Mate van doorwerking

Het onderzoek over de jaarstukken 2019 heeft tot een negental aanbevelingen geleid die zijn opgenomen in het eindrapport 'Rapport jaarstukken 2019, juni 2020'. Per aanbeveling is de RKC nagegaan wat de huidige stand van zaken is. Deze heeft zij gebaseerd op de mondelinge toelichting door een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie van 22 april 2021 en de schriftelijke beantwoording van de ambtelijke organisatie van 10 mei en 17 mei 2021.

1. College ga voortvarend verder met meer zicht krijgen op de beleidsdoelen en betrek de Raad hierbij.

In een schriftelijke reactie is aangegeven dat de beleidsdoelen tegen het licht worden gehouden bij het actualiseren van kadernota's. Hierbij wordt de Raad betrokken. Kadernota's worden geactualiseerd als de huidige verlopen. Geactualiseerde beleidsdoelen komen terug in de MPB (jaar t-1). De jaarstukken (t+1) volgen de indeling van de MPB. Het duurt derhalve een paar jaar voordat geactualiseerde beleidsdoelen in de jaarstukken zijn terug te vinden.

In oktober 2020 is bij de bespreking van de voortgang van het Beheersplan besloten om in het kader van prioritering voorlopig niet met een andere programma-indeling en daarmee een andere doelenboom aan de slag te gaan.

In de mondelinge toelichting is verder nog aangegeven dat in april 2020 in het audit comité gesproken is over de vraag hoe de prestatie-indicatoren kunnen worden verbeterd. De voorstellen betroffen programma 1 en 4. Het audit comité was hierover positief. Overigens gaat het om stappen die gezet worden in de MPB van het najaar. Concreet betekent dit dat de eerste verbeteringen zichtbaar zullen zijn in de jaarstukken van 2022.

2. De RKC beveelt het College aan de paragraaf 'lessons learned' verder te ontwikkelen op het punt 'Wat kunnen we leren van hetgeen niet goed ging'.

In haar mondelinge toelichting gaf de ambtelijke organisatie aan dat het voor de jaarstukken 2020 gaat om incrementele verbeteringen en geen fundamentele. Aangegeven is dat het om

een groeiproces gaat. Belangrijk is eerst dat de verschillende organisatieonderdelen zich eigenaar voelen van de 'lessons learned'. Bedoeling is de verantwoordelijkheid meer dan nu bij de beleidsafdelingen te leggen. Daarna kan een echte slag worden gemaakt wat deze paragraaf betreft. De verklaring hiervan, zo bleek uit een schriftelijke toelichting, is dat de 'lessons learned' per programma worden geschreven en niet per afdeling waarmee het eigenaarschap niet automatisch bij de afdelingen echt doorleefd wordt. Van belang is hierin te blijven investeren. Dat gaat niet vanzelf en blijft aandacht vragen.

Verder is in de schriftelijke toelichting aangegeven dat 2020 het tweede jaar is dat de paragraaf 'lessons learned' in de jaarstukken is opgenomen. Ten opzichte van vorige jaar is nog meer gelet op de scherpte van de teksten. Men is benieuwd naar de reactie van de Raad: of en hoe kan hier nog een stap in worden gezet.

De RKC constateert overigens dat niet is voldaan aan de reactie die het College vorig jaar gaf, namelijk in gesprek te gaan met het audit comité over de wensen waar het de 'lessons learned' betreft.

3. College maak vaart met goede effectindicatoren. Ga in overleg met de Raad na waar behoefte aan is.

Als mondelinge reactie is gegeven dat in onderliggende stukken diverse effectindicatoren zijn terug te vinden. Zo is voor wat betreft het bereiken van doelstelling 1 in de energiemonitor een en ander opgenomen waar het de reductie energiegebruik en uitstoot CO2 betreft.

Voor het bereiken van doelstelling 2 is aangegeven dat als effectindicator wordt gebruikt: de tevredenheid over huisservice en het kwijt kunnen van afval/grondstoffen. Aangegeven is dat per kwartaal informatie van Circulus Berkel beschikbaar komt.

Voor wat betreft een effectindicator bij doelstelling 3 waar het de asbestdaken aangaat is aangegeven dat dit in de volgende MPB wordt opgenomen en dat deze aanbeveling daarmee is overgenomen. Ook al is de invoering van de landelijke wetgeving uitgesteld, de beleidsdoelen zijn niet veranderd. De verplichting is weliswaar vervallen, maar de ambitie blijft een sanering van 30% ten opzichte van het jaar 2018.

Waar het de metingen van grondwaterverontreinigingen betreft is aangegeven door de ambtelijke organisatie dat hierover in het jaarverslag van de omgevingsdienst informatie is opgenomen. Dat wordt eens per 5 jaar gemeten (elk jaar zou geen zin hebben). Zodra deze gegevens bekend zijn, zal erover worden gerapporteerd in de jaarstukken.

Verder is er vorig jaar gestart met een pilot voor een zogenaamd dashboard met meer informatie per programma. In dat ontwikkelde format wordt de komende Turap gemaakt.

Daarin staat de stand van zaken van de indicatoren op inhoud, financiën, planning en risico.

Het komt eruit te zien als een soort stoplichtmodel per prestatie die hoort bij een doelstelling waar bij rood een nadere toelichting gegeven zal gaan worden bij de betreffende indicator.

Meer in het algemeen werd ten aanzien van de ontwikkeling van goede effectindicatoren het volgende gemeld in de ambtelijke schriftelijke reactie: de basis van meerjarig goede effectindicatoren die echt wat zeggen over het gewenste effect in relatie tot het gevoerde beleid staat in de kadernota's. Deze worden stuk voor stuk geactualiseerd op het moment dat ze aan de beurt zijn. De Raad zal hierbij worden betrokken. Verder zijn in de MPB - en daarmee in de jaarstukken- eenvoudige verbeteringen doorgevoerd bijvoorbeeld door effectindicatoren en trendanalyses bij elkaar te zetten. Daarnaast is in het voorjaar een sessie geweest in de audit comité waar concrete voorbeelden aan de orde zijn geweest. Zie verder onder de beantwoording van aanbeveling 9.

Onderzoeksrapport Jaarstukken 2020 Rekenkamercommissie Apeldoorn | 36

4. College ga systematisch beleidsevaluaties verrichten.

In de schriftelijke reactie is aangegeven dat in november 2020 een programma is vastgesteld voor het uitvoeren van collegeonderzoeken in de komende jaren. Deze zullen worden uitgevoerd door de concern controller. In 2021 staat het onderwerp 'Lobby' op de agenda.

Het gaat hierbij om zogenaamde 213A-onderzoeken. Na afronding van het onderzoek 'Lobby' staat een onderzoek naar duurzaamheid op de planning.

5. College vergroot de leesbaarheid van de P&C-documenten en maak deze toegankelijker voor een breed publiek. De RKC ziet hierbij verschillende mogelijkheden

Het College liet als reactie daarop weten ieder jaar de planning & control documenten leesbaarder en toegankelijker te maken. Ook door het meer grafisch te maken. De suggesties van de RKC worden daarbij meegenomen in de voorbereiding van de voorbereiding van planning & control documenten.

Hierna volgt per suggestie de wijze waarop de organisatie er mee om is gedaan bij de jaarstukken 2020:

a. De samenvatting in de nota van aanbieding is vooral financieel ingestoken. Maak ook een beleidsmatige samenvatting van het jaarverslag. Waardoor snel inzicht en overzicht is voor raadsleden en inwoners wat er het afgelopen jaar bereikt is. Geef daarbij ook aan wat niet gerealiseerd. Begin de programma’s ook met een korte samenvatting van de belangrijkste resultaten van het afgelopen jaar.

Reactie: Er is voor gekozen om de vraag ‘wat hebben we bereikt’ te beantwoorden op het niveau van de hoofddoelstelling. Het idee hierachter is dat er zo een samenvatting per programma ontstaat dat inhoudelijk en kwalitatief het bereikte effect van het gevoerde beleid beschrijft. De uitvoering van deze verandering verschilt per programma. De inzet is om dit volgend jaar weer qua consistentie verder te ontwikkelen. Op die plek is het logisch om dit ook visueel te ondersteunen met effectindicatoren.

b. Ontwikkel de visualisaties verder waarbij kritisch naar informatiewaarde wordt gekeken. Begin een programma met een taartdiagram met de taakvelden en behorende budgetten.

Reactie: In de webversie van de jaarstukken is (binnen de mogelijkheden van het systeem dat wordt gebruikt) een taartdiagram aan het begin van de programma’s opgenomen.

c. Naast een infographic voor de beleidsdoelen per programma beveelt de RKC een aparte infographic aan voor de financiële verantwoording. Deze infographics kunnen op een heldere manier het huishoudboekje van de gemeente inzichtelijk maken, dit gebeurt vaak ook rondom de Miljoenennota;

Reactie:

Dit jaar is er voor gekozen om een infographic te maken die geschikt is voor Instagram. De informatiewaarde is eenvoudig. Ondanks dat de MPB en de Jaarstukken niet fundamenteel gaan wijzigen is gekeken hoe op een eenvoudige wijze integraal een aantal verbeteringen doorgevoerd kunnen worden die de leesbaarheid en de visualisering verbeteren. De voorstellen die uit deze scan zijn gekomen zijn met het audit comité besproken op 15 april jl. Eenvoudige verbeteringen worden gelijk doorgevoerd bij zowel de MPB als de jaarstukken.

Andere verbeteringen vragen een besluit, of meer tijd en capaciteit om dat goed door te voeren.

De onderstaande aanbevelingen d, e, en f zijn aanbevelingen die vanuit die verbeterslag uiteindelijk in de MPB en jaarstukken moeten belanden. De RKC constateert dat er vooralsnog geen stappen zijn gezet. Het gaat om de volgende aanbevelingen:

d. Om de bedragen tastbaar te maken voor de inwoners van Apeldoorn kunnen de bedragen daarna ook nog worden omgeslagen naar een bedrag per inwoner;

e. Maak gebruik van dezelfde soort tabellen/grafieken bij de toelichting op risico’s in de paragraaf weerstandstandsvermogen om het nog toegankelijker te maken. Dit versnelt het gemak van het lezen van de jaarstukken en verkleint misinterpretaties;

f. In het jaarverslag wordt er via kleurscores verantwoording afgelegd over het beleid.

Deze kleurscores kunnen ook gebruikt worden in de jaarrekening. Het schetsen van de historie van bijvoorbeeld de kengetallen te schetsen en hiervoor ook een kleurscore te definiëren bevordert de leesbaarheid en maakt de financiële positie van de gemeente duidelijker.

6. Geef vanuit de Raad een norm mee aan het College voor de ratio van het weerstandsvermogen. Laat deze ratio een rol spelen bij de algehele financiële positie van de gemeente en bespreek het weerstandsvermogen daardoor in z'n totaliteit in relatie met de risico's Neem naast een technische toelichting ook een inhoudelijke toelichting op door bijvoorbeeld het schetsen van een aantal voorbeelden zodat er een inhoudelijke afweging gemaakt kan worden over de risicobereidheid in deze gemeente. In de toelichting bij het weerstandsvermogen kan dan meer een kader worden geschetst voor de Raad

Vanuit de ambtelijke organisatie is de volgende reactie gegeven: er is een norm opgenomen in de jaarstukken. Het is in de organisatie niet bekend dat de Raad zelf daar een norm voor heeft vastgesteld.

De RKC vult hier graag het volgende op aan. Deze norm is afkomstig uit literatuur over het risicomanagement. Het gesprek met de Raad over deze norm kan worden meegenomen in een gesprek over de integrale afweging over de financiële positie in kengetallen. Dit is op dit moment vooral een technisch verhaal. Door voorbeelden kan dit meer beleidsmatig worden toegelicht.

7. College betrek de raad actief bij de evaluatie van de nota Risicomanagement. Doe dit specifiek wat betreft de gewenste informatie in de verantwoordingsdocumenten.

In de schriftelijke beantwoording door de ambtelijke organisatie is aangegeven dat binnenkort de evaluatie naar de Raad wordt gestuurd. In de raadsbrief zal worden voorgesteld dit in het audit comité van juli te behandelen.

In de jaarstukken worden risicomanagement en de financiële positie als separate onderwerpen toegelicht. De RKC kan zich goed voorstellen dat dit beter integraal afgewogen kan worden.

Onderzoeksrapport Jaarstukken 2020 Rekenkamercommissie Apeldoorn | 38

8. Het budgetrecht ligt bij de Raad. De RKC beveelt aan dat er meer inzicht komt in de structurele overschotten of tekorten bij de baten en lasten. Dit biedt de gemeenteraad meer ruimte om financiële keuzes te maken.

In de schriftelijke beantwoording door de ambtelijke organisatie is aangegeven dat structurele effecten die blijken uit de jaarstukken worden meegenomen in de voorjaarsnota/MPB. In de verschillenverklaringen bij de jaarstukken wordt nu met een I of een S aangegeven of het 'incidenteel' of 'structureel' is. Aangegeven is verder dat er volgend jaar een regel in de totaaltabel in de nota van aanbieding zou kunnen worden opgenomen van het programmaresultaat met een uitsplitsing van het verschil in 'totaal incidenteel' en 'totaal structureel'. De RKC merkt op dat zij naast een technische toelichting ook graag een beleidsmatige toelichting ziet.

De RKC heeft geconstateerd dat de door het College gedane toezegging om na de zomer in het audit comité een actualisatie te geven van de laatste stand van zaken omtrent ontwikkelingen P&C-cyclus heeft plaatsgevonden door middel van een tussenrapportage intern beheersplan. Deze is in het najaar van 2020 besproken in het audit comité.

De RKC deed tot slot de volgende bijbehorende aanbeveling naar aanleiding van haar doorwerkingsonderzoek:

9. College ga verder met de uitwerking en opvolging van de aanbevelingen die de RKC vorig jaar formuleerde. Het gaat hier om drie van de vorig jaar zeven geformuleerde aanbevelingen. Ten aanzien van haar aanbeveling 'formuleer effectindicatoren' adviseert zij het College om deze met voortvarendheid en in samenspraak met de Raad te ontwikkelen.

Aangegeven is dat er dit jaar in het audit comité een bespreking is geweest met concrete verbetervoorstellen voor indicatoren en leesbaarheid van de MPB/Jaarstukken. Specifiek is daarbij gekeken naar programma 1 en 4. Zogenaamd laaghangend fruit, zoals de navigatie op de website, is direct toegepast. Andere aanbevelingen worden op termijn opgevolgd. Zo komt de effectindicator voor asbestdaken terug in de volgende MPB. Het cyclisch actueel en accuraat maken van indicatoren is gekoppeld aan beleidsdoelen en past bij het vaststellen van kadernota's.

4.3 Beantwoording onderzoeksvraag

Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen uit het jaarstukkenonderzoek 2019 en de gedane toezeggingen door het College?

De RKC constateert dat er eerste stappen zijn gezet bij de opvolging van alle aanbevelingen.

Voor aanbeveling 4 geldt dat de RKC positief is dat deze geheel is opgevolgd en dat een aanvang is gemaakt met het uitvoeren van beleidsevaluaties.

Voor de overige 8 aanbevelingen geldt dat deze voor een (klein) deel zijn opgevolgd. Zeker op het punt van het formuleren en implementeren van prestatie-indicatoren (aanbeveling 3) blijkt dat dit een proces van enkele jaren is. Het formuleren ervan is gekoppeld aan beleidsdoelen die worden vastgelegd in kadernota's die de komende tijd worden geactualiseerd en aangeboden aan de Raad. De RKC neemt zich voor de ontwikkelingen op dit punt te blijven volgen daar het om een aanbeveling gaat waarvoor zij reeds enkele jaren aandacht vraagt. Ook voor de andere acht aanbevelingen die voor een (klein) deel zijn

opgevolgd zal de RKC in haar volgende jaarstukkenonderzoek opnieuw nagaan wat de stand van zaken is. Verder overweegt zij om aan het einde van dit jaar de stand van zaken van de opvolging van de aanbevelingen tussentijds na te gaan zodat de nieuwe gemeenteraad in het voorjaar van 2022 bij aanvang over de resultaten kan beschikken.

Onderzoeksrapport Jaarstukken 2020 Rekenkamercommissie Apeldoorn | 40