleiding van het project met zijn nauw samenhangende doelstellingen. Een overzicht hiervan is in paragraaf 4.2.2 te lezen.
4.2.2 Het inlezen in beschikbare documentatie
Zoals in bovenstaande paragraaf beschreven, zijn er een aantal ondersteunende documenten beschikbaar geweest om mijzelf in te lezen in de opstart van het WebGis. Binnen deze documenten is een groot deel van de doelstellingen en aanleidingen besproken waarvoor gekozen is voor een enkele, gemeentebrede viewer. De documenten hebben een inzicht gegeven in zowel het programma van eisen, te gebruiken bij de opstelling van de benchmark (besproken in paragraaf 4.4) evenals in de aanleiding en opzet van het project. Dit is
gerealiseerd binnen een Project Initiation Document, opgesteld aan de hand van de methode Prince2.
Aangezien binnen deze professionele, uitgebreide manier van methodisch werken ook goed duidelijk moet zijn wat de doelstellingen zijn voor het begin van een project, is dit voor mijn traject een belangrijk stuk
documentatie geweest met veel essentiële informatie. Welke informatie deze stap mij heeft opgeleverd, is te lezen in paragraaf 4.2.3. Deze paragraaf geeft hierbij ook weer hoe de informatie tot een rapport is omgezet.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
4.2.3 Het verwerken van de ingewonnen informatie tot een rapportage
Aan de hand van zowel de gesprekken met Ed Visser en Antoine Gribnau, als het inlezen van primair het Project Initiation Document, zijn de volgende punten naar voren gekomen die hebben bijgedragen tot de
totstandkoming van het doelstellingenrapport:
Redenen opzetten Geoweb:
Binnen de gemeente Den Haag is in 2003 besloten om naar een service gerichte architectuur (via het web) over te gaan. Hierbij zouden kernregistraties en standaarden worden gebruikt, maar was er nog geen sprake van een “geo”. Bij de invoering van dit geo-gedeelte was er nog geen vast beleid, waardoor de afdelingen die behoefte hadden aan een dergelijk systeem zelf op zoek gingen naar een ontwikkelaar en de informatie op verschillende manieren naar buiten kwam. Op een gegeven moment waren er zeventien verschillende kaartviewers, allen anders opgezet en niet te integreren in één geheel.
Om dit onoverzichtelijke, niet coöpererende geheel samen te brengen, werd er besloten om over te stappen op een Geoweb. Hierbij was een belangrijke objective, dat de verschillende kaartviewers samen zouden worden gebracht tot één geïntegreerd systeem. Hierdoor zou de informatie gekoppeld worden en eenvoudiger op te vragen.
Bij de uitbesteding van dit project waren er zes aanbieders op de markt, waarvan er maar twee werkelijk een aanbieding hebben gedaan voor het project. Één hiervan was een Open Source aanbieder, de ander een Closed Source. In de keuze werd besloten voor de Closed Source aanbieder te gaan. De reden hiervoor is geweest, dat de Open Source aanbieder toendertijd te beperkte mogelijkheden had voor beheersoftware.
De uiteindelijke keuze werd softwareontwikkelaar Esri Nederland. Hiermee is een meerjarig contract afgesloten, wat vandaag de dag nog steeds van kracht is.
Doelstellingen WebGis:
Er moet op een gebruiksvriendelijke manier Geo-informatie beschikbaar worden gesteld voor alle lagen van de organisatie
Het WebGis moet ambtenaren kunnen ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden
Er moet binnen twee jaar een compleet werkend geografisch informatiesysteem worden opgezet
Het WebGis moet zowel voor de beheerders als gebruikers eenvoudig in gebruik zijn
Hierbij ondersteunende site objectives:
Samenvoegen verschillende kaartviewers tot één consistent geheel
Kaartgegevens in een globale database opslaan, niet meer op verschillende plaatsen op het web
Toegankelijk maken van geogegevens naar de gebruiker (tevens de burger in de nabije toekomst)
Geodata en Metadata opzoeken en het gebruik hiervan vereenvoudigen
Het samenbrengen van vraag- en aanbodkant van GeodataWaar deze site objectives een deel van de erboven beschreven doelstellingen dekken, is er hier nog niet bekeken op welke wijze de doelstellingen zijn behaald. Om dit te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk geweest om het WebGis dieper te analyseren. Ook is bij de totstandkoming van het rapport bekeken hoe de toekomst van het WebGis eruit ziet, om te bekijken of zij het doel hebben gesteld nog niet behaalde doelstellingen te completeren.
De site objectives zijn nog niet allen behaald, maar het grootste deel echter al wel. Hoe dit document er verder uit ziet, is in bijlage B in te zien.
Zowel de doelstellingen die het WebGis moeten dienen, de toekomstvisie en het onderzoeken of de
doelstellingen zijn behaald door middel van site objectives, hebben bijdragen aan de opzet van dit document. Hierboven zijn de belangrijkste onderdelen van dit document in te zien. Nu dit alles mij duidelijk was geworden, was het nodig om een stap verder te gaan en de user objectives en de user segmentation te gaan uitvoeren.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
4.3 Opstellen van de persona’s
Nadat zowel de doelstellingen als de site objectives zijn bepaald, zoals in het voorgaand subhoofdstuk in te lezen, werd het tijd om stap twee te zetten binnen de Strategy plane, namelijk het onderzoeken van de user objectives en het uitvoeren van de user segmentation. Hoe is gekomen tot deze onderdelen en de uiteindelijke persona’s is in onderstaand hoofdstuk te lezen.
4.3.1. Het uitvoeren van de user segmentation
Het uitvoeren van de user segmentation is het tweede onderdeel binnen strategy plane die Jesse James Garrett in zijn methode beschrijft. Wat er precies met user segmentation wordt bedoeld, is het segmenteren van de gebruikersgroep. Hier dient dus bekeken te worden hoe de gebruikersgroep eruit ziet. Aan de hand van deze gegevens zullen persona’s worden opgesteld, welke een aantal persoonskenmerken bevatten van de
desbetreffende gebruikersgroep verwerkt in een fictief persoon. Deze fictieve persoon is dus een afspiegeling van het grootste deel van de gebruikersgroep.
Bij aanvang van het opstellen van de persona’s, werd ik in het zadel geholpen door een opzet, begonnen door voormalig functioneel beheerder Antoine Gribnau. Antoine had aan de hand van een onderzoek binnen de gebruikersgroepen al duidelijk gekregen welke kaartviewers er benodigd waren voor de gebruikers. Deze opzet bevatte de volgende gegevens:
“ ambtenarenviewer
Beheerviewer
Bestemmingsplannenviewer
Bodeminformatieviewer
Duurzaamheidsviewer
Ecologische Zone viewer
KRTOPOviewer
Kunstviewer
Milieu&Vergunningenviewer
WebGis Light viewer “
Aangezien dit de viewers zijn waar mee wordt gewerkt binnen het WebGis, valt aan te nemen dat de gebruikersgroepen werkelijk deze ambtenarengroepen bevatten. Aangezien ik enkel wist welke groepen gebruikers er dus waren, diende ik contact op te nemen met Antoine Gribnau.
Reden waarom ik dit heb gedaan, is dat ik door zijn opzet wel wist welke groepen abtenaren er geselecteerd waren voor een viewer binnen het WebGis, maar was aanvullende informatie van deze groep (nog) niet beschikbaar. Samen met Antoine Gribnau ben ik binnen het persoonsbestand gaan onderzoeken welke informatie wij konden vinden over de gebruikers. Hier hebben wij, door de gegevens die de gemeente Den Haag netjes bijhoudt, een leeftijdsoverzicht kunnen vinden van de gebruikersgroepen.
Waar deze basisinformatie duidelijk is geworden, was de volgende stap om te onderzoeken waarvoor deze gebruikers het WebGis werkelijk nodig hadden. Dit is gedaan aan het onderzoeken van de user objectives, in te zien in onderstaand subhoofdstuk. De reden waarom dit is gedaan, is het kunnen koppelen van de onderdelen die de gebruiker daadwerkelijk gebruikt aan de testtaken. Hiermee kan ik dus goed onderzoeken of de doelstellingen worden behaald. Dit zijn dan voornamelijk de doelstellingen van het gebruiksvriendelijk aanbieden van Geo-informatie en het bieden van gebruiksgemak geweest.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
4.3.2 Het bepalen van de user objectives
Waar binnen de user segmentation duidelijk is geworden welke viewers er opgezet zijn voor de verschillende gebruikersgroepen, is het zaak om binnen deze viewers uit te zoeken wat het primaire doel is van de
ambtenaren die deze viewer daadwerkelijk gebruiken. Dit is begrijpelijkerwijs voor vrijwel iedere gebruiker anders, doch is er iets te zeggen over de primaire gebruiksgroep. Ook hierbij heb ik de hulp ingeschakeld van Antoine Gribnau. Aangezien Antoine nauw betrokken is geweest bij het opzetten van de werkelijke viewers en hij zelf de opstart heeft gemaakt van de persona’s, moest hij meer afweten van de gebruiksgroepen. Antoine heeft mij door middel van een korte “walk-through” door alle viewers een inzicht gegeven in de functionaliteit van de desbetreffende viewers en duidelijk geprobeerd te maken welke objectives de gebruiker binnen de viewer primair heeft. Hieronder is de lijst uit de eerdere paragraaf opgenomen, echter nu met de belangrijkste functie die de gebruiker heeft binnen de viewer.
ambtenarenviewer – een viewer gericht op elke ambtenaar, met volledige informatie over vrijwel alle beschikbare onderdelen
Beheerviewer – een viewer voor beheerders, waarbinnen alle onderdelen te testen zijn
Bestemmingsplannenviewer – een viewer primair gericht op het opvragen en inzien van bestemmingsplannen
Bodeminformatieviewer – een viewer primair gericht op bodeminformatie binnen Den Haag
Duurzaamheidsviewer – een viewer primair gericht op duurzaamheid binnen Den Haag
Ecologische Zone viewer – een viewer primair gericht op ecologische (groen)zones en de liggingen hiervan
KRTOPOviewer – een viewer primair gericht op kernregistraties adrespunten
Kunstviewer – een viewer primair gericht op kunst in de buitenruimte
Milieu&Vergunningenviewer – een viewer primair gericht op milieuaspecten en (verleende) vergunningen
WebGis Light viewer “– een simplistische viewer met enkel basisinformatie voor de sporadische gebruiker.
Nu ook daadwerkelijk duidelijk is welke doelen de gebruiker heeft binnen de verschillende viewers, konden de werkelijke persona’s verder worden ingevuld. Het doel van de gebruiker was nu duidelijk en
persoonsinformatie was binnen de user segmentation al bepaald. Het opzetten van een persona behoefte nu enkel nog fictieve informatietoevoeging over de personen. Onderstaand subhoofdstuk geeft een inzicht in de werkelijke persona’s, gevolgd door een persona om het geheel te verduidelijken. De persona’s zijn, zoals eerder aangehaald, opgesteld om met zijn user objectives input te leveren voor de testtaken.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
4.3.3 Het creëren van de uiteindelijke persona’s
Waar uit zowel de user segmentation als de user objectives een aantal punten naar voren kwamen, was het zaak om deze punten te gaan verwerken in een persona. Het doel hiervan is om een inzicht te geven in een vertegenwoordigd deel van een doelgroep, aan de hand van een fictief persoon die een groot deel van deze groep vertegenwoordigt. Aan de hand van de volgende gegevens, die uit deze aspecten zijn gekomen zoals te lezen in bovenstaande subhoofdstukken, zal verder de opbouw van de persona worden uitgelegd:
MAN 45-55 jaar (persona ambtenarenviewer)
Universiteit afgerond
10+ jaar werkzaam binnen de gemeente
Den Haag
Werkt met moderne middelen
Is bekend met het WebGis
Deze gegevens zijn aan de hand van de analyse, beschreven in paragraaf 4.3.1 en 4.3.2 gekomen. Aan de hand van deze gegevens is zichtbaar dat de persona een man van tussen de 45 en 55 jaar dient te zijn. De persona heeft een universitaire opleiding met succes afgerond. Hij moet reeds meer dan 10 jaar actief zijn binnen de gemeente Den Haag en moet gebruik maken van moderne technologische middelen. Verder is hij goed bekend met het WebGis. Ook was er bekend waarvoor de persoon het WebGis primair gebruikte.
Op dit punt wist ik dus een aantal persoonskenmerken te benoemen van de persona, waarna er gekeken diende te worden naar verdere invulling van zijn gegevens. Zo heb ik de naam, huwelijkse status en functie “verzonnen”.
Na dit alles te hebben opgenomen, moest er nog een gezicht bij de persoon komen. Om dit te regelen heb ik via een website met foto’s zonder copyright een foto gezocht van iemand die binnen de leeftijdscategorie kon vallen. Deze heb ik hier gebruikt om de persoon een identiteit te geven.
Als laatste heb ik een goede opbouw van de persona opgezet, en kwam hierbij aan een vierkante persona omlijnd door een blokkader. Dit heeft mijns inziens een professioneel uiterlijk.
Onderstaande afbeelding (volgende pagina) geeft weer hoe de persona eruit is komen te zien aan de hand van de persoonskenmerken.
4.3.4 Het gebruiken van de persona’s
Om te bekijken waarvoor de persona’s daadwerkelijk gebruikt kunnen worden, heb ik een gesprek gevoerd met de persoon die begonnen is aan het opstellen van de persona’s, namelijk Antoine Gribnau. De persona’s zullen in dit geval primair gebruikt worden om de verbetervoorstellen te bekijken aan de hand van de verschillende vertegenwoordigde groepen is de uitkomst gebleken van dit gesprek. Zo zal aan de hand van de persona’s het WebGis worden onderzocht op usability en bekeken worden voor welke groep welke aanpassingen benodigd zijn om de acceptatiegraad van de het WebGis op het gebied van usability te verhogen. Dit gaat voornamelijk in op de (consistentie van) iconenset, de menustructuur en de functies binnen het WebGis. Hoe hier verder op is ingespeeld, is in te zien in het adviesrapport, te vinden als bijlage C.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
Voorbeeld persona Ambtenarenviewer
Hans Pronk is 51 jaar oud en woont in Mariahoeve, Den Haag. Hans gebruikt de Ambtenarenviewer van WebGIS.
Voor de analyses die Hans uitvoert, gebruikt hij meestal de basiskaart om gegevens op te roepen. Hierbinnen kan hij meerdere opties selecteren om informatie op te roepen en te gebruiken in zijn werkzaamheden.
Hans is al sinds 2005 weduwnaar. Hij heeft één kind, namelijk zoon Dennis van vijfentwintig jaar oud. Hans is werkzaam bij de gemeente Den Haag als beleidsmedewerker.
Hans heeft een universitaire graad behaald op het gebied van Bedrijfskunde. Hiernaast heeft hij zich verder
gespecialiseerd in data-analyse.
Hans werkt al ruim vijftien jaar voor de gemeente Den Haag.
Hans gebruikt zijn computer veelvuldig. Als dit niet voor zijn werkzaamheden is, is het wel voor het bekijken van series, het in contact blijven met zijn sociale netwerk en daarnaast vindt hij bieden op vakantieveilingen erg leuk. Hans heeft voor zijn werk ook de beschikking over een Ipad. Hij blijft dus met de tijd meegaan op het gebied van technologische ontwikkelingen. Deze gebruikt hij vooral om zijn agenda bij te houden en te notuleren tijdens belangrijke vergadermomenten. Naast zijn werk gebruikt hij ook diverse Apps op zijn apparaat.
Hans gebruikt vrijwel alle opties van de WebGIS viewer, aangezien hij zoveel mogelijk informatie wil combineren om mee te nemen in zijn adviezen in de rol van
beleidsvoerder voor de gemeente Den Haag.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
4.4 Uitvoeren van een benchmark
Na het doorlopen van de strategy plane, zoals in het voorgaande pagina’s in te lezen, werd het hoog tijd om over te stappen op de Scope plane binnen the elements of user interface. Binnen de Scope dienen namelijk de functional specifications van de applicatie duidelijk te worden. Binnen mijn project heb ik gekozen om door middel van een benchmark duidelijk te krijgen wat de applicatie kan en hoe deze kan worden vergeleken met soortgelijke applicaties. Hoe is gekomen tot de uiteindelijke benchmark ter invulling van de functional specifications is in onderstaand hoofdstuk te lezen.
4.4.1 Het inwinnen van informatie over de functionele specificaties
In hoofdstuk 4.2.2 is reeds vermeld dat naast het Project Initiation Document er de beschikking is geweest over een programma van eisen. Aangezien de functional specifications ingaan op de functionele specificaties die een product moet hebben, is hier al snel de link te leggen met het programma van eisen. In dit document zijn onder meer de volgende punten aan het licht gekomen:
Het programma dient verschillende kaartlagen te kunnen implementeren tot een consistent geheel
Het programma dient kaartviewers te kunnen onderscheiden op afdeling
Het programma dient minimaal buffering, meten, schaalfunctionaliteit, overlays en merging te kunnen bevatten
Het programma dient anti-aliasing te kunnen ondersteunen
Het programma dient samenwerking met Java, Active X en Flash te kunnen ondersteunen zonder aanschaf van aanvullende software
Het programma dient de gemeentelijke processen te ondersteunen
De gebruiker moet vanuit een legenda onderdelen kunnen selecteren
De gebruiker moet vanuit ieder bepaald punt cyclorama’s te kunnen opvragen
Waar er nog een enorm aantal overige functionele specificaties kunnen worden benoemd, is dit voor de invulling van dit document echter overbodig. Zo zijn er binnen dit programma van eisen een enorm aantal functionele en technische eisen opgesteld voor aanvang van de bouw van de applicatie. Aangezien de applicatie is opgebouwd aan de hand van dit programma van eisen, zijn (vrijwel) alle functionele specificaties volledig geïntegreerd binnen het product. Binnen de applicatie zijn deze eisen dus gevolgd. Ik heb hierbij enkel nog bekeken welke functionaliteit het programma werkelijk heeft aan de hand van iconen en zijn functies. Hiermee is het gehele programma ontleed en geeft dit u een inzicht in de functies die het WebGis bevat. Het complete inzicht is te zien in bijlage B, vanaf pagina 4.
Afstudeer procesverslag
maart
2012
4.4.2 Het selecteren van soortgelijke applicaties
Aangezien het WebGis een ondersteunend geografisch informatiesysteem is voor de gemeente Den Haag, is er in goed overleg met mijn bedrijfsmentor Gert-Jan van der Weijden besloten om soortgelijke applicaties te onderzoeken die ook binnen een stad of provincie zijn gebruikt als geografische informatiesysteem. Deze applicaties zijn echter wel richting de burger, waar het WebGis vooral op intern gebruik is opgericht. De applicaties die wij in overleg hebben besloten te bekijken, zijn Geostart en Flamingo. Geostart is de applicatie die ook binnen Den Haag op Kaart 2 is gebruikt, echter hebben wij besloten dit voor een andere stad te bekijken. Reden hiervoor is geweest dat er een ander inzicht te verkrijgen is in hoe de applicatie te gebruiken is, zonder beïnvloeding door de eigen viewer. Hiermee wil ik zeggen, dat het WebGis enigszins is ingericht aan de hand van deze viewer en vice versa en zij dus teveel overeenkomsten bevatten om goed te kunnen analyseren welke overeenkomsten en verschillen zij bevatten.
Mede hierdoor is de Geostart viewer van de stad Leiden gebruikt. De flamingo viewer is een soortgelijke viewer met zijn functionaliteiten, echter door een andere softwareleverancier opgezet. Deze is namelijk geproduceerd door de provincies zelf, naar aanleiding van een informatiebehoefte van de bevolking. Voor deze beoordeling is de provincie Drenthe als uitgangspunt genomen, aangezien deze de meest complexe viewer aanbiedt aan de gebruiker.
4.4.3 Het uitvoeren van een SWOT-analyse
Nadat de WebGis applicatie, draaiend op Geoweb 3.3, is bekeken in vergelijking met zowel de Flamingo- als Geostartviewer, te bezien in bijlage B pagina 13 tot en met 22, kon er een SWOT-analyse werden opgesteld. Het doel van een SWOT analyse is om de sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigen te bekijken van een gewenste applicatie. Waar de Flamingo en Geostart applicaties primair gericht zijn op de
informatiebehoefte van burgers en die van het WebGis op de ambtenaren, is het enigszins lastig geweest hiervan een goede vergelijking te maken. Om dit toch te kunnen doen op basis van deze programma’s, heb ik beslotende de toekomstvisie van het WebGis in de SWOT te gebruiken. Aangezien het in de nabije toekomst noodzakelijk is om naar buiten te treden voor het Haagse publiek, kon hierbij gekeken worden welke kansen en bedreigingen hierbij lagen. De sterke en zwakke punten zijn daarentegen wel opgesteld aan de hand van de huidige WebGis-viewer. Hier is uit naar voren gekomen dat:
Er is genoeg ruimte voor een uitgebreid gegevensaanbod
Door de kennis van de programmeurs is het geheel professioneel op te zetten
Er wordt gebruik gemaakt van een applicatie van een internationaal bedrijf, dus de vernieuwingen blijven komen
Er kan worden uitgebreid naar meerdere platformen
Door het gebruikte pakket kan er nauw worden samengewerkt met andere overheden om een uitgebreide viewer te realiseren
Hiernaast zijn er meer sterke en zwakke punten die het programma bezit. Om op deze aspecten in te spelen is onderstaande SWOT-matrix opgezet. De gehele SWOT-analyse is te zien in bijlage B vanaf pagina 11
