WMS klasse V WMS klasse VCLAS/CLSK:
Figuur 25 Handmatige dataoverdrachten per 1 januari 2007
Als er per januari 2007 geen opstijgpunten voor het WMS zijn bij het CZSK of het MunMag, kan er geen munitie meer aangevraagd worden bij een Matlog peloton van de KL. Dit betekent dus bijvoorbeeld dat er niet meer door het Korps Mariniers geoefend kan worden op een schietkamp van de KL!
E.2. Implementatie van het WMS bij het MunMag?
Het CZSK is afhankelijk van de keuze van het MunMag om het WMS klasse V in te voeren. Daarom wordt eerst onderzocht of het nuttig is voor het MunMag om deze software te implementeren. Dit gebeurt door het huidige informatiesysteem te evalueren, het VASMUN. Daarna worden de wensen voor een informatiesysteem voor munitie gegeven.
39 Men is op dit moment aan het onderzoeken hoe dit opgelost wordt. Er is interesse getoond in het
Huidige knelpunten in de procesgang bij VASMUN
In de huidige procesgang komt het op bepaalde afdelingen voor, dat men denkt de eenheden te helpen met bepaalde acties, maar in werkelijkheid het
tegenovergestelde doet. Drie van die acties worden hieronder opgesomd.
De Munco-02 en het MunMag kunnen het aantal dat de beheerder-03 op een ABOM vermeldt wijzigen. Een verlaging van het aantal duidt erop dat er fysiek te weinig voorraad is. Dit kan verwerkt worden in het administratiesysteem van de
Beheerder-03, maar is niet de bedoeling. De beheerder heeft namelijk ‘recht’ op de levering. Wanneer de aanvraag verlaagd wordt omdat er te weinig voorraad is, is er geen signaal naar de materiaalplanners. Deze krijgt geen automatisch signaal dat de verwerving van artikelen versneld moet worden.
Een verhoging van het aantal kan voorkomen wanneer de ‘standaard’- verpakking van de munitie meer bevat dan het aangevraagde aantal. Ook dit zou niet mogen gebeuren. Een beheerder vraagt niet voor niets een bepaald aantal aan, dit heeft dan waarschijnlijk te maken met het feit dat hij te weinig toewijzing heeft of niet genoeg plaats om het op te slaan, of gewoon niet meer nodig heeft. Het teveel kan terug gestort worden, maar dit gebeurt in de praktijk niet: de eindgebruikers maken de munitie op.
Het MunMag kan een ander NSN leveren dan aangevraagd is, die tot dezelfde NOV- code behoort. Dit kan tot problemen leiden wanneer de munitie naar het buitenland gaat. De beheerders van het Korps Mariniers moeten geruime tijd voor het
transport douaneformulieren maken, waarop ook de NSN’s vermeld moet worden. Een verandering van de NSN moet daarom tijdig gecommuniceerd worden.
Het MunMag kan een ander NSN leveren dan aangevraagd is, welke behoort tot een andere NOV-code. Dit levert voor de Beheerder-03 problemen met het inboeken: de beheerder heeft geen aanvraag voor de NOV en moet deze (naderhand) maken en hij heeft misschien geen toewijzing voor die NOV. Het is ook gevaarlijk: wanneer de Beheerder de verandering niet doorheeft, denkt hij het aangevraagde product in handen te hebben.
Het is mogelijk dat de opgesomde discrepanties in de procesgang niet volledig zijn. Men kan met de inspanning van de betrokken afdelingen dit soort acties
voorkomen. De gemakkelijkste langtermijn oplossing deze discrepanties te
voorkomen, is het administratiesysteem zodanig in te richten dat het niet mogelijk is. Contact tussen verschillende actoren blijft belangrijk.
Huidige knelpunten bij verwerking informatie VASMUN
De verbruiksgegevens van eenheden worden door het MunMag verwerkt om drie redenen, zie bijlage C.3:
• Vulling van de ‘afnemersvoorraden’ in VASMUN.
• Controle van de afnemersvoorraden met administratie eenheden door het OIB.
• Verwerking van verbruiksgegevens van SSM in informatiesysteem MUNIS. In de nota Munitiebeheer wordt geschreven dat het OIB “sinds jaar en dag”
ondervindt dat de afnemersvoorraden niet overeenkomen met de administratie van de eenheden. In controles van de discrepanties, is gebleken dat enerzijds niet alle verbruiken zijn geadministreerd, anderzijds niet alle stortingen zijn verwerkt (bron: sectie Wapens en Munitie). Een integrale telling van de voorraden is geen lange termijn oplossing: de procedures moeten aangepast worden zodat fouten uitgesloten worden.
Wensen: doorlooptijden
Wanneer een aanvraag bij het MunMag komt, moet bepaald worden: • welk NSN wordt geleverd;
• wanneer de artikelen bij Expeditie moeten liggen om herverpakt te worden; • waar de artikelen bij Expeditie geleverd moeten worden.
De bepaling van deze parameters gebeurt bij verschillende afdelingen. Wanneer een aanvraag bij het moedermagazijn komt, zouden veel van de parameters ook automatisch bepaald kunnen worden. Een toekomstig informatiesysteem kan een deel van de parameters bij het aanvragen aan de hand van vooraf ingestelde ‘regels’ bepalen. Hierdoor kan de doorlooptijd van een aanvraag verkort worden. Een probleem bij het storten is dat nadat een visuele inspecteur van de DMO een partij goedgekeurd heeft, het lang duurt voordat deze weer uitgegeven kan worden. Dit komt doordat er geen voorraad uitgegeven kan worden vanuit het ontvangstlokaal (de tijdelijke opslag bij Expeditie), de munitie moet eerst naar de vaste opslagbunker verplaatst worden. Zeker wanneer het interne transport van MunMag weinig capaciteit heeft, vertraagt dit de procesgang.
Het uitgeven van munitie vanuit het ontvangstlokaal, nadat deze gekeurd is, zou met aanpassing van software mogelijk moeten zijn. Dit heeft een positief effect op de beschikbaarheid van munitie.
Wensen: inzicht in voorraadhoogte en -verplaatsingen
Uit het onderzoek van de ADD over 2003 blijkt dat het tijdens ernstmissies
ontbreekt aan een ‘tracking & tracing’ systeem. Ook ontbreekt het aan inzicht in de kwantiteit en kwaliteit van de defensievoorraden. Dit inzicht is er niet omdat de krijgsmachtdelen verschillende beheer- en voorraadsystemen hebben40 (ADD (2),
2004, p. 22).
Bij ernstmissies wordt, om de fysieke verplaatsingen van munitie in kaart te brengen, gebruik gemaakt van een defensie-breed Tracking en Tracing systeem, dat werkt met barcodes (Defensie Tracking en Tracing, 2005, p. 4). Dit systeem wordt gebruikt totdat ERP ingevoerd is.
Een voordeel van de voorgenomen reorganisatie van de DMO, de oprichting van het Defensie Munitiebedrijf, is dat de voorraden centraal opgeslagen zijn en er dus op ‘bulkvoorraad’-niveau beter inzicht in de kwaliteit en kwantiteit van de voorraden mogelijk is. Voorwaarde hiervoor is dat de informatiesystemen aan elkaar gekoppeld zijn of dat hetzelfde informatiesysteem gebruikt wordt. Conclusies
De invoering van het WMS klasse V bij het moedermagazijn die het CZSK vaak gebruikt, het MunMag, kan een korte termijn oplossing bieden voor de volgende problemen en wensen:
• Aanvragen veranderd door MunMag: het WMS kan dusdanig ingericht worden dat aantallen, NOV’s en NSN’s niet meer gewijzigd kunnen worden. • Doorlooptijd verwerken aanvragen: in het WMS worden parameters voor
het leveren van munitie automatisch bepaald.
• Doorlooptijd verwerken stortingen: het WMS kan dusdanig ingericht worden dat vanuit de tijdelijke bunker munitie uitgegeven kan worden.
• Evaluatie van de ‘afnemersvoorraden’ vulling in het VASMUN: • Inzicht in voorraadhoogte en verplaatsingen: wanneer door alle
moedermagazijnen het WMS wordt gebruikt, is er inzicht in de hoogte van de bulkvoorraad op landsniveau.
Een ander voordeel is dat de informatie van het WMS meer ‘up-to-date’ is. Doordat zoveel knelpunten en wensen opgelost kunnen worden en het MunMag onderdeel wordt van het Defensie Munitiebedrijf, wordt er vanuit gegaan wordt dat het MunMag (ook) met het WMS gaat werken.
40 In het onderzoek wordt opgemerkt dat er “te veel magazijnen” zijn. Het aantal magazijnen heeft in
principe echter geen invloed op de beheersbaarheid van de voorraad, mits er een adequaat administratiesysteem is. De focus zou moeten zijn om te investeren in een administratiesysteem dat voldoet. In verband met veiligheid van omwonenden van munitiecomplexen en eventuele dreiging van aanvallen kan het namelijk gewenst zijn om “veel” magazijnen te hebben.
E.3. Implementatie van het WMS bij het CZSK?
Wanneer het MunMag alle goederen gaat beheren met het WMS heeft het CZSK de keuze om:
1. WMS te implementeren bij alle eenheden (schepen, bataljons, walinrichtingen);
2. het WMTF alleen gebruiken voor het aanvragen van munitie, het MUNBIS blijven gebruiken voor munitiebeheer bij eenheden.
Optie 1: WMS gebruiken bij eenheden
Voor het CZSK zou het kiezen voor optie 1 betekenen dat de Beheerder-03 echelon 2 is41. Deze functionaris heeft namelijk fysieke opslagplaatsen en vraagt aan bij het
moedermagazijn. De invulling van echelon 3 is voor het CZSK niet noodzakelijk42.
Wanneer optie 1 wordt gekozen, moet er tijd gestoken worden in het ontwerpen van de processen en de praktische implementatie (een online systeem op schepen is een techniek die nog niet gebruikt wordt), terwijl de projectgroep die ERP implementeert hier ook mee bezig is voor alle goederen. Het WMS kan niet zonder meer ondergebracht worden bij ERP.
Optie 2: MUNBIS gebruiken bij eenheden
Het CZSK heeft voor haar eenheden de software MUNBIS. Deze software ondersteunt het beheersbaar houden van de goederenstroom van munitie op eenheidniveau. Dus het CZSK heeft het WMS ook niet nodig bij haar eenheden. Een groot nadeel van het WMS is namelijk ook dat voorraden niet beheersbaar zijn wanneer een eenheid geen toegang heeft tot een online verbinding (op zee of in het buitenland).
Wanneer voor optie 2 gekozen wordt, moet er afstemming komen tussen het CZSK en de DMO over hoe de processen precies ingericht worden. Belangrijk hierbij is dat er een ‘vertaalslag’ tussen het WMS en het MUNBIS gemaakt kan worden. Daarbij zou men ook kunnen onderzoeken of een interface tussen het WMS en MUNBIS mogelijk is: dit voorkomt handmatige data-overdracht.
Conclusies
Het WMS is om twee redenen niet geschikt om bij eenheden te implementeren: • Het CZSK heeft het MUNBIS voor het beheer van munitie bij eenheden. • Het WMS klasse V wordt niet in zogenoemde ‘out-of-area’ locaties gebruikt.
Er is toegang tot het internet nodig.
Het implementeren van het WMS klasse V levert wel problemen met betrekking tot het MUNBIS. Het MUNBIS is geschreven zodat de processen aansluiten op het VASMUN. Het MUNBIS zal aangepast moeten worden zodat het aansluit op het WMS klasse V. Dit geldt bijvoorbeeld voor aanvraag- en stortingsnummers die bij de verplaatsingen van voorraden tussen het WMS en MUNBIS aan elkaar
gerelateerd moeten worden.
In dit onderzoek wordt geen uitputtende lijst van ‘koppelingsproblemen’ gegeven. Hiervoor zou een projectgroep opgericht moeten worden. Deze projectgroep kan zich gelijk richten op het oplossen van een andere wens: het automatiseren van het aanvragen van munitie door Munco’s middels de ontwikkeling van een interface tussen het MUNBIS en het WMS. E.4. Conclusies en aanbevelingen
Het WMS klasse V is een informatiesysteem die discrepanties in de huidige procesgang bij het MunMag op kan lossen. Wanneer alle voorraadlocaties van
41 Tijdens de presentatie werd deze taak door de distributeur van het MunMag uitgevoerd. Dit kan niet juist
zijn, echelon 2 wordt volgens de WMS-systematiek uitgevoerd door een beheerder van het CZSK.
42 In de huidige werkwijze (in de praktijk!) van het Korps Mariniers is er wel sprake van een echelon 3: de
Munploeg is echelon 2, de Munitiebeheerders van bataljons zijn echelon 3. Het heeft echter geen zin dit in het WMS te gebruiken: de beheerders op echelon 3 werken vaak in ‘out of area’ locaties.
munitie deze software gaat gebruiken, is dit positief voor het inzicht in de landelijke voorraadhoogtes en de voorraadverplaatsingen.
Voor het CZSK zorgt de implementatie van het WMS bij eenheden voor een lang ontwikkelingstraject dat parallel loopt met het ontwikkelingstraject van ERP. Een betere optie is het MUNBIS te implementeren bij eenheden en deze aan te passen op het WMS klasse V als het MunMag dit informatiesysteem gaat gebruiken.
Het aanbevolen informatiesysteemlandschap is weergegeven in Figuur 26.
OPCO’s: echelon 2 en 1 DMO: echelon 3
DMO CZSK:
WMS klasse V MUNBISCZSK:
DMO CLAS/CLSK:
WMS klasse V WMS klasse VCLAS/CLSK:
Figuur 26 Aanbevolen automatische dataoverdracht door implementatie WMS klasse V bij het MunMag en ontwikkeling van het MUNBIS
E.5. Gebruikte bronnen
Berichten en nota’s
ADD (2). Samenvattend rapport inzake de controle 2003. N2004000084 (nota), 15- 03-2004.
Overige bronnen
Defensie Tracking en Tracing. Gebruikershandleiding cliënt. Intranet
http://www.pps.army.mindef.nl/Domein/Publiek/Materieellogistiek/INFORMATIE SYSTEMEN/iDT&T/_Menu5/Opstart Startpag iDT&T.htm, 18-04-2006.
F. Huidige organisatiestructuur
Een doelstelling van de reorganisatie die gestart is in september 2005, was het indelen van de organisatie volgens processen. Bij munitielogistiek is de indeling volgens processen niet helemaal gevolgd, dit wordt in deze sectie uitgelegd. In bijlage F.1 wordt de functie van materiaalplanners geëvalueerd, in bijlage F.2 gebeurt dit door de organisatorische en fysieke plaatsing van de Munco’s. Naar deze bijlage wordt verwezen in subparagraaf 3.2.2 van het onderzoek. Bijlage F.3 bevat de aanbevelingen.
F.1. Functie Materiaalplanners
De materiaalplanner van Single Service Management munitie (SSM-munitie) voor het MunMag is organiek ondergebracht bij het CZSK
(OST/MATLOG/NI/BULOG/Sectie Wapens en Munitie). Door de scheiding van het CZSK van de DMO in de reorganisatie van 2005, is het instandhouden van voorraden van munitiemagazijn op echelon 3 niet meer de verantwoordelijkheid van het CZSK. Door het overhevelen van de taak ‘materiaalplanner voor SSM’ wordt de scheiding van de verantwoordelijkheden tussen de DMO en CZSK eenduidiger.
F.2. Plaatsing Munco’s
De Munco’s-02 van eenheden van de Commandant Caraïbisch gebied en de marinierseenheden horen theoretisch bij de sectie Wapens & Munitie, maar zitten fysiek en organiek ergens anders, respectievelijk in het Caraïbisch gebied en Doorn.
Dit heeft geleid tot een andere invulling van de taak Munco-02 van marinierseenheden. Deze heeft de taak van het controleren van aanvragen van munitie afgesplitst naar het Logistieke Bataljon (de zogenoemde Munploeg). Deze Munploeg doet ook de administratie van eenheden: er is geen functionele scheiding tussen de aanvrager en de ‘controleur’ van de aanvraag.
Deze fysieke en organieke scheiding maakt de aansturing van deze Munco’s moeilijker. Zij hebben andere ‘neven-taken’ die niet in Den Helder uitgevoerd kunnen worden. De taken van de Munco’s-02 kunnen in principe ook in Den Helder uitgevoerd worden.
Het is niet ‘erg’ dat deze mensen fysiek gescheiden zijn, maar er moet wel periodiek werkoverleg plaatsvinden: tussen munitiecoördinatoren en tussen de Munco en ‘haar’ eenheden.
F.3. Aanbevelingen
De aanbeveling voor de DMO is dat deze de instandhouding van de voorraden van het munitiemagazijn van het CZSK overneemt.
De aanbeveling voor het Bureau Logistiek is dat er meer aansturing aan Munco’s-02 van marinierseenheden en het Caraïbisch Gebied zijn. Hiertoe kunnen deze functies naar Den Helder verplaatst worden, maar dan is een periodiek overleg tussen de Munco’s en de eenheden noodzakelijk.
F.4. Gebruikte bronnen
VTR CZSK (Voorstel tot Reorganisatie Commando Zeestrijdkrachten) Deel 9: Functiebeschrijvingen.