Vitaal werken in de zorg
De beste manier voor Zorgstroom om vitaliteit
van medewerkers te optimaliseren en stimuleren
Miranda Ligtendag 5-6-2015
Inhoudsopgave
Inleiding ... 161
Het onderzoek ... 161
Meewerktaken ... 162
Workshop ‘Vitaal aan het werk’ ... 162
Risico’s van deze oplossing ... 165
Interventies om de workshop te ondersteunen ... 165
Inleiding
Nederland is in een hoog tempo aan het vergrijzen. Daarom stimuleert de overheid sinds 1999 dat oudere werknemers langer blijven werken, zodat de grijze druk minder groot is. Grijze druk is de verhouding tussen het aantal AOW’ers en het aantal potentieel werkenden tussen de 20 en 65 jaar. Waren er in 1957, toen de AOW in het leven is geroepen, nog zes potentieel werkenden voor elke AOW’er, in 2038 verwacht men dat dat er nog iets meer dan twee zijn. De ontgroening draagt daar ook zijn steentje aan bij.
In veel organisaties is het tegenwoordig een trend om te werken aan duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Uit onderzoek blijkt dat duurzaam inzetbare medewerkers productiever zijn, minder verzuimen en daardoor kostenbesparend zijn. Daarnaast zijn zij in staat om langer met plezier te blijven werken. Duurzame inzetbaarheid bestaat volgens prof. Dr. Tinka van Vuuren uit drie elementen: vitaliteit, employability en werkvermogen. Vitaliteit op het werk uit zich in energie en motivatie, employability geeft aan hoe aantrekkelijk iemand is op de arbeidsmarkt, en
werkvermogen is de mate waarin iemand fysiek, psychisch en sociaal in staat is om te werken (van Vuuren, 2011).
Het verzuimcijfer van Zorgstroom was een van de oorzaken om vitaliteit in te voeren in het beleid van de organisatie. Dit is namelijk beduidend hoger dan in andere organisaties in de zorgbranche. De zorgsector bevindt zich op het moment in roerige tijden; de overheid wil verandering zien en doet dat door drastische maatregelen te nemen. Bezuinigingen en ontslagen zijn helaas onderwerpen die in 2015 bij veel instellingen op de agenda staan. Ook dit heeft naar verwachting invloed op zowel de vitaliteit van medewerkers als op het verzuimcijfer.
In september 2014 is opdracht gegeven om een onderzoek te doen naar hoe Zorgstroom de vitaliteit van medewerkers kan optimaliseren en stimuleren. Dit is inmiddels uitgevoerd en de conclusies zijn getrokken. Doordat het onderzoek werd uitgevoerd door een stagiaire die tevens meewerkte in het bedrijf, is er sprake van ‘action research’. Dit wil zeggen dat de gewenste verandering door het onderzoek al in gang is gezet. In dit verslag is te lezen wie er betrokken waren bij het veranderproces en welke rol de onderzoeker had, welke risico’s de implementatie heeft en wat daar tegen gedaan is, en welke interventies gekozen zijn om de implementatie te ondersteunen.
Het onderzoek
Nadat het onderzoeksvoorstel was goedgekeurd door de betrokken partijen, kon worden gestart met het uitvoeren van het onderzoek. Het was belangrijk om eerst te definiëren wat vitaliteit is voor Zorgstroom. Dit is onderzocht door middel van een socratisch gesprek met het management en de teamcoaches van de betreffende divisie waarin het onderzoek plaatsvond. Om het onderzoek af te bakenen werd alleen de intramurale divisie, de verpleeg- en verzorgingshuizen, gebruikt als onderzoeksgebied. Bij het gesprek waren ook de arbocoördinator en een personeelsadviseur aanwezig. De aanbevelingen zijn in eerste instantie bedoeld voor de intramurale divisie, maar kunnen uiteindelijk Zorgstroom breed doorgevoerd worden.
Het thema van het socratisch gesprek was vitaliteit. Deelnemers mochten tijdens het gesprek zelf bepalen wat de vraag zou worden die ze zichzelf wilden stellen als organisatie. Dit werd de vraag ‘wat is een vitale medewerker?’. Die vraag is bepaald na het bespreken van een daadwerkelijk gebeurde
voorbeeldsituatie die een van de deelnemers gaf. De uitkomst van het twee uur durende gesprek was de volgende definitie: een vitale medewerker is iemand die zich bewust is van zijn fysieke en mentale welzijn, en zich verantwoordelijk voelt voor de keuzes die hij/zij maakt om in balans te blijven, zodat hij/zij het werk naar behoren kan uitvoeren. Het vaststellen van deze definitie heeft naast het creëren van een uitgangspunt voor de organisatie een mooie bijkomstigheid; de
deelnemers werden getriggerd om na te denken over hun eigen vitaliteit. En het goede voorbeeld geven als leidinggevende blijkt een goed werkende methode (van Hamersveld, 2013). Aan het begin van het gesprek vroeg de onderzoeker daarom aan een aantal deelnemers hoe zij vitaal blijven en wat ze verstonden onder vitaliteit. Er is tijdens een overleg feedback gegeven, waardoor aanpassing van de definitie volgde. Er is vervolgens nogmaals gecontroleerd of alle deelnemers het eens waren met deze definitie.
De volgende stap in het onderzoek was achterhalen hoe vitaal de medewerker op dit moment is en hoe Zorgstroom zijn vitaliteit zou kunnen optimaliseren en stimuleren. Daartoe zijn
leefstijldagboeken ingevuld en diepte-interviews gehouden. Uit de resultaten blijkt dat medewerkers vinden dat vitaliteit voornamelijk ieders eigen verantwoordelijkheid is, maar dat de werkgever hierin kan faciliteren door een luisterend oor te bieden en gehoor te geven aan specifieke wensen voor zover mogelijk. Daarnaast werd gesuggereerd om een meting of keuring uit te voeren, zodat
medewerkers weten hoe hun situatie is en zij daarover advies kunnen krijgen. De onderzoeker heeft aanbevelingen gedaan in het onderzoeksrapport. Deze draaien voornamelijk om het creëren van bewustzijn van de eigen vitaliteit bij medewerkers.
Meewerktaken
Tijdens het meewerken assisteerde de stagiaire voornamelijk bij de arbocoördinator, tevens haar stagebegeleider. Vitaliteit behoort dan ook tot haar takenpakket. De stagiaire heeft onder andere gezorgd voor een plaats voor vitaliteit op Intranet, waar informatie over vitaliteit binnen Zorgstroom, vitale verhalen van medewerkers, en interessante links te vinden zijn. Daarnaast heeft zij een
workshop ontwikkeld om vitaal aan het werk te zijn en blijven. Deze is bedoeld voor zowel de intra- als extramurale divisie, dus voor de verzorg- en verpleegtehuizen en de thuiszorg. Die training is hetgeen waar het in dit implementatieverslag om draait.
Workshop ‘Vitaal aan het werk’
De workshop ‘Vitaal aan het werk’ is geïnspireerd vanuit de workshop ‘Energiek aan het werk in de zorg’, die in november werd gegeven bij Zorgstroom door een vitaliteitscoach van het bedrijf Ergo Optima. De stagiaire heeft deze bijgewoond en de ideeën meegenomen voor de workshop die intern verzorgd zal worden. Intramuraal zal deze gegeven worden door de teamcoaches, terwijl voor de zelfsturende teams (extramuraal) de arbocoördinator en/of een personeelsadviseur extramuraal de rol van trainer op zich zal nemen. Met de laatste twee is de inhoud van de workshop besproken, en is de workshop na de feedback verwerkt te hebben klaar om gegeven te worden. Naar de teamcoaches is de workshop via de mail gestuurd. Zij zullen de workshop gebruiken als format en hun eigen werkwijze en kennis hierin verwerken.
Voor zowel medewerkers in de thuiszorg als medewerkers in de verpleeg- en verzorghuizen geldt een open inschrijving. Zij kunnen individueel inschrijven of per team. Voor het geven van de workshop
gelden alleen interne kosten, zoals het loon van de trainer; daarom is voor medewerkers gratis om deze bij te wonen. De PowerPoint presentatie, inclusief notities, is te vinden in de bijlage. De vitaliteitstest en meeneemtips (om uit te delen naderhand) zijn tevens in de bijlage toegevoegd.
De omschrijving van de workshop:
Mogelijkheid 1: Format workshop vitaliteit
Benodigdheden: beamer en laptop, PowerPoint presentatie, banden of hoepels, vitaliteitstest, pennen, fruit om uit te delen aan de deelnemers.
Als ‘warming-up’ kun je de volgende energizer gebruiken (als je wilt). Dit is een ijsbreker en laat mensen direct nadenken over hun gedrag.
Boompje wisselen (van trainer Hugo Bakker)
Deze werkvorm is een fantastische manier om mensen te laten zien wat hun patronen zijn. Het heeft heel weinig uitleg nodig en het kan alle kanten uitgaan. Alleen al wanneer je zegt ‘Ga in een band staan’ kun je als coach heel veel zien en teruggeven.
Het idee is dat er altijd 1 (fiets)band of hoepel te weinig is. Dus als iedereen in een band gaat staan zal er altijd iemand zijn die geen band heeft. Soms ziet iemand dit op tijd en geeft de band aan een ander. Of er wordt gerend om zeker te zijn dat ze een band hebben.
Dit betekent dus dat je voordat het spel begint al vragen kunt gaan stellen; ‘Is dit wat je doet?’. Daarna geef ik kort de uitleg van het spel.
Deze activiteit bevordert:
Contact maken
Energie
Zelfsturing
Leiderschap
Benodigd materiaal:
(fiets) Banden of Hoepels x het aantal deelnemers min 1.
Beginopstelling:
De fietsbanden liggen kriskras verspreid over een gebied van ongeveer 20x20m.
Kader:
Bij dit spel weten de deelnemers meestal niet precies wat de bedoeling is. Het doel voor de coach is om duidelijk te maken dat wat ze hier laten zien patronen zijn die zij ‘overal’ laten zien.
Spelverloop:
Iedereen staat in een band (behalve 1 persoon). Je geeft aan dat dit spel ‘boompje wisselen’ heet en daarna zeg je direct dat het gaat beginnen. De bedoeling is dat mensen uit hun band stappen en wisselen van band met iemand anders. Omdat voor sommige mensen dit spel geen doel lijkt te hebben en voor anderen wel ontstaan er hele leuke processen. Er is namelijk altijd iemand die geen band heeft. Voor sommigen is dit een uitdaging en voor anderen niet.
De kunst voor jou als trainer is om patronen te laten zien en de uitdaging is om de mensen te laten oefenen om het eens anders te doen.
Na het spel
Beschrijf je observaties na het spel. Herkent iedereen zich hierin? Zijn ze in hun werk ook afwachtend of juist haantje de voorste? Wat heeft hun gedrag voor gevolgen, voor henzelf en voor collega’s?
Inhoud workshop:
1. Introductie
Wat is een vitale medewerker?
Een vitale medewerker is iemand die zich bewust is van zijn fysieke en mentale welzijn en zich verantwoordelijk voelt voor de keuzes die hij/zij maakt om in balans te blijven, zodat hij/zij het werk naar behoren kan uitvoeren. Deze definitie is vastgesteld tijdens een socratisch gesprek met de divisiemanager intramuraal, zonemanagers, de arbocoördinator, personeelsadviseur intramuraal en teamcoaches intramuraal. Bewustzijn van eigen welzijn staat centraal in deze workshop. Bij je introductie kun je deze definitie vertellen aan de deelnemers.
2. Vitaliteitstest
Begin vervolgens met het uitdelen en invullen van de vitaliteitstest. Vitaliteit bestaat uit vier dimensies. De scores per dimensie zijn bekend door de test. Laat deelnemers nadenken over hun eigen totaalscore. Waar kunnen ze meer aandacht aan besteden?
3. PowerPoint presentatie
Deze PowerPoint laat zien hoe je per dimensie je vitaliteit zou kunnen verbeteren. Het bevat praktische tips die je in het werk en je dagelijks leven kunt toepassen. Zie notities in het PowerPoint bestand (onder de dia’s)! Ga steeds met de medewerker(s) in gesprek en laat ze nadenken over hun vitaliteit per dimensie. Prikkel ze door kleine oefeningen te doen. Je geeft het goede voorbeeld door openheid te tonen.
4. Afsluiting
Sluit af met een samenvatting van wat je hebt verteld tijdens deze workshop. Vertel deelnemers welke rol Zorgstroom kan spelen in de optimalisatie van hun vitaliteit. Ze kunnen bijvoorbeeld bij jou op gesprek komen om te kijken wat de persoonlijke mogelijkheden zijn. Wijs ze ook op trainingen en workshops waarvoor kan worden ingeschreven via Zin. Binnenkort (mei 2015?) wordt er een plaats voor vitaliteit gemaakt op Zin, daar kunnen ze allerlei informatie vinden. Je kunt dit ook nog laten zien eventueel, als het er al op staat. Geef na afloop de volgende pagina met tips mee, neem ze eventueel nog even samen door.
Extra tip: Als je inspiratie wilt, kun je eens een kijkje nemen op
http://www.fcb.nl/welzijn/arbo/plezier-in-uitvoering/. Daar zijn werkboeken met oefeningen te downloaden, die je ook in de workshop kunt gebruiken.
Activiteit Tijd in minuten
1. Warming up 15
2. Introductie 5
3. Vitaliteitstest 15
4. PowerPoint presentatie 70
Risico’s van deze oplossing
In het najaar van 2013 heeft Zorgstroom een pilot van de Werkvermogensmonitor gedraaid. Er werd toen een enquête over werkvermogen en vitaliteit onder ongeveer 170 werknemers afgenomen, waar de individuele uitkomst groen, oranje of rood was. Bij groen was de status goed, bij oranje matig en bij rood was er een reële kans op langdurig uitval. Zorgstroom heeft er voor gekozen om aanvullend onderzoek uit te voeren bij medewerkers die donker oranje of rood scoorden. Tijdens een oriënterend interview met Luc Weemaes, zonemanager intramuraal, die in de projectgroep zat, kwam naar voren dat medewerkers wat aangemoedigd moesten worden voordat ze meededen. Het thema vitaliteit spreekt de meesten niet direct aan. Dat is een risico voor deze oplossing, zeker omdat er een open inschrijving is voor de workshop. Als men vitaliteit wil implementeren in de organisatie, vormt dat echter in elke situatie een risico.
Veel medewerkers hebben misschien het idee dat zij al vitaal in het werk zijn, terwijl er wellicht nog iets verbeterd kan worden. Zij denken dat de workshop geen toegevoegde waarde voor hen heeft. Dit kwam in ieder geval naar voren tijdens de diepte-interviews. Het doel van deze workshop is het creëren van bewustzijn van medewerkers. Het is van belang om medewerkers te stimuleren om deze workshop te volgen, zodat zij zelf de voordelen hiervan ondervinden en positieve verhalen kunnen vertellen tegen collega’s. Ook voor een team kan dit een goede activiteit zijn om elkaar beter te leren kennen en beter te kunnen samenwerken.
Om dit risico zo goed mogelijk tegen te gaan is gekozen voor interne trainers. Zij zijn immers bekend met de organisatie en ook bij menig medewerker. Zeker de teamcoaches zijn een vertrouwd gezicht, omdat zij op dezelfde locatie als de werknemer werken en de werknemers regelmatig zien en spreken. Naast de interne trainers is het een voordeel voor medewerkers dat het volgen van de workshop gratis is en op bekende locaties (in de buurt) gegeven zal worden. Die locatie is
waarschijnlijk het hoofdkantoor in de Breestraat of een intramurale locatie. Om het risico nog meer te beperken, zou er een datum ingepland kunnen worden voor de workshop en kan aanmelding gestimuleerd worden. Ook in de stimulatie kunnen teamcoaches, zowel intra- als extramuraal, een rol spelen.
Interventies om de workshop te ondersteunen
Om nu al aandacht te vragen voor vitaliteit is er een plaats voor vitaliteit op intranet gecreëerd. Dit is aangekondigd in ’t Tij, de nieuwsbrief. Dit bevat informatie over de sportcommissie en professionele ondersteuning via Zorgstroom, interessante links, en beschrijvingen van trainingen en workshops. Om het aantrekkelijker te maken en ter inspiratie, is er met vijf medewerkers afgesproken om een verhaal over hun leefstijl te schrijven. Onder het kopje ‘Vitale verhalen’ staan deze medewerkers met hun verhaal over hun sportieve leefstijl.
De training ‘Vitaal aan het werk’ die extramuraal gegeven zal worden, maakt onderdeel uit van een trainingsaanbod. Dit trainingsaanbod is samengesteld ter ondersteuning van de transitie naar zelfsturende teams. Bovendien draagt het trainingsaanbod bij aan een lerende organisatie. Elk zelfsturend team heeft een budget van €1.600 (in 2015) voor scholing gekregen. Dit zorgt voor meer bekendheid van de training, omdat het geen los product is.
Bijlage: vitaliteitsworkshop
Notities bij de dia’s
Dia 5: Vier dimensies van vitaliteit
Vitaliteit gaat over levenskracht en levensenergie. Het begrip is afgeleid van het Latijnse ‘vita’ wat ‘leven’ betekent. Vitaliteit duidt op het bruisen van energie, jezelf sterk en fit voelen, lang en onvermoeibaar door kunnen gaan en beschikken over grote mentale veerkracht en
doorzettingsvermogen. Onder vitaliteit in de werkomgeving verstaan wij dus met plezier, passie en energie je werk kunnen uitvoeren.
Lees ter inspiratie ook eens:
https://www.movisie.nl/sites/default/files/alfresco_files/Tijd%20voor%20vitaliteit%20[MOV- 651243-0.3].pdf of gebruik oefeningen uit
http://www.fcb.nl/download/WJK/pdf/arbo/Plezier%20in%20uitvoering/Plezier%20in%20uitvoering %20-%20Jezelf.pdf. (kopieer de link in je browser)
Dia 6: Hoofd
Groeien doe je buiten je comfortzone, dus ontdek en verleg je grenzen. Daardoor leer je jezelf beter kennen en kun je in je kracht staan. Als je je niet bewust bent van je eigen grenzen, kan de volgende oefening hierbij helpen. Je moet bij deze oefening met je ogen dicht naar de muur lopen. Je kan stug doorlopen tot je tegen de muur knalt, maar je kunt ook leren om eerder te stoppen. Zo kun je leren om 'bewuster' te lopen. Hierbij let je op je lichamelijke gewaarwordingen: wat voel je in je lijf? En voelt het nog wel goed? Als je bijvoorbeeld merkt dat je anders gaat ademen of spieren gaat spannen, kan dat op een grens wijzen. In deze werkvorm kun je oefenen met het stoppen als je dit voelt. En grote kans dat dat een stuk voor de muur ligt! Misschien voelt het dan wel als 'zwak', maar eigenlijk is het heel sterk! Je bent je namelijk bewust geworden van je eigen grens en je hebt hier ook rekening mee gehouden! Daar is moed voor nodig!
Wanneer heb jij voor het laatst iets gedaan aan je ontwikkeling? Dit kan zijn een cursus of opleiding volgen, maar ook iets creatiefs leren, zoals breien of schilderen. Hoe vaak lees je een ‘goed’ boek? Je hebt vast wel wensen op dit gebied, wat houdt je tegen om die in de praktijk te brengen? Wie zou je, naast jezelf, er een plezier mee doen als je dit jezelf zou leren? Spreek een deadline af met je zelf waarop je wilt beginnen met iets nieuws te leren of wanneer je het beheerst.
Hoe goed ken jij jezelf? Je kunt je sterke punten ontdekken door na te gaan wat je met plezier doet en/of waar je energie van krijgt. Je komt in balans door jezelf eerst een paar vragen te stellen:
• Wat wil ik eigenlijk bereiken? • Wat kan ik aan?
• Wat moet ik (van mezelf)?
• Wat mag ik zelf regelen en beslissen?
Met het antwoord op deze vier vragen krijg je inzicht in de bronnen en mogelijkheden van je werkplezier. De stap naar de oplossing ligt dan binnen handbereik.
Wat past bij jou? Van dingen doen die in het verlengde liggen van je talenten en passies, krijg je energie. Vul de volgende lijst in aan de hand van je bezigheden in de afgelopen week.
Dit is je energielijst. Probeer deze energiebronnen zoveel mogelijk aan te boren. Maak dezelfde lijst met dingen die jou energie kosten. Zijn de energievreters uit te bannen? Misschien lukt het je mede door middel van deze workshop.
Dia 7: Lichaam
Beweging en gezonde voeding beïnvloeden je algemene vitaliteit positief. Het is wetenschappelijk bewezen dat mensen die regelmatig bewegen en gezond leven, minder vatbaar zijn voor depressie. Tips om meer te bewegen:
1. Stel een realistisch doel (korte en lange termijn)
2. Blok tijd voor sporten in je agenda en houd je aan de afspraak 3. Vind sportmaatjes en motiveer elkaar
4. Houd je vooruitgang bij
5. Bedenk een beloning, zoals een nieuwe sportoutfit
6. Wees minder streng voor jezelf; als je iets ongezonds hebt gedaan, ga dan de volgende dag