Interviewvragen
Introductie
Korte herhaling van de introductie zoals schriftelijk toegestuurd.
Doel van de scriptie (bekijken hoe Element historische integratie projecten van GLP en Teams heeft aangepakt m.b.t. opbouw en uitvoer van het integratieplan tot omgang met weerstand. Wat doet Element goed en wat kan het beter doen met de Exova integratie. Tot slot wat doet Element om te leren uit het verleden)
Vertrouwelijkheid (geen namen in de scriptie zelf)
Goedkeur vooraf (transcript ter goedkeuring toegezonden) Inleidende vragen
In welke rol ben jij betrokken geweest bij de integratieprojecten van GLP en Teams? Wat hield de betrokkenheid bij de projecten precies in?
Vanaf welk moment ben jij betrokken geweest bij de integratieprojecten?
8 stappen om de organisatie te transformeren
Terugkijkend op het de processen, wat is jouw mening over hoe de integratieprojecten zijn verlopen? Specifiek voor de administratieve processen die gewijzigd zijn.
Voor scriptie is het de bedoeling om de resultaten aan wetenschappelijke theorie te toetsen. Kotter heeft met betrekking tot verandermanagement een 8 stappenplan opgesteld. Dit plan is opgesteld op basis van afgeronde integratieprojecten. Volgens de theorie moeten alle 8 de stappen volledig doorlopen worden om een integratie tot een goed einde te brengen. Dat is de reden waarom ik deze 8 stappen langs de integraties van zowel GLP als Teams wil leggen om te kijken hoe Element met deze verschillende fases omgaat. Deze stappen zijn afgebakend, in de werkelijkheid zullen deze stappen door elkaar heen lopen.
Stap 1 Noodzaak voor de wijziging creëren.
Waarom was het nodig om administratieve en procedurele wijzigingen door te voeren bij GLP en Teams?
Waarom kon de oude situatie niet behouden worden
Welke specifieke zaken speelden er waardoor deze wijzigingen noodzakelijk waren? Waarom was het belangrijk dat deze wijzigingen doorgevoerd werden?
Stap 2 Integratieteam samenstellen.
Uit wie bestond het integratieteam? Functies belangrijker dan namen
Hoe werd het integratieteam samengesteld? Zowel steering committee als lokaal Waarom is het team op deze manier samengesteld?
Het integratieteam moet daadkrachtig zijn om wijzigingen door te kunnen voeren. Vind je dat deze manier van samenstellen van het team deze daadkracht ten goede kwam, en waarom (niet)
Op welke manier had jij het liefste het integratieteam samengesteld? Stap 3 Een visie van een einddoel creëren (180 dagen plan)
Hoe werd het einddoel bepaald? Wat er allemaal veranderd moest worden Wie heeft de wijzigingen vastgesteld?
Alle wijzigingen waren in het 180 dagen plan benoemd? Of liep er naast het 180 dagen plan nog iets?
Hoe gebeurt dit en wie is betrokken bij het aftekenen van deze wijzigingen
Hadden deze wijzigingen grote impact op de regels en procedures die voor de implementatie golden binnen GLP en Teams? ( Bv. Jul en Dec geen rapportage – AR & AP vanuit SSC)
Was iedereen van lokale integratie team het er te allen tijde mee eens dat dit moest gebeuren?
Later op terugkomen wanneer dit niet het geval was! Stap 4 Deze visie communiceren
Hoe vaker mensen met wijzigingen geconfronteerd worden des te makkelijker ze deze accepteren. Hoe werden deze wijzigingen aan het bredere publiek uitgelegd?
Welke feedback werd ontvangen op het moment dat de wijzigingen aan het bredere publiek werd verteld.
Was iedereen te allen tijde mee eens dat dit moest gebeuren? Later op terugkomen wanneer dit niet het geval was!
Stap 5 Participatie zoeken voor wijzigingen
Later op terug komen bij onderdeel weerstand Stap 6 Quick wins gedurende het integratieproject
Wat is er gedaan om het integratieproject overzichtelijk te houden? Zijn zaken gefaseerd ingevoerd?
Waarom wel/ niet?
Wat werd gedaan om het personeel op wie de wijzigingen impact had binnen boord te houden
Waarom (niet)?
Stap 7 Gebruik van het momentum van verandering om verdere veranderingen door te voeren. Het blijkt dat het blijven doorvoeren van wijzigingen de acceptatie van eerder doorgevoerde wijzigingen versterkt aangezien mensen in een verandermodus blijven zitten. Anders volgt een mogelijke terugval naar oude routines.
Als het antwoord “niets” is, wat doet Element eraan dat de wijzigingen blijven bestaan en er geen terugval plaatsvindt
Stap 8 Institutionaliseren (vanzelfsprekend maken) van de nieuwe procedures.
Door aan te tonen dat de doorgevoerde wijzigingen nut hebben voor de onderneming worden deze eerder geaccepteerd.
Hoe heeft Element de voordelen van de wijzigingen aangetoond voor GLP en Teams.
Weerstand
Het doorvoeren van veranderingen kan gezien worden als een technische aangelegenheid. Echter is weerstand vanuit de onderneming die veranderd wordt een reëel risico. Gevolgen kunnen vertragingen in het proces zijn echter het andere uiterste van het spectrum is falen van het integratieproces.
4 redenen voor weerstand
Persoonlijke achteruitgang door wijzigingen
Onwetendheid over de implicaties van de wijzigingen (gebrek aan vertrouwen in management)
Noodzaak volgens mensen op de vloer niet zo duidelijk als voor de initiatiefnemers Mensen kunnen in het algemeen niet goed tegen veranderingen
Tijdens stap 3 en 4 hebben we het al gehad over het feit of iedereen te allen tijde tevreden was over de wijzigingen. Hoe werd daar mee omgegaan door de personen die ergens niet mee eens waren?
Leidde dit uiteindelijk tot weerstand tegen de wijzigingen? Heb je enig idee welke oorzaak de weerstand kan hebben?
Hoe is Element daar mee omgegaan? Hoe trekt Element twijfelende mensen over de streep? Was participatie van twijfelende mensen een onderdeel hiervan?
Heeft Element vooraf tijd gestoken in het benoemen van mensen die weerstand zouden kunnen hebben tegen de wijzingen?
Waarom wel/ niet?
Hoe zou Element met weerstand omgaan bij de verschillende mogelijke oorzaken van weerstand? Zeker in lijn met de komende ingrijpende verandering met Exova kunnen verschillende scenario’s van weerstand denkbaar zijn.
Leren van ervaringen
Hoe belangrijk vind jij dat een onderneming bewust bezig is met leren van ervaringen uit het verleden.
Hoe is Element ermee bezig.
Dynamic capabilities (actief bezig zijn met leren) Leren door te doen
Geschreven document evaluatie als blauwdruk voor de toekomst
De laatste leer je het meeste van, maar is het meest tijdrovend. Hoever zou jij vinden dat Element moet gaan?
Hoever denk je dat Element wil gaan? 3 month into Element documenten handig?
Ten slotte wil ik, nu we dit gesprek hebben gehad, nog een keer vragen of er dingen zijn waar je van vindt dat Element ze goed doet en welke dingen beter op een andere manier aangepakt kunnen worden. Dit in lijn met het samenvoegen van de administratieve processen Element en Exova over de komende tijd.