Finansiële beheerfunksie van ‘n hooffinansiële beampte

Ingevolge artikel 80 van Wet 56 van 2003 word bepaal dat elke munisipaliteit in die Republiek van Suid-Afrika oor ‘n begrotings- en tesouriekantoor moet beskik. ‘n Begrotings- en tesouriekantoor moet oor die volgende personeel beskik, te wete:

(i) ‘n hooffinansiële beampte wat deur die rekenpligtige beampte (munisipale bestuurder) aangewys word;

(ii) beamptes van die munisipaliteit wat deur die rekenpligtige beampte toegewys word aan die hooffinansiële beampte; en

(iii) enige ander persone wat deur die munisipaliteit gekontrakteer word om die werk van hierdie kantoor te verrig.

Die funksie van ‘n begrotings- en tesouriekantoor moet nie sonder meer onderskat word nie, ten spyte daarvan dat die fokus voortdurend geplaas word op die rol van ‘n munisipale bestuurder as rekenpligtige beampte van ‘n munisipaliteit. Die onderskeie fasette van finansiële bestuur en die geldende administratiewe prosesse op plaaslike regeringsvlak het sodanig in omvang en kompleksiteit toegeneem dat die hulp van kundiges soos byvoorbeeld finansiële- en kosterekenmeesters, rekenaarprogrammeerders, ekonome asook ander finansiële vakkundiges onontbeerlik geword het om ‘n hooffinansiële beampte in sy omvangryke en ingewikkelde taak by te staan.

Die uniekheid van hierdie professie is geleë in die omvattende spektrum van verantwoordelikhede wat die hooffinansiële beampte moet onderneem. Die noodsaaklikheid om ‘n begroting voor te berei en te bestuur wat uit beide kapitaal- en bedryfsuitgawes bestaan “… and the generation of both capital

and operating revenues sufficient to sustain the expenditure side of these budgets, is in itself unique in the public sector” (Opperman 2000:11).

Van Pittius (2006:19) verklaar dat die rol van ‘n hooffinansiële beampte in die afgelope dekade dramaties verander het. Hy skryf dat die rol van die hooffinansiële beampte verander het met toenemende klem op openbare verantwoordelikheid en ‘n belangrike vennootskap met die munisipaliteit. Die munisipale bestuurder verwag tans van ‘n hooffinansiële beampte om ‘n betroubare finansiële adviseur te wees en om werklik waarde aan die dag-tot- dag munisipale funksies toe te voeg.

Die pligte en bevoegdhede van ‘n hooffinansiële beampte van ‘n munisipaliteit word ingevolge artikel 81 van Wet 56 van 2003 voorgeskryf. Motake (2005:19) verklaar dat hooffinansiële beamptes beleide moet ontwikkel en standaarde moet voorhou wat in lyn is met dié van nasionale- en provinsiale tesouriers. Volgens Tesourie Regulasie 2.1.2 is die hooffinansiële beampte direk aanspreeklik aan die rekenpligtige beampte van ‘n munisipaliteit, te wete die munisipale bestuurder (Nasionale Tesourie 2002:8). Reddy (2003:14) bevestig hierdie standpunt deur te verklaar dat ‘n hooffinansiële beampte verantwoording verskuldig is aan ‘n munisipale bestuurder vir die uitoefening van die funksies en bevoegdhede soos aan hom gedelegeer.

Scott (2001:8) vestig die aandag daarop dat die finansiële departement van ‘n munisipaliteit volgens erkende bestuursbeginsels georganiseer en bestuur moet word. Slegs dan sal ‘n hooffinansiële beampte in staat wees om sy funksies effektief uit te voer. ‘n Hooffinansiële beampte kan nie sy funksies behoorlik uitvoer sonder die ondersteuning van ‘n finansiële departement wat voortreflik georganiseerd en behoorlik bestuur word nie. Die stigting en instandhouding van sodanige finansiële departement is ook die verantwoordelikheid van die hooffinansiële beampte en voortreflike bestuursbeginsels en –vaardighede sal derhalwe toegepas moet word. Die algemene bestuursfunksies wat deur ‘n hooffinansiële beampte uitgeoefen moet word, is die volgende:

• Beplanning: Beplanning moet deurlopend plaasvind ten einde die doelwitte van ‘n finansiële departement te identifiseer.

• Organisering: Organisering moet onderneem word ten einde die aktiwiteite wat deur ‘n finansiële departement uitgevoer moet word, op ‘n effektiewe en doeltreffende wyse te organiseer.

• Personeelvoorsiening en -benutting: Voldoende personeel moet aangestel en opgelei word, sodat hulle hul take en funksies binne ‘n finansiële departement effektief en doeltreffend kan verrig.

• Koördinering: Aktiwiteite moet binne ‘n finansiële departement gekoördineer en geharmonieer word met die aktiwiteite van ander departemente/afdelings van ‘n munisipaliteit.

• Motivering: Ondergeskikte personeellede moet by wyse van

leidinggewing en rigtinggewing gemotiveer word om hulle werksaamhede doelgerig uit te voer.

• Kontrole: Aktiwiteite van ‘n finansiële departement moet aan die hand van hulle prestasies en resultate gemeet en beoordeel word om te bepaal of hulle aan die vereistes van effektiwiteit en doeltreffendheid voldoen (Scott 2001:8).

Algemene praktyk op plaaslike regeringsvlak in die Republiek van Suid-Afrika is dat die hooffinansiële beampte tegnies opgelei en geskool moet wees in die volgende:

• strategiese bestuur;

• besigheidsbeplanning en –ontwerp;

• prestasiebeoordeling;

• finansiële rekeningkunde (insluitende die beginsels van algemeen erkende rekeningkundige praktyke);

• bestuursrekeningkunde;

• interne beheermaatreëls;

• interne- en eksterne oudits;

• inligtingstelsels;

• onderhandelingsvaardighede;

• kommunikasievaardighede; en

• analitiese vaardighede (Nasionale Tesourie 2002:8).

Die taak van ‘n hooffinansiële beampte is immers nie ‘n aangeleentheid wat ligtelik geag moet word nie. Opperman (2000:11) bevestig voormelde wanneer hy verklaar dat bo en behalwe die behoefte aan gevorderde tegniese vaardighede, en in merkbare teenstelling met dié van ‘n finansiële praktisyn in die private sektor, ‘n hooffinansiële beampte ook oor ‘n basiese begrip van alle ander funksies wat by sy munisipaliteit onderneem word, moet beskik. Dit sluit kennis oor gesondheid, verkeersaangeleenthede, elektrisiteits- en watervoorsiening, sanitasie, vullisopruiming, parke- en ontspanningsareas, paaie, biblioteke en vervoer in, sowel as die vermoë om die regsdepartement en die munisipale bestuurder by te staan.

Ingevolge artikel 81(1) van Wet 56 van 2003 is ‘n hooffinansiële beampte van ‘n munisipaliteit verantwoordelik vir die volgende funksies, te wete:

(i) Administratiewe verantwoordelikheid vir die begrotings- en tesouriekantoor.

(ii) Verlening van bystand aan ‘n munisipale bestuurder, as rekenpligtige beampte, met die administrasie van die bankrekenings van ‘n munisipaliteit, asook in die voorbereiding en implementering van die jaarlikse munisipale begroting.

(iii) Uitvoering van begrotings- en rekeningkundige funksies, koste- ontledings, finansiële verslagdoening, kontantbestuur, skuldinvordering, die bestuur van voorrade, finansiële bestuur en ander funksies soos wat aan hom deur ‘n munisipale bestuurder in terme van artikel 79 van voornoemde wet gedelegeer is.

As hooffinansiële beampte van ‘n munisipaliteit moet hy aan ‘n munisipale bestuurder (rekenpligtige beampte) verantwoording doen oor die voornoemde funksies. “The chief financial officer neither operates

on his own nor is he divorced from management” (National Treasury 2002:8). Voortreflike finansiële bestuur by munisipaliteite in die Republiek van Suid-Afrika is inderdaad die resultaat van ‘n kollektiewe en bewuste poging van elke individu binne die finansiële departement onder leiding van ‘n tegnies opgeleide en gekwalifiseerde hooffinansiële beampte wat objektief en op ‘n professionele wyse sy funksies met sorg uitvoer. In hierdie verband moet ‘n hooffinansiële beampte voortreflike verhoudings met sy kliënte handhaaf, met die oog op goedere- en dienslewering, wat getuig van integriteit, betroubaarheid, objektiwiteit en gebruiklikheid. Hierdie kernwaardes moet ‘n integrale deel vorm van sy verbintenis met die volgende kliënte:

• die rekenpligtige beampte (munisipale bestuurder);

• programbestuurders;

• interne ouditkomitee;

• die begrotingskomitee;

• die Ouditeur-generaal;

• portfolio-komitee(s);

• die Staande Komitee oor Openbare Rekeninge (SKOOR); en

• die betrokke Provinsiale Komitee oor Openbare Rekeninge (PROKOR).

“Achieving these core values requires adequate education and training and maintaining the highest possible degree of professionalism in the delivery of financial services” (National Treasury 2002:8). ‘n Hooffinansiële beampte moet ook ‘n goeie begrip aan die dag lê van die politieke strukture wat binne ‘n munisipaliteit geld, asook van die agendas en optredes van die verskillende politieke groeperinge wat binne ‘n munisipaliteit in aksie is. Opperman (2000:11) beklemtoon die belangrikheid van ‘n tesourieprofessie in die Republiek van Suid-Afrika wanneer hy verklaar dat, ten spyte daarvan dat die munisipale bestuurder die rekenpligtige beampte in die toekoms sal bly, die alledaagse finansiële bestuur van munisipaliteite steeds grootliks deur hooffinansiële beamptes onderneem sal word. Dit impliseer dat

hooffinansiële beamptes steeds verantwoordelik sal wees vir die vestiging van voortreflike verhoudings met belastingbetalers, verbruikers en ingesetenes in die algemeen, met verkose politici, hoofde van departemente/afdelings, die pers, provinsiale komitee(s) oor openbare rekeninge, provinsiale departemente van plaaslike regering en finansies, die nasionale departement van finansies, die plaaslike kamers van handel en nywerheid en ander finansiële instellings.

Daar word van ‘n hooffinansiële beampte verwag om onder meer voortreflike en oordeelkundige finansiële advies aan ‘n uitvoerende- of burgemeesterskomitee, ‘n munisipale bestuurder asook die hoofde van die onderskeie departemente/afdelings te verskaf. Hy moet onder andere advies verleen oor finansiële beleide, hoe surplus fondse belê behoort te word, asook hoe kapitaalreserwes opgebou kan word. Hy behoort ook ‘n adviserende rol te vertolk by die bepaling van belastingtariewe, verbruikerstariewe, dienstegelde en ander heffings. “The chief financial officer will see to it that expenditure and income from rates and tariffs is matched to such an extent that it stays within parameters set by the council and higher authorities” (Swanevelder 2000:7). Indien nodig, moet ‘n hooffinansiële beampte ook finansiële advies verleen aan hoofde van bedryfsdepartemente oor hulle boekhouding- en rekeningkundige stelsels (Gildenhuys 1997:63). Du Plessis (2005:12) verklaar immers dat “ … it is important for every chief financial officer to understand that an underprojection of sales, land values or usage will result in a cash shortfall.”

‘n Hooffinansiële beampte is die “hoofontvanger van inkomste” van ‘n munisipaliteit en is verantwoordelik vir die insameling van belastings, verbruikerstariewe, dienstegelde en alle ander inkomste by ‘n munisipaliteit. Hy is ook verantwoordelik vir alle betalings uit die onderskeie fondse en rekeninge en is persoonlik aanspreeklik indien betalings verkeerdelik en ongerymd gedoen word. ‘n Hooffinansiële beampte tree as die boekhouer van ‘n munisipaliteit op en is derhalwe verplig om toe te sien dat behoorlike rekords gehou word van elke finansiële transaksie. Aan die einde van elke finansiële jaar moet ‘n hooffinansiële beampte toesien dat die finansiële state

vir die finansiële jaar opgestel word wat aan die Ouditeur-generaal vir eksterne ouditering beskikbaar gestel word (Gildenhuys 1997:65). ‘n Munisipale bestuurder is as rekenpligtige beampte verantwoordelik vir die doeltreffende en effektiewe spandering van fondse, terwyl ‘n hooffinansiële beampte as boekhouer vir die akkurate en korrekte boekhouding van ‘n munisipaliteit se finansiële transaksies verantwoordelik is.

Scott (2001:9) som die algemene pligte en funksies van ‘n hooffinansiële beampte soos volg op:

• ontwikkeling en instandhouding van finansiële- en rekeningkundige stelsels aan departemente en komitees van ‘n munisipaliteit oor onder meer die insameling van inkomste, bestuur van fondse, betalings, interne ouditering en voorsieningskettingbestuur;

• beplanning en monitering van die begrotingsproses(se), met spesifieke verantwoordelikheid vir advies oor die toekenning van hulpbronne;

• koördinering en kontrolering van finansiële beplanning by wyse van die jaarlikse kapitaal- en bedryfsbegroting(s);

• opleiding van finansiële amptenare en advisering oor hoe hulle effektief en doeltreffend aangewend kan word; en

• bestuur en beheer van die finansiële departement van die munisipaliteit.

Een van die vernaamste beheerfunksies van ‘n hooffinansiële beampte is om toe te sien dat voldoende en effektiewe beheermaatreëls by die munisipaliteit geïmplementeer word om te verseker dat rekenskap gegee kan word van alle uitgawes en inkomstes van die munisipaliteit. Stappe moet ook onderneem word om rekenskap te gee van die aankoop van voorrade, materiale en toerusting, sowel as die veilige bewaring daarvan, soos bepaal deur toepaslike finansiële regulasies. Dit is die taak van ‘n hooffinansiële beampte om voorts ook toe te sien dat prosedures, soos voorgeskryf deur finansiële regulasies, behoorlik en korrek toegepas word.

Dit aksentueer die belangrike beheerfunksie wat die hooffinansiële beampte moet uitoefen by die opstelling en uitvoering van die begroting van ‘n munisipaliteit. Beide ‘n munisipale bestuurder sowel as die hooffinansiële beampte is betrokke by die toepassing van begrotingsbeheer. ‘n Munisipale bestuurder is hoofsaaklik verantwoordelik vir die effektiewe en doeltreffende besteding van geld, terwyl die begrotingsbeheerfunksie van ‘n hooffinansiële beampte hoofsaaklik neerkom op die korrekte en noukeurige besteding van geld ooreenkomstig die goedgekeurde begroting asook die regulering en voorkoming van oorspandering. Die funksie van ‘n hooffinansiële beampte is derhalwe gefokus op korrekte boekhoudingsprosedures en die reëlmatigheid van uitgawe(s), terwyl ‘n munisipale bestuurder die resultate van uitgawe(s) sal evalueer vir doeleindes van effektiwiteit en doeltreffendheid.

Die afleiding kan derhalwe gemaak word dat ‘n munisipale bestuurder en ‘n hooffinansiële beampte nou moet saamwerk om effektiewe en doeltreffende finansiële beheer by ‘n munisipaliteit te bewerkstellig. Ferreira (2000:177) bevestig hierdie standpunt soos volg: “… the chief financial officer works hand in hand with the municipal manager and has overall responsibility for the final compilation of the budget as a working document.” ‘n Hooffinansiële beampte het ‘n formidabele taak in hierdie verband en moet oor ‘n omvangryke kennis beskik van die ekonomiese-, boekhoudings- en bestuursaspekte van munisipale finansies (Gildenhuys 1997:66). “Councils should appoint appropriately qualified, properly trained, experienced chief financial officers” (Swanevelder 2000:7). Dit impliseer dat ‘n hooffinansiële beampte oor besondere kwaliteite moet beskik om hierdie formidabele taak binne ‘n munisipaliteit effektief en doeltreffend te kan verrig. Scott (2001:10) bevestig hierdie standpunt wanneer hy verklaar dat ‘n hooffinansiële beampte ‘n bekwame administrateur moet wees en minstens oor die volgende kwaliteite moet beskik, te wete:

• integriteit en kreatiwiteit;

• finansiële- en ekonomiese kennis;

• voortreflike bestuursvaardighede; en

• uitstekende menseverhoudinge kan handhaaf.

3.5.6 Finansiële beheerfunksie van hoofde van departemente/afdelings