Om meer inzicht te krijgen in de omgang van het bedrijfsleven met documentatieverplichtingen en met name de administratieve lasten die deze verplichtingen met zich mee brengen is contact gezocht met Monique van Herksen, lid van het EU JTPF en Philips waarbij Theo Schmit (Chief Tax Officer Koninklijke Philips Electronics NV) is geïnterviewd. Een verslag hiervan is hieronder opgenomen. Dit verslag geeft specifiek informatie betreffende de omgang met transfer pricing en documentatieverplichtingen binnen Phillips, maar schetst ook een beeld van algemene problematiek waar (grote) multinationals tegen aan lopen. Daarnaast is ook contact gezocht met de transfer pricing manager van Shell om een beeld te krijgen van de administratieve lasten van de documentatieverplichtingen. Theo Schmit (Philips)
Alles wat ten aanzien van de documentatieverplichtingen centraal gedaan kan worden gebeurd door de tax department van Philips. Hierbij kan gedacht worden aan een beschrijving van een algemene transfer pricing policy of een functionele en vergelijkbaarheidsanalyse. Voor benchmarking en de functionele analyse wordt ook veel gebruik gemaakt van externe adviseurs waarvan de kosten makkelijk te meten zijn. Ook de kosten die de tax department binnen Philips maakt zijn gemakkelijk te meten. Veel informatie dient echter van de werkvloer in verschillende landen te komen, waarbij controllers een grote rol kunnen spelen. Het bedrag dat de Europese Unie heeft genoemd als administratieve lasten voor het bedrijfsleven ten aanzien van documentatieverplichtingen is € 1 miljoen. Dit bedrag is ooit door Philips genoemd en vormt een inschatting van de directe zichtbare kosten die de documentatieverplichtingen met zich mee brengen voor het bedrijfsleven (bijvoorbeeld kosten van tax department en externe adviseurs). Deze kosten hebben vooral betrekking op het maken van een functionele en vergelijkbaarheidsanalyse. Echter vele kosten zijn nooit bijgehouden. Hierbij kan worden gedacht aan het opschrijven van beslissingen, archiveren en bewaren van documentatie, en het opnieuw verzamelen van documenten bij boekenonderzoeken. Schmit denkt dat de uiteindelijke kosten geschat kunnen worden op ruim € 2 miljoen. De transfer pricing manager van Shell geeft aan dat de administratieve lasten extreem hoog zijn. Ongeveer zeven transfer pricing specialisten binnen Shell houden zich dagelijks bezig met de documentatieverplichtingen. Bovendien wordt een deel van het transfer pricing werk constant uitbesteed aan accountantskantoren. Niet verwonderlijk is dan dat dit enorme kosten met zich mee brengt.
Het inrichten van de documentatie kan op twee verschillende manieren plaatsvinden. Als eerste kan iedere beslissing die genomen wordt gedocumenteerd worden. Dat dit veel administratieve en opslagkosten met zich brengt moge duidelijk zijn. Verder kan een (algemene) transfer pricing policy beschreven worden en daarvan afwijkende beslissingen of prijzen extra worden gedocumenteerd. Schmit geeft aan de administratieve kosten die de documentatieverplichtingen met zich brengen voornamelijk worden veroorzaakt door het feit dat er veel meer gevraagd wordt door de fiscus dan voor de business noodzakelijk is. Dat wil zeggen de fiscus vraagt veel meer documentatie dan de gegevens die in het bedrijf aanwezig zijn en noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van een onderneming. Bovendien komt het vaak voor dat de fiscus vier tot vijf jaar na afsluiting van het boekjaar vragen stelt over de verrekenprijzen en documentatie. De meeste problemen ontstaan dan ook doordat er vragen worden gesteld over informatie die niet gedocumenteerd is, of documentatie kan niet op tijd worden teruggevonden vanwege strenge termijnen van de fiscus.
Op de vraag wat er veranderd dient te worden, is Schmit’s antwoord dat het bedrijfsleven meer zekerheid wenst. Het gebruik van APA’s kan hierbij wel helpen, maar een APA kan vaak maar worden afgesloten tussen twee landen voor een specifieke transactie, terwijl Philips bijvoorbeeld regelmatig handel drijft met 20-30 landen tegelijk. Bovendien bespaart een APA geen werk, want documentatie die normaal achteraf gegeven wordt aan de fiscus dient dan vooraf te worden gegeven. Opmerkelijk is het voorts nog dat indien een APA is afgesloten een fiscus in een derde land hier wel eens extra hard tegen in gaat omdat men hier niet aan gebonden wil zijn en dit formeel ook niet is. Overigens geeft de transfer pricing managager van Shell aan dat belangen in sommige landen te groot zijn om geen APA af te sluiten. Tenslotte antwoord Schmit op de vraag of er gebruik gemaakt wordt van het masterfile concept van het EU-JTPF dat Philips niet formeel kiest voor toepassing van het masterfile concept – Schmit geeft aan hier niet formeel aan gebonden te willen worden – maar dat men niet ver van de inhoud af zit. Dit concept is in zijn visie te zwaar geworden vanwege de vele waarborgen voor de fiscus die uiteindelijk zijn ingebouwd met als gevolg dat bedrijven nauwelijks kan kiezen voor het al dan niet toepassen hiervan. Ook Monique van Herksen, lid van het EU JTPF geeft aan dat dit een veelgehoorde klacht is.
Vermeldenswaardig zijn voorts nog de wensen van het bedrijfsleven volgens de heer Schmit ten aanzien van een Europees Transfer Pricing Package237:
- Vanuit concurrentieoverwegingen zou het EU Transfer Pricing Package minder zwaar moeten zijn dan bijvoorbeeld het PATA-Documentation Package.
- Documentatie die voor een bedrijf voldoende is om zorgvuldig te ondernemen zou voor de fiscus ook voldoende moeten zijn. Er zou geen documentatie moeten worden bijgehouden die alleen voor belastingdoeleinden inzake verrekenprijzen noodzakelijk is.
- Versoepeling van de mogelijkheid transacties samen te voegen en het geheel aan het arm’s length beginsel te testen en niet elke afzonderlijke transactie.
- Goede en zorgvuldige documentatie moet de mogelijkheid van het opleggen van boetes uitsluiten evenals omkering van de bewijslast.
- Goede en zorgvuldige documentatie moet toegang geven tot arbitrage.
- Niet verlangd mag worden dat de taal waarin documentatie dient te worden opgesteld uitsluitend lokale taal is.
- Er zou een Pan-EU benchmark mogelijkheid moeten zijn.
237 Zie R.G. Prokisch en mr. dr. R.H.C. Luja (et al.), Focus op verrekenprijzen en Europa, Maastrichtse Fiscale Symposia, deel 17, Deventer, Kluwer (2008), p. 87-89
Conclusie
Het belang van documentatieverplichtingen bij transfer pricing is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Steeds meer landen introduceren effectieve documentatieverplichtingen. Op het moment van schrijven hebben ruim 40 landen documentatieverplichtingen ingevoerd, waaronder de meeste Europese landen, maar ook de Verenigde Staten, China en Rusland. De belangrijkste reden is dat de winst van multinationals in landen met een relatief hoge belastingdruk laag kan worden gehouden door gekunsteld gezette verrekenprijzen in transacties met gelieerde partijen. Door de verplichting om zakelijke prijzen te hanteren en te documenteren bij deze transacties wordt deze vorm van belastingontgaan een halt toegeroepen.
Bedrijven dienen door middel van documentatie inzake transfer pricing inzicht te geven in het proces van totstandkomen van verrekenprijzen. Goede documentatie dient de juiste en voldoende gegevens te bevatten op basis waarvan de Belastingdienst een oordeel kan vormen over het at arm’s length zijn van een verrekenprijs. Dit voorkomt over het algemeen boetes en omkering van de bewijslast voor belastingplichtige evenals de kans op dubbele belastingheffing. De inrichting van documentatie is in veel landen anders. De Verenigde Staten en Duitsland hanteren een gesloten norm, waar Nederland een open norm hanteert. Bij een open norm dient er bij veel en complexe transacties meer gedocumenteerd te worden dan bij ‘normale’ transacties. Naast algemene omschrijvingen van de business, inrichting van het concern, aandeelhoudersrelaties, betrokken activa en de onderlinge transacties zijn de functionele analyse en beschrijving van de risico’s de kern van documentatieverplichtingen in alle landen. Het is immers van belang een hogere winst toe te delen aan de concernonderdelen die belangrijke functies uitoefenen en het meeste risico lopen. Meer details inzake bijvoorbeeld concurrentiepositie, marktomstandigheden, financiele positie van het concern of
toekomstverwachtingen kunnen de documentatie completeren. Ook een
vergelijkbaarheidsanalyse is altijd noodzakelijk om gehanteerde verrekenprijzen te kunnen vergelijken met die van derde partijen.
De verschillen in regelgeving op dit gebied in diverse landen leiden tot hoge administratieve lasten, dubbele belastingheffing en onzekerheid voor bedrijven. Om dit te voorkomen houdt de OECD, de Europese Unie (in het bijzonder het Joint Transfer Pricing Forum) en de PATA zich bezig met harmonisatie van documentatieverplichtingen. Vooral van de OECD Transfer Pricing Guidelines is in verschillende lidstaten transfer pricing regelgeving afgeleid.
De transfer pricing problematiek speelt ook in hoofdhuis-vaste inrichting situaties De OECD gaat uit van een ‘functionally seperate entity approach’ waarbij de vaste inrichting als volledig zelfstandig rechtssubject wordt gezien. De v.i. boekhouding is uitgangspunt ten aanzien van de documentatieverplichtingen bij transfer pricing.
De PATA en het JTPF hebben eigen Transfer Pricing Packages geïntroduceerd. Vooral de harmonisatiepogingen van het JTPF lijken vooralsnog weinig effect te hebben gehad. Niet veel landen hebben de aanbevelingen overgenomen in de nationale wet en ook Belastingautoriteiten vragen nog vaak naar specifieke documentatie die niet (volledig) is opgenomen in het EU TPD Package. Belangen van de fiscus vergen vaak extra waarborgen. In de praktijk worden de hoge administratieve kosten dan ook vooral veroorzaakt doordat de fiscus vraagt om informatie die voor de ‘normale’ bedrijfsvoering niet noodzakelijk is of helemaal niet aanwezig is binnen een onderneming. Om onzekerheid voor het bedrijfsleven te beperken worden in toenemende mate Advance Pricing Agreements gebruikt. Ook al worden de administratieve lasten niet beperkt door het gebruik van APA’s, het neemt veel onzekerheid weg.
Documentatieverplichtingen zullen van belang blijven voor het bedrijfsleven om dubbele belastingheffing en geschillen te voorkomen en voor de fiscus om een oordeel te kunnen
vormen omtrent gehanteerde verrekenprijzen en uitholling van de belastinggrondslag tegen te gaan. Ook indien er (een vorm van) een wereldwijde geconsolideerde belastinggrondslag wordt ingevoerd zal voor verdeling van de opbrengsten onder landen een verdeelsleutel moeten worden opgesteld, waarvoor documentatie (al dan niet in een lichtere vorm) onmisbaar lijkt. Ook zal de globalisering zal doorgaan en het gaat bij onderlinge transacties vaak om aanzienlijke bedragen. Een correctie op de verrekenprijzen zal aanzienlijke kosten en moeite met zich mee brengen. Naar mijn mening zal de fiscus er naar moeten streven de aanzienlijke administratieve lasten die de documentatieverplichtingen met zich brengen te verminderen. Het bedrijfsleven moet aanzienlijke kosten maken om juiste en volledige informatie te overleggen wat bijvoorbeeld de internationale handel kan belemmeren. De fiscus zou zelf ook meer actie kunnen ondernemen om documentatie te vergaren. Zo bieden Verdragen bijvoorbeeld vaak de mogelijkheid voor de fiscus om zelf noodzakelijke documentatie en gegevens van buitenlandse concernonderdelen op te vragen. Een Common Consolidated Corporate Tax Base of Home State Taxation lijkt een oplossing te bieden ook al zal enige documentatie inzake de totstandkoming van verrekenprijzen bij onderlinge transacties noodzakelijk blijven om bijvoorbeeld een onderlinge verdeelsleutel vast te kunnen stellen.
De Nederlandse praktijk bij de Belastingdienst met een Coördinatiegroep Verrekenprijzen lijkt een effectieve manier om transfer pricing geschillen tussen belastingplichtige en fiscus op te lossen. Indien ook andere landen een dergelijke gecoördineerde aanpak invoeren, zal dit onderling overleg vergemakkelijken en meer eenheid bieden inzake de gevraagde documentatie. Verder zou er meer rekening mee gehouden moeten worden met de problemen die het bedrijfsleven ondervindt als gevolg van de vraag naar documentatie die niet bij een normale bedrijfsvoering aanwezig is. Een dergelijke gecoördineerde aanpak met oog voor de praktijk en een aanvullende APA praktijk lijkt vooralsnog het beste middel om de onzekerheid, de administratieve lasten en dubbele belastingheffing te minimaliseren.