Toegevoegde waarde van batenmanagement voor ICT-projectportfoliomanagement
‘Een toetsingskader voor het systematisch en gestructureerd evalueren van batenmanagement binnen ICT- projectportfoliomanagement’
Inleiding
Dit scriptieonderzoek wordt uitgevoerd in het kader van de afronding van de post doctorale opleiding Executive Master of IT auditing aan de Universiteit van Amsterdam Business School (AITAP). In deze notitie geef ik een korte toelichting op de probleemschets, centrale vraagstelling en doelstelling van mijn onderzoek. Daarnaast ga ik verder in op het doel van het praktijkonderzoek en belangrijke vragen die aan bod komen in het geplande semigestructureerde interview. Het interview duurt ongeveer 1,5 uur.
Probleemschets en toelichting onderzoek
Bij organisaties is de enige geldige reden voor het investeren in ICT (en bijbehorende verandering) het genereren van baten voor één of meerdere belanghebbenden. Hierbij moet niet alleen gekeken worden naar de afzonderlijke ICT investeringen (‘doing things right’) maar ook naar de gehele set en samenhang van ICT investeringen (‘doing the right things’). Het sturen en beheersen van baten is hierbij een belangrijke succesfactor en grondige evaluatie wordt door organisaties nog te beperkt gedaan. Het systematische en gestructureerd beoordelen van het proces batenmanagement binnen ICT-projectportfoliomanagement draagt bij aan een verbeterd inzicht in het terugverdienen van ICT investeringen en een optimale ICT
investeringsportfolio.
Centrale vraagstelling onderzoek
De centrale onderzoeksvraag van mijn onderzoek is: ‘Op welke wijze kan batenmanagement binnen ICT- projectportfoliomanagement worden getoetst door een IT auditor om optimaal bij te dragen aan het realiseren van de strategische doelstellingen van de organisatie.’
Doelstelling onderzoek
De doelstelling van het onderzoek is een toetsingskader en model voor het beoordelen van de inrichting en beheersing van het proces batenmanagement binnen ICT-projectportfoliomanagement.
Praktijkonderzoek
Op basis van de bestudeerde literatuur is een toetsingskader en model opgesteld voor het systematisch en gestructureerd evalueren van batenmanagement binnen ICT portfoliomanagement. In de bijlagen zijn het toetsingstoetsingskader en model weergegeven. Hieronder wordt het praktijkonderzoek toegelicht en belangrijke vragen voor het interview weergegeven.
Het praktijkonderzoek heeft als doel het toetsingskader en model te toetsen in de praktijk door
ervaringsdeskundigen (portfoliomanagers en IT auditors) van publieke (uitvoering)organisatie met ervaring in businessveranderingen met een (groot) ICT component. Het praktijkonderzoek is opgesplitst in twee
deelonderzoeken, te weten:
1. Identificeren van succesfactoren van batenmanagement in de praktijk. Het toetsen van elementen en succesfactoren van batenmanagement uit de literatuur door portfolio managers.
Ad 1. Toetsen van elementen en succesfactoren
Het doel van deze toetsing is het nut en noodzaak van het batenmanagement toetsingskader en model voor de portfoliomanagers toetsen in de praktijk. Immers, de ICT portfoliomanagers zijn verantwoordelijk voor het realiseren van de baten uit business veranderingen met een (groot) ICT component. M.a.w. draagt het beoordelen van de auditvariabelen en toetsingsnormen door een IT auditor bij aan het leveren van zekerheid over:
- een verbeterd rendement van elke ICT investering, en
- een verbeterd rendement van een optimale ICT investeringsportfolio.
Daarnaast is de mate van impact interessant om het belang van bepaalde auditvariabele en toetsingsnormen in het toetsingskader te kunnen duiden.
Ad 2. Toetsen van toetsingskader en model
Het doel van deze toetsing is het toetsingskader en model in de praktijk te laten toetsen door IT auditors. Immers, de IT auditors zijn verantwoordelijk voor het toetsen van de audit variabele en toetsingsnormen en te komen tot een oordeel over de opzet en werking van batenmanagement binnen ICT portfoliomanagement. M.a.w. in welke mate geven de ‘guidance’ in het toetsingskader voldoende handvatten om de auditvariabele en toetsingsnormen te kunnen toetsen om zo zekerheid te geven aan het ICT portfoliomanagement.
De uitkomsten van het praktijkonderzoek worden verwerkt in het toetsingskader.
Belangrijke vragen praktijkonderzoek
Hieronder worden de belangrijkste vragen beschreven die aan bod komen in het semigestructureerde interview. Er wordt van elk interview een verslag gemaakt.
Vragen algemeen
- Wat is uw functie en bij welke afdeling bent u werkzaam?
- Wat is uw ervaring met businessveranderingen met een (groot) ICT component? - Hoe is ICT portfoliomanagement globaal georganiseerd in de organisatie? Vragen portfolio manager
- Wat is globaal de mate van volwassenheid van batenmanagement binnen ICT Portfoliomanagement in uw organisatie.
- Wat zijn de succesfactoren van effectief batenmanagement in de praktijk?
- In welke mate geven de elementen en succesfactoren zekerheid over een verbeterd rendement van elke ICT investering? Welke elementen en succesfactoren ontbreken volgens u?
- In welke mate geven de elementen en succesfactoren zekerheid over een verbeterd rendement van een optimale ICT investeringsportfolio? Welke elementen en succesfactoren ontbreken?
- Bieden de elementen en succesfactoren goede handvatten om batenmanagement in te richten? Vragen auditor
- In welke mate geven de toetsingsnormen voldoende zekerheid om de auditvariabele te kunnen beoordelen? Welke toetsingsnormen ontbreken?
- In welke mate geeft de ‘guidance’ voldoende zekerheid om de toetsingsnormen te kunnen beoordelen? Welke ‘guidance’ ontbreekt?
- In welke mate ontbreken er belangrijke aspecten aan de toetsingsnormen?
- In welke mate zijn de normen helder en eenduidig geformuleerd? (Toelichting: toetsingsnormen mogen niet voor verschillende uitleg vatbaar zijn)
- In welke mate zijn de toetsingsnormen realiseerbaar (te hoog, te laag)? (Toelichting: toetsingsnormen mogen niet te hoog zijn vastgesteld – moet realiseerbaar zijn - maar ook niet te laag zijn bepaald (het snel en gemakkelijk kunnen halen van een bepaalde norm werkt in het algemeen demotiverend)
Bijlage:
1. Succesfactoren batenmanagement in de theorie 2. Toetsingskader