Gedetailleerde informatie op het niveau van afzonderlijke indicatoren is opgenomen in § 2.2 van het Achtergronddocument EU-trendrapport 2009, te raadplegen op www.rekenkamer.nl.
4.2.1 Maatregelen van interne controle
Toepassing interne-controlenormen
Het interne-controleraamwerk van de Europese Commissie is gebaseerd op de 24 interne-controlenormen en basisvereisten gegroepeerd naar vijf gebieden van interne controle: controleomgeving, prestatie- en risico-evaluatie, voorlichting en communicatie, controleactiviteiten, audit en evaluatie.11
In 2006 zijn nieuwe basisvereisten geïntroduceerd. In oktober 2007 aanvaardde de Europese Commissie (2007b) een mededeling over de herziening van de interne controlenormen. De sinds 2000 geldende 24 normen dienen vervangen te worden door zestien nieuwe interne controlenormen voor effectief management. De nieuwe normen zijn per 1 januari 2008 van kracht geworden.
Voor het jaar 2007 onderzocht de Europese Rekenkamer de stand van zaken van acht controlenormen bij veertien DG’s en diensten van de Europese Commissie. Uit het onderzoek bleek dat twaalf van de veertien onderzochte DG’s volledig aan alle controlenormen voldoen.
Controles ter plaatse in de lidstaten
Het inzicht dat op basis van de activiteitenverslagen 2007 van de
onderzochte DG’s kan worden verkregen in de resultaten van de controles ter plaatse in de lidstaten, is beperkt. Het aantal controles ter plaatse is verminderd ten opzichte van het aantal uitgevoerd in 2006.
11In het kader van de administratieve her-vorming van de Europese Commissie zijn verschillende maatregelen genomen. Eén daarvan betreft de invoering van interne-controlenormen bij de DG’s en diensten.
De definitie van de Europese Commissie van interne controle omvat alle aspecten van beheersprocedures, van de omgeving waarin de DG’s en de diensten opereren tot en met reguliere rapportage van de toepassing van procedures en het effect daarvan.
De zeven van de negen activiteitenverslagen met informatie over de controles ter plaatse in de lidstaten geven – een enkele uitzondering daar gelaten – weinig inzicht in controleresultaten.
4.2.2 Interne audit door de Europese Commissie
Binnen de DG’s en diensten van de Europese Commissie zijn er aparte organisatieonderdelen voor het uitvoeren van interne audits, de
zogenoemde Internal Audit Capabilities (IAC’s). Zij rapporteren intern aan de directeur-generaal. De overkoepelende interne audit voor de
Commissie als geheel wordt uitgevoerd door de Internal Audit Service (IAS). Deze dienst voert Commissiebrede onderzoeken uit en rapporteert aan het Audit Progress Committee (APC), bestaande uit vijf commissa-rissen en twee externe leden.
Uit onze analyse over het jaar 2007 blijkt dat de informatie die op basis van de rapportages over 2007 beschikbaar is over de inzet en resultaten van de werkzaamheden van de IAC’s van de beleidsDG’s wederom beperkt is. De activiteitenrapporten van de negen beleidsDG’s geven geen
informatie over geplande audits.
De DG’s rapporteren in de jaarlijkse activiteitenverslagen over de specifieke controle- en risico-omgeving waarin ze verkeren en over de ontwikkeling van de interne-controlesystemen overeenkomstig (de basisvereisten van) de interne-controlenormen. De IAC’s van de DG’s onderzoeken dit jaarlijks.
Uit de activiteitenverslagen blijkt dat acht van de negen IAC’s oordeelden dat het betreffende DG geheel of nagenoeg geheel voldeed aan de basisvereisten. Eén DG meldde dat iets meer dan de helft van de basisvereisten voor verbetering vatbaar was.
Uit het activiteitenverslag 2007 van de Interne Auditdienst (IAS) blijkt dat deze dienst in 2007 73% van zijn capaciteit besteedde aan onderzoek binnen de DG’s en diensten. Het percentage geplande onderzoeken dat de IAS afgerond heeft is gestegen ten opzichte van 2006 en uitgekomen op 68. Het percentage kritische en zeer belangrijke aanbevelingen van de IAS die in 2007 zijn overgenomen door de DG’s en de diensten bedroeg 100%
en voor de communautaire agentschappen 90%.
Het tussen 2003 en 2006 door IAS geformuleerde voorbehoud betreffende het niet kunnen uitvoeren van onderzoek bij de agentschappen vanwege onvoldoende personele capaciteit, is voor 2007 niet herhaald. Het activiteitenverslag geeft daarover geen uitleg.
4.2.3 Opvolgonderzoek naar fraude
Het jaarlijkse activiteitenverslag van het Europese antifraudebureau OLAF over 2007 biedt – net als in eerdere jaren – geen inzicht in het aantal onderzoeken dat OLAF realiseert ten opzichte van zijn planning, en welk deel van deze onderzoeken openbaar is.12
De kernactiviteiten van OLAF bestaan uit «Administrative expenditures of policy area fight against fraud» (Activiteit A) en «Fight against fraud»
(Activiteit B). De beschikbare personele middelen worden toegewezen op grond van de behoeften van elke directie. Ongeveer 70% van de staf van OLAF is toegewezen voor taken die verband houden met haar opera-tionele taken.
12OLAF stelt behalve de jaarlijkse activiteiten-verslagen ook operationele rapporten samen.
Deze rapporten bevatten veel informatie over aantallen potentiële fraudegevallen per beleidsterrein van de EU en de behandelduur binnen OLAF. Zie hiervoor § 5.1.2 van dit rapport.
4.3 Verantwoording
In hun jaarlijkse activiteitenverslagen leggen de DG’s en diensten van de Europese Commissie verantwoording af over hun verrichte werkzaam-heden en de bereikte resultaten. De Commissie maakt op basis van de verschillende activiteitenverslagen het Syntheseverslag.
Wij zijn bij dertien DG’s en diensten nagegaan welk inzicht de activiteiten-verslagen in 2007 geven in de rechtmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid, en in de inzet die geleverd is voor het opstellen van de activiteitenverslagen en het Syntheseverslag.
Gedetailleerde informatie op het niveau van afzonderlijke indicatoren is opgenomen in § 2.3 van het Achtergronddocument EU-trendrapport 2009 en per DG in bijlage 1 van dit document (zie www.rekenkamer.nl).
4.3.1 Activiteitenverslagen
De activiteitenverslagen van de DG’s en diensten bevatten ook in 2007 maar ten dele informatie over de rechtmatigheid van de bestedingen in de lidstaten. Het activiteitenverslag van DG Regionaal beleid vormt hierop een positieve uitzondering. Dit activiteitenverslag biedt voor de structuur-fondsperiode 2000–2006 voor EFRO een gedetailleerd landenspecifiek overzicht met daarbij een opinie over de mate van zekerheid die kan worden ontleend aan de nationale systemen.
Verder vormen ook de – nog beperkte – informatie die de DG’s Landbouw, Regionaal beleid en Sociaal beleid geven over de resultaten van de eerste
«annual summaries» een uitzondering op het algemene beeld. In deel 2 van dit EU-trendrapport gaan we hier nader op in.
Over de doeltreffendheid van het beleid in de lidstaten bevatten de activiteitenverslagen geen informatie. Wel geven de verslagen, doordat de strategische en specifieke beleidsdoelen en de daarbij behorende output-en impactindicatoroutput-en toutput-en opzichte van voorgaande jaroutput-en gedetailleerder worden weergegeven, een beter beeld van de beleidssituatie per ultimo 2007.
Bij de activiteitenverslagen wordt een betrouwbaarheidsverklaring afgegeven, ondertekend door de directeur-generaal. Hierin staat dat het verslag een waarheidsgetrouw beeld geeft en dat er een redelijke mate van zekerheid bestaat over de juiste besteding van het budget. Hierbij vermeldt de directeur-generaal ook hoeveel en welke voorbehouden hij maakt. De dalende trend in het aantal voorbehouden vanaf 2003 (49) heeft zich in 2007 doorgezet. In 2007 hebben dertien directeuren-generaal in totaal zeventien punten van voorbehoud gemaakt (tegen twintig in 2006).
Alle door ons specifiek onderzochte beleidsDG’s hebben het financieel belang van hun voorbehouden gekwantificeerd (zeven van de negen; twee hadden geen voorbehouden). Ook bevat de toelichting daarbij meer informatie.
4.3.2 Syntheseverslag
Het Syntheseverslag is het sluitstuk van de verantwoording van de Europese Commissie. De opmerkingen in het Syntheseverslag 2007 zijn, net als in andere jaren, algemeen geformuleerd. Het verslag over 2007 gaat evenals over 2006 in op verschillen tussen DG’s en diensten als het gaat om uitgaven, acties en resultaten. De rapportage geeft op een enkele uitzondering na geen informatie op het niveau van de lidstaten over rechtmatigheid of doeltreffendheid. Aan de nieuwe ontwikkelingen om de
verantwoording op het niveau van de lidstaten te verbeteren wordt in het Syntheseverslag weinig aandacht besteed. Zo worden de landen die op dit vlak positieve stappen hebben gezet, niet bij naam genoemd.
Net als in de Syntheseverslagen 2005 en 2006 verklaart de Commissie expliciet dat zij verantwoordelijk is voor het management in 2007. Het Syntheseverslag wordt echter niet ondertekend door één of meer politiek verantwoordelijke EU-commissarissen. Hierdoor is de interne verantwoor-dingsketen van de Commissie nog incompleet.
De Commissie heeft aangegeven dat de bestaande interne controlesyste-men, binnen de in de jaarlijkse activiteitenverslagen voor 2007 beschreven grenzen, redelijke zekerheid verschaffen over de wettigheid en de
regelmatigheid van de verrichtingen, waarvoor de Commissie krachtens artikel 274 van het EG-Verdrag verantwoordelijk is. Zij erkent dat verdere inspanningen nodig zijn om een aantal tekortkomingen te verhelpen, met name die ten aanzien waarvan de DG’s een voorbehoud hebben gemaakt.
Het Syntheseverslag bevat een afzonderlijk hoofdstuk over de betrouw-baarheid over de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen en over de (terugkerende) gevallen van voorbehoud door de betrokken DG’s.
De Commissie bevestigt in dit Syntheseverslag – nu de DG’s in totaal zeventien punten van voorbehoud hebben gemaakt in 2007 (tegen twintig in 2006) – dat de neerwaartse trend van het aantal voorbehouden zich opnieuw heeft doorgezet. De meeste gevallen van voorbehoud betreffen in 2007 de kwaliteit van de controlesystemen van de lidstaten of vergis-singen die op het niveau van de begunstigden werden vastgesteld. De DG’s hebben toegezegd om van elk voorbehoud de onderliggende tekortkomingen te verhelpen met een duidelijk vastgesteld actieplan.
Wij zijn van mening dat de verklaring van de Commissie in het Synthese-verslag dat zij verantwoordelijk is voor het management, op dit moment vooral de politieke verantwoordelijkheid betreft. Als het financieel beheer van de Unie de komende jaren verder verbetert, kan de verklaring zich in een richting ontwikkelen waardoor er meer zekerheid aan kan worden ontleend. Om hieraan ook zekerheid over de rechtmatigheid van beste-dingen te kunnen ontlenen is onder andere een verdere verbetering van de verankering in de onderliggende activiteitenverslagen nodig.