Voorskriftelike bepalings by die aankoop en hantering van voorrade en materiaal

Munisipaliteite in die Republiek van Suid-Afrika moet op ‘n gereelde grondslag voorraad van die een of ander aard aankoop vir die effektiewe en doeltreffende lewering van goedere en dienste aan die ingesetenes van die betrokke stad of dorp. Staats (1971:81) verklaar die aankoop van voorrade as “… the science or perhaps the art, of getting the most for the taxpayer’s money in a whole spectrum of buying, leasing or otherwise acquiring goods and services …”

Ingevolge artikel 111 van Wet 56 van 2003 word voorsiening gemaak vir die formulering en implementering van ‘n voorsieningskettingbestuursbeleid vir elke munisipaliteit in die Republiek van Suid-Afrika. Wet 56 van 2003 beklemtoon ook die noodsaaklikheid vir effektiewe, doeltreffende en

ekonomiese benutting van munisipale hulpbronne. Ingevolge artikel 217(1) van Wet 108 van 1996 word bepaal dat ‘n voorsieningskettingbestuursbeleid regverdig, billik, deursigtig, mededingend en kostedoeltreffend moet wees.

Volgens die Nasionale Tesourie (2006:99) verwys voorsieningskettingbestuur na die verkryging en instandhouding van ‘n batestelsel van ‘n munisipaliteit. Voorsieningskettingbestuur vorm ‘n integrale deel van die finansiële bestuurstelsel van elke munisipaliteit en is daarop gemik om materiale, voorrade en toerusting wat benodig word vir die voortgesette funksionering van ‘n munisipaliteit, te bekom. “Supply chain management will continue to address an effective, efficient and innovative process for demand planning, procurement (including strategic sourcing), contract management, inventory/asset control and obsolescence/disposal planning” (National Treasury 2006:1).

Master (2006:25) verklaar heel tereg dat voordat munisipaliteite selfs net daaraan kan dink om met ‘n voorsieningskettingbestuursbeleid ‘n aanvang te neem, hulle eers ‘n goeie begrip moet hê van die noodsaaklikheid van ‘n voortreflike regering vir die Republiek van Suid-Afrika, wat ‘n vername beleidsrigting van die regering is en wat reeds in 2005 formeel goedgekeur is.

Ingevolge hoofstuk 11 van Wet 56 van 2003 word voorsieningskettingbestuur as ‘n belangrike komponent van munisipale finansiële bestuur beskou. Die doeltreffende en effektiewe verkryging van voorrade kan ‘n deurslaggewende impak hê op die lewering van goedere en dienste deur ‘n munisipaliteit. Indien goedere en dienste van ‘n swak kwaliteit, oorgeprys of nie beskikbaar is wanneer dit benodig word nie, sal dit ‘n negatiewe impak op munisipale goedere- en dienslewering in die praktyk hê (Nasionale Tesourie 2006:99).

Daar moet gepoog word om ‘n voorsieningskettingbestuursbeleid in plek te hê wat sal fokus op integriteit, doeltreffendheid en om die beste waarde vir die belastingbetalersgeld te verkry. Dit sal openbare vertroue in ‘n munisipale raad bewerkstellig en bydra om te verseker dat openbare fondse

oordeelkundig en nie vir persoonlike gewin van politieke ampsbekleërs, amptenare of hulle vriende gespandeer word nie (Nasionale Tesourie 2006:99).

Ingevolge die voorskriftelike bepalings van Wet 56 van 2003 word elke munisipaliteit verplig om ‘n voorsieningskettingbestuursbeleid te aanvaar wat van toepassing sal wees op:

• die verkryging van goedere en dienste;

• die aanstelling van kontrakteurs en die toepassing van ander eksterne meganismes om bystand te verleen in die lewering van munisipale goedere en dienste; en

• die vervreemding van bates, insluitende goedere wat nie langer deur ‘n munisipaliteit benodig word nie (Nasionale Tesourie 2006:99).

Master (2006:25) verklaar dat die grondslag van voorsieningskettingbestuur die volgende stappe behels, te wete:

• om te verseker dat ‘n effektiewe en doeltreffende voorsieningskettingbestuursbeleid in plek is;

• finalisering van toepaslike delegasies;

• vestiging van ‘n voorsieningskettingbestuurseenheid;

• benoeming van ‘n tenderkomitee;

• samestelling van ‘n databasis van alle verskaffers;

• versekering dat etiese gedragskodes en –praktyke in plek is; en

• versekering van deurlopende en voortreflike verslagdoening.

‘n Munisipale bestuurder is verantwoordelik vir die implementering van ‘n voorsieningskettingbestuursbeleid by ‘n munisipaliteit en moet op ‘n gereelde grondslag aan ‘n munisipale raad inligting oor die implementering van hierdie beleid verskaf. Volgens die Nasionale Tesourie (2006:100) moet ‘n munisipale bestuurder sover moontlik alle moontlike stappe onderneem om te verseker dat voortreflike prosedures en skeiding/verdeling van funksies in die

voorsieningskettingbestuurstelsel in plek is om die moontlikheid van bedrog, korrupsie, begunstiging, onredelike en onbillike praktyke tot die minimum te beperk.

Die voorsieningskettingbestuursafdeling van ‘n munisipaliteit moet as deel van die departement van ‘n hooffinansiële beampte funksioneer, aangesien voorrade en materiaal geld impliseer. Omvattende verliese kan gely word indien voorrade by ontvangs swak nagesien, swak opgeberg en by uitreiking en gebruik swak beheer word (Cloete 1993:134). Munisipaliteite moet sorg dra dat hulle vooraadvlak nie te hoog of te laag is nie. Indien voorraadvlakke te hoog is, word kapitaal beset wat andersins voordelig belê kon gewees het in die bevrediging van ander noodsaaklike behoeftes. Jeoffreys (1978:242) verklaar dat “... (o)ther factors which make over-stocking expensive, are obsolesence due to new and better products and the cost of storage space.” ‘n Voorraadvlak wat te laag is, kan weer aanleiding gee tot vertragings in die uitvoering van kontrakte of aan die lewering van goedere en dienste. Die tydige verkryging van voldoende hoeveelheid voorrade kan in ‘n belangrike mate beïnvloed word deur die deeglikheid waarmee beplan en geprogrammeer word om die doelwitte wat in die die begroting gestel is, te bewerkstellig.

Munisipaliteite kan beheer uitoefen by wyse van voorskriftelike bepalings wat by die aankoop en hantering van voorrade en materiaal geld. Die volgende bepaling dien as voorbeeld: “Wanneer nuwe skryfbehoeftes aangekoop word, moet dit in ‘n register aangeteken word wat duidelik die tipe skryfbehoeftes en die bepaalde besendingnommer aandui. ‘n Onafhanklike amptenaar moet gereeld voorraadopnames onderneem en gebruikte skryfbehoeftes moet met die register gerekonsilieer word” (Departement van Staatsbesteding 1997:37).

Ingevolge wetgewing (soos byvoorbeeld artikel 112 van Wet 56 van 2003) word munisipaliteite verplig om tenders vir die aankoop van goedere en dienste aan te vra. ‘n Tender kan omskryf word as ‘n “... (a)anbod (per geslote brief) om, teen ‘n bepaalde prys, iets, byvoorbeeld (goedere en

dienste) te verskaf, (te) lewer, of ‘n bepaalde werk, byvoorbeeld die oprigting van ‘n gebou (of) die bou van ‘n pad te verrig” (Odendaal 1984:1140). Die oogmerke van tendervoorskrifte is eerstens, om onreëlmatighede in die aankoop van munisipale goedere en dienste uit te skakel en tweedens, om die voordele van mededinging tussen kontrakteurs te benut. Kompetisie tussen kontrakteurs verseker hoë kwaliteit goedere en dienste teen billike en aanvaarbare pryse (Joubert 1991:5). ‘n Munisipaliteit behoort nie tot sy nadeel die tender van ‘n kontrakteur met ‘n voortreflike diensleweringsrekord ten gunste van ‘n goedkoper aanbod van ‘n onbekende kontrakteur te verwerp nie, met ander woorde, die goedkoopste tender behoort nie noodwendig aanvaar te word nie (Gildenhuys 1993:680).

Die Minister van Finansies het op 31 Mei 2005 nuwe regulasies oor voorsieningskettingbestuursprosesse en tenderprosedures vir alle munisipaliteite in die Parlement ter tafel gelê (South African Government Information: New tender procedures for municipalities, 2005). Die “Municipal Supply Chain Management Regulations” het betekenisvolle hervorminge vir die verkryging van goedere en dienste deur munisipaliteite meegebring. Die oogmerk met hierdie regulasies is om munisipale finansiële bestuur te moderniseer en om aanspreeklikheid en deursigtigheid in die toekenning van tenders te bevorder.

Die voorsieningskettingbestuursbeleid van ‘n munisipaliteit moet voorsiening maak vir die prosesse wat gevolg moet word vir tenders, kwotasies, veilings en ander tipes van kompeterende aanbiedinge of toewysingsopsies (Nasionale Tesourie 2006:100). Die voorsieningskettingbestuursproses by munisipaliteite in die Republiek van Suid-Afrika word deur die volgende wetgewing/regulasies gerugsteun, te wete:

• Wet op Munisipale Finansiële Bestuur, 2003 (Wet 56 van 2003);

• Regulasies vir Munisipale Voorsieningskettingbestuur (Mei 2005);

• Wet op Voorkeurverkrygingsbeleidsraamwerk, 2000 (Wet 5 van 2000);

• Regulasies op Voorkeurverkrygingsbeleidsraamwerk (10 Augustus 2001);

• Wysigingswet op Nasionale Kleinsake, 2003 (Wet 26 van 2003); en

• Wet op Breë Gebaseerde Swart Ekonomiese Bemagtiging, 2003 (Wet 53 van 2003).

Tendervereistes moet in die reël aan ‘n munisipale raad vir goedkeuring voorgelê word. Nadat goedkeuring vir die tendervereistes verkry is, word die kennisgewing waarin tenders aangevra word, in die pers gepubliseer. In die kennisgewing word onder andere die sluitingsdatum en sluitingsuur vir die indiening van tenders asook die datum, tyd en plek wanneer die tenders oopgemaak sal word, vermeld. Slegs daardie tenders wat voor of op die sluitingsdatum en –uur ontvang word, sal oorweeg word. Tenders word in die openbaar en in die teenwoordigheid van die mededingende tenderaars oopgemaak en voorgelees. Nadat die tenders gelees is, word die besonderhede daarvan in ‘n tenderregister aangeteken. Tenders wat aan al die tendervereistes voldoen, sal in die reël hoë prioriteit in die tenderregister geniet, terwyl tenderaars wat aandui dat hulle van een of meer tendervereiste(s) uitgesluit wil wees, laer op die prioriteitslys van tenderaars verskyn (Ströh 1992:234). Nadat ‘n munisipale raad oor die toekenning van ‘n tender besluit het, word ‘n skriftelike kontrak met die suksesvolle tenderaar gesluit. Die tenderdokument en die brief van aanvaarding dien as die geskrewe kontrak, aangesien al die voorwaardes in die tenderdokument vervat is (Gildenhuys 1993:681-682).

Dit is ook noodsaaklik om hier te verwys na regstellende verkryging van voorrade (“affirmative procurement”) en inwin van tenders. Die doel met regstellende verkryging van voorrade (“affirmative procurement”) en inwin van tenders is om te verseker dat openbare fondse en tenders op so ‘n wyse toegeken word dat alle segmente van die Suid-Afrikaanse bevolking voordeel

sal trek uit byvoorbeeld werkskepping en kommersiële aktiwiteite (Reddy 2003:166). Die Wet op Voorkeurverkrygingsbeleidsraamwerk, 2000 (Wet 5 van 2000) kan as ‘n raamwerk beskou word vir die implementering van die voorsieningskettingbestuursbeleid soos vervat in artikel 217(2) van Wet 108 van 1996. “In essence, the policy provides for preference to be given to targeted categories of people, without the exlusion of anyone from the opportunity to tender” (Affirmative Procurement Plan 1997:1). Op dieselfde wyse maak die Wet op Breë Gebaseerde Swart Ekonomiese Bemagtiging, 2003 (Wet 53 van 2003) ook voorsiening vir die bemagtiging van voorheen benadeelde swart Suid-Afrikaners deur voorkeur te verleen aan hierdie persone tydens die toekenning van munisipale kontrakte of -tenders.

Ingevolge artikel 112 van Wet 56 van 2003 word bepaal dat die voorsieningskettingbestuursbeleid van ‘n munisipaliteit ten minste die volgende aangeleenthede moet dek, te wete:

• verpligte openbaarmaking van botsende belange wat voorgenome kontrakteurs met betrekking tot bepaalde tenders mag hê, en die uitsluiting van sodanige voorgenome kontrakteurs van daardie tenders of aanbiedinge;

• die uitsluiting van persone van deelname aan tender- of ander tipes van aanbiedingsprosesse, met inbegrip van persone wat skuldig bevind is aan bedrog of korrupsie gedurende die voorafgaande vyf jaar;

• maatreëls vir die:

- bekamping van bedrog, korrupsie, begunstiging en onbillike en onreëlmatige praktyke in munisipale voorsieningskettingbestuur; en

- bevordering van etiese optrede deur amptenare en ander rolspelers betrokke by munisipale voorsienings- kettingbestuur; en

• die ongeldigverklaring van aanbevelings of besluite wat onwettig of onbehoorlik gemaak, geneem of beïnvloed is, met inbegrip van

aanbevelings of besluite wat gemaak, geneem of op enige wyse beïnvloed is deur munisipale raadslede of amptenare.

Ingevolge artikel 115 van Wet 56 van 2003 word ‘n verpligting op die rekenpligtige beampte (munisipale bestuurder) geplaas om sover moontlik alle redelike stappe te onderneem om te verseker dat behoorlike meganismes, asook skeiding/verdeling van pligte in die voorsieningskettingbestuurstelsel ingebou word om die waarskynlikheid van bedrog, korrupsie, begunstiging en onbillike en onreëlmatige praktyke tot die minimum te beperk. By die toepassing van tendervoorskrifte behoort die gesindheid waarmee sodanige voorskrifte uitgevoer word van die integriteit van die betrokke munisipale raadslede en amptenare te getuig. Raadslede en amptenare behoort hulle nie skuldig te maak aan nepotisme of onregmatige en onwettige bevoordeling wanneer tenders aangevra, oorweeg en toegeken word nie (Ströh 1992:235).

Gebrekkige en ondoeltreffende voorsieningskettingbestuur kan omvangryke wanbestuur, korrupsie en onreëlmatigheid by ‘n munisipaliteit tot gevolg hê. ‘n Stelsel van gereelde inspeksies en verslagdoening kan daartoe bydra dat korrupsie, bedrog, diefstal, veroudering en swak hantering van voorrade en materiaal tot ‘n minimum beperk word.