Beheer deur middel van die munisipale begroting

‘n Munisipale begroting is ‘n finansiële werkprogram van ‘n munisipaliteit vir ‘n bepaalde periode, gewoonlik een finansiële jaar, wat bestaan uit twee belangrike dele:

(i) die uitgawe-plan van die munisipaliteit; en

(ii) die plan vir die befondsing van die uitgawes van die munisipaliteit - die inkomste-plan (Pauw et al. 2002:312).

Volgens Thornhill (1984:12) is ‘n begroting die eindproduk van ‘n reeks handelinge en besluite wat op die bereiking van ‘n voorafgestelde doelwit(te) gerig is. As sulks is die begroting inderwaarheid ‘n uitdrukking, in geldterme, van die handelinge (programme) wat aangepak moet word om die beleid(e) van ‘n raad te verwesenlik. Derhalwe kan daar aanvaar word dat ‘n begroting voorsiening sal maak vir die volgende aangeleenthede, te wete:

• die identifisering van die onderskeie organisatoriese eenhede soos byvoorbeeld departemente/afdelings wat met die besteding van geld waarvoor in die begroting voorsiening gemaak word, belas is;

• die verklaring van die doelwitte wat met uitvoeringsprogramme nagestreef sal word in die begroting;

• om as kontrolemaatreël(s) te dien sodat vasgestel kan word of die gestelde doelwit(te) verwesenlik is en of die besteding ooreenkomstig die goedgekeurde begroting plaasgevind het; en

• die bepaling of uitgawes aangegaan is vir kapitale- of lopende uitgawes (Van Straaten 1984:80).

Die begroting is ‘n versameling dokumente wat inligting voorsien oor die finansies van ‘n instelling, insluitende die bronne waaruit inkomste verkry

word, uitgawes en die doel waarvoor die geld aangewend gaan word (Dimock & Dimock 1983:359). ‘n Begroting kan derhalwe gesien word as ‘n veeldoelige dokument wat inligting reflekteer en verskaf aan al die deelnemers in die begrotingsproses (Kramer 1975:279). Die begroting kan ook beskou word as ‘n geheelbeeld van die owerheidswerksaamhede vir ‘n bepaalde periode. Volgens Wildavsky (1961:184) is ‘n begroting die lewensaar van ‘n regering, ‘n finansiële refleksie van wat die regering doen of van voorneme is om te doen.

Die bepaling van die vereistes waaraan ‘n begroting moet voldoen, is onder andere geleë in die sinvolle rangskikking van doelwitte, prioriteite en alternatiewe oplossingsmoontlikhede wat vir effektiewe besluitneming noodsaaklik is. “The classifications employed, therefore, must facilitate formulation of the budget what the government proposes to do with available resources; and provide an administrative control structure that will permit determining what has been done in relation to the budget approved” (United Nations 1965:5). Die klassifikasie-struktuur behoort derhalwe gebruik te kan word vir die formulering, aanbieding en uitvoering van die begroting.

Premchand (1983:60) verklaar dat die primêre funksie van ‘n begroting is om die belastingkoers vas te stel en die sekondêre funksie van ‘n begroting is om streng beheer oor die finansies van die instelling uit te oefen. Dit impliseer dat daar met ‘n munisipale begroting grondliggend beoog word om byvoorbeeld die eiendomsbelastingkoers vas te stel en om ‘n instrument vir finansiële beheer oor munisipale werksaamhede te skep ten einde verantwoordingdoening in die hand te werk. Volgens Craythorne (2003:224) het ‘n munisipaliteit twee begrotings, te wete:

• ‘n bedryfsbegroting wat voorsiening maak vir bedryfskoste, insluitende personeelvergoeding en die terugbetaling van lenings; en

• ‘n kapitaalbegroting, wat die ontwikkelingsprioriteite vir die volgende finansiële jaar reflekteer.

‘n Munisipale begroting moet die produk wees van weldeurdagte rasionele beleidsbesluite wat op so ‘n wyse aangebied word dat dit op ‘n sinvolle wyse deur ‘n munisipale raad, die amptenare en veral deur die belastingbetalers geïnterpreteer kan word. Uit die aard van die saak sal die oogmerke wat ‘n munisipale raad met die begroting wil bereik, meebring dat die begroting ‘n uitgebreide dokument sal wees waarvan die effektiwiteit en doeltreffendheid nie gemeet kan word aan die hand van die aantal bladsye wat dit beslaan of die omvang van die bedrae wat dit bevat nie. Hofstra (1965:6) verklaar dat “... (t)he quality of this document depends upon the accuracy and integrity of supporting data and the methods, skills, and care used in preparing, analyzing, and integrating estimates and in conducting studies and budget research.”

‘n Munisipale begroting dien as ‘n belangrike beheerwerktuig om beheer, bestuur en beplanning by munisipaliteite te bewerkstellig. Die begroting as beheermaatreël moet derhalwe op so ‘n wyse saamgestel en aangebied word dat die werkverrigting van die amptenaarskorps deur raadslede geëvalueer en die nasionaliteit van raadsbesluite deur belastingbetalers beoordeel kan word (Tempelhoff 1991:13).

Die jaarlikse munisipale begroting verskaf ‘n waardevolle geleentheid vir effektiewe en doeltreffende finansiële beheer oor munisipale werksaamhede. Die gedetailleerde beramings van inkomste en uitgawe vorm die grondslag waarop ‘n hooffinansiële beampte sy rekeningkundige stelsel baseer ten einde beheer gedurende die finansiële jaar uit te oefen oor inkomstes en uitgawes en ook om te verseker dat die finansiële beleid wat neergelê is in die goedgekeurde begroting, nagekom word. Nadat die finansiële beleid bepaal is, moet dit afgedwing word en dit vind plaas by wyse van begrotingsbestuur waarmee drie belangrike doelwitte nagestreef word, te wete:

• om te verseker dat die uitgawes plaasvind ooreenkomstig die goedgekeurde beramings; en

• om te verseker dat die publiek waarde vir hulle geld ontvang (Gildenhuys 1997:52).

Die goedgekeurde begroting dien sodoende as ‘n effektiewe beheerinstrument vir ‘n munisipale raad om te verseker dat munisipale finansies op ‘n formele en ‘n voortreflike grondslag bestuur word. ‘n Uitvoerende- of burgemeesterskomitee moet op ‘n gereelde grondslag ondersoek instel of die insameling van inkomste en die besteding van openbare fondse plaasvind ooreenkomstig die goedgekeurde begroting ten einde daaroor verantwoording aan ‘n raad te kan doen. Ingevolge artikel 15 van Wet 56 van 2003 word daar byvoorbeeld bepaal dat ‘n munisipaliteit slegs uitgawes mag aangaan in ooreenstemming met sy goedgekeurde begroting. Indien daar afwykings van die goedgekeurde begroting voorkom, moet dit deur die betrokke amptenare verklaar en redes met bewysplasing vir kennisname aan die raad verskaf kan word. Indien bevredigende verduidelikings nie verskaf kan word nie, kan ‘n uitvoerende- of burgemeesterskomitee dissiplinêre stappe by ‘n munisipale raad oor die betrokke amptenaar aanbeveel. ‘n Raad handel slegs op aanbeveling van ‘n uitvoerende- of burgemeesterskomitee (Craythorne 2003:224).

Ingevolge artikel 28 van Wet 56 van 2003 kan ‘n munisipale raad die jaarlikse goedgekeurde begroting hersien of wysig by wyse van ‘n aansuiweringsbegroting deur:

• inkomste- en bestedingsprojeksies te gebruik vir die op- of afwaartse aanpassing van die begroting;

• onvoorsiene en onvermydelike besteding te magtig;

• besparing onder een begrotingspos vir besteding onder ‘n ander begrotingspos te magtig; en

Slegs die burgemeester kan 'n aansuiweringsbegroting in die munisipale raad ter tafel lê. Die burgemeester kan tydens nood- of buitengewone omstandighede besteding magtig waarvoor daar nie in die goedgekeurde begroting voorsiening gemaak is nie. Enige sodanige besteding:

• moet in ooreenstemming wees met enige raamwerk wat voorgeskryf is;

• mag nie ‘n sekere persentasie van die jaarlikse begroting oorskry nie;

• moet deur die burgemeester by die eersvolgende raadsvergadering gerapporteer word; en

• moet daar vir die bedrag in die aansuiweringsbegroting voorsiening gemaak word (Artikel 29(2) van Wet 56 van 2003).

Indien sodanige aansuiweringsbegroting nie binne 60 dae na die besteding goedgekeur word nie, word dit as ‘n ongemagtigde uitgawe beskou. Munisipale finansiële bestuur vind plaas in ‘n politieke milieu. Daarom sal daar enersyds verantwoording deur die belastingbetalers van die raad oor die besteding van openbare geld geeïs kan word; en andersyds kan politieke ampsbekleërs (raadslede) van rekenpligtige beamptes (munisipale bestuurders) verantwoording eis oor hoe hulle aan goedgekeurde programme uitvoering gegee het sodat daar aan die munisipale raad en die ingesetenes verantwoording gedoen kan word (Marais 1990:220).

Die werksaamhede van die administratiewe funksionarisse word derhalwe deur ‘n begroting beheer deurdat toesighouers en die wetgewende gesag (munisipale raad) hulle werkverrigting kan evalueer om te verseker dat daar uitvoering aan die goedgekeurde beleid(e) van ‘n munisipale raad gegee word.