Eindverslag
Stage Munnikenheide College
Door: Remco van Trijp
Stagiair Avans hogeschool Versie: 29-06-2021 12:46:02
Eindverslag
Stage Munnikenheide College
“Incidentregistratiesysteem”
Door: Remco Antonius Jacobus van Trijp
Stagebedrijf: Munnikenheide College
Afdeling: Systeembeheer
Bedrijfsbegeleider: Kees Schrauwen
Project: Incidentregistratiesysteem
School: Avans Hogeschool
Academie: Academie voor ICT en Business
Stagebegeleider: Erco Argante
3
Voorwoord
Dit document is het procesverslag van mijn stage aan het Munnikenheide College. Deze stage was mijn afstudeerstage aan Avans hogeschool. De academie waarvan ik deel uitmaak is de Academie voor ICT en Business. Ik heb het uitstroomprofiel media systemen genomen. In dit document worden de processen welke zijn doorlopen beschreven.
Dit document is bedoeld ter beoordeling door mijn docentbegeleiders en bedrijfsbegeleider. Maar ook voor alle geïnteresseerde AIB studenten.
Er zijn natuurlijk ook een groot aantal mensen die deze stage tot een succes hebben gemaakt, deze mensen wil ik hiervoor ook vriendelijk bedanken.
Het gaat hierbij om:
De heer Ad Broks, administratief medewerker bij het Munnikenheide College welke ik ken via mijn functies bij voetbalvereniging Unitas’30. Ad heeft gezorgd dat ik bij het Munnikenheide College aan de slag kon.
De heer Kees Schrauwen, ICT coördinator van het Munnikenheide College. Tevens in de functie van stagebegeleider te vinden. Hij heeft mij begeleid gedurende het hele project. De heer John Donkers en de heer Marc Donkers, systeembeheerder bij het
Munnikenheide College. Zij gaven mij dagelijkse aansturing en konden mij voorzien van de nodige bronnen ik toegang toe nodig had.
De heer Erco Argante, Stagebegeleider vanuit Avans Hogeschool. Erco heeft mij vanuit Avans begeleid en advies&feedback gegeven over mijn werk en werkwijze. Tevens vervulde Erco de rol van studieloopbaan begeleider tijdens mijn laatste maanden op school.
En natuurlijk alle andere collega’s die ik tijdens mijn stage heb leren kennen en mij positief ondersteund hebben.
Management samenvatting
Binnen het Munnikenheide College was er geen duidelijk systeem om hardware te inventariseren. Tevens is de ICT coordinator al enige tijd bezig om een goed
incidentregistratiesysteem te verkrijgen maar wegens te hoge kosten is dit niet te doen. Een registratiesysteem is echter wel belangrijk omdat er binnen het Munnikenheide College 450 Pc’s staan waar nogal eens wat mis mee is. Dit niet in de laatste plaats omdat veel van de machines volgens de overkoepelende organisatie “OMO” al afgeschreven zijn.
Om te zien welke machines vele incidenten vertonen en dus aan vervanging toe zijn was er dus een applicatie nodig die financieel een gunstig plaatje had en dit kon registreren. Voordat ik begon met het project werden incidenten op verschillende manieren gemeld, er kon een telefonische melding worden gedaan. Men kon binnen lopen bij
systeembeheer om de melding te doen. Iedere medewerker kon een e-mail versturen naar systeembeheer met de melding erin. En er werd ook in de wandelgangen nogal eens een melding doorgegeven, dit ging vaak fout omdat men vergat wat er was gezegd.
De ICT coordinator is bezig geweest met een pakket genaamd “TopDesk” maar dit pakket was financieel niet haalbaar vanwege de aanschafkosten en de onderhoudskosten. Tevens was dit pakket veel te uitgebreid en hadden medewerkers een training nodig om het te kunnen gebruiken.
Nadat dit onderzoek afgerond was kwam ik in beeld, ik ben naar een administratief medewerker toe gestapt met de vraag of hun iets hadden liggen dat ik op kon pakken. De ICT coordinator was enthousiast en nodigde mij gelijk uit voor een gesprek waarbij hij dit verhaal vertelde en vroeg wat de (on)mogelijkheden waren. Tevens was het van belang of dit aansloot bij mijn studie en dit heb ik op voorhand aangekaart bij Ad Voesenek.
Nadat Ad de opdracht had goedgekeurd ben ik terug geweest voor een 2e gesprek waarbij
een systeembeheerder aanwezig was. Hierbij zijn de details doorgesproken en is besloten dat er een incidentregistratiesysteem werd ontwikkeld wat aansloot bij de meeste wensen van het Munnikenheide College. Dit systeem moest aansluiten op het Microsoft Office 2007 pakket omdat dit een veelgebruikte applicatie is binnen het Munnikenheide College.
5
de hoogte gesteld van de ontwikkelingen en wat er gaat gebeuren.
Hierna heeft de ontwikkeling van de database en applicatie plaatsgevonden. Dit was veel werk maar is op tijd af gekomen. Het hele programma is geschreven in PHP met een aantal scripting talen. De achterliggende database is een MySQL database met een “InnoDB” en “MYDB” engine vanwege de snelheid van aanroepen. De applicatie is een volwaardig inventarisatiesysteem met incidentregistratie geworden dat functioneert binnen het Munnikenheide College.
Na de ontwikkeling van de applicatie was het tijd voor een stukje nazorg. Het eerste wat hierin gedaan moest worden is een gebruikershandleiding schrijven. De eerste 2 weken na de lancering werden gebruikt als testfase. Eerst konden enkele medewerkers testgegevens invoeren en hierna konden alle medewerkers dit vanaf 2 verschillende locaties doen. Uit de tests kwamen een aantal verbeterpunten en deze zijn dan ook grotendeels aangepast. De verbeterpunten die de laatste dagen zijn doorgegeven zijn nog niet aangepast maar mogelijk worden deze na de zomervakantie verwezenlijkt.
Na de zomervakantie wordt gekeken wat er nog aangepast moet worden en wat dit gaat betekenen voor mij. Tevens is het mogelijk dat er eenzelfde programma wordt
Inhoudsopgave
1.0 Inleiding...7
2.0 Oriëntatie...8
2.1 Het Munnikenheide College...8
2.1.1 Organisatie...8
2.1.2 Missie & kernkwaliteiten...10
2.2 Ons Middelbaar Onderwijs...11
2.3 Werkomgeving...12
2.3.1 Bedrijfsbegeleider...13
2.3.2 Docentbegeleider...13
2.3.3 Overige personen binnen het project...14
2.4 Mijn rol in de organisatie...16
2.5 Afspraken...17 3.0 Probleembeschrijving...19 3.1 De probleemsituatie...19 3.1.1 De probleemdefinitie...20 3.1.2 De doelstelling...20 3.2 Stageopdracht...20
4.0 Methoden & technieken...23
4.1 Methoden – Agile...24 4.2 Technieken...25 5.0 Uitvoering...27 6.0 Resultaten...34 6.1 Behaalde resultaten...34 6.2 Conclusies...36 7.0 Aanbevelingen...38
7.1 Het Munnikenheide College...38
7.2 Het incidentregistratiesysteem...38
7
1.0 Inleiding
Dit document is het procesverslag van mijn afstudeerstage aan het Munnikenheide College. De opdracht van deze stage kan ik kort omschrijven als het bouwen van een incidentregistratiesysteem waarin de inventarisatie van hardware kan worden opgenomen. Tevens enige communicatiemiddel naar systeembeheer toe.
In dit document zullen de volgende onderdelen aan bod komen:
De oriëntatie binnen het bedrijf, deze is uitgebreid beschreven omdat het anders is dan binnen een normaal bedrijf. De oriëntatie is uitgevoerd in de beginfase van mijn
afstudeerstage. In dit hoofdstuk wordt een beschrijving gegeven van het stagebedrijf, een korte omschrijving van zijn overkoepelende organisatie. Tevens komen hier de personen in terug welke belangrijk zijn geweest binnen mijn stage. Er zit ook een gedeelte in met oriëntatie op het project.
Het tweede gedeelte van dit verslag gaat over de probleemsituatie welke zich voordeed. Deze probleemsituatie heeft mijn stageopdracht tot stand gebracht. Tevens worden hier een aantal andere oplossingen in genoemd welke niet door zijn gegaan.
Het volgende gedeelte gaat over de gebruikte ontwikkelmethode en de technieken welke ik gebruikt heb tijdens mijn stage. Tevens wordt uitgelegd hoe ik tot de keuze van de ontwikkelmethode ben gekomen.
Hierna wordt de uitvoering uitvoerig beschreven en worden er een aaltal schema’s weergegeven die belangrijk zijn geweest bij de ontwikkeling van de applicatie. Er wordt per fase beschreven wat er is gebeurd en hoe dit is gebeurd.
In het zevende hoofdstuk worden de resultaten welke ik heb behaald op een rijtje gezet. Dit betreffen zowel de resultaten voor mijn stage als de resultaten van de applicatie. Een zeer belangrijk hoofdstuk is hoofdstuk 8, dit hoofdstuk beschrijft wat er binnen de stage organisatie moet gebeuren om het personeel effectiever te laten werken. Tevens worden er vervolgstappen voor de applicatie geformuleerd.
Het laatste hoofdstuk bestaat uit een korte reflectie over mijn werkzaamheden. Ook wordt er beschreven wat ik geleerd heb en hoe ik dit heb geleerd. Hierin staan ook de
9
2.0 Oriëntatie
2.1 Het Munnikenheide College
Het Munnikenheide College is een middelbare school met verschillende opleidingen in het VMBO traject. De school heeft 2 vestigingen, 1 in Rucphen en 1 vestiging in Etten-Leur. Het gebouw in Etten-Leur is pas 1 tot 2 jaar in gebruik, het is een geheel nieuw gebouw aan het Trivium in Etten-Leur.
Figuur 1.1: Munnikenheide College Etten-Leur Figuur 1.2 Munnikenheide College Rucphen
2.1.1 Organisatie
Binnen het Munnikenheide College is er niet echt sprake van een functioneel
organogram, veel mensen vervullen veel verschillende functies, ook functies die niet benoemd zijn in een organisatie en/of schoolplan. Het Munnikenheide College valt onder het bestuur van OMO (Ons Middelbaar Onderwijs) wat gevestigd is in Tilburg. OMO heeft veel middelbare scholen onder zich welke allemaal dezelfde reglementen en voorschriften hebben.
OMO is een schoolbestuur van meerdere scholen voor voortgezet onderwijs in Noord-Brabant. Scholen met bijna allemaal een katholieke signatuur, die ieder op hun eigen manier voortgezet onderwijs aanbieden. Ondersteund door een krachtig personeelsbeleid en volop faciliteiten voor innovatieve ontwikkelingen.
vestiging is er een onderdirecteur. In Etten-Leur wordt deze functie vervuld door de heer Henrie van het Hof en in Rucphen door de heer Niek de Wilde. Onder deze
onderdirecteuren zitten de kernteamleiders van de sectoren en daaronder de docenten van het Munnikenheide College. Als staffunctie van de directie worden de onderwijs
ondersteunende functies genoemd. Deze vallen uiteen van conciërge tot aan de administratie van de school.
Figuur 1.4 Organogram Munnikenheide College
Zelf val ik onder de Onderwijs Ondersteunend Personeel afdeling evenals de
systeembeheerders en mijn bedrijfsbegeleider. De systeembeheerders beheren alle ICT faciliteiten met 2 personen, Marc en John waarbij John alleen de ochtenden werkt. Dit is ontzettend weinig aangezien er meer dan 400 Pc’s aanwezig zijn verdeeld over twee locaties. Het is dus van belang dat ze gestructureerd gaan werken zodat problemen en vragen sneller behandeld kunnen worden.
11
2.1.2 Missie & kernkwaliteiten
(Bron: Schoolgids Munnikenheide College 2009-2010)
Het Munnikenheide College stelt zich ten doel vanuit een christelijke levensvisie een stimulerende en veilige leeromgeving te bieden. Hier wordt gewerkt aan een verbreding van het fundament van kennis, vaardigheden en inzichten zodat elke leerling een weg kan vinden naar een passende vervolgopleiding of beroepskwalificatie en een eigen persoonlijkheid kan ontwikkelen.
Onderwijsvernieuwingen die op de school afkomen of vernieuwingsideeën die op de school leven, worden praktisch vormgegeven in de alledaagse lespraktijk. Er wordt gestreefd naar een balans tussen leerpleinen, instructie en leergebieden.
Als kernkwaliteiten ziet de school:
Aandacht voor de individuele leerling.
Zorgvuldige begeleiding en advisering van de leerling. Belangstelling en respect voor elkaar.
Zorg voor kwaliteit en aandacht voor de sociaal-culturele vorming van de leerling. Leren door activerende didactiek.
2.2 Ons Middelbaar Onderwijs
(Bron: Schoolgids Munnikenheide College 2009-2010; schoolplan Munnikenheide College 2010-2014; website OMO.)
Het Munnikenheide College valt onder het Bevoegd Gezag van de Raad van Bestuur van de vereniging Ons Middelbaar Onderwijs (OMO). De Raad van Bestuur is daarmee het schoolbestuur. De directeur heeft de eindverantwoordelijkheid voor de goede gang van zaken in de school en rapporteert rechtstreeks aan de voorzitter van de
Raad van Bestuur.
Als klankbord voor de directeur heeft de school een College van Advies. Deze bestaat uit personen die geworteld zijn in de school omringende samenleving. Het College van Advies adviseert de directeur over onderwijsbeleid en leerlingbegeleiding.
OMO heeft een organisatiestructuur net als alle andere bedrijven. Bij OMO ziet het organogram er als volgt uit:
13
2.3 Werkomgeving
Vooraf werd mij al verteld dat een school totaal anders is dan een bedrijf wat betreft opbouw, structuur, werkdruk, collega’s en alles wat hierbij hoort. Dit blijkt nu wel, er zijn vrijwel geen officiële lijnen die ook daadwerkelijk gevolgd worden. Je kunt aan iedereen wat vragen, als men geen tijd of zin heeft wordt dit ook kenbaar gemaakt.
Daarnaast is er het contact met leerlingen. Doordat ik nogal actief ben in het
verenigingsleven van Etten-Leur ken ik veel van de leerlingen en is het dus ook moeilijk dit gescheiden te houden.
Dit alles maakt het voor mij een mooie uitdaging om mijn communicatieve vaardigheden binnen de school te verbeteren. Elke persoon is anders in zijn denken, doen en functie waardoor het belangrijk is het taalgebruik en de mate van informatievoorziening aan te passen aan de persoon. Tevens is bij de docenten het leeftijdsverschil ook een belangrijke factor. Er zijn docenten (stagiaires van 19 jaar tot aan medewerkers van over de 60 jaar) die niet alle woorden begrijpen die voor de jongere docenten normaal zijn.
2.3.1 Bedrijfsbegeleider
Mijn bedrijfsbegeleider is de heer Kees Schrauwen, hij is verantwoordelijk voor mijn product. Met hem heb ik het meest te maken. Hij stuurt mij bij waar nodig en zorgt dat ik aan de gang kan blijven. Hij heeft ook samen met de directie de eindbeslissing over het project.
Van Kees verwacht ik dat hij me in de goede baan blijft sturen tijdens het project zodat ik niet te veel problemen ondervind en onderdelen twee keer moet gaan maken. Tevens hoop ik dat hij mij dingen kan laten zien binnen een school die anders zijn dan bij een bedrijf. Als ik problemen heb binnen de organisatie hoop ik dat ik bij hem terecht kan met mijn vragen. Hij moet het resultaat objectief beoordelen en bepalen of aan het gewenste niveau is voldaan.
Omdat de heer Kees Schrauwen niet bekend is met programmeren heb ik als
programmeerbegeleider Jac de Bruijn. Hij is bekend met programmeren en de technieken. Hij heeft een achtergrond als programmeur.
Tevens zijn er binnen OMO mensen werkzaam welke als dagelijks werk programmeren, bij hun kan ik aankloppen als ik er niet uit kom. Ik probeer dit echter te vermijden omdat ik denk dat ik meer kan leren door zelf dingen op te zoeken en zelf oplossingen wil vinden.
Hiervoor heb ik een boek mogen aanschaffen met alle informatie over de nieuwste versie van PHP, ook internet is een belangrijke informatiebron hiervoor.
2.3.2 Docentbegeleider
De heer Erco Argante treedt tijdens mijn stage op als mijn docentbegeleider. Ik verwacht van hem dat hij mijn stage objectief beoordeelt. Tevens verwacht ik dat hij mijn
documentatie tussentijds beoordeelt en mij bijstuurt waar nodig.
Ook zou ik graag zien dat hij voor het einde van mijn stageperiode langs komt om kennis te maken met mijn bedrijfsbegeleider en ziet wat voor organisatie het is.
Ik verwacht van hem na opleveren van documentatie, feedback over de opgeleverde documenten. Tevens houd ik graag contact met Erco aangezien hij tijdens mijn stage ook de rol van studieloopbaan-begeleider vervult.
Tijdens de terugkomdagen verwacht ik een mogelijkheid tot een gesprek met Erco om alles even op een rijtje te zetten van wat er is gebeurd en nog moet gebeuren om mijn afstudeeropdracht een succes te maken.
15
2.3.3 Overige personen binnen het project
Collega’s welke zorgen dat mijn project kan gaan draaien en de database gevuld wordt zijn:
Systeembeheer
John Donkers:
John heeft de functie van netwerkbeheerder en heeft een dienstverband van 0,7fte, hij verzorgt alle werkstations en servers binnen de 2 locaties samen met zijn zoon. John voorziet mij van veel informatie betreffende de huidige situatie van
systeembeheer en incidentmeldingen. Samen met Kees Schrauwen en mij stelt hij de functionaliteiten op die de applicatie moet bevatten.
Marc Donkers:
Marc heeft de functie van applicatiebeheerder (later dit schooljaar
systeembeheerder) en verzorgt samen met zijn vader alle werkstations en servers binnen de twee locaties.
Hij zorgt er ook voor dat er een server beschikbaar komt voor mijn applicatie zodat deze snel in een testfase gezet kan worden.
Dicky van der Borst:
Stagiair gemeente, hij verzorgt de invulling van mijn database, doet de
inventarisatie en controleert de huidige inventarisatielijsten. Tevens test hij de applicatie wanneer ik hem hierom vraag.
Directie
Carina Reuvers:
Schoolleidster namens OMO, is eindverantwoordelijke over het
Munnikenheide College. Beslist samen met de heer Kees Schrauwen en de heer Henrie van het Hof over de functionaliteiten van de applicatie. Ik presenteer mijn voortgang aan mevrouw Carina Reuvers eens in de 2 maanden. Tevens wordt er veel meegedacht over de invulling van de database en zijn functionaliteiten. Zij bepaalt welke personeelsleden tijd krijgen om de applicatie te testen.
Henrie van het Hof:
Directeur Munnikenheide College vestiging Etten-Leur, is samen met mevrouw Carina Reuvers en de heer Kees Schrauwen verantwoordelijk voor de op te leveren functionaliteiten van de applicatie. Voortgang rapportage wordt eens in de twee maanden opgeleverd en becommentarieerd door de heer Henrie van het Hof.
Administratie
Ad Broks:
Ad heeft gezorgd dat ik binnen het Munnikenheide College aan de slag kan. Hij verzorgt binnen het Munnikenheide College het financiële plaatje voor de gehele school samen met de rest van de administratieve afdeling (OOP). Binnen het project heb ik niets meer met de heer Ad Broks te maken.
Liane de Graauw:
Liane zorgt voor de informatievoorziening van personeel binnen het
Munnikenheide College. Ze bekleedt de afdeling personeelszaken samen met de andere medewerkers van de administratieve afdeling (OOP). Zij verzorgt alle formulieren ten behoeve van mijn stageperiode. Tevens loopt de communicatie van en naar mevrouw Leonie van Diepen (Avans AIB stage- en
afstudeercoördinator) via mevrouw Liane de Graauw.
Eindgebruikers
De eindgebruiker is in dit geval elke medewerker binnen het Munnikenheide College, iedereen die een account heeft op het administratieve netwerk kan deze applicatie benaderen.
Voor de back end van deze applicatie is de eindgebruiker nog niet precies vastgesteld, systeembeheer krijgt hier in ieder geval een account voor, misschien dat de
rapportagefuncties van de applicatie interessant kunnen zijn voor de directie. Na mijn afstuderen kan de afdeling systeembeheer zelf een code geven aan personeelsleden die dit verlangen.
17
2.4 Mijn rol in de organisatieBinnen het Munnikenheide College bestaat al heel lang het probleem dat er geen rapportage is over de hardware van systeembeheer. Na verschillende offertes te hebben aangevraagd en demonstratieversies te hebben geprobeerd voldeed geen van de pakketten aan alle eisen/wensen van het Munnikenheide College, of de applicatie was niet simpel genoeg om iedereen dit te laten gebruiken.
Terwijl ik op zoek was naar een stageadres kwam ik Ad Broks tegen en vertelde hem dat ik een stageadres zocht. Ad heeft daarop voor mij een sollicitatiegesprek geregeld met Kees Schrauwen. Kees zag mogelijkheden in mijn stage en een eventueel vervolg hiervan en kwam met de opdracht. In eerste instantie kwam er veel op mij af en dacht ik dat ik dat nooit zou kunnen redden. Maar omdat de opdracht in grote lijnen al beschreven stond werd het voor mij wat aantrekkelijker omdat ik overzicht had wat men wilde.
Het is een groot project maar dit zie ik als een uitdaging en ben dus op het aanbod ingegaan met de kanttekening dat school dit moest goedkeuren. Na goedkeuring van Leonie van Diepen ben ik voor de 2e keer op gesprek geweest en hebben we een aantal
afspraken gemaakt. Tevens heb ik toen kennis gemaakt met mijn toekomstige collega’s. Op welke afdeling ik kwam te zitten was toen nog een vraag. Wat in ieder geval vast stond was dat ik onder de afdeling Onderwijs Ondersteunend Personeel ging vallen. Op de eerste dag van mijn stage werd bepaald dat ik beter bij de afdeling systeembeheer kan zitten aangezien zij het meeste met dit systeem gaan werken. Ook weten zij het beste wat er in moet komen te staan en hoe medewerkers binnen het Munnikenheide College werken.
Van mij wordt verwacht dat ik een werkende applicatie oplever binnen de tijd welke ik als stageperiode omschrijf. Tevens moet er een documentatie opgebouwd worden van de
zodat gebruikers weinig tot geen fouten kunnen maken!
De implementatie van dit systeem behoort ook tot mijn taken, dit ga ik samen met systeembeheer en de heer Kees Schrauwen opzetten.
Na mijn stageperiode kan ik hier waarschijnlijk ook terecht als zelfstandige zonder personeel om het geheel af te maken. Dit project kan namelijk in verschillende afdelingen toegepast worden. Tijdens mijn stage doe ik alleen het ICT gedeelte en als er tijd over is ook het facilitaire gedeelte. Alle andere wensen zullen na mijn afstudeerstage pas gaan lopen, dit om te zorgen dat ik niet alles door elkaar ga halen.
Mijn 2e rol binnen de organisatie is adviseur over de manieren van opslag in de database.
Er moet iets unieks zijn aan alle componenten om ze te kunnen onderscheiden in de database en zo snel en simpel te kunnen handelen bij een incident. Ook advies over volgende applicaties (facilitair) is één van mijn taken.
2.5 Afspraken
Zoals bij ieder bedrijf dienen er voorafgaand aan een project afspraken gemaakt te worden. Afspraken over de interface, de werkwijze, de oplevering maar ook over de planning en het werken aan documenten voor school. School heeft ook een aantal afspraken opgedragen voor de WL2 stage.
Zowel met Erco Argante van Avans Hogeschool als met Kees Schrauwen van het
Munnikenheide College zijn er vooraf afspraken gemaakt. Een aantal van deze afspraken lagen al vast en zijn voor iedere student hetzelfde andere afspraken moesten worden gemaakt met de betreffende personen.
Een aantal van deze afspraken heb ik uit het handboek van de WL2 stage gehaald, deze zijn niet allemaal correct omdat ik een maand later ben begonnen dan mijn
medestudenten. Hierdoor zijn er een aantal data verschoven ten opzichte van mijn stage. Een aantal van deze afspraken zijn:
o Iedere vrijdag na het ICT-overleg wordt mijn werk van die week geëvalueerd. o Minimaal 8-wekelijks wordt een werkend prototype opgeleverd en gepresenteerd
aan de directrice.
o Iedere twee weken wordt een projectstatus rapport opgemaakt en naar Erco Argante verzonden
19
o In week 5 wordt het oriëntatieverslag naar school verzonden o In week 8 staat een terugkomdag op het programma
o In week 14 wordt het tussenverslag opgeleverd
o In week 17 wordt een samenvatting afstudeerproject en concept eindverslag opgeleverd
o In week 19 wordt het eindverslag opgeleverd o In week 19 wordt de poster ingeleverd
3.0 Probleembeschrijving
Binnen het Munnikenheide College bestaat er geen vaste registratieprocedure voor de inventarisatie en incidenten van ICT-componenten. Hier moest een oplossing voor gevonden worden.
3.1 De probleemsituatie
Er is geen vaste inventarisatielijst van ICT-componenten, hierdoor is het moeilijk te bepalen wat er wanneer vervangen moet worden en welke systemen problemen veroorzaken.
Een aantal jaren geleden is de ICT- afdeling op zoek gegaan naar een systeem om de incidentregistratie in op te kunnen slaan. Er zijn voor verschillende systemen offertes aangevraagd en testmodules gebruikt.
Eén van die systemen was het complete systeem van Topdesk. Het Topdesk systeem was één van de uitgebreidste
pakketten die op dat moment op de markt was, en het enige pakket wat aan alle eisen voldeed of kon voldoen.
Om alle eisen te kunnen implementeren moest er maatwerk opgeleverd worden door dit bedrijf. Dit was mogelijk maar tegen een veel te hoge prijs. Daarna is er gekeken of de kosten voor het complete systeem, waarbij je ook in de software zelf modules kon overslaan, aanschaffen een goedkopere optie was voor langere termijn. Dit bleek echter nog duurder uit te vallen.
21
naar deze prijs is hiervan afgezien.Een andere optie in dit geheel was om alleen personeel rechten te geven tot deze applicatie en dan was men met €8000, - in het eerste jaar, en €1000, - voor de volgende jaren klaar. Omdat het rendement zonder de toevoeging van de leerlingen zo laag was is toen besloten dit niet te nemen. Grotendeels vanwege de hoge kosten die niet opwegen tegen het rendement.
Tevens was het programma Topdesk zo uitgebreid dat (hoofd)gebruikers hiervoor een dag cursus nodig hadden en daarna nog niet alle functies kenden. Men had daarom ook in het achterhoofd dat er iemand aangenomen moest worden die de leerlingen begeleidde in het invullen van deze applicatie.
Op één van de twee locaties was dit geen probleem omdat daar een mediatheek met bijbehorende medewerker zat welke deze taak op zich kon nemen. Op de andere locatie lag dit echter anders, hier waren meer Pc-lokalen maar geen mediatheek en dus ook geen vrije medewerker hiervoor.
3.1.1 De probleemdefinitie
Er is geen duidelijk inventarisatieplan voor hardware. Er is geen incidentregistratiesysteem waardoor veel incidenten blijven liggen.
3.1.2 De doelstelling
De doelstelling van dit project is om inzicht te krijgen in aanwezige hardware, en daarbij de benodigde gegevens. Vaak is de vraag wanneer iets aangeschaft is, dit moet allemaal kunnen worden opgevraagd.
Tevens wil met incidenten sneller op kunnen lossen door middel van kennismanagement. Problemen met hun oplossingen moeten kunnen worden opgeslagen zodat dit later snel terug te vinden is bij een soortgelijk probleem.
Incidenten moeten worden geregistreerd bij een configuratieonderdeel zodat men kan zien welke onderdelen aan vervanging toe zijn.
De gebruikers moeten simpele problemen zelf op kunnen lossen, hiervoor wordt er een vraagbaak gerealiseerd waarop mensen zelf het antwoord op hun vraag kunnen vinden. 3.2 Stageopdracht
Om deze doelstelling te behalen was het noodzakelijk dat er een duidelijke stageopdracht omschreven werd.
De stageopdracht luidt als volgt:
Het ontwikkelen en documenteren van een webapplicatie waarin alle hardware kan worden opgeslagen die aanwezig is binnen het Munnikenheide College. De stickercode
zoals deze is opgegeven bij de installatie van de pc.
Het ontwikkelen van een webapplicatie waarop incidenten van hardware kunnen worden ingevoerd, de melder en systeembeheer krijgen hiervan dan een afschrift in hun
Munnikenheide mailbox. Tevens wordt de melding opgeslagen in een database en wordt de status ervan bijgehouden. Bij elke statusverandering wordt de melder hiervan via e-mail op de hoogte gehouden.
Van elk apparaat wordt ook een storingsgeschiedenis bijgehouden met de eventuele oplossing zodat fouten die later weer voorkomen sneller opgelost kunnen worden. Tevens dienen verschillende rapportages op te roepen te zijn zodat het overzicht ten alle tijden groot is.
Voorbeelden van rapportage zijn: Incidenten per lokaal; Incidenten per Gebruiker;
Incidenten per apparaat (storingsgeschiedenis); Openstaande incidenten;
Oplossingen per soort apparaat (FAQ); Oplossingen per apparaat;
Veelgestelde vragen; Apparaten per lokaal;
Apparaten per aanschafjaar (t.b.v. rapportage aan directie).
Voor de rapportage dient nog een goede printfunctie uitgewerkt te worden. Of de
pagina’s moeten zo opgezet worden dat de standaard print functie in Internet Explorer er goed mee overweg kan.
Alle rapportages dienen tevens naar MS Excel geëxporteerd te kunnen worden, dit moet in de webapplicatie gebeuren.
Een wachtwoord reset aanvraagformulier ontwikkelen waarbij het systeembeheer op de hoogte wordt gesteld via e-mail. Dit wordt ook opgeslagen in de database zodat de systeembeheerders kunnen terugkijken welke leerling vaak zijn wachtwoord vergeet. Zo kunnen ze hem/haar hier ook op aanspreken of samen met de leerling/mentor naar een passende oplossing zoeken.
Het ontwikkelen van een FAQ systeem wat variabel in te vullen is door systeembeheer. Gebruikers krijgen op deze manier voor dat een incident gemeld wordt, al een oplossing te zien als deze voorhanden is. Wordt waarschijnlijk gevuld als soort van vraagbaak om simpele vragen te beantwoorden, welke gebruikers vaak aan systeembeheer stellen.
23
Van elk systeem wordt een handleiding gemaakt zodat iedereen ermee kan werken. Tevens wordt voor het gehele systeem een beheerderhandleiding gemaakt met installatie-instructie. Ook de PHP code wordt voorzien van commentaar.
Het systeem moet in het intranet gehangen worden en vanaf het administratieve netwerk te benaderen zijn. Hoe we dit gaan oplossen is nog onbekend maar het is mogelijk om het educatieve netwerk af te schermen hiervoor. Dit ga ik samen met de systeembeheerders opzetten. Eventueel kan dit ook nog opgelost worden door een extra gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken voor dit systeem, maar dat is eigenlijk niet gewenst.
Alles gaat draaien op een aparte web-server zodat het volledig afgeschermd kan worden voor personen die er niets mee te maken hebben. De server wordt nog wel gebruikt als back-up van andere servers. Deze web-server ga ik samen met systeembeheer opzetten zodat er ook een ander systeem op deze server kan draaien. Tevens moet de mapstructuur zo opgezet worden dat het mogelijk is er later een verdere intranetomgeving aan vast te hangen.
De database moet zo ontworpen worden dat systeembeheer niets hoeft te doen in PHPMyAdmin, alles moet flexibel te besturen zijn. Hoe meer er wordt afgevangen met het systeem hoe minder fouten er kunnen optreden. Het moet voor de systeembeheerders wel mogelijk zijn dingen te veranderen via PHPMyAdmin.
Als programmeertaal wordt PHP/Javascript/HTML gebruikt met als achterliggende database een MySQL database welke benaderd wordt door SQL code.
Hier ben ik op gekomen omdat een webgebaseerde applicatie relatief gemakkelijk te wijzigen is en ook gemakkelijk te verplaatsen van intern op de eigen servers naar extern indien gewenst. Systeembeheer was het hier mee eens omdat er in de toekomst wellicht geen servers meer binnen de scholen hangen maar dat alles veelal uit wordt gevoerd met visualisatie en cloud-computing.
Alle documentatie wordt geschreven in MS Word/ MS Excel.
Het gehele systeem gaat in IIS 7.0 (Windows server 2008) draaien, met MySQL en PHP als extra plug-in. De database is te bereiken via PHPMyAdmin.
Om goed te kunnen testen worden mensen uit verschillende afdelingen binnen de
organisatie gemachtigd/gevraagd om een aantal uur te besteden om het systeem te testen naar hun tevredenheid. Uiteraard heb ik hier wel de medewerking van voldoende mensen bij nodig. Te weinig betrokken mensen is vaak een punt waarop een project mislukt. Tevens heb ik de afdeling systeembeheer welke mijn systeem gaan testen als het klaar is. Zelf voer ik uiteraard ook continu tests uit om te controleren of alles naar behoren
Voor dit project had ik in eerste instantie gekozen voor de DSDM ontwikkelmethode, gedurende het project ben ik er echter achter gekomen dat dit niet echt de beste keuze was voor dit project. Er zijn verschillende redenen te noemen waarom dit niet de beste keuze was.
Er is niet echt een duidelijke prioriteitsstelling, alles moet gedaan zijn om het project te laten slagen.
Tussendoor veranderen er veel eisen aan het programma. Gebruikers nemen niet actief
deel aan het ontwikkelproces, waar nodig krijg ik hier wel ondersteuning van.
Veel van de besluiten moeten eerst langst de directie. Voor de ontwikkeling van het
project was het nog niet bekend of iedereen er mee ging werken of alleen personeel.
Tests worden pas aan het eind van het project uitgevoerd.
Persoonlijk contact en mondelinge afspraken zijn hier de standaarden van communicatie.
Dit zijn onderdelen waar vooral DSDM zich in kenmerkt. De grootste voordelen van DSDM vallen hierdoor weg.
Daarnaast heb ik nog een aantal andere ontwikkelmethoden vergeleken en naast elkaar gelegd, en Agile kwam hierbij als beste uit de bus. En wel om de volgende redenen:
Project is continu uitvoerbaar. Na iedere aanpassing binnen het project wordt een nieuwe versie geplaatst. Hierdoor kunnen gebruikers en adviseurs/controleurs continu zien wat er gebeurt. De voortgang en aanpassingen/beoordelingen worden ook aan de hand van werkende projectversies bepaald.
Er zijn tijdens het project een hoop wijzigingen, dit is begonnen in de eerste week en zelfs nu worden er nog wijzigingen ingevoerd.
Belanghebbenden krijgen regelmatig een presentatie te zien met daarin de wijzigingen. Ze zijn ook echt geïnteresseerd en willen graag meedenken in het proces. Ik krijg echter goed de mogelijkheid mijn kennis te gebruiken en een advies te geven over het systeem. Ik mag ook beslissingen nemen binnen dit project.
Directe communicatielijnen zijn binnen het Munnikenheide College heel belangrijk. Er staat vrijwel niets op papier en iedereen loopt bij iedereen binnen voor informatie. Dit is niet alleen bij dit project maar in de gehele school.
Ik ben zelfs van mening dat dit iets te veel is, hierdoor worden dingen vergeten, over het hoofd gezien maar ook genegeerd.
25
Tijdens het project werden er ook delen van het netwerk aangepast zodat mijn
applicatie ook aangepast moest worden (32- en 64-bits, ISS in plaats van Apache web server, Exchange mailserver in plaats van PHP-mailserver ). Dit was soms wel lastig omdat ik hier niet op voorbereid was.
4.1 Methoden – Agile
Zoals in het hoofdstuk hiervoor beschreven ben ik van DSDM afgestapt gedurende het project en ben ik naar Agile overgestapt.
Agile is een nieuwe software ontwikkelmethode voor mij en werd aanbevolen door een medewerker van mijn stagebedrijf voor WL1.
Agile is afgeleid van de RAD ontwikkelmethode en tijdens de ontwikkeling ontworpen, opgesteld en in gebruik genomen door 17 bedrijven.
Agile beschrijft net zoals vrijwel alle ontwikkelmethoden een aantal principes voor. Bij Agile zijn deze principes bij elkaar gebundeld en “Agile Manifesto” genoemd. De volgende
principes zijn hierin opgenomen:
Deze principes sluiten grotendeels aan bij dit project. Vooral de eerste vijf principes worden sterk benadrukt.
1. De hoogste prioriteit is de klant tevreden te stellen door het vroegtijdig en frequent opleveren van bruikbare software.
2. Werkende software frequent opleveren, liefst iedere paar weken, hooguit iedere paar maanden.
3. Werkende software is de belangrijkste maat voor vooruitgang.
4. Sta open voor veranderende eisen, zelfs laat tijdens de bouw. Agile processen benutten verandering en leveren zo een concurrentie voordeel voor de business.
5. Vertegenwoordigers van de business en ontwikkelaars werken dagelijks samen gedurende het gehele project.
6. Bouw projecten rond gemotiveerde individuen. Geef hen de omgeving en de ondersteuning die ze nodig hebben en vertrouw erop dat ze de klus klaren.
7. De meest efficiënte en effectieve manier om informatie te delen in een ontwikkelteam is met elkaar te praten.
8. De beste architecturen, eisen en ontwerpen komen voort uit zelfsturende teams. 9. Voortdurende aandacht voor een hoge technische kwaliteit en voor een goed ontwerp
versterken agility.
10. Agile processen maken continue ontwikkeling mogelijk. Opdrachtgever, ontwikkelaars en gebruikers moeten een constant tempo eindeloos kunnen volhouden.
11. Eenvoud – de kunst van het maximaliseren van het werk dat niet gedaan wordt – is essentieel.
12. Regelmatig onderzoekt het team hoe het effectiever kan worden en past vervolgens zijn
De klant tevreden stellen is altijd één van de belangrijkste elementen van ondersteunend personeel. Omdat ik val onder het onderwijs ondersteunend personeel gaat dit goed op.
Er is afgesproken dat ik samen met de voornaamste stakeholders iedere week (soms 2 keer per week) om de tafel ga zitten om de voortgang door te nemen op basis van functionaliteit. Eisen kunnen per dag aangepast worden omdat men met nieuwe ideeën komt of er zijn
ontwikkelingen binnen de school. Dit is dan ook regelmatig voorgekomen. Ik zit met de hoofdgebruikers vrijwel iedere dag samen om een aantal zaken af te spreken en door te lopen. Tevens heb ik hun nodig bij de ontwikkeling omdat mijn applicatie op hun netwerk gaat draaien en ook toegankelijk moet worden gemaakt.
4.2 Technieken
Technieken die zijn gebruikt tijdens dit project zijn technieken welke binnen AIB niet veel aan bod komen. De technieken die ik heb gebruikt zijn: PHP, Javascript, ActiveX-script, SQL, ERD ontwerpen en CSS.
PHP heb ik gebruikt voor het complete systeem. Dit systeem is web gebaseerd opgebouwd door PHP. Doordat PHP een server taal is en er met PHP niets lokaal uitgevoerd kan worden was dit helaas niet genoeg.
Het PHP gedeelte is uitgevoerd met simpele en complexe coderingen. PHP heb ik geschreven in Notepad++ en kladblok. Voor PHP was Google een noodzakelijke informatiebron maar ook een boek uit
27
veel functies meerdere malen aangeroepen worden heb ik hier een apart script voor gemaakt dat in PHP geladen kan worden (via “include” of “require_once”). Javascript heb ik
geschreven in Notepad++ en hierbij was Google mijn belangrijkste informatiebron.
ActiveX is gebruikt om netwerkgegevens op te halen (inlognamen, domeinnamen en de naam van de pc). Dit was noodzakelijk om zoveel mogelijk onderdelen te automatiseren. Ook deze code wordt ingeladen in de PHP pagina’s. ActiveX heb ik geschreven in Notepad++ en een script programma van Microsoft. ActiveX kende ik nog van het project van mijn vorige stage en hier hoefde ik dus niet echt veel moeite voor te doen.
SQL heb ik deels gebruikt om de database op te zetten, ook heb ik gebruik gemaakt van de grafische interface om de database te ontwikkelen. Ook gebruik ik SQL in mijn PHP pagina’s om informatie op te vragen. Dit leverde echter nog wel wat problemen op omdat de nieuwe versie van PHP niet alle oude commando’s kan verwerken. SQL heb ik geschreven in DBmaker, dit programma gaf gelijk verbeteringen aan waar nodig.
Het ontwerpen van het ERD heeft me best veel tijd gekost, zeker het gedeelte waarin de normalisatie plaatsvond. Ik heb hiervoor ook weer even mijn geheugen moeten opfrissen met de sheets van de propedeuse.
CSS heb ik gebruikt voor de opmaak van de pagina’s, overal hetzelfde lettertype en grootte maar ook de plaats van de afbeeldingen kon ik met CSS bepalen. In CSS heb ik ook de opmaak van de printfunctie bepaald (onderdelen wel/niet afdrukken). Voor CSS heb ik op eigen kosten een cursus gevolgd bij Eduvision. Deze cursus sprak mij erg aan en ik stond echt verbaasd wat je allemaal met CSS kon bewerkstelligen. Voor het certificaat moet ik nog examen doen maar ik verwacht dat ik deze gewoon haal.
5.0 Uitvoering
In de oriëntatiefase van dit project ben ik uit gaan zoeken wat de gebruikers echt willen. Dit heb ik gedaan door veel te overleggen met de gebruikers. Tevens heb ik verschillende werkende voorbeelden aangekaart hoe het allemaal zou kunnen.
De eisen van de gebruikers waren duidelijk, het moet simpel in gebruik en overzichtelijk zijn. Vanuit het management zijn de eisen echter een stuk hoger, ze willen overzichten zien welke ze zelf kunnen filteren, exporteren naar Microsoft Excel, sorteren en opvragen vanaf elke administratieve pc.
Het is ook de bedoeling dat alle communicatie van de medewerkers naar de ICT-afdeling via dit systeem gaat plaatsvinden. Op die manier heb je een duidelijke informatiestroom en wordt alles opgeslagen.
De applicatie moet snel zijn en intern draaien zodat het beheer in eigen hand blijft. Wat betreft onderhoud op de database moet er gezorgd worden voor een klein onderhoudssysteem in de applicatie. Dit zijn alleen de simpele onderhoudstaken zoals een back-up maken van de database, optimaliseren van de database en het leegmaken van de exporteermappen.
Een belangrijk punt was ook dat de medewerkers een screenshot kunnen toevoegen aan een foutmelding. Dit geeft meer duidelijkheid aan systeembeheer waardoor systeembeheer efficiënter kan werken.
In deze fase heb ik ook kennisgemaakt met veel collega’s. Dit vind ik zelf belangrijk omdat ik deze personen nodig heb bij het testen van de applicatie. Ook de sociale contacten zijn voor mij belangrijk binnen een bedrijf. Tevens ben ik de verschillen gaan bekijken tussen een bedrijf en een middelbare school.
De verschillen tussenbeide zijn zeer groot. Binnen een bedrijf gaat alles veel strikter en moet alles op papier staan terwijl er op deze school voornamelijk mondelinge afspraken worden gemaakt. Dit gaat vaak goed maar soms wordt er iets (belangrijks) vergeten en dit roept dan irritatie op bij veel medewerkers.
Tevens wordt er door meer mensen gecontroleerd wat er met een bepaald budget gebeurt. Alle financiën zijn in te zien voor het management waardoor er vaak iets wordt besloten, terwijl er al lang een beslissing is genomen.
29
een vast aantal dagen waarvan er vaak nog een aantal dagen verplicht vrij genomen moet worden.
Door middel van een haalbaarheidsonderzoek ben ik gaan kijken of het ontwikkelen van een dergelijk systeem iets bij kan dragen aan de activiteiten van systeembeheer en daarmee het gehele Munnikenheide College.
Een risico dat ik heb moeten voorkomen was dat er verder weinig programmeerervaring was binnen het Munnikenheide College. Voor ondersteuning hierin kon ik wel terecht bij OMO. Hier ben ik achter gekomen door eens een telefoontje te wagen naar OMO.
Ook heb ik de medewerkers zo ver moeten krijgen dat ze achter mijn project staan. Dit was niet erg moeilijk omdat de situatie voor de medewerkers juist verbeterd is, al moet het nu allemaal via de officiële manier.
Door de vele plannen van de ICT-coördinator leek het een hele opgave om aan alle wensen te kunnen voldoen. We zijn al redelijk snel tot de conclusie gekomen dat een aantal onderdelen niet haalbaar waren vanwege de infrastructuur binnen het Munnikenheide College en
vanwege de korte duur van de stageperiode. We hebben daarop besloten dat alleen het ICT gedeelte van mijn opdracht tijdens mijn stage uitgevoerd zal worden.
De 2e fase (uitvoering) ben ik begonnen door een inventarisatieapplicatie te maken. Dit om
kort een indruk te geven hoe ik denk dat het eruit moet komen te zien.
Tevens heb ik een projectplanning opgesteld wat ik niet echt nauwkeurig heb gevolgd. De database had ik al voor een gedeelte ontworpen en de ontwikkeling verliep een stuk makkelijker dan verwacht waardoor de meeste onderdelen sneller klaar waren. Problemen deden zich veel voor op het laatst
toen het project van een Apache web-server af werd gehaald en op de IIS 7.0 werd gezet. Dit gaf verschillende comptabiliteitsproblemen. Door al de foutcodes te analyseren en problemen hier op te zoeken heb ik alle problemen één voor één op moeten lossen. Ook de PHP-processor gaf problemen bij de installatie op Microsoft Windows server 2008 64-BITs. Bepaalde
onderdelen functioneerden niet zoals ze moesten
functioneren. Waarschijnlijk is dit een probleem geweest wat al langer bekend was. Ik ben samen met de systeembeheerder op zoek geweest naar een oplossing voor dit probleem en we hebben zelfs naar de contactpersoon van PHP.net gebeld. Deze gaf aan dat het een probleem is en dat de 64-bit versie voor de PHP processor nog niet helemaal stabiel was.
Hierop hebben we besloten dat het beter was (zowel voor beheer van de server, Symantec Endpoint Protection en PHP) om de 32 bits versie van Microsoft Windows server 2008 te gebruiken.
31
Een ander probleem was de financiële kwestie, er is geen geld om een nieuwe server te kopen en deze in te richten als web-server. Dit was in de voorgaande fase niet aan de orde omdat er een nieuwe server zou zijn voor deze database. Dit is opgelost door een oude server te gebruiken hiervoor.
Ook ben ik er achter gekomen dat er veel fouten zitten in de huidige
inventarisatiedocumentatie. Hiervoor is een andere stagiair verantwoordelijk en deze moet dus gewezen worden op mogelijke fouten. Het is van belang dat de inventarisatie zeer secuur gebeurt. Hij moet correct, volledig en up to date zijn om de applicatie goed te laten werken.
Tijdens de ontwikkeling van de applicatie ben ik zelf continu aan het testen
geweest. Omdat ik natuurlijk niet alle invoer kan testen zijn er na de ontwikkelperiode een tiental mensen geweest die de applicatie op verschillende machines op twee locaties hebben getest. Dit verliep niet allemaal zonder problemen waardoor het nodige moest worden aangepast.
De directie had aangegeven dat er meer geautomatiseerd moest worden, de gebruikersnamen en inlognamen van het Windows profiel moesten automatisch worden aangepast. Tevens was het niet de bedoeling dat de systeembeheerders iedere keer moesten inloggen. Eens in de twee uur was voldoende. Hiervoor heb ik het inlogsysteem moeten aanpassen naar een
inlogsysteem met een sessie-cookie. Dit moest ook ingesteld worden dat de sessie pas af sloot na twee uur inactiviteit. Dit is middels cookies en ActiveX besturing en scripts opgelost. Ook een deel scripts zijn geschreven met Javascript.
Doordat in het domein niet alle instellingen uit Internet Explorer automatisch kunnen worden ingesteld, moest er een Internet Explorer migratie uitgevoerd worden door dit in het netwerk te kopiëren naar alle Pc’s. Dit was nodig omdat er een website (intranet) aan de “vertrouwde websites” moest worden toegevoegd. In de “vertrouwde websites” moest worden ingesteld dat
de ActiveX en Javascript scripts moest worden uitgevoerd. Dit was verder geen probleem maar gaf wel veel vertraging bij de ontwikkeling.
Toen de applicatie testklaar was moest deze door verschillende medewerkers worden getest. Mijn bedrijfsbegeleider heeft een aantal mensen benaderd om dit te doen. Ook zelf ben ik aan het testen geweest op de verschillende locaties. Omdat ik weet wat de applicatie kan en niet kan is het voor mij moeilijk om te testen. Verschillende mensen hebben fouten en
verbeterpunten doorgegeven welke ik nog door heb kunnen voeren.
Ook is er een gebruikershandleiding opgeleverd voor de medewerkers. Dit om een aantal zaken te verduidelijken en mensen bij vragen direct antwoord te kunnen geven middels een digitale handleiding. Op sommige plaatsen binnen de applicatie staat ook nog een
werkinstructie. Dit wordt vooral gedaan om bepaalde onderdelen te verduidelijken.
33
Tijdens de ingebruikname van het systeem ben ik continu beschikbaar geweest voor iedereen die gebruik kan maken van het systeem. Dit om eventueel oudere medewerkers, welke niet veel met een pc werken, te ondersteunen met hun meldingen.
Vrijwel alle geconstateerde fouten zijn uit het systeem gehaald. De laatste dag kwam er nog een probleem aan het licht. Omdat het een fout is die waarschijnlijk nooit gemaakt zal worden en weinig effect heeft op het presteren van de applicatie is deze niet meer opgelost.
In dit hoofdstuk wordt beschreven welke resultaten behaald zijn met deze stage, zowel voor mijn ontwikkeling als voor het Munnikenheide College.
6.1 Behaalde resultaten
Tijdens deze stage periode ben ik erg gegroeid in programmeer vaardigheden. Er zijn veel problemen aan bod gekomen waar ik een passende oplossing voor moest vinden. Dit was een project wat van begin tot eind opgezet moest worden waardoor ik alle fasen van het project zelf heb moeten doorlopen.
Binnen het Munnikenheide College is er voor het meeste personeel niet heel veel veranderd. Het hoofdproces binnen het Munnikenheide College blijft nog steeds hetzelfde. De enige afdeling waar er veel verandering plaats vindt is de afdeling systeembeheer. Deze afdeling moet via een nieuw systeem gaan werken en dit systeem bij houden.
Ze moeten samen met mij en de ICT- coordinator gaan zorgen dat het personeel bij problemen gebruik maakt van de ontwikkelde applicatie. Dit zal in het begin best lastig worden omdat men gewend is zomaar binnen te kunnen lopen bij systeembeheer.
Pas op het moment dat iedereen de applicatie gaat gebruiken kan er een maximale efficiëntie gegarandeerd worden op het gebied van incidentmeldingen. Als men iets tegen elkaar verteld komt het nogal eens door dat iets word vergeten of dat men dat klusje eerst uitvoert terwijl er al langer verschillende incidenten gemeld zijn. In deze applicatie worden de oudste incidenten als eerste getoond. Natuurlijk kunnen er wel prioriteiten gesteld worden echter moet
systeembeheer deze prioriteiten zelf leggen.
In het systeem is ook ruimte om server onderhoud te registreren zodat het duidelijk is waar de fouten zitten, welke servers te veel onderhoud vergen en dus aan vervanging toe zijn. Dit was nergens geregistreerd en het is zelfs zo erg dat men er tijdens mijn stage achter kwam dat er nog maar 1 server was daar garantie op zat.
De volgende onderdelen zijn opgeleverd: Incidentregistratiesysteem
o De applicatie die ik gebouwd heb, is volledig opgeleverd. Dit systeem is volledig opgebouwd met PHP en als ondersteunende talen heb ik Javascript, ActiveX, CSS, HTML en SQL gebruikt.
o De opzet van de stage vanuit het Munnikenheide College is geslaagd, er is een werkend incidentregistratiesysteem waarin medewerkers incidenten moeten melden en waarin oplossingen kunnen worden opgeslagen om een stuk kennismanagement te creëren.
o In deze applicatie is de inventarisatie van groot belang, als die niet wordt bijgehouden kan de medewerker geen juiste meldingen verrichten.
opgeslagen in de database zodat de systeembeheerder kunnen terugkijken welke leerling vaak zijn wachtwoord vergeet. Zo kunnen ze hem/haar hier ook op aanspreken of samen met de leerling/mentor naar een passende oplossing zoeken.
o Het ontwikkelen van een FAQ systeem wat variabel in te vullen is door systeembeheer was redelijk simpel te realiseren met een CMS, gebruikers krijgen op deze manier, voor dat een incident gemeld wordt al, een oplossing te zien als deze voorhanden is. Wordt waarschijnlijk gevuld als soort van vraagbaak om simpele vragen te beantwoorden welke gebruikers vaak aan systeembeheer stellen.
o Het systeem is in het intranet gehangen en vanaf het administratieve netwerk te benaderen, Dit heb ik samen met de systeembeheerders opgezet. Eventueel kan dit ook nog opgelost worden door een extra gebruikersnaam met wachtwoord aan te maken voor dit systeem maar dat is niet gewenst.
o De applicatie is zo ontworpen dat systeembeheer niets hoeft te doen in PHPMyAdmin, alles is variabel. Hoe meer er wordt afgevangen met het systeem hoe minder fouten er kunnen optreden. Het is voor de
systeembeheerders wel mogelijk dingen te veranderen via PHPMyAdmin. Verloopschema’s
o Er zijn verloopschema’s gemaakt van de oude situatie en van de nieuwe (gewenste) situatie. Op basis van deze schema’s heb ik mijn applicatie aangepast. De verloopschema’s van de oude (Bijlage 1) & nieuwe situatie (Bijlage 2) zijn als bijlage toegevoegd bij dit document.
Gebruikershandleiding (Bijlage 3)
o Voor de medewerkers is er een duidelijke gebruikershandleiding opgeleverd. Dit om eventuele fouten in de invoer te voorkomen. Op belangrijke punten is in de applicatie ook een werkinstructie toegevoegd of is er een blokkade van bepaalde invoer gemaakt met Javascript.
Verbeterpunten
o Tevens is er een lijst met verbeterpunten voor eventuele verdere ontwikkeling van de applicatie. Deze lijst is opgesteld aan de hand van de tests die zijn uitgevoerd. Deze lijst is grotendeels afgewerkt maar de laatste puntjes moeten nog worden verwerkt.
Authenticatie mogelijkheden
o Er is een document opgezet met een aantal mogelijkheden om in te loggen of om in te loggen op basis van de Windows-Profile informatie. Dit document heb ik samen met de systeembeheerder doorgelopen en alle voor en nadelen van de systemen naast elkaar gelegd.
UML
o Om de applicatie tot een succes te maken vond ik het noodzakelijk vooraf enkele UML schema’s op te stellen met als belangrijkste de Use-case diagrammen en specificaties. Met deze diagrammen heb ik later heel het verloop van de applicatie (en van het hele proces) op kunnen zetten waardoor de ontwikkeling makkelijker werd. Ik hoefde namelijk niet meer na te denken over de volgorde van handelingen die verricht moesten worden. Dit was voor mij tijdens voorgaande projecten iedere keer het probleem omdat je dan tijdelijk van de ontwikkeling af moet om een logische volgorde te bedenken.
6.2 Conclusies
Het Munnikenheide College is de laatste jaren erg gegroeid wat betreft de ICT. Echter blijven ze klein denken voor wat betreft de ondersteunende dienst die hierbij hoort. Dit gaat op den duur grote problemen geven omdat er met 2 systeembeheerders met samen 1,7fte geen school met +/- 450 Pc’s verdeelt over 2 locaties beheerd kan worden.
Dit zal pas opgemerkt worden als het daadwerkelijk een keer fout gaat. Het systeem wat ik heb ontwikkeld is al een grote verbetering op de werkwijze van het afgelopen schooljaar maar ook dit systeem kan geen systeembeheerder vervangen.
Er wordt te weinig gebruik gemaakt van kennis binnen de deuren, beslissingen worden genomen door hoger management terwijl nog niet eens duidelijk is of het wel gerealiseerd kan worden. Dit kan op den duur ook problemen gaan geven omdat het netwerk niet voorbereid is op grote aanpassingen terwijl deze wel gaan plaatsvinden het komende schooljaar.
Het incidentregistratiesysteem is een grote stap in de registratie van hardware en hun incidenten. Voorheen werd er niets opgeslagen behalve de e-mail die binnen kwam bij
systeembeheer, zie daar maar eens informatie over een incident in terug te zoeken. Nu kunnen de systeembeheerder bij de incidenten ook oplossingen registreren waardoor het een incident wat al eerder voorgekomen is veel sneller opgelost kan worden.
Een professioneel systeem zoals TopDesk is veel uitgebreider en bevat veel meer modules dan dat het Munnikenheide College nodig heeft. Tevens is een pakket als TopDesk zeer duur in de aanschaf en het onderhoud ervan. Medewerkers hebben speciale trainingen nodig om ermee te kunnen werken en dit kost ook weer tijd.
Mijn stage is mij erg goed bevallen. Ik ben erg gegroeid in mijn programmeervaardigheden en heb mijn kennis voor wat betreft PHP uitgebreid. Tevens ben ik op cursus geweest voor de opmaaktaal CSS. Hier heb ik veel van opgestoken en ik ben dan ook blij dat ik deze cursus heb kunnen volgen. Het Munnikenheide College is heel anders dan mijn vorig stagebedrijf (KH-Engineering). De communicatie is het punt wat mij het meeste opviel, daar er binnen het Munnikenheide College veel informeel wordt gecommuniceerd wordt er binnen
KH-Engineering vrijwel niet informeel gecommuniceerd maar alles formeel en hardcopy vastgelegd. Ook de manier van leidinggeven, werkdruk, administratie zijn compleet verschillend.
Al met al heb ik zeer veel gehad aan mijn stageperiode bij het Munnikenheide College en heeft deze stage aan mijn verwachtingen voldaan.
7.0 Aanbevelingen
In dit hoofdstuk leg ik kort uit wat mijn aanbevelingen zijn voor wat betreft het Munnikenheide College en het incidentregistratiesysteem.
7.1 Het Munnikenheide College
Het Munnikenheide College is een school welke al geruime tijd bestaat en valt onder het bestuur van een overkoepelende organisatie genaamd OMO.
Door de aansluiting bij OMO is er veel gestandaardiseerd maar zijn er ook vreemde zaken te bespeuren. Een medewerker moet eerst uit dienst treden alvorens hij/zij een hogere functie kan bekleden (bepaalde functies). Medewerkers kunnen al een aantal maanden aan het werk zijn met leerlingen voordat een “verklaring omtrent gedrag” wordt overlegd.
Systeembeheer beschikt over een eigen budget per schooljaar maar dit mogen ze niet naar eigen inzicht gebruiken. Iedereen bemoeit zich met dit budget. Controle is goed maar als iets langst veel schijven moet is er altijd wel iemand te bespeuren die het er niet mee eens is. Adviezen van verschillende afdelingen worden vaak in de wind geslagen. Ik denk dat het Munnikenheide College er baat bij heeft dat een “expert” informatie deelt met de school. Als hier daarna niets mee gedaan wordt dan heeft het geen zin om een adviserende taak te hebben of op je te nemen binnen een afdeling.
Binnen de afdeling systeembeheer staat vrijwel niets gedocumenteerd. Als de 2 huidige systeembeheerders weg komen te vallen weet niemand hoe dit opgevangen kan worden. Er staat nergens een werkinstructie beschreven voor een bepaald proces en wachtwoorden zijn alleen in bezit van deze 2 personen. Er moet een duidelijk plan komen voor systeembeheer zodat ze ook weten wat er van nieuwe medewerkers verwacht wordt.
Inhoudelijk kan ik verder weinig zeggen over het Munnikenheide College omdat ik de verdere gang van zaken niet ken.
7.2 Het incidentregistratiesysteem
Een grote stap voorwaarts is dat systeembeheer aangegeven heeft dit systeem te gaan
gebruiken waar het voor is. Op die manier wordt alles gedocumenteerd en wordt er optimaal gecommuniceerd met de medewerkers van het Munnikenheide College.
Wat er nog moet gebeuren is het volgende:
o Personeel overtuigen van de kracht van het incidentregistratiesysteem. o Personeel overtuigen de applicatie juist te gebruiken.
Verder is het belangrijk dat er up te date wordt gewerkt, het invoeren van nieuwe hardware moet gebeuren direct na het plaatsen van de nieuwe onderdelen.
Het ITIL of soortgelijk principe moet ingevoerd worden om de efficiëntie nog groter te maken. In deze applicatie wordt het ITIL principe deels afgedwongen maar er is nog te veel speling om ITIL daadwerkelijk in te voeren.
8.0 Evaluatie
In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe ik de stage heb gevonden. Er wordt beschreven wat ik aan competenties heb ontwikkeld. Ook bevat dit hoofdstuk een zelfreflectie van deze
stageperiode.
8.1 Competenties
In deze paragraaf worden de competenties die ik het meest heb ontwikkeld tijdens mijn stage beschreven.
8.1.1 Omgevingsbewust denken en handelen
Binnen een school moet je erg uitkijken wat er tegen wie gezegd wordt omdat je verschillende groepen mensen hebt binnen de school. Je hebt namelijk leerlingen, docenten, onderwijs ondersteunend personeel en directie.
Tegen al deze groepen mensen dien je jezelf anders te gedragen. Een aantal voorbeelden zijn: o Leerlingen
o Heb je tijdens je werkzaamheden weinig mee te maken, ze mogen echter niet te veel informatie vergaren over het netwerk.
o Docenten
o Dit zijn de klanten, als de docenten tevreden zijn is je werk grotendeels goed uitgevoerd. Tegen een klant praat je anders dan tegen een collega.
o Onderwijs ondersteunend personeel
o Dit zijn de collega’s in dit geval, zij zitten in hetzelfde schuitje en hebben dezelfde klanten en hetzelfde management. Tegen deze groep mensen kun je wat vrijer praten.
o Management
o Deze kun je zoals in elk bedrijf zien als je baas. Deze mensen moet je dus ook behandelen als je baas.
8.1.2 Communiceren
Tijdens deze stage ben ik veel vooruit gegaan wat betreft communicatie binnen het bedrijf. Ik heb veel geleerd van fouten van mijzelf en van anderen en ben dit ook toe gaan passen (de verbeteringen uiteraard).
Wat belangrijk is voor mij is dat alles op papier staat elke afspraak moet ik terug kunnen zien. Belangrijke personen moeten ook formeel op de hoogte worden gesteld. Ik denk hierbij aan een tussenpresentatie van het product aan het management en geïnteresseerden
8.1.3 Analyse
Om een applicatie te ontwikkelen die bepaalde problemen moet voorkomen moet je eerst goed analyseren wat deze problemen zijn. Dit heb ik gedaan door gewoon mee te kijken en te luisteren met systeembeheer en af een toe een vraag gesteld hoe het beter zou kunnen volgens hen. Uiteraard hadden medewerkers van het Munnikenheide College ook zelf al ideeën en daarmee ben ik aan de slag gegaan. Nadat ik hiermee klaar was is dit in samenspraak met bij bedrijfsbegeleider uitgevoerd.
Tevens moesten er problemen binnen de applicatie geanalyseerd worden om ze op te lossen en dit is ook gebeurd.
8.2 Reflectie van Remco van Trijp
Dit project was een van de leukste projecten welke ik tot nu toe had gedaan, dit komt volgens mij ook omdat ik wist dat er iets met deze applicatie gedaan ging worden.
Het was wel moeilijk om vanuit niets te beginnen met een applicatie waar je weinig tijd voor hebt. Er zijn zoveel onderdelen waar rekening mee gehouden moet worden. Soms zag ik deze dan ook over het hoofd en kon ik de applicatie gaan aanpassen.
Ook was het voor mij de eerste keer dat ik veranderd ben van ontwikkelmethode. Dit was wel moeilijk, zeker omdat je jezelf eerst verdiept in DSDM en daarna over moet stappen op Agile. Al met al is dit toch goed gekomen en ben ik erachter gekomen dat Agile helemaal niet ongedisciplineerd en losbandig is als dat er op sommige websites staat beschreven. Je kunt Met Agile zo gedisciplineerd werken als je zelf wilt. Enige discipline is in elk project
noodzakelijk dus het is van belang dat je jezelf hiertoe kunt zetten. Met Agile is het ook zo dat aanpassingen in het systeem makkelijk te verwezenlijken zijn. Met DSDM is het vaak zo dat er dan terug moet worden gegaan naar de documentatie om het eerst daar aan te passen, daarna te wachten op goedkeuring en daarna pas in de applicatie aan te passen.
Ik vind het jammer dat we binnen de opleiding niet meer met PHP hebben gewerkt in plaats van Java. PHP is (net zoals Java) een veelgebruikte taal en je kunt er erg veel mee. Veel bedrijven gebruiken het voor intranet of webgebaseerde applicaties.
Een minder punt van PHP vind ik dat er niets uitgevoerd kan worden op de client PC maar dat alles op de server gebeurd en deze alleen HTML weergeeft. Dit kan echter wel redelijk makkelijk worden met client-side scripts (ActiveX en Javascript).
Ik ben blij dat ik voor deze stage heb gekozen omdat ik er veel van geleerd heb, het mij toekomstmogelijkheden heeft gegeven en het een leuke school is om te werken. Tevens zijn de collega’s heel vriendelijk. Automatisering stond binnen het Munnikenheide College al vrij hoog en ik hoop dat ik hier iets aan heb kunnen bijdragen.
