Beheer oor kontrakte en aankope van voorrade

Munisipaliteite in die Republiek van Suid-Afrika moet voorraad van die een of ander aard aankoop vir die lewering van goedere en dienste wat nodig is om in die menigvuldige daaglikse behoeftes van die ingesetenes te voorsien. Voorsieningskettingbestuur wat die aankoop, opberg en uitreiking van en die beheer oor alle goedere behels, is ‘n omvattende proses wat in kompleksiteit toeneem na gelang munisipale bedrywighede vir die lewering van goedere en dienste omvangryk van aard is. Westing & Fine (1966:2) verklaar dat voorsieningskettingbestuur ‘n besigheidsfunksie is en daarop gemik is om materiale, voorrade en toerusting wat benodig word vir die voortgesette funksionering van ‘n instelling, te bekom.

Onoordeelkundige of ongekoördineerde aankope, slordige opberging, gebrekkige beheer oor uitreiking van voorrade en ondoeltreffende voorsieningskettingbestuurspraktyke kan omvangryke finansiële implikasies

inhou wat nie te alle tye so ooglopend mag blyk te wees nie (Kotzé 1979:176). Cowden (1969:351) verklaar in hierdie verband dat “… (d)eficiencies in annual stocktaking were formally reported and written off, but did not cause as much concern as the theft of cash; fortunately there is today a more widespread realization of the fact that the loss of a screwdriver is the same as the loss of one or more rand in cash.”

Voorsieningskettingbestuur by munisipaliteite in die Republiek van Suid- Afrika moet aan die volgende vereistes voldoen, te wete:

• in ooreenstemming wees met die bepalings van Wet 108 van 1996;

• dit moet makro-ekonomiese beleide ondersteun;

• dit moet belastingmoraliteite bevorder; en

• arbeidstandaarde bevorder (Reddy 2003:150).

Ingevolge artikel 217 van Wet 108 van 1996 word bepaal dat:

(1) wanneer ‘n staatsorgaan in die nasionale-, provinsiale- of plaaslike regeringsfeer, of enige ander instelling in nasionale wetgewing geïdentifiseer, vir goedere of dienste kontrakteer, moet hy dit doen ooreenkomstig ‘n stelsel wat regverdig, billik, deursigtig, mededingend en kostedoeltreffend is.

(2) Subartikel (1) belet nie die staatsorgane of instellings in daardie subartikel genoem om ‘n verkrygingsbeleid toe te pas wat voorsiening maak vir:

(a) voorkeurkategorieë by die toekenning van kontrakte nie; en (b) die beskerming of vooruitgang van persone, of kategorieë

persone, wat deur onbillike diskriminasie benadeel is nie.

(3) Nasionale wetgewing moet ‘n raamwerk voorskryf waarbinne die beleid genoem in subartikel (2) toegepas kan word.

Voorsieningskettingbestuur het in totaliteit ‘n impak op die ekonomie van die land en ingevolge Wet 108 van 1996 word die noodsaaklikheid vir ‘n eenvormige openbare voorsieningskettingbestuurstelsel wat billikheid, gelykheid, deursigtigheid, mededingendheid en koste-effektiwiteit sal verseker, nagestreef. In hierdie verband moet daar verwys word na die Wet op Voorkeurverkrygingsbeleidsraamwerk, 2000 (Wet 5 van 2000) wat as ‘n raamwerk beskou kan word vir die implementering van die voorsieningskettingbestuursbeleid soos vervat in artikel 217(2) van Wet 108 van 1996. “In essence, the policy provides for preference to be given to targeted categories of people, without exclusion of anyone from the opportunity to tender” (Affirmative Procurement Plan 1997:1).

Reddy (2003:166) verklaar dat die doel met regstellende verkryging van voorrade (“affirmative procurement”) is om te verseker dat openbare geld op so ‘n wyse toegeken word dat alle segmente van die Suid-Afrikaanse bevolking voordeel daaruit sal trek, soos byvoorbeeld werkskepping en kommersiële aktiwiteite. Openbare goedere en dienste word met openbare geld aangekoop en die hoër owerhede behoort vanselfsprekend besorg te wees om eerstens toe te sien dat die artikel wat aangekoop word aan behoorlike spesifikasies beantwoord en tweedens dat die prys wat daarvoor betaal word, billik en redelik is. Met die voornoemde doelwitte voor oë, oefen die hoër owerhede streng beheer uit oor munisipale finansiële aangeleenthede by wyse van voorskriftelike bepalings in wetgewing wat geldend is vir die aangaan van kontrakte en die aanvra van tenders om goedere en dienste te lewer.

Die rede waarom die hoër owerhede besorg is oor die aankoop van voorrade en kontrakte is om te verseker dat munisipaliteite slegs die beste waarde-vir- geld van die belastingbetalersgeld sal verkry. Beheer in hierdie verband is veral gemik op die beskerming van munisipaliteite teen onredelike en onbillike kritiek wanneer kontrakte aan tenderaars toegeken word.

Eksterne statutêre beheer oor kontrakte en aankope is verder noodsaaklik om korrupsie te voorkom en waarde-vir-geld te verseker. Vereistes in hierdie verband kan soos volg saamgevat word, te wete:

• voordat enige kontrakte vir die lewering van goedere en dienste aangegaan kan word, moet tenders aangevra word, indien die kontantprys ‘n voorgeskrewe bedrag oorskry;

• om elke moontlike verskaffer ‘n billike kans te bied om te tender, daar ‘n datum en tyd bepaal moet word vir wanneer die tenders sal sluit, in die publiek oopgemaak sal word en wanneer die tenders toegeken sal word;

• streng toepassing van voorgeskrewe prosedures by die oopmaak van tenders, die rapportering en aanbevelings aan die uitvoerende- of burgemeesterskomitee oor die uitslag daarvan. Hierdie prosedures word in wetgewing, soos byvoorbeeld Wet 56 van 2003, en munisipale finansiële regulasies bepaal en van toepassing gemaak;

• die laagste tender te oorweeg en indien die laagste tender nie aanvaar word nie, behoorlike en verklaarbare redes daarvoor gegee word; en

• toesien dat wetgewing wat raadslede verbied om besigheid met hulle munisipaliteit te doen, streng nagevolg word. Indien raadslede enige direkte of selfs indirekte belange in ‘n bepaalde tender het, moet hulle eerstens toestemming van die raad verkry om besigheid met die munisipaliteit te doen; en tweedens moet sodanige raadslid hom onttrek by die vergadering waar die bepaalde tender(s) bespreek word (Accountability and Community Participation, undated).

Ingevolge artikel 116 van Wet 56 van 2003 word byvoorbeeld bepaal dat ‘n kontrak of ooreenkoms wat aangegaan is in terme van die voorsieningskettingbestuurstelsel van ‘n munisipaliteit op skrif gestel moet word en dat die terme en voorwaardes van die kontrak duidelik uiteengesit word.

Die voornoemde eksterne statutêre kontrolemaatreëls oor kontrakte, tenders en aankope deur munisipaliteite behoort daartoe by te dra om doeltreffende, effektiewe en eerlike finansiële bestuur te verseker wat te alle tye verantwoordbaar sal wees.