Strategiese korporatiewe kommunikasiebestuur

Strategiese kommunikasiebestuur behels dat sterk verhoudings gevestig word met strategiese belangegroepe, soos bepaal deur omgewingskandering in die korporatiewe kommunikasiepraktisyn se rol as strategis, deur tweerigtingkommunikasie. Sterk verhoudings gee aanleiding daartoe dat organisatoriese doelwitte bereik kan word (sien Tabel 3.6. vir teoretiese stelling 3).

Die besturende direkteur van SEESA voer aan dat dit belangrik is om tot op die laagste vlak van die organisasie die strategie van die organisasie te kommunikeer. Wanneer dit nie gebeur nie, is dit problematies om uitvoering te gee aan die strategie omdat werknemers dan nie weet waarom sekere besluite geneem word nie. Wanneer kommunikasie strategies bestuur word, stem hy saam dat dit bydra tot die effektiwiteit van die organisasie (hierdie mening sluit aan by die vyfde teoretiese stelling, sien Tabel 3.6). Soos vroeër genoem, is daar ʼn selferkende leemte volgens die besturende direkteur ten opsigte van omgewingskandering om aan te pas by eksterne omgewingsveranderinge. Die besturende direkteur het aangevoer dat persoonlike kommunikasie daarom sover moontlik gebruik word om veranderinge in die omgewing te kommunikeer, maar dat daar nooit bepaal is of hierdie metode effektief is en werknemers se behoeftes vervul nie.

SEESA het geen formele struktuur of strategie vir kommunikasie met bestuurders van landswye takke nie: “Ek [SEESA besturende direkteur] dink dit is meer ʼn kultuur wat mettertyd ontwikkel het oor hoe daar op verskillende vlakke kommunikeer word.” SEESA hoofkantoor probeer wel om persoonlike kontak te hou met werknemers. Binne hoofkantoor kommunikeer hulle op ʼn daaglikse basis met nasionale bestuurders (wat ook almal vanaf die hoofkantoor in Pretoria

werk) en hulle kommunikeer dan verder afwaarts. Die probleem is egter, volgens die besturende direkteur, dat kommunikasie dikwels by provinsiale bestuurders vassteek en nie verder afwaarts plaasvind nie. Die besturende direkteur voel wel dat daar ʼn behoefte is aan ʼn formele kommunikasiestrategie, maar dat die wyse waarop die organisatoriese kultuur ontwikkel het problematies kan wees: “Die kultuur van die organisasie bepaal op die einde van die dag hoe daar kommunikeer word en dit is ʼn ding wat intern so ontwikkel het en daarom het ons nog nooit na ʼn formele kommunikasiemodel [strategie] gekyk nie.”

Die besturende direkteur het aangevoer dat ʼn meer formele kommunikasiestrategie sou kon bydra tot die sukses van interne kommunikasiebestuur, maar dat dit tans nie werk nie omdat mense dikwels te lui is om te lees. Formele geskrewe metodes soos pamflette en lang e-posse, is dus nie effektief nie. Metodes soos WhatsApp-groepe25 wat deur sommige bestuurders implementeer word, help volgens hom om boodskappe in kleiner porsies te deel sodat almal die inligting ontvang. Ten opsigte van ʼn formele kommunikasiestrategie sê hy: “Die vraag is egter, wat is effektief? As die e-pos nie effektief is nie en WhatsApp-groepe is nie effektief nie, wat is die volgende effektiewe ding?”

ʼn Onlangse geval wat plaasgevind het is dat SEESA ʼn nuwe besigheid inkubator gestig het, genaamd Incuvest (Pty Ltd). Om inligting daaroor te kommunikeer, is ʼn roadshow na alle takke geneem waar regsadviseurs ingelig is oor Incuvest, pamflette is saamgestel en ʼn brief is opgestel en versprei. Die besturende direkteur voer aan: “Maar steeds het ons gevind dat regsadviseurs nie kennis neem daarvan nie. So dit [ʼn formele kommunikasiestrategie] is nie altyd effektief nie.” Daar is egter geen kommunikasiedoelwitte gestel vir kommunikasiepraktyke soos die roadshow nie, dus kan dit effektiwiteit daarvan nie gemeet word nie (daar is ook geen formele opvolgnavorsing gedoen om die effektiwiteit van hierdie roadshow te bepaal nie).

Die besturende direkteur sal graag wil sien dat interne kommunikasie so bestuur word dat hulle kan verseker dat belangrike kommunikasie aan almal oorgedra is: “..dat hy moet aftick dat hy inderdaad die kommunikasie gelees het, sodat hy nie later kan omdraai en sê hy was nie bewus daarvan nie.” Die besturende direkteur noem ʼn voorbeeld van waar hoofkantoor dikwels by ander streke se kantore kom en werknemers dan vra hoekom SEESA nie studiegeleenthede

25

WhatsApp is ʼn kitsboodskaptoepassing vir slimfone om boodskappe goedkoopte stuur tussen kontakte

op elke persoon se toepassing. Hierdie toepassing het ʼn funksionaliteit wat die gebruiker toelaat om persone op hul kontaklys in groepe saam te voeg, waar elkeen wat deel is van die groep se boodskappe deur almal in die groep gesien kan word en alle lede van die groep boodskappe aan die groep kan stuur.

bied nie. Dit dui daarop dat hulle nie bewus is van SEESA se beursbeleid nie (hierdie beursbeleid is wel beskikbaar op die SEESA intranet).

Ten opsigte van uitdagings vir strategiese kommunikasiebestuur in ʼn nasionale organisasie soos SEESA, voer die besturende direkteur aan dat geografiese verspreiding die grootste uitdaging is. Bestuurders kan nie bymekaar geroep word vir ʼn vinnige vergadering nie, en dit is moeilik om te verseker dat inligting vanaf hoofkantoor relevant is in sekere streke waar dit versprei word.

Volgens die korporatiewe ontwikkelingsbestuurder van SEESA is daar geen strategiese bestuur van interne kommunikasie nie. Daar is nog nooit bepaal wat werknemers op die platteland se kommunikasiebehoeftes is en ʼn strategie rondom dit geformuleer nie (dit sluit aan by die gebrek aan omgewingskandering, sien afdeling 4.3.1). Op die korporatiewe ontwikkelingsbestuurder se vlak is daar geen formele kommunikasiestrategie wat bepaal hoe daar met bestuurders van landswye takke kommunikeer word nie.

SEESA se korporatiewe ontwikkelingsbestuurder sal graag wil sien dat daar ʼn strategie is vir interne kommunikasie sodat daar bepaal kan word wat die behoeftes is, en dit dan op ʼn realistiese wyse aan te spreek. Die interne kommunikasiebestuur is, volgens hom, tans dikwels ongestruktureerd. Volgens die korporatiewe ontwikkelingsbestuurder gebeur dit dat die inligting nie met die regte persone bespreek word nie, maar dat daar dan later van hulle verwag word om terugvoer daaroor te gee, hoewel dit nooit met hulle bespreek is nie. Die oop deur beleid van SEESA het in daardie opsig, volgens die korporatiewe ontwikkelingsbestuurder, ʼn negatiewe impak op die kommunikasiestruktuur van SEESA: “Nou kan enigiemand inloop by ... [besturende direkteur van SEESA] en iets bespreek sonder dat hy dit eers met sy bestuurder bespreek het.” Dit veroorsaak kommunikasiegapings, want “Dit gebeur in die hoofkantoor, hoeveel te meer nie so op die platteland [nie],” voer die korporatiewe ontwikkelingsbestuurder aan.

Wanneer daar sterk verhoudings is met werknemers, meen die korporatiewe kommunikasiepraktisyn dat jy die werknemers beter kan toerus om die boodskap uit te dra: “Wat ons hierso ookal uitgedra wil hê” sodat daar uiteindelik ʼn beter beeld van SEESA na buite gedra word. Daar is egter volgens die korporatiewe kommunikasiepraktisyn ook geen kommunikasiestrategie in plek vir SEESA nie. Die korporatiewe kommunikasiepraktisyn voer aan dat baie riglyne neergelê word “wat bepaal hoe daar vorentoe beweeg word, wat nie

noodwendig op skrif is nie, maar dit beteken egter nie dat daar nie met ʼn plan gewerk word nie”. Volgens die SEESA korporatiewe kommunikasiepraktisyn is jaarlikse bestuurskonferensies ʼn goeie platform om in gesprek te tree met die takbestuurders om te bepaal wat hul behoeftes is. Onder bestuursvlak word daar egter nie gekyk na die behoeftes van werknemers nie: “…onder bestuursvlak gaan hoofkantoor nie direk met hulle gesels nie, ek dink ons is net te groot sodat ons nie met almal kan praat nie.”

Om saam te vat, SEESA hoofkantoor het geen formele kommunikasiestrategie in plek nie en die korporatiewe kommunikasiepraktisyn funksioneer nie as strategis nie. Geen omgewingskandering vind plaas om te bepaal wat bestuurders en werknemers se behoeftes is nie en om hierdie rede vind interne kommunikasiebestuur ongestruktureerd plaas. Dit veroorsaak gevalle soos beskryf in hierdie afdeling waar kommunikasiegapings voorkom en bestuurders en werknemers nie noodsaaklike inligting op effektiewe maniere kry nie.