In de theorie die in deze scriptie gebruikt is zijn verschillende variabelen naar voren gekomen die van belang zijn voor het goed verlopen van een veranderproces. Deze variabelen zijn in het theoretisch raamwerk benoemd. Wanneer deze variabelen getoetst worden aan de werkelijkheid, wordt zichtbaar dat niet alle variabelen op de, volgens de theorie, correcte manier behandeld zijn. Enkele variabelen worden volgens de theorie correct behandeld, echter is er voor andere variabelen ruimte voor verbetering.
5.4.1 Variabelen met sterk proces in plaats
Een aantal van de variabelen die in deze scriptie bekeken zijn hebben een positieve invloed op de uitkomst van het verandertraject. De variabelen waar Element een sterk proces in plaats heeft, hebben betrekking op de Sterkte van het integratieteam, de opbouw van het integratieplan en de communicatie gedurende de integratie.
Belangrijk voor het slagen van een verandertraject is de support van het top management. Het management van Element is via het steering committee vanaf het begin betrokken bij de integratie. Daarnaast is er een sterke functionele bezetting binnen het lokale integratieteam en speelt de integratiemanager een belangrijke verbindende rol. De rol en de invulling van die rol door de integratiemanager, wordt als heel belangrijk aspect genoemd voor het slagen van de integratie
De opbouw van het integratieplan is heel gedetailleerd per functioneel gebied. Dit geeft een belangrijk houvast voor het verloop van de integratie. Aan de hand van de ‘percentage of completion’ methode wordt aan de hand van de status van de individuele taken bepaald of er meer of minder capaciteit aan gespendeerd moet worden.
Gedurende het integratietraject is de communicatie met de onderneming zeer belangrijk en Element besteed daar voldoende aandacht aan. Meteen vanaf het moment van acquisitie met een bezoek van de CEO tot aan de periodieke personeelsmeetings en de informatiebulletins die rondgestuurd worden door de organisatie. Element probeert de mensen zo goed als mogelijk op de hoogte te houden van de voortgang van het integratietraject.
5.4.2 Variabelen met aanbevelingen
Aandachtspunten voor Element zijn ook aan het licht gekomen. Aanbevelingen aan Element hebben voornamelijk te maken met de variabelen omtrent capaciteit om veranderingen door te voeren, de daaraan gelieerde doelstellingen voor systeemimplementatie tijdens de integratie, hoe (potentieel) weerstand benaderd wordt en hoe er op procesgebied van ervaringen uit het verleden geleerd wordt.
Waar in de theorie duidelijk naar voren komt dat voldoende capaciteit om de veranderingen door te voeren van groot belang is, is dit bij Element een minder sterk punt. Een van de belangrijkste redenen hiervoor is de afspraken die Element heeft met de aandeelhouders om per jaar een bepaald bedrag aan winst ‘bij te kopen’. Hierdoor bestaat er een reële kans dat verwacht wordt dat het IT team meerdere systeemimplementaties op hetzelfde moment doet. In beide cases wordt duidelijk dat voornamelijk de IT afdeling niet voldoende capaciteit heeft om zich volledig op een specifieke opdracht te kunnen richten. Mensen op de locatie merken dat hun project niet de volledige aandacht van de IT afdeling geniet. In de huidige cases waren de direct betrokkenen professioneel genoeg om deze splitsing in aandacht als noodzakelijk te herkennen, echter een ideale situatie is het niet. Het niet hebben van voldoende capaciteit is niet per definitie problematisch, maar een verhoging van het risico van problemen heeft het wel tot gevolg. Gezien de werkwijze van Element en de druk op het doen van nieuwe acquisities is het wellicht niet aannemelijk dat hier actie op ondernomen gaat worden, maar een punt van aandacht is het weldegelijk.
De variabele ‘capaciteit’ is een variabele waar de aanbeveling om er wat aan te doen mogelijkerwijs moeilijk te realiseren is. Een potentiële mogelijkheid om de druk op de capaciteit te verlichten is het aanpassen van de doelstellingen van de systeemintegratie. Voor de organisatie zou een blauwdruk opgesteld kunnen worden van de minimale systeemvereisten die te implementeren zijn. Aangezien er op dit moment grote verschillen bestaan tussen de wensen van de overgenomen partij, wat er gezegd wordt beschikbaar te zijn en wat er realistisch gesproken binnen de aanwezige tijd en met de beschikbare capaciteit te realiseren is, is het temperen van de verwachtingen van groot belang. Op het moment dat vooraf al vast staat wat er gaat gebeuren en dat eventuele uitbreidingen in een later stadium te realiseren zijn, is de onvrede vanuit de lokale teams over het niet nakomen van de verwachtingen wellicht lager. Een ander bijkomend voordeel is dat de systeemimplementatie een traject wordt waarvoor vanaf het begin de benodigde capaciteit lager is en de werkdruk beter in te schatten is.
De variabele ‘weerstand’ is voor Element een belangrijk aspect. Met betrekking tot het voorkomen van weestand zijn zeker goede processen in plaats. De uitgebreide communicatie om
de mensen op de hoogte te stellen, de ambassadeurs per locatie om een directe brug te maken tussen de integratie en de locatie. Verder worden mensen die graag behouden worden met een integratiebonus en/ of een functie in het integratieteam tevreden gehouden. Echter een afweging die Element voor zichzelf moet maken is wat het risico is van mensen die niet tevreden zijn met de verandering. De aspecten waar aandacht aan geschonken wordt is gericht op een positieve situatie. Niet iedereen is positief, de mensen die mogelijkerwijs weerstand kunnen gaan bieden worden niet pro actief gelokaliseerd. Onzekerheid omtrent gedwongen ontslagen wordt niet weggenomen. Voor een onderneming als Element is het van belang om een analyse van dit risico te maken alvorens er actie op te ondernemen. Welke schade kan weerstand brengen en welke maatregelen ben je bereid daar tegen te nemen. Feit is dat het een risico is, waar in het ideale geval aandacht aan besteed wordt.
Een laatste aanbeveling is gerelateerd aan de dynamic capabilities (Zollo & Winter, 2002). Voor een onderneming als Element waar acquisities dermate belangrijk zijn, is het van groot belang om het proces op orde is. Het borgen van het proces zoals aan het raamwerk van Kasurinen (2002) is toegevoegd wordt door Element nog niet uitgevoerd. Aan het einde van ieder project vindt er een evaluatie plaats. Dit is een beoordeling van individuele aspecten van het specifieke traject. Als borging zou Element kritisch moeten kijken naar het gehanteerde proces voor, op zijn minst, de in deze scriptie gehanteerde variabelen. Hoe hebben wij dit proces volbracht en wanneer niet naar tevredenheid, op welke manier kunnen wij het de volgende keer beter doen. Wanneer Element deze stappen uitvoert kan het, waar nodig, goede stappen maken in het verbeteren van het integratieproces.