Echelon 1: IndividuEchelon 2: CZSK
5. Oplossingen voor het probleem onderrealisatie
5.2. Benodigde managementinformatie voor analyse onderrealisatie
Naast de activiteiten in een keten, hangen de efficiency en effectiviteit van de keten af van de gebruikte informatiesystemen (Turban en Aronson, 2001, pp. 330-331). De informatiesystemen ondersteunen de goederen- en informatiestromen een keten en geven managementinformatie over de prestaties in de keten. In deze paragraaf wordt bepaald welke managementinformatie benodigd is om de oorzaken van de onderrealisatie weer te geven en hoe deze benaderd kunnen worden.
De oorzaken in onderrealisatie zijn op kwalitatieve wijze aan het licht gebracht in hoofdstuk 4. De werkelijke grootte van de oorzaken van onderrealisatie kunnen bepaald worden door inzicht te hebben in de deterministische parameters, welke gegeven zijn in subparagraaf 2.2.1:
1. De maximum behoeftestelling.
2. Het maximale budget dat voor munitie is vrijgegeven. 3. De maximale fysieke aanwezigheid van munitie. 4. De minimale gewenste gereedheid van eenheden.
De vaststelling van deze parameters, welke afhangen van de operationele inzet van de eenheid kan de vijfde parameter ‘onvoorspelbare omstandigheden’ minimaliseren. De operationele inzet is vastgelegd in het Operatie Jaarplan (OJP). De planning en de realisatie van het OJP is benodigde managementinformatie om de deterministische parameters vooraf vast te stellen, en de realisatie van munitieverbruik te analyseren.
De bovengenoemde parameters moeten voor op verschillende planningsniveaus beschikbaar zijn: bij de strategische planning voor het aggregatieniveau CZSK, bij de tactische planning op aggregatieniveau van eenheden en op operationeel niveau bij eenheden. In de volgende subparagrafen wordt per parameter voor de planningsniveaus bepaald welke informatie benodigd is.
5.2.1. De maximum behoeftestelling
De maximum behoeftestelling is op drie planningsniveaus belangrijk. Deze planningsniveaus worden hieronder beschreven.
Planningsniveau: operationeel
De operationele behoeftestelling wordt door eenheden gegeven middels een ABOM voor munitie. Deze wordt in het informatiesysteem VASMUN verwerkt. De hoeveelheid van een munitiesoort dat hierop staat, kan in verschillende stadia van het leveringsproces
aangepast worden. De daadwerkelijke behoefte van eenheden bestaat dus alleen op papier.
Tijdens dit onderzoek is het CZSK begonnen met het implementeren van de software MUNBIS bij eenheden15. De software automatiseert de administratie van munitie
bij eenheden: het afgeven aan en retouren van eindgebruikers, de aanvragen en de stortingen aan de DMO (MEDMAT 22, paragraaf 3.2). De originele hoeveelheid dat op een ABOM staat, is met behulp van het MUNBIS digitaal beschikbaar.
De originele aanvragen worden gebruikt om deze te vergelijken met de operationele fysiek beschikbare munitie.
Planningsniveau: tactisch
In het verleden is de tactische behoeftestelling niet voor alle eenheden gemaakt, of niet meer beschikbaar. De tactische behoeftestelling is één van de drie ‘maxima’ parameters. Wanneer de behoeftestelling hiervan het minimum is, is deze gelijk aan de toewijzing en wordt deze gebruikt om onderrealisatie te berekenen. CVM-normen kunnen met een analyse van de onderrealisatie aangepast worden.
15 De historie van de ontwikkeling van het MUNBIS heeft ertoe geleid dat niet alle eenheden positief over het
programma zijn. Dit wordt uitgelegd in bijlage D. Voor de beschikbaarheid van managementgegevens is het MUNBIS echter, zoals uit deze subparagraaf en de volgende subparagrafen zal blijken, erg belangrijk.
In het aanbevolen proces in subparagraaf 5.1.4 dienen alle eenheden een evaluatie van de CVM-normen in. Dit kan via een officiële nota, de data kan dan minder gemakkelijk kwijtraken. Daarnaast is voor het correct verwerken van deze gegevens, het belangrijk deze evaluatie ook digitaal te verkrijgen. Om tussen de eenheden eenduidige evaluaties te krijgen, zal een ondersteunende afdeling hiervoor een format moeten verstrekken aan eenheden. Voor het vastleggen van de CVM-normen is geen software beschikbaar. Planningsniveau: strategisch
Doordat er geen tactische behoeftestelling is, is ook de jaarlijkse strategische
behoeftestelling voor het CZSK niet meer te achterhalen. Deze behoeftestelling wordt gemaakt met behulp van de tactische vraagvoorspelling, hiervoor is geen software beschikbaar. De strategische behoeftestelling moet één keer per jaar medegedeeld worden aan de DMO. Doordat dit een eenmalige actie is, is de meest efficiënte manier middels een brief.
5.2.2. Het maximum budget
Het maximum budget wordt alleen op strategisch niveau bepaald. De eenheden hebben namelijk geen budget in geld. Het maximum jaarbudget op strategisch niveau was in het verleden gelijk aan de bedragen die in het munitieplan zijn opgenomen, omdat de DMO hierop nog geen invloed op had met betrekking tot de maximum fysieke beschikbaarheid van munitie. Wanneer het munitieplan conform subparagraaf 5.1.1 meer invloed
uitoefenen op het munitieplan, moet het maximum beschikbare budget afzonderlijk van het munitieplan bepaald worden.
5.2.3. Het maximum fysiek aanwezig
Het maximum aan munitie die fysiek aanwezig is, is op drie planningsniveaus belangrijk. Deze planningsniveaus worden hieronder beschreven.
Planningsniveau: operationeel
De operationele aanwezigheid van munitie bij eenheden is afhankelijk van leveringen door de DMO. Dit is de hoeveelheid van een munitiesoort die geleverd is op een ABOM. Deze realisatie van de levering moet vergeleken worden om het knelpunt dat genoemd is in paragraaf 4.3.2 kwantitatief inzichtelijk te maken. Deze data is verkrijgbaar uit het informatiesysteem VASMUN, in de nabije toekomst ook uit het MUNBIS.
Planningsniveau: tactisch
De fysieke aanwezigheid van munitie is op het tactisch niveau informatie over de voorraden bij eenheden. Deze informatie wordt middels de distributie van voorraad- en verbruiksgegevens gebruikt om (zie bijlage C.3):
• Eenheden op de hoogte te stellen van munitieblokkeringen: de munitie heeft een instabiele werking en moet gestort worden.
• De administratie van de eenheden steekproefsgewijs te controleren door de ondersteunende afdeling P&C, meer specifiek door Onderzoeken Interne Beheersing (OIB).
• Munitie eventueel te ‘herverdelen’ wanneer deze niet voldoende fysiek beschikbaar is door Munco’s.
• Aanvragen van eenheden te controleren of deze de toewijzing niet overschrijdt door Munco’s.
De huidige manier om inzicht te krijgen in de voorraadstanden van eenheden is officieel via VASMUN, deze informatie is echter niet betrouwbaar (OIB, 2006, p.2, voor uitleg zie bijlage E.2). Daarom wordt maandelijks door Munco’s door middel van Excel de voorraad van eenheden bijgehouden. Vanuit het oogpunt van het CZSK zijn de afnemersvoorraden uit het VASMUN niet van belang: de huidige manier is het administreren in Excel, met de invoering van MUNBIS is deze informatie digitaal beschikbaar.
Planningsniveau: strategisch
De strategische toewijzing van de DMO wordt jaarlijks niet tijdig aan het CZSK gegeven. Dit is alleen achteraf te berekenen, hierdoor is het niet te scheiden van de fysieke aanwezigheid van munitie gedurende het jaar op eenheidniveau. Wanneer de DMO actief in het munitieplan participeert, is de fysiek beschikbare voorraad aan het begin van het jaar inzichtelijk.
5.2.4. Bepaling gewenste operationele gereedheid
De bepaling van de gewenste gereedheid is belangrijk, zodat eenheden weten wat zij moeten doen om operationeel gereed te worden of blijven. De operationele gereedheid wordt ook gebruikt om te bepalen of de toewijzing voldoende hoog is. De minimum operationele gereedheid wordt op het tactische planningsniveau bepaald, maar moet medegedeeld worden aan de eenheden op het operationele planningsniveau. Dit planningsniveau wordt hieronder beschreven.
Planningsniveau: tactisch
Voor een bepaling van de gereedheid kan men uitgaan van een jaar zonder bijzondere oefeningen of ernstmissies. De gereedheid is dan niet afhankelijk van het Operatie Jaarplan (OJP). Deze kan voor de verschillende soorten munitie als volgt bepaald worden:
• Kleinkaliber munitie.
o Voor de vlooteenheden kunnen de normen worden vastgesteld door een ondersteunende afdeling. In de concept nota van CCO (2006) worden de normen per schutter voor vlooteenheden vastgelegd. In het verleden zijn normen ook door P&C vastgesteld.
o Ook voor marinierseenheden kan op deze wijze de basisgereedheid vastgelegd worden. Er moet bepaald worden welke afdeling verantwoordelijk wordt voor het vaststellen van de normen. • Grootkaliber munitie.
o Voor de vlooteenheden kan de afdeling Conditie- & Prestatiebewaking, OST/MATLOG/NI, bepalen hoe hoog de norm is om te kunnen bepalen of de wapensystemen ‘gereed’ zijn.
o Voor marinierseenheden moet op eenzelfde wijze als kleinkaliber munitie een norm vastgelegd worden.
• Handmunitie. Hiervoor zijn nog geen normen vastgesteld, een ondersteunende afdeling moet hiervoor verantwoordelijk gesteld worden.
De norm voor missies is gebaseerd op extra verbruik tijdens de missie, naast het reguliere verbruik voor de instandhouding van de gereedheid. Men kan denken aan de volgende soorten missies:
• Ernstmissies. De behoefte aan CVM kan dan hoger zijn, omdat het personeel beter geoefend moet zijn en het materieel vaker getest wordt.
• Oefeningen. De reguliere oefeningen van vloot- en marinierseenheden. • ‘Examens’. Dit noemt men ook wel het ‘opwerken’ van eenheden (de
marinierseenheden kennen dit traject niet).
• Representatie. Overige extra taken van eenheden. Hierbij valt te denken aan munitie voor de vlootdagen of het geven van saluut op Koninginnedag. Het minimale verbruik die de operationele gereedheid van vlooteenheden en
marinierseenheden waarborgt kan op bovenstaande manier bepaald worden. De CVM- vraag van walinstellingen (behalve scholen) hangt alleen af van de gewenste gereedheid en het aantal personeelsleden, aangezien zij geen missies doen. Scholen kunnen per opleiding de aantallen personen en benodigde hoeveelheid per munitiesoort bepalen. Er is geen informatiesysteem die de tactische operationele gereedheid kan vastleggen. 5.2.5. Verbruiksgegevens
Bij de verbruiksgegevens kan geen onderscheid worden gemaakt in planningsniveaus, omdat deze geen deterministische parameter is.
De verbruiksgegevens worden gebruikt voor berekening onderrealisatie en voor de evaluatie van verbruiken ten opzichte van de toewijzingen. Daarnaast wordt door het CZSK de maandelijkse verbruiksgegevens gedeeld met de DMO. Deze verbruiksgegevens moeten niet per munitiesoort, maar per ‘batch’-nummer die een fabrikant heeft bepaald geadministreerd worden (zie bijlage C.3).
De huidige manier van administreren werkt fouten in de hand, dit is uitgelegd in 2.1. Om de rapportages betrouwbaarder te krijgen, moet er andere informatie op andere
tijdstippen aan de eenheden gevraagd worden. Het heeft voor de Munco’s geen zin om de verbruiken en de voorraadstand per maand te weten wanneer eenheden op missie zijn: herverdelen kan namelijk niet. De verbruiksdata kunnen dus per missie opgegeven worden per ‘batch’-nummer, de restant-voorraad per munitiesoort. Een duidelijk beleid moet aan de eenheden bekend gemaakt worden, zodat zij weten wanneer een rapportage verwacht wordt. Een bijkomend voordeel is dat de werklast voor de ‘verwerkers’ van de data meer verspreid wordt.
Wanneer de implementatie van MUNBIS voltooid is, kunnen de verbruiksgegevens uit het MUNBIS gebruikt worden. Voor het aggregeren van verbruiksrapportages uit MUNBIS is reeds een Access-database ontwikkeld waarmee dit geautomatiseerd kan16. De
gegevens uit het MUNBIS hebben een bijkomend voordeel dat deze gedetailleerder zijn: per afgiftelijst aan eindgebruikers kan het verbruik onderzocht worden.
5.2.6. De kwalitatieve oorzaken kwantitatief
De toewijzingen van CVM worden niet geheel verbruikt. Voor de onderrealisatie zijn in paragraaf 4.3 vier redenen genoemd:
1. De DMO heeft niet voldoende munitie beschikbaar om aan de strategische vraag van het CZSK te voldoen.
2. De munitie is onvoldoende beschikbaar voor eenheden gedurende het jaar. 3. De behoeftebepaling voor OMU onjuist bepaald, hierdoor wordt er minder CVM
fysiek beschikbaar.
4. Het behoeftestelling is te hoog ingeschat.
De kwantitatieve grootte van deze problemen in het verleden is moeilijk te achterhalen. Om het eerste punt te onderzoeken, moet de strategische behoeftestelling van het CZSK vergeleken worden met de strategisch fysiek beschikbare munitie (in het begin van het jaar) toegewezen munitie door de DMO.
Om punt twee te onderzoeken moet de operationele behoeftestelling vergeleken met de operationele fysiek beschikbare munitie. Wanneer het verschil tussen de aanvraag en de levering op de aanvraag groter dan nul is, duidt dit erop dat er bij de DMO
gedurende het jaar niet voldoende voorraad was. Om punt drie te onderzoeken, moet bepaald worden hoeveel OMU er verbruikt is en vergeleken worden met de bestelde OMU.
Om het vierde punt te onderzoeken moet rekening gehouden worden met de overige twee parameters die de toewijzing bepalen: de fysiek beschikbare munitie en het maximum budget. Daarna kan het munitieverbruik worden vergeleken met de toewijzing, afhankelijk van de operationele inzet van de eenheid.
5.3. Conclusies
In dit hoofdstuk is in paragraaf 5.1 aan de hand van de de geconstateerde knelpunten paragraaf 4.3, onderzocht hoe de oorzaken van onderrealisatie weggenomen kunnen worden. Dit zijn drie aanbevelingen:
• De DMO moet in het begin van het jaar meer duidelijkheid verschaffen over de fysieke beschikbaarheid van munitie.
• De DMO moet de toegewezen munitie in het begin van het jaar fysiek aanwezig hebben.
16 Het Korps Mariniers had voor de reorganisatie een dergelijke database waar de toewijzingen en verbruiken in
geanalyseerd konden worden met behulp van gegevens uit het MUNBIS. Bij het maken van een database voor alle eenheden kan de bestaande database als uitgangspunt gebruikt worden.
• De behoeftestellingen moeten gebaseerd worden op normen per operationele inzet en toegewezen worden aan de eenheden wanneer deze inzet zich voordoet. Wanneer dit gebeurt, moeten hogere realisaties haalbaar zijn. Dit komt enerzijds doordat het budget naar beneden bijgesteld wordt wanneer munitie fysiek niet aanwezig is. Anderzijds worden de behoeften lager ingeschat doordat de voorgestelde systematiek dit bewerkstelligt.
De benodigde informatie over de parameters die het munitieverbruik beinvloeden zijn onderzocht op drie planningsniveaus: operationeel, tactisch en strategisch. Al deze parameters zijn afhankelijk van de informatie in het Operatie jaarplan (OJP). In Tabel 10 is de benodigde en beschikbaarheid van deze informatie weergegeven.
Parameter Planningsniveau Beschikbaarheid nu Beschikbaarheid toekomst
Maximum behoeftestelling Operationeel Handmatige verwerking
gegevens ABOM’s Digitale verwerking gegevens uit MUNBIS Tactisch Niet beschikbaar Software te ontwikkelen Strategisch Niet beschikbaar Software te ontwikkelen Maximum budget Operationeel Niet van toepassing Niet van toepassing
Tactisch Niet van toepassing Niet van toepassing Strategisch Impliciet uit het munitieplan Middels nota Maximum fysiek aanwezig Operationeel ABOM’s uitgeleverd middels
gegevens VASMUN ABOM’s uitgeleverd middels gegevens VASMUN of MUNBIS Tactisch Handmatig van eenheden
verkregen Digitale opslag van voorraadstand uit MUNBIS Strategisch Niet beschikbaar Van de DMO middels het
munitieplan Minimale operationele
gereedheid Operationeel Niet beschikbaar Software te ontwikkelen Tactisch Niet beschikbaar Software te ontwikkelen Strategisch Niet beschikbaar Software te ontwikkelen Verbruiksgegevens Geen
onderscheid Handmatig uit administratie eenheden, handmatige verwerking
Digitale verwerking
verbruiksgegevens uit MUNBIS Tabel 10 Benodigde en beschikbaarheid informatie voor inzicht in onderrealisatie