5. PERSONEEL EN GROEPSSAMENSTELLING
6.11 M ENTORSCHAP , OBSERVEREN , SIGNALEREN EN OVERDRACHT
• Mentorschap
Ieder kind heeft een eigen mentor. De mentor werkt op de groep waar het kind is geplaatst. De mentor volgt het kind in zijn ontwikkeling en is het aanspreekpunt voor ouders. De mentor kijkt goed hoe het met het kind is, hoe het kind ontwikkeld, welke stapjes het kind maakt en soms welke stapjes terug. Met de ouder wordt besproken wat de pedagogisch medewerkers zien en wat de ouders zien en waar er aansturing nodig is.
Het kantoor stuurt de medewerkers elke twee weken een mutatielijst toe met welke kinderen gaan starten.
De medewerkers stemmen met elkaar af wie de mentor van het kind wordt. Broertjes en zusjes die op dezelfde groep verblijven krijgen dezelfde mentor aangewezen. Elke mentor heeft een eigen map met een overzicht van de mentorkinderen en de ontwikkelingsplannen per kind beschreven.
Het eerste contact tussen de mentor en de ouder is op het moment dat de wenafspraken geplant worden.
Op deze manier worden ouders hierover geïnformeerd. De mentor zorgt ervoor dat de observatiemethode elke vijf maanden wordt ingevuld en voert de jaarlijkse oudergesprekken. Het invullen van de observatiemethode gebeurd op de groep wanneer het kindaantal dit toelaat ( denk bijv. aan tijdens het buitenspelen, tijdens het kringmoment en of wanneer kinderen op bed liggen). Soms komt het voor dat er extra tijd nodig is om de observaties in te vullen. De medewerkers vragen dit in overleg met de coördinator aan bij de roosterplanner zodat deze tijdig voor vervanging kan zorgen.
Op de buitenschoolse opvang wordt er één keer in het jaar het observatieformulier ingevuld.
De medewerkers krijgen ook hier in overleg met de coördinator extra tijd voor. Op dit moment is er nog geen observatiemethode die de buitenschoolse opvang gebruikt maar dat zijn we wel aan het onderzoeken omdat ook voor de buitenschoolse opvang een goede observatiemethode wenselijk is.
(Zie voor meer informatie over mentorschap in de buitenschoolse opvang, het locatie specifiek werkplan)
• Observeren
Het welbevinden en de ontwikkeling van het kind worden gevolgd door een dagelijks observeren.
Bij Babbels werken we bij de kinderen in de leeftijd van 0-4 jaar met de observatiemethode
‘Zo doe ik, zo beweeg ik en zo praat ik’. Dit is een observatiemethode die zich richt op de onderdelen;
sociale competentie, motoriek en spraak-taalontwikkeling. De observatiemethode is een instrument wat de pedagogisch medewerkers handvatten geeft bij het vroegtijdig signaleren van bijzonderheden betreft de ontwikkeling en andere problemen. De beroepskracht krijgt alvorens met de ‘Zo doe ik’ methode te mogen werken een gedegen uitleg van de coördinator en collega’s op de groep. Doordat de observatiemethode om de vijf maanden ingevuld wordt hebben de medewerkers een goed beeld van het kind. Wanneer er bijzonderheden naar boven komen uit de observaties, bespreken we dit altijd met ouders. We kijken dan samen naar hoe de ontwikkeling gestimuleerd kan worden. Op de buitenschoolse opvang worden kinderen naast de dagelijkse observaties, geobserveerd aan de hand van een observatieformulier wat 1 keer per jaar met ouders uitgebreid wordt besproken. Op dit moment wordt er ook voor de buitenschoolse opvang naar een geschikte observatiemethode gezocht.
• Jaarlijks oudergesprek
Er vindt met alle ouders in ieder geval één keer per jaar een oudergesprek plaats. Hierin bespreken we de ontwikkeling van het kind op de dagopvang en thuis. De coördinator zal waar mogelijk aansluiten bij het gesprek Ook komen de wensen en ervaringen van ouders, betreffende de omgang met het kind en de organisatie aan de orde. De pedagogisch medewerkers spreken hun wensen en ervaringen uit met betrekking tot de aanpak en de kinderdagverblijfregels. Eventueel maken we nieuwe afspraken rond verzorging en opvang. De jaarlijkse oudergesprekken voor de buitenschoolse opvang zijn vrijblijvend.
• Bijzonderheden m.b.t. de ontwikkeling
Als er iets opvalt bij één van de kinderen, zoals bijvoorbeeld een vermoeden van achterstand of andere problemen, bespreken we dat als eerst met de ouders, eventueel in een extra ouder gesprek. Samen zoeken we naar de oorzaak. Die zou bijvoorbeeld kunnen liggen in de aanleg of ontwikkeling van het kind, de omgeving van het kind, de gezinsomstandigheden of het opvoedingsklimaat. Gezamenlijk zoeken we dan naar een bepaalde aanpak, waarvan we denken dat die voor de ontwikkeling goed is. Als de pedagogisch medewerker zorg blijft houden kan het zo zijn dat de coördinator het kind komt observeren.
Naderhand vindt er overleg plaats waarbij de bevindingen en eventuele verdere stappen besproken worden. Er kan ook gebruik gemaakt worden van het ondersteuningsteam of IB’er vanuit de school. Het doel van het ondersteuningsteam is dat er een gelijke zorgstructuur gecreëerd wordt. Op deze manier kunnen we ontwikkelingsachterstand en of problemen vroegtijdig in beeld krijgen. Er is mogelijkheid tot het inzetten van de Jeugd en gezinscoach die ook verbonden is aan de kinderopvang. In een aantal gevallen worden de ouders doorverwezen naar een externe organisatie waar Babbels nauw mee samenwerkt. Denk hierbij aan de logopedist, Centrum van Jeugd en Gezin en veilig thuis.
• Eindgesprek
Het eindgesprek vindt plaats op het moment dat een kind en de ouders de dagopvang verlaten. De pedagogisch medewerkers vullen het zogenaamde peuterestafetteformulier in en bespreken dit met de ouders. Als het kind naar de buitenschoolse opvang gaat sluit de pedagogisch medewerker aan en zal dit als startgesprek voor de BSO fungeren. Het kind in beeld formulier is een overdrachtsformulier die met toestemming van de ouders, aan de basisschool wordt gegeven. Ook als het kind tussentijds bij ons stopt vind er een oudergesprek plaats aan de hand van het tussentijds stoppen formulier waarbij de bevindingen met de ouders besproken worden. Met toestemming van ouders wordt dit formulier met een eventueel ander toekomstig kinderdagverblijf besproken.
• Doorlopende ontwikkelingslijn
Het is mogelijk binnen Babbels dat een kind op het kinderdagverblijf zit maar de ochtenden meedraait op de peuterspeelgroep en daarna de dag weer afsluit op het kinderdagverblijf. Het kinderdagverblijf en peuterspeelgroep werken nauw samen aan een doorlopende ontwikkelingslijn. Als een kind binnen Babbels doorstroomd naar een andere groep besteden we daar tijd en aandacht aan. Eerst gaat het kind af en toe spelen op de groep en eet dan eens een keertje mee. Dit gaat in overleg met ouders. Er vind ook een warme overdracht plaats doordat het eindgesprek van het kinderdagverblijf of peuterspeelgroep, het begingesprek is voor de buitenschoolse opvang. (zie onderstaande kop “ warme en koude overdracht” ) . De medewerkers plannen dit gesprek met elkaar. Het kantoor stuurt de medewerkers een mutatielijst met welke kinderen er starten, overgaan naar een andere groep of stoppen. De mutatielijst is een hulpmiddel om de overdracht gesprekken met elkaar in te plannen.
• Koude en warme overdracht
Er zijn twee vormen van overdracht; een koude en een warme overdracht. Een koude overdracht wil zeggen dat de kennis van de ontwikkeling van het kind plaatsvindt via een formulier. Er is geen direct contact tussen de pedagogisch medewerker en de basisschool. Bij een warme overdracht gebeurt dit wel;
naast een formulier wordt de kennis van de ontwikkeling van het kind mondeling overgedragen.
De ontwikkeling vanuit de observatiemethode “ zo doe ik, zo beweeg ik, zo praat ik ” wordt verwerkt in het het kind in beeld overdrachtsformulier. Dit is een standaard formulier dat door alle peuterspeelzalen en kinderopvang in Heerhugowaard wordt ingevuld. Ouders geven op het wenformulier alvorens het kind bij ons start, toestemming voor een warme overdracht naar de basisschool. Daarnaast heeft Babbels een aantal locaties waarbij er gewerkt wordt vanuit het brede-schoolprincipe. De leerkracht en pedagogisch medewerkers van het kinderdagverblijf/peuterspeelgroep en buitenschoolse opvang bespreken de
bevindingen rondom de ontwikkeling van het kind met elkaar. Op deze manier kunnen de kinderen van het kinderdagverblijf/peuterspeelgroep vloeiend doorstromen.
6.12 Samenwerkingspartners
Babbels heeft een aantal unieke samenwerkingsverbanden met bijvoorbeeld Heliomare, logopediste, bibliotheek en kinderpsychologen.
(zie voor meer informatie het pedagogisch werkplan voor unieke samenwerkingsverbanden op locatie)
6.13 Ouderparticipatie
Naast de individuele gesprekken met de ouders, vinden ook gezamenlijke activiteiten plaats:
• Ouderinformatieavonden
Deze avonden kunnen variëren wat betreft vorm en inhoud. Het doel kan zijn dat ouders van de groep elkaar leren kennen en elkaars bevindingen over opvoeden en over het kinderdagverblijf delen. Een ouderavond kan ook gaan over een specifiek pedagogisch onderwerp. Tijdens de ouderinformatieavond kunnen ouders uiting geven aan hun visie en suggesties doen met betrekking tot het beleid van Babbels.
• Oudercommissie
De oudercommissie bestaat uit een groep ouders die de leiding ondersteuning biedt bij het ontwikkelen, vormgeven, toetsen en evalueren van het beleid op locatieniveau. Zij vertegenwoordigen de ouders die gebruik maken van de diensten van Babbels op desbetreffende locatie. Het doel hierbij is dat de belangen van de kinderen en hun ouders zo goed mogelijk worden behartigd. De lokale oudercommissie komt minimaal vier keer per jaar bij elkaar. Vanuit de lokale oudercommissie neemt de voorzitter plaats in de overkoepelende centrale oudercommissie die de leiding ondersteuning biedt bij het ontwikkelen, vormgeven, toetsen en evalueren van het algemene Babbels beleid. Dit beleid betreft zaken die voor alle ouders van toepassing zijn.
De centrale oudercommissie komt minimaal twee keer per jaar bij elkaar. Ook worden de definitieve inspectierapporten met de oudercommissie besproken. Verder heeft de oudercommissie het doel andere ouders te betrekken bij de kinderopvang. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van feesten, uitstapjes en ouderavonden. Daarnaast dient de oudercommissie als klankbord voor de andere ouders. Elke locatie heeft een oudercommissie van minimaal 2 leden. Als er geen oudercommissie samengesteld kan worden verrichten wij allerlei inspanningen om ouders hiervoor te werven. Bijvoorbeeld door ouders tijdens de intake informatie te geven en mondeling toe te lichten, medewerkers die ouders aanspreken, een memo op de groep te hangen, ouders van de locatie te mailen en via social media te informeren.
(Overige informatie met betrekking tot de oudercommissie, is beschreven in het medezeggenschap reglement)
6.14 Klachtenregeling
Wij doen er bij Babbels uiteraard alles aan om u als ouder, en de kinderen, tevreden te houden. Wij vinden het belangrijk dat u en de kinderen zich prettig voelen bij ons. Wij hopen dan ook dat u het ons laat weten als u niet tevreden bent, zodat we de situatie kunnen oplossen zonder dat er sprake is van een klacht.
Mocht u onverhoopt toch een klacht hebben, dan kunt u dat als volgt aanpakken:
• Over het algemeen zijn de pedagogisch medewerkers van de groep het eerste aanspreekpunt met betrekking tot klachten over de opvang in de groep.
• Wij verzoeken u de klacht in eerste instantie op te nemen met de desbetreffende persoon.
• Leidt dit niet tot een bevredigende oplossing dan kunt u altijd contact opnemen met de locatie coördinator of directie.
• Zij zijn ook het aanspreekpunt als de klachten betrekking hebben op de organisatie.
• Onze voorkeur heeft om de klacht mondeling te bespreken maar uiteraard kan de klacht ook altijd schriftelijk ingediend worden.
• U kunt er voor kiezen om uw klacht met behulp van het Klachtenformulier op onze website aan ons kenbaar te maken.
Hoe gaan we om met de klacht
• De locatie coördinator onderzoekt samen met de directie de klacht.
• De locatie coördinator nodigt ouders binnen één week uit voor een gesprek.
• In het gesprek wordt aan de hand van het klachtenformulier de klacht verkend, eventuele maatregelen besproken en een plan van aanpak gemaakt. Tevens wordt het termijn bepaald waarbinnen eventuele maatregelen zullen worden gerealiseerd.
• De locatie coördinator zorgt voor een verslag van dit gesprek.
• De locatie coördinator neemt zoals besproken in het plan van aanpak contact op met ouders over de voortgang van de behandeling.
• We streven er naar dat uiterlijk binnen zes weken na indiening de klacht is afgehandeld. Om de klacht af te ronden, nodigt de locatie coördinator nogmaals de ouder uit om de nog openstaande vragen van het klachtenformulier in te vullen en te reflecteren op de afhandeling van de klacht.
Indien het intern niet mogelijk blijkt om tot een oplossing te komen, dan kunt u de klacht indienen bij de onafhankelijke klachtencommissie. U kunt er ook voor kiezen om de klacht direct bij de onafhankelijke klachtencommissie in te dienen. Babbels is hiervoor aangesloten bij de geschillencommissie Kinderopvang en Peuterspeelzalen. Zie onderstaand voor meer informatie.
Geschillencommissie Kinderopvang
• De ouder/oudercommissie dient de klacht eerst bij de ondernemer in te dienen.
• Leidt de klacht niet tot een oplossing dan moet het geschil binnen 12 maanden na de datum waarop de ouder/oudercommissie de klacht bij de ondernemer indiende, schriftelijk of in een andere door de Commissie te bepalen vorm bij de Geschillencommissie Kinderopvang en Peuterspeelzalen (hierna: Geschillencommissie) aanhangig worden gemaakt.
• Geschillen kunnen zowel door de ouder/oudercommissie als door de ondernemer aanhangig worden gemaakt bij de Geschillencommissie (www.degeschillencommissie.nl)
• Wanneer de ouder/oudercommissie een geschil aanhangig maakt bij de geschillencommissie, is de ondernemer aan deze keuze gebonden. Indien de ondernemer een geschil aanhangig wil maken, moet hij de ouder/oudercommissie schriftelijk of in een andere passende vorm vragen zich binnen vijf weken uit te spreken of hij daarmee akkoord gaat. De ondernemer dient daarbij aan te
kondigen dat hij zich na het verstrijken van voornoemde termijn vrij zal achten het geschil bij de gewone rechter aanhangig te maken.
• De Geschillencommissie doet uitspraak met inachtneming van de bepalingen van het voor haar geldende reglement. Het reglement van de Geschillencommissie is beschikbaar via
www.degeschillencommissie.nl en wordt desgevraagd toegezonden. De beslissingen van de
Geschillencommissie geschieden bij wege van bindend advies. Voor de behandeling van een geschil door de Geschillencommissie is een vergoeding verschuldigd.
• Uitsluitend de hierboven genoemde Geschillencommissie dan wel de gewone rechter is bevoegd van geschillen kennis te nemen.
Omgang met persoonlijke informatie
Babbels gaat zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van ouders en kinderen, conform de wetgeving. Dit geldt voor alle informatie die wij op de opvang krijgen en/of zelf verzamelen rond ouders en kind.
Medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van de verstrekte informatie aan anderen dan betrokken medewerkers en directie. Babbels zal geen informatie uit de persoonsregistratie ter beschikking stellen aan derden, indien hiervoor niet expliciet vooraf goedkeuring.
6.15 Informatie aan ouders
In de algemene visie staat beschreven, dat het van belang is om tot een goede afstemming van elkaars wensen en mogelijkheden te komen. Een goede communicatie is daarbij essentieel. Naast de persoonlijke contacten geven we ook schriftelijke informatie aan ouders.
Nieuws
Nieuws en informatie wordt via de Babbels app en per mail naar ouders gecommuniceerd.