Knelpunten Informatie delen

Eén van de cultuuraspecten van Informatie-Gestuurde Politie is het delen van informatie. Het delen van informatie hangt samen met een ander cultuuraspect, namelijk het gericht verzamelen van

informatie. Door informatie te delen komt informatie beschikbaar waarmee - door analyse - problemen inzichtelijk kunnen worden gemaakt of informatie vrijkomt die tot de oplossing van een zaak kan leiden. Uitvoerders in de basispolitiezorg zijn de ogen en oren van de organisatie en komen dagelijks met zeer veel personen en situaties in aanraking. De bedoeling is dat deze informatie teruggekoppeld wordt, zodat de systemen van de meest actuele informatie zijn voorzien. Binnen Informatie-Gestuurde Politie zijn de briefing en debriefing twee belangrijke instrumenten om informatie delen. In de briefing ligt er vooral een taak voor de operationeel leidinggevende om essentiële informatie en duidelijke instructies te geven voordat uitvoeders starten met hun werkzaamheden. In de debriefing gaat het om de bespreking van de werkzaamheden en verzamelde informatie. Met dit in ogenschouw genomen, kunnen er een aantal knelpunten binnen de drie teams worden genoemd ten aanzien van het informatie delen.

6.1.1 Weinig actuele en essentiële informatie op de briefing

Het eerste knelpunt richt zich op de briefing. Eén van de doelen van de briefing is dat er ´essentiële

informatie gedeeld wordt in de briefing´. De informatie die op de briefing komt te staan is een

coproductie tussen de team informatiecoördinator (ticcer) of het bedrijfsbureau, de chef operationele zaken en de buurtcoördinatoren. De informatie die op de briefing komt te staan heeft zowel betrekking op landelijke, regionale en lokale aspecten van het werk. De vraag die gesteld moet worden bij essentiële informatie op de briefing is ‘Wat is essentieel?’. Momenteel staat er op de briefing een grote hoeveelheid informatie over interne aangelegenheden zoals verjaardagen, zieken, resultaten,

enzovoorts. Voor de ene medewerker zal dit leuke en interessante informatie zijn, maar uit de interviews blijkt dat een groot deel van de uitvoerders en operationeel leidinggevenden een deel van de informatie niet essentieel vinden. Informatie die gaat over het eigen teamgebied (verdachten, problemen in een bepaalde wijk) en informatie die betrekking heeft op de gevaren die men op straat kan tegen komen, wordt door uitvoerders als belangrijke informatie voor de briefing beschouwd. In team Noord-West merken uitvoerders en chefs operationele zaken op dat de briefing nogal eens aspecten bevat die zij niet interessant vinden of niet geschikt voor de briefing (vervuiling van de briefing). In de interviews in team Maasland-Zuid en team Uden werden er minder opmerkingen over de inhoud van de briefing gemaakt. Maar in alle drie de teams valt op dat er gedurende een week veel van de informatie herhaald wordt. Het viel op dat de inhoud van de briefing weinig veranderde over de week; er was weinig verschil te zien tussen de briefing op maandag en die op vrijdag. Ook stond er in team Maasland-Zuid een gebiedsgebonden item over overlast van jeugd bij een school op de briefing, terwijl het schooljaar reeds was afgelopen. En in Uden werd een dia getoond van een verdachte, terwijl die persoon een week eerder al in team Noord-West was aangehouden.

Hoewel uitvoerders vooral gericht zijn op hun eigen cluster of groep, vinden uitvoerders in team Noord-West ook dat informatie uit omliggende teamgebieden van belang kan zijn voor hun werk. In de andere twee teams is het niet naar voren gekomen dat er behoefte is of dat er een tekort is aan informatie van omliggende teamgebieden. Bovendien willen uitvoerders uit dit team graag een terugkoppeling krijgen van situaties waarin collega’s uit andere teams betrokken zijn, bijvoorbeeld bij een botsing.

Hoofdstuk 6: Knelpunten van de drie cultuur- en leiderschapsaspecten

6.1.2 Informatie in zakboekjes

Het tweede knelpunt dat zich voordoet, is dat niet alle informatie wordt gedeeld. Dit knelpunt vloeit niet direct voort uit de beschrijving in het vorige hoofdstuk, maar kwam in de interviews in alle drie de teams naar voren. Het zakboekje dat elke politieagent met zich meedraagt, dient als een

geheugensteuntje om de informatie die op straat is opgedaan te kunnen delen. Alleen niet alle informatie uit het zakboekje komt in het bedrijfsprocessensysteem terecht of wordt mondeling verspreid. Een deel van deze informatie is dus alleen toegankelijk voor de medewerker die de

informatie er in heeft geschreven. Het zakboekje geeft dus aan hoe onbewust bepaalde informatie niet beschikbaar komt voor andere medewerkers.

- “Het bedrijfsbureau maakt een briefing. En je merkt gewoon dat die mensen een tijdje uit de praktijk zijn. Ze praten er nog over zoals het mooi wordt gezegd ‘vroeghu’. Tijden zijn wel veranderd. Informatiestromen zijn ook heel duidelijk veranderd. Informatie moet veel sneller bij ons terechtkomen. Naar mijn idee staat daar te weinig daadwerkelijk informatie in waar wij op straat mee moeten werken. […] Het is heel leuk dat elke week er in staat de item van de week gordel is, maar dat weten we wel. Ik denk dat het belangrijker is dat we weten wie er een

vuurwapen op dat moment in zijn bezit heeft, welke kentekens daarbij zijn. Dan komt dat wel in de briefing te staan maar dan is het weer onvolledige informatie. En dat geven we dan aan en voordat dan die informatie aangepast is, ben je toch weer een hele tijd verder.”

(Hoofdagent MZ )

- “Als wij bij een briefing zitten en je zit te kijken en je ziet dan dat er in Assen twee TBS’ers zijn ontsnapt dan is dat heel erg mooi, maar dat gaat ons niets aan en interesseert ons niets. Maar als je dat soort dia’s er op gaat zetten en na die dia’s komt er een dia dat er in een van onze wijken veel overlast is van groepen, dan is de aandacht van de mensen verslapt. […] Ik wil er alleen maar mee zeggen dat je mensen moet overvoeren met informatie. Dan verslapt de aandacht wel voor de belangrijke dingen zoals de jeugd in die bepaalde wijk.” (buurtcoördinator NW 1)

- “Ja de kunst is om briefing heel actueel te houden, met herkenbare problemen.[…] We hebben nu een districtelijke tikker die ook z´n best doen om dingen in de briefing te zetten. Ik ben er niet tevreden over. Die persoon doet weliswaar z´n best maar om echt feeling met de problematiek te hebben moet je dat ook kunnen vertalen. De buco´s zijn nog onvoldoende actief op dat gebied omdat ze nog weinig rendement hebben gezien. Daar zijn ze zelf deels verantwoordelijk voor.” (COZ NW)

- “Het is eigenlijk een geheugensteuntje. Je moet het zien als agenda waarin je alles noteert wat je die dag ziet of waar je van denkt dat je het moet vastleggen of waarvan je denkt dat je er achteraf nog profijt van kunt hebben. Dus als ik een personenauto zie rijden met mij bekende personen daarin en ik ken die auto nog niet dan, leg ik dat vast en probeer ik daarna in het systeem vast te leggen dat iedereen weet dat die personen daar in die auto rijden. Het is dus niet echt geheime informatie ofzo.” (Agent NW)

- “Als het goed is komt de informatie uit de zakboekjes in de systemen terecht. Dat is wel heel belangrijk. Heel veel dingen ook niet. En of andere crimineel die rijdt in een grijze bmw en die rijdt door een bepaalde straat heen. Dan zijn er collega’s die schrijven dat in hun boekje en daar blijft het staan. Eigenlijk is het de bedoeling dat dit soort dingen in het systeem worden gezet.” (Buco NW)

Hoofdstuk 6: Knelpunten van de drie cultuur- en leiderschapsaspecten

6.1.3 Geen volledige openheid van (zakelijke) informatie

Informatie delen betekent binnen Informatie-Gestuurde Politie openheid over de informatie die tijdens werk wordt verzameld, maar ook openheid over welke werkzaamheden zijn gedaan en op welke manier. De debriefing speelt bij deze terugkoppeling een belangrijke rol. In de praktijk blijkt dat er naast alle informatie die wel door uitvoerders wordt gedeeld, er ook wel eens bewust dingen niet worden verteld. Dit loopt uiteen van persoonlijke aangelegenheden tot en met zakelijke informatie. In zowel team Noord-West als team Maasland-Zuid zijn uitvoerders er redelijk zeker van dat dit bijna nooit gebeurt. In team Uden echter erkent een deel van de uitvoerders dat niet alles aan de chef operationele zaken verteld wordt. Ook in de andere teams komt het wel eens naar voren dat mensen een bepaalde motivatie hebben om iets niet te vertellen uit angst dat er koppen gaan rollen. De informatie die wordt achtergehouden heeft dan meestal betrekking op het handelen van een uitvoerder in een bepaalde situatie. Een voorbeeld hiervan is het omdoen van handboeien bij een burger in een situatie dat dit niet nodig was. Bij het achterhouden van zakelijke informatie gaat het dus veelal om het individueel handelen van de uitvoerder en niet om het achterhouden van informatie over bijvoorbeeld verdachten. Daarnaast is het afhankelijk van de relatie met de chef operationele zaken, maar ook met andere uitvoerders welke persoonlijke informatie wel of niet wordt gedeeld. De chefs operationele zaken zijn zich er van bewust dat niet alles aan hen verteld wordt.

Het vierde knelpunt – het ontbreken van de debriefing - geldt zowel voor het cultuuraspect informatie delen als het cultuuraspect verantwoording afleggen. Dit knelpunt zal in de volgende paragraaf zowel voor het informatie delen als verantwoording afleggen worden uiteengezet. Naast in deze paragraaf besproken knelpunten moet wel opgemerkt worden dat ten aanzien van informatie delen uitvoerders zich heel bewust zijn van het delen van informatie met collega´s en chefs operationele zaken. Veel van de informatie die zij op straat opdoen, komt in het systeem terecht. Er is dus al een goede basis voor het delen van informatie delen. De bovengenoemde knelpunten geven alleen wel weer dat er nog de nodige knelpunten zijn.

- “De clusterleden vertellen ook heel vele dingen in vertrouwen in je. En dan zal ik best vragen wat wil je hier mee dat ik naar de COZ ga en het bespreekbaar maak. En dan zijn er heel veel dingen die ze bij mij neerleggen; ‘ik wil het gewoon met jou bespreken’ en dan komt het niet verder. […] Dingen die gewoon in de wijk gebeuren en die ik belangrijk vind ga ik mee naar de COZ. Op zakelijk vlak zijn er weinig geheimen voor elkaar.”(Buco NW)

- “Ik denk dat buco’s heel veel weten, en wij weten ook heel veel, al dan niet gevoed door de buco of eigen waarneming, maar er zijn altijd dingen die niet verteld worden aan ons. Daar ben ik van overtuigd. Dat kunnen privé dingen zijn, maar het kan ook om zakelijke dingen gaan, die op straat wat minder goed gelopen zijn bijvoorbeeld. Dat kan van alles zijn.” (COZ NW)

- “Heel af en toe hoor je wel eens een keer dat er bewust iets verzwegen is, maar dan heb je ook meteen een intern onderzoek. Dat wordt heel zwaar opgepakt. Ik kan me niet voorstellen, ik zou nooit iets wat op straat gebeurt niet tegen mijn leidinggevende dus bewust niet gaan zitten vertellen.” (Hoofdagent Uden)

- “En wij hebben dan hier het voordeel van veel communiceren houden wij dagmails bij wat we meemaken. Dus alles wat ik mee maak, wat inhoud heeft ten aanzien van het functioneren van onze mensen, zet je op papier. Dus acties die je gedaan hebt, dingen uitgezet, gesproken met Pietje gaat met z’n vrouw niet goed. Nou dat wij allemaal weten wat de stand van zaken is qua personeel. [...] Sommige mensen durf je heel erg open aan te spreken. Die hebben of van nature zijn die direct en duidelijk of ze hebben er gewoon vertrouwen in dat ze dat kunnen zeggen bij je en stellen zich kwetsbaar op. (COZ MZ)

Hoofdstuk 6: Knelpunten van de drie cultuur- en leiderschapsaspecten