Paragraaf Bedrijfsvoering

Algemeen

In 2019 werd zichtbaar dat er spanning stond op enerzijds het verder op orde krijgen van de basisdienstverlening- en bedrijfsvoering en anderzijds de wens om de ambities van Midden-Groningen te verwezenlijken. Dat zorgde niet alleen voor spanning in het primaire proces maar ook bij de ondersteunende bedrijfsvoering. De werkdruk die in 2018 al werd gevoeld op (onder meer) het gebied van human resource management, financieel beheer & beleid en planning & control was in 2019 vrijwel onverminderd aanwezig. De ziektepercentages in 2019 laten zien dat deze werkdruk ook heeft geleid tot ongezonde situaties. Het in 2019 uitgevoerde onderzoek naar de psychosociale arbeidsbelasting onder medewerkers, naar de oorzaken voor dit verzuim, geeft handvatten om het ziekteverzuim weer naar een normaal niveau terug te brengen.

Human resource management

Het HRM-beleid in de organisatie is gebaseerd op de volgende pijlers:

1. Het ontwikkelen van persoonlijk leiderschap in relatie tot zelforganiserende teams 2. De strategische personeelsplanning

3. De implementatie van E-HRM

4. Het “huis op orde” (Regelingen updaten en voldoen aan de nieuwe wet- en regelgeving) 5. Werkgeversimago en arbeidscommunicatie.

Ontwikkeling van teams en professionals

De ambtelijke organisatie zit nog volop in de groei naar het voor Midden-Groningen gewenste niveau.

Deze groei vertoont een gestage stijgende lijn met hier en daar ook de nodige groeistuipen. De ontwikkeling van teams en professionals wordt voor het grootste deel vorm gegeven en uitgevoerd binnen het Programma Organisatieontwikkeling. Via directie- en teamleidersbijeenkomsten worden deze ontwikkeling ingevuld en vorm gegeven. De teamleiders gaan daarop met hun teams werken aan de doorvertaling naar het werken binnen de teams.

In 2019 zijn de zogenaamde Kompas-gesprekken geïmplementeerd in de organisatie. In deze gesprekken hebben de medewerker en de teamleider het over de ontwikkeling van de medewerker en het team en over wat er nodig is om deze ontwikkeling verder vorm te geven. De daarin afgesproken stappen worden door de werkgever gefaciliteerd.

Inrichten mobiliteitsbeleid

Mobiliteit in het ambtelijk apparaat is een speerpunt van het HRM-beleid. Doelstelling is om de juiste persoon op het juiste moment op de juiste functie of taken te hebben. In 2019 is gestart met het vormgeven van dit mobiliteitsbeleid. Hoofddoelstellingen hierin zijn het inrichten van een Strategisch Personeelsplanning (SPP) en een (digitale) mobiliteitscentrum. In 2019 is gewerkt aan het goed helder krijgen van contouren van deze twee instrumenten. Deze hebben nu zodanig vorm gekregen dat verder gewerkt kan worden aan de in de begroting opgenomen realisatie in 2020.

In de dagelijkse praktijk zijn, vooruitlopend op de verdere implementatie van het mobiliteitsbeleid, individuele mobiliteitstrajecten met een aantal medewerkers in gang gezet en uitgevoerd.

Leren en ontwikkelen

In 2019 is gewerkt aan een plan “Leren en ontwikkelen”. Dit plan is de basis voor het opleiden, trainen en coachten van de medewerkers. Afronding en besluitvorming zal in de eerste helft 2020 zijn.

Werkdruk en ziekteverzuim

Het ziekteverzuim over 2019 bedraagt 8,5% (ter vergelijking: in 2018 was dit 6,7%). Deze zorgelijke ontwikkeling heeft geleid naar een onderzoek psychosociale arbeidsbelasting onder medewerkers naar de oorzaken voor dit verzuim. Op basis van deze onderzoeksresultaten is een plan van aanpak gemaakt om het ziekteverzuim naar een normaal niveau terug te brengen. Daarnaast zijn de teamleiders op verschillende vlakken ondersteund in de aanpak van ziekteverzuim: onder andere assistentie bij verzuimmanager, sociaal medisch overleg, training verzuimgesprekken en bila’s met de HR adviseurs. Verder zijn er in 2019 een groot aantal risico inventarisaties en evaluaties uitgevoerd. Als vervolg daarop zijn er plannen van aanpak opgesteld. De RI&E’s hebben een belangrijke preventieve functie.

Waarderingsbeleid

Het beloningsbeleid voor de ambtelijke organisatie is in 2019 geharmoniseerd en gemoderniseerd.

Daarbij is de term “beloningsbeleid” ingewisseld voor de term “waarderingsbeleid”, omdat dit meer recht doet aan hoe de werkgever zijn relatie met de medewerkers ziet. Het nieuwe waarderingsbeleid is geënt op de organisatievisie. Het bestaat uit een systematiek van waarderen op basis van resultaten, die de resultante zijn van resultaatafspraken tussen directie, teamleider en teamleden. De voortgang wordt gevolgd via gesprekken tussen medewerker en teamleider. In het beleid is opgenomen dat de waardering niet alleen middels het salaris gaat, maar dat er ook andere (incidentele) waarderingsvormen nodig zijn. De periodieken zijn hiermee vervangen door procentuele verhogingen. Het waarderingsbeleid is uniek voor de gemeentelijke sector. Daarvoor is een dispensatie verkregen van het Landelijke Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden (LOGA). In 2020 wordt gewerkt aan de verdere implementatie van dit beleid.

Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren

Per 1 januari 2020 is de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren van kracht geworden. In 2019 is gewerkt aan de implementatie van deze wet in onze organisatie. Daarbij zijn de aanstellingen vervangen door arbeidsovereenkomsten, is er een personeelshandboek gekomen, is de bezwaar- en beroepsprocedure conform het bestuursrecht afgeschaft en heeft het overleg met de werknemersvertegenwoordiging vorm gekregen in een Lokaal Overleg.

E-HRM

In 2019 is er een aanbesteding geweest voor een personeels- en salarissysteem. Daarbij is het bieden van meer mogelijkheden tot digitale zelfredzaamheid van managers en medewerkers en minder papier een belangrijk criterium geweest. Het nieuwe systeem voldoet nu meer aan de uitgangspunten van E-HRM en is ingericht op de verdere digitalisering van de personeels- en salarisadministratie.

Informatisering en automatisering

In 2019 is de in 2016 opgestelde I&A-visie geactualiseerd. In de visie zijn actuele vraagstukken opgenomen zoals de mate van tevredenheid van onze burgers over onze (digitale) dienstverlening, de effecten van de decentralisaties op de benodigde informatievoorziening, hoe en in welke mate gaan we in de cloud werken, hoe gaat het met zaakgericht en digitaal werken?

Het gebruik van mobiele devices, clouddiensten, apps, social media, domotica, big data, smart city toepassingen en de beschikbaarheid van breedband-internet verandert in een rap tempo de manier waarop burgers en overheid met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen. In deze ontwikkelingen en processen spelen informatievoorziening en ICT een belangrijke rol. Al deze ontwikkelingen roepen de vraag op hoe lokale overheden kunnen omgaan met snelle en continue veranderingen. Een krachtige informatievoorziening is daarin een strategisch middel.

In de nieuwe I&A-visie worden voor de komende paar jaar de trends en de voor onze gemeente relevante ICT-ontwikkelingen geschetst.

De meeste I&A vernieuwingen worden aangestuurd door het programma ICT. Dit programma is in 2018 gestart. Het programma ICT heeft de volgende doelen:

De strategische ICT-activiteiten in samenhang oppakken zodat ICT een fundamentele bijdrage levert aan de ambities van Midden-Groningen op meerdere terreinen: Kompas, dienstverlening, organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering.

Het opleveren van uitgewerkte kaders waaraan een groot aantal ICT-ontwikkelingen opgehangen kan worden.

Binnen het programma ICT is een belangrijk onderdeel de projectportfolio. Een projectportfolio is een overzicht van alle gewenste en noodzakelijke veranderingen die moeten worden doorgevoerd op I&A-gebied. De directie van de gemeente is eigenaar van het veranderportfolio. Het opstellen, plannen en bijsturen van de ICT-portfolio maakt het mogelijk om prioriteiten te stellen en keuzes te maken op basis van de schaarse middelen (mensen, geld en verandercapaciteit).

Wat hebben we bereikt?

Programma ICT

Inzicht in de te uit te voeren aanbestedingen in de vorm van een aanbestedingskalender voor de periode 2019-2021.

Inzicht in hoe we verder gaan met het zaaksysteem waarbij ervoor gekozen is het zaaksysteem opnieuw aan te besteden en het beperkter in te zetten dan tot nog toe.

ICT-projecten die zijn afgerond in 2019:

• Electronisch factureren (eFacturering).

• Een nieuw burgerzakensysteem iBurgerzaken waarmee selfservice voor burgers mogelijk is.

• Een klantenportaal voor de Gemeentelijke Kredietbank Midden-Groningen, waarmee de zelfredzaamheid en de zelfservice van de GKB-klanten aanzienlijk wordt vergroot.

• Een Webshop Meedoen fonds bij de BWRI, waarmee minima klanten met het jaarlijks toegekende budget diverse diensten/producten kunnen afnemen zoals lidmaatschap aan een vereniging, schoolkosten, lessen, culturele activiteiten.

• Digitalisering van WMO-dossiers.

• Aanbestedingen belastingsysteem, werkplekken en mobiele telefoons, multifunctionele printers.

• Uitrol van mobiele werkplekken met als doel tijd- en plaats-onafhankelijk te werken voor de medewerkers.

ICT-projecten die zijn gestart in 2019:

• Digitalisering van milieudossiers.

• Digitalisering van BWRI-dossiers.

• Aanbesteding zaaksysteem en regiesysteem voor de sociale teams.

• Migratie naar een Office-omgeving.

• Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI): We nemen binnen een landelijke aanbesteding deel aan één perceel van GGI-Veilig, namelijk Siem/Soc (beveiligingssoftware en dienstverlening.

• Verder gaan we participeren in het landelijke GGI Netwerk omdat in een rap tempo landelijke voorzieningen over dit netwerk gaan.

Wat hebben we ervoor gedaan?

I&A-visie 2020-2023

De nieuwe I&A-visie is ontwikkeld in de periode mei-december 2019. Er is voor gekozen als framework voor de I&A-visie gebruik te maken van een voorbeeld I&A-beleidsplan dat door een adviesbureau al een aantal jaar aan gemeenten beschikbaar wordt gesteld en jaarlijks wordt geüpdatet met nieuwe ontwikkelingen. Daarnaast is gebruik gemaakt van bestaande (visie)documenten van andere domeinen zoals organisatieontwikkeling en dienstverlening, en input van programma Omgevingswet.

De visie is uitgewerkt langs 6 sporen:

• Spoor 1. Doorontwikkeling dienstverleningsconcept: Eén van de belangrijkste taken van de gemeente is het leveren van diensten en producten aan haar inwoners.

• Spoor 2. Regievoering en ketensamenwerking: Gemeenten werken steeds meer samen in ketens en samenwerkingsverbanden. Het gaat over de regievoering op alle betrokken ketenpartners.

• Spoor 3. De datagedreven gemeente: Dit spoor gaat over de gegevens die de gemeente creëert, gebruikt en over de toepassingen waarvoor die gegevens gebruikt kunnen worden.

• Spoor 4. Doorontwikkeling bedrijfsvoering: Spoor 4 behandelt de gewenste bedrijfsvoering van de flexibele en innovatieve gemeente. Digitalisering staat daarbij centraal.

• Spoor 5. De basis op orde: Een aantal basisvoorwaarden, zoals informatieveiligheid, privacy, het werken onder architectuur, en het in control zijn van de I&A-processen worden besproken in spoor 5.

• Spoor 6. Doorontwikkeling van de informatiefunctie: Welk effect hebben de ontwikkelingen van de sporen 1 t/m 5 op de inrichting en functies van ICT en informatievoorziening.

De sporen zijn uitgewerkt met een groot aantal betrokkenen uit de organisatie en met de portefeuillehouder I&A. Binnen het programma ICT zijn de projecten gepland, geprioriteerd en gemonitord.

Facilitaire zaken Vastgoed

De medewerkers van onze organisatie waren in 2019 gehuisvest in de drie voormalige gemeentehuizen. In 2019 is het voormalige gemeentehuis in Hoogezand gesloopt en is er gestart met de nieuwbouw van het nieuwe gemeentehuis, Dit wordt onderdeel van het gebouw Het Kielzog. Het wordt ingericht naar het principe Activiteit Gericht Werken.

De planning is dat de nieuwbouw eind 2020 gereed is. Tijdens het bouwproces zijn de medewerkers, naast de huisvesting in het gemeentehuis in Muntendam en Slochteren, gehuisvest in het tijdelijk gehuurde Rabobank-gebouw. Tevens is het gebouw van de ABN/AMRO (tegenover het bestaande gemeentehuis) tijdelijk gehuurd ten behoeve van het contactplein. In 2019 zijn de plannen voor de realisatie van centrale huisvesting voor BWRI verder opgepakt.

Beheer en onderhoud gebouwen

Het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen heeft in 2019 plaatsgevonden op basis van de in 2018 opgestelde Meer Jaren Onderhouds Plannen (MJOP’s). Naast dat op basis van deze MJOP’s planmatig en efficiënt onderhoud is uitgevoerd, zijn er vanuit dit MJOP voor de gemeentelijke begroting de benodigde onderhoudsbudgetten aangeleverd. Naast deze reguliere onderhoudswerkzaamheden is er vanuit het team ook een bijdrage geleverd aan diverse nieuwbouw projecten die in 2019 in uitvoering waren.

Strategie op gemeentelijke gebouwen

De gemeente Midden-Groningen heeft nog geen geharmoniseerd vastgoedbeleid. In de drie voormalige gemeenten zijn verschillende uitgangspunten gehanteerd bij vastgoedbeleid.

In 2019 hebben we een eerste stap gemaakt met de verdere ontwikkeling van het vastgoedbeleid- en beheer voor de gemeente Midden-Groningen. Het doel daarin is goede en passende huisvesting voor het uitvoeren van maatschappelijke activiteiten.

Planning & Control

In 2019 hebben we, in het verlengde van de ontwikkelstap die we in 2018 met de nieuwe accountant hebben gezet, de controlepunten voor de geautomatiseerde controle-applicatie (Key Control Dashboard) uitgewerkt. Met deze applicatie kunnen we de controles over het jaar verspreiden. De applicatie wordt in 2020 verder ingericht.

In 2019 zijn alle processen beschreven en zijn er met een aantal teams gesprekken gevoerd over risico’s en de daarbij behorende beheersmaatregelen. De 1e lijnscontrole is in 2019 belegd binnen de teams. Hierdoor kwam het team Concern Control langzaam maar zeker in de eigenlijke rol van onafhankelijke toetser. Door deze veranderde werkwijze hebben we pieken in de werkbelasting kunnen voorkomen en waren we in staat om per proces tijdiger te sturen op verbeteringen van de inrichting en op de werking van het proces. Dit heeft ten opzichte van 2018 geleid tot een veel positievere toonzetting in de door de accountant uitgebrachte managementletter.

Voor de raad is de begroting een belangrijk instrument om haar kader stellende en controlerende rol uit te voeren. De kwaliteit van de teksten bepaalt of de begroting voor de raad in dat opzicht voldoende is. Om deze kwaliteitsslag voor de beleidsbegroting 2021 mogelijk te maken zijn we eind 2019 gestart met een project dat moet leiden tot betere begrotingsteksten. Vanuit de raad nemen ook 2 leden deel aan dit project door zitting te hebben in de stuurgroep.

Financiën

Financieel beheer

In 2019 hebben we ons gericht op een verdere inrichting van het financiële pakket zodat hier door alle belanghebbenden zo optimaal mogelijk gebruik van gemaakt kan worden. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in het verder opleiden van de medewerkers. Ook hebben we het mogelijk gemaakt om gebruik te maken van het elektronisch factureren. Het doel van elektronisch factureren ofwel e-factureren is de huidige verwerking van facturen te automatiseren en het verwerkingsproces te optimaliseren conform afgesproken standaarden. Op deze manier werken ondernemers en gemeenten efficiënter.

Financieel advies

In 2019 hebben we een aantal vacatures kunnen invullen waardoor we afscheid hebben kunnen nemen van een deel van de ingehuurde krachten. Ook hebben we verder onderzocht wat de mogelijkheden zijn voor het verder optimaliseren van het opstellen van een begroting en jaarrekening. Dit hebben we gedaan door een bezoek te brengen aan andere gemeenten en te kijken welke tools er worden gebruikt om dit proces te ondersteunen.. Daarnaast hebben we gezorgd voor de (financiële) ondersteuning van projecten bijvoorbeeld het scholenprogramma, aardbevingen en nieuwbouw gemeentehuis.

In document Realisatie per programma (pagina 95-100)