Controle aanpak en controle

In de interviews geven de accountants aan dat zij bij een controle altijd toetsen tegen een toetsingskader, bij duurzaamheidsverslagen is het GRI rapport (2006) het meest gehanteerde toetsingskader, waar accountants binnen dit ‘Big Four’ accountantskantoor het meest gebruik van maken. De controle van duurzaamheidsverslagen bestaat grofweg uit twee delen, namelijk het bepalen van sustainability aspecten die van materieel belang zijn voor de organisatie en het controleren van de juistheid van de claims die door de te controleren organisatie worden gedaan.

De eerste stap bij de controle van duurzaamheidsverslag is gericht op het bepalen van welke sustainability aspecten nu van materieel belang zijn voor de organisatie. Uit de interviews met de accountants blijkt dat in eerste instantie gekeken wordt hoe de desbetreffende organisatie zelf deze analyse heeft uitgevoerd en welke aspecten de organisatie zelf van materieel belang vindt. Vervolgens gaat het multidisciplinaire team zelf deze analyse nog een keer uitvoeren. Meneer A. zegt hierover het volgende:

‘Nadat wij als accountant dit proces hebben beoordeeld, gaan wij zelf ook de materiële onderwerpen bepalen door gebruik te maken van media-research, internet-research, sector-research en algemene issues die wereldwijd spelen (bv: klimaatverandering, schaarste aan water en biodiversiteit)’.

Nadat de accountant zelf de risicoanalyse en materialiteitsanalyse heeft uitgevoerd worden deze bevindingen vergeleken met de eigen bevindingen van de organisatie. Door deze vergelijking te maken, zullen er discussies met de organisatie ontstaan over aspecten die wel of niet van materieel belang zijn. Nadat alle materiële aspecten zijn vastgesteld kan verder worden gegaan met het tweede deel van de controle. In het onderzoek van O’Dwyer & Owen (2005) komt naar voren dat accountants bij de controle van duurzaamheidsverslagen voornamelijk de aandacht vestigen op juistheid en betrouwbaarheid om zodoende de verantwoordelijkheid voor de accountant te beperken, het volledigheidsaspect zou hierbij van minder groot belang zijn. Uit de interviews met de accountants blijkt dat er wel degelijk veel aandacht is voor de volledigheid van het duurzaamheidsverslag, het vergelijken van de materiële aspecten gevonden door de accountant met de materiële aspecten volgens de organisatie moet de volledigheid van het duurzaamheidsverslag waarborgen. Meneer C. benadrukt dat de aandacht voor de volledigheid van het duurzaamheidsverslag ook geëist wordt door NVCOS 3410N, dus er moet wel degelijk aandacht aan worden geschonken. De aandacht voor volledigheid maakt Meneer C. nogmaals duidelijk middels het volgende citaat:

‘Wij als accountants kijken wel degelijk naar de volledigheid van een verslag. In onze organisatie kijken we bij de controle van duurzaamheidsverslagen tweeledig naar volledigheid, namelijk of alle materiële onderwerpen zijn behandeld en of alle materiële onderwerpen volledig zijn behandeld’.

De resultaten van dit onderzoek zijn dus niet in lijn met de bevinding van O’Dwyer & Owen (2005). Een mogelijke verklaring hiervoor is dat van O’Dwyer & Owen in 2005 plaats heeft gevonden en dit onderzoek in 2010, in de tussentijd hebben een aantal ontwikkelingen plaatsgevonden bij de controle van duurzaamheidsverslagen. Tevens heeft het ‘Big Four’ accountanskantoor waar dit onderzoek heeft plaatsgevonden een zeer goed ontwikkelde

sustainability afdeling, waardoor de punten van kritiek van O’Dwyer & Owen (2005) in mindere mate voor dit kantoor zouden kunnen gelden. Deze bevindingen komen ook overeen met O’Dwyer (2010) waarin hij aangeeft dat er ook bij accountants steeds meer aandacht komt voor de volledigheid van duurzaamheidsverslagen.

Het tweede deel van de controle bestaat uit het controleren van de juistheid van materiële claims die door de organisatie in hun duurzaamheidsverslag worden gedaan. Deels vindt deze controle op dezelfde manier plaats als een financiële audit, er wordt namelijk data gecontroleerd. Daarnaast wordt er ook gekeken naar teksten, daarbij wordt gekeken of wat er staat ook daadwerkelijk klopt. Bij de controle gaat het multidisciplinaire team alle materiële claims af, waarbij wordt gekeken of de beweringen die worden gedaan juist zijn. Deze controle wordt gedaan door gebruik te maken van verschillende bronnen, naast de bronnen die al eerder genoemd zijn worden er binnen de organisatie vaak ook interviews gehouden om vast te stellen of de beweringen die worden gedaan juist zijn. Op basis van de controle van de materiële claims komt er een lijstje met issues naar voren. Deze issues zullen met de organisatie worden besproken, pas wanneer alle issues zijn opgelost zal er een assurance verklaring bij het duurzaamheidsverslag worden verstrekt. Volgens Meneer A. is dit een hele gestandaardiseerde aanpak:

‘Het is eigenlijk al een hele gestandaardiseerde aanpak inmiddels, we zijn er ongeveer 15 jaar mee bezig geweest om dit voor elkaar te krijgen, maar ik denk dat we nu wel op een punt zijn dat het erg ver gestandaardiseerd is. Niet alleen de controle aanpak, maar ook het framework voor reporting (GRI) heeft zich de afgelopen tijd sterk ontwikkeld. Je controleert altijd ergens tegen, in dit geval de GRI rapportageprincipes, doordat deze zich sterk ontwikkeld heeft heb je ook een betere standaard waartegen je kan toetsen’.

O’Dwyer (2010) onderschrijft bovenstaande resultaten van een gestandaardiseerde aanpak bij de controle van duurzaamheidsverslagen niet. Volgens O’Dwyer (2010) is het moeilijk controleprogramma’s gestandaardiseerd te operationaliseren. Deze operationalisatie gaat altijd gepaard met enige mate van subjectiviteit. Een verklaring voor het feit dat dit niet uit dit onderzoek naar voren komt, is mogelijk de uitstekend ontwikkelde sustainability afdeling op het

onderzochte ‘Big Four’ accountantskantoor. Dit accountantskantoor heeft al zolang ervaring met het verschaffen van assurance bij duurzaamheidsverslagen, dat de accountants goed weten hoe ze de controle moeten uitvoeren. De controle teams zullen allemaal ervaren teams zijn, doordat er veel ervaring binnen de teams aanwezig is en controleprogramma’s al vaker zijn geoperationaliseerd, is er binnen dit accountantskantoor, in tegenstelling tot O’Dwyer (2010), wel vergaande standaardisatie van het controle proces aanwezig is.

In de interviews is aan de accountants gevraagd wat zij vinden dat hun rol is bij de controle van duurzaamheidsverslagen. Accountants omschrijven hun rol bij de controle van duurzaamheidsverslagen, voornamelijk als het geven van zekerheid aan stakeholders bij deze verslagen, waarbij Meneer C. benadrukt dat accountants zijn opgeleid om zekerheid omtrent informatie te verschaffen. De accountants refereren hierbij herhaaldelijk aan de rol van de accountant volgens het maatschappelijk verkeer. Meneer A. geeft middels het volgende citaat zijn visie op de rol van de accountant goed weer:

‘Ik zie mijn rol als accountant, als betrouwbaarheid toevoegen aan het duurzaamheidsverslag. Dat de gebruiker van het verslag weet dat het geschetste beeld juist en volledig is en het een eerlijk beeld geeft van de performance organisatie. Het gaat hierbij om de vraag of het verslag volledig is en alle materiële juist zijn’.

De rol die hierboven door de accountants wordt beschreven past perfect in de gebruikte theorieën in het theoretisch kader. In feite zeggen de accountants hierboven dat zij de stakeholders zekerheid willen verschaffen en dit wordt door de maatschappij als legitiem gezien doordat dit door de maatschappij van accountants wordt gevraagd. In feite wordt de rol van de accountant hierbij beschreven vanuit de legitimiteitstheorie (bv. Deegan et al., 2002) en de stakeholdertheorie (bv. Ruf et al., 2001)