Adviesrol

Een adviesdienst is volgens NOREA (2012) de uitvoering van een opdracht waarbij een IT-auditor een advies formuleert op basis van een onderzoek, bedoeld om de beoogde gebruiker te ondersteunen bij besluitvorming op het gebied van informatietechnologie in een organisatie. Een adviesdienst heeft als primaire doelstelling een (of meer) advies te formuleren ter ondersteuning van een besluit dat in beginsel door de gebruiker wordt genomen. De opdracht is daardoor per definitie toekomstgericht en richt zich op oplossingen of verbeteringen die in de toekomst kunnen worden gerealiseerd in een organisatie. Hieronder worden conform NOREA (2012) enkele adviesopdrachten genoemd. Tevens hoe een toetsingskader kan worden toegepast.

Inrichting van batenmanagement

Bij advisering over inrichting van batenmanagement dient de auditor het toetsingskader te laten aansluiten bij de situatie van de organisatie en dit in duidelijke taal af te stemmen met de opdrachtgever. Het doel van de adviesopdracht dient hierbij helder te worden, bijvoorbeeld of batenmanagement moet worden geïnitieerd in de organisatie, of dat men advies op een bepaald onderdeel van batenmanagement wil hebben dat nu niet goed loopt en verbeterd (cq. ingevoerd) moet worden, of dat de organisatie een volgend niveau wil bereiken binnen het volwassenheidsmodel. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de huidige status/niveau van batenmanagement binnen de organisatie, de wens om al of niet met volwassenheidsmodellen te gaan werken en de voorkeur voor een scheppende of evolutionaire totstandkoming van batenmanagement. In alle gevallen heeft de auditor een gedegen kennisniveau van batenmanagement nodig om te bepalen hoe het toetsingskader bij de organisatie en haar idee van batenmanagement aansluit en om de opdrachtgever in dit proces te betrekken. Uiteindelijk moet de auditor de gekozen onderdelen van batenmanagement uit het toetsingskader verwerken in een plan van aanpak. Advisering heeft primair betrekking op toekomst,

onderdelen uit het toetsingskader die op een hoger volwassenheidsfase duiden, zouden aanbevelingen kunnen zijn voor de organisatie.

Inhoudelijke advisering op het gebied van batenrealisatie

Met betrekking tot de inhoudelijke advisering is volgens Meijs (2007) vanwege zijn specifieke kennis van IT en processen ook een rol weggelegd voor de IT-auditor. De auditor zal worden ingeschakeld om te adviseren bij het uitwerken en plannen van de baten en de periodieke evaluatie en bijstelling. Vanuit zijn achtergrond en ervaring zal de IT-auditor namelijk een tegenwicht bieden voor al te optimistische inschatting van baten en zal hij de gevolgen van veranderingen voor de baten schatten. Tevens speelt hij een belangrijke rol in het voorzien van valkuilen bij het realiseren van baten, die voortkomen uit karakteristieken van de organisatie en van de baten. Het toetsingskader biedt voor inhoudelijke advisering op het gebied van batenrealisatie beperkte ondersteuning.

Verschillende adviesvormen volgens NOREA (2012)

NOREA onderscheid in zijn studie rapport een aantal adviesvormen, zoals: ongecontracteerde advies (van advies bij de koffieautomaat tot aanbevelingen bij bevindingen), gecontracteerd advies (bijvoorbeeld een ‘adviesgerichte audit’ tot inrichting van batenmanagement – zie hiervoor) en doorlopende opdrachten (bijvoorbeeld klankbordfunctie en projectreviews). In alle gevallen kan het toetsingskader dienen als

informatie- en kennisbron en referentiekader om adviezen te kunnen verstrekken aan de organisatie, rekening houdend met organisatorische context, de strategische koers van de organisatie en in relatie hiertoe de aard van de projecten binnen het portfolio.

5.4. Samenvatting

In dit hoofdstuk is ingegaan op de onderzoeksvraag: ‘op welke wijze kan een IT-auditor het toetsingskader toepassen in de praktijk bij het beoordelen van batenmanagement binnen ICT-projectportfoliomanagement?’. Dit is gedaan door het toetsingskader uit het vorige hoofdstuk in de praktijk te toetsen door het houden van semigestructureerde interviews met auditors bij drie verschillende publieke uitvoeringsorganisaties. Daarnaast is vanuit de theorie beredeneerd hoe de IT-auditor het toetsingskader kan toepassen en zijn tevens waar mogelijk de uitkomsten uit het praktijkonderzoek bediscussieerd.

Uit het praktijkonderzoek blijkt dat auditors nog weinig expliciete aandacht hebben voor het beoordelen van het proces batenmanagement binnen ICT-projectportfoliomanagement. De reden is dat de organisatie batenmanagement nog op beperkte schaal doet. De potentie om het proces batenmanagement of onderdelen ervan te beoordelen wordt erkend. Men verwacht dat batenmanagement een steeds belangrijker onderdeel gaat uitmaken van de beheersing van de portfolio van projecten en programma’s. Het gegeven toetsingskader biedt hiervoor voldoende houvast en aanknopingspunten, maar zal met de ontwikkelingen in de praktijk mee moeten groeien / herijkt moeten worden. De volgende belangrijke resultaten uit het praktijkonderzoek ten aanzien van de toepasbaarheid zijn:

- Het ontwikkelde toetsingskader biedt voldoende houvast om in de vooronderzoeksfase van een audit- of adviesopdracht gebruikt te worden om een op de organisatie toegesneden normenkader te maken afgestemd op de organisatiecontext en ambities van de organisatie.

- Het toetsingskader kent geen onderscheid in volwassenheidsniveaus. Het beschrijft een inrichting van batenmanagement van een hoog volwassenheidsniveau en is niet geschikt om als meetlat te worden gebruikt. Het uitdrukken van de normen en guidance in volwassenheidsstadia zal het verstrekken van zekerheid verhogen en hiermee ook de toepasbaarheid.

- Deskundigheid, expertise en ervaring op het gebied van portfoliomanagement en batenmanagement, algemene audit- en adviesvaardigheden en de organisatiecontext zijn essentieel bij het toepassen van het toetsingskader. Uitgangspunt is dat een auditor over voldoende deskundigheid en expertise moet beschikken en daarmee niet geschikt is voor junior auditors.

- Het toetsingskader is geen expliciet normenstelsel en de normen maken het niet mogelijk om tot objectieve soll-ist vergelijkingen te komen. Beoordeling van batenmanagement steunt meer op kennis, ervaring en inzicht van de auditor (professional judgement) over de beoordeelde situatie met (daarom) een minder expliciete toetsing aan normen.