Doelstelling van deze paragraaf is inzicht geven in de aandachtspunten van de bedrijfsvoering in 2018.
Inkoop & contractmanagement
In 2018 streefden we naar een doelmatigere en rechtmatigere inkoopfunctie. Hiertoe zijn er een aantal maatregelen genomen:
In 2018 is er een start gemaakt om de inkoopfunctie centraal te positioneren. De eerste feedback vanuit de organisatie en concern control hierop is positief. De komende jaren blijft het
professionaliseren van het inkoopproces in de organisatie van groot belang. In 2018 is hiertoe een belangrijke aanzet gedaan door de inzet van extra inkoopadviseurs.
Het functioneren van contractbeheer is in onderzoek en de analyses en aanbevelingen hiervan worden verwacht in het eerste kwartaal van 2019.
De inkoopadviseurs hebben een ambassadeursrol aangenomen voor wat betreft het circulaire denken/aanbesteden.
Verzekeringen
In 2018 is een risicoanalyse uitgevoerd om vast te stellen of de gemeente nog steeds adequaat verzekerd is.
Dit in vergelijking met andere benchmarkgemeenten. Over de efficiency (ten aanzien van de inrichting) van het verzekeringsproces kan het volgende worden gedeeld; er is een tekort aan capaciteit om de
aansprakelijkheidsstellingen van derden (waaronder inwoners van de gemeente) af te doen en de verzekeringsportefeuille te beheren.
Informatiebeveiliging en privacy
Inleiding
In 2018 heeft de gemeente Gooise Meren de ingezette verbeterslag om nog zorgvuldiger met gegevens van burgers en bedrijven om te gaan voortgezet. Met de invoering van de AVG, ENSIA en binnenkort de BIO wordt verwacht dat de gemeente voldoet aan aangescherpte informatieveiligheid en privacy normen.
Informatiebeveiliging
Het afgelopen jaar zijn naar aanleiding van de 2017 GAP-analyse diverse verbeteringen doorgevoerd, zoals de start en activering van een drie jarig ibewustzijnstraject, verbeteringen voor het in dienst/uit dienst proces en de invoering van het managementsysteem (ISMS) voor informatiebeveiliging. Met het nieuwe ISMS is de GAP-analyse voor 2019 uitgevoerd en met de resultaten is een verbeterplan opgesteld waarbij de nadruk ligt op het verbeteren van de basisbeveiliging door het opstellen en aanscherpen van werkwijzen en procedures. In 2018 is er een omvangrijk Informatieveiligheid bewustzijn campagne gestart. Voor zowel bestuursleden als medewerkers zijn er hieromtrent bewustwordingsbijeenkomsten georganiseerd en is I-bewust zijn inmiddels een onderwerp van gesprek.
ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit)
ENSIA heeft tot doel het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten verder te professionaliseren. Over de normen van de BIG en de specifieke normen van de BRP, PUN, Suwinet, BAG, BGT, BRO en DigiD moet de gemeente verantwoording afleggen. Dit betekent dat er maar één keer per jaar een zelfevaluatielijst ingevuld hoeft te worden. De informatie wordt gebruikt voor de horizontale
verantwoording richting gemeenteraad en de diverse verticale verantwoordingslijnen richting departementen.
De eerste verantwoording aan de gemeenteraad vindt in het derde kwartaal van 2019 plaats nadat de audit van 2018 formeel is afgerond.
AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
In 2018 is de gemeente gestart met de implementatie van de gevolgen van de nieuwe privacywetgeving (AVG). Deze Europese verordening legt sterk de nadruk op het verantwoorden van activiteiten waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Zo heeft de gemeente een verwerkingsregister aangelegd waarmee verantwoording bij b.v. de Autoriteit Persoonsgegevens kan worden afgelegd. Ook is aan de gemeentelijke website een privacyverklaring toegevoegd waarin we uitleggen wat we met persoonsgegevens doen en op
126 basis van welke grondslag. Met diverse externe partijen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten zodat de privacy rechten van burgers gewaarborgd zijn. Een en ander heeft ertoe geleid dat de juridische druk op de gemeente op privacy gebied flink is toegenomen.
Datalekken
In het afgelopen jaar is intern een negental beveiligingsincidenten gemeld waarvan drie na intern onderzoek als datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens zijn gemeld. In één geval is ook een betrokken burger op de hoogte gesteld vanwege een verkeerd geadresseerde e-mail. Alle incidenten zijn op een correcte en transparante wijze afgehandeld.
Inzageverzoeken
De gemeente heeft in 2018 twee verzoeken om inzage in de persoonsgegevens afgehandeld.
Organisatieontwikkeling
Er was een tijd dat ‘de overheid’ zo’n beetje alles in het leven van inwoners regelde. Die tijd is voorbij. Inwoners willen de regie over hun eigen leven voeren. Ze nemen niet zomaar alles aan, maar willen zeggenschap hebben en verantwoordelijkheid voor hun leefomgeving dragen. Tegelijkertijd zijn er mensen in onze samenleving die dat ook graag willen maar, om welke reden dan ook, niet of moeilijk kunnen. Als gemeente Gooise Meren zijn wij er voor al deze mensen. Maar we willen en kunnen het niet in ons eentje. We hebben elkaar nodig om samen aan onze gezamenlijke toekomst te bouwen. Dat betekent: gebruik maken van elkaars krachten en kwaliteiten op basis van gelijkwaardigheid en vertrouwen, zodat we iedereen gelijke kansen kunnen bieden.
In gesprek met de samenleving
Als moderne organisatie zoeken we samenwerking bij het maken van plannen. En staan we klaar als anderen ons willen betrekken bij hún plannen en initiatieven. Dát is wat wij als gemeente Gooise Meren voor staan:
goede dienstverlening die is afgestemd op de behoefte en de beleving van onze klanten. In iedere situatie: als klanten bij ons een product of dienst afnemen, of een idee aandragen over hun wijk, of als zij meedenken over beleid.
Netwerkorganisatie
Sinds 2016 bouwen we verder aan een nieuwe gemeente die gekenmerkt wordt door goed en modern bestuur. Dat begint met een gezonde en stabiele financiële basis om de samenleving te ondersteunen. Die financiële basis is nodig om onze kerntaak goed uit te voeren: een hoogwaardige dienstverlening bieden aan inwoners, bezoekers, maatschappelijke instellingen en ondernemers. Daarvoor hebben we een slagvaardige en flexibele organisatie nodig, die duurzaam met middelen omgaat en kosteneffectief werkt. Een organisatie die functioneert als een netwerkorganisatie en in verbinding staat met de samenleving.
Het eindbeeld is een netwerkorganisatie:
Naar wisselende samenwerkingsverbanden (extern en intern)
Eigenaarschap
Zelforganisatie
Managers die richting geven, ruimte bieden, resultaat vragen
Opgavengestuurd werken
Dit alles is een permanent proces van doorontwikkeling van de organisatie. Dat doen we met het programma GroeiMee.
Programma GroeiMee!
In 2018 is de organisatie verder ontwikkeld. We zetten gaandeweg stappen die passen bij onze organisatie. En die passen binnen onze opdracht om een participerende netwerkorganisatie te zijn. Met als harde
randvoorwaarde: het moet financieel verantwoord zijn. Zodoende is er geëxperimenteerd, zijn er
programma’s en projecten gestart, hebben we teamcoaches en individuele coaches in huis, en is de GroeiMee!
Academie (een digitale leeromgeving) live gegaan. Van al deze activiteiten hebben we veel geleerd.
127 In 2018 is door de directie en het management een plan opgesteld waarmee we richting geven aan de koers van de organisatie. Het Koersplan beschrijft de strategische speerpunten van de directie en het management van Gooise Meren voor de organisatie-in-ontwikkeling. In 2018 lag het accent op deze speerpunten, te weten:
1. Wijk- en kerngericht werken 2. Opgavengestuurd werken 3. Lerende organisatie
4. Aantrekkelijk werkgeverschap 5. Dienstverlening
6. Bedrijfsvoering
7. Verbinding met bestuur Control
In het jaar 2018 heeft team control haar reguliere werkzaamheden uitgevoerd ter onderbouwing en
voorbereiding van de accountantscontrole op rechtmatigheid. De Nota Risicomanagement is verplaatst naar 2019, omdat er andere taken meer prioriteit hadden. Wel is het team in 2018 verder gegaan met het vergroten van het risicobewust werken binnen de organisatie. Eind 2018 is bekend geworden dat de
rechtmatigheidsverklaring met ingang van het boekjaar 2021 een feit zal zijn. Het college moet vanaf dat moment zelf, in plaats van de accountant, verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. De voorbereidingen om aan deze voorwaarden te voldoen, zijn gestart in 2018.
Huisvesting
In 2018 testten we of de uitgedachte concepten zoals algemene werkplekken, stilte werkplekken en de flex-norm van 0,7 fte/werkplek (excl. inhuur) in de praktijk werkbaar zijn. De risico-inventarisatie en evaluatie die in 2018 is gehouden, geeft aan dat het activiteitgericht werken op een aantal punten moet worden aangepast.
Voor de overige locaties waar ambtenaren werken, zoals de gemeentewerven, is er een onderzoek gestart naar de arbeidsomstandigheden van de daar aanwezige kantoorfuncties. Dit loopt nog door in 2019. Het project inrichting van het voorterrein is in 2018 gestart en de uitvoering vindt plaats in 2019 (en verder).
128