Voldoet het resultaat aan de verwachtingen van de opdrachtgever?

Auteur: Reugène Provence Studentnummer: 2419093 Eerste examinator: Desiree Logger Voldoet het resultaat aan de verwachtingen van de opdrachtgever?

Voorwoord

Dit thesis rapport is geschreven in het kader van de opleiding Facility Management van de Saxion Hogescholen vestiging Deventer. De uitvoerperiode van deze afstudeeropdracht was van mei 2013 tot en met september 2013 bij de gemeente Nijmegen afdeling Vestiging Sport en Accommodaties (VSA). Mijn woord van dankbaarheid gaat uit naar een ieder die een bijdrage heeft geleverd aan dit

onderzoek. Met name de heer Martin Peters, Pim Willems en de rest van de medewerkers van de gemeente Nijmegen afdeling VSA. Ook wil ik mijn afstudeerbegeleider mevrouw Desiree Logger bedanken voor haar input, begeleiding en expertise gedurende het proces.

Samenvatting

De afdeling Vastgoed Sport en Accommodaties (VSA), bestaat uit de volgende bureaus: Bureau Administratie & Processen, Bureau Vastgoed, Welzijn & Jeugd Accommodaties, Sport & Recreatie Accommodaties en Sport. De VSA is verantwoordelijk voor het beheer van diverse welzijn- en jeugdaccommodaties, sportzalen, sporthallen, speeltuinen en gymzalen van de gemeente Nijmegen. De afdeling VSA is in deze de opdrachtgever. De gemeente Nijmegen koopt jaarlijks voor miljoenen euro’s in om te voorzien in behoeften van algemeen belang en ter ondersteuning van de eigen organisatie. De gemeente wil graag een antwoord hebben op de vraag: “Sluit het resultaat van de aanbestedingen aan bij de verwachtingen van de opdrachtgever?” Door de toepassing van verschillende onderzoeksmethoden is er antwoord gegeven op de hoofd en deelvragen en uiteindelijk op het

hoofdthema: “Voldoet het resultaat aan de verwachtingen van de opdrachtgever?” De verschillende onderzoeksmethoden waren: interviews, intensieve participerende observatie en literatuur onderzoek. Aan de hand van de onderzoeksresultaten is er een conclusie getrokken waaruit verschillende

aanbevelingen en adviezen voortvloeien. Er is geconcludeerd dat kennis, duidelijkheid/onduidelijkheid (ruis), samenstelling van de verwervingscommissie en complexiteit de belangrijkste factoren zijn die invloed uitoefenen op het proces. Door deze factoren te beïnvloeden kan de gemeente Nijmegen het proces van aanbesteden optimaliseren. De gemeente Nijmegen beschikt over de nodige kennis, alleen dient deze kennis in alle facetten aanwezig te zijn. De resultaten laten ook zien dat de gemeente Nijmegen door het beter informeren van de regionale MKB haar doelstelling om zoveel mogelijk MKB vriendelijk aan te besteden kan realiseren. De gemeente Nijmegen is een voorbeeld organisatie en dient daarom het voortouw te nemen in het bevorderen van de informatievoorziening omtrent aanbestedingen van de gemeente. Dit zou ertoe kunnen leiden dat het ijs wordt gebroken en het MKB een andere kijk kan ontwikkelen op aanbestedingen waardoor ze gaan meedoen aan het proces. Dit kan uiteindelijk resulteren in het bevorderen van de regionale werkgelegenheid.

Inhoudsopgave

4. Het Nijmeegse inkoopproces ... 15

4.1De voorbereidingsfase ... 15 4.1.1 Voorfase ... 15 4.2 Aanbestedingsfase ... 18 4.3 Besluitvormingsfase ... 23 5. Conclusie ... 26 6. Adviesgedeelte ... 29 6.1 Aanbevelingen... 29 6.2 Het advies ... 35 6.3 Implementatie ... 38 7. Nawoord ... 41 8. Literatuurlijst ... 43 Bijlagen ... 47 Bijlage 1 Duurzaamheidsladder ... 48

1.1 Duurzaamheidsladder Sanitaire Voorzieningen ... 51

1.2 Duurzaamheid ladder aanbesteding schoonmaak ... 51

Bijlage 2 Roos van Leary ... 52

Bijlage 3 Onderzoeksresultaten ... 55

3.2 Codering interviews ... 58

3.3 Schematisch overzicht van de axiaal codes en open codes, en de bijbehorende fragmenten van de interviews. ... 66

3.4 Fragmenten interviews met medewerkers ... 67

3.5 Externe interviews ... 79

3.5.1 Interview Nesu ... 79

3.5.2 Interview Atrin... 83

3.5.3 Codering gesprek Jong MKB 12 september 2013 ... 87

3.5.4 Schematisch overzicht van de axiaal codes en open codes, en de bijbehorende fragmenten van de interviews met het MKB. ... 87

3.5.5 Fragmenten interviews met het MKB ... 88

3.6 Codering observatie ... 96

3.6.1 Bijeenkomst gunning ... 96

3.6.2 Fragmenten en codes hoofdrollen Roos van Leary. Observatie ... 100

3.6.3 Staafdiagram fragmenten ... 104

3.7 Nota van inlichtingen. Documenten analyse ... 106

3.8 Documentanalyse MKB. ... 114

3.9 Documentanalyse branchevoorbeelden ... 115

Bijlage 4 Verklarende woordenlijst ... 119

Bijlage 5 De PDCA cyclus ... 120

Bijlage 6 Nijmeegse Inkoopregels 2013 ... 121

1. Inleiding

Dit rapport is geschreven in het kader van mijn afstudeeropdracht ter afronding van de opleiding Facility Management aan de Hogeschool van Saxion Deventer. In de inleiding wordt duidelijk gemaakt welke partijen deze opdracht mogelijk hebben gemaakt. In de inleiding komt ook de aanleiding voor de opdracht, het doel van de opdracht, het onderzoeksopzet en de leeswijzer aan bod.

1.1 Gemeente Nijmegen

Dit opdracht is in overleg met de gemeente Nijmegen, afdeling Vastgoed Sport en Accommodaties (VSA), vastgesteld. De afdeling VSA is in deze de opdrachtgever.

1.2 Aanleiding

De gemeente Nijmegen koopt jaarlijks voor miljoenen euro’s in om te voorzien in behoeften van algemeen belang en ter ondersteuning van de eigen organisatie. Het College van Burgemeester en wethouders wil vanzelfsprekend dat publieke gelden integer en conform wettelijke richtlijnen worden aanbesteed (Inkoopbeleid Nijmegen 2012).In het kader van de visie van de gemeente Nijmegen om publieke gelden integer en conform wettelijke richtlijnen aan te besteden, wil de gemeente er zeker van zijn dat zowel de verwachtingen van de organisatie als die van het brede palet aan

belanghebbenden waargemaakt wordt. De gemeente wil graag een antwoord hebben op de vraag: ”Sluit het resultaat van de aanbestedingen aan op de verwachtingen van de opdrachtgever?” Het onderzoeksresultaat dient als input om het proces van aanbesteden binnen de organisatie te

optimaliseren en zo het verwachtingspatroon en het resultaat beter op elkaar aan te laten sluiten.De gemeente Nijmegen streeft naar een professionele inkoopfunctie. “Professionele inkoop is het op zakelijke, integere en ethisch verantwoorde wijze en door de juiste mensen laten uitvoeren van alle activiteiten die nodig zijn om leveringen, diensten en werken van de gewenste kwaliteit, op de juiste plaats, op het juiste moment en tegen de beste prijs/risico/kosten verhouding te verkrijgen. Op zodanige wijze, dat telkens een bewuste keuze wordt gemaakt op welk (coördinatie) niveau en met welke inkoopstrategie wordt ingekocht” (Kadernota Inkoop 2013)

De opdrachtgever vindt het heel belangrijk dat het resultaat aansluit op zijn verwachtingen. Dit was de reden om een onderzoek uit te laten voeren.

1.3 Doelstelling

De doelstelling van dit onderzoek is om vast te stellen of het resultaat van de aanbestedingen overeenkomen met het verwachtingspatroon van de aanbestedende dienst, in dit geval de gemeente Nijmegen.

1.4 Leeswijzer

Hoofdstuk 2

In hoofdstuk 2 wordt de onderzoeksopzet behandeld tevens worden de hoofdvragen en de deelvragen aangegeven.

Hoofdstuk 3

Hier wordt het theoretische kader besproken, de gebruikte zoekmethoden, de methodologische verantwoording, de betrouwbaarheid en de validiteit en de begrippen komen aan bod. In paragraaf 3.2 wordt antwoord gegeven op hoofdvraag 3: wat is aanbesteden? En deelvraag 3a: wat zijn de

de rol van duurzaamheid? En deelvraag 5a: hoe past de gemeente Nijmegen duurzaamheid toe in haar aanbestedingen? Verder wordt er antwoord gegeven op hoofdvraag 6: wat betekent aanbesteden voor het MKB in de regio? Er wordt tevens antwoord gegeven op deelvraag 6a: wat is het invloed van aanbesteden op het MKB in de regio? Verder wordt er antwoord gegeven op deelvraag 6b: hoe ervaart het MKB het aanbestedingsproces?

Hoofdstuk 4

In dit hoofdstuk wordt er ingegaan op het Nijmeegse inkoopproces. Ook wordt er antwoord gegeven op deelvraag 4a: wat zijn de verschillende deelprocessen (momenten) tijdens een aanbesteding? In paragraaf 4.1.1 wordt er antwoord gegeven op hoofdvraag 2: wat is het verwachtingspatroon van de gemeente Nijmegen? En deelvraag 2a: wat is de visie van de gemeente Nijmegen? In paragraaf 4.3 wordt er antwoord gegeven op deelvraag 1b: welke rol speelt het gedrag van de mens in het beïnvloeden van het proces? En hoofdvraag 4: welke momenten zijn cruciaal in het

aanbestedingsproces? Deelvraag 4b: wat zijn de cruciale factoren in het proces van aanbesteden? En op deelvraag 4c: welke cruciale factoren zijn gekoppeld aan de verschillende cruciale momenten in het aanbestedingsproces?

Hoofdstuk 5

In dit hoofdstuk wordt er ingegaan op de conclusie en wordt er tevens antwoord gegeven op hoofdvraag 1: welke factoren spelen een rol bij het beïnvloeden van het aanbestedingsproces? Deelvraag 1a: welke fasen in het aanbestedingsproces bevorderen de complexiteit van het

aanbestedingsproces? En op deelvraag 1c: welke rol speelt de interne organisatie bij het beïnvloeden van het proces?

Hoofdstuk 6

In hoofdstuk 6 worden de aanbevelingen, de deeladviezen, het advies en het implementatieplan uitgewerkt.

Hoofdstuk 7

In dit hoofdstuk komt het nawoord aan bod waar de zelfreflectie en de waarde van deze thesis voor de branche worden behandeld.

Hoofdstuk 8

In hoofdstuk 8 treft u de literatuurlijst.

Na hoofdstuk 8 treft u de bijlagen aan. In de bijlagen treft u de duurzaamheidsladder, de Roos van Leary, de onderzoeksresultaten, de verklarende woordenlijst, de Nijmeegse inkoopregels, de Kadernota inkoop en de PDCA cyclus.

1.5 Achtergrondinformatie

De gemeente Nijmegen bestaat uit een directieraad, gemeentesecretaris en 27 afdelingen. Zij werken binnen de gezamenlijke missie: “de gemeente Nijmegen streeft ernaar een moderne

netwerkorganisatie te zijn die van buiten naar binnen werkt”. De wensen en behoeften van de mensen die in Nijmegen wonen, werken, ondernemen en samenleven staan centraal in alles wat ze doen. Er wordt gewerkt aan vraagstukken vanuit een breed perspectief en er wordt steeds gezocht naar de juiste mensen en methoden om deze vraagstukken succesvol en efficiënt aan te pakken. Binnen de organisatie wordt dit gedaan door mensen, afdelingen, projecten en initiatieven te verbinden en buiten de organisatie door beleid en projecten op transparante wijze in en met de stad te ontwikkelen

bedrijfsonderdelen actief zijn en waarbij optimale dienstverlening aan de klant centraal staat. Organisatorisch wordt onderscheid gemaakt tussen: de afdeling Vastgoed, Sport & Accommodaties (VSA), de afdeling bedrijfsondersteuning (BOS), de afdeling Directiestaf en Servicebedrijf (SB). De afdeling Vastgoed, Sport & Accommodaties (VSA) regelt activiteiten op het terrein van het gemeentelijk vastgoed, exploitatie van de sport- en culturele accommodaties in de stad, de facilitaire

dienstverlening over de gehele gemeente en ondersteunt de primaire processen ten behoeve van de directie en management. Een totaal van zo’n zeshonderd medewerkers spant zich slagvaardig en kwaliteitsgericht in om de externe en interne klant zo optimaal mogelijk te bedienen.

2. Onderzoeksopzet

2.1 Hoofdvragen en deelvragen

1. “Welke factoren spelen een rol bij het beïnvloeden van het aanbestedingsproces?”

1a. Welke fasen in het aanbestedingsproces bevorderen de complexiteit van het aanbestedingsproces? 1b. Welke rol speelt het gedrag van de mens in het beïnvloeden van het proces?

1c. Welke rol speelt de interne organisatie bij het beïnvloeden van het proces?

De bovenstaande vragen zijn beantwoord door toepassing van een combinatie van literatuur -en veldonderzoek.

2. Wat is het verwachtingspatroon of zijn de verwachtingspatronen van de gemeente Nijmegen? 2a. Wat is de visie van de gemeente Nijmegen afdeling VSA, en wat zijn de uitgangspunten van de gemeente Nijmegen bij aanbestedingen? Deze vragen zijn beantwoord met behulp van desk research.

3. Wat is aanbesteden?

3a. Wat zijn de verschillende aanbestedingsvormen?

Deze vragen zijn beantwoord met behulp van desk research.

4. Welke momenten zijn cruciaal in het aanbestedingsproces?

4a. Wat zijn de verschillende deelprocessen (momenten) tijdens een aanbesteding? 4b. Wat zijn de cruciale factoren in het proces van aanbesteden?

4c. Welke cruciale factoren zijn gekoppeld aan de verschillende cruciale momenten in het

aanbestedingsproces? Deze vragen zijn beantwoordt door de toepassing van veld- en literatuur onderzoek.

5. Hoe groot is de rol van duurzaamheid?

5a. Hoe past de gemeente Nijmegen duurzaamheid toe in haar aanbestedingen? 5b. Welke effect heeft duurzaamheid op de aanbestedingsprocedure?

Door literatuur en veldonderzoek is antwoord gegeven op deze vragen.

6. Wat betekent aanbesteden voor MKB Nijmegen?

6a. Wat is het invloed van aanbesteden op het MKB in de regio? 6b. Hoe ervaart het MKB het aanbestedingsproces?

Desk research en field research zijn toegepast bij het beantwoorden van deze vraagstukken.

3. Theoretische kader

In dit hoofdstuk komen de volgende punten aan bod, de gebruikte onderzoeksmethoden, de verantwoording van de kwaliteit van het onderzoek en de gebruikte methodes voor de

dataverzameling. Verder zal worden ingegaan op de begrippen: aanbesteden, aanbestedende dienst, duurzaamheid, gunnen, Social Return. Het kernbegrip factoren en tevens het model Roos van Leary van Timothy Leary zullen verder worden toegelicht. Ook zal er antwoord worden gegeven op de

hoofdvragen 3, 5 en 6 en de daarbij behorende deelvragen.

3.1 Gebruikte onderzoeksmethoden

De gebruikte onderzoeksmethode voor dit onderzoek is een kwalitatief onderzoek. Dit omdat deze vorm van onderzoek de mogelijkheid geeft voor diepgaand onderzoek. Verhoeven (2007) beschrijft kwalitatief onderzoek als het niet of nauwelijks gebruik maken van cijfermatige gegevens. Een aantal case studies zullen meer helderheid moeten geven, Boeije (2005) beschrijft een casestudy als volgt: “De onderzoeker bestudeert een verschijnsel in de natuurlijke context.” In dit onderzoek zal er gebruik worden gemaakt van zowel literatuur onderzoek als van veldonderzoek. Voor het literatuuronderzoek wordt gebruik gemaakt van verschillende gegevensbronnen onder andere deskresearch wat bestaat uit het raadplegen van websites, zoekmachines, boeken, tijdschriften, verslagen, beleidsdocumenten van de gemeente Nijmegen en bibliotheken. Deze bronnen zijn natuurlijk niet uitputtend. Harinck F. (2010) beschrijft het gebruiken van meerdere gegevensbronnen als triangulatie. Dit heeft tot voordeel dat een breed spectrum wordt gedekt, waardoor alle aspecten aan bod kunnen komen. De toegepaste methode voor het veldonderzoek bestaat uit (participerende) observaties en interviews met sleutelfiguren binnen de organisatie en interviews met externe organisaties. Er zal gebruik worden gemaakt van half

gestructureerd interviewen. Van Schaaijk (2011) beschrijft een half gestructureerd interview als een interview waar de mogelijkheid bestaat om een toelichting te vragen op een antwoord of zelf een toelichting te geven, ook bestaat de mogelijkheid om tijdens de interview aanvullende vragen te stellen of te formuleren.

Methodologische verantwoording Interviews

Om meer helderheid te creëren in de factoren die van invloed zijn op het aanbestedingsproces en om te onderzoeken of het resultaat voldoet aan de verwachtingen van de gemeente Nijmegen zijn er interviews gehouden met verschillende sleutelfiguren die deelnemen aan het proces, waaronder twee senior inkoopadviseurs, een senior beheerder, een productmanager, een contractmanager, gesprekken met medewerkers en externe bedrijven. Er is tijdens de interviews gebruik gemaakt van de

mogelijkheid die het half gestructureerd interviewen biedt om niet vastgestelde vragen te stellen, bijvoorbeeld een van de senior inkoopadviseurs te interviewen, omdat deze bij meerdere gemeenten aanbestedingen heeft gedaan. Er is een combinatie gebruikt tussen half gestructureerd interview en gedeeltelijk gestructureerde interview. Dit om zoveel mogelijk nuttige informatie te halen uit de interviews.

Observatie

Volgens de website Dieponderzoek (2013) is participerende observatie een methode van

dataverzameling, waarbij de onderzoeker een bestaande groep observeert door aan deze groep deel te nemen. De nadruk ligt hierbij dus op de context. Door middel van intensieve participerende observatie wordt het mogelijk zowel te analyseren wat mensen zeggen als wat mensen doen door zelf een rol te bekleden in het proces. Voor de observatie is er voor een gedeelte van dit onderzoek gebruik gemaakt van de theorie van Timothy Leary genaamd de Roos van Leary (de uitwerking is te vinden in bijlage 3.6), hiermee is er inzicht gecreëerd in de relaties van de verschillende deelnemers en antwoord te krijgen op de vraag of de mens invloed heeft op het resultaat. Er is gekozen voor het observeren van de gunningsbijeenkomst omdat hier alle belanghebbenden bij elkaar komen en kan op deze manier de gehele populatie geobserveerd worden. Tijdens dit onderzoek is er continu geobserveerd door gebruik te maken van participerende observatie, het gehele proces werd geobserveerd door participerend deel te nemen aan het gehele proces door in alle bijeenkomsten en deelprocessen een rol te spelen in het proces. Er is ook tijdens verschillende bijeenkomsten extra geobserveerd. Er is tijdens de bijeenkomst voor de gunning geobserveerd aan de hand van de Roos van Leary, hier werd gekeken of de mens invloed op het proces en op elkaar kan uitoefenen en in welke mate dit geschied. In bijlage 3.6 treft u de onderzoeksresultaten van deze bijeenkomst. Tevens zijn de bevindingen van de observatie van de nota van inlichtingen te vinden in bijlage 3.7. Tijdens interviews en gesprekken met sleutelfiguren (deskundigen in het vak, van verschillende disciplines) is er naar voren gekomen dat de

gunningsbijeenkomst en de nota van inlichtingen onder de cruciale momenten vallen, dit staat aangegeven in de onderzoeksresultaten in bijlage 3.4.3. Door dit gegeven is er besloten om deze bijeenkomsten te observeren. Bij de nota van inlichtingen is er participerend geobserveerd tijdens de bijeenkomst en er is een documentenanalyse gedaan welke te vinden is in bijlage 3.7.

Betrouwbaarheid & validiteit

Volgens Verhoeven (2007) zijn validiteit en betrouwbaarheid formele criteria voor het beoordelen van een onderzoek. Baarda (2005) geeft aan dat wanneer onderzoeksgegevens niet of nauwelijks

afhankelijk zijn van toevallige factoren, deze beschouwd kunnen worden als betrouwbaar. De betrouwbaarheid van de resultaten van het onderzoek berusten op de mate waarin toevallige fouten voorkomen worden. Om de betrouwbaarheid van dit onderzoek te vergroten is er gebruik gemaakt van triangulatie, het inzetten van verschillende methoden van data verzameling. Daarnaast is er zeer nauwkeurig te werk gegaan. De toegepaste methoden waren: interviews met sleutelfiguren die betrokken zijn bij het aanbestedingsproces, interviews en gesprekken met externe bedrijven en

organisaties. Er is gebruik gemaakt van (intensieve participerende) observaties, literatuur onderzoek en case studies. Volgens Yin (1994) is de case study gericht op het zoeken van inzicht en op het vinden van verklaringen en niet op omvang of frequentie. Door rolovername kon de onderzoeker zich verplaatsen in de positie van de betrokkenen. Het veld was de situatie of locatie waar er werd geobserveerd. Zo werd de situatie van binnenuit bekend en werd de beleving en betekenisverlening van de betrokkenen bekend. Door de zorgvuldige combinatie van de verschillende

onderzoeksmethoden wordt de betrouwbaarheid van het onderzoek gewaarborgd. Door in de meeste gevallen hetzelfde te vragen aan de verschillende respondenten is getoetst of de antwoorden

overeenstemmingen toonden.

De validiteit van het onderzoek heeft te maken met de geldigheid en de zuiverheid van het onderzoek. Validiteit bestaat uit de volgende elementen: Begripsvaliditeit, Interne validiteit en Externe validiteit.

Het gaat daarbij om de vraag in hoeverre de onderzoeksbevindingen een goede weergave geven van datgene wat zich feitelijk in de praktijk afspeelt en de vraag of de onderzoeker heeft gemeten wat hij of zij wilde meten. (Baarda, 2005). De interne validiteit wordt gewaarborgd door een empirische analyse, er zijn hiervoor ervaren sleutelfiguren geselecteerd voor de interviews waardoor ervaring fungeerde als bron van kennis, tevens is er gebruik gemaakt van intensieve participatie. Voor het verzamelen van informatie is er gebruik gemaakt van wetenschappelijke bronnen. Door gesprekken met de opdrachtgever bleef het doel van het onderzoek helder. Dit onderzoek is verricht op een afdeling van een organisatie, niet alle uitspraken gelden voor de gehele organisatie. Al zijn er conclusies die wel te generaliseren zijn. De respondenten zijn gericht select geselecteerd.

Begripsvaliditeit

De begripsvaliditeit is gewaarborgd door verschillende databronnen te gebruiken, en de voorlopige versie van het onderzoek is ingekeken door belangrijke informanten, in dit onderzoek waren deze informanten de opdrachtgever en een medewerker. Om een goede theoretische achtergrond te waarborgen is er deskresearch toegepast om de resultaten en inhoud van andere onderzoeken en beschikbare media en documentatie te kunnen vergelijken met dit onderzoek. Door met verschillende respondenten uit verschillenden disciplines een interview te houden en grotendeels aan de

respondenten dezelfde vragen te stellen is er gekeken of de vraagstelling goed is en of het correct wordt geïnterpreteerd. De vraagstelling is belangrijk bij het bepalen of het begrip correct gemeten wordt. Onderstaand wordt de externe validiteit behandeld, hier worden de respondenten weergegeven.

Externe validiteit

Bij externe validiteit gaat het om de generaliseerbaarheid van het onderzoek. Dit onderzoek is een onderzoek waar andere gemeenten ook baat bij hebben. De probleemstelling is een die bij meerdere gemeentelijke organisaties leeft en is dus te generaliseren. Om de externe validiteit te waarborgen zijn er interviews gehouden met verschillende sleutelfiguren die deelnemen aan het proces, waaronder twee senior inkoopadviseurs, een senior beheerder, een productmanager, een contractmanager, gesprekken met medewerkers waaronder de opdrachtgever en ook met externe bedrijven. De respondenten die geïnterviewd zijn, zijn ook de sleutelfiguren in het aanbestedingsproces, deze zijn deskundigen op hun gebied. Aan de functiebenaming, en de ervaring die de respondenten bezitten is goed te herleiden dat de respondenten deskundig zijn.

3.2 Begrippen

Aanbesteden

In dit gedeelte zal tevens antwoord worden gegeven op hoofdvraag 3 Wat is aanbesteden? En deelvraag 3a Wat zijn de verschillende aanbestedingsvormen?

‘Aanbesteden kan als volgt worden gedefinieerd: ‘Aanbesteden is het proces van inkopen waarbij de opdrachtgever op transparante en objectieve wijze de opdracht verstrekt aan een opdrachtnemer, die voldoet aan bepaalde eisen en die de beste aanbieding heeft gedaan.’ (Brackmann, 2004). Aanbesteden is het proces dat voorafgaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde.

3a Wat zijn de verschillende aanbestedingsvormen?.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen 7 verschillende aanbestedingsprocedures te noemen: de enkelvoudige procedure, de meervoudig onderhandse procedure, de openbare procedure, de niet openbare procedure, gunning door onderhandelingen met bekendmaking, gunning door

onderhandelingen zonder bekendmaking, de concurrentie gerichte dialoog.

De gemeente Nijmegen onderscheid onderstaande procedures (aanbestedingsvormen):

Figuur 1 Aanbestedingsprocedures

In de Nijmeegse Inkoopregels (2013) op pagina 8 en 9 welke te vinden is in bijlage 6 zijn de bovenstaande procedures verder toegelicht.

Aanbestedende dienst

Het begrip “aanbestedende dienst” betekent “de opdrachtgever.”

Een aanbestedende dienst is de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een publiekrechtelijke instelling dan wel een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen. (Aanbestedingswet, 2012)

Duurzaamheid

“Duurzaamheid is de eigenschap van een proces of product dat langdurige toepassing zonder uitputting van mens, dier en planeet mogelijk maakt.” (Leon Erkelens, 2012)

Hoofdvraag 5 Hoe groot is de rol van duurzaamheid?

Tijdens dit onderzoek is na observatie van de verschillende deelprocessen van het aanbesteden, interviews met onder andere senior inkoopadviseurs en literatuur geconcludeerd dat duurzaamheid een prominente rol speelt in het aanbestedingsproces van de gemeente Nijmegen. De Nijmeegse inkoopregels vermeldt dat de gemeente Nijmegen tot doelstelling heeft om al haar overheidsinkopen vanaf 2010 voor 75% duurzaam te laten zijn, in 2015 moet dit 100% zijn. Dit werd ook bekrachtigd tijdens de observaties, de term duurzaamheid kwam heel vaak naar voren tijdens de bijeenkomsten. In de Nijmeegse Inkoopregels word ook uitvoerig aangegeven hoe invulling te geven aan duurzaamheid.

Deelvraag 5a Hoe past de gemeente Nijmegen duurzaamheid toe in haar aanbestedingen? Om de bovenstaande doelstelling te behalen gebruikt de gemeente Nijmegen de Nijmeegse Duurzaamheidsladder (NDL). Deze ladder helpt bij het toepassen van duurzaamheidscriteria bij

inkoop- en aanbestedingstrajecten. De Nijmeegse Duurzaamheidsladder wordt uitgewerkt in de gunningscriteria. De duurzaamheidsladder is terug te vinden in bijlage 1, en is van invloed vooral bij het samenstellen van de PvE en het beoordelingsdocument. Duurzaamheid is een politiek gevoelig thema. De politiek is extra scherp wat betreft de thema’s duurzaamheid en Social Return. Dit zijn op het moment de “hotste” trends in het politieke arena. Tijdens observaties in de

aanbestedingsbijeenkomsten is er opgemerkt dat duurzaamheid daadwerkelijk in alle aanbestedingen wordt meegenomen. In het kader van de aanbesteding levensmiddelen heeft de gemeente Nijmegen bijvoorbeeld als eis gesteld dat disposables uit biologisch afbreekbaar materiaal dienen te zijn vervaardigd. De leverancier dienen ook binnen een bepaalde straal gevestigd te zijn, er worden ook eisen gesteld aan het wagenpark en de routing van de leveranciers, deze dienen zo duurzaam mogelijk ingericht te zijn.

Deelvraag 5b Welke effect heeft duurzaamheid op de aanbestedingsproces?

Duurzaamheid is voor de gemeente Nijmegen een belangrijk onderdeel van de aanbestedingen. Het effect wat duurzaamheid op het aanbestedingsproces heeft is dat het de complexiteit van het proces bevordert. Een voorbeeld hiervan is dat tijdens observaties in bijeenkomsten van onder andere de aanbesteding levensmiddelen is gebleken dat invulling geven aan de duurzaamheidscriteria een complex vraagstuk kan zijn. De duurzaamheidscriteria botst in deze aanbesteding met een andere doelstelling van de gemeente Nijmegen om MKB vriendelijk aan te besteden. Door op een MKB vriendelijke wijze deze aanbesteding uit te voeren betekent het dat verschillende MKB bedrijven gezamenlijk mogen inschrijven op deze opdracht en de opdracht dan gezamenlijk uitvoeren. Dit betekent wel dat er meer vervoersmiddelen aan bod komen bij de leveringen van de producten waardoor het niet meer duurzaam is, ook brengt meerdere leveranciers meer facturen met zich mee. Contractvormen kunnen ook in het kader van duurzaamheid voordelen opleveren. In het kader van de aanbesteding sanitaire voorzieningen is er gekozen voor een langdurig contract van 8 jaar met de mogelijke optie om het contract 2 keer te verlengen voor de periode van 1jaar. Dit is zo gedaan om de mogelijkheden te exploreren om tijdens deze partnership samen duurzame maatregelen toe te passen. De producten hebben een levensduur van minimaal 10 jaar, deze hoeven dan niet elke keer opnieuw vervangen te worden.

Duurzaam inkopen

De definitie van duurzaam inkopen is producten, bouwwerken en diensten aanschaffen die nu en later goed zijn voor de inkopende partij, mens én milieu (People, Planet, Profit benadering).

Duurzaam inkopen, of Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI), is het rekening houden met maatschappelijke gevolgen in het inkoop- en aanbestedingsproces. Het gaat hierbij om de sociale, milieu gerelateerde en economische gevolgen. Duurzaam inkopen is meer dan alleen het toepassen van criteria in het inkoop- of aanbestedingsproces, maar gaat ook om de keuzes in de bedrijfsvoering die worden vertaald naar de in te kopen werken, leveringen of diensten. (Inkoopportal 2013)

Gunnen

Gunnen is toewijzen. (Mijnwoordenboek 2013). De term “gunning” wordt gebruikt voor de laatste fase van een aanbesteding. De inschrijver die voldoet aan de inschrijvingsvereisten en/of de

Social Return

Onder Social Return verstaat de gemeente Nijmegen: het maken van afspraken met opdrachtnemers over arbeidsplaatsen en / of stageplaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt bij het inkopen van diensten, werken en leveringen. De gemeente Nijmegen vindt dat met de komst van de Wet Werken naar Vermogen (WWNV) het steeds belangrijker wordt om werkgevers actief te benaderen om werkplekken beschikbaar te stellen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Wie zijn de "mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt" eigenlijk? Dit zijn uitkeringsgerechtigden vanuit de gemeente (WWB, IOAW, IOAZ), inburgeraars, uitkeringsgerechtigden bij het UWV (Wajong, WAOAA/IA, WAZ, WW). Mensen in de Sociale Werkvoorziening, Nuggers (niet-uitkeringsgerechtigde), leerlingen van VMBO, VSO, MBO en praktijkscholen en werkenden die werkloos dreigen te raken (preventief). Deze doelgroep wordt door de gemeente Nijmegen in samenwerking met Breed ingezet. Breed is een sociaal werkvoorzieningsschap en voert de Wet Sociale Werkvoorziening uit in opdracht van negen gemeenten in de regio Nijmegen. Deze gemeenten zijn Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen, Nijmegen, West Maas en Waal, Wijchen en Ubbergen. De gemeente Nijmegen heeft een Social Return handleiding en stappenplan ontworpen die geraadpleegd kan worden tijdens

aanbestedingen. De gemeente Nijmegen hanteert Social Return in al haar aanbestedingen. In het kader van de aanbesteding schoonmaak heeft de gemeente Nijmegen ook Social Return toegepast in

samenwerking met Breed. Hier speelde Social Return een complexiteit verhogende rol, omdat er door de politiek een norm gehanteerd werd van 30% in plaats van de wettelijke 5% en 7%.

De Roos van Leary

In het aanbestedingsproces speelt de menselijke factor een rol in het gehele proces, voornamelijk in verband met de verwervingscommissie. In de verwervingscommissie en binnen de organisatie kunnen de verschillende belangen met elkaar botsen en kan men elkaar beïnvloeden. Deze rol/rollen wordt of worden in kaart gebracht met de theorie van Timothy Leary genaamd de Roos van Leary. Timothy Leary heeft in 1957 een model ontworpen waarmee relaties tussen mensen in kaart gebracht kunnen

worden: de zogenaamde "Roos van Leary." Dit model kan behulpzaam zijn voor het verkrijgen van meer zicht op het betrekkingsniveau. In dit onderzoek is tijdens de bijeenkomst waar de

verwervingscommissie de ingediende offertes beoordeelde (het gunningsbijeenkomst) en in andere bijeenkomsten gebruik gemaakt van de Roos van Leary. In bijlage 2 wordt de Roos van Leary verder toegelicht. Uit veel onderzoeken in de sociale wetenschappen naar menselijke relaties, komen telkens twee hoofddimensies naar voren:

1. een dimensie rond controle, invloed en dominantie 2. een dimensie rond intimiteit en affectie.

Factoren Definitie 1

Omstandigheid die invloed heeft op de uitkomst. (Muiswerk online 2013) Definitie 2

Een factor is een medebepalend element. (Philippa, M. 2003)

Het kernbegrip “factoren” was tijdens dit onderzoek een belangrijk begrip. In dit onderzoek bestond het begrip factoren onder andere uit de volgende componenten: Complexiteit van de procedure: De complexiteit van de procedure wordt mede bepaald door de sub-factoren: kennis, kunde, ervaring en vaardigheden, omvang van de aanbesteding, aanbestedingsprocedure, de juridificering van het

aanbestedingsproces en het aantal factoren in het aanbestedingsproces zoals Social Return, duurzaamheid en MKB vriendelijk aanbesteden. Het gedragspatroon van de mens: Deze werd

voornamelijk onderzocht middels de Roos van Leary (bijlage 3.6) en de interne organisatie: De interne organisatie was ook een factor: De sub-factoren in het kader van de interne organisatie waren: het aanbestedingsdocument, inkoopadviseurs, politiek intern (wethouders), de verwervingscommissie, wettelijke eisen en de idealen van gemeente Nijmegen zoals duurzaamheid en Social Return, de rol van het MKB en regelgeving.

Hoofdvraag 6 Wat betekent aanbesteden voor het MKB in de regio ? Deelvraag 6a Wat is het invloed van aanbesteden op het MKB in de regio ?

Uit interviews met het MKB en Jong MKB Nijmegen ( een vereniging van startende ondernemers die onderdeel is van MKB Nederland) is naar voren gekomen dat de regionale MKB minder afhankelijk is van de aanbestedingen van de gemeente Nijmegen. De invloed wat het aanbesteden op de regionale MKB heeft is minimaal omdat heel veel MKB bedrijven niet of nauwelijks inschrijven op aanbestedingen en richten zich op hun bestaande opdrachten en het verwerven van opdrachten middels andere vormen van opdrachtwerving. Om deze reden is het regionale MKB niet afhankelijk van de opdrachten van de gemeente Nijmegen. Wel is tijdens interviews opgemerkt dat de interesse van de bedrijven wat betreft de aanbestedingen van de gemeente Nijmegen er is. Sommige bedrijven ervaren dit als een kans, anderen hebben het gevoel er toch niet voor in aanmerking te kunnen komen en niet te kunnen concurreren met de prijzen die de grote spelers hanteren. De vice –voorzitter van Jong MKB heeft in een gesprek aangegeven dat veel van zijn leden niet optimaal op de hoogte zijn van de doelstellingen van de gemeente Nijmegen ten opzichte van de regionale MKB.

Deelvraag 6b Hoe ervaart het MKB het aanbestedingsproces?

Tijdens verschillende interviews met verschillende midden en klein bedrijven (MKB) en

literatuuronderzoek is naar voren gekomen dat het MKB het aanbestedingsproces als complex en kostenverhogend ervaart. Tijdens interviews is meerdere malen naar voren gekomen dat het MKB in de regio niet meedoen aan aanbestedingen door de enorme lastenverzwaring, kostenverhoging en het gebrek aan zekerheid van de gunning, of door gebrek aan kennis en ervaring. Kennis van de wet en regelgeving is een van de gebreken van het MKB die het meest naar voren kwam tijdens de interviews. Een andere reden voor het niet meedoen aan aanbestedingen is volgens de respondenten dat het niet zeker is of de opdracht gewonnen wordt en dat de gemaakte kosten op die manier terugverdiend kunnen worden, in het geval de inschrijver de opdracht niet gegund krijgt heeft de inschrijver dan kosten gemaakt welke niet meer terugverdiend kunnen worden. Dit is voor veel bedrijven niet haalbaar in verband met de crisistijden en de kleine marges. Ook gaf een geïnterviewd bedrijf als reden dat het MKB niet kan concurreren met de prijzen die door de grotere partijen gehanteerd worden. Ook heeft het MKB aangegeven niet hun beoogde kwaliteit te kunnen leveren voor de prijs die de grotere partijen dat aanbieden. Verder is naar voren gekomen dat volgens een geïnterviewd bedrijf de gemeente Nijmegen een bijeenkomst heeft georganiseerd in het kader van aanbestedingen en dat de gemeente heeft beloofd aanvullende informatie (documentatie) op te sturen en dat dit niet gebeurd is. De bedrijven ervaren de informatievoorziening vanuit de gemeente Nijmegen als positief maar niet voldoende, het gebrek aan kennis en ervaring op dit gebied geeft kracht aan deze beleving. Sommige van deze midden en kleine bedrijven waren niet eens op de hoogte dat de aanbestedingen op een website gepubliceerd worden. Jong MKB is een organisatie die veel interesse heeft in de doelstellingen

van de gemeente Nijmegen wat betreft het MKB en wil graag meer informatie vanuit de gemeente. Er is interesse voor meer bijeenkomsten. De onderzoeksresultaten in bijlage 3 bevatten samenvattingen van het onderzoek.

4. Het Nijmeegse inkoopproces

In dit gedeelte wordt de Nijmeegse inkoopfunctie toegelicht en wordt er tevens antwoord gegeven op hoofdvraag 4 en de bijbehorende deelvragen.

4a.Wat zijn de verschillende deelprocessen (momenten) tijdens een aanbesteding?

De inkoopfunctie bestaat uit een strategisch, tactisch en een operationeel proces. Het daadwerkelijke aanbesteding bestaat uit: specificeren, selecteren en contracteren, deze drie processen vormen samen de tactische inkoop. Deze inkoopfunctie wordt gevisualiseerd in onderstaande figuur:

Figuur 2 Het Nijmeegse inkoopproces 4.1De voorbereidingsfase

4.1.1 Voorfase Verwachting

Hoofdvraag 2. Wat is het verwachtingspatroon of zijn de verwachtingspatronen van de gemeente Nijmegen?

De verwachtingen zijn: een flexibele organisatie, die met de organisatie meedenkt en die goed

schoonmaken (kwaliteit) hoog in het vaandel heeft staan. Zoveel mogelijk lokaal aanbesteden, midden- en kleinbedrijf (MKB vriendelijk) aanbesteden, duurzaam, stimuleren van de werkgelegenheid in de regio, korte communicatielijnen. Deze onderzoeksresultaten zijn het resultaat van interviews, intensieve participerende observatie, alledaagse gesprekken met betrokkenen waaronder de opdrachtgever als een van de primaire bronnen. In bijlage 3.4.1 zijn de onderzoeksresultaten betreffende de verwachtingen te vinden.

2a. Wat is de visie van de gemeente Nijmegen afdeling VSA, en wat zijn de uitgangspunten van de gemeente Nijmegen bij aanbestedingen?

De afdeling VSA van de gemeente Nijmegen wil een organisatie zijn die alle aspecten van bouw, beheer, exploitatie als ook activiteiten in een maatschappelijke object kan realiseren. De afdeling doet dat op een zo optimaal mogelijke wijze zodat er kostenreductie ontstaat over de volle exploitatie periode van zo’n maatschappelijk object (gedurende de gehele levensduur): de afdeling VSA stuurt op een zo laag mogelijke Total Cost of Ownership. De uitgangspunten van de gemeente Nijmegen zijn het doelmatige, rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden, het reduceren van risico's op schadeclaims door rechtmatig uitgevoerde (Europese) aanbestedingen, integriteit en betrouwbaarheid als opdrachtgever, eerlijke en gelijke kansen voor leveranciers, maximale toegankelijkheid van overheidsopdrachten voor leveranciers, stimuleren van lokale en regionale werkgelegenheid, ook voor mensen met afstand tot de arbeidsmark, maximale duurzaamheid van in te kopen leveringen, diensten en werken, het hanteren van een eenduidige, transparante en heldere werkwijze, de optimalisatie van het bedrijfsresultaat en bedrijfsvoering, optimale samenwerking tussen de inkopende

organisatieonderdelen, het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de eigen organisatie. In een interview met een productmanager heeft deze aangegeven dat een van de uitgangspunten van de gemeente Nijmegen is om de best mogelijke kwaliteit tegen de economisch voordeligste prijs/ voorwaarden in te kopen.

Verwachtingen

In het kader van de aanbesteding schoonmaak was de verwachting van de opdrachtgever om een bedrijf te contracteren die flexibel is, die met de organisatie meedenkt en die schoonmaken (kwaliteit) hoog in het vaandel heeft staan. Dit zijn de verwachtingen van de senior staf adviseur die tevens ook de lead buyer is in deze aanbesteding. De lead buyer is een budgethouder die een volmacht heeft om namens de hele gemeente de besprekingen te voeren en een voorlopige gunning te doen. Vervolgens tekent de portefeuillehouder voor de definitieve gunning volgens de mandateringsregels.

In een interview met de senior beheerder die tevens ook verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken in de verschillende gebouwen waaronder ook de schoonmaak, is naar voren gekomen dat hij graag een partij geselecteerd wil hebben die doet wat hij belooft, het liefst een bedrijf met korte communicatie lijnen, die flexibel is, die gemakkelijk te bereiken is, die goed te sturen is en die snel kan inspelen op situaties als het nodig is. De productmanager geeft aan dat de gemeente Nijmegen verwacht dat er bij elke aanbesteding een juiste selectie is, waar de beste aanbieding naar voren komt. Tijdens een interview met een senior inkoopadviseur heeft deze aangegeven dat de verwachting van de gemeente Nijmegen is om zoveel mogelijk lokaal, midden- en kleinbedrijf (MKB) in te huren, tevens staan duurzaamheid en Social Return net als de beste kwaliteit tegen de beste economische

voorwaarden hoog in het vaandel. Tijdens de aanbesteding schoonmaak, levensmiddelen en sanitaire voorzieningen waren het ook deze punten die continu de grootste rol speelden in het proces. Naast de bovengenoemde verwachtingen speelt de politiek ook een rol in het aanbestedingsproces van de gemeente Nijmegen. Zo heeft in het kader van de aanbesteding schoonmaak de politiek een rol

gespeeld in het percentage Social Return welke gehanteerd werd. De wettelijke norm voor Social Return is 5% of 7% van de opdrachtwaarde. In het geval van de aanbesteding schoonmaak was het door de politiek gesteld op 30%. Volgens het boek People Management in the Public Services van Farnham, D. en Horton, S. (1996) zijn publieke organisaties, organisaties met complexe, ambigue en vage doelen, die veelal in conflict zijn met elkaar. De doelen in publieke organisaties zijn veelal politiek gedreven.

Politieke organisaties staan onder druk doordat deze onder verantwoording van een minister staan, ze zijn afhankelijk van de overheid en moeten hun handel en wandel hierdoor publiekelijk kunnen verantwoorden. Volgens de senior staf adviseur is de rol van de politiek om te kijken welke maatschappelijke belangen verwerkt kunnen worden in de aanbesteding. Volgens de senior staf adviseur was Social Return een van de belangrijkste belangen die de politiek in de aanbesteding schoonmaak heeft gehad.

4.1.2 Inkoop startnotitie

Voorafgaand aan het aanbestedingsproces wordt voor aanbestedingen met een geschatte waarde hoger dan € 50.000 een inkoopstartnotitie opgesteld. Het doel hiervan is tweeledig. Met behulp van de stappen in de inkoopstartnotitie kan de aanbestedingsprocedure worden gekozen die leidt tot zowel doelmatig als rechtmatig inkopen. Het vastleggen van de afwegingen om tot een

aanbestedingsprocedure te komen toont tegelijkertijd richting de accountant aan dat het inkoopbeleid van de gemeente wordt nageleefd. Volgens een senior inkoopadviseur wordt er in de startnotitie duidelijk gemaakt, wat er ingekocht gaat worden, voor welke periode er ingekocht gaat worden, of er al een contract is, of dat er een nieuwe contract moet komen, de waarde van de opdracht en de basis elementen van de opdrachten. Daarnaast wordt er gevraagd hoe er met duurzaamheid, MKB en Social Return zal worden omgegaan. Hieruit kan dan snel gedestilleerd worden welke

aanbestedingsprocedure er gevolgd dient te worden.

4.1.3 Verwervingscommissie

Na het bovengenoemde stap wordt er door de lead buyer een verwervingscommissie samengesteld en een kick-off bijeenkomst georganiseerd, met verwervingscommissie wordt bedoeld, een

beoordelingsgroep. Indien het een enkelvoudig onderhandse aanbesteding is wordt er geen

verwervingscommissie samengesteld (Zie schema met drempelbedragen op pagina 10 van dit rapport). De verwervingscommissie wordt door de lead buyer samengesteld. Hierin zit altijd een inkoopadviseur, de lead buyer en één of meerdere materiedeskundigen en eventueel interne en externe gebruikers. Hoofdthema tijdens de kick-off bijeenkomsten is dat er in ieder geval wordt besproken of alle

betrokken personen/afdelingen in de verwervingscommissie zitten en wordt er een begin gemaakt aan de inventarisatie van de wensen en eisen als input voor het aanbestedingsdocument. Ook wordt hier afgesproken wie het programma van eisen en wensen (PvE), hierna te noemen het

aanbestedingsdocument gaat schrijven en wordt er een datum vastgesteld voor een volgende

bijeenkomst. In het kader van de aanbesteding schoonmaak bestond de verwervingscommissie uit een lead buyer (in dit geval was de lead buyer de senior stafadviseur), een senior beheerder, een senior inkoopadviseur, een vertegenwoordiger van de basisscholen, een vertegenwoordiger van de

kinderopvang en een beheerder van de gebouwen. Door deze zorgvuldige samenstelling is er rekening gehouden met de onmisbare mate van specialisme en ervaring wat aanwezig dient te zijn voor een dergelijk complexe aanbesteding. Tijdens een interview met een senior inkoopadviseur is naar voren gekomen dat groepsdynamiek, kennis en kunde van de groep heel erg cruciaal is voor de voorkant van de aanbesteding (het specificeren). Ook is er naar voren gekomen tijdens dit interview dat de inzet van de groep belangrijk is. De afdeling inkoop is hierbij ondersteunend aan de opdrachtgever.

Opstellen projectplan

Het opstellen van een projectplan is vooral van belang om de deadlines niet te overschrijden. Tijdens de Alcatel periode is door een partij in het kader van de aanbesteding schoonmaak een bezwaar ingediend. Door het indienen van dit bezwaar zijn de vastgestelde deadlines in het geding gekomen, deze werden niet meer behaald. Deze ontwikkeling kan invloed hebben op het resultaat, indien de rechter de bezwaar makende partij gelijk geeft dient in het uiterste geval het

aanbestedingsproces over gedaan te worden. Tijdens een interview met een senior beheerder heeft deze aangegeven dat het gehele aanbestedingsproces grote invloed heeft op de interne organisatie, vooral het personeel. Hij gaf aan dat het een groot intens proces is. Er komen mogelijk nieuwe medewerkers op de werkvloer die ingewerkt dienen te worden. Er dienen producten opgehangen en verwijderd te worden. Al deze ontwikkelingen dienen aangestuurd en gemonitord te worden. Dit brengt meerwerk met zich mee.

4.2 Aanbestedingsfase

4.2.1 Specificeren

Opstellen van het aanbestedingsdocument

Specificeren is het vaststellen van een programma van eisen en wensen waarin de interne behoefte van de organisatie duidelijk wordt geformuleerd en samengebracht, de technische, functionele,

commerciële en logistieke specificaties worden geïnventariseerd. De eisen en wensen worden

geïnventariseerd in samenwerking met de leden van de verwervingscommissie welke samengesteld is door de leadbuyer. Een inschrijver dient onvoorwaardelijk aan de gestelde eisen ook wel knock-out criteria genoemd van de gemeente Nijmegen te voldoen, anders wordt deze uitgesloten van deelname. De geformuleerde wensen geven de inschrijver de kans om zich te onderscheiden van de concurrent, om deze criteria (gunningscriteria) te beoordelen worden er scores aan de wensen toegekend. De senior staf adviseur geeft aan dat het van belang is bij het specificeren dat alle kennis van de leden optimaal wordt benut, het moet duidelijk zijn wie over welke kennis beschikt, deze kennis dient dan aangesproken te worden om een goed aanbestedingsstuk te schrijven. Volgens deze senior inkoop adviseur wordt het, en ik citeer zijn woorden: “Een spel van wie weet wat en hoe het opgeschreven moet worden.” Er dient hierbij tevens goed nagedacht te worden over het tijdsbestek. Tijdens

interviews is aan vier respondenten waaronder twee senior inkoopadviseurs, een senior beheerder en een productmanager gevraagd wat de meest cruciale moment in het aanbestedingsproces waren. Drie van de vier respondenten duiden de specificatiefase aan als de het meest cruciale moment. Er kwamen uitspraken naar voren zoals: “hier wordt het gemaakt of gebroken of hier wordt de prijs bepaald, de rest van het aanbestedingsproces is ballast, er moet een gedegen PvE worden opgesteld.” Volgens de senior inkoopadviseurs ervaren de meeste mensen het aanbesteden als complex en vervelend, dit omdat de meeste mensen het lastig vinden om te benoemen wat ze willen, en hier meetbare factoren aan te hangen die aangeven wanneer iets goed of slecht is. Hij beschreef het specificeren als het kopen van een televisie, en gaf aan dat de meeste mensen bij het kopen van een televisie van te voren niet goed nadenken over wat ze wel of niet belangrijk vinden. Er wordt niet specifiek nagedacht over hoe dik de televisie moet zijn, hoeveel mag twee inch meer kosten, heb ik daar € 100 voor over of € 50, of is het me niets waard? Hiermee wilde de senior inkoopadviseur illustreren hoe lastig het kan zijn om een product in te kopen en tevens aan te geven dat het specificeren een cruciaal complex moment is tijdens het aanbestedingsproces.

Duidelijkheid

Een van de kritische factoren tijdens het specificeren is duidelijkheid. Duidelijkheid in de aanvraag en in alle onderliggende stukken zorgt voor duidelijkheid over de risico's die de inschrijvers en de aanbestedende dienst lopen. In de communicatietheorie wordt er gesproken over ruis als er factoren zijn die de ontvanger afleiden en daardoor de communicatie verstoren. Ruis treedt op wanneer iets niet goed is met de communicatielijnen, een stoornis van de zintuigen, een krakende telefoonlijn of het niet juist formuleren van de boodschap. Bij onduidelijkheden ontstaan er vragen, deze vragen worden gesteld door de inschrijvers door middel van een nota van inlichtingen. In de aanbestedingsstukken van de aanbesteding schoonmaak ontbraken een aantal vierkante meters van een aantal ruimtes. Dit veroorzaakte ruis bij de partijen omdat de gemeente Nijmegen in de aanbestedingsstukken verwees naar een bepaalde bijlage voor het bestek van de objecten terwijl deze niet volledig was. Er ontstond tijdens de aanbesteding schoonmaak onduidelijkheid tussen Breed en de gemeente Nijmegen over het inzetten van de door de politiek gehanteerde norm van 30% Social Return. Breed was voornemens om vanaf de start van de opdracht 30% Social Return in te zetten. Dit was volgens de senior staf adviseur niet realistisch, omdat de mensen getraind moeten worden. Social Return medewerkers kunnen maar voor 50% ingezet worden, er zijn twee Social Return medewerkers nodig om een functie te vervullen, tevens hebben deze medewerkers continu begeleiding nodig. Het is aan de gemeente Nijmegen als aanbestedende dienst om te bepalen hoe het Social Return vraagstuk ingericht dient te worden. De gemeente Nijmegen heeft gekozen voor een groeiproces. Dit maakt duidelijk wat voor impact onduidelijkheid kan hebben op het aanbestedingsproces. De senior beheerder heeft in een gesprek aangegeven dat het zeer belangrijk is dat iedere inschrijver voorzien wordt van eenduidige informatie. In een interview met een senior inkoopadviseur heeft deze aangegeven dat het Social Return vraagstuk in het geval dat de wettelijke norm van 5 % of 7% gehanteerd wordt niet complex is. In dit geval was het 30% , dit heeft hij aangeduid als complex. Tijdens de observaties is ook duidelijk geworden dat 30% Social Return als lastig wordt ervaren in de verschillende fasen van het aanbestedingsproces. Het was een factor wat voortdurend voor onduidelijkheid zorgde. In het kader van de aanbesteding schoonmaak vormde de schouw van de locaties ook een onderdeel van de specificatie. Tijdens de schouw konden partijen onder begeleiding van de senior staf adviseur en de senior beheerder de gebouwen bekijken, tevens werd er uitleg gegeven betreffende de functies van de verschillende gebouwen en ruimtes. Dit in het kader van het scheppen van duidelijkheid voor de partijen. Bij onduidelijkheden ontstaan er vragen. In bijlage 3.7 zijn er vragen afkomstig uit nota van inlichtingen opgenomen. Hierin wordt duidelijk hoe belangrijk het is om te verifiëren of de boodschap en

interpretatie van de boodschap over gekomen is.

MKB vriendelijk aanbesteden

Opmerkingen vanuit het MKB zijn: “aanbestedingen zijn bureaucratisch, mijn bedrijf voldoet toch niet aan de selectievoorwaarden, het kost te veel tijd en dus geld om een offerte op te stellen, het is ingewikkeld, de drempels zijn hoog, ik doe niet mee want de slaagkans is gering, etc.”

De inkoopregels van de gemeente Nijmegen geeft MKB vriendelijk aanbesteden aan als een doelstelling van de organisatie. Dit wordt bevestigd tijdens een interview door een senior inkoopadviseur die aangeeft dat het een doelstelling is van de gemeente Nijmegen om zoveel mogelijk lokaal en MKB vriendelijk aan te besteden. Gedurende de aanbesteding levensmiddelen is er tijdens observatierondes geconstateerd dat het specificeren van deze vraag complex was en dat het operationaliseren ook een complex proces zou worden. MKB vriendelijk aanbesteden en duurzaamheid kunnen op gespannen

voet staan. De gemeente Nijmegen heeft bijvoorbeeld aan de ene kant te maken met MKB vriendelijk aanbesteden van bijvoorbeeld de levensmiddelen, waarbij een oplossing kan zijn dat verschillende midden en klein bedrijven de krachten bundelen en inschrijven op de opdracht. Dit kan wel voor de nodige afstemmingsproblematieken zorgen. Aan de andere kant dient de gemeente Nijmegen in het kader van duurzaamheid ook rekening te houden met de duurzaamheidscriteria, wat het onmogelijk maakt om bijvoorbeeld de verschillende leveranciers met verschillende auto’s door Nijmegen en omgeving gaan rijden om de leveringen rond te brengen. Dit is niet echt duurzaam. Dit bevestigd wat Farnham, D. en Horton, S. (1996) beschrijven in hun boek Characteristics of Public Services: dat publieke organisaties, organisaties zijn met complexe, ambigue en vage doelen, die veelal in conflict zijn met elkaar en die politiek gedreven zijn. Vooral de ambigue doelen zijn duidelijk herkenbaar. Volgens de website van Malmberg methodes is ambiguïteit dubbelzinnigheid. Dit was ook het geval bij de aanbesteding sanitaire voorzieningen, hier was het vraagstuk MKB vriendelijk aanbesteden ook een complex vraagstuk. De invulling van het vraagstuk wordt volgens een inkoopadviseur in sommige gevallen als lastig ervaren. Andere respondenten geven aan dat het erbij hoort en het gedaan moet worden. In de specificatiefase geldt uiteindelijk, hoe vollediger en duidelijker de vraag geformuleerd is: hoe minder risico. Iets “denken” of iets “zeker weten” is een wereld van verschil. Ook “aannames” vormen een risico dat financieel moet worden afgedekt. Er ontstaat een "scherpe" inschrijving bij weinig “aannames.” Er zijn inschrijvers die zoeken naar de manco’s in de door de opdrachtgever verstrekte gegevens. In deze fase iets vergeten betekent dat men hoogstwaarschijnlijk met (ongewenst) meerwerk wordt geconfronteerd in de realisatiefase. (HKB Echelon 2013)

4.2.2 Selecteren

De gemeente Nijmegen maakt onderscheid in uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria. (Nijmeegse Inkoopregels 2013, p.25). De uitsluitingsgronden zijn vastgelegd in verplichte en facultatieve uitsluitingsgronden. De geschiktheidseisen die gehanteerd worden door de gemeente Nijmegen zijn alle sociale, milieu, technische, financiële, organisatorische en economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de

opdrachtverlening moet voldoen. (Nijmeegse Inkopregels 2013). De selectiecriteria zijn alle sociale, milieu, technische, financiële, organisatorische en economische eisen waarop een inschrijver dient te worden beoordeeld om het aantal deelnemers te verminderen dat bij een niet-openbare procedure of een procedure van gunning- via onderhandeling met voorafgaande bekendmaking- wordt uitgenodigd om in te schrijven. (Nijmeegse Inkoopregels, 2013). In de Aanbestedingswet (2012) staan de criteria vermeld die worden toegepast bij Europese aanbestedingsprocedures. Bij de nationaal openbare en onderhandse aanbestedingen wordt de lijn van de Aanbestedingswet (2012) gevolgd. Voor alle aanbestedingen hanteert de gemeente zoveel mogelijk standaard selectiecriteria, die worden vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsreglement. Hierbij wordt rekening gehouden met de maatschappelijke en economische doelstellingen van de gemeente Nijmegen. Op de standaard selectiecriteria worden voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Leveranciers die voldoen aan de selectie-eisen worden vervolgens beoordeeld op de gunningscriteria. (Kadernota inkoop 2013). Bij een

Europese aanbesteding, kan er geen voorselectie plaatsvinden. In het aanbestedingsdocument dient de selectiecriteria om die reden heel duidelijk geformuleerd zijn. In het kader van het vinden van de geschikte partner is het van vitaal belang voor de gemeente Nijmegen om de selectie criteria goed te formuleren. Zowel de senior staf adviseur en de senior beheerder hebben aangegeven dat de gemeente

Nijmegen constant op zoek is naar de geschikte partner. In de observatie rondes is dit in alle lopende aanbestedingen de focus van het team. Tijdens het formuleren van de selectiecriteria speelt het vragen naar referenties een rol. Tijdens de aanbesteding voor sanitaire voorzieningen werd er een eis

geformuleerd waarbij een inschrijver als referentie een opdracht moest aanleveren waarmee de inschrijver kon aantonen dat hij een soortgelijke opdracht met 30 panden kan bedienen. Dit kan een uitsluitingsgrond (output criteria) zijn voor het MKB die wel 30 panden of meer bedienen maar niet deze onder een opdracht hebben zitten, maar onder meerdere opdrachten. De complexiteit van het formuleren van de vraag is tijdens deze fase nog duidelijker geworden.

Beoordelingsdocument opstellen

Het zorgvuldig opstellen van de beoordelingscriteria is van belang om zo de meest geschikte partner te kunnen vinden en om het resultaat zoveel mogelijk aan te laten sluiten op de verwachtingen. Het is zo dat het aanbestedingsproces een hulpmiddel moet zijn om de beide partijen samen te kunnen brengen. Dit wordt helaas niet altijd zo ervaren. Verschillende onderzoeken hebben bewezen dat het aanbestedingsproces als zeer complex wordt ervaren. Bij een aanbestedingsproces bestaat de mogelijkheid bij het niet zorgvuldig en professioneel uitvoeren van het proces dat juist die partij uitgesloten wordt welke de potentie heeft om precies dat ene geschikte partner te zijn. In het kader van het vinden van de geschikte partner, welke aan de verwachtingen van de gemeente Nijmegen voldoet, dient het opstellen van de beoordelingscriteria uiterst zorgvuldig te worden aangepakt. In de interviews met de senior inkoopadviseurs hebben deze aangegeven dat als de voorkant van de aanbesteding goed voorbereid en uitgevoerd is, het vinden van de geschikte partner geen probleem dient te zijn. In het geval van de aanbesteding sanitaire voorzieningen is het beoordelingsdocument opgesteld door de verwervingscommissie bestaande op dat moment uit de senior staf adviseur en een senior beheerder verder waren er een senior inkoopadviseur, een inkoopadviseur en een

productmanager aanwezig tijdens dit proces.

Gunningscriteria

Op basis van de gunningscriteria worden de inschrijvingen beoordeeld, de gunningscriteria dienen volgens de Nijmeegse Inkoopregels objectief te worden vastgesteld. In een interview met een senior inkoopadviseur heeft deze aangegeven dat het bepalen van de gunningscriteria gaat om de vraag: “Hoe kom je erachter of een partij goed is en dat hij de goede spullen gaat leveren? Daar zoek je de juiste vragen bij.” Aan de hand van deze vragen dienen de gunningscriteria te worden geformuleerd. In de aanbesteding schoonmaak heeft de gemeente Nijmegen de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) als gunningscriteria gehanteerd. In de gunningscriteria voor deze aanbesteding heeft kwaliteit een primaire rol gespeeld en leverde de kwaliteit de meeste punten op. Aan de hand van verschillende kwaliteitswensen heeft de gemeente Nijmegen de inschrijvers de mogelijkheid gegeven om zich van elkaar te onderscheiden. De gemeente Nijmegen heeft vooraf middels het

aanbestedingsdocument duidelijk gemaakt hoe de invulling van de wensen wordt beoordeeld. Uitgangspunt voor het bepalen van de gunningscriteria was het realiseren van de laagste integrale kosten, gegeven het minimale benodigde kwaliteitsniveau. Gunning kan ook plaatsvinden op basis van het gunningscriterium laagste prijs, hierbij speelt motivatie een prominente rol en dient helder te worden weergegeven in de aanbestedingsstukken. Tijdens de aanbesteding sanitaire voorzieningen heeft ook de EMVI (economisch meest voordelige inschrijving) een rol gespeeld alleen ging het hier om leveringen en heeft hier de prijs de boventoon gehad. Openheid over de gunningscriteria schept

duidelijkheid voor de inschrijver en schept ook de basis voor een heldere inschrijving, zowel de inschrijver als de aanbestedende dienst zijn gebaat bij heldere gunningscriteria.

Duurzaamheid

De gemeente Nijmegen geeft invulling aan het vraagstuk duurzaamheid middels de door de gemeente zelf ontworpen duurzaamheidsladder welke te vinden is in bijlage 1. Naast de eis van een verklaring van de aanwezigheid van een milieu managementsysteem heeft de aanbestedende dienst een aantal gunningscriteria opgenomen in het kader van de aanbesteding sanitaire voorzieningen. Het

gunningcriterium duurzaamheid en de sub-gunningscriteria zijn schematisch weergegeven in het Nijmeegse Duurzaamheidsladder welke te vinden is in bijlage 1.1 “Duurzaamheidsladder sanitaire voorzieningen.” De gehanteerde sub-gunningscriteria tijdens de aanbesteding sanitaire voorzieningen waren: duurzaam vervoer en transport, verstandig water- en energie gebruik, afvoer en recycling apparatuur en extra eigen duurzaamheidsmaatregelen. Tijdens de aanbesteding schoonmaak zijn ook sub-gunningscriteria opgenomen in de duurzaamheidsladder, deze waren: de minimum eisen van agentschap NL, bedrijfsvoering en dienstverlening, keuze en gebruik van reinigingsmiddelen, uitvoering schoonmaakwerkzaamheden en invoering afvalscheiding en aanpassing

inzamelingsmateriaal. De schematische weergave van de bovengenoemde sub-gunningscriteria zijn terug te vinden onder bijlage 1.2 “Duurzaamheidsladder aanbesteding schoonmaak.”

Output: het aanbestedingsdocument

Zowel bij de aanbesteding als tijdens de uitvoering van het werk speelt het aanbestedingsdocument een belangrijke rol. Volgens het onderzoek “Samenspel” van de rekenkamer Venlo (2004) is het aanbestedingsdocument de basis voor een aannemingsovereenkomst. De functie van het aanbestedingsdocument is dan ook tweeledig:

 Het aanbestedingsdocument dient een volledig beeld te geven van het door de aannemer te bereiken resultaat en wel zodanig dat dit resultaat ook getoetst kan worden aan de in het aanbestedingsdocument gestelde eisen.

 Het aanbestedingsdocument dient de verplichtingen te omschrijven die betrokken partijen jegens elkaar hebben. Het belang van het aanbestedingsdocument bij de aanbesteding ligt in het feit dat het de basis is voor de prijsvorming.

In een interview met een senior inkoopadviseur van de gemeente Nijmegen heeft deze ook bevestigd dat de prijsvorming vorm krijgt in de voorfase van de aanbesteding. Goed aanbesteden betekent een goed aanbestedingsdocument maken. De tijd die daarmee gemoeid is hangt af van de complexiteit van de opdracht. Voor een adequate kosten/kwaliteitsverhouding en bewaking tijdens de uitvoering is een goed aanbestedingsdocument noodzakelijk. Nadat het aanbestedingsdocument gereed is wordt deze gepubliceerd op de website: www.aanbestedingskalender.nl.

4.2.3 Offerte traject

De inschrijvingstermijn wordt geopend na publicatie van het aanbestedingsdocument. De senior beheerder geeft aan dat alle partijen de offertes op tijd dienen in te dienen, de offertes volledig zijn en conform de vraag van de aanbestedende dienst. Ook heeft deze senior beheerder aangegeven dat het belangrijk is dat de inschrijvers niet meer indienen dan het gevraagde lay-out en het aantal A4 bladzijden. Alles wat hierbuiten valt wordt niet meegenomen in de beoordeling. Tijdens de aanbesteding schoonmaak heeft een partij notities opgenomen aan de zijkant van de tekst, deze

werden niet meegenomen in de beoordeling, al zat er belangrijke informatie in. Nadat de partijen kennis hebben genomen van het aanbestedingsdocument, deze wordt dan ook de offerteaanvraag genoemd, is er de kans om vragen te stellen ten opzichte van het aanbestedingsdocument. Dit wordt de nota van inlichtingen genoemd. De nota van inlichtingen is volgens de senior beheerder een cruciaal moment. Volgens de senior beheerder dienen de vragen helder en duidelijk beantwoord te worden door de aanbestedende dienst. In het kader van duidelijkheid speelt in deze fase dan ook het zender ontvanger principe, er dient getracht te worden de ruis tot een minimum te beperken. Tijdens de aanbesteding schoonmaak werden er vragen gesteld door de inschrijvers omtrent het ontbreken van een aantal vierkante meters. Dit zorgde voor ruis (onduidelijkheid) bij de inschrijvers waardoor deze op hun beurt door vragen te stellen tijdens de nota van inlichtingen trachten om meer duidelijkheid te krijgen. Het was toen aan de aanbestedende dienst om deze ruis te elimineren door heldere antwoorden te geven op de gestelde vragen. Alle inschrijvers dienen te worden voorzien van eenduidige informatie. Dit was volgens de senior beheerder van vitaal belang tijdens de

aanbestedingsprocedure. Na de nota van inlichtingen wordt de inschrijvingstermijn gesloten en wordt de besluitvormingsfase gestart.

4.3 Besluitvormingsfase

Beoordelen inschrijvingen a.d.h.v. het aanbestedingsdocument en conform het beoordelingsdocument Het beoordelen van de inschrijvingen gebeurd in samenwerking met de verwervingscommissie conform het aanbestedingsdocument en de verwachtingen van de gemeente Nijmegen. In de

beoordelingsprocedure worden de inschrijvingen beoordeeld deze dienen te voldoen aan de

minimumeisen. Tijdens de aanbesteding schoonmaak werd de verwervingscommissie gevraagd om de ingediende offertes te beoordelen en punten te geven voor elk onderdeel. In deze fase speelt

duidelijkheid ook een prominente rol. In het kader van de aanbesteding schoonmaak ontstond er onduidelijkheid (ruis) doordat een partij heeft aangegeven een bepaald kwaliteitsmanagementsysteem aan te willen bieden. Dit kwaliteitsmanagementsysteem diende twee weken van te voren aangevraagd te worden indien de opdrachtgever de wens had om hiervan gebruik te maken. Uit de stukken was onvoldoende op te maken wat er zou gebeuren als de aanbestedende dienst niet van dit systeem gebruik wenst te maken. Dit was een minpunt die zorgde voor een lagere score voor deze partij. Kwaliteit is voor de gemeente Nijmegen immers belangrijk. Vervolgens werden de toegekende punten onderling in de verwervingscommissie besproken, ieder lid kreeg de kans om zijn of haar punten te onderbouwen. Vervolgens werden de punten bij elkaar opgeteld, de uitkomst hiervan heeft de input gevormd voor het opstellen van het gunningsadvies.

Deelvraag 1b. Welke rol speelt het gedrag van de mens in het beïnvloeden van het proces?

Tijdens de beoordelingssessie is er participerend geobserveerd, hierbij is er gebruik gemaakt van de Roos van Leary (bijlage 2) om de mate waarin leden van de verwervingscommissie invloed op elkaar uitoefenen in kaart te brengen. De onderzoeksresultaten zijn te vinden in bijlage 3.6.

Volgens een onderzoek van Evelien van Wijngaarden (2010), “The human factor in public procurement,” heeft de menselijke factor een grote invloed op het besluitvormingsproces. Volgens het bovengenoemd onderzoek wordt het menselijke besluitvormingsproces beïnvloed door ons sociaal gedrag dat de individuele motivatie controleert. Het onderzoek concludeert dat, zelfs het koopgedrag van de

aanbestedende diensten, wordt beïnvloed door menselijke psychologische factoren als persoonlijkheid, attitudes en geloof, beleving, ervaringen uit het verleden en motivatie. Tijdens deze bijeenkomst

kwamen de vier hoofdrollen van de Roos van Leary duidelijk naar voren. De hoofdrollen zijn: leidingnemend, aanpassend, defensief en aanvallend. Tijdens de bijeenkomst werden de scores besproken en onderbouwd, ieder lid kreeg de kans om zijn gegeven score te onderbouwen. Door de onderbouwing ontstonden er discussies waardoor de hoofdrollen duidelijk herkend konden worden. Een senior inkoopadviseur heeft gezegd dat iemand een voorkeur mag hebben, alleen mag deze voorkeur niet meewegen in de beoordeling. Dit was een duidelijk voorbeeld van invloed dat de menselijke factor heeft op het aanbestedingsproces. De gemeente Nijmegen heeft naast het beoordelen van de offertes, de inschrijvers ook gevraagd een presentatie te geven op basis van de ingediende offertes. Het presenteren had iets weg van een mini competitie. Tijdens de presentaties werd er participerende observatie toegepast. De presentaties hebben duidelijkheid gegeven omtrent de inschrijvers en werd tegelijkertijd de kans op ruis verkleind, doordat er bij onduidelijkheden, de aanbestedende dienst in de gelegenheid was om vragen te stellen. Tijdens de presentaties kon de aanbestedende dienst ook meer inzicht krijgen in de visie van de inschrijver. Dit was een uitgesproken kans om de ruis te minimaliseren en wellicht te elimineren. In bijlage 3.6 staan de

onderzoeksresultaten van de observatie van de gunningsbijeenkomst. Hier kan je zien in het grafiek in paragraaf 3.6.3 van de bijlagen dat de rol BS leidend en de rol SO begrijpend evenveel scoren. Dit duidt erop dat deze twee rollen in evenwicht zijn en laat zien dat door de balans het menselijke invloed niet substantieel is.

4.3.1 Gunningsadvies

De offerte met de hoogste score wordt door de verwervingscommissie als advies aan de opdrachtgever voorgelegd als winnaar van de aanbesteding. Dit gunningsadvies wordt aan de inschrijvers bekend gemaakt. De inschrijver met de hoogste score krijgt een gemotiveerde brief waarin staat dat hij een voorlopige gunning krijgt. Volgens Pianoo (2013) begint de Alcatel periode op de dag na verzending van de brieven. De Alcatel periode is een periode waarin partijen de gelegenheid krijgen om bezwaar te kunnen maken tegen het besluit van de opdrachtgever. Als in die periode een kort geding aanhangig is gemaakt dan mag de aanbestedende dienst - behoudens zwaarwegende belangen - niet tot gunning van de opdracht overgaan totdat in het kort geding vonnis is gewezen. Volgens de ARW (2012) eindigt de gestanddoeningstermijn (de termijn gedurende welke inschrijvers gebonden zijn aan hun offerte) acht dagen na de dag waarop de voorzieningenrechter op het kort geding heeft beslist. Gedurende de Alcateltermijn kunnen de afgewezen inschrijvers informatie opvragen over de afwijzing (Pianoo, 2013). Het is tijdens deze fase van het proces van de aanbesteding schoonmaak dat een inschrijver bezwaar heeft gemaakt. Dit heeft de uiteindelijke planning door elkaar gegooid. Met dit bezwaar is er een juridisch proces in gang gezet die uitliep op een rechtszaak. Het nog niet kunnen inrichten van het schoonmaakproces wordt als vervelend ervaren. Dit vooral omdat de aanbesteding schoonmaak al drie jaar duurt. Volgens de senior staf adviseur wordt er in deze tijd van crisis heel goed gekeken naar de voorwaarden door de inschrijvers, vooral als ze niet als beste uit de bus komen. Ze proberen met juridische stappen gelijk te krijgen. Als er geen bezwaren zijn volgt na het gunningsadvies het gunningsbesluit.

Gunningsbesluit

Na twintig dagen, indien er geen bezwaren zijn ontvangen, gaat men over tot gunning. Het

gunningsbesluit wordt genomen na akkoord en handtekening van de budgethouder. In het geval van de aanbesteding schoonmaak dient het gunningsbesluit geaccordeerd en ondertekend te worden door