Door middel van een design thinking-proces hebben jonge huurders van Ymere in co-creatie met professionals van Ymere tijdens een paar sessies een design ontwikkeld om de participatie van jonge huurders te vergroten. Tijdens deze sessies zijn naast de input van de aanwezigen ook de resultaten van 101 interviews, het DHP, een Facebookpoll en aanknopingspunten vanuit de literatuur mee genomen. Het doel van het project is de interactie en verbondenheid tussen jonge huurders en Ymere te vergroten. Het doel van dit plan van aanpak is het ontwikkelen een op zichzelf staand platform voor jonge huurders met een goede relatie en samenwerking met woningcorporatie Ymere en de
Samenwerkende Huurdersorganisaties Ymere (SHY).
Het design: Platform Y kenmerkt zich door de volgende doelstellingen:
- Zes themabijeenkomsten in 2018 met thema’s die aansluiten bij de ideeën die uit de
pitchavond zijn gekomen met ondersteuning van medewerkers van Ymere, die betrokken zijn bij het betreffende thema;
- Eind 2018 een zelfstandig draaiend Platform Y met draagvlak van jonge huurders van Ymere;
- Eind 2018 heeft Platform Y een plek in de organisatie tussen Ymere en de SHY, zie voor een nadere toelichting hoofdstuk 5, paragraaf 5.2;
- Eind 2018 is er een plan van aanpak opgesteld voor het gebruik van Platform Y in 2019; - Voor de organisatie van de themabijeenkomsten en ondersteuning van jonge huurders bij het oprichten en inrichten van platform Y is een budget ingeschat van € 30.000.
Gebiedsregisseur Huijsman heeft hiervoor Ymere een budgetaanvraag gedaan om platform Y met € 30.000 te ondersteunen in 2018.
Hieronder wordt de planning (zie figuur 41) van het plan van aanpak weergegeven, waarbij 2018 in 3 tertialen is onderverdeeld. Aan het eind van elk tertiaal volgt een voortgangsgesprek tussen Ymere en de jonge huurders van Platform Y.
Figuur 41: Planning Platform Y 2018.
6.1 Voorbereidingsfase
In deze fase worden de bouwstenen van Platform Y bepaald. Door te starten met deskresearch naar vergelijkbare initiatieven worden de kansen en knelpunten bepaald. Door een goede voorbereiding kan de juiste opzet van Platform Y bepaald worden.
Opzet Platform Y
Om participatie van jonge huurders te bevorderen is het belangrijk dat Platform Y goed wordt opgezet. Platform Y moet voldoen aan de vragen vanuit woningcorporatie Ymere en van de jonge huurders zelf. Bovendien is het belangrijk dat Platform Y een plek krijgt in de bestaande structuur van de huurdersvertegenwoordiging die met de nieuwe huurdersvisie aan het veranderen is. Aan de hand van deskresearch en gesprekken met betrokkenen van twee nog te bepalen vergelijkbare initiatieven
Planning T1 T2 T3 Opzet Platform Y 2017 Themabijeenkomst 1 2017 Themabijeenkomst 2 Begin T1 Communicatiestrategie ½ T1 Voortgangsgesprek T1 ½ T1 Uitwerking Platform Y Eind T1
Themabijeenkomst 3 Begin T2 Themabijeenkomst 4 ½ T2 Voortgangsgesprek T2 ½ T2 Themabijeenkomst 5 Eind T2 Themabijeenkomst 6 Begin T3 Themabijeenkomst 7 ½ T3
Draaiboek Platform Y Eind T3
Plan van aanpak 2019 Eind T3
54
wordt inzicht verkregen in best practices en eventuele knelpunten. Voor draagvlak en aansluiting bij Ymere en de SHY van het platform vinden diverse consultatiegesprekken plaats met professionals van Ymere en vertegenwoordigers van de SHY. Alle inzichten uit bovenstaande activiteiten worden gebruikt voor de opzet van Platform Y.
Themabijeenkomst 1
Deze bijeenkomst moet in 2017 plaatsvinden en is bedoeld om de betrokken jonge huurders uit de focusgroep te informeren over het vervolgtraject in 2018. Bij voorkeur zijn bij deze bijeenkomst initiatiefnemers van een vergelijkbaar platform/initiatief aanwezig. Op deze manier worden de jonge huurders van Ymere meegenomen in de mogelijkheden en kansen van een dergelijk platform. Belangrijk is dat Ymere niet voorschrijft hoe het platform eruit moet zien en hoe het dient te
functioneren. Het is juist krachtig als dit vanuit een onafhankelijk vergelijkbaar initiatief verteld wordt en professionals van Ymere kunnen helpen met de vertaling naar de situatie van Ymere en de jonge huurders van Ymere. Tijdens deze bijeenkomst wordt een start gemaakt met een kopgroep (of aanjaagteam/bestuur/kernteam) om de continuïteit van Platform Y te waarborgen. Na afloop van iedere themabijeenkomst wordt een kort samenvattend verslag opgeleverd met concrete
vervolgstappen. Dit wordt verspreid onder de aanwezigen en in afstemming met de afdeling communicatie van Ymere wordt dit document wellicht verder verspreid.
Themabijeenkomst 2
Deze bijeenkomst is bedoeld met de kopgroep (of aanjaagteam/bestuur/kernteam) de doelen en ambities te formuleren voor Platform Y. Ook wordt in overleg een (communicatie)strategie bepaald om jonge huurders van Ymere te informeren en te betrekken bij Platform Y. Hierbij wordt de afdeling communicatie van Ymere betrokken.
Communicatiestrategie
Het is belangrijk dat een duidelijk en evenwichtig beeld ontstaan van Platform Y en de hierbij
betrokken actoren. Om een goed beeld te schetsen van Platform Y onder jonge huurders van Ymere moet het Platform gepositioneerd worden (zowel fysiek als digitaal). Het is belangrijk Platform Y op de juiste plek in de organisatie van Ymere onder te brengen, maar ook op de juiste plek in de structuur van huurdersvertegenwoordiging. Dit kan tot uiting komen in een logo met huisstijl, eigen
communicatiekanalen en specifieke tone-of-voice. Door deze af te stemmen op de jonge doelgroep kan de betrokkenheid van huurders van 18 tot 35 jaar vergroot worden. Uiteraard worden
communicatie- en marketingstrategieën samen met de afdeling communicatie van Ymere bepaald en voor akkoord aan de opdrachtgever voorgelegd.
Voortgangsgesprek Tertiaal 1
In een tussentijds evaluatiegesprek worden de stappen uit de voorbereidingsfase geëvalueerd en de eerste resultaten en de gewenste vorm van Platform Y besproken. In dit gesprek worden de ambities van Ymere en de ambities van de jonge huurders besproken, zodat het Platform hierop aan kan worden gepast. Na dit gesprek wordt het initiatief verder uitgewerkt.
6.2 Uitwerkingsfase
Deze fase is bedoeld om de bekendheid van het platform en de betrokkenheid van jonge huurders bij Platform Y verder te vergroten.
Uitwerking Platform Y
Aan de hand van het voortgangsgesprek T1 en de resultaten vanuit de eerste twee
themabijeenkomsten is een richting bepaald. In de uitwerking moet concreet worden welke
mogelijkheden het platform aan jonge huurders biedt en welke initiatieven realiseerbaar zijn na een themabijeenkomst. Laagdrempelig contact tussen het platform en Ymere én tussen het platform en de SHY moet in deze uitwerking vormgegeven worden. Voor het commitment van jonge huurders is het van belang dat Ymere aan jonge huurders laat zien dat meedenken gewaardeerd wordt en tot resultaat leidt. Zo wordt vertrouwen en loyaliteit van jonge huurders verworven en de betrokkenheid tussen jonge huurders en Ymere versterkt.
Themabijeenkomst 3 en 4
Om jonge huurders mee te nemen in de ontwikkeling van Platform Y en hen te motiveren mee te denken over verschillende thema’s wordt tweemaandelijks een themabijeenkomst georganiseerd. In de voorbereidingsfase ligt de organisatie bij Ymere, maar in de uitwerkingsfase is het de bedoeling dat
55
Ymere deze themabijeenkomsten samen met de kopgroep (of aanjaagteam/bestuur/kernteam) organiseert. Hierbij wordt de kopgroep door Ymere begeleid en gefaciliteerd in de organisatie van deze themabijeenkomsten en is het voorstel om thema’s te agenderen, die de jonge huurders tijdens de pitchavond zelf hebben ingebracht. Met de input van de consultatiegesprekken met professionals van Ymere blijkt welke thema’s relevant zijn en waar mogelijkheden en onmogelijkheden liggen. Zo is het voor Ymere bijvoorbeeld in 2018 niet mogelijk een app te introduceren, omdat de organisatie druk bezig is met de implementatie van een nieuw ERP (softwaresysteem). Voor het thema duurzaamheid zijn bijvoorbeeld wel diverse mogelijkheden in 2018, zoals energie coaches, Iederzon of een
WATTstrijd (zie figuur 39 in paragraaf 5.3.6).
Voortgangsgesprek Tertiaal 2
Tijdens het tweede evaluerend voortgangsgesprek wordt de stand van zaken van de uitwerkingsfase besproken. Dit gesprek is gericht op de verzelfstandiging van Platform Y en het bepalen van de juiste strategie om de betrokkenheid van een grotere groep jonge huurders te stimuleren. Het doel is Platform Y met dezelfde middelen en ondersteuning als een huurdersvereniging te ondersteunen, passend binnen het nieuwe participatiebeleid van Ymere.
6.3 Eindfase
De eindfase is gericht op de verzelfstandiging van het platform. Betrokken jonge huurders worden door begeleid en gemotiveerd hun ideeën/thema’s in het platform in te brengen en samen met Ymere uit te werken. Aan het eind van deze fase ligt een draaibroek, wat de jonge huurders handvatten biedt om het platform in stand te houden. Dit is vergelijkbaar met statuten, zoals een huurdersvereniging heeft.
Themabijeenkomst 5, 6 en 7
De themabijeenkomsten tijdens de eindfase worden deels gebruikt om thema’s te bespreken. Een belangrijk thema dat geagendeerd wordt, is Platform Y zelf, om het platform zo vorm te geven dat het zichzelf in stand kan houden als de extra begeleiding vanuit de woningcorporatie eindigt. Er moet bepaald worden welke locatie het platform gaat gebruiken en of de werkwijze met
themabijeenkomsten wordt voortgezet. Gedurende deze bijeenkomsten wordt tevens de organisatiestructuur bepaald, of het platform wordt gevormd door een groep ambassadeurs of geformaliseerd wordt door middel van een bestuur. Deze bijeenkomsten leveren de input voor het draaiboek.
Draaiboek Platform Y
De resultaten van de themabijeenkomsten worden geanalyseerd en er wordt een draaiboek
opgesteld, wat als leidraad gebruikt wordt voor het voortzetten van Platform Y. Best practices maken onderdeel uit van het draaiboek en worden kort beschreven. Het draaiboek geeft Ymere en de jonge huurders handvatten om Platform Y in 2019 voort te zetten.
Plan van aanpak 2019
In de laatste themabijeenkomsten stellen jonge huurders samen met Ymere een plan van aanpak voor 2019 op. Zij leggen het plan ter goedkeuring aan Ymere voor.
Voortgangsgesprek Tertiaal 3
Tijdens het laatste voortgangsgesprek wordt het proces van 2018 geëvalueerd, wordt het draaiboek van Platform Y en het plan van aanpak voor 2019 besproken.