3.1 Inleiding
In dit hoofdstuk geven we antwoord op de volgende onderzoeksvraag:
3. “In hoeverre is er zicht op de algehele financiële positie van de gemeente?”
3.2 Bevindingen
3.2.1. Doorontwikkeling leesbaarheid jaarstukken
De jaarstukken zijn bedoeld om verantwoording af te leggen over het beleid van het afgelopen jaar. Het jaarverslag en de jaarrekening vormen samen de jaarstukken. Om goede keuzes als gemeenteraad te kunnen maken moeten de jaarstukken onder andere inzicht geven in de mate van doelbereiking en prestaties. Ook wordt er in de jaarrekening financieel verantwoording gegeven over de financiële afsluiting van het begrotingsjaar. Als sluitstuk van de Planning &
Control-cyclus (P&C-cyclus) vormen de jaarstukken een laatste belangrijk onderdeel binnen de verantwoording. Op basis van dit inzicht kunnen raadsleden weloverwogen beslissingen nemen over de rechtmatigheid en doelmatigheid van het gekozen beleid en aan de hand hiervan keuzes maken bij toekomstig beleid. Duidelijke en leesbare P&C-documenten zetten de gemeenteraad aan zet en zorgen voor betere sturing.
De programma’s werden bij jaarstukken 2019 concreter met 'wat hebben we bereikt in 2019?'.
Bij de jaarstukken 2020 is dit niet voor alle programma’s consequent doorgevoerd. Soms begint het hoofdstuk met een inleiding en/of welke activiteiten er ondernomen worden in 2020.
Waar de structuur wel is gevolgd maakt dit het programma toegankelijker en inzichtelijker.
De RKC ziet een hele lichte verbetering van de leesbaarheid. Het College gaat in de nota van aanbieding helder in op de financiële positie van de gemeente. Aangegeven wordt dat het verbeteren van de leesbaarheid de aandacht heeft maar lastig blijft, mede door de verantwoordelijkheid die wordt gedragen voor €679,4 miljoen aan gemeenschapsgeld. De RKC constateert dat de jaarstukken an sich verbeteren door de regelgeving lastig kan zijn. We zien echter ook dat bijvoorbeeld door de infographic het College zijn best doet om in de niet wettelijk verplichte ruimte de informatievoorziening richting gemeenteraad en inwoners te verbeteren.
3.2.2. Digitaal jaarverslag
Op dit moment worden de jaarstukken door de accountant op papier vastgesteld. De gemeente is de laatste jaren actief bezig met de jaarstukken via een website toegankelijk te maken voor alle geïnteresseerden. Dit betekent dat er op dit moment twee versies van de jaarstukken gemaakt worden. Een op papier en één digitaal via de website. De website biedt meer mogelijkheden in doorklikken en extra informatie. Ook zijn de jaarstukken zo makkelijker doorzoekbaar en is het uiteraard mogelijk om waar ook op het grondgebied van de gemeente (en zelfs daarbuiten) de jaarstukken te allen tijde makkelijk in te zien vanaf een mobiel apparaat of computer.
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2020 Rekenkamercommissie Apeldoorn | 30
3.2.3. Doorontwikkeling paragraaf 'lessons learned'
Net als in de jaarstukken 2019 is per programma de ‘lessons learned’ opgenomen. Alleen op programma 5 Jeugd en Onderwijs is onder dit kopje een verwijzing opgenomen naar prestaties.
Karakter verschilt nu van het beschrijven van een proces (programma 1 pagina 42) tot het opnemen van resultaten van een evaluatie (programma 3 pagina 84). Welk doel moet de tekst bij lessons learned hebben?
Vorig jaar heeft de RKC aanbevolen dit onderdeel verder te ontwikkelen op het punt ‘Wat kunnen we leren van hetgeen niet goed ging’. In een lerende organisatie komen fouten voor.
Van belang is wat ervan geleerd wordt en welke kansen er zijn om de organisatie verder te ontwikkelen. In overleg met de Raad zou dit verder uitgewerkt kunnen worden. Dit gesprek heeft nog niet plaatsgevonden. De organisatie laat weten bij de jaarstukken 2020 gelet te hebben op de scherpte van de teksten.
3.2.4. Doorontwikkeling risicomanagement
De evaluatie van het risicomanagement is doorgeschoven naar 2021. Wat voor stappen zijn er gezet ten opzichte van de jaarstukken 2019 ? Is er meer aandacht voor beheersmaatregelen en op welke wijze inzet heeft geleid tot verminderen/reductie van het risico?
De RKC constateert dat de opgenomen informatie over de beheersmaatregelen qua aard overeenkomstig de jaarstukken van 2019 is. Op het terrein van de invoering van risicomanagement bij verbonden partijen zijn er nog geen stappen gezet.
Wat betreft risicobeheersing constateert de RKC geen ontwikkeling. De risico’s zijn goed in beeld, of de juiste beheersmaatregelen worden getroffen blijft echter onduidelijk. Zo kan de RKC niet achterhalen waar de risico’s zoveel mogelijk geminimaliseerd worden en waar het College een restrisico accepteert. Ook constateert de RKC dat de gevolgen van COVID-19 voornamelijk financieel worden aangevlogen. De pandemie heeft echter ook andere (sociale) gevolgen, het college geeft zelf al aan in de nota van aanbieding dat ze niet met inwoners in gesprek heeft kunnen gaan.
3.2.5. Algemene indicatoren - paragraaf bedrijfsvoering
Bij de algemene indicatoren op pagina 299 ziet de RKC dat de apparaatskosten per inwoner nog berekend moet worden en dat de inkopen bij lokale bedrijven over 2020 én 2019 nog niet bekend zijn. Door de jaarstukken zijn de gegevens van voorgaande jaren bekend en zouden de apparaatskosten te berekenen moeten zijn. Ook de gegevens over inkopen bij lokale bedrijven zouden minimaal over het jaar 2019 al bekend moeten zijn.
3.3 Beantwoording onderzoeksvraag
3. In hoeverre is er zicht op de algehele financiële positie van de gemeente?
Het zicht op de algehele positie van de gemeente is in naar oordeel van de RKC iets verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Net als bij de jaarstukken 2019 is er een uitgebreide (financiële) toelichting op genomen in de nota van aanbieding. Zo is er dit jaar een duidelijke grafiek opgenomen voor inzicht in het financieel herstel waarbij verloop van het eigen vermogen en de algemene reserve is opgenomen. Toevoeging zou zijn door kengetallen en risico’s in samenhang te bespreken.
De gemeentelijke organisatie maakt stappen om de documenten toegankelijker en beter leesbaar te maken maar daarbij moet de omvang van de jaarstukken in de gaten worden gehouden. De focus op een digitale versie kan daarbij een oplossing zijn.
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2020 Rekenkamercommissie Apeldoorn | 32