In onderstaande tabel (tabel 1) is een opsomming van activiteiten per proces weergegeven.
Batengerelateerde activiteiten binnen het proces portfoliomanagement en managen
programma’s en projecten. Tevens gerelateerd aan de elementen van het
toetsingskader.
El e m e nt en toe ts ing ska de rVaststellen van de beoogde investeringsmatrix
Valideren dat IT enabled investeringen afgestemd zijn op de visie en strategische doelen van de organisatie, architectuur visie van de organisatie en prioriteiten.
2.1 / 1.2 Creëren van een investeringsmix dat de juiste balans realiseert tussen een aantal dimensies (korte- en lange termijn ROI,
financieel – en niet-financiële baten en hoog versus laag risico.
2.1 Definiëren van een passende investeringsmix gebaseerd op: kosten, afstemming met strategie, financiële indicatoren,
mate van risico, en type van benefits voor de programma’s in de portfolio.
2.1
Bepalen van beschikbaarheid en bronnen van financiering
Definiëren en communiceren van ROI verwachtingen aan programma of project. 2.1 / 2.2
Evalueren en selecteren van te financieren programma’s
Herkennen van investeringmogelijkheden en classificeer ze in lijn met investering portfolio categorieën. Het specificeren van de verwachte resultaten (outcome), alle onderliggende initiatieven en hoe alles moet worden gemeten.
2.1 Het uitvoeren van gedetailleerde beoordelingen op alle programma concept business cases inclusief de meegeleverde
batenrealisatieplan. Het hierin evalueren van de strategische afstemming, enterprise benefits, risico en beschikbaarheid van middelen.
2.3
Het beoordelen van de impact van de kandidaat programma’s op de totale investeringsportfolio, waaronder eventuele wijzigingen die nodig zouden kunnen zijn voor andere programma’s of projecten in de portfolio.
2.1 Vaststellen van procedures voor communiceren van de benefits van deze portfolio’s naar de benefits management
processen.
2.1
Monitoren, optimaliseren en rapporteren over prestaties investeringsportfolio
Verstrek een nauwkeurig beeld van de prestaties van de investeringsportfolio naar alle belanghebbenden. 2.3 / 1.5 Identificeer afwijkingen voor benefits management van werkelijke versus de geplande investeringen (in termen van ROI,
NPV, Internal Rate of Return (IRR)).
2.4 Zorgen voor management rapportages voor senior management over de voortgang van de geïdentificeerde doelstellingen van de onderneming, met vermelding van wat er nog moet worden besteed en gerealiseerd over welke tijdsperiode.
2.4 / 1.5 Meenemen van informatie in het reguliere prestatie monitoring over de mate waarin de geplande doelstellingen zijn
bereikt, het risico wordt beperkt, mogelijkheden worden gecreëerd, leveringen verkregen en prestatiedoelstellingen worden bereikt.
2.4 / 1.5
Onderhouden van portfolio’s
Verwijderen van programma’s uit de actieve investeringsportfolio wanneer de gewenste enterprise benefits zijn gerealiseerd of wanneer het duidelijk is dat de benefits niet zullen worden gerealiseerd binnen de waardecriteria vastgesteld door het programma.
2.4/2.5
Managen van batenrealisatie
Op basis van de overeengekomen prestatie-indicatoren (in de batenregisters van het programma of project) monitoren hoe benefits worden bereikt, hoe ze evolueren gedurende de gehele levenscyclus van programma’s en projecten, hoe ze worden geleverd van IT services, en hoe ze te vergelijken zijn met de interne- en branche benchmarks. Communiceren van de resultaten aan de belanghebbenden.
2.4
Implementeren van corrigerende acties wanneer bepaalde benefits significant afwijken van de verwachte benefits. Actualiseren van de business cases voor nieuwe initiatieven en implementeren van de bedrijfsprocessen en de service verbeteringen indien noodzakelijk.
2.4
Verkrijgen van begeleiding van externe deskundigen, branch leiders en vergelijkbare benchmark gegevens voor het testen en verbeteren van de prestatie-indicatoren en doelen.
2.5
Initiëren van een programma
Valideer het programma mandaat met sponsors en stakeholders. Verduidelijk de strategische doelen van het programma, potentiële strategieën voor leveren, verbetering en baten die verwacht te worden bereikt, en hoe het programma aansluit bij andere initiatieven.
2.1
Ontwikkel een business case voor een programma. Betrek alle belangrijkste stakeholders voor het ontwikkelen en documenteren van de verwachte enterprise resultaten (outcomes), hoe ze worden gemeten, de volledige scope van initiatieven benodigd, de risico’s en de impact op alle aspecten van de organisatie. Identificeer en beoordeel alternatieve oplossingscenario’s voor het bereiken van de gewenste enterprise resultaten (outcomes).
2.1/ 2.2
Ontwikkel een batenrealisatieplan die gedurende het programma wordt gemanaged voor het zorgen dat geplande baten altijd eigenaren hebben en worden bereikt, onderhouden en geoptimaliseerd.
2.3 Benoem een vaste manager voor het programma met de relevante competenties en vaardigheden voor het effectief en efficiënt managen van het programma.
1.1
Stakeholdermanagement
Plannen hoe stakeholders binnen en buiten de onderneming worden geïdentificeerd, geanalyseerd, betrokken en managed gedurende de levenscyclus van het project
1.4 Identificeer, betrek en manage stakeholders door het inrichten en onderhouden van passende niveaus van coördinatie, 1.4
communicatie en relaties om te zorgen dat ze betrokken zijn bij het programma of project.
Meet de effectiviteit van de stakeholder betrokkenheid en neem corrigerende acties indien nodig 1.4
Analyseer stakeholder belangen en eisen 1.4
Ontwikkelen en onderhouden van het programma plan
Duidelijk en eenduidig toewijzen van verantwoording voor elk project zoals bereiken van de baten, beheersen van de kosten, managen van de risico’s en coördineren van de projectactiviteiten.
2.3 Gedurende de levenscyclus van een programma bijwerken en onderhouden van de business case en een batenregister
voor het identificeren en vaststellen van belangrijke baten die ontstaan door het uitvoeren van het programma.
2.2 / 2.3 Voorbereiden van een programma budget dat de kosten van de gehele economische levenscyclus weerspiegelt en de
bijbehorende financiële- en niet-financiële baten.
2.3
Starten en uitvoeren van het programma
Uitvoeren van een batenrealisatie proces gedurende het programma om te zorgen dat geplande baten altijd eigenaren hebben en worden bereikt, behouden en geoptimaliseerd. Monitor batenrealisatie en rapporteer ten opzichte van prestatiedoelen bij stage-gate of iteratie en release reviews. Uitvoeren van ‘root cause’ analyses bij afwijkingen t.o.v. plan en identificeer en beleg noodzakelijke corrigerende acties
2.3
Manage elk programma of project op een consequente wijze zodat besluitneming en leveringsactiviteiten gericht zijn op waarde door het bereiken van baten voor de business en doelen, beleggen risico’s en bereiken stakeholder eisen. Inrichten van een programma of projectmanagement office en plannen van audits, kwaliteitsreviews, stage-gate reviews en reviews van batenrealisatie.
Monitoren, controleren en rapporteren over programma resultaten (outcome)
Monitor en beheersen van de prestaties tegen de onderneming en IT strategieën en doelen, en rapporteer aan management over geïmplementeerd enterprise veranderingen, baten gerealiseerd tegen het batenrealisatieplan, en de adequaatheid van het batenrealisatie proces.
2.4
Manage programma prestaties tegen criteria (o.a. scope, planning, kwaliteit, batenrealisatie, kosten, risico), identificeer afwijkingen ten opzichte van plan en neem tijdige corrigerende acties indien nodig.
2.4 Monitor individuele projectprestaties gerelateerd aan het leveren van de verwachte bekwaamheden, planning,
batenrealisatie, kosten, risico of andere prestatie-indicatoren voor het identificeren van potentiële impact op programmaprestaties. Neem tijdige corrigerende acties indien nodig.
2.4
Sluiten van project en programma
Definiëren en toepassen van de belangrijke stappen voor projectsluiting zoals postimplementatie reviews dat beoordeelt of een project gewenste resultaten en baten heeft bereikt.
2.5 Plannen en uitvoeren van postimplementatie reviews om vast te stellen dat projecten de verwachte baten leveren en
verbeteren van de projectmanagement en systeemontwikkelingmethodologie.
2.5 Identificeren, toewijzen, communiceren en monitoren van de niet afgeronde activiteiten benodigd voor het bereiken van de geplande programma project resultaten en baten.
2.5 Regelmatig, en bij beëindiging van het project, verzamel van de project deelnemers de geleerde lessen. Review deze
lessen en belangrijke activiteiten die leiden tot bereikte baten en waarde. Analyseer de gegeven en maak aanbevelingen voor het verbeteren van zowel het huidige project als projectmanagement methode voor toekomstige projecten.
2.5
Verkrijgen van stakeholder acceptatie van project leveringen en draag eigenaarschap over. 2.5
Review en documenteer de geleerde lessen. 2.5
Richt verantwoording en processen in die zorgen dat de onderneming continue waarde optimaliseert van de diensten, assets of middelen. Aanvullende investeringen kan nodig zijn in de toekomst.
2.5