Deze zal separaat worden toegezonden.
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2020 Rekenkamercommissie Apeldoorn | 12
Nota van Bevindingen
1. Inleiding
1.1 Aanleiding
Het jaarstukkenonderzoek is een vast onderdeel in het werkprogramma van de Rekenkamercommissie Apeldoorn (hierna te noemen: RKC) zoals voorgeschreven is in de verordening uit 2004. De RKC treedt hier op in haar rol als Begeleidingscommissie Jaarstukkenonderzoek waarbij een aantal leden ook inhoudelijk mee doet in het onderzoek.
Het onderzoek naar de concernjaarrekening richt zich op een brede toetsing van de verantwoording in de concernjaarrekening (zowel doeltreffendheid, doelmatigheid als rechtmatigheid). In dat kader is het rechtmatigheidsonderzoek van de jaarstukken primair een taak van de accountant. Deze krijgt daartoe rechtstreeks opdracht van de raad. In de praktijk neemt de RKC de bevindingen van de accountant met betrekking tot de jaarrekening mee in haar onderzoek en voert zij terughoudend een aanvullend onderzoek uit.
In de maanden april en mei 2021 heeft de RKC het Jaarstukkenonderzoek 2020, dat wil zeggen het jaarlijks terugkerende onderzoek naar de jaarstukken, gedaan.
We blikken allereerst terug op het jaarstukkenonderzoek van 2019 en met name op de aanbevelingen en gedane toezeggingen door het College. Verder beschrijven we wat de opzet van het onderzoek jaarstukken 2020 is, formuleren onze doelstelling, centrale vraag en onderzoeksvragen, onderbouwen onze keuze voor nader onderzoek van programma 4, Milieu en beschrijven tot slot onze gehanteerde aanpak.
1.2 Terugblik jaarstukkenonderzoek 2019
Voor het jaarstukkenonderzoek 2019 heeft de RKC programma 4 Milieu onderzocht via de zogenaamde methode Duisenberg (zie bijlage 1 voor korte uitleg). Daarbij is ook gekeken hoe de aanbevelingen vanuit het vorige jaarstukkenonderzoek verwerkt zijn. Daarnaast is er gekeken naar de financiële positie van de gemeente, de risico’s en interne beheersing.
Het onderzoek over de jaarstukken 2019 heeft tot een aantal aanbevelingen geleid die zijn opgenomen in de eindrapportage “Rapport jaarstukken 2019, 12 juni 2020”.
Het College heeft vervolgens in een brief van 23 juni 2020 gereageerd op deze aanbevelingen.
Tevens heeft hierover in het najaar een gesprek plaatsgevonden tussen een afvaardiging van het College en de RKC. In ons zogenaamde doorwerkingsonderzoek (hoofdstuk 4) zal het accent worden gelegd op de gedane toezeggingen en in welke mate ze het afgelopen jaar zijn gerealiseerd.
1.3 Opzet onderzoek jaarstukken 2020
Het jaarstukkenonderzoek over 2020 heeft net als in 2019 een beperkte opzet en omvang vanwege de volgende redenen:
• De maatregelen die gelden in verband met het Corona-virus hebben gevolgen voor de wijze waarop het jaarstukkenonderzoek ook dit jaar kan plaats vinden. Het fysiek bij elkaar komen is hierdoor niet mogelijk;
• De tijd die de RKC dit jaar heeft gehad om het jaarstukkenonderzoek uit te voeren was nog iets korter dan vorig jaar omdat de agendering van het onderzoek op verzoek van de Raad plaatsvindt voorafgaande aan de behandeling van de Voorjaarsnota;
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2020 Rekenkamercommissie Apeldoorn | 14
• Tot slot heeft de RKC vorig jaar besloten om te komen tot een iets andere verdeling van de beschikbare tijd en uren. De RKC wil graag ook met andere type onderzoeken bijdragen aan de kaderstellende en controlerende rol van de Raad. Dit jaar ligt de focus op de afronding van ons onderzoek naar het evenementenbeleid en het uitvoeren van een onderzoek naar schoolverzuim. Mogelijk start de RKC in het najaar nog 1 of 2 nieuwe onderzoeken op. Voor een verdere uitwerking hiervan verwijst de RKC graag naar haar eind 2020 gepubliceerd Werkprogramma 2021.
Het bovenstaande betekent dat het accent voor het onderzoek naar de jaarstukken 2020 ook dit jaar iets anders ligt dan in de voorgaande jaren.
1.4 Centrale vraag, doelstelling en onderzoeksvragen
In het jaarstukkenonderzoek 2020 staat - net als in ons vorige jaarstukkenonderzoek- de vraag centraal of de Raad zich een goed oordeel kan vormen over het (door het College) gevoerde beleid en beheer. Doel van het jaarstukkenonderzoek van de RKC is hieraan een bijdrage te leveren.
De centrale vraag luidt als volgt:
Kan de Raad zich een goed oordeel vormen over wat het maatschappelijke resultaat van het beleid is en in hoeverre komt dat overeen met het beoogde resultaat?
Deze centrale vraag is nader uitgewerkt/geoperationaliseerd in de volgende onderzoeksvragen:
1. In hoeverre is er zicht op de gestelde beleidsdoelen in programma 4, Milieu?
2. In hoeverre is er zicht op de mate van doelbereiking in programma 4, Milieu?
3. In hoeverre is er zicht op de algehele financiële positie van de gemeente?
4. Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen uit het jaarstukkenonderzoek 2019?
1.5 Aanpak onderzoek
Aan de hand van de methode Duisenberg (zie bijlage 1) heeft de analyse plaatsgevonden van één programma uit het jaarverslag. Bij deze analyse zijn de aanbevelingen betrokken die de RKC bij het jaarstukkenonderzoek 2019 heeft gedaan en de reactie van het College op de aanbevelingen.
De keuze is gemaakt om wederom programma 4 (Milieu) als uitgangspunt te nemen van ons onderzoek. Dit vanwege de actualiteit en de ontwikkelingen van de onderwerpen die spelen op dit beleidsterrein. Dit programma is in het jaarstukkenonderzoek van de afgelopen twee jaar eveneens onderzocht waardoor de vraag over de doorontwikkeling vanuit de organisatie kan worden beantwoord.
Tevens is een beeld gevormd over de financiële positie van de gemeente Apeldoorn. We hebben de jaarrekening doorgenomen en specifiek gekeken naar de informatie over de financiële positie waaronder de kengetallen, de risico’s en de interne controle. Overigens betreft dit de papieren versie daar de digitale versie nog niet beschikbaar was.
Het onderzoek is uitgevoerd door een tweetal werkgroepen samengesteld uit leden van de RKC. De eerste werkgroep heeft de analyse op programma 4 uitgevoerd en gekeken naar de
doorwerking van de aanbevelingen uit het vorige jaarstukkenonderzoek. De tweede werkgroep voerde de analyse uit op de financiële positie van de gemeente Apeldoorn.
Het onderzoek van de RKC betrof voornamelijk een documentenanalyse. Voor het onderzoek is gebruik gemaakt van de jaarstukken over 2020 en de infographics bij de jaarstukken. Verder is dit jaar de COVID-paragraaf bij ons onderzoek betrokken.
Daarnaast heeft de RKC online-gesprekken gevoerd met medewerkers die betrokken zijn bij programma 4, Milieu en met de strategisch adviseur financiën en control, tevens de coördinator van de jaarstukken 2020.
De RKC heeft tot slot haar bevindingen vastgelegd in deze Nota van Bevindingen. In de Bestuurlijke Nota vindt u onze op deze bevindingen gebaseerde conclusies en aanbevelingen.
We hebben het College gevraagd op de conclusies en aanbevelingen te reageren. De reactie van het College zal worden nagezonden via een raadsbrief.
1.6 Leeswijzer
In de volgende hoofdstukken van deze Nota van Bevindingen worden de vier -in paragraaf 1.4 geformuleerde- onderzoeksvragen beantwoord. In hoofdstuk 2 gaan we in op de onderzoeksvragen die betrekking hebben op programma 4 (Milieu). In hoofdstuk 3 gaan we in op de financiële positie van de gemeente Apeldoorn. In hoofdstuk 4 gaan we tot slot in op de doorwerking van de in 2019 geformuleerde aanbevelingen van de RKC en de gedane toezeggingen door het College. Elk hoofdstuk sluiten we af met een beantwoording van de onderzoeksvragen.
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2020 Rekenkamercommissie Apeldoorn | 16