De briefing en debriefing

De briefing als instrument om informatie te delen wordt in de drie teams op verschillende wijze gebruikt. Vooral team Maasland-Zuid heeft een afwijkende aanpak. Eerst zal de briefing voor team Noord-West en Uden uiteen worden gezet en vervolgens voor team Maasland-Zuid. In figuur 5.4 wordt de briefing voor beide teams weergegeven. De richting van de pijl geeft door wie aan wie bepaalde informatie wordt gedeeld (bijvoorbeeld van chef operationele zaken naar uitvoerders over dagrapport). De dikte van de pijlen geven aan in welke verhouding chefs operationele zaken en uitvoerders informatie in de briefing delen.

Figuur 5.3: Briefing team Noord-West en team Uden

De briefing in team Noord-West en team Uden vindt twee maal per dag plaats in een vaste teamkamer, namelijk om 8.30u (dagbriefing) en om 13.30u in team Noord-West en rond 14.30u in team Uden (middagbriefing) en duurt 15 tot 25 minuten. De manier waarop de briefing wordt gedaan en ook de lengte ervan is afhankelijk van de persoon (chef operationele zaken) die de briefing uitvoert. De nachtdienst en de ochtenddienst hebben geen aparte briefing. De ochtenddienst sluit vaak aan bij de dagbriefing. De dagcoördinator in team Noord-West (één van de chefs operationele zaken) en de chef van dienst in Uden (één van de chefs operationele zaken) presenteert de briefing aan de hand van een PowerPoint-presentatie. De presentatie kan grofweg in twee delen worden opgesplitst, namelijk het terugkijken aan de hand van het dagrapport en kijken naar de dag van vandaag. Dit geldt voor alle drie de teams. Ten eerste worden de (belangrijkste) meldingen uit het dagrapport gehaald die van belang zijn bij het werk dat de uitvoerders die dag moeten verrichten of zaken die in de nabije toekomst kunnen gaan spelen (bijvoorbeeld een gewelddadig en alcoholverslaafde buurtbewoner). Maar sommige chefs operationele zaken lezen bijna alle meldingen voor die de afgelopen 24 uur zijn gebeurd. Soms wordt dit door uitvoerders aangevuld met informatie over wat er is gebeurd, gegevens over de persoon of personen om wie het gaat enzovoorts. Dit gebeurt gemiddeld één tot twee keer per briefing. Meestal gebeurt dit niet tijdens de briefing zelf, maar in een speciaal rondje aan het begin of einde van de briefing. De informatie die door uitvoerders wordt verteld of wordt aangevuld bevat vaak zeer specifieke details, zoals namen van personen, straatnamen, huisnummers en karakteristieken van

Hoofdstuk 5: In gesprek over informatie delen, verantwoording afleggen en sturing geven aan uitvoerders

mensen (zoals alcohol verslaafd, andere overtredingen van dezelfde persoon, etc.). De meeste uitvoerders lijken op de hoogte te zijn van een groot aantal van deze details. Het tweede deel van de briefing richt zich op verschillende aspecten. Ten eerste gaat het om interne aangelegenheden zoals de dagindeling (wie welke taak heeft), wie voor welke dienst de chef van dienst is (deze persoon doet onder andere de voorgeleidingen) en eventuele teamaangelegenheden. In team Maasland- Zuid als team Uden staan daar ook zaken als zieken en verjaardagen op. Ten tweede worden er dia’s gepresenteerd over mensen die worden gezocht (nationaal en lokaal) en informatie over mogelijke gevaarlijke situaties (bijvoorbeeld mini revolvers). Vaak wordt er voor één of een aantal locaties aandacht gevraagd (hier zitten vaak ook informatie-gestuurde opdrachten aan vast) en wordt het maandthema benoemd. Het maandthema heeft betrekking op controles die moeten worden uitgevoerd op een bepaald gebied, bijvoorbeeld licht, alcohol, enzovoorts.

De briefing in team Maasland-Zuid wijkt op twee punten sterk af van de briefing in de andere twee teams. Ten eerste wordt er in voor elke operationele dienst en de dagdienst een briefing gehouden. Ten tweede wordt de briefing voor de operationele diensten door de brigadier van dienst verzorgd. In figuur 5.4 wordt de briefing voor team Maasland-Zuid weergegeven.

Figuur 5.4: Briefing team Maasland-Zuid

De briefing in Maasland-Zuid vindt bij elke operationele dienst plaats en wordt gezamenlijk met team Maasland-Noord gedaan. Dit betekent dat er dagelijks vier briefings zijn, namelijk voor de dagdienst, ochtenddienst, avonddienst en nachtdienst en bijna iedereen begint zijn of haar dienst met een briefing. De briefings zijn in Maasland gemiddeld iets korter dan in de twee andere teams, namelijk 10 tot 20 minuten. Voor de dagdienst geldt dat deze wordt gedaan door een chef operationele zaken of de teamchef. Voor de andere drie operationele, onregelmatige diensten geldt dat een brigadier van dienst de briefing doet. De brigadier van dienst is verantwoordelijk voor de coördinatie (sturing) van de eenheden op straat en doet de briefing en debriefing van de betreffende dienst. De brigadier van dienst bepaalt bij aanvang van de dienst, welke eenheden er rijden, wie er gaan rijden met elkaar en neemt initiatief en coördineert bij (grote) meldingen. Bij het bijwonen van de briefings bleek echter wel dat hier een groot verschil zit tussen de brigadiers qua aansturing van werk en mensen en de lengte van de briefing (en dus ook informatie die wel of niet wordt besproken). De brigadiers worden ook wel meewerkend voorman of sturende acht (verwijst naar de schaal) genoemd. De chef operationele zaken is er voor het overzicht, de voorgeleidingen en contactpersoon met andere diensten zoals de brandweer bij incidenten. De brigadier van dienst en de chef operationele zaken presenteren, net zoals in de andere twee teams, de briefing aan de hand van een PowerPoint-presentatie. De briefing kan in drie delen worden opgedeeld. Ten eerste het dagrapport. In tegenstelling tot de twee andere teams wordt er

Hoofdstuk 5: In gesprek over informatie delen, verantwoording afleggen en sturing geven aan uitvoerders

mondeling van brigadier van dienst of chef van dienst op de volgende brigadier van dienst. Het is de bedoeling dat deze overdracht van diensten gebeurt door middel van het aanschuiven van een chef operationele zaken (chef van dienst) bij de briefing, maar dit is maar zelden geconstateerd (slechts één keer). Alleen als een bepaalde melding of gebeurtenis invloed heeft op de volgende dienst worden de uitvoerders ook op de hoogte gesteld. Het tweede deel van de briefing bestaat uit dia’s over

(mogelijke) verdachten, gevaarlijke situaties, het maandthema, interne aangelegenheden, enzovoorts. In Maasland-Zuid is het de bedoeling dat na de twee delen een rondje wordt gedaan met ‘wat ga je doen vandaag’. In de dagbriefing wordt hier vaak wel aandacht aan besteed, maar in de operationele briefings wordt dit overgeslagen of volgen er (minder serieuze) antwoorden als ‘controle’. Meestal wordt het rondje in de operationele briefings gebruikt om nog eventuele andere niet besproken

informatie ter sprake te brengen. Een ander verschil met de briefings van team Noord-West en Uden is dat er in Maasland-Zuid veel meer interactie is in de operationele briefings tussen de brigadier van dienst en uitvoerders. Het is zelfs regelmatig gebeurd dat de uitvoerders de brigadier van dienst op de hoogte stellen van de inhoud van bepaalde dia´s, omdat de brigadier een paar dagen buiten dienst is geweest.

De briefing wordt door de meeste medewerkers als een zeer nuttig moment van de dag om aan informatie te komen. De briefing wordt door uitvoerders vooral van grote waarde geschat omdat het voorkomt dat uitvoerders de systemen helemaal moeten nalezen en ze weten met welke mogelijke gevaren en gevaarlijke personen op straat te maken kunnen krijgen. Voor operationeel

leidinggevenden is enerzijds de aanvullende informatie van collega’s van belang en anderzijds de sturing die van de briefing uitgaat. Op dit laatste aspect zal in paragraaf 5.4 worden teruggekomen.

De debriefing als een middel om informatie na de dienst te delen gebeurt in geen van de teams. Hoewel de debriefing na elke dienst in Maasland-Zuid nog geen vaste structuur heeft en altijd gebeurt, is er wel een duidelijke basis aanwezig in dit team. De uitvoerders en operationeel leidinggevenden zijn ook beter bekend met de term debriefing. De basis ligt bij de brigadier van dienst die na de noodhulpdienst navraag doet bij zijn medewerkers of er nog bijzonderheden zijn en koppelt dit vervolgens terug naar de volgende brigadier van dienst en/of chef operationele zaken.

- “Het begin van de dag eerst de informatie die we met de briefing krijgen. Nu ben ik een paar dagen vrij geweest en dan is het wel handig als je de briefing even meepikt. Dan krijg je nieuwe informatie. Dat is voornamelijk het belangrijkste die je meekrijgt voordat je naar buiten toe gaat.” (Agent MZ)

- “Wat er zich de vorige dag heeft afgespeeld. Ja stel er is ergens een huiselijk geweld zaak bij iemand en jij rijdt in de noodhulp dan is het wel fijn als je een melding krijgt en je gaat er heen, van oh daar zijn ze gisteren ook geweest. Dat moet je eigenlijk wel weten. Dan weet je ook een beetje van wat er zich afspeelt omdat die mensen agressief kunnen zijn. Dan weet je hoe dat je moet handelen. En er zijn ook wel dingen die zijn leuk om te weten.” (Aio Uden)

- “Ik heb begrepen dat ze er wel naar toe willen, maar echt debriefen doen ze nog niet. Dat ze om half twee, einde van de dienst even met z´n allen bij elkaar gaan zitten om de dienst door te spreken, dat gebeurt tenminste in mijn ogen nog niet. […]maar dat is vaak met de brigadier van dienst gauw even in de gang ´Hadden jullie nog niets, nee, nee, ok, jullie ook niet, ok´. Dat geeft ie door naar de volgende brigadier van de volgende dienst. Het wordt wel heel even kort gedaan, maar niet met z´n allen centraal.” (Hoofdagent MZ)

Hoofdstuk 5: In gesprek over informatie delen, verantwoording afleggen en sturing geven aan uitvoerders