10
toegepast of gebruikt worden: lokalen, kwalificatie en opleiding van het personeel, informatie- verstrekking aan de gebruikers, goede praktijken die de veiligheid en de kwaliteit moeten waarborgen, … Deze afdeling heeft ondertussen al enkele adviezen afgeleverd.
Daarnaast werd de Raad door het kabinet van de minister van volksgezondheid verzocht zich ook toe te spitsen op het domein van de menselijke genetica. Een reorganisatie van de Hoge Raad voor Antropogenetica wordt doorgevoerd (omgevormd in een “college”, belast met de kwaliteit in de centra) en de Raad werd belast met de aspecten volksgezondheid binnen de genetica. Om hieraan tegemoet te komen richtte de HGR een transversaal domein “Public Health Genomics” (PHGen) op dat ondertussen één advies heeft afgeleverd.
Op het vlak van de interne werking van de Raad werden lessen getrokken en initiatieven gelanceerd, uitgaande van de antwoorden van de experten op een bevraging die gedurende drie maanden werd gevoerd. Enkele voorstellen zijn ondertussen al in praktijk gebracht.
Zo is een wifi toegang tot het internet mogelijk in de vergaderzalen van de Raad.
De HGR werkt niet alleen met een vaste kern van benoemde experten, maar hij doet voor ongeveer de helft ook nog beroep op andere experten uit zijn netwerk. Deze categorie kent de Raad natuurlijk minder en daarom werd enkele jaren geleden een brochure opgesteld om hen, bij hun eerste deelname aan een werkgroep, de nodige info over de Raad te verstrekken. In 2010 werd deze brochure herzien, zodat ze nu kan worden gedrukt en verdeeld.
Daarnaast werd een brochure uitgewerkt voor de voorzitters van de werkgroepen.
De voorzitters spelen een uitermate belangrijke rol bij het tot stand komen van de adviezen van de Raad: zij sturen de werkgroep aan, waken erover dat iedereen aan het woord komt en vrijuit zijn mening kan geven, ze staan in voor de aanwezige expertise, de planning en het verloop van de vergaderingen, het halen van de vooropgestelde deadline, de wetenschappelijke correctheid van het advies, … Voorzitters die al enkele jaren meedraaien, kennen het klappen van de zweep, maar voor nieuwelingen is het niet altijd duidelijk welke rollen van hen verwacht worden. Daarom werd een brochure uitgewerkt waarin de voornaamste stappen uit het scenario van het tot stand komen van een advies zijn opgenomen en waarin hun rol daarin wordt toegelicht.
11
Zoals reeds in vorig jaarverslag vermeld, werd in 2009 gestart met een herziening van de bestaande aanpak van belangen en belangenconflicten van de experts. Als wetenschappelijk adviesorgaan van de ministers en de administratie aan de basis van een deel van het beleid op het vlak van de volksgezondheid in ons land, streeft de HGR hierbij de hoogste normen na. De bestaande reglementering inzake openbaarheid van bestuur enerzijds en bescherming van de persoonlijke levenssfeer anderzijds, moeten daarbij verzoend worden, wat op het eerste gezicht niet zo eenvoudig lijkt. Daarom vroeg de Raad het advies van de twee commissies ter zake en legde hen zijn ontwerp van procedure voor. Op basis van hun antwoorden wordt deze nu aangepast en in praktijk gebracht (zie verder).
In het vorig verslag was er ook sprake van het gebruik door de Raad van een Balanced ScoreCard (BSC) en Key Performance Indicators (KPI’s) om zijn prestaties te meten en de realisatie van zijn strategie op te volgen. Ook daaraan werd verder gewerkt in 2010 en u vindt hierover verder in het verslag enige info terug (o.a. over de klantentevredenheid en de gevolgen die aan de adviezen van de HGR werden gegeven). De Raad is bijzonder tevreden over dergelijke gegevens te beschikken, ook al is hij zich goed bewust van de beperkingen ervan.
Wanneer we het over strategie hebben, dient te worden opgemerkt dat in 2010 een herziening werd opgestart, en dit o.a. om tegemoet te komen aan een aantal conclusies en opmerkingen die door het Rekenhof naar voren werden gebracht in het kader van de audit die werd verricht en waarvan het rapport eind 2009 werd bekendgemaakt. Zo heeft het Bureau van de Raad reeds een gesprek gehad met dr. Raf Mertens, hoofd van het Kenniscentrum, en zal de Raad deelnemen aan overleg met de FOD VVVL, het KCE, het WIV, … Een tweede element dat hierbij belangrijk is, is de deelname van de HGR aan het EuSANH- project (zie verder), waarvan de resultaten de Raad zouden kunnen verplichten een aantal van zijn werkmethodes aan te passen.
Kwaliteit
Tevredenheidsenquête bij de experts
In zijn aanhoudend streven naar het optimaliseren van zijn diensten is het één van de grootste bezorgdheden van de Raad zo goed mogelijk te voldoen aan de verwachtingen van de deskundigen werkzaam voor de HGR.
12
13
Daarom werd er tussen februari en april 2010 een grote tevredenheidsenquête gehouden.
Er werden 103 enquêtes ingevuld en het deelnamepercentage bedroeg 46% (aantal ontvangen enquêtes in verhouding tot het aantal deskundigen aanwezig op de vergaderingen).
De resultaten zijn gerangschikt per thema: algemene tevredenheid van de HGR en onthaal, organisatie van de vergaderingen, werkmethoden, sterke en te verbeteren punten, voorstellen tot verbetering.
De algemene tevredenheid van de experts over de HGR bedroeg 8,1 op 10: de meeste ondervraagde experts zijn dus algemeen heel tevreden over de HGR. De gemiddelde tevredenheid (gemiddelde van de cijfers van tevredenheid voor de items “onthaal”
(8,1/10), “vergaderingen” (8,1/10) en “werkmethoden” (7,4/10)) bedroeg 7,8 op 10.
Dankzij de resultaten volgens thema werden gedetailleerde resultaten en analyses verkregen die tot een actieplan hebben geleid. Er zijn tal van acties, maar de volgende werden al in 2010 ondernomen:
• een zeer uitgebreide, nieuwe informatiebrochure voor de experts van de HGR en voor de voorzitters van de werkgroepen;
• een nieuwe registratiesoftware voor de vergaderingen;
• een jaarlijkse feedback per werkdomein aan de deskundigen over de opvolging van onze adviezen door de overheid, alsook over de tevredenheid van de aanvragers over de adviezen van de HGR (zie verder);
• een nieuwe website voor de HGR sinds mei 2010 die een betere zichtbaarheid via de zoekmotoren op het internet verzekert;
• wat betreft de nieuwe aanvragen en eigen projecten, een betere omschrijving van de criteria voor de ontvankelijkheid, het doel van de opdracht en de scope, alsook van de noodzakelijke expertises voor de uitwerking ervan;
• introductie van de notie van planning in de werkgroepen vanaf de eerste vergadering, alsook een meer systematische feedback van de afhandeling van het project aan de aanvrager;
• meer overleg met andere adviesorganen plegen en bestaande samenwerkingen versterken.
De enquête heeft ook aan het licht gebracht dat de belangrijkste factoren voor deelname van de deskundigen aan de werkzaamheden van de HGR onder andere de volgende zijn:
de ontmoeting met andere deskundigen (netwerk / multidisciplinariteit), het gevoel nuttig werk te verrichten, de bijdrage tot de volksgezondheid.
14
Kortom het was een goed idee om aan de hand van de tevredenheidsenquête de prioritaire assen te bepalen die voor verbetering vatbaar zijn. Om de twee jaar zou er opnieuw een enquête afgenomen moeten worden, zodat de HGR de tijd heeft om de actieplannen uit te voeren en om de resultaten ervan te beoordelen.
Nieuwe procedures
De procedure aangaande het beheer van mogelijke belangenconflicten, waarvan de ontwikkeling in 2009 werd opgestart door een groep deskundigen van de HGR en leden van het Secretariaat, kreeg eind 2010 definitief vorm (validatie door het College in september).
Deze procedure is vooral belangrijk om te vermijden dat mogelijke belangenconflicten de besprekingen en de beslissing beïnvloeden, en ook om de onpartijdigheid van onze adviezen te kunnen garanderen ten opzichte van externe waarnemers.
Het is in België inderdaad bijna niet te vermijden dat de experts van hoog niveau van de HGR samenwerken met de privésector. Zij kunnen bijvoorbeeld als consultants gevraagd worden of onderzoeken opstarten in het kader van klinische proeven. Er kunnen ook associaties bestaan tussen de overheid en de privésector, enz. Dergelijke acties verhogen het expertiseniveau, maar ze kunnen ook tot een risico van belangenconflicten leiden, wanneer de belangrijkheid en de aard van de band beslissingen in de werkgroep kunnen beïnvloeden of bij buitenstaanders twijfel over de onpartijdigheid van een expert kunnen doen ontstaan. De actualiteit herinnert ons hier regelmatig aan. Ook al handelt de expert te goeder trouw en waakt hij over zijn onpartijdigheid, toch kan het onthullen van sommige banden, bijvoorbeeld in de pers, de publieke opinie tot twijfel aanzetten.
Alle deskundigen die in 2010 werkzaam waren, werden verzocht een “nieuwe versie”
van de algemene belangenverklaring in te vullen die veel vollediger is dan de vorige.
De belangenconflicten moeten niet langer aangegeven worden, maar wel een lijst van verschillende belangen en banden van de deskundige (werk, financiële belangen, wetens-chappelijk onderzoek, werkzaamheden als expert, enz.). De grootste nieuwigheid is dat de HGR– via de voorzitters van de werkgroepen en een “Referentiecomité”– zal oordelen of er al dan niet een mogelijk risico van belangenconflict is.
Het doel is de transparantie te bevorderen en de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de HGR te waarborgen, zonder afbreuk te doen aan de doeltreffendheid van zijn werkzaamheden.
15
Het “Referentiecomité” zal in 2011 aanvangen met de analyse van de ontvangen verklaringen.
Een andere procedure die in 2010 gevalideerd werd, betreft de publicatie en communicatie van adviezen en brochures van de HGR. Deze procedure omschrijft de verschillende fasen tot de publicatie in brochurevorm en het publiceren van de door het College gevalideerde adviezen op het internet. Het betreft een in hoofdzaak interne procedure, maar toch wordt de rol van de deskundigen van de werkgroepen benadrukt om tijdens de vergaderingen na te denken over de doelgroepen die ze met het toekomstig advies willen bereiken en over alle belangrijke elementen voor de publicatie en de verspreiding ervan.
Resultaten van de indicatoren voor de adviezen van de HGR die op aanvraag worden verstrekt
Een beheerssysteem voor de organisatie van de HGR, de Balanced Scorecard, ontwikkelt zich elk jaar verder. Dit systeem heeft als doel de prestatie-indicatoren te omschrijven die voor het management als instrument dienen om de HGR aan te sturen, waarbij naar een evenwicht gezocht wordt tussen het doel van de HGR, de tevredenheid van de stakeholders, de kwaliteit, het goed functioneren van de interne processen en het menselijk en technisch potentieel.
Bepaalde indicatoren worden sinds 2009 berekend; de resultaten en de analyse staan hieronder.
De enquêtes die verstuurd worden naar de adviesaanvragers, peilen naar de tevredenheid van de aanvragers over de intrinsieke kwaliteit van de adviezen, de tevredenheid van de beleidsmakers, de erkenning van de HGR als kenniscentrum, maar ook naar de feedback over de opvolging van de adviezen.
Verschillende indicatoren werden aan de hand van de resultaten van de enquêtes over de adviezen berekend:
1. de kwaliteit van de adviezen;
2. de tevredenheid van de beleidsmakers;
3. de opvolgingsgraad van de adviezen op aanvraag.
1. Indicator “Kwaliteit van de adviezen”
Deze indicator geeft het gemiddelde weer van de resultaten van de antwoorden op 2 vragen uit de “adviesenquête”. De eerste vraag betreft de intrinsieke kwaliteit van het advies (verstaanbaar en leesbaar, volledig, wetenschappelijk onderbouwd, beantwoordend aan de vraag en aan de verwachtingen van de aanvrager). De tweede vraag betreft de tevredenheid over de toegepaste werkmethodes voor het advies (termijn van adviesverlening, transparantie van de afhandeling, aangewende expertise, contactpersonen).
De resultaten voor het jaarlijks gemiddelde van 2010 van de indicator “kwaliteit van de adviezen” tonen aan dat de aanvragers tevreden zijn (7,5 op 10). Het antwoord-percentage op de enquêtes is uitstekend (95% ofwel 38 antwoorden op 40 verstuurde enquêtes).
Voor trimester 1 en 4 worden heel tevreden resultaten geboekt en voor trimester 2 en 3 noch tevreden, noch ontevreden. Het jaarlijks gemiddelde van de resultaten voor de criteria
“intrinsieke kwaliteit van het advies” en “werkmethodes” zijn vergelijkbaar. Wat betreft de “werkmethodes” zijn de termijnen minder goed (gemiddelde van 7 op 10) en is het criterium “contactpersonen bij de HGR” uitstekend (>8 op 10).
2. Indicator “tevredenheid van de beleidsmakers”
Deze indicator geeft het gemiddelde weer van de resultaten van de antwoorden op 2 vragen.
De eerste vraag peilt naar de algemene tevredenheidsgraad van de aanvrager over het advies. De tweede onderzoekt of het advies al dan niet een nuttige wetenschappelijke ondersteuning is bij de besluitvorming.
16
Kwaliteit van de adviezen
% antwoorden
T 1-10 7,9 83 % (10 op 12)
T 2-10 6,8 100 %
T 3-10 6,6 100 %
T 4-10 8,4 100 %
Jaarlijks 7,5 95 % (38 op 40)
De resultaten voor het jaarlijks gemiddelde van 2010 van de indicator “tevredenheid van de beleidsmakers” tonen aan dat de aanvragers tevreden zijn (7,6 op 10).
Net zoals bij de vorige indicator staat de tevredenheid van de beleidsmakers in het groen voor het 1ste en 4e trimester van 2010 en in het oranje voor de trimesters 2 en 3. De gemiddelden voor de 2 vragen zijn vergelijkbaar (tussen 7,5 en 8,5 op 10).
3. Indicator “Opvolging van de adviezen op aanvraag”
Deze indicator van de opvolging werd berekend enerzijds op basis van de resultaten van een semestriële enquête die naar de aanvragers verzonden werd en anderzijds op basis van gegevens verkregen door opzoekingen op de websites van het Belgisch Staatsblad, het Europees Publicatieblad, het FAGG of elk ander bevestigd kanaal. Het doel is te achterhalen in welke mate de adviezen van de HGR bijdragen tot de volksgezondheid.
De enquête werd enkele maanden na het uitbrengen van het advies naar de aanvragers verstuurd om hen de tijd te geven hieraan een gevolg te geven. De resultaten voor deze indicator hebben daarom betrekking op het jaar 2009 en niet op 2010.
Voor elk advies waarvoor feedback werd ontvangen, kreeg een integrale opvolging 10 punten, een gedeeltelijke opvolging 5 punten en werden er 0 punten gegeven als het advies helemaal niet werd opgevolgd. Dit totaal werd in verhouding gebracht met het aantal adviezen met feedback en dan vermenigvuldigd met 10. Het resultaat wordt uitgedrukt in procenten.
17
Tevredenheid van de beleidsmakers
% antwoorden
T 1-10 8.1 83 % (10 op 12)
T 2-10 6.7 100 %
T 3-10 6.5 100 %
T 4-10 8,3 100 %
Jaarlijks 7,6 95 % (38 op 40)
In 2009 heeft de HGR feedback ontvangen over de opvolging van 32 adviezen en de opvolgingsgraad bereikt 75%. Op te merken valt dat de effectief opgevolgde adviezen uit alle activiteitsdomeinen van de Raad komen , buiten de domeinen “Microbiologie van de voeding”, “Infectiebeheersing” en “Infectiologie”. In die domeinen werd in 2010 vooral rond projecten gewerkt en zeer weinig rond aanvragen. Voor die projecten werd er via geen enkel ander kanaal een opvolging gevonden en werd er geen enkele enquête verstuurd.
Opvolging van de adviezen per domein in 2009
Domein Advies Opvolging ? Bron
Geestelijke Gezondheid
HGR 8426: brochure “Gokken,
wat is jouw inzet” gedeeltelijk Enquête + brochure beschikbaar op de site van de Kansspelcommissie HGR 8462: zwangere vrouwen
en alcohol integraal Enquête + Interministeriële Conferentie Drugs van 25/01/10
Fysische factoren HGR 8526, 8528: ontwerpen
van KB gedeeltelijk Enquête, maar nog niet uitgevaardigd HGR 8556: ontwerp van KB gedeeltelijk Enquête + KB ARBIS van 10/10/10 HGR 8562: ontwerp van KB integraal Enquête, maar nog niet uitgevaardigd HGR 8564: herziening van de
bijsluiter van jodiumtabletten gedeeltelijk Enquête Chemische
agentia
HGR 8515: plan “Federale bijdrage in de bestrijding
van de luchtverontreiniging” gedeeltelijk Plan beschikbaar op de website www.health.belgium.be
HGR 8563: ontwerp van KB integraal Enquête + KB “dimethylfumaraat”
van 31/07/09 HGR 8598: beroepsprocedure
biocide integraal Enquête + brief aan het bedrijf
18
Opvolging van de adviezen op aanvraag Opvolgingsgraad % antwoorden
Resultaten van de indicator “erkenning van de HGR als kenniscentrum”
Het doel van deze indicator is na te gaan in welke mate de HGR het imago van een kennis- centrum heeft en in welke mate de overheid de adviezen van de HGR als uiterst belangrijk beschouwt.
De resultaten van deze indicator tonen aan dat de beleidsmakers (in brede zin: administratie en ministeriële kabinetten) de Hoge Gezondheidsraad duidelijk erkennen als een kenniscentrum.
Zijn werking is gekend. Het antwoordpercentage is echter zeer laag (een antwoordpercentage van gemiddeld 48% in 2009, in absolute cijfers 11 antwoorden).
19
Domein Advies Opvolging ? Bron
Voeding en gezondheid
HGR 8522, 8529, 8558, 8558, 8569, 8572, 8590: vertrouwelijke
adviezen “producten” integraal Enquêtes HGR 8549: aanpak om het
jodiumaanbod in België te
verhogen gedeeltelijk Enquête
HGR 8622: energetische
dranken niet concreet
Algemene Cel Drugsbeleid op 19/01/10 + 2 parlementaire vragen in de Senaat op 7/01/10
HGR 8611: ontwerp van KB integraal KB “griepepidemie of -pandemie“ van 10/11/09
Cellen, weefsels
en organen HGR 8552: 4 ontwerpen van KB gedeeltelijk 4 KB’s “menselijk lichaamsmateriaal“
van 28/09/09 HGR 8566 en 8567: erkenningen
van weefselbanken integraal Enquête + MB van 25/08/09 HGR 8588 en 8595: procedures
voor de tijdelijke bewaring van femurkoppen
gedeeltelijk Enquête
Vaccinatie HGR 8547: vaccinatiefiche voor
kinkhoest integraal KB “ Tussenkomst verzekering voor de betaling van vaccins“ van 20/09/09
Uit de commentaren bij de antwoorden op deze vraag bleek dat de HGR als een organisatie met tal van inzetbare expertises beschouwd wordt. Dankzij een advies van de deskundigen van de HGR krijgt men een wetenschappelijke visie. Er is een grote erkenning van de kwaliteit van de deskundigen, terwijl de medewerkers van de HGR, als interne deskundigen, de band tussen de externe deskundigen en de administratie vergemakkelijken.
Toch wordt aan de HGR gesuggereerd de transparantie van zijn wetenschappelijke argumenten te verbeteren door ze meer evidence based aan de hand van bewijsniveaus voor te stellen.
Vervolgens wordt een gebrek aan flexibiliteit en een zekere rigiditeit van de HGR vermeld:
de procedures zouden vereenvoudigd moeten worden om de termijnen in te korten. Eén enkele validatie per maand door het College lijkt onvoldoende.
Er werd ook gesuggereerd de personeelsmiddelen voor het domein “Voeding en gezondheid, voedselveiligheid inbegrepen” te verhogen. In 2009 werden deze als totaal onvoldoende bestempeld. Aan deze behoefte kon worden voldaan door de komst van twee nieuwe wetenschappelijke secretarissen in januari 2011, waarbij één van hen zich o.a. voor deze domeinen zal inzetten.
Tot slot zou de HGR moeten reageren op aanbestedingen van het EFSA en zou hij ten minste internationale of Europese samenwerkingen moeten ontwikkelen. Elk adviesorgaan werkt namelijk vaak op hetzelfde moment aan hetzelfde soort project (bijvoorbeeld: A/H1N1- griep, bodyscanners, enz.) en een gemeenschappelijk werkplatform zou qua middelen een enorme besparing betekenen. Op Europees niveau heeft de HGR gekozen voor het EuSANH-netwerk, waarvan hij één van de zes stichtende leden is.
20
Erkenning als kenniscentrum
Indicator % antwoorden
S1/2009 9,0 50 % (5 op 10)
S2/2009 8,8 46 % (6 op 13)
Jaarlijks
2009 8.9 48 %
Prioritaire kwaliteitscriteria
Eén van de vragen van de semestriële enquête had als doel de belangrijkheidsgraad van de verschillende kwaliteitscriteria voor adviezen te bepalen. In de tabel hieronder worden ze in dalende volgorde van belangrijkheid geordend.
Indeling van de criteria in dalende volgorde van belangrijkheid voor 2009
(van 1 helemaal niet belangrijk tot 10 heel belangrijk)
Het blijkt in de ogen van de aanvragers heel logisch dat voor een wetenschappelijk advies- orgaan de wetenschappelijke onderbouwing van het advies het belangrijkste criterium is.
De criteria “advies dat antwoordt op de gestelde vraag”, “verstaanbaarheid en duidelijkheid van het advies”, “nut van het advies”, “antwoordtermijn” en “toepasselijkheid”, waren ook intern verwacht als belangrijk.
Een logische vaststelling is ook dat de onpartijdigheid en de onafhankelijkheid, met inbegrip van onder andere het beheer van belangenconflicten een prioriteit zijn voor de administratie.
De HGR neemt de problematiek des te meer ter hand en speelt hierdoor perfect in op de actualiteit.
Criteria Belangrijkheid
Wetenschappelijke onderbouwing van het advies 9,1
Advies dat antwoordt op de gestelde vraag 9,0
Verstaanbaarheid /Duidelijkheid van het advies 8,6
Onpartijdigheid/ onafhankelijkheid (beheer van de belangenconflicten) 8,5
Nut van het advies 8,3
Antwoordtermijn 8,3
Toepasselijkheid van de aanbevelingen en het besluit van het advies 7,8
Graad van soepelheid van de werking van de HGR 6,8
Kwaliteit van de vertaling 6,5
Transparantie van de vorderingsstaat van de uitwerking van het advies 6,5
Advies dat aan uw verwachtingen beantwoordt 6,0
Transparantie van de werkprocedures van de HGR 6,0
Werkmethoden van de HGR 5,9
Adviezen beschikbaar in het Nederlands en het Frans 5,5
Transparantie van de samenstelling van de werkgroepen 5,5
Transparantie van de samenstelling van de werkgroepen 5,5