6.2.1 Materiële vaste activa en afschrijvingen
Op de verwerking van materiële vaste activa en afschrijvingen is IAS 16, Property, Plant & Equipment van toepassing.
Activering
Een materieel vast actief wordt als activa opgenomen indien aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan, d.w.z. dat:
het waarschijnlijk is dat de toekomstige economische voordelen met betrekking tot het actief naar RSG
zullen vloeien;
sprake is van economisch eigendom en beschikkingsmacht; en de kostprijs van het actief voor RSG op
betrouwbare wijze kan worden bepaald;
de kostprijs van het volledig activum gelijk is aan of hoger is dan € 20.000.
In aanvulling op het algemene uitgangspunt stelt IFRS dat voor uitgaven na eerste investering als activeringscriterium geldt dat minimaal sprake moet zijn van het handhaven van het (resterende)
prestatievermogen. Daarnaast geldt als criterium dat materiele vaste activa op de balans opgenomen moeten worden als sprake is van economisch eigendom. Dit kan het geval zijn als geen sprake is van juridisch eigendom maar als de economische voordelen wel in belangrijke mate naar RSG vloeien en er dus feitelijk sprake is van beschikkingsmacht. Het feit of er sprake is van economisch eigendom is dan ook doorslaggevend.
Afschrijvingen
Op materiële vaste activa moet worden afgeschreven voor zover deze aan technische of economische slijtage onderhevig zijn. Het is niet toegestaan afschrijvingen achterwege te laten op grond van de overweging dat de waarde van de desbetreffende activa is gestegen. De afschrijvingstermijn, zijnde de termijn waarin een vast actief wordt afgeschreven, is gelijk aan de verwachte gebruiksduur. De verwachte gebruiksduur is de kortste van de technische en economische levensduur van het actief. De hoogte van de afschrijving dient stelselmatig te worden bepaald, zodanig dat een actief of een groep van gelijksoortige activa aan het eind van de verwachte
gebruiksduur tot de geschatte (gemiddelde) restwaarde zal zijn afgeschreven.
RSG hanteert de lineaire afschrijvingsmethode, waarbij afgeschreven wordt op alle materiële vaste activa, met uitzondering van goodwill, grond, vastgoedbeleggingen en materiële vaste activa in aanbouw of ontwikkeling. De afschrijving van een actief begint op het moment van ingebruikname van het actief, dus wanneer het actief zich bevindt op de locatie en in de conditie dat het gereed is voor de operatie op de wijze zoals bedoeld door het management. Dat is in Schiphol terminologie vanaf het moment van operationele ingebruikname. Dit is in overeenstemming met artikel 29 lid 5 van het Besluit exploitatie luchthaven Schiphol waarin staat dat materiële vaste activa pas worden aangewend voor luchtvaartactiviteiten na het moment van ingebruikneming voor dat doel. Op dat moment wordt het actief toegevoegd aan het activaregister en start de afschrijving vanaf het begin
Hoofddocument - Pagina 75 van 98 van de eerstvolgende maand. De afschrijving eindigt als de laatste afschrijvingstermijn is verstreken, of eerder in geval van desinvestering vóór het beëindigen van de levensduur.
Bij toekomstige buitengebruikstelling wordt de lineaire afschrijving bijgesteld over de resterende economische levensduur. Bij onmiddellijke buitengebruikstelling van luchtvaart gerelateerde activa stopt de afschrijving en wordt de resterende boekwaarde op dat moment meegenomen in de verrekening conform de regels van het Besluit exploitatie luchthaven Schiphol. Deze desinvestering is onderdeel van de business case van het betreffende investeringsbesluit. Op materiële vaste activa verkregen als lease (gebruiksrecht activa) wordt afgeschreven in overeenstemming met identieke activa die de vennootschap zelf in eigendom heeft. De afschrijvingstermijn kan korter zijn indien de leasetermijn korter is, niet verlengd zal worden en de betreffende activa niet overgenomen zullen worden.
Afschrijvingstermijnen
In de vaste activa administratie worden de activa gerubriceerd in activacategorieën. In Oracle Cloud wordt onderscheid gemaakt naar Major- en Minor Categories die gekoppeld zijn aan een vooraf door ons Cost Expertise Center en Asset Control vastgestelde standaard afschrijvingstermijn.
Deze afschrijvingstermijn is een richtlijn die in de basis gevolgd moet worden en waarvan alleen mag worden afgeweken indien er middels een onderbouwing aannemelijk gemaakt kan worden dat deze afwijkt van onze richtlijnen. Voor deze standaard afschrijvingstermijnen geldt in principe dat zij in overeenstemming zijn met de verwachte levensduur van de activa van de betreffende categorie. In de praktijk kan het echter voorkomen dat het, op basis van de verwachte levensduur van een specifiek activum, wenselijk is af te wijken van de standaard. Tot een dergelijke afwijking kan alleen in overleg met de stafafdeling Group Control worden besloten aan de hand van een schriftelijke motivatie van de noodzaak tot afwijking.
Redenen om af te wijken van de standaard afschrijvingstermijn zijn de volgende (limitatieve opsomming):
Onderdelen van een actief worden later opgeleverd dan dat het hoofdactief in gebruik wordt genomen.
De activering van deze onderdelen vindt daardoor ook later plaats dan de activering van het hoofdactief. Het hoofdactief is geactiveerd met de standaard afschrijvingstermijn, de latere uitgaven krijgen dezelfde einddatum en derhalve een kortere levensduur. Bij latere uitgaven kan sprake zijn van
vervangingsinvesteringen of uitbreidingsinvesteringen.
Verlenging economische levensduur door opwaardering middels investering.
Gedurende de afschrijvingsperiode blijkt dat de technische levensduur korter is dan de economische
levensduur zoals ingeschat ten tijde van ingebruikname.
Aanpassing resterende levensduur a.g.v. toekomstige verwachte investeringen. Bijvoorbeeld indien
bekend is dat er over enkele jaren wordt gedesinvesteerd, dan wordt de (meestal langere resterende) economische levensduur ingekort naar moment van desinvesteren (IFRS).
Lease van bestaande activa - restant looptijd tot aan normale economische levensduur.
Binnen de hoofdindeling ‘Overige materiële vaste activa’ bevindt zich de subgroep ‘Overige activa’. Voor
deze subgroep is in het accounting manual een standaard levensduur gesteld van 15 jaar. Het kan voorkomen dat een specifiek actief binnen deze categorie een afwijkende levensduur krijgt omdat de economische of kortere technische levensduur afwijkt van de standaardlevensduur.
Gegeven de dynamiek van de luchtvaartsector en het kapitaalintensieve karakter van RSG, is een jaarlijkse evaluatie van de standaard levensduur en restwaarde noodzakelijk. De Finance functie is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze evaluatie. Een wijziging in economische levensduur kan leiden tot een aanpassing door Group Control van de richtlijn voor de standaard afschrijvingstermijn en/ of restwaarde. Verwerking hiervan wordt getoetst aan de mogelijkheden binnen IFRS.
Hoofddocument - Pagina 76 van 98 De afschrijvingstermijn, zijnde de termijn waarin een vast actief wordt afgeschreven, is gelijk aan de verwachte gebruiksduur. De gebruiksduur is de kortste van de technische en economische levensduur van het actief. De vaststelling van de afschrijvingstermijnen wordt getoetst aan de mogelijkheden binnen IFRS.
Een overzicht van de richtlijnen voor de standaard afschrijvingstermijnen van materiële vaste activa voor luchtvaartactiviteiten is opgenomen in Bijlage 1.1. RSG hanteert geen gemiddelde levensduren maar werkt met een enkele levensduur per activum.
Conform de richtlijnen van IFRS worden, indien de vastgestelde gebruiksduur niet langer van toepassing is, de afschrijvingen prospectief aangepast. Een besluit hiertoe wordt in afstemming met Group Control genomen op grond van de feitelijke/ voorziene bedrijfseconomische situatie. Group Control stemt hiertoe af met de
accountant en bij grote impact11 wordt het voorgelegd aan de directie van Schiphol. De aanleidingen hiervoor
kunnen verschillend zijn; te denken valt hierbij aan wijzigingen in marktomstandigheden, milieuvoorwaarden of andere juridische voorwaarden. Een dergelijk besluit wordt naar de feitelijke omstandigheden genomen en wordt getoetst aan de mogelijkheden binnen IFRS.
Bij een aanpassing van de afschrijvingstermijn, wordt de historische afschrijving niet aangepast maar vindt correctie plaats in de toekomstige afschrijvingen. Een verlenging of verkorting van de afschrijvingsperiode van activa gaat niet gepaard met herwaarderingen of afwaarderingen van de bestaande boekwaarde van het materieel vast activum.
6.2.2 Voorzieningen
Op de verwerkingswijze van voorzieningen is IAS 37, Provisions, Contingent Liabilities and Contingent Assets van toepassing.
Opname voorziening
Een voorziening wordt uitsluitend opgenomen op de balans, indien aan alle hieronder genoemde voorwaarden wordt voldaan:
RSG een bestaande verplichting heeft (in rechte afdwingbaar of feitelijk) ten gevolge van een
gebeurtenis in het verleden
Het waarschijnlijk is dat voor de afwikkeling van die verplichting een uitstroom van middelen
noodzakelijk is
Er een betrouwbare schatting kan worden gemaakt van de omvang van de verplichting.
Voorwaardelijke verplichtingen worden niet in de balans opgenomen maar worden alleen in de toelichting vermeld mits het waarschijnlijk is dat de verplichting zal leiden tot een uitstroom van middelen.
Waardering
Het bedrag dat als voorziening wordt opgenomen, moet de beste schatting zijn van de uitgaven die nodig zijn om de bestaande verplichting op de balansdatum af te wikkelen. De beste schatting is het bedrag dat RSG redelijkerwijs zou moeten betalen om de verplichting af te wikkelen. Om steeds de beste schatting weer te geven, moeten voorzieningen op elke balansdatum worden beoordeeld met gebruikmaking van de actuele, beschikbare informatie. Indien noodzakelijk, wordt de voorziening op basis hiervan aangepast.
Voorzieningen worden opgenomen tegen de contante waarde van de uitgaven die naar verwachting vereist zullen zijn om de verplichting af te wikkelen. Discontering vindt alleen plaats indien de tijdwaarde materieel is. De hierbij gehanteerde disconteringsvoet is gebaseerd op de huidige marktrente.
11 Grote impact is niet direct in euro’s uit te drukken en betreft in ieder geval niet één of enkele individuele
Hoofddocument - Pagina 77 van 98 Gebruik voorziening
Een voorziening kan alleen worden gebruikt voor de uitgaven waarvoor de voorziening oorspronkelijk was opgenomen.
6.2.3 Projectactiviteiten en urenregistratie
Binnen Schiphol worden project gerelateerde activiteiten verricht binnen een groot aantal afdelingen zoals Schiphol Projects, Pier A project, IT&Data, en Assetmanagement (bij Digital & Data Analytics, Asset Continuity en Development).
De mogelijkheid tot het activeren van project gerelateerde uren van medewerkers is gebaseerd op een toetsing van de betreffende functie door de afdeling Group Control. De verschillen tussen bovengenoemde
bedrijfsonderdelen en afdelingen zijn groot, variërend van nagenoeg volledig uitvoeren van project gerelateerde werkzaamheden tot project gerelateerde werkzaamheden als één van de activiteiten van de afdeling.
De uren samenhangend met project gerelateerde werkzaamheden worden via een urenregistratie op de projecten verantwoord. Projectmedewerkers registeren per dag in het urenschrijfsysteem de gewerkte uren aan een project, waarna deze ter goedkeuring worden ingediend bij een zogeheten Supervisor. De Supervisor is in de regel de hiërarchisch- of functioneel leidinggevende van de betreffende medewerker. Alleen goedgekeurde uren worden vervolgens in het administratieve systeem vermenigvuldigd met een vastgestelde kostprijs per uur, waarna deze kosten worden geboekt in de projectadministratie.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen interne- en externe projectmedewerkers. Voor externe
projectmedewerkers geldt het uurtarief waartegen zij daadwerkelijk worden ingehuurd als kostprijs. Voor interne projectmedewerkers geldt dat, niet per individuele medewerker, maar per functie een uurtarief wordt gebaseerd op een voorcalculatorische kostprijsberekening.
Voor de kostprijsberekening van de interne projectmedewerkers gelden de volgende principes:
De medewerkers die uren schrijven worden ingedeeld in gelijksoortige functies;
Er wordt een kostprijsberekening per functie gemaakt, zo ontstaat een uurtarief per functie;
Voorbeelden van functies zijn: junior-, medior- en senior projectmanagers en bepaalde specialistische functies werkzaam op projecten zoals projectmanagementondersteuners en ontwikkelaars.
Voor het bepalen van het uurtarief bestaan verschillende uitersten: een integrale benadering aan de ene kant waarbij naast de personeelskosten de totale overhead als opslag in het uurtarief wordt opgenomen. Aan de andere kant de directe kosten methode waarbij uitsluitend de directe personeelskosten van het desbetreffende personeelslid in het uurtarief wordt opgenomen.
Voor afdelingen die nagenoeg uitsluitend project gerelateerde werkzaamheden verrichten en waarbij het uurtarief een meer integrale benadering heeft, wordt het uurtarief als volgt bepaald:
De belangrijkste kosten die betrokken worden in de kostprijs zijn de directe personeelskosten van de
medewerkers die uren schrijven (dit betreft salarissen, sociale lasten, pensioenkosten alsmede reiskosten woonwerk-verkeer en opleidingskosten).
Daarnaast vindt een opslag plaats van overhead ter dekking van de indirecte kosten. De indirecte kosten
bestaan uit:
o De kosten van management en medewerkers die betrokken zijn bij projectactiviteiten, maar
deze werkzaamheden in redelijkheid niet per individueel project kunnen vastleggen zoals ondersteunend personeel dat werkzaam is voor een grote groep projecten;
Hoofddocument - Pagina 78 van 98 Voor afdelingen die naast project gerelateerde werkzaamheden ook andere werkzaamheden verrichten en waarbij het uurtarief een meer directe kosten benadering heeft, wordt het uurtarief als volgt bepaald:
De kosten die betrokken worden in de kostprijs zijn de directe personeelskosten van de medewerkers die
uren schrijven (dit betreft salarissen, sociale lasten, pensioenkosten alsmede reiskosten woonwerk-verkeer en opleidingskosten)
Er vinden geen opslagen plaats op het tarief voor overhead en indirecte kosten.
In beide kostprijsberekeningen zoals hierboven beschreven, wordt per functie een inschatting gemaakt van de maximale hoeveelheid uren die de medewerkers in de functie op projecten zou kunnen maken (zogenoemde maximaal aantal declarabele uren). Hierbij wordt rekening gehouden met mogelijk onbeschikbaarheid door:
Vaste feestdagen, verlof, roostervrije dagen en een gemiddeld ziektepercentage
Uren die de medewerker dient te besteden aan opleiding, training, werkoverleg en sommige
nevenactiviteiten (bijv. OR-lidmaatschap). Deze uren kunnen zowel per afdeling verschillen als ook per gelijksoortige projectfunctionarissen.
De exacte uitwerking kan per bedrijfsonderdeel verschillen van hetgeen hierboven is beschreven, zolang maar voldaan wordt aan bovenstaande basisprincipes. Bepalend hiervoor zijn de karakteristieken van het
organisatieonderdeel, waarbij beoordeeld wordt in hoeverre het redelijk is de overhead en de advieskosten op te namen in het uurtarief. In de tabel hieronder wordt weergegeven hoe bij de desbetreffende bedrijfsonderdelen het uurtarief wordt bepaald. Dit is de situatie ten tijde van het beschrijven van het TS (feb 2021). Het is mogelijk dat gedurende de tariefperiode bij meer organisatie onderdelen tot urenschrijven wordt overgegaan.
Schiphol Projects IT&D ASM 12 (DDA, AC, DEV) CEC Pier A project Finance (sr projectco ntrol) SSE
Basis: directe personeelskosten van medewerkers die uren schrijven (salaris, sociale lasten, pensioen, reiskosten woon-werk, opleidingskosten)
Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Opslag voor uren overhead en management in tarief
Ja Ja Nee Nee Nee
(eigen uren)13
Nee Nee
Opslag voor afdelingskosten en overige indirecte kosten in tarief
Ja Nee Nee Nee Nee Nee Nee
Opslag voor niet declarabele uren Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Resultaat via doorbelasting of allocatie
Doorbe-lasting
Allocatie Allocatie Allocatie Allocatie Allocatie Allocatie
12 Bij ASM is het urenschrijven recent ingevoerd en is gekozen voor een praktische insteek, waarbij binnen heel
ASM op dezelfde manier het uurtarief wordt bepaald. Het niet overslaan van overhead en management heeft te maken met het aandeel dat het urenschrijven uitmaakt binnen het totaal aan werkzaamheden.
Bij Pier A project schrijft de overhead en het management zelf uren, waardoor die kosten voor zover aan projecten geschreven ook gekapitaliseerd worden.
13 Het criterium voor al dan niet overslaan van afdelingskosten heeft te maken met de inschatting of het terecht is
Hoofddocument - Pagina 79 van 98 Zie ook de beschrijvingen van de doorbelastingen (bijlage 3) en allocaties (bijlage 4) van de hierboven genoemde bedrijfsonderdelen.
6.3 Administratiesystemen
Ten behoeve van de financiële administratie wordt gebruik gemaakt van een aantal geautomatiseerde systemen. Voor de verschillende opbrengsten zijn er verschillende bronsystemen, waaronder het havengeldsysteem, het concessiesysteem en het systeem voor de registratie van verhuringen.
De financiële administratie van Schiphol Nederland B.V. vindt plaats in Oracle. Dochterondernemingen en deelnemingen kunnen andere systemen gebruiken. Voor de consolidatie en segmentatie (toerekening naar PMC’s) wordt het systeem Onestream gebruikt. Deze verschillende systemen zijn aan elkaar gekoppeld door middel van diverse interfaces.
Het systeem voor de financiële administratie, Oracle, is ingericht in Business Units. Een Business Unit is de
administratieve benaming van een bedrijfsonderdeel of een deelneming die een aparte juridische eenheid vormt. Binnen de Business Units is de administratie ingedeeld in kostenplaatsen. Daarnaast kennen we binnen Schiphol de term Operating Unit welke wordt gevormd door een groep kostenplaatsen. Ter illustratie; de Legal Entity Schiphol Nederland B.V. is één Business Unit in de Financiële administratie. Binnen deze Business Unit
onderkennen we verschillende Operating Units waaronder Aviation en Schiphol Commercial. Deze Operating Units worden gevormd door een groep van onderliggende kostenplaatsen.
De eerste stap om te komen tot de informatie per PMC vindt plaats met de primaire vastlegging in de financiële administratie per kostenplaats. Vervolgens vindt in de financiële administratie ook de tweede stap plaats, waarbij doorbelastingen worden geboekt tussen de Operating Units.
Vervolgens vindt consolidatie van deze gegevens plaats. Na deze consolidatie worden de kosten en de
opbrengsten per kostenplaats-/ kostensoort- combinatie van de verschillende Operating Units, gealloceerd naar PMC’s in Onestream. Een aantal PMCs samen vormen weer Business Area’s. Zo bestaat de BA Aviation uit de PMC’s Aviation en Security. De totale toerekening naar PMC’s vindt aldus plaats op de geconsolideerde cijfers. Zie de schema’s in paragraaf 5.1.2 voor een verduidelijking van de systematiek van toerekening en de
gehanteerde administratiesystemen.