1.1 Inleiding
Voordat de Rekenkamercommissie Apeldoorn (hierna te noemen: RKC) haar conclusies en aanbevelingen weergeeft, gaat zij in deze inleiding kort in op de inhoud van het dit jaar verrichte onderzoek naar de jaarstukken 2020.
Het jaarstukkenonderzoek is een vast onderdeel in het werkprogramma van de Rekenkamercommissie Apeldoorn. In het jaarstukkenonderzoek 2020 staat de vraag centraal of de Raad zich een goed oordeel kan vormen over het (door het College) gevoerde beleid en beheer. Doel van het jaarstukkenonderzoek van de RKC is hieraan een bijdrage te leveren.
De centrale vraag luidde als volgt:
Kan de Raad zich een goed oordeel vormen over wat het maatschappelijke resultaat van het beleid is en in hoeverre komt dat overeen met het beoogde resultaat?
Deze centrale vraag is nader uitgewerkt/geoperationaliseerd in de volgende onderzoeksvragen:
1. In hoeverre is er zicht op de gestelde beleidsdoelen in programma 4 Milieu?
2. In hoeverre is er zicht op de mate van doelbereiking in programma 4 Milieu?
3. In hoeverre is er zicht op de algehele financiële positie van de gemeente?
4. Op welke wijze is er uitvoering gegeven aan de aanbevelingen uit het jaarstukkenonderzoek 2019?
In algemene zin kan worden gesteld dat de Raad zich ten opzichte van het jaar 2019 een iets beter oordeel kan vormen over het maatschappelijk resultaat van het beleid en de vraag in hoeverre dat overeenkomt met het beoogde resultaat waar het programma 4 Milieu betreft.
Echter, de RKC constateert dat er ten opzichte van het jaar 2019 niet veel verbeterd is in dit programma. Er zijn te weinig stappen gezet waar het de effectindicatoren betreft. Het ontbreekt net als over het jaar 2019 nog aan goede effectindicatoren wat het zicht op de mate van doelbereiking bemoeilijkt. Wel ziet de RKC dat de paragraaf 'lessons learned' is uitgebreid en is zij positief dat er de nodige beleidsevaluaties zijn uitgevoerd. Verder is zij positief over de toegevoegde paragraaf COVID-19 waarin kort is aangegeven op welke wijze de corona-epidemie van invloed is geweest op de doelbereiking van programma 4 Milieu.
Het zicht op de algehele positie van de gemeente is naar het oordeel van de RKC iets verbeterd ten opzichte van vorig jaar. De gemeente organisatie maakt stappen om de documenten toegankelijker en beter leesbaar te maken maar daarbij moet de omvang van de jaarstukken in de gaten worden gehouden.
Tot slot constateert de RKC dat voor vrijwel alle vorig jaar door haar geformuleerde aanbevelingen geldt dat deze voor een (klein) deel zijn opgevolgd. Zij neemt zich voor de ontwikkelingen op dit punt te blijven volgen en in haar volgende jaarstukkenonderzoek opnieuw na te gaan wat de stand van zaken is.
In deze Bestuurlijke Nota formuleren wij onze conclusies en aanbevelingen op basis van alle bevindingen die u kunt lezen in de achterliggende Nota van Bevindingen.
1.2 Conclusies
De RKC trekt de volgende conclusies bij het onderzochte programma 4; Milieu:
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2020 Rekenkamercommissie Apeldoorn | 8
1. De RKC concludeert dat er een slag te maken valt om de haalbaarheid van doelstellingen beter te duiden vanuit historie/verwachte ontwikkelingen naar actualiteit, financiën, juridisch kader en wat de uitvoerbaarheid betreft. Net als vorig jaar mist de RKC in de paragraaf waarin de context van het beleid wordt beschreven historische gegevens.
2. De RKC is positief over de paragraaf 'lessons learned'. De paragraaf is uitgebreider dan vorig jaar toen deze voor het eerst was opgenomen in de jaarstukken. De RKC constateert dat er nog wel stappen te zetten zijn. Het valt op dat er soms wel een 'geleerde les' staat en soms nog niet. Positief vindt zij dat niet alleen successen worden genoemd, maar ook wordt erkend (onder het kopje 'zorgvuldigheid') wanneer er bijvoorbeeld te snel wordt gegaan en er meer tijd moet worden genomen. Net als vorig jaar concludeert de RKC dat de paragraaf 'lessons learned' een waardevolle aanvulling is, maar dat het nodig is deze paragraaf verder te ontwikkelen.
3. De RKC concludeert dat er te weinig stappen zijn gezet om beter zicht te krijgen op de mate van doelbereiking. Zij concludeert dat goede effectindicatoren nog steeds achterwege blijven.
Zo trof de RKC voor doelstelling 3 (schoner en stillen Apeldoorn) wederom geen effectindicatoren aan. Dit klemt des te meer daar de RKC hier in haar eerdere jaarstukkenonderzoeken eveneens kritische kanttekeningen bij heeft gemaakt. Als reactie hierop is aangegeven door de organisatie dat het ontwikkelen van goede indicatoren samenhangt met het opstellen van kadernota's waarin beleidsdoelen te vinden zijn. Deze worden de komende tijd geactualiseerd en aangeboden aan de Raad. Op basis daarvan worden de indicatoren aangepast. Er zullen enkele jaren overheen gaan voordat een en ander is aangepast. De RKC neemt zich voor de ontwikkelingen goed te blijven volgen.
4. De RKC is positief dat er verschillende beleidsevaluaties op het terrein van milieu zijn uitgevoerd. De uitkomsten ervan kunnen bijdragen om de doelstellingen en de voortgang ervan op dit terrein scherper te krijgen en te leren wat de haalbaarheid van de doestellingen is. De RKC moedigt het periodiek uitvoeren van beleidsevaluaties dan ook van harte aan.
De RKC trekt de volgende conclusies naar aanleiding van haar financiële analyse van de jaarstukken:
5. Naar het oordeel van de RKC zijn er in de verantwoording 2020 kleine stappen gemaakt voor wat betreft de leesbaarheid ten opzichte van de jaarstukken 2019. Net als vorig jaar constateert de RKC dat deze is verbeterd, maar blijvende aandacht vergt. Het is een continue terugkerend proces. De RKC concludeert echter ook dat de gemeente er nog niet is en ziet daarin een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor zowel College als Raad.
6. De RKC oordeelt dat de informatie over het risicomanagement in de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement gelijk gebleven is ten opzichte van de jaarstukken 2019. De RKC concludeert dat dit richting het risicomanagement voor 2021 beter opgepakt moet worden door ook de evaluatie af te ronden.
7. In de jaarstukken worden risicomanagement en de financiële positie als separate onderwerpen toegelicht. De RKC concludeert dat dit beter integraal afgewogen moet worden.
Overigens constateerde de RKC dit ook vorig jaar.
De RKC heeft tot slot de volgende conclusie geformuleerd naar aanleiding van haar opvolgingsonderzoek:
8. De RKC concludeert dat 8 van de 9 aanbevelingen van het jaarstukkenonderzoek 2019 voor een (klein) deel zijn opgevolgd. Zeker op het punt van het formuleren en implementeren van prestatie-indicatoren blijkt dat dit, zoals in conclusie 3 ook werd aangegeven, een proces te zijn van enkele jaren. De RKC neemt zich voor de ontwikkelingen op dit punt te blijven volgen omdat zij hiervoor reeds enkele jaren aandacht vraagt. Ook voor de andere aanbevelingen die voor een (klein) deel zijn opgevolgd zal de RKC in haar volgende jaarstukkenonderzoek opnieuw nagaan wat de stand van zaken is. Voor aanbeveling 4 geldt dat de RKC positief is dat deze geheel is opgevolgd en dat een aanvang is gemaakt met het uitvoeren van beleidsevaluaties.
De RKC doet de volgende bijbehorende aanbevelingen bij programma 4, Milieu:
1. College vul de paragraaf met de context van het beleid aan met historische gegevens. Dat maakt dat de haalbaarheid van de doelstellingen beter te duiden zullen zijn.
2. College ontwikkel de paragraaf lessons learned' verder door meer consequent dan nu het geval is geleerde lessen op te nemen. Overleg met de Raad waar behoefte aan is. Zo zou je als uitgangspunt kunnen nemen de focus op het belangrijkste leerpunt voor het programma en op welke wijze het eventuele beleid bijgesteld wordt. Deze aanbeveling geldt uiteraard ook voor de andere programma's.
3. College maak haast met het formuleren van goede effectindicatoren en de onderliggende op te stellen kadernota's. Ga in overleg met de Raad waar behoefte aan is. Net als vorig jaar adviseert de RKC per doelstelling minimaal één bij de outcome passende effectindicator te ontwikkelen.
Meer in het algemeen is de RKC, net als vorig jaar, van mening dat, juist gegeven de beheersvraagstukken en de corona-crisis de kwaliteitsslag in de P&C-documenten doorgezet dient te worden. Het is van groot belang dat juist nu de Raad in stelling wordt gebracht met goede documenten.
Bij de aanbevelingen naar aanleiding van de financiële analyse van de jaarstukken vraagt RKC opnieuw aandacht voor het verder uitwerken van de aanbevelingen uit het jaarstukken onderzoek over 2019.
RKC doet voor de doorontwikkeling van de jaarstukken aanvullend de volgende aanbevelingen:
4. College ga verder aan de slag met de doorontwikkeling van de digitale versie op het punt van visualisaties en het opnemen van links voor meer achtergrondinformatie. Gebruik de
Onderzoeksrapport Jaarstukken 2020 Rekenkamercommissie Apeldoorn | 10
jaarstukken als een technisch naslagwerk, een boek waar je als inwoner snel informatie kan opzoeken.
5. De RKC beveelt het College en het audit comité aan om met de accountant in gesprek te gaan hoe de website als primaire vast te stellen jaarstukken kan gaan dienen. Dit betekent dat er geen papieren versie meer opgesteld wordt. Er zijn al voorbeelden in het land waar dit gebeurt, zoals bij de provincie Overijssel. Dit biedt meer houvast richting de toekomst en scheelt ambtelijke capaciteit in het opmaken van de stukken. Een ander bijkomend voordeel is dat sommige tabellen beter leesbaar zijn, dat is de SiSa-bijlage op dit moment niet.
De RKC heeft vastgesteld dat 8 van de 9 aanbevelingen die vorig jaar zijn geformuleerd voor een (klein) deel zijn opgevolgd. Zij doet tot slot de volgende bijbehorende aanbeveling naar aanleiding van haar doorwerkingsonderzoek:
6. College neem voortvarend de vorig jaar door de RKC geformuleerde aanbevelingen ter hand. De RKC blijft de opvolging ervan goed volgen en zal daar in haar volgend jaarstukkenonderzoek wederom aandacht aan besteden. Verder overweegt zij om aan het einde van dit jaar de stand van zaken van de opvolging van de aanbevelingen tussentijds na te gaan zodat de nieuwe gemeenteraad in het voorjaar van 2022 bij aanvang over de resultaten kan beschikken.