6.4 Planning & Control cyclus
6.4.1 Voorcalculatie: Strategisch Plan, Business Plan en Jaarverwachting
6.4 Planning & Control cyclus
De Planning & Control cyclus van Schiphol is opgenomen in het processchema van Schiphol onder de besturende processen en onder te verdelen in de deelprocessen Strategisch Plan, Business Plan, Budget en Jaarverwachting. Maandelijks vindt een afsluiting plaats van de gerealiseerde bedragen over de afgelopen maand. De
Jaarverwachting vindt plaats per kwartaal.
6.4.1 Voorcalculatie: Strategisch Plan, Business Plan en Jaarverwachting
Het doel van het deelproces ‘Strategisch Plan is het opstellen van een meerjarenplan dat bestaat uit het herijken van de missie, visie en strategie van de RSG Het Business Plan is een vertaling van de Strategie naar een financiële uitwerking voor het volgende jaar en de negen jaren daarna. Hierbij zijn de eerste vijf jaar op basis van bottom-up planning en de laatste vijf jaar op basis van drivers. Het deelproces vindt voor alle Business Areas plaats in de eerste helft van het jaar. De eerste drie jaren van het Business Plan dienen als basis voor de drie jaren van de tariefperiode. In deze paragraaf wordt nader ingegaan op het Business Plan-proces.
Hoofddocument - Pagina 80 van 98 Voorafgaand aan het opstellen van het Business Plan geeft de Directie van RSG guidelines (kaders, normen, ratio’s) mee aan het management van de organisatieonderdelen. Deze guidelines bevatten onder andere de volgende onderwerpen:
1. Prioriteiten in het Business Plan: De directie bepaalt de belangrijkste prioriteiten om de ontwikkeling van het Business Plan te begeleiden. Bijvoorbeeld aangaande het operationeel en integraal capaciteitsplan. De directie geeft als guideline mee dat operationele acties ontwikkeld en geïmplementeerd moeten worden om de toenemende vraag te accommoderen.
2. Dilemma’s: De directie geeft richting aan specifieke dilemma’s. Deze dilemma’s zijn vanuit management in een eerder stadium doorgegeven. Als voorbeeld het maximale bedrag voor CAPEX in de Tactisch Planperiode.
3. Kaders, normen en ratio’s aangaande de ’Top Performance Indicatoren, maar ook omtrent
personeelskosten en financiële key parameters, waaronder CAPEX, OPEX, kosten per WLU (Work Load Unit), financiering ratio’s en personeelskostenontwikkelingen. Deze kaders, normen en ratio’s worden veelal in de vorm van bandbreedtes (ranges) gedefinieerd. Als voorbeeld het inflatiepercentage dat gehanteerd dient te worden voor de afzonderlijke jaren van het Business Plan en een gemiddeld jaarlijks rendement (minimum) over het eigen vermogen. Voor ontwikkeling van de kosten worden voor de afzonderlijke jaren maxima gesteld. Als voorbeeld: de kosten in jaar 2 van het Business Plan mogen maximaal gelijk zijn of lager zijn dan kosten voor jaar 1 plus inflatie. De aandeelhouders van RSG geven een norm op (ondergrens) aangaande het gemiddeld jaarlijks rendement over het eigen vermogen. Deze eis wordt opgenomen in de strategische en businessplannen binnen RSG en vastgesteld wordt dat de norm in de strategische- en business plannen ook wordt bereikt.
Indien de norm in eerste instantie niet wordt behaald worden corrigerende maatregelen uitgevoerd. Tijdens meerdere challenge sessies door Directie, Strategy & Airport Planning, Finance en de managementteams worden de uitkomsten getoetst aan de kaders en normen zoals opgenomen in de guidelines behorende bij het Business Planproces. De challenge is een bredere discussie dan alleen over afwijkingen ten opzichte van de gestelde kaders. De ontwikkeling van OPEX en CAPEX ten opzichte van voorgaande periode, voorgaand plan en opvolgende planjaren wordt uitvoerig toegelicht. Te maken keuzes worden toegelicht en daar waar keuzes leiden tot niet realiseren van strategische doelstellingen staat dit ter discussie. De directie heeft de mogelijkheid om instrumenten in te zetten om ratio’s in tweede instantie alsnog te behalen.
De Directie kan kostentargets meegeven aan het management. Het management dient deze vervolgens zelf verder in te vullen. Finance bewaakt of de kostentargets daadwerkelijk worden verwerkt in de cijfers van het Businessplan. Deze kostentargets zijn een instrument dat ook ingezet kan worden indien wel aan alle targets wordt voldaan. Het bepalen van de toegestane budgetruimte is continu een afweging tussen het kunnen realiseren van strategische doelen versus ontwikkeling van kosten die vanuit commercieel oogpunt te verdedigen is.
Het Business Plan wordt vervolgens in de zomer goedgekeurd door de RvC.
In het Business Plan, waarvan jaar 1 tot en met jaar 3 wordt gebruikt voor de drie jaar tariefperiode, zijn de (hoofd)kostensoorten opgenomen die ook in het IATA-template bij de consultatie worden verbijzonderd en geanalyseerd. Hieronder volgt een uiteenzetting van de (hoofd)kostensoorten en de wijze waarop deze als basis voor de jaren van het Business Plan worden vastgesteld. Verwezen wordt naar de tekst onderaan deze
opsomming voor de aanpassingen op de jaren 1 t/m 3 van het Business Plan die worden gedaan ten behoeve van het consultatiebudget.
1. Personeelskosten
De personeelskosten voor de jaren van de tariefperiode worden aangepast voor Cao-ontwikkelingen en de sociale lasten. Deze aanpassingen worden op Schiphol Group niveau vastgesteld op basis van lopende Cao-afspraken en kaders van de Directie met betrekking tot de loonontwikkeling. Voor de aanpassingen in de sociale lasten worden de verwachte premieontwikkelingen bij desbetreffende instanties opgevraagd (zoals Pensioenfonds). De inzet van het aantal medewerkers wordt tijdens het Business Planproces vastgesteld door
Hoofddocument - Pagina 81 van 98 de Directie van de betreffende afdeling op basis van de normen en kaders afgegeven door Directie Schiphol voor ieder afzonderlijk jaar van de tariefperiode (alsmede het jaar voorafgaand aan de tariefperiode). 2. Afschrijvingskosten
De afschrijvingskosten van de bestaande activa worden voor de drie jaren van de tariefperiode vastgesteld op basis van de in het activaregister vastgelegde historische kosten. Op basis van de historische kosten worden de afschrijvingskosten per jaar bepaald. Deze activa wijzigen op de volgende wijze: de geplande activeringen volgens het Aviation Development Plan worden meegenomen in de bepaling van de afschrijvingskosten. 3. Onderhoudskosten
De onderhoudskosten worden voor de drie jaren van de tariefperiode vastgesteld op basis van contractuele afspraken met de maincontractors. Indien er nog geen contracten zijn afgesloten voor alle jaren wordt het meest recente jaar als basis genomen en dit basisjaar wordt aangepast met de jaarlijkse CPI zoals in het Centraal Economisch Plan opgenomen (gepubliceerd in het eerste kwartaal van het jaar voorafgaand aan de drie jaar tariefperiode). De hoeveelheid onderhoudswerkzaamheden wordt voor bagage assets vastgesteld op basis van het Meerjarig onderhoudsplan. Voor de overige percelen (Maincontractors MC2019) geldt dat de hoeveelheid onderhoudswerkzaamheden bepaald wordt aan de hand van normkaarten (en aantal assets). Er zijn prestatierichtlijnen afgesproken. Afhankelijk van deze normen en de kwaliteit van de assets wordt vanuit MC bepaald of onderhoudswerkzaamheden nodig zijn.
4. Utiliteitsdiensten
Van de utiliteitsdiensten wordt 100% vooraf ingekocht op basis van contractuele afspraken met de externe partijen voor de 3 jaren van de tariefperiode. Daarmee wordt voor Aviation het tarief vastgelegd, welk tarief in ieder van de 3 jaren verschillend zal zijn. Het ingeschatte verbruik van het product dient als basis. Deze basis wordt aangepast voor de jaren 1, 2 en 3 van de tariefperiode met de ontwikkelingen in de activa van de afnemende OU’s. De ontwikkelingen zijn opgenomen in de investeringsportefeuille van Schiphol Group, welke goedgekeurd is door de Directie.
5. Verzekeringskosten
De verzekeringskosten van het jaar voorafgaand aan jaar 1 van het Business Plan geldt als basis. Deze basis wordt aangepast voor de jaren van tariefperiode met behulp van de expertise van de
verzekeringsmaatschappijen. De verzekeringskosten worden uitgesplitst in kosten die direct toe te rekenen zijn aan de gebruikers (100% dan wel gedeelde gebruikers) en kosten die niet direct toe te rekenen zijn aan de gebruikers. De direct toe te rekenen verzekeringskosten worden toegewezen aan een PMC. De niet direct toe te rekenen verzekeringskosten worden toegewezen op basis van de weging van de herbouwwaarde van de onderliggende objecten. De onderliggende objecten zijn wel direct toe te rekenen aan 1 of meerdere gebruikers en worden als zodanig toegerekend op basis van gebruik en de daarbij behorende sleutel. De herbouwwaarde van de objecten worden in de jaren van de tariefperiode (alsmede het jaar voorafgaand aan de tariefperiode) op basis van het Aviation Development Plan beoordeeld en waar nodig uitgebreid dan wel herzien.
6. Kosten in samenhang met investeringen
De kosten in samenhang met investeringen zijn direct gerelateerd aan de ontwikkelingen in het Aviation Development Plan. De geplande projecten voor de jaren van de tariefperiode gelden als basis en hierbij wordt per project een inschatting gemaakt van de bijbehorende kosten in samenhang met investeringen. 7. Uitbestedingen
De kosten voor uitbestedingen (exclusief securitykosten) worden voor de drie jaren van de tariefperiode vastgesteld op basis van contractuele afspraken met de externe partijen. Indien nog geen contracten zijn afgesloten voor alle jaren van de tariefperiode wordt het meest recent kalenderjaar (1 jaar voorafgaand aan het Business Plan) als basis genomen en dit basisjaar wordt aangepast met de jaarlijkse CPI zoals in het Centraal Economisch Plan opgenomen (gepubliceerd in het eerste kwartaal van het jaar voorafgaand aan de
Hoofddocument - Pagina 82 van 98 drie jaar tariefperiode). De hoeveelheid uitbestedingen van het meest recente gerealiseerde kalenderjaar dient als basis. Deze basis wordt meestal aangepast met een volume gerelateerde driver in de drie jaren van de tariefperiode. De volumeontwikkeling is voor elk van de soort uitbestedingen verschillend. Voorbeelden van de volume gerelateerde drivers (niet limitatief):
Ontwikkeling van de activaportefeuille op basis van de geplande activeringen volgens het Aviation
Development Plan.
Ontwikkeling van de passagiersontwikkeling in de drie jaren van de tariefperiode.
Voor de specifieke beschrijvingen wordt verwezen naar bijlage 3 Doorbelastingen en bijlage 4 Allocaties. De uitbestedingen gerelateerd aan de securitykosten worden voor de drie jaren van de tariefperiode vastgesteld op basis van het aantal uren vermenigvuldigd met het uurtarief van het beveiligingsbedrijf. De directe kosten (uurtarief) voor de drie jaren van de tariefperiode worden aangepast met de inschattingen, op basis van het professional judgement, die gemaakt zijn door de afdeling inkoop (de inkoopafdeling heeft ervaring opgedaan in het verleden, kent de markt, voert verkennende gesprekken met vakbonden en beveiligingsbedrijven). De hoeveelheid inzet van uren van de beveiligingsbedrijven wordt voor de jaren van de tariefperiode aangepast met de driver Verkeer & Vervoer ontwikkelingen en met verwachte nieuwe maatregelen.
8. Inhuur extern personeel
De directe kosten voor de inhuur worden voor de drie jaren van de tariefperiode vastgesteld op basis van contractuele afspraken met de leverancier. Indien nog geen contracten zijn afgesloten voor de alle jaren van de tariefperiode wordt het meest recente jaar als basis genomen en dit basisjaar wordt aangepast met de jaarlijkse CPI zoals in het Centraal Economisch Plan opgenomen (gepubliceerd in het eerste kwartaal van het jaar voorafgaand aan de drie jaar tariefperiode). De hoeveelheid inhuur van het meest recente gerealiseerde kalenderjaar dient als basis. Deze basis wordt meestal aangepast met een volume gerelateerde driver in de drie jaren van de tariefperiode. De volumeontwikkeling is voor elk van de soort uitbestedingen verschillend. Voorbeelden van de volume gerelateerde drivers (niet limitatief):
Ontwikkeling van de activaportefeuille op basis van de geplande activeringen volgens het Aviation
Development Plan.
Ontwikkeling van de passagiersontwikkeling in de drie jaren van de tariefperiode.
Voor de specifieke beschrijvingen wordt verwezen naar bijlage 3 Doorbelastingen en bijlage 4 Allocaties. 9. Materialen
De kosten voor materialen worden voor de drie jaren van de tariefperiode vastgesteld op basis van contractuele afspraken met de externe partijen. Indien er nog geen contracten zijn afgesloten voor de alle jaren van de tariefperiode wordt het meest recente jaar als basis genomen en dit basisjaar wordt aangepast met de jaarlijkse CPI zoals in het Centraal Economisch Plan (gepubliceerd in het eerste kwartaal van het jaar voorafgaand aan de drie jaar tariefperiode). De hoeveelheid materialen van het meest recente gerealiseerde kalenderjaar dient als basis. Deze basis wordt aangepast met een volume gerelateerde driver in de drie jaren van de tariefperiode. De volumeontwikkeling is voor diverse materialen verschillend. Voorbeelden van de volume gerelateerde drivers (niet limitatief):
Ontwikkeling van de activaportefeuille op basis van de geplande activeringen volgens het Aviation
Development Plan.
Ontwikkeling van de passagiersontwikkeling in de drie jaren van de tariefperiode.
Voor de specifieke beschrijvingen wordt verwezen naar bijlage 3 Doorbelastingen en bijlage 4 Allocaties. 10. Overige externe kosten en diverse kosten
De overige externe kosten en diverse kosten worden voor de drie jaren van de tariefperiode vastgesteld op basis van contractuele afspraken met de externe partijen. Indien er nog geen contracten zijn afgesloten voor alle jaren van de tariefperiode wordt het meest recente jaar als basis genomen en dit basisjaar wordt
Hoofddocument - Pagina 83 van 98 kwartaal van het jaar voorafgaand aan de drie jaar tariefperiode). De hoeveelheid overige externe kosten en diverse kosten van het meest recente gerealiseerde kalenderjaar dient als basis. Deze basis wordt aangepast met een volume gerelateerde driver in de drie jaren van de tariefperiode. De volumeontwikkeling is voor de overige externe kosten en diverse kosten verschillend. Voorbeelden van de volume gerelateerde drivers (niet limitatief):
Ontwikkeling van de activaportefeuille op basis van de geplande activeringen volgens het Aviation
Development Plan.
Ontwikkeling van de passagiersontwikkeling in de drie jaren van de tariefperiode.
Voor de specifieke beschrijvingen wordt verwezen naar bijlage 3 Doorbelastingen en bijlage 4 Allocaties. Hierboven is per (hoofd)kostensoort weergegeven hoe deze kosten voor de jaren 1 tot en met 5 van het Business plan worden gebudgetteerd (en waar de jaren 1 tot en met 3 als basis dienen voor het consultatiebudget van de tariefperiode).
In het consultatieproces worden de ontwikkelingen van de kosten en opbrengsten van jaar op jaar toegelicht in het IATA-template. Hierin worden mutaties onderbouwd met veranderde activiteitenniveau. Deze informatie wordt vergeleken met de consultatiedocumentatie van de vorige consultatieperiode.
In de financiële verantwoording worden jaarlijks de werkelijke kosten vergeleken met hetgeen in de consultatie was opgenomen. Deze financiële verantwoording wordt voorzien van een accountantsverklaring van de externe accountant. In deze verantwoording wordt niet alleen inzicht gegeven in de afwijkingen van de verrekenbare posten, maar ook in de niet-verrekenbare posten. Beide elementen zijn voor Schiphol van groot belang. De verrekenbare posten leiden tot ongewenste verschuivingen van kosten tussen jaren en daarmee tot (mogelijk) ongewenste tarief ontwikkelingen. De verschillen in niet-verrekenbare posten zijn van ander evident belang. Deze dienen cumulatief rond de nihil te zijn. Een ‘onder realisatie’ zal leiden tot discussie met de airlines inzake
kwaliteit van budgettering en ongetwijfeld wordt dit betrokken in de discussie omtrent toekomstige tarieven. De andere kant, ‘over realisatie’ leidt tot interen op de rentabiliteit van het gehele concern. Dat leidt tot discussie met de directie en aandeelhouders, maar onder de Wet luchtvaart naar verwachting ook met de airlines. Immers, grote afwijkingen op dit vlak zullen vermoedelijk bij de aandeelhouder enige terughoudendheid veroorzaken bij het vaststellen van de Non-Aviation bijdrage, ten behoeve van het beperken van het risicoprofiel van de RSG.
6.4.1.1 Opbrengsten
In het deelproces ‘Business Plan’ worden havengeld opbrengsten voor de drie individuele jaren van de tariefperiode vastgesteld d.m.v. Verkeer & Vervoersverwachtingen gebaseerd op de input van de werkgroep Markt en rekening houdend met de betreffende havengeldtarieven/ -structuur. De werkgroep Markt (intern initiatief van Schiphol) organiseert 1 keer per jaar een vergadering waarbij alle op Schiphol opererende airlines zijn uitgenodigd en worden gevraagd om input voor Verkeer & Vervoer. Vervolgens wordt door RSG na overleg met de marktpartijen, rekening houdend met de meest actuele relevante ontwikkelingen uit de markt het Verkeer & Vervoer vastgesteld. Het doel hiervan is inzicht te krijgen aan de hieraan gekoppelde
capaciteitsontwikkelingen van de luchthaven en als indicatie voor mogelijke verrekening van de Verkeer & Vervoer. Jaarlijks voert Schiphol consultatieoverleg met de airlines over de tarieven (één keer per 3 jaar volledig en jaarlijks uitsluitend voor zover die betrekking hebben op verrekeningen) en de geplande investeringen in de luchthaveninfrastructuur. De wet geeft nauwgezet aan, aan welke informatieverplichtingen Schiphol in dat kader moeten voldoen.
Als onderdeel van de consultatie worden de airlines nauw betrokken bij het vaststellen van de marktvraag en de capaciteitsknelpunten en geraadpleegd over de in het Aviation Development Plan beschreven verwachte ontwikkelingen op de middellange termijn. De werkgroep markt brengt de toekomstige ontwikkelingen van het verkeer en vervoer op de korte, middellange en lange termijn in kaart teneinde de behoefte aan extra of andersoortige capaciteit op, rondom en boven Schiphol te kunnen vaststellen.
Hoofddocument - Pagina 84 van 98 De output van de werkgroep markt wordt gebruikt ten behoeve van het Sector Planning Proces, het opstellen van de Gebruiksprognose en andere (specifieke) projecten/vragen. De kerntaak van de werkgroep is het opstellen van aantal scenario’s en cijfermatig de omvang weergeven van het vervoer en verkeer op jaarbasis, mogelijk in een aantal varianten (scenario’s), waar mogelijk gespecificeerd naar vervoer- en verkeersegment. De producten van de werkgroep markt zijn de seizoensplanning voor het lopende en het eerstvolgende IATA-seizoen, het
verkeerscenario voor de korte termijn ten behoeve van de Gebruiksprognose (inzake geluid) en de scenario’s (‘dienstregelingen’) voor de middellange termijnplanning. De uitkomsten van de werkgroep markt worden 1 keer in de drie jaar (in het jaar voorafgaand de tariefperiode) gebruikt als input voor de tariefconsultatie.
6.4.1.2 Kosten
Kosten worden bepaald door rekening te houden met het uitgangspunt in de Wet luchtvaart dat deze moeten zijn gebaseerd op de verwachte kosten in de jaren van de tariefperiode, de gerealiseerde kosten in het afgelopen jaar, de geplande efficiency resultaten voor de komende drie jaar en de aanpassingen in de operatie voor de komende drie jaar (volume en wijze van afhandelen) alsmede de set van gehanteerde allocatiesleutels. Binnen de set van allocatiesleutels en doorbelastingen, zoals in bijlage 3 en 4 van het
Toerekeningssysteem beschreven, bestaat een variëteit. Sommige sleutels variëren van jaar op jaar nauwelijks, andere sleutels variëren meer. Er zijn grofweg twee soorten allocatiesleutels en doorbelastingen te onderkennen. Dit zijn enerzijds sleutels waar operationele data die feitelijk gemeten zijn voor de totstandkoming nodig zijn en anderzijds sleutels die meer rekenkundig van aard zijn, gebaseerd op een berekening op basis van onderliggende data die gebruikt worden als input voor het budget (bedragen, aantal fte’s en aantal uren). De uitkomsten van deze sleutels van elk van de drie jaren van de tariefperiode kunnen verschillend zijn.
De allocatiesleutels die grotendeels gebaseerd zijn op operationele data zijn als volgt:
A5 gedeelde sleutel landzijdige infra
A10 gedeelde sleutels m2 van het Terminalcomplex voor de afschrijvingskosten van het Terminalcomplex
en daarmee samenhangend de doorbelasting D18 gebruik van het Terminalcomplex. D18 wordt gebruikt voor de doorbelasting van de kosten voor schoonmaak, onderhoud, transport en levering van energie, transport en levering van water en overige kosten.
A12 (gedeelde sleutel o.b.v. gebruik wagenpark) wordt berekend op basis van gebruik van de voertuigen
per afdeling in het jaar voorafgaand aan de tariefperiode. De doorbelastingen die gebaseerd zijn op operationele data zijn als volgt:
D4 Branddoormeldsysteem, de doorbelasting vindt plaats op basis van het aantal feitelijke aansluitingen
gemeten in het jaar voorafgaand aan de tariefperiode.
D7 Utiliteitsdiensten; het jaar voorafgaand aan de tariefperiode worden de hoeveelheden per product
gemeten door een extern meetbedrijf vastgesteld.
D15 en D16 Schipholpassen en autorisaties; het jaar voorafgaand aan de tariefperiode wordt het aantal
schipholpassen en autorisaties vastgesteld.
D26a goederencontrole; het jaar voorafgaand aan de tariefperiode wordt het aantal passages en de
bijbehorende tijdsbesteding op basis van een steekproef vastgesteld.
D26b gebruik van personeels(security)filter door Non Aviation: het jaar voorafgaand aan de